1、案例分析公文寫作中的常見錯(cuò)誤及對策 公文是辦公室參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要載體，是文秘工作的重頭戲。寫好公文是文秘工作者必須具備的基本技能之一，它不僅要求寫作者有扎實(shí)的文字功底，還需要掌握各種公文的特點(diǎn)和格式。辦公室每天都要接觸大量的公文，如果所擬的公文不合格，勢必影響流轉(zhuǎn)的速度，并會給主送單位平白地增添許多麻煩。筆者所在的校長辦公室就經(jīng)常遇到類似的情況。下面筆者盡量把常見的錯(cuò)誤放在一篇公文里，展示給各位同行共參。 關(guān)于邀請校長、書記參加“10356211”工程奠基儀式并致辭的請示報(bào)告校長辦公室、黨委辦公室并呈校長、書記：根據(jù)“校長辦公會議決”，我院成立了專門的“10356211”工程

2、指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時(shí)想請校長、書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切盼望校長、書記的到來！此致 敬禮！附件一：講話稿；附件二：議程。資環(huán)學(xué)院2008年10月11日一份完整的公文由文頭、內(nèi)文和文尾組成，內(nèi)文是主體，上面展示出來的就是公文的內(nèi)文部分，本文主要探究內(nèi)文部分的常見錯(cuò)誤和對策。一、標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。就上文標(biāo)題而言，似乎也符合這一要求，但這只是最起碼的格式要求，細(xì)究起來，這個(gè)標(biāo)題仍存在著不少錯(cuò)誤。1.多用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)題中除書名號外一般不用標(biāo)點(diǎn)，如

3、：“關(guān)于印發(fā)華東師范大學(xué)公章管理辦法的通知”。上文題目中的頓號、引號都是多余的，應(yīng)該去掉。2.人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個(gè)學(xué)校可能會有兩個(gè)王校長，不用全名會引起不必要的麻煩。對外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時(shí)出現(xiàn)時(shí)應(yīng)把書記排在前面。3.項(xiàng)目不宜使用代號。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項(xiàng)目和工程有代號，而這些代號可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號代替項(xiàng)目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會給人一種不知所云的感覺。4.混用文種。根據(jù)國務(wù)院2000年8月發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，行政公文的種類主要

4、有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要十三種。請示和報(bào)告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請示。文種不能錯(cuò)用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都是非公文文種。二、主送機(jī)關(guān)。即受文對象。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容選擇相應(yīng)的主送機(jī)關(guān)。上文中的主送機(jī)關(guān)也存在著錯(cuò)誤。1.多頭請示。請示和報(bào)告一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。2.不能送個(gè)人。公文是機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系匯報(bào)工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對個(gè)人，所以它一般不直接送給個(gè)人審閱。三、正文。文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請示的正文一般包括請示緣

5、由、請示事項(xiàng)，并應(yīng)提出自己對解決問題的態(tài)度和意見。上文作為請示，雖然符合基本要求，但很多錯(cuò)誤也是顯而易見的。1.引文不全。引用的公文要寫明“發(fā)文時(shí)間+發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+公文編號”，如：“根據(jù)華師200317號關(guān)于進(jìn)一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知精神”。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時(shí)間和議決題目。2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10月21日”。3.用詞不當(dāng)。公文講究公事公辦，不需要過度客氣，行文應(yīng)力求客觀?！罢埿ｉL辦公室提供方便。熱切盼望校長、書記的到來！”這些含有感情色彩的話盡量不用。4.信息不準(zhǔn)確。公

6、文所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體，上文中舉行奠基儀式的時(shí)間不夠具體，地點(diǎn)也沒說明，在公文寫作中要注意避免。5.結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞，請示一般用“以上請示，請予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬禮”。6.缺少聯(lián)系人。請示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項(xiàng)內(nèi)容。四、附件。為了補(bǔ)充說明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在錯(cuò)誤之處。1.格式不對。附件的正確格式是：附件：1. 2.附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。2.附件名稱過于簡單。附件的名稱在簡潔的同時(shí)還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過分簡單。上文的“附件1”應(yīng)寫明是什么人在什么會議上的講話稿，后面最好注明“（代擬稿）

7、”字樣?！案郊?”應(yīng)寫明是什么會議的議程。五、落款與日期。正文后右下角要寫上發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期，這看起來簡單，但一不小心，可能也會像上文一樣出錯(cuò)。1.發(fā)文單位不能用簡稱。其實(shí)在整個(gè)公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”應(yīng)寫全稱“資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院”。2.發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“”。所以上文中的“2008年10月11日”應(yīng)改為“二八年十月十一日”。公文寫作不需要小說家那樣豐富的想象力，也不需要詩人那樣華麗的詞藻，公文要的是樸實(shí)、簡潔和實(shí)用，但想寫好公文卻并非易事。公文對文字的要求可以說達(dá)到了“天然去雕飾”的至高境界，而公文種類繁多，