1、實訓(xùn)五 Excel基本操作,1 打開方式：雙擊、開始菜單、新建、最近文檔 2.界面與基本概念（下圖）,一、Excel的打開與基本操作,Excel 界面,Excel 基本概念,1、工作簿 在Excel中創(chuàng)建的文件叫做工作簿，其擴(kuò)展名是.xls 工作薄由工作表組成，新建工作薄只有默認(rèn)的個工作表。但可以根據(jù)需要增加，其個數(shù)原則上僅受限于內(nèi)存。 新建第一個工作薄的默認(rèn)名：book1.xls。 2、工作表 由一些橫向和縱向的網(wǎng)格組成的表格。一個工作表最多有65 536行、256列。 工作表由工作表標(biāo)符區(qū)別，如sheet1、sheet2,Excel 基本概念,工作薄與工作表的關(guān)系,Excel 基本概念,3

2、、行號 工作表由65 536行組成，每行的編號稱為行號 4、列標(biāo) 工作表有256列，用于區(qū)別各列的英文字母稱列標(biāo) 5、單元格、活動單元格 工作表中的網(wǎng)格，它用列標(biāo)和行號定位。如A1就表示列第行對應(yīng)的單元格 6、編輯欄 用于顯示、修改活動單元格的內(nèi)容 7、全選按鈕 用于選定整個工作表所有的單元格。,利用模板建立工作薄,1、直接啟動xcel將建立book1.xls 2、建立近似于以前工作薄 打開原來的工作薄，立即將其另存為新工作薄 3、根據(jù)模板建立工作薄 可選擇“新建工作簿”任務(wù)窗格中的“本機(jī)上的模板”選項，Excel將會彈出一個列有許多模板的對話框,二、工作表的操作與保護(hù),工作表行、列操作 選擇

3、行、列 選擇單行：用鼠標(biāo)單擊要選擇的行號 連接多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個行號 不連接多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號 列的選擇方法同行的選擇法。,按住Shift單擊行號2、3就選中了！,工作表操作,刪除行、列 插入行、列 調(diào)整行高 調(diào)整列寬,把鼠標(biāo)移到行號3的下邊線上，當(dāng)指針變成一個黑色“十字架”時，按下并拖動鼠標(biāo)左鍵，就可增、減該行的行高,把鼠標(biāo)移到G列的右邊線上，當(dāng)指針變成一個黑色“十字架”時，雙擊鼠標(biāo)左鍵，G列的寬度就會自動進(jìn)行調(diào)整以顯示出那些被遮住的字,工作表操作,隱藏行或列 格式行隱藏 格式列隱藏 通過VB屬性設(shè)置，可實現(xiàn)局部區(qū)域隱藏（見下）,只允許選擇某些

4、單元格(見例) 例：只能選到A1:B10范圍 工具宏VB編輯器(視圖打開屬性窗口)（07版在開發(fā)中的代碼） 工作表中，屬性ScrollArea：A1:B10,但是Excel不會記憶該項設(shè)置，當(dāng)再次打開該工作簿時，ScrollArea屬性將被重置，用戶必須重新設(shè)置ScrollArea屬性才能限制工作表中的滾動區(qū)域， 解決方法是使用代碼在工作簿打開時對ScrollArea屬性進(jìn)行設(shè)置，雙擊Thisworkbook對象，彈出代碼框選擇open 操作中加入下面的代碼。 注意：要存為宏運(yùn)行文件才可（o7版另存為運(yùn)行宏的工作薄xlsm），同時下次啟動要啟動宏 Private Sub Workbook_Op

5、en() Sheet1.ScrollArea=B4:H12 End Sub 代碼解析： 工作簿的Open事件，在打開該工作簿時設(shè)置Sheet1工作表的滾動區(qū)域為“B4:H12”單元格區(qū)域。 如果需要取消滾動區(qū)域的限制，可以將ScrollArea屬性值設(shè)置為空，如下面的代碼所示。 Sheet1.ScrollArea = ,P62操作過程： 先在B1單元格輸入公式A1+5 點擊A1單元格，右鍵“設(shè)置單元格格式”，保護(hù)菜單下取消“鎖定” 打開“工具”“保護(hù)”“保護(hù)工作表”，只選“選定未鎖定的單元格”（07版要審閱菜單） 用同樣的方法可 對前面的單元格進(jìn) 行限定選擇,工作表和簿的保護(hù),要選取消，才能下

6、單選，再勾選上保護(hù),保護(hù)工作表與保護(hù)工作薄的不同，工作薄只能對“結(jié)構(gòu)”與“窗體”保護(hù)。 （密碼可設(shè)也可不設(shè)）,Excel的常見數(shù)據(jù)類型（注意數(shù)值與文本的對齊區(qū)別方式） 數(shù)字型、日期型、文本型、邏輯型數(shù)據(jù) 數(shù)字型表現(xiàn)形式多樣：貨幣、小數(shù)、百分?jǐn)?shù)、科學(xué)計數(shù)法、各種編號、郵政編碼、電話號碼等多種形式,三、單元格的數(shù)據(jù)輸入與編輯,Excel數(shù)值型數(shù)據(jù)的取值范圍,基本數(shù)據(jù)的輸入,1、數(shù)據(jù)輸入的一般過程 （1）選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格。 （2）從鍵盤上輸入數(shù)據(jù)。 （3）按Enter鍵后 2、輸入數(shù)值 （1）正數(shù)的輸入：+234，13,333,333，12E3，數(shù)值過大會自動轉(zhuǎn)為科學(xué)計數(shù)；列寬不夠顯示“#”號

7、 （2）負(fù)數(shù)的輸入： -234，(234)，-12e2 （3）分?jǐn)?shù)的輸入: 2 2/3, 0 3/4 （ 注意中間空格）；百分?jǐn)?shù)直接輸入 （4）貨幣數(shù)據(jù)的輸入:￥123，$21,基本數(shù)據(jù)的輸入,3、輸入文本 字符文本應(yīng)逐字輸入 數(shù)字文本以開頭輸入，或用=“數(shù)字”方式輸入。 輸入文本32，可輸入： =“32” 或輸入：32 如在同一個單元格要輸入多行文字，按ALT進(jìn)行換行 文本形式的公式，要通過“插入”|“對象”菜單命令 如,基本數(shù)據(jù)的輸入,4、輸入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式輸入 輸入當(dāng)前日期按Ctrl+; 輸入當(dāng)前時間ctrl+shift+; 格式方法是選擇“格式”|“單元

8、格”|“數(shù)字”|“日期”,基本數(shù)據(jù)的輸入,5、輸入公式(后再詳細(xì)介紹) 公式是對工作表中的數(shù)值進(jìn)行計算的等式。公式要以等號（）開始。 例如在A3輸入：=5+2*3，結(jié)果等于 2 乘 3 再加 5。A3中將顯示11,相同數(shù)據(jù)的輸入,1、復(fù)制相同數(shù)據(jù) 建立具有相同數(shù)據(jù)的不同工作表，可用復(fù)制方法。 某班主任建立相同的成績表頭 ，可用此法。 注意：也可以按Shift鍵同時選擇三個表，進(jìn)行相同的輸入,復(fù)制一班表頭,相同數(shù)據(jù)的輸入,2、填充復(fù)制相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時間、班級、系都是相同數(shù)據(jù)。,（1）在G2中輸入“計算機(jī)通信”，然后Enter。 （2）單擊G2，G2右下角會出現(xiàn)

9、黑色小方塊，它就是填充柄。 （3）向下拖動填充柄，拖過的單元格都被填入了“計算機(jī)通信” 。,相同數(shù)據(jù)的輸入,3、用Enter輸入相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時間、班級、系都是相同數(shù)據(jù)。,（1）選中F2：F11 （2）輸入：JK001 （3）按Ctrl+Enter,可用同樣方法輸入C、G列數(shù)據(jù),編號的輸入,1、復(fù)制輸入連續(xù)的編號 連續(xù)編號（或等差、等比性質(zhì)的數(shù)據(jù)）應(yīng)該采用復(fù)制或序列填充的方式進(jìn)行輸入。 比如公職或單位的職工編號、電話號碼、手機(jī)號碼、零件編號等。 輸入右圖A列的學(xué)號,（1）在A2輸入 1003020101 在A3輸入1003020102 （2）選中A2：A3

10、（3）向下拖動A3單元格的填充柄。,編號的輸入,2、填充產(chǎn)生連續(xù)編號 填充序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號數(shù)據(jù)。 比如要輸入電話號碼：663321240663328000，如右圖所示，方法如下。 在第一個單元格中輸入起始號碼 選擇“編輯”|“填充”|“序列”菜單命令。 在Excel彈出的“序列”對話框中指定“列” 在步長中輸入1 在終止值中輸入最后一個號碼。,編號的輸入,3、利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號 人們常會遇到各種具有一定規(guī)則的特殊格式的編號。如右圖的保險號。,1、選中要輸入保險號的區(qū)域 2、選擇“格式”|“單元格”菜單命令。 3、選中“自定義” 4、輸入自定格式： p00-000-000

11、0,編號的輸入,用自定義格式輸入大數(shù)字編號 當(dāng)在單元格中輸入一個位數(shù)較多的數(shù)值時（比如超過15位的整數(shù)），Excel會自動將輸入的數(shù)據(jù)顯示為科學(xué)記數(shù)法，這可能并不符合我們的需要。 產(chǎn)生這種問題的原因是數(shù)值精度問題，Excel的默認(rèn)精度是15位，如果一個數(shù)值的長度超過15位，則15位之后的數(shù)字都被視為0。 這種位數(shù)較多的大數(shù)字編號，可以用自定義格式進(jìn)行輸入,編號的輸入,用自定義格式輸入大數(shù)字編號 建立右圖所示的電話用戶檔案，其中身份證號為18位，且前15位全部相同。 若直接輸入，不僅數(shù)據(jù)多，且要出錯，比如在G4輸入Excel會顯示為5.1021E17 解決

12、方法是定義G列保存身份證號的單元格的自定義格式為：（或者是改成字符類型）,設(shè)置自定義格式后，只需要輸入身份證的最后4位編號,編號的輸入,選中D2單元格，選擇 “格式”|“單元格”菜單項 “類型”文本框中輸入：組合多個單元格數(shù)據(jù)輸入,1、用&運(yùn)算符組合數(shù)據(jù) “&”為字符連接運(yùn)算，其作用是把前后的兩個字符串（也可以是數(shù)值）連接為一個字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的結(jié)果為ADKDKDDKA。123&45&678的結(jié)果為“12345678” 設(shè)下圖E列數(shù)據(jù)由C、D列數(shù)據(jù)組合而成。 在E2中輸入公式=C2&D2，然后

13、向下復(fù)制！,組合多個單元格數(shù)據(jù)輸入,2、用&和文本函數(shù)的結(jié)合 &常和文本函數(shù)left、right、mid等合用，這幾個函數(shù)都很簡單，其調(diào)用語法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左邊的n個字符；比如left(1234,2)= 12 right截取text文本右邊的n個字符；比如right(1234,2)= 34 mid從text的第n1字符開始，取n2個字符； 比如MID(1234,2,2)= 23,組合多個單元格數(shù)據(jù)輸入,3、用&和文本函數(shù)的結(jié)合案例 某電話公司的繳費(fèi)帳號由身份證號的后15位（全長18位

14、），后接電話號碼構(gòu)成。如下圖所示。用&和文本函數(shù)可以很快建立繳費(fèi)帳號。 在I3輸入公式“=Right(G3,15)&H3” ，然后向下填充復(fù)制該公式到I列的其余單元格,采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇 輸入,1、下拉列表的適用范圍 項目個數(shù)少而規(guī)范的數(shù)據(jù)，比如職稱、工種、單位及產(chǎn)品類型等，這類數(shù)據(jù)適宜采用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”檢驗方式，以下拉列表的方式輸入 。 例如：,某校教師檔案如右圖所示，其中的職稱列數(shù)據(jù)只能從“講師、教授、副教授、助教”中選擇。這類數(shù)據(jù)用下拉列表輸入，方便而準(zhǔn)確。,采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇 輸入,2、下拉列表建立方法 （1）選中要建立下拉列表的單元格區(qū)域。 （2）選擇 “數(shù)據(jù)

15、”|“有效性”菜單項。 （3）選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，然后從“允許”下拉列表中選擇“序列”選項。 （4）在“來源”文本框中輸入職稱名字“助教,講師,副教授,教授”,利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,1、查找輸入的意義 如果表格中的不同數(shù)據(jù)列之間存在一定的依賴關(guān)系，那么用IF公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換輸入是一種效率較高的輸入方法。 如果某些數(shù)據(jù)已經(jīng)在其它數(shù)據(jù)表中建立好了，查詢輸入可以提高效率，且能減少輸入錯誤。,利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,2、IF函數(shù)的應(yīng)用 IF函數(shù)又稱為條件函數(shù)，它能夠?qū)o出的條件進(jìn)行判斷，并根據(jù)判斷結(jié)果的正誤執(zhí)行不同的運(yùn)算。 IF函數(shù)的調(diào)用形式如下： IF(條件式,條件正確時函數(shù)的取值,條件錯

16、誤時函數(shù)的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的結(jié)果是“right”， 而IF(32是正確的，函數(shù)的結(jié)果就是“條件正確時的取值”。與之相對應(yīng)，而389,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，則該函數(shù)的結(jié)果是“A”； 如果A2等于80，則函數(shù)的結(jié)果是內(nèi)層IF(A279,“B”)的結(jié)果，顯然8079，所以結(jié)果為“B”； 如果A2等于65呢？函數(shù)的結(jié)果就是IF(A279,B)不成立時的取值，這時該函數(shù)的結(jié)果就是一個空值，因為IF(A279,B)沒有給出A279不成立時的取值，在這種情況下，Excel將返回一個空值（即什么結(jié)果都沒有?。┙o該函數(shù)。,利用公式與函

17、數(shù)進(jìn)行查找輸入,3、IF函數(shù)查找轉(zhuǎn)換案例 某學(xué)校年度獎金如下圖所示，獎金根據(jù)職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。 在F3輸入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=講師,1000,IF(E3=助教,500),利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,公式含義分析,操作題,單元格B3輸入數(shù)據(jù)，在D3中輸入公式，使80B390時在D3顯示“良好”，其他數(shù)值不顯示,利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,4、Vlookup函數(shù)查找 Vlookup函數(shù)能夠從其它工作表（或本工作表）將某數(shù)據(jù)列中的數(shù)據(jù)查找出需要的數(shù)據(jù)。 VLOOKUP函數(shù)的用法如下

18、： VLOOKUP（x, table, n, r） 其中，x是要查找的值，table是一個單元格區(qū)域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無x這樣的值（只在table的第1列查找有無x） n是table中待返回的匹配值的列序號。 r可以取0或1，當(dāng)r為0時，該函數(shù)將進(jìn)行精確匹配查找； 當(dāng)r=1時，table的第一列應(yīng)按升序排列，否則找到的結(jié)果可能不正確，r=1表示Excel實行的是近似值查找。,利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,5、Vlookup函數(shù)查找案例 （1）問題描述：某移動公司更換了新系統(tǒng)，使原有的部分電話號碼不能使用，同時又新增加了許多電話號碼。系統(tǒng)變化后，

19、大部分用戶仍然使用原來的用戶檔案（電話號碼和繳費(fèi)合同號都沒有改變），而那些不能使用的電話號碼和新增加的電話號碼則需要重新建立用戶檔案,利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,（2）帳號查找過程 在需要提取帳號的新號碼工作表的B3輸入查找公式，并向下復(fù)制此公式。,=VLOOKUP(A3,舊帳號!A$2:$B$6884,2,0),舊帳號是原來的工作表,B列是從舊帳號的B列找到的數(shù)據(jù),小知識,單元格的相對引用地址，例：在單元格中輸入：B3，向下填充 單元格混合引用地址，例：在單元格輸入B$3向下填充 單元格絕對引用地址，例：在單元格輸入$B&3向右向下填充,快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,1、數(shù)據(jù)序列的含義 序列就是一組

20、數(shù)據(jù)，這組數(shù)據(jù)有先后順序，內(nèi)容固定，在應(yīng)用中常常以一組數(shù)據(jù)的整體形式出現(xiàn)。 2、Excel內(nèi)置序列 對于經(jīng)常使用的一些數(shù)據(jù)序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經(jīng)將它們內(nèi)置在系統(tǒng)中，在輸入這些數(shù)據(jù)時，只需要輸入第一個數(shù)據(jù)，其余的可以采用填充復(fù)制的方法由Excel自動產(chǎn)生。,快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,3、自定義序列 用戶可以將經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會擁有與Excel內(nèi)置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項內(nèi)容后，其后各項都可以通過填充復(fù)制產(chǎn)生。 案例 某大學(xué)中有“計算機(jī)學(xué)院，通信學(xué)院，經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，法律學(xué)院，中藥學(xué)院，電子技術(shù)學(xué)完”等多所學(xué)院，學(xué)校辦公室經(jīng)常要用到這些名字 。將這組數(shù)據(jù)定義為自義序列。,快速輸入數(shù)據(jù)填充序列,建立方法 （1）選擇“工具”|“選項”|“自定義序列”。 （2）在“選項”對話框的“輸入序列”中依次輸入序列內(nèi)容。,（3）建立輸入序列后，輸入第一項，即“計算機(jī)學(xué)院”后，通過填充復(fù)制就能產(chǎn)生其它各項內(nèi)容。,操作題,自定義春、夏、秋、冬序列,2.9 限定輸入數(shù)據(jù)的長度，顯示提示和出錯信息,對輸入到單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定程