1、泛微協(xié)同辦公平臺(tái)（e-cology）用戶使用手冊(cè)版權(quán)說(shuō)明本手冊(cè)以及相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件程序僅用于為泛微協(xié)同管理平臺(tái)最終用戶提供信息，上海泛微軟件有限公司有權(quán)。本手冊(cè)是上海泛微軟件有限公司的專有信息，并受中華人民共和國(guó)版權(quán)法和國(guó)際公約的保護(hù)。未得到上海泛微軟件有限公司明確的書(shū)面許可，不得為任何目的、以任何形式或手段輔助或傳播本手冊(cè)的任何部分內(nèi)容。本手冊(cè)內(nèi)容若有變動(dòng)，恕不另行通知。本手冊(cè)中例子中所引用的公司、人名和數(shù)據(jù)若非特殊說(shuō)明，均屬虛構(gòu)。本手冊(cè)以及本手冊(cè)所提及的任何產(chǎn)品的使用均受適應(yīng)的最終用戶許可協(xié)議限制。本手冊(cè)由上海泛微軟件有限公司制作。本手冊(cè)中提及的所有商標(biāo)、商標(biāo)名稱、服務(wù)標(biāo)志及徽標(biāo)均歸其各自

2、公司所有。目 錄一、系統(tǒng)使用向?qū)?1.1進(jìn)入e-cology系統(tǒng)41.2 OA系統(tǒng)桌面快捷方式創(chuàng)建61.3常見(jiàn)問(wèn)題及處理71.4主界面功能詳解81.4.1主界面功能區(qū)域分布81.4.2主界面區(qū)域說(shuō)明81.4.3常用工具81.4.4個(gè)人工作區(qū)9二、常用功能112.1用戶在門戶中處理日常工作112.2修改系統(tǒng)登錄密碼122.3查詢?nèi)藛T信息132.4創(chuàng)建工作流142.5跟蹤流程處理情況162.6 收藏夾功能182.6.1功能描述182.6.2 收藏操作182.6.3 查看收藏夾20三、用戶界面定義213.1流程短語(yǔ)設(shè)置223.2人力資源自定義組23四、知識(shí)管理244.1新建文檔244.2我的文檔28

3、4.3最新文檔294.4文檔目錄304.5查詢文檔32五、工作流程335.1新建流程335.2跟蹤流程處理情況355.3待辦事宜375.4已辦事宜385.5辦結(jié)事宜395.6流程代理395.7流程查詢40一、 系統(tǒng)使用向?qū)?.1進(jìn)入e-cology系統(tǒng)系統(tǒng)登陸地址：內(nèi)網(wǎng)：11:8080 外網(wǎng)：:80801）打開(kāi)一個(gè)IE（Internet Explorer）窗口IE圖標(biāo)一般windows操作平臺(tái)，系統(tǒng)在屏幕左下角有一個(gè)IE鏈接按鈕，如圖2-1所示：（圖1-1）箭頭所指圖標(biāo)，就是IE圖標(biāo)，單擊IE圖標(biāo)就可以打開(kāi)一個(gè)IE窗口，或者直

4、接雙擊個(gè)人桌面圖標(biāo)。2）在地址欄中輸入e-cology系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)地址系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)地址請(qǐng)向貴公司系統(tǒng)管理員索取，如果您的輸入沒(méi)有問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)如下圖所示登錄界面。帳號(hào)、密碼的輸入框中分別填寫(xiě)您的帳號(hào)、密碼，帳號(hào)和密碼信息從系統(tǒng)管理員處獲取。輸入帳號(hào)和密碼（圖1-2）3）登錄成功如果您的帳號(hào)和密碼都正確，在點(diǎn)擊“登錄”按鈕后就可以看到系統(tǒng)的主界面如下圖2-3所示：（圖1-3）4）控件檢測(cè)如果系統(tǒng)啟用了控件檢測(cè)功能，則會(huì)在登陸系統(tǒng)后彈出控件頁(yè)面，如圖2-4所示：建議您首次登陸系統(tǒng)時(shí)，檢查一下控件的狀態(tài)，是否有沒(méi)有安裝的插件，請(qǐng)確保序號(hào)1-5的插件均已安裝，以免影響系統(tǒng)使用。當(dāng)您插件均已安裝后，您可以選擇

5、將每次進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)檢測(cè)該選項(xiàng)的勾去掉，以使今后登陸系統(tǒng)不需要每次都彈出控件頁(yè)面窗口，可以直接使用系統(tǒng)。（圖 1-4）1.2 OA系統(tǒng)桌面快捷方式創(chuàng)建1. 在IE地址欄輸入內(nèi)網(wǎng)：11:8080/login/login.jsp外網(wǎng)：:8080/login/login.jsp，打開(kāi)OA系統(tǒng)登錄界面。（如圖1-5）2. 點(diǎn)擊IE工具欄中“文件”菜單，在下拉菜單中選擇發(fā)送“按鈕”，選擇“桌面快捷方式”。這樣桌面上就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)快捷方式，點(diǎn)擊該快捷方式即可直接進(jìn)入OA系統(tǒng)登錄界面。（圖1-5）1.3常見(jiàn)問(wèn)題及處理1）輸入系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)地址后，出現(xiàn)“

6、找不到網(wǎng)頁(yè)”的提示 系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)地址輸入錯(cuò)誤，請(qǐng)與系統(tǒng)管理員核對(duì) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)故障，請(qǐng)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系2）輸入系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)地址后，出現(xiàn)自動(dòng)關(guān)閉當(dāng)前IE窗口或者頁(yè)面沒(méi)有反應(yīng) 因?yàn)槟臋C(jī)器上安裝有攔截軟件（如3721、sina、baidu、google等），方法一，請(qǐng)卸載攔截軟件后在重新登錄，有些機(jī)器可能會(huì)安裝多種攔截軟件；方法二，在IP地址后加上/login/login.jsp；方法三，在攔截軟件中啟用該IP地址。3）輸入登錄名和密碼登錄后出現(xiàn)錯(cuò)誤信息 因?yàn)槟腎E安全級(jí)別設(shè)置太高，請(qǐng)修改為系統(tǒng)默認(rèn)級(jí)別，再重新打開(kāi)一個(gè)IE窗口登錄1.4主界面功能詳解1.4.1主界面功能區(qū)域分布個(gè)人工作區(qū)一級(jí)菜單二級(jí)菜單

7、信息顯示區(qū)數(shù)據(jù)顯示和輸入?yún)^(qū)域常用工具常用工具（圖1-6）1.4.2主界面區(qū)域說(shuō)明主界面中按照功能區(qū)域主要分為： 個(gè)人工作區(qū)此區(qū)域是用戶日常工作使用的主要區(qū)域，您使用系統(tǒng)時(shí)所有的功能都在這里。 信息顯示區(qū)信息顯示區(qū)主要由中間最大的區(qū)域構(gòu)成，是系統(tǒng)顯示系統(tǒng)數(shù)據(jù)和進(jìn)行信息輸入的區(qū)域。 常用工具常用工具區(qū)用于放置系統(tǒng)中常用功能快捷按鈕，使用戶能更加方便地使用系統(tǒng)。在e-cology中，所有操作界面都符合這個(gè)區(qū)域分布，本手冊(cè)中主要講解各區(qū)域中和用戶使用相關(guān)的功能，關(guān)于后臺(tái)的維護(hù)請(qǐng)參考系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)。下面將詳細(xì)描述系統(tǒng)功能模塊的使用。1.4.3常用工具常用工具欄中用于放置系統(tǒng)中常用功能的功能按鈕，點(diǎn)擊不同的

8、功能按鈕可以進(jìn)入到相應(yīng)的功能操作頁(yè)面。1）常用工具欄圖示（圖1-7）2）常用工具速查表序號(hào)功能按鈕功能說(shuō)明1.：隱藏/顯示個(gè)人工作臺(tái)隱藏或顯示系統(tǒng)左邊個(gè)人工作臺(tái)區(qū)域2.：隱藏/顯示后臺(tái)菜單隱藏或顯示系統(tǒng)上方后臺(tái)菜單區(qū)域3.：退出退出系統(tǒng)4.：上一頁(yè)進(jìn)入訪問(wèn)過(guò)的前一頁(yè)5.：下一頁(yè)進(jìn)入訪問(wèn)過(guò)的后一頁(yè)6.：刷新刷新當(dāng)前頁(yè)面【注意】只刷新信息區(qū)部分的信息7.：打印打印當(dāng)前頁(yè)面該打印為IE打印，打印當(dāng)前窗口顯示的全部?jī)?nèi)容8.系統(tǒng)收藏夾收藏夾下拉菜單，點(diǎn)擊顯示您已經(jīng)添加到收藏夾的頁(yè)面名稱9.快速搜索設(shè)定快速搜索數(shù)據(jù)來(lái)源和關(guān)鍵字可以搜索系統(tǒng)各模塊的數(shù)據(jù)10.：快速搜索確定設(shè)置快速搜索條件后點(diǎn)此按鈕開(kāi)始搜索1

9、1.：首頁(yè)進(jìn)入首頁(yè)12.：新建郵件點(diǎn)擊進(jìn)入新建郵件頁(yè)面13.：新建文檔點(diǎn)擊進(jìn)入新建文檔頁(yè)面14.：新建流程點(diǎn)擊進(jìn)入新建工作流頁(yè)面15.：組織結(jié)構(gòu)點(diǎn)擊進(jìn)入系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)頁(yè)面16.：插件下載點(diǎn)擊進(jìn)入插件下載頁(yè)面17.：系統(tǒng)版本點(diǎn)擊查看系統(tǒng)的版本信息1.4.4個(gè)人工作區(qū)1）個(gè)人工作區(qū)功能一級(jí)菜單系統(tǒng)界面左側(cè)部分是個(gè)人工作臺(tái)，如圖2-6所示：操作要點(diǎn)： 點(diǎn)擊一級(jí)菜單，顯示一級(jí)菜單下的二級(jí)菜單； 點(diǎn)擊二級(jí)菜單，信息區(qū)頁(yè)面進(jìn)入該菜單項(xiàng)功能操作頁(yè)面；【例】我們希望查看需要處理的工作流程，方法如下：1. 點(diǎn)擊一級(jí)菜單“我的流程”2. 點(diǎn)擊二級(jí)菜單“待辦事宜”進(jìn)入待辦事宜頁(yè)面，信息區(qū)中將顯示需要您處理的工作流程：

10、（圖1-9）二級(jí)菜單（圖1-8）下表是對(duì)相關(guān)功能的解釋：名稱功能說(shuō)明我的協(xié)助可在協(xié)作區(qū)進(jìn)行跨部門、多任務(wù)協(xié)同運(yùn)作。所有協(xié)作區(qū)的主題事項(xiàng)都可自定義。我的流程（1）“新建流程”：點(diǎn)擊進(jìn)入流程顯示列表，點(diǎn)擊不同的流程創(chuàng)建工作請(qǐng)求；（2）“待辦事宜”：查看從別人（您的領(lǐng)導(dǎo)，您的同事，您的下屬）傳送到您這邊，需要您處理的事情；（3）“已辦事宜”：您已處理完還未歸檔的流程；（4）“辦結(jié)事宜”：您已處理完并且已經(jīng)歸檔的流程；（5）“我的請(qǐng)求”：可以查看您發(fā)出去的請(qǐng)求，被別人處理的情況如何；（6）“流程代理” ：對(duì)于有的流程，處理者可以在流程到達(dá)之前，將該流程的處理權(quán)限在指定的時(shí)間范圍內(nèi)下放給某人；（7）“查

11、詢流程”：可以查詢您參與過(guò)的流程。我的知識(shí)（1）“新建文檔”：點(diǎn)擊進(jìn)入文檔目錄列表，點(diǎn)擊不同的目錄創(chuàng)建您的文檔；（2）“我的文檔”：顯示您在系統(tǒng)中創(chuàng)建的所有文檔；（3）“最新文檔”：點(diǎn)擊查看系統(tǒng)中您沒(méi)有查看過(guò)的文檔；（4）“文檔目錄”：以目錄的形式查看系統(tǒng)中的文檔；（5）“查詢文檔”：點(diǎn)擊可以查詢公司內(nèi)部的文檔（在權(quán)限控制下）。（6）“調(diào)查結(jié)果”：查看網(wǎng)上調(diào)查的結(jié)果（網(wǎng)上調(diào)查里設(shè)置可以查看的人才有權(quán)查看）我的人事（1）“我的卡片”：點(diǎn)擊進(jìn)入您的人力資源卡片；（2）“我的下屬”：查看您的下屬情況；（3）“查詢?nèi)藛T”：可以查詢公司內(nèi)部的人力資源（在權(quán)限控制下）（4）“密碼設(shè)置”：修改用戶的登陸密碼

12、（5）“在線人員”：顯示當(dāng)前系統(tǒng)在線用戶我的通信（1）“我的郵件”：點(diǎn)擊進(jìn)入郵件模塊；（2）“我的短信”：您可以在這里創(chuàng)建新的短信、查看收發(fā)短信情況和短信投票的結(jié)果。二、 常用功能2.1用戶在門戶中處理日常工作用戶可以將自己日常工作要處理的事情如待辦事宜、關(guān)注的公司新聞、想要查看的系統(tǒng)內(nèi)的文檔、以及您想要關(guān)注的外部信息（通過(guò)RSS定義）、協(xié)作、項(xiàng)目等放置在門戶中，如圖2-1所示，這樣您在登錄系統(tǒng)以后就能迅速處理這些工作。也就是說(shuō)，在ecology系統(tǒng)中，用戶無(wú)須關(guān)心系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是怎樣的，他們登錄系統(tǒng)門戶就能方便地處理自己日常工作。（圖2-1）2.2修改系統(tǒng)登錄密碼用于用戶定期修改密碼。具體操作為

13、：1）在圖（2-2）中點(diǎn)擊我的人事下的我的卡片，進(jìn)入您的人力資源卡片；2）然后，點(diǎn)擊密碼標(biāo)簽進(jìn)入圖（2-3）所示，修改您的登錄密碼，填寫(xiě)舊密碼、并輸入新密碼確認(rèn)后保存。3）在圖（2-2）中點(diǎn)擊我的人事下的密碼設(shè)置，進(jìn)入圖（2-3）直接修改密碼。密碼我的卡片密碼設(shè)置（圖2-2）（圖2-3）2.3查詢?nèi)藛T信息方便您查找其他同事的電話、email等資料。具體操作為：1）在圖（2-2）中點(diǎn)擊我的人事下的查詢?nèi)藛T，進(jìn)入人員搜索頁(yè)面如圖（2-5）所示；2）填寫(xiě)搜索條件，然后點(diǎn)擊搜索，系統(tǒng)搜索出相關(guān)人員信息如圖（2-6）所示，此時(shí)，您可以查看其他同事的電話、手機(jī)、郵件地址等；3）另外，您也可以在快速搜索中，

14、選擇人員選項(xiàng)，輸入人員名字后搜索；4）一旦鼠標(biāo)移動(dòng)到人員名字上后，該人員的姓名會(huì)變成紅色，如圖（2-6）所示。查詢?nèi)藛T快速搜索（圖2-5）（圖2-6）2.4創(chuàng)建工作流用于用戶創(chuàng)建工作流程。具體操作為：1）在圖（2-2）中點(diǎn)擊我的流程下的新建流程，進(jìn)入圖（2-7）所示工作流類型頁(yè)面。在這個(gè)頁(yè)面上顯示了您經(jīng)常使用的工作流程，根據(jù)您的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的工作流名稱即進(jìn)入填寫(xiě)流程信息頁(yè)面?！咀⑨尅吭趫D（2-7）所示頁(yè)面點(diǎn)擊右鍵全部請(qǐng)求按鈕，將展示這個(gè)用戶有權(quán)限創(chuàng)建的全部流程。2）在新建流程頁(yè)面如圖（2-8）所示，填寫(xiě)內(nèi)容，完成后點(diǎn)擊提交按鈕，則用戶提出的申請(qǐng)將按照公司規(guī)定的程序自動(dòng)流轉(zhuǎn)。（圖2-7）（圖2-

15、8）2.5跟蹤流程處理情況用戶可以通過(guò)我的請(qǐng)求以及查詢流程功能來(lái)查看流程處理情況。以跟蹤用戶自己發(fā)起的流程為例，具體操作為：1）在圖（2-2）中點(diǎn)擊我的流程下的我的請(qǐng)求，進(jìn)入圖（2-9）所示工作流列表頁(yè)面，在這個(gè)頁(yè)面上顯示了所有您提交的工作流程；2）點(diǎn)擊工作流程鏈接，查看流程處理情況；3）點(diǎn)擊頁(yè)面流程圖按鈕可以展開(kāi)如圖（2-10）所示的流程流轉(zhuǎn)圖示；4）點(diǎn)擊頁(yè)面流程狀態(tài)按鈕可以展開(kāi)如圖（2-11）所示的流轉(zhuǎn)信息。（圖2-9）（圖2-10）（圖 2-11）【注釋】流程圖方框表示流程需要流轉(zhuǎn)的節(jié)點(diǎn)，紅色的方框表示流程流轉(zhuǎn)到的節(jié)點(diǎn)，線條表示流轉(zhuǎn)的過(guò)程；流轉(zhuǎn)狀態(tài)中顯示了流程經(jīng)過(guò)節(jié)點(diǎn)每個(gè)節(jié)點(diǎn)操作者的操作

16、情況。從這個(gè)流程流轉(zhuǎn)狀態(tài)中我們可以知道這個(gè)流程已經(jīng)流轉(zhuǎn)到品管部余海群處，他已經(jīng)查看過(guò)該流程。2.6 收藏夾功能用戶可以在查看文檔、流程、客戶卡片等情況下，將自己需要經(jīng)常用到的信息加入到收藏夾。2.6.1功能描述收藏夾功能是Ecology系統(tǒng)內(nèi)部頁(yè)面收藏的工具。具有以下特點(diǎn)： 收藏夾結(jié)構(gòu)可維護(hù)：每個(gè)用戶可以自行定義收藏目錄，可以對(duì)收藏目錄進(jìn)行新增、編輯、刪除操作。 可以將收藏目錄以Ecology門戶首頁(yè)的形式展現(xiàn)在收藏夾的各標(biāo)簽頁(yè)面中。 可以對(duì)Ecology系統(tǒng)的任意頁(yè)面進(jìn)行收藏，并可將同一頁(yè)面收藏到不同的收藏目錄中。 可以從收藏目錄為入口去抓取文檔、流程、項(xiàng)目、客戶作為收藏內(nèi)容。 可以對(duì)已有的

17、收藏進(jìn)行查看、編輯、刪除、移動(dòng)、復(fù)制操作。2.6.2 收藏操作這里我們以文檔為例。例如我在系統(tǒng)中查看一篇文檔，看了覺(jué)得文檔對(duì)我有用，此時(shí)我可以點(diǎn)擊右上角的收藏夾按鈕，如圖(2-12)中紅色框所示，出現(xiàn)如圖（2-13）的對(duì)話框；收藏夾按鈕（圖2-12）在圖（2-13）將收藏標(biāo)題、重要程度、收藏類型、目標(biāo)位置填選完后，右鍵確認(rèn)，即可將該文檔加入到收藏夾中。如果你需要將文檔收藏的目標(biāo)位置還沒(méi)有，則可以新建目錄，將文檔放置在你希望放置的目錄中。新建目錄不允許重名，如果重名會(huì)報(bào)錯(cuò)，用戶需另起目錄名稱。（圖 2-13）【注釋】1、收藏標(biāo)題：該收藏的顯示標(biāo)題，為必填項(xiàng)，默認(rèn)為被收藏頁(yè)面標(biāo)題欄內(nèi)容。2、重要程

18、度：默認(rèn)為一般。3、收藏類型：可為文檔、流程、項(xiàng)目、客戶、其他，默認(rèn)選擇為文檔。4、目標(biāo)位置： 默認(rèn)為【我的收藏】，收藏在該目錄下的收藏將直接顯示在下拉列表中。下面是目錄列表，使用右鍵菜單“新建目錄”，可以在此新建收藏目錄目錄名不可為空且不能相同，雙擊可以重命名該目錄，鼠標(biāo)點(diǎn)擊其他位置則保存對(duì)目錄的修改。如復(fù)選多個(gè)目錄，則會(huì)將這個(gè)收藏加到多個(gè)目錄中。2.6.3 查看收藏夾在常用工具一欄中，點(diǎn)擊收藏夾按鈕，出現(xiàn)收藏夾下拉列表，可以直接選擇收藏的流程、文檔、客戶卡片等信息的標(biāo)題進(jìn)行查看。收藏后馬上去收藏夾下拉列表查看，是查看不到剛添加的收藏的，需要刷新之后才能看到，可以點(diǎn)擊收藏夾管理，進(jìn)入如圖（2

19、-14）頁(yè)面，點(diǎn)擊ecology知識(shí)培訓(xùn)目錄，即可看到剛才添加的文檔各類數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)缺點(diǎn)（圖 2-14）三、 用戶界面定義每個(gè)用戶可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣，定義個(gè)性化的用戶界面。用戶界面自定義操作為：用戶點(diǎn)擊個(gè)人工作區(qū)的圖標(biāo)，然后點(diǎn)擊個(gè)性化設(shè)置菜單，則進(jìn)入如圖（3-1）所示用戶自定義界面頁(yè)面；（圖3-1）下表是對(duì)相關(guān)功能的解釋：名稱功能說(shuō)明用戶定義（工作流）用戶自定義新建工作流頁(yè)面顯示的工作流類型，查詢流程時(shí)顯示的屬性及顯示的條數(shù)；是否接收郵件提醒；流程短語(yǔ)設(shè)置設(shè)定工作流簽名短語(yǔ)；用戶定義（知識(shí)管理）用戶自定義搜索文檔時(shí)顯示屬性，每頁(yè)顯示文檔數(shù)目，以及新建文檔頁(yè)面顯示的文檔目錄。自定義組自定義常用

20、的人力資源組；個(gè)人設(shè)置自定義RTX是否自動(dòng)登錄；頂部菜單（菜單自定義）自定義個(gè)人的頂部菜單左側(cè)菜單（菜單自定義）自定義個(gè)人左側(cè)菜單；模板選擇選擇您的用戶界面樣式；門戶自定義元素用戶定義門戶中的元素；3.1流程短語(yǔ)設(shè)置用于用戶添加一些自己常用的流程簽字意見(jiàn)。具體操作為：1）在圖（3-1）中點(diǎn)擊工作流程的流程短語(yǔ)設(shè)置鏈接，進(jìn)入流程短語(yǔ)列表頁(yè)面如圖（3-2）所示；2）點(diǎn)擊右鍵新建按鈕新建流程短語(yǔ)后保存即可，則用戶在審批流程的時(shí)候就可以調(diào)用這些預(yù)先定義好的流程短語(yǔ)了。（圖3-2）3.2人力資源自定義組用戶可以定義自己常用的人力資源組，系統(tǒng)管理員也可以定義公共的人力資源組，共享給系統(tǒng)中的用戶，這樣，用戶

21、在用到人力資源選擇項(xiàng)時(shí)，就可以方便地引用這些組。具體操作為：1）在圖（3-1）中點(diǎn)擊自定義組鏈接，進(jìn)入如圖（3-3）所示頁(yè)面；2）點(diǎn)擊右鍵新建按鈕，新建人力資源組；（圖3-3）【注釋】系統(tǒng)可以自定義私人組和公共組；在查詢?nèi)肆Y源時(shí)，可以方便的使用這些人力資源組。私人組，普通用戶可以新建私人組，而且只有創(chuàng)建這個(gè)組的用戶自己可以使用；公共組，具有人力資源公共組維護(hù)權(quán)限的用戶可以新建公共組，創(chuàng)建用戶可以將組共享給其他用戶使用。四、 知識(shí)管理4.1新建文檔用戶可以將新建的文檔發(fā)布成新聞，也可以將文檔創(chuàng)建后作為知識(shí)庫(kù)為其他員工提供信息共享。具體操作為：1）在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的知識(shí)下的新建文檔，進(jìn)入如圖

22、（4-1）所示文檔目錄頁(yè)面；2）此時(shí)，您可以右鍵點(diǎn)擊顯示全部目錄按鈕，將顯示您有權(quán)限創(chuàng)建的全部文檔目錄；3）在圖（4-1）中點(diǎn)擊創(chuàng)建文檔分目錄，將展開(kāi)子目錄，然后點(diǎn)擊子目錄進(jìn)入新建文檔頁(yè)面如圖（4-2）所示；4）選擇文檔類型、填寫(xiě)文檔標(biāo)題、發(fā)布類型（當(dāng)文檔所在文檔目錄設(shè)置為允許發(fā)布時(shí)）、及文檔內(nèi)容后右鍵點(diǎn)擊提交按鈕發(fā)布文檔。文檔目錄（圖4-1）右鍵菜單功能說(shuō)明：名稱功能說(shuō)明顯示全部目錄點(diǎn)擊顯示當(dāng)前用戶可以創(chuàng)建的所有文檔目錄用戶自定義點(diǎn)擊自定義新建文檔頁(yè)面顯示的文檔目錄，以及查詢文檔時(shí)查看到的文檔屬性全部展開(kāi)點(diǎn)擊展開(kāi)子目錄【注意】在這里只顯示您有權(quán)限創(chuàng)建的文檔目錄，每個(gè)用戶顯示的文檔目錄可能都不

23、相同。有時(shí)，用戶有權(quán)限創(chuàng)建的文檔目錄沒(méi)有顯示在新建文檔頁(yè)面，此時(shí)，可以點(diǎn)擊右鍵“顯示全部目錄”顯示所有文檔目錄；也可以點(diǎn)擊右鍵“用戶自定義”自定義新建文檔頁(yè)面顯示的文檔目錄。切換文檔類型（圖4-2）功能按鈕說(shuō)明：名稱功能說(shuō)明提交將這個(gè)文檔提交到系統(tǒng)中，如文檔目錄設(shè)置有文檔審批流程時(shí)，文檔提交后變成打開(kāi)狀態(tài)，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)文檔審批流程；草稿將這個(gè)文檔以草稿方式保存，只有自己可以查看；預(yù)覽預(yù)覽并保存為草稿；HTML使用HTML語(yǔ)言編輯文檔；頁(yè)眉點(diǎn)擊顯示或隱藏文檔目錄屬性；附件當(dāng)你需要在文檔中添加多個(gè)附件時(shí)，點(diǎn)擊這個(gè)按鈕，在頁(yè)面上會(huì)增加附件欄；返回返回前一頁(yè)面。下表是對(duì)各相關(guān)字段屬性的解釋說(shuō)明：（

24、點(diǎn)擊顯示屬性，查看基本屬性標(biāo)簽）字段描述信息文檔文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，但不在新聞頁(yè)上發(fā)布主頁(yè)文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，并且以標(biāo)題、圖片加簡(jiǎn)短內(nèi)容摘要在相關(guān)新聞頁(yè)上發(fā)布（如果需要審批，預(yù)先在文檔目錄屬性中進(jìn)行設(shè)置）。標(biāo)題文檔被保存到系統(tǒng)相應(yīng)目錄下，并且以標(biāo)題形式在相關(guān)新聞頁(yè)上發(fā)布（如果需要審批，預(yù)先在文檔目錄屬性中進(jìn)行設(shè)置）。文檔版本文檔所在目錄啟用文檔版本管理后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成當(dāng)前文檔版本；文檔編號(hào)文檔所在目錄啟用文檔編號(hào)規(guī)則后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)設(shè)置的編號(hào)規(guī)則產(chǎn)生文檔編號(hào)子目錄目錄結(jié)構(gòu)主目錄/分目錄/子目錄，確定該文檔在系統(tǒng)中放置的最終位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。模板編輯選擇一個(gè)文檔編輯

25、模板。此模板需預(yù)先在系統(tǒng)中定義。文檔所有者選擇文檔的創(chuàng)建者（所有者），系統(tǒng)默認(rèn)文檔所有者為當(dāng)前登錄者。文檔的所有者登陸系統(tǒng)后，點(diǎn)擊左側(cè)“我的知識(shí)”中“我的文檔“按鈕，可以看到所有屬于自己的文檔。關(guān)鍵字設(shè)定文檔的關(guān)鍵字。搜索時(shí)，如果在關(guān)鍵字一欄中填入的內(nèi)容與此相同，則搜索的結(jié)果會(huì)包含此文檔。失效日期用于質(zhì)量體系文檔中規(guī)定文檔的有效期限；附件從瀏覽窗口為該文檔添加附件（每個(gè)附件上傳大小在目錄設(shè)置中設(shè)定）新建三種不同類型的文檔： 新建HTML文檔：新建一般的網(wǎng)頁(yè)文檔，當(dāng)您需要一些特殊的文字效果時(shí)，可以使用HTML語(yǔ)言寫(xiě)入一段代碼進(jìn)行特殊效果的編輯； 新建WORD文檔：選擇WORD文檔類型，系統(tǒng)則會(huì)切

26、換到WORD界面對(duì)文檔進(jìn)行編輯，但是在切換前的文檔內(nèi)容將被清空，文檔內(nèi)容要重新寫(xiě)入； 新建EXCEL文檔：選擇EXCEL文檔類型，系統(tǒng)則會(huì)切換到EXCEL界面對(duì)文檔進(jìn)行編輯，但是在切換前的文檔內(nèi)容將被清空，文檔內(nèi)容要重新寫(xiě)入；新建word文檔時(shí)，文件菜單下有如圖8-3所示菜單：（圖4-3） 名稱功能說(shuō)明保存到服務(wù)器將新建的Word或Excel文檔提交到到系統(tǒng)中，如文檔目錄設(shè)置有文檔審批流程時(shí)，文檔提交后變成打開(kāi)狀態(tài)，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)文檔審批流程。和右鍵提交功能按鈕一樣。存為服務(wù)器草稿將這個(gè)文檔以草稿方式保存，只有自己可以查看。和右鍵草稿功能按鈕一樣。文件預(yù)覽預(yù)覽并保存為草稿。和右鍵預(yù)覽功能按鈕

27、一樣打開(kāi)本地文件將本地WORD文件上傳；存為本地文件將文件另存為本地WORD文件；簽名印章在文件中添加簽名印章；顯示/隱藏顯示、隱藏目錄、標(biāo)題等文檔屬性信息；刷新窗口刷新當(dāng)前窗口；頁(yè)面設(shè)置進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置；關(guān)于我們顯示iweboffice控件版本信息；【注意】當(dāng)您第一次使用word文檔時(shí)系統(tǒng)可能需要自動(dòng)安裝一個(gè)插件，請(qǐng)關(guān)閉您的攔截軟件，并在IE安全設(shè)置中設(shè)置允許安裝Active控件。4.2我的文檔用于當(dāng)前用戶查看您在系統(tǒng)中創(chuàng)建的文檔，了解您為知識(shí)共享所做的貢獻(xiàn)。具體操作為：1）在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的知識(shí)下的我的文檔，進(jìn)入圖（4-4）所示我的文檔頁(yè)面；2）我的文檔頁(yè)面顯示的是文檔所有者為當(dāng)前用戶的文

28、檔，這里顯示了所有狀態(tài)的文檔，在此頁(yè)面還可以點(diǎn)擊編輯、刪除、共享對(duì)文檔進(jìn)行編輯以及修改共享等操作，還可以點(diǎn)擊日志鏈接查看哪些員工查看過(guò)這篇文檔。（圖4-4）【注釋】第一行文檔標(biāo)題、主目錄、顯示和狀態(tài)，可以用來(lái)按條件搜索“我的文檔”中您想查看的文檔。該頁(yè)面顯示登錄用戶在系統(tǒng)中創(chuàng)建的所有狀態(tài)的文檔。4.3最新文檔方便用戶查看您在系統(tǒng)中從未閱讀的文檔。具體操作為：1）在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的知識(shí)下的最新文檔，進(jìn)入圖（4-5）所示頁(yè)面，點(diǎn)擊鏈接查看您未閱讀過(guò)的文檔；2）對(duì)于只需要查看標(biāo)題的文檔，您還可以選中文檔標(biāo)題前的復(fù)選框，然后點(diǎn)擊標(biāo)記為已讀按鈕來(lái)批量閱讀文檔；（圖4-5）【注意】文檔被閱讀以后，將不

29、再顯示在該頁(yè)面；文檔標(biāo)題后有紅色的“NEW”標(biāo)志表示這篇文檔你還沒(méi)有查看過(guò)，當(dāng)你查看一次后就不會(huì)顯示該在該頁(yè)面。4.4文檔目錄文檔目錄將您有權(quán)限閱讀的文檔按照目錄的方式統(tǒng)計(jì)歸類，當(dāng)您需要瀏覽某一方面的文檔時(shí)，用文檔目錄方式瀏覽文檔是您查閱某一類文檔的最佳選擇。具體操作為：1） 在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的知識(shí)下的文檔目錄，進(jìn)入圖（4-6）所示頁(yè)面；2） 點(diǎn)擊數(shù)字鏈接進(jìn)入該類目錄下的文檔列表頁(yè)面如圖（4-7）所示；（圖4-6）相關(guān)說(shuō)明： 目錄標(biāo)題后括號(hào)內(nèi)的數(shù)字表示這個(gè)目錄下所有你能看到的文檔數(shù)； 括號(hào)外的數(shù)字表示這個(gè)目錄下你還沒(méi)有看過(guò)的文檔數(shù)，當(dāng)你查看其中一篇后該數(shù)字將會(huì)減少； 選擇目錄上方的條件然后

30、點(diǎn)擊“搜索”按鈕，可以在當(dāng)前結(jié)果中繼續(xù)查詢所選條件的文檔； 這個(gè)頁(yè)面只顯示主目錄和分目錄； 這個(gè)頁(yè)面只將有文檔的目錄，并且這些文檔當(dāng)前登錄用戶有權(quán)限查看的目錄顯示出來(lái)。（圖4-7）4.5查詢文檔方便用戶搜索系統(tǒng)內(nèi)文檔。具體操作為：1）在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的知識(shí)下的查詢文檔，進(jìn)入圖（4-8）所示頁(yè)面；2）填寫(xiě)搜索條件，然后右鍵點(diǎn)擊搜索按鈕，將搜索出系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)文檔信息；3）另外，您還可以在快速搜索中，選擇文檔選項(xiàng)，輸入文檔名稱后搜索您需要的文檔?？焖偎阉鞑樵兾臋n（圖4-8）五、 工作流程以下文檔介紹如何利用工作流模塊完成功能應(yīng)用，包括建立新請(qǐng)求，相關(guān)報(bào)表定義，搜索和查看報(bào)告等。5.1新建流程用于用

31、戶創(chuàng)建工作流程，如：請(qǐng)假、留言、出差申請(qǐng)等。具體操作為：1）在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的流程下的新建流程，進(jìn)入圖（5-1）所示工作流類型頁(yè)面。在這個(gè)頁(yè)面上顯示了您經(jīng)常使用的工作流程，根據(jù)您的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的工作流名稱即進(jìn)入填寫(xiě)流程信息頁(yè)面?！咀⑨尅吭趫D（5-1）所示頁(yè)面點(diǎn)擊右鍵全部請(qǐng)求按鈕，將展示這個(gè)用戶有權(quán)限創(chuàng)建的全部流程。2）在新建流程頁(yè)面如圖（5-2）所示，填寫(xiě)內(nèi)容，完成后點(diǎn)擊右鍵提交按鈕，則用戶提出的申請(qǐng)將按照公司規(guī)定的程序自動(dòng)流轉(zhuǎn)。（圖5-1）（圖5-2）5.2跟蹤流程處理情況用戶可以通過(guò)我的請(qǐng)求以及查詢流程功能來(lái)查看流程處理情況。以跟蹤用戶自己發(fā)起的流程為例，具體操作為：1）在個(gè)人工作區(qū)中

32、點(diǎn)擊我的流程下的我的請(qǐng)求，進(jìn)入圖（5-3）所示工作流列表頁(yè)面，在這個(gè)頁(yè)面上顯示了所有您提交的工作流程；2）點(diǎn)擊工作流程鏈接，查看流程處理情況如圖（5-4）所示；3）點(diǎn)擊頁(yè)面下方的流程圖標(biāo)簽和流程狀態(tài)標(biāo)簽可以展開(kāi)如圖（5-5.1）和圖（5-5.2）所示的流程流轉(zhuǎn)圖示。（圖5-3）（圖5-4）（圖5-5.1）（圖5-5.2）【注釋】流程圖方框表示流程需要流轉(zhuǎn)的節(jié)點(diǎn)，紅色的方框表示流程流轉(zhuǎn)到的節(jié)點(diǎn)，線條表示流轉(zhuǎn)的過(guò)程；流轉(zhuǎn)狀態(tài)中顯示了流程經(jīng)過(guò)節(jié)點(diǎn)每個(gè)節(jié)點(diǎn)操作者的操作情況。從這個(gè)流程圖中我們可以知道這個(gè)流程已經(jīng)流轉(zhuǎn)到部門經(jīng)理曹強(qiáng)審批，但他還沒(méi)有查看過(guò)該流程。5.3待辦事宜您可以點(diǎn)擊待辦事宜查看并處理需

33、要您處理的流程。具體操作為：1）在門戶中查看流程中心元素如圖5-6，或在個(gè)人工作區(qū)中點(diǎn)擊我的流程下的待辦事宜進(jìn)入圖（5-7）所示頁(yè)面，您可以處理需要您處理的工作流程。（圖5-6）（圖5-7）【注釋】在待辦事宜中，以“（有新提交日志未被查看的待辦流程個(gè)數(shù)/總待辦流程個(gè)數(shù)）”的形式顯示；還未查看過(guò)待辦事宜，請(qǐng)求說(shuō)明加“NEW”標(biāo)記。3） 在圖5-6所示頁(yè)面點(diǎn)擊流程鏈接處理流程，或者在圖5-7所示頁(yè)面點(diǎn)擊某個(gè)流程類型鏈接，進(jìn)入圖5-8所示工作流列表頁(yè)面；此時(shí)，您可以點(diǎn)擊要處理的請(qǐng)求進(jìn)入請(qǐng)求表單頁(yè)面處理流程；【注釋】您可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇批準(zhǔn)或退回。同時(shí)，也可以點(diǎn)擊頁(yè)面右上角的箭頭符號(hào)查看請(qǐng)求流轉(zhuǎn)情況；有時(shí)，請(qǐng)求流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，需要臨時(shí)增加一些人員對(duì)請(qǐng)求做批示，這時(shí)，請(qǐng)?jiān)谡?qǐng)求表單中點(diǎn)擊轉(zhuǎn)發(fā)按鈕，進(jìn)入圖5-9所示頁(yè)面，選擇被轉(zhuǎn)發(fā)人，加入備注信息，然后點(diǎn)擊提交按鈕將流程轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員。（圖5-8）（圖5-9）【注意】流程轉(zhuǎn)發(fā)不對(duì)請(qǐng)求的流轉(zhuǎn)有任何實(shí)質(zhì)意義上的影響。5.4已辦事宜您可以點(diǎn)擊已辦事宜查看您已經(jīng)處理還未歸檔的流程被處理的情況。具體操作為：