1、第2章 制作會(huì)議邀請(qǐng)函,本章中將制作一份某注塑成型技術(shù)研討會(huì)的邀請(qǐng)函。通過(guò)本實(shí)例讀者可以詳細(xì)了解Word的頁(yè)面設(shè)置、頁(yè)眉頁(yè)腳、表格和樣式的概念及應(yīng)用方法，進(jìn)而掌握使用Word 2007進(jìn)行一般平面設(shè)計(jì)的技術(shù)。本章主要內(nèi)容包括邀請(qǐng)函的應(yīng)用背景，制作過(guò)程中用到的頁(yè)面設(shè)置、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置、樣式應(yīng)用等技巧介紹，詳細(xì)的操作過(guò)程，應(yīng)用過(guò)程中的注意事項(xiàng)，常見(jiàn)頁(yè)眉頁(yè)腳、編輯區(qū)格式設(shè)置問(wèn)題的解答等。通過(guò)本章的練習(xí)，用戶可以掌握邀請(qǐng)函的寫作原則、制作方法及褂Word 2007制作此類信函的技巧，由此使用戶由淺到深、一步一步掌握Word 2007的頁(yè)面設(shè)置、頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置和樣式的基本用法。,2.1 案例分析,在現(xiàn)代商務(wù)

2、活動(dòng)中，商務(wù)會(huì)議起著越來(lái)越重要的作用。越來(lái)越多的企業(yè)和單位傾向于通過(guò)各式商務(wù)會(huì)議來(lái)推動(dòng)公司之間的商務(wù)交流。而商務(wù)會(huì)議的作用總的來(lái)說(shuō)主要有以下 幾點(diǎn)。 打造公司品牌，提高公司知名度。 推廣公司的最新產(chǎn)品。 增強(qiáng)公司與客戶的關(guān)系。 提高公司人氣，方便公司后續(xù)工作。 而對(duì)于會(huì)議參加人員來(lái)說(shuō)，邀請(qǐng)函將是他對(duì)此次商務(wù)會(huì)議的第一印象。因此一封大方美觀的邀請(qǐng)函將有助于展示會(huì)議和主辦者的良好形象，向受邀請(qǐng)者展示會(huì)議的水平。與其他常見(jiàn)邀請(qǐng)函一樣，會(huì)議邀請(qǐng)函應(yīng)遵循其設(shè)計(jì)的基本原則。 首先，邀請(qǐng)函應(yīng)該簡(jiǎn)潔、明確地傳遞出主要的信息，例如會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、主辦單位等。 其次，邀請(qǐng)函外觀設(shè)計(jì)應(yīng)美觀大方，以便激起

3、受邀請(qǐng)者參加會(huì)議的濃厚興趣。 最后，應(yīng)該給受邀請(qǐng)者提供信息反饋的渠道，以便主辦方能根據(jù)與會(huì)者的需求及時(shí)做好準(zhǔn)備工作。,2.2 知識(shí)點(diǎn)熱身,本案例主要用到的知識(shí)點(diǎn)有頁(yè)面設(shè)置方法、頁(yè)眉頁(yè)腳的應(yīng)用、樣式應(yīng)用等。這些是文檔編輯的基本功，幾乎所有的文檔都需要進(jìn)行此類操作，故在正式制作邀請(qǐng)函之前，先要了解這些功能的作用。,2.2.1 頁(yè)面設(shè)置的作用,頁(yè)面設(shè)置的主要作用為，使得打印出來(lái)的文檔更加適合用戶的要求。Word中，單擊選項(xiàng)卡中的【頁(yè)面布局】標(biāo)簽，進(jìn)入【頁(yè)面布局】選項(xiàng)卡，如圖2.3所示。,2.2.2 樣式的特點(diǎn)和作用,樣式的實(shí)質(zhì)就是Word中段落或字符的一組格式化命令。通過(guò)樣式功能，用戶可以簡(jiǎn)化段落或

4、文字的格式編排步驟，極大地節(jié)約調(diào)整文檔格式的時(shí)間，并保證了文檔格式的一致性。對(duì)于長(zhǎng)文檔來(lái)說(shuō)，保持格式的統(tǒng)一是一項(xiàng)十分耗費(fèi)精力的工作，稍不留神就會(huì)犯錯(cuò)，而通過(guò)固定的樣式就可以解決這個(gè)問(wèn)題。只要通過(guò)對(duì)某一特定樣式的修改，就可以全部改變文檔中所有應(yīng)用過(guò)該樣式的所有文本，而且用戶還可以使用【替換】功能來(lái)替換樣式。 Word 2007中，單擊選項(xiàng)卡中的【開(kāi)始】按鈕，打開(kāi)【樣式】選項(xiàng)卡，如圖2.4所示。將光標(biāo)置于文檔中需要修改處，然后單擊【樣式】功能卡中的任意樣式即可將該樣式應(yīng)用于當(dāng)前段落或所選文字。,2.2.3 頁(yè)眉、頁(yè)腳的作用,頁(yè)眉是位于頁(yè)面上邊距與紙張邊緣之間的圖形或文字，頁(yè)腳則是頁(yè)面下邊距與紙張邊

5、緣之間的圖形或文字。頁(yè)眉、頁(yè)腳處既可以插入文本，也可以插入圖形對(duì)象，一般用來(lái)放置頁(yè)碼、日期、標(biāo)題、作者及美化內(nèi)容等。圖2.5及2.6是本實(shí)例的頁(yè)眉及頁(yè)腳截圖。,2.3 具體操作步驟,對(duì)所用知識(shí)點(diǎn)有了初步了解后，下面進(jìn)入邀請(qǐng)函制作階段。為了使邀請(qǐng)函更加美觀，將其設(shè)計(jì)為彩色版本。在輸入具體內(nèi)容之前，需要先對(duì)整個(gè)文檔結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置，以方便后續(xù)工作展開(kāi)。首先進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置部分。,2.3.1 進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置,頁(yè)面設(shè)置主要規(guī)定文檔頁(yè)面的整體框架，主要包括紙張大小、頁(yè)邊距等的設(shè)置。頁(yè)面設(shè)置可以確定文檔的結(jié)構(gòu)框架，是編輯一個(gè)美觀大方文檔的基礎(chǔ)。故在編輯正文前做好頁(yè)面設(shè)置的工作可以使后期的工作更加有條理。下面開(kāi)始

6、設(shè)置步驟：,2.3.2 修改樣式,為了提高工作效率、避免格式混亂，并方便以后對(duì)文檔的修改，用戶需要提前設(shè)計(jì)出樣式。Word 2007自帶部分常用樣式，如果這些樣式不能滿足用戶需要，那么就需要自己創(chuàng)建新樣式。本實(shí)例中主要設(shè)計(jì)會(huì)議介紹和議程所用到的樣式。下面開(kāi)始樣式設(shè)計(jì)工作：,2.3.3 制作頁(yè)眉和頁(yè)腳,頁(yè)眉、頁(yè)腳的特點(diǎn)是每頁(yè)都相同，故用戶只需設(shè)計(jì)一次即可。這可以大大提高工作效率，所以用戶可以把一些需要重復(fù)的內(nèi)容放入頁(yè)眉頁(yè)腳，比如標(biāo)題、頁(yè)碼位置、裝飾圖片等。本實(shí)例中頁(yè)眉主要是會(huì)議標(biāo)題，并起到美化整個(gè)文檔的作用，而頁(yè)腳主要用來(lái)提供會(huì)議主辦方聯(lián)系方式等實(shí)用信息。下面開(kāi)始制作頁(yè)眉和頁(yè)腳：,2.3.4 利

7、用樣式快速編輯會(huì)議內(nèi)容,下面利用前面創(chuàng)建的樣式編輯會(huì)議主內(nèi)容。運(yùn)用樣式的優(yōu)點(diǎn)是格式統(tǒng)一，不易出錯(cuò)，而且可以提高工作效率，且方便日后的修改。這里主要對(duì)會(huì)議的介紹內(nèi)容、會(huì)議的議程進(jìn)行編輯，使收信人可以對(duì)會(huì)議內(nèi)容和安排有適當(dāng)了解。下面利用樣式對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行編輯。,2.3.5 編輯邀請(qǐng)信內(nèi)容,作為一種商務(wù)信函，邀請(qǐng)信內(nèi)容要求正式、簡(jiǎn)練、切中要點(diǎn)，避免口語(yǔ)用語(yǔ)。前面的工作完成了邀請(qǐng)函宣傳頁(yè)的制作，下面將進(jìn)入邀請(qǐng)信的制作：,2.3.6 插入表格制作與會(huì)人員調(diào)查表,作為一封會(huì)議邀請(qǐng)函，被邀請(qǐng)者的信息反饋是必須的。這些信息可以幫助主辦方適時(shí)掌握與會(huì)人員的信息，及時(shí)做好準(zhǔn)備工作。所以調(diào)查表需本著實(shí)用的原則進(jìn)行制

8、作。本實(shí)例中的會(huì)議屬于技術(shù)研討型會(huì)議，通常會(huì)是以公司為單位的與會(huì)團(tuán)體，故調(diào)查表應(yīng)該掌握與會(huì)者的姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等必要信息，以便在會(huì)議席位、食宿方面做出調(diào)整。這樣才可以做到工作有條不紊，體現(xiàn)出一個(gè)高水平會(huì)議的風(fēng)格。 下面開(kāi)始制作與會(huì)人員調(diào)查表。,2.3.7 美化文檔結(jié)構(gòu),邀請(qǐng)函的主要內(nèi)容基本完成。但由于缺少點(diǎn)綴，整體略欠生動(dòng)，故而需要適當(dāng)插圖以使文檔更加美觀大方，同時(shí)使得各部分之間顯得錯(cuò)落有致，不落俗套。 下面開(kāi)始插圖步驟：,2.4 案例總結(jié),本案例主要運(yùn)用了Word 2007中的頁(yè)面設(shè)置、頁(yè)眉和頁(yè)腳、樣式等功能，制作了常用商務(wù)信函之一的會(huì)議邀請(qǐng)函。下面就這些功能使用時(shí)的注意事項(xiàng)進(jìn)行進(jìn)

9、一步說(shuō)明。,2.4.1 頁(yè)面設(shè)置注意事項(xiàng),在實(shí)際辦公應(yīng)用中Word編輯的文檔通常情況下需要通過(guò)打印機(jī)輸出紙質(zhì)文件。因此使用哪個(gè)規(guī)格的紙，以及內(nèi)容如何擺放就成為頁(yè)面設(shè)置的主要任務(wù)。通過(guò)本實(shí)例可以發(fā)現(xiàn)，前期一個(gè)適當(dāng)?shù)捻?yè)面設(shè)置是方便后續(xù)工作的基礎(chǔ)。 頁(yè)面設(shè)置的使用一般是以節(jié)為單位。而用戶進(jìn)行的頁(yè)面設(shè)置工作，默認(rèn)情況下是在整篇文檔內(nèi)進(jìn)行的。這是由于Word默認(rèn)把整篇文檔看做一節(jié)。如果用戶需要把其中某幾頁(yè)單獨(dú)進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，那么需要在這之前插入一個(gè)分節(jié)符，方法是單擊【頁(yè)面布局】【頁(yè)面設(shè)置】【分隔符】按鈕，在如圖2.61所示的下拉菜單中選擇需要的分節(jié)符即可。,2.4.2 頁(yè)眉、頁(yè)腳注意事項(xiàng),頁(yè)眉、頁(yè)腳在實(shí)際

10、應(yīng)用中容易產(chǎn)生一個(gè)誤區(qū)，即部分用戶認(rèn)為“頁(yè)眉距頂端距離”和“頁(yè)腳距底端距離”等同于頁(yè)眉內(nèi)容和頁(yè)腳內(nèi)容寬度。實(shí)際上這兩項(xiàng)分別表示頁(yè)眉內(nèi)容距離頁(yè)上邊的長(zhǎng)度和頁(yè)腳距離頁(yè)底邊的長(zhǎng)度，通俗的說(shuō)就是頁(yè)面上端和頁(yè)面底端的空白邊寬度。如圖2.63所示。,2.4.3 樣式注意事項(xiàng),樣式的應(yīng)用可以大大方便用戶的編輯工作，相當(dāng)于把繁瑣的重復(fù)性操作交給電腦完成。有時(shí)用戶需要修改某種樣式的內(nèi)容，如果一段一段地改將耗費(fèi)大量的人力，故用戶可以用修改樣式的方法來(lái)完成。 單擊【開(kāi)始】【樣式】【樣式屬性】按鈕，打開(kāi)【樣式】工具欄。右擊需要修改的樣式，彈出如圖2.64所示下拉菜單。,2.5 常見(jiàn)問(wèn)題解答,本章相關(guān)內(nèi)容為文檔編輯的基

11、礎(chǔ)，但許多長(zhǎng)期使用Word的用戶卻從未使用過(guò)這些功能，比如每頁(yè)都有的標(biāo)題會(huì)在每頁(yè)輸入一次。這樣做的缺點(diǎn)是一旦某處修改則可能使整個(gè)文檔陷入混亂。而使用相關(guān)的頁(yè)眉頁(yè)腳功能則完全沒(méi)有這樣的顧慮。故而很多用戶對(duì)這些功能的使用還有或多或少的疑問(wèn)。下面摘錄比較典型的問(wèn)題予以解答。,2.5.1 如何去除頁(yè)眉處多余的一條橫線,在實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常會(huì)遇到這個(gè)問(wèn)題，當(dāng)用戶刪除頁(yè)眉內(nèi)容后會(huì)殘留一條多余的橫線，而這條橫線無(wú)法刪除。出現(xiàn)此問(wèn)題的原因是在Word下建立的文檔默認(rèn)都是基于Normal模板的，鍵入的文字會(huì)自動(dòng)應(yīng)用一些特定的樣式。比如文本區(qū)的文字會(huì)自動(dòng)應(yīng)用【正文】樣式，頁(yè)眉區(qū)的文字會(huì)自動(dòng)應(yīng)用【頁(yè)眉】樣式。而【頁(yè)眉】

12、樣式默認(rèn)是帶邊框的，所以會(huì)有無(wú)法刪除的情況。找到原因問(wèn)題就好解決了。 如果僅僅想去除頁(yè)眉下的橫線，最簡(jiǎn)單的方法就是改變頁(yè)眉所用的樣式。例如，用戶在編輯頁(yè)眉時(shí)可以把頁(yè)眉所用的樣式換成【正文】樣式。因?yàn)椤菊摹繕邮街袥](méi)有段落邊框的格式內(nèi)容，頁(yè)眉下自然也就不會(huì)出現(xiàn)橫線了。 除了改變頁(yè)眉所用樣式之外，還可以直接去除樣式。單擊【開(kāi)始】【樣式】【其他】按鈕，在下拉菜單中選擇【清除格式】命令即可除去頁(yè)眉樣式，此時(shí)橫線會(huì)消失。 可以通過(guò)修改【頁(yè)眉】樣式去除橫線。方法是雙擊頁(yè)眉進(jìn)入頁(yè)眉編輯區(qū)，單擊【開(kāi)始】【樣式】按鈕，在下拉菜單中單擊【樣式檢查器】按鈕，打開(kāi)樣式檢查器。單擊【段落格式】【下三角】按鈕，在下拉菜單中選擇【修改】命令，打開(kāi)【修改樣式】對(duì)話框。單擊【格式】按鈕，選擇【邊框】命令，打開(kāi)【邊框和底紋】對(duì)話框，設(shè)置“邊框”為“無(wú)”即可。,2.5.