1、第九章秘書信息工作是人們開展秘書歷史研究時，除文字、文書工作確定秘書的起源和沿革外，將歷史上的智囊團、師爺、幕僚、佐臣自然視為古代秘書。 說明了人們對這樣的質(zhì)量跟蹤是否完全有道理，秘書提出想法，想辦法，撿起功能不足的認(rèn)識。 這實際上認(rèn)識到秘書處在信息工作中的重要作用。 將信息工作融入其他工作，在信息工作中推進(jìn)其他工作的開展，是秘書目前正在開展工作的特征之一。 據(jù)說在先的秘書有眼睛和耳朵的作用，是仔細(xì)聽仔細(xì)看的事情。 這還不是一盞茶，把秘書在工作中聽到或看到的加工整理作為對引導(dǎo)者決策管理有價值的參考，并且這個價值越來越高是秘書對信息工作的要求。 一、信息的含義、特征、一、信息的含義目前在國內(nèi)外有

2、很多不同的說法。 一般來說，信息是事物發(fā)展變化的規(guī)律及其對事物運動狀態(tài)的客觀反映和正確表現(xiàn)，是對不同載體對客觀事物的描述、傳達(dá)，即對不同變動事物的知識。 狹義的信息是通過一定的物質(zhì)載體反映的新的有用的知識。 廣義信息是客觀描述各種事物的運動特征和變化。 課堂討論，1 .報紙、廣播、電視臺、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)等新聞消息可能是情報，那么廣義還是狹義？ 2 .氣象信息是廣義信息還是狹義信息？ 一、信息的含義、特征、二、信息的特征信息是物質(zhì)的一般屬性，而不是物質(zhì)本身。 關(guān)于一般信息，(1)具有客觀性這一特點。 信息是事物特征和變化的客觀反映。 因為事物的特征和變化是客觀存在，不會轉(zhuǎn)移人的意志，所以反映這種客觀存

3、在的信息同樣具有客觀性。 一、信息的含義、特征、2、信息的特征(2)時效性。 他們得到信息的目的是利用，能夠及時地傳達(dá)，只能利用適合需要者的信息。 信息的價值是及時向更多的用戶傳達(dá)，創(chuàng)造更多的物質(zhì)財產(chǎn)。 信息流通的話價值就會喪失的情況很多。 因此，信息必須有新的內(nèi)容、新的知識，“新”、“快”是信息的重要特征。 一、信息的含義、特征、2、信息的特征(3)無限性。 人類生活接觸的所有空間，都在不斷地產(chǎn)生信息，秘書寫的文章是信息，宇宙天體傳來的光波也是信息。 隨著時間的流逝，信息無限發(fā)展，客觀世界是無限的，因此信息也是無限的。 一、信息的含義、特征、2、信息的特征(4)傳達(dá)性。 傳輸是信息的一個元素

4、，也是信息的明顯特征，應(yīng)當(dāng)有效地傳遞信息，不傳遞就沒有信息，信息失去了有效性。 同樣，傳遞的快慢會嚴(yán)重影響信息的效用。 一、信息的含義、特征、2、信息的特征(5)開發(fā)性。 把信息作為資源來看，它是用不完的，用不完，可以不斷地探索，挖掘。 從信息記載的內(nèi)容來看，從客觀事物的復(fù)雜性和事物間的相互關(guān)聯(lián)來看，反映事物本質(zhì)和非本質(zhì)的信息很好地交織在一起，而且受歷史和人們的認(rèn)識能力的限制是免不得的，因此需要發(fā)展。 從信息的價值出發(fā)，可以利用信息開發(fā)新材料和新能源。 新材料和新能源的開發(fā)不僅依賴于信息的利用，而且新材料和新能源得到一盞茶觀和有效利用，也依賴于信息。 二、秘書的信息工作，一、秘書的信息工作這里

5、所說的信息工作，特別是秘書取得、加工、傳達(dá)、積累、利用信息的一系列活動。 秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公機關(guān)，也是上啟下、各方面溝通的信息中心。 對引導(dǎo)者來說，也是參謀、助手、耳目。 秘書部門的這些個職能，兩者都得不到信息。為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面、準(zhǔn)確、對路的信息是秘書的義務(wù)。 學(xué)者們認(rèn)為，發(fā)展信息中人們的活動總和就是信息工作。 秘書對信息所做的發(fā)表、收集、集中、篩選、分析、綜合、報告、利用和種子文件等活動的總和被認(rèn)為是秘書的信息工作。 隨著人們對信息的重視，信息工作在秘書工作中占有非常重要的位置。 鄧小平曾經(jīng)說過，管理工作的人沒有信息，鼻子不通，眼睛和耳朵不靈。 他所說的“管理的辦事兒人”，是引導(dǎo)

6、人，是做決策的人。 對于秘書來說，我們的情報工作在某種程度上決定了引導(dǎo)者和決策者的正誤與水平。 在經(jīng)濟工作中，經(jīng)濟信息、商業(yè)信息，甚至企業(yè)和組織的生命。 21世紀(jì)是中國在世界上崛起的世紀(jì)，預(yù)計中國的政治、經(jīng)濟、文化等今后將在世界更大的舞臺上活動。 “知己知彼，百戰(zhàn)不殆”秘書的情報工作，也一定要以世界為范圍。 因此，職業(yè)和手段現(xiàn)代化是秘書信息工作的新課題。 二、秘書信息工作，二、秘書信息工作特征秘書信息工作特征，取決于秘書工作圍繞信息的特點。 (一)普遍性。 信息的“隨時隨地”“隨地”決定了信息工作的普遍特征。 對于秘書來說，在信息采編的工作中，除了職務(wù)以外，對工作有用的最新變化信息都是我們收集

7、的對象，在其他人眼里，秘書的言行也是在某些方面發(fā)布和傳達(dá)信息。 因此，對秘書來說，信息工作始終處處長，二是秘書的信息工作，二是秘書的信息工作特征(2)緊迫性。 這取決于信息的時限性和非消耗性。 信息工作優(yōu)秀的秘書不僅信息獲取量大，而且準(zhǔn)確率高，信息處理周期短。 所謂緊急性，就是要求秘書做好情報工作又快又準(zhǔn)確。 同樣的信息，如果別人比我們利用得快，信息可能會對我們失去價值。 即使是同樣的信息，因為人們可以共享，我們失去了時間上的好處。 因此，迅速準(zhǔn)確地為引導(dǎo)者和決策人員提供信息，是“管理的辦事兒人”的耳目，是決策科學(xué)的重要保障，是秘書做好“輔助管理”的重要保障。 二、秘書信息工作，二、秘書信息工

8、作特征(3)開拓性。 這取決于信息可開發(fā)性的特點。 信息能否開發(fā)，關(guān)有木有在于秘書的信息業(yè)務(wù)的開拓性。 更進(jìn)一步地說，他是否是秘書開拓英勇的、善于開拓的人。 20世紀(jì)80年代中期，中共中央辦公廳在北京牌召開的部分省區(qū)市、中央部門秘書長、辦公廳主任座談會上，溫家寶同志首次提出“高層信息”概念。 他在進(jìn)一步做好信息工作，為一盞茶發(fā)揮辦公廳參謀助手的作用的演說中，指出：“信息的開發(fā)和處理，可以分為兩個層次，初級信息是既存網(wǎng)絡(luò)上的信息，也是向各地、各部門提交資料的初加工，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)可以用它來了解動向，但僅此而已掌門人水平的信息，是總結(jié)原始信息，綜合分析，在此基礎(chǔ)上提出的對策意見和處理方案，也包含經(jīng)過調(diào)查

9、研究對其中問題所寫的深刻資料。 初級信息是信息工作的基礎(chǔ)高級信息是初級信息的開發(fā)和深化具有更大的參謀咨詢作用。 在實際工作中，兩者相輔相成，不可偏廢。 努力發(fā)展，及時向引導(dǎo)人提供高水平的信息，是秘書信息工作的重要特征。 這有兩個意義。 一是秘書信息內(nèi)容的開發(fā)，即初級信息向高級信息的轉(zhuǎn)換一是信息載體現(xiàn)代化和信息加工手段現(xiàn)代化，是秘書開拓性信息工作的重要保證。二、秘書信息工作，3 .秘書信息工作的作用(1)輔助引導(dǎo)者準(zhǔn)確決策信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。 決策領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的過程實際上是信息的處理過程。 (2)協(xié)助引導(dǎo)者科學(xué)管理的科學(xué)管理本質(zhì)：按照一定的目標(biāo)，有效地控制一個管理系統(tǒng)。 進(jìn)程各方面信息引導(dǎo)者的信

10、息處理發(fā)出指令管理系統(tǒng)達(dá)到既定目標(biāo)，二、秘書信息工作、秘書信息工作的作用(3)拓展引導(dǎo)者和秘書思路控制信息社會現(xiàn)代引導(dǎo)者的“信息饑餓”。 秘書自身也需要通過信息工作拓展視野和思路，提高信息捕獲能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用創(chuàng)作能力。 (4)提高秘書工作效率的秘書部門和秘書人員的大部分工作，如公文、處理公文、制定檔案化、調(diào)查、開會等，實質(zhì)上處理信息。 (3)秘書處在信息辦事兒基本方案中，秘書處在信息辦事兒中，信息內(nèi)容多種多樣，信息工作形式也多種多樣。 打電話，就可以收集信息，公開信息，從網(wǎng)上找到必要的資料，也是收集信息。 也可看出秘書處的所有工作都是以信息為中

11、心進(jìn)行的。 因此，秘書處掌握正確的信息工作處理程序至關(guān)重要。 1信息采編這是信息采編、修訂、預(yù)備整理的階段。 對秘書來說，這一階段的基本要求是收集方面廣泛。 但是，在有限的秘書工作范圍和工作時間內(nèi)，面對無限的信息世界，“廣”是一個相對的概念。 這要求秘書的極限分辨率很強。 如果判斷正確，廣泛收集的信息中“含金量”就會大幅度提高。 為了提高信息的“含金量”，秘書必須首先作為信息采編工作中“建構(gòu)網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)”的一環(huán)，確立秘書的信息渠道。 例如，信息人員的配置、信息定期會議制度和信息交換制度的明確化、信息網(wǎng)站的建立、計算機網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)絡(luò)的實現(xiàn)等，是秘書工作中確立信息渠道的方法。 上級信息、內(nèi)幕消息、社會信息

12、、歷史信息、國際信息、秘書、引導(dǎo)者、同行信息、秘書信息采編網(wǎng)、信息采編8頻道、各種信息2信息分析。進(jìn)行信息的識別、分析和篩選，確定信息的價值，明確或確定信息的存儲格式，并把它及時參與到其他信息的綜合利用中。 秘書在這個階段對工作的要求是分析準(zhǔn)確，信息價值評估準(zhǔn)確，綜合處理快。 3信息加工信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經(jīng)過加工處理。 使信息加工能夠識別、篩選、集成、分析和創(chuàng)建捕獲的原始信息，并將其用作完整和有用的信息材料。 信息加工是工作的過程，也是創(chuàng)造性思維活動的加工成果是科學(xué)方法和智力勞動的結(jié)晶，具有比原始信息更大的使用價值。信息加工的方法、a .歸納法：篩選合并同類主題信息的這種方法便于

13、深入理解和研究引導(dǎo)者的某些方面的問題。 b .濃縮法。 在保證信息量不變的基礎(chǔ)上，將長信息壓縮為短信息。 動態(tài)信息通常很短，調(diào)查、經(jīng)驗等信息材料也可以很長。 c .縱深法。 “打碎砂鍋聽到底”。 沿著縱向，進(jìn)一步，作為一頭地一頭地，一環(huán)深入闡明問題。 d .擴張法。 補充不完整的原始資料，使之成為完全有用的信息材料。 電子比較法。 縱向比較橫向比較組合兩個比較。 這種方法聯(lián)托拉斯鮮明，印象深刻。 f .轉(zhuǎn)換法。 把抽象的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成人們?nèi)菀桌斫獾氖吕?該方法之一是要求變換對象之間的比較性，其二是要求變換對象易于理解。 g .尺格拉夫。 一目了然，使用方便。 h .切斷法。 多用于動態(tài)信息的加工

14、。系統(tǒng)要求您確定、適當(dāng)選擇和剪切信息主題。 4信息利用是信息業(yè)務(wù)的核心階段，終極目的。 如果信息不可用或利用價值低，圍繞信息的所有工作都是無意義的，可以取得更多的成果。 秘書工作中，信息的利用最重要的是向有關(guān)引導(dǎo)者和有關(guān)管理部門提交有價值的信息報告。 引導(dǎo)者和有關(guān)部門利用秘書提供的信息，輔助決策，參考政策，掌握基礎(chǔ)情況。 信息的利用包括采取適當(dāng)?shù)膫鬏斝问?，及時向相關(guān)組織和人員分發(fā)、傳播利用，采取適當(dāng)?shù)挠洃浶问?，存儲信息，形成信息中心、信息庫，使相關(guān)組織和人員能夠閱覽。 無論信息起到怎樣的作用，只要它對引導(dǎo)人和有關(guān)部門“有用”，秘書的信息工作就有意義。 用途越大意義越大。 因此，在這個階段要求秘

15、書：留心信息的綜合利用。 一條單個信息的使用遠(yuǎn)不如多條信息的聚合處理之后的使用。 這就是中央發(fā)出的“高水平情報”。 a .本級引導(dǎo)者了解情況，為正確的決定、指導(dǎo)工作提供信息b .為上級引導(dǎo)者了解情況，為正確的決定、指導(dǎo)工作提供高水平的信息c .為下級機構(gòu)和下級機構(gòu)提供信息。 秘書機構(gòu)提供情報服務(wù)必須滿足“四性”的要求a .有較強的目標(biāo)b .內(nèi)容有多樣性c .必須在時間上把握及時性d .提供信息的隱秘性一盞茶留心。 5 .信息反饋這是信息的適用程度，信息工作的利益效率，有問題的考察階段。 完善的信息工作，不在意回種子文件環(huán)節(jié)，它是檢驗信息工作的重要環(huán)節(jié)，也是把握信息利用程度、效率水平的過程，是更

16、新信息工作的基礎(chǔ)。 進(jìn)行信息反饋，重要的是信息工作目標(biāo)的量化。 質(zhì)量、效率標(biāo)準(zhǔn)決定于工作的第一，可以分析信息反饋。信息反饋(正反饋和負(fù)反饋)、信息反饋可憎：不擔(dān)心喜訊、秘書情報系統(tǒng)、信息傳遞、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格決策實施、種子文件反饋情報系統(tǒng)、以上五個環(huán)節(jié)、周與再星空衛(wèi)視運動是秘書信息工作的基本過程。 這個計程儀程序可以用以下簡單的圖表示。 (四)信息工作在秘書工作中的地位和作用，秘書部門是機關(guān)、機關(guān)的綜合工作機構(gòu)，為各級引導(dǎo)者提供服務(wù)。 引導(dǎo)者工作離不開信息，信息貫穿引導(dǎo)者工作的全過程。 秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)的重要內(nèi)容之一是提供情報服務(wù)。 領(lǐng)導(dǎo)工作的過程一般是決策、實施、軍隊指揮、控制、協(xié)調(diào)。 在

17、這整個過程中，秘書工作必須為引導(dǎo)者提供情報服務(wù)。 首先，必須為領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格決策提供情報服務(wù)。 決策是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格中最重要和最基本的一環(huán)。 信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。 從某種意義上說，引導(dǎo)人決策工作是信息的處理工作。 科學(xué)預(yù)測、確定決策目標(biāo)、制定決策方案的過程是收集信息、利用信息、分析信息、綜合處理信息的過程。 秘書部門不是決策人，不參與決策，但必須為引導(dǎo)者決策提供服務(wù)，為引導(dǎo)者決策提供及時、準(zhǔn)確、有參考價值的信息。 其次，在引導(dǎo)人做出決策后，實施決策時，必須及時準(zhǔn)確地傳達(dá)決策信息。 也就是說，必須傳達(dá)引導(dǎo)人的決定、方針、政策和意圖。 這是自頂向下的信息傳達(dá)，需要由秘書部門進(jìn)行，要求正確地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的決

18、策。 最后，在引導(dǎo)者進(jìn)行軍隊指揮、控制、協(xié)調(diào)以達(dá)成決策目標(biāo)的過程中，必須提供種子文件反饋信息。 所謂信息反饋，是將輸出的信息與作用對象進(jìn)行比較，再發(fā)送結(jié)果，影響信息的再輸出的過程。 回種子文件在控制論中是一個重要的原理。 反種子文件是系統(tǒng)調(diào)節(jié)控制的基本形式。 實施決策、進(jìn)行軍隊指揮、控制、協(xié)調(diào)的過程，即種子文件背后協(xié)調(diào)的過程。信息反饋分為信息輸出、作用結(jié)果模糊、再輸出三個階段。 輸出的信息是與作用對象比較的結(jié)果被再發(fā)送，該結(jié)果也是重要的信息，被稱為回種子文件信息。 在領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格中，種子文件反饋信息對實現(xiàn)正確的軍隊指揮、控制和協(xié)調(diào)非常重要。 此外，回種子文件信息對決策也很重要。 這是判斷、驗證決策是否正確的主要尺度，也是不斷修改、不斷調(diào)整決策以符合客觀現(xiàn)實的主要依據(jù)。 三、高級信息開發(fā)，(一)高級信息的特點和作用初級