1、1,工作計(jì)劃及管理培訓(xùn),SETC中心 霍智勇,2,介紹,學(xué)習(xí)項(xiàng)目計(jì)劃的制作 學(xué)習(xí)項(xiàng)目計(jì)劃的管理 重點(diǎn)詞： 項(xiàng)目計(jì)劃 周狀態(tài)報(bào)告 工作周報(bào) （日報(bào)） （周工作例會）,3,議程,培訓(xùn)分兩個(gè)部分 項(xiàng)目計(jì)劃的制定和管理 工作計(jì)劃的制定 工作計(jì)劃跟蹤和監(jiān)控 工作計(jì)劃的更改 周報(bào)的填寫及管理,4,這次培訓(xùn)的目的,這次培訓(xùn)的目的： 熟悉項(xiàng)目計(jì)劃及匯報(bào)的管理制度，結(jié)合實(shí)際工作進(jìn)行討論。 學(xué)習(xí)使用一些制作計(jì)劃的工具和方法。 各項(xiàng)目開始制定工作計(jì)劃，并且在實(shí)際工作中開始實(shí)施。,5,第一講：工作計(jì)劃,第一講： 項(xiàng)目計(jì)劃,6,問題:,什么叫項(xiàng)目管理? 項(xiàng)目管理有什么特點(diǎn)?,7,一個(gè)高效組織的特點(diǎn),一個(gè)高效組織的特點(diǎn)是

2、什么： 有計(jì)劃的生產(chǎn) 有計(jì)劃的改進(jìn),8,工作計(jì)劃的意義,兩種工作形式： 消級式工作 消防式救火管理。 積極式工作 計(jì)劃式主動管理。,9,消防式工作特點(diǎn),消防式工作特點(diǎn)： 救火！ 工作或忙或閑經(jīng)常位于兩個(gè)極端。 工作重復(fù)性強(qiáng)，工作繼承性差。 人員固定性差，整體調(diào)控性差。 項(xiàng)目成功率低，整體士氣低。 項(xiàng)目越大，涉及的人員越多，成本越大，風(fēng)險(xiǎn)越高。,10,計(jì)劃式工作特點(diǎn),計(jì)劃式工作特點(diǎn)： 主動出擊！ 工作被預(yù)計(jì)，強(qiáng)度可控并處于平穩(wěn)狀態(tài)。 通過對計(jì)劃執(zhí)行的分析和調(diào)控，綜合效率不斷提高，整體調(diào)控性不斷增強(qiáng)。 人員穩(wěn)定性強(qiáng)，工作繼承性強(qiáng)。 相關(guān)資源的保證性強(qiáng)，項(xiàng)目成功率高，士氣高。 項(xiàng)目越大，涉及的人員越

3、多，同樣可以控制成本和控制風(fēng)險(xiǎn)。,11,問題:,如果你是一個(gè)總經(jīng)理，你要經(jīng)營一個(gè)企業(yè)，你需要制定哪些計(jì)劃？,12,工作計(jì)劃的分類,工作計(jì)劃的分類： 對于固定的組織（部門） 戰(zhàn)略計(jì)劃（指導(dǎo)性） 階段計(jì)劃（指導(dǎo)性） 實(shí)施計(jì)劃（執(zhí)行） 其它計(jì)劃（營銷、安全、質(zhì)量、環(huán)保、勞保等） （執(zhí)行） 對于臨時(shí)的組織（項(xiàng)目組） 項(xiàng)目計(jì)劃（執(zhí)行）,13,項(xiàng)目計(jì)劃,項(xiàng)目計(jì)劃： 制定者：項(xiàng)目經(jīng)理 計(jì)劃的時(shí)間范圍：項(xiàng)目正式啟動到項(xiàng)目結(jié)束。 計(jì)劃的內(nèi)容：項(xiàng)目活動工作安排。,14,計(jì)劃的要素,計(jì)劃的要素： 工作任務(wù) 工作細(xì)分 工作量 進(jìn)度 人員 資源 問題：資源都有哪些內(nèi)容？,15,項(xiàng)目計(jì)劃范例（一）,16,項(xiàng)目計(jì)劃范例（一

4、）,17,項(xiàng)目計(jì)劃范例（二）,18,項(xiàng)目計(jì)劃范例（二）,19,制定項(xiàng)目計(jì)劃,提問： 制定項(xiàng)目計(jì)劃前應(yīng)該做什么？,20,項(xiàng)目計(jì)劃的準(zhǔn)備,需要明確： 項(xiàng)目目標(biāo)！ 項(xiàng)目資源! 相關(guān)約束!,21,項(xiàng)目目標(biāo),技術(shù)目標(biāo) 非技術(shù)目標(biāo)(商業(yè)成本時(shí)間),22,項(xiàng)目的資源,資源的五要素: 人員 設(shè)備 材料 法律法規(guī) 環(huán)境. 人： 給哪些人制定工作計(jì)劃 這些人的能力和特點(diǎn) 關(guān)于人的其它的限制,23,項(xiàng)目計(jì)劃的準(zhǔn)備,工作任務(wù)： 全面，不能漏掉 準(zhǔn)確，不能說不清楚,24,項(xiàng)目計(jì)劃的準(zhǔn)備,時(shí)間進(jìn)度： 人+工作量+其它限制進(jìn)度表 要求： 對工作量有科學(xué)的估計(jì) 對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)進(jìn)行控制（非技術(shù)和技術(shù)） 明確其它限制（如成本、時(shí)間、其

5、它資源）,25,制定計(jì)劃的步驟,制定計(jì)劃的準(zhǔn)備： 對工作產(chǎn)品的確定 對工作產(chǎn)品（及更改）的規(guī)模的估計(jì) 對工作量和成本的估計(jì) 對進(jìn)度和里程碑的確定 對風(fēng)險(xiǎn)的識別和控制 對其它管理方法的確定（如配置管理或質(zhì)量保證） 對其它相關(guān)約束的確定（外部人員、設(shè)備等）等,26,工作計(jì)劃的執(zhí)行和監(jiān)控,沒有監(jiān)督的計(jì)劃是無效的計(jì)劃！ 工作狀態(tài)的監(jiān)控方法： 日工作記錄（員工每天工作，記流水） 每周狀態(tài)報(bào)告（員工每周工作狀況） 員工向組織的負(fù)責(zé)人提交（部門經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理） 項(xiàng)目周報(bào)（項(xiàng)目組每周工作狀況） 組織的負(fù)責(zé)人向上一級主管提交 工作例會,27,日工作記錄(可選),日報(bào)是工作狀態(tài)的原始數(shù)據(jù)。 日報(bào)提供的時(shí)間記錄是用

6、于測量的基礎(chǔ)。 測量： 對工作任務(wù)的時(shí)間的計(jì)量。 對工作任務(wù)狀態(tài)的計(jì)量。 對工作任務(wù)的成本的計(jì)量。,28,日報(bào)模板,29,周狀態(tài)報(bào)告,周狀態(tài)報(bào)告是每名員工對每周工作的匯總。 是每名員工的工作情況的反饋（針對工作計(jì)劃）。 是修訂工作計(jì)劃的數(shù)據(jù)來源。 是工作考核的主要數(shù)據(jù)來源。,30,項(xiàng)目周報(bào),項(xiàng)目周報(bào)是組織用來監(jiān)控計(jì)劃進(jìn)行程度的匯報(bào)機(jī)制： 項(xiàng)目周報(bào)的編寫者：項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目周報(bào)的內(nèi)容： 本周工作計(jì)劃執(zhí)行情況（已經(jīng)完成的工作及對這些工作的度量） 本周工作中產(chǎn)生的問題、風(fēng)險(xiǎn)和變更情況 下周的工作計(jì)劃,31,項(xiàng)目周報(bào),32,項(xiàng)目計(jì)劃的修訂（更改）,從不更改的工作計(jì)劃是不可用的！ 當(dāng)人員、資源、風(fēng)險(xiǎn)、成本

7、、商業(yè)需求、其它約定等條件發(fā)生變化時(shí)，需要對工作計(jì)劃進(jìn)行修訂。 項(xiàng)目誰負(fù)責(zé)誰修訂.,33,項(xiàng)目計(jì)劃的修訂（更改）,對項(xiàng)目計(jì)劃的修訂的影響進(jìn)行估計(jì)和評審（規(guī)模、成本、風(fēng)險(xiǎn)等） 重新取得受影響組織的承諾。 如果更改涉及到更改用戶的需求，則必須經(jīng)過用戶和公司高層經(jīng)理的許可。,34,填寫更改申請單,35,提問：,項(xiàng)目計(jì)劃中可能會進(jìn)行哪些評審？,36,回顧第一講內(nèi)容：,常見的兩種工作形式（計(jì)劃式和消防式） 工作計(jì)劃的種類 制定工作計(jì)劃前應(yīng)明確的信息（人、任務(wù)、進(jìn)度等） 工作計(jì)劃的監(jiān)控方法（日報(bào)、周狀態(tài)報(bào)告、工作周報(bào)） 工作計(jì)劃的更改,37,第二講：周報(bào)的填寫及管理,第二講： 周報(bào)的填寫及管理,38,工作狀況匯報(bào)的形式：,一般共四種 工作日志 周報(bào)(員工/項(xiàng)目) 周工作例會 突發(fā)事件緊急報(bào)告,39,周報(bào)：,員工周報(bào) 項(xiàng)目周報(bào) 問題和風(fēng)險(xiǎn) 變更及未完成的工作 完成的工作 下周計(jì)劃 意見和建議 度量(可不填) 預(yù)算修訂 進(jìn)度修訂 獲得價(jià)值,40,周報(bào)的匯報(bào)方法：,部門經(jīng)理的周報(bào)每周五下班前發(fā)送副總經(jīng)理(可