1、案例導(dǎo)入： 華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“KH新產(chǎn)品新聞發(fā)布會”的會議大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。已有來賓到會，但管簽到工作的秘書還未到崗，米蘭十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機(jī)響了，原來是今天大會上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟(jì)工作的副市長的專車在路上出了故障。時(shí)間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去電視臺接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺。這樣，通過及時(shí)的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理 。米秘書剛準(zhǔn)備喘口氣，手下的工作人員又來反映因預(yù)先估計(jì)不足，會議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書又

2、趕緊派人與大廈的管理人員協(xié)商，盡可能地多提供一些車位。然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時(shí)接副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。,一、會議的內(nèi)涵 會議:人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程 會見:又稱接見、拜會 會談:是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見,一、會議的內(nèi)涵 會議的構(gòu)成要素 基本要素：目的、時(shí)間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程等 其他要素：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等,二、會議的主要種類 按組織類

3、型 內(nèi)部會議 外部會議 正式會議 非正式會議 按時(shí)間方面的規(guī)定性 定期會議 不定期會議 按出席對象 聯(lián)席會 內(nèi)部會 代表會 群眾會,按功能性質(zhì) 決策性 講座性 執(zhí)行性 告知性 學(xué)術(shù)性 協(xié)調(diào)性 報(bào)告性 談判性 動員性 紀(jì)念性等 按議題性質(zhì) 專題性 綜合性 按規(guī)模大小 特大型 大型 中型 小型 按會議采用的方式手段 常規(guī)會 廣播會 電話會 電視會 網(wǎng)絡(luò)會,三、公司常見會議的類型與作用 經(jīng)理例會與特別會議 員工例會 股東大會和董事會議 公司年會,三、公司常見會議的類型與作用 客戶咨詢會 產(chǎn)品展銷訂貨會 業(yè)務(wù)洽談會 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會,1、制定會議方案的一般原則 減少會議次數(shù)原則 嚴(yán)守時(shí)間原則 會議通知

4、的明確性原則 缺席遲到的事前聯(lián)絡(luò)原則 效率性原則,2會議籌備方案的內(nèi)容 確定會議的主題與議題 確定會議的名稱 確定會議的議程 確定會議的時(shí)間和日期 確定會議所需設(shè)備和工具,確定會議與會代表的組成 確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作 確定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 確定會議住宿和餐飲安排 確定會議的籌備機(jī)構(gòu),可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會籌備方案 一、會議主題：為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。 二、會議的時(shí)間、地點(diǎn)：擬定于3月5日上午9：00至下午4：

5、00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。,會議籌備方案示例如下：,三、參加會議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?jì)50人。 四、會議議程：會議由主管副總經(jīng)理主持。 上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。 (2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。 (3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。 下午：(1)分組討論。 (2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃草案。 (3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。,五、會議議題： (1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。 (2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。 (3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。 (4)技術(shù)訓(xùn)

6、練方法的再討論。 六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。,七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。 (1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。 (2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。 (3)公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃(草案)。 (4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。 八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。 附：(1)會議通知。 (2)會議日程表。,1確定會議的時(shí)間 2會議議程與會議日程 會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來 會議日程：是指會議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排,安排會議議程和日程要注意的問題 1）要把握會議目的，即了解會議

7、召開的原因 2）先安排關(guān)鍵人物的時(shí)間，要保證重要人物能夠出席會議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時(shí)間參加會議 3）例會原則上定時(shí)召開，且時(shí)間不宜過長。 4）如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。,大中型會議的議程一般安排： 開幕式、上司和來賓致辭 上司做報(bào)告 分組討論 大會發(fā)言 參觀或其他活動； 會議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。,會議議程示例 英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程 公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。 一、宣布議程。 二、說明有關(guān)人員缺席情況。 三、宣讀并通過上次會議的記錄。 四、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。 五、銷售一部

8、關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。 六、公司銷售人員的招聘和重組。 七、銷售二部經(jīng)理的人選。 八、下季度銷售目標(biāo)。,會議日程表示例：,會場位置必須讓上司和與會者方便前往 會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符 場地要有良好的設(shè)備配置 場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū) 選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所 場地租借的費(fèi)用必須合理,四、正確確定會人員范圍 五、準(zhǔn)備會議文件資料 為上司撰寫會議文稿 為上司準(zhǔn)備材料 組織好發(fā)言人的文稿 準(zhǔn)備資料袋,六、發(fā)送會議通知 1會議通知的作用 周知作用 提醒作用 憑證作用,2、會議通知的發(fā)送 為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會議和每日例會，均應(yīng)正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重 人數(shù)

9、較少的非正式會議，可用多種方式進(jìn)行通知。 一些會議在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書 如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份,需要回復(fù)的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名 對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計(jì)算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出 如果與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和反程時(shí)間，并說明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具線路 會議通知樣本要作為檔案保存,3、會議通知的內(nèi)容

10、要有具體的會議名稱 日期、時(shí)間、場所要準(zhǔn)確無誤 議題應(yīng)盡量具體 有附加資料時(shí)，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù),會議通知示例,會議通知 尊敬的客戶： 為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬請回復(fù)及光臨。 附：會議日程及路線圖 回執(zhí) 請于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話 我公司參加此次會議，參加人數(shù)： 我公司不能參加此次會議。 姓名： 公司：,七、布置會場 1會場的整體格局 面門為上 居中為上 以遠(yuǎn)為上

11、 前排為上,2主席臺座次的安排 前排高于后排 中央高于兩側(cè) 國內(nèi)政務(wù)會議左高右低 國際會議右高左低 主持人：居中設(shè)座 自由擇座 發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國內(nèi)會議主席團(tuán)前面中間位置 國際會議前排右前方發(fā)言,4會場的整體布局類型 大中型：方形 半圓形 小 型：圓形 大小方形 環(huán)形 回字形 馬蹄形 等,會場類型,方 形,會場類型,半圓形,會場布置的各種必要設(shè)施 橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會議主席臺上方，以作歡迎和明示主題之用；,2. 指示牌：指示標(biāo)志對于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，往往周到的細(xì)節(jié)安排也會使與會者更能體會到服務(wù)的周到，指示牌也要注意統(tǒng)一整個(gè)會議的標(biāo)識；,3. 桌牌：在簽

12、到處和貴賓位置設(shè)備桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；,4. 胸牌：設(shè)置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會場人員的身份，更加容易識別和協(xié)調(diào)人員；,5. 簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方； 6. 簽到處背景板：在簽到處的后方設(shè)置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會議的專業(yè)性；,7. 會場主背景板/背景墻：會議主席臺后方通常會搭建起一塊主題背景，上有會議主題及主辦機(jī)構(gòu)信息,八、準(zhǔn)備會議所需物品、設(shè)備 九、安排食宿 十、大型會議的接(送)站、報(bào)到,十一、大型會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算 會議資料費(fèi) 郵電通訊費(fèi)用 會議設(shè)備和用品費(fèi) 會議辦公費(fèi) 會議宣傳交際費(fèi) 會議住宿補(bǔ)貼費(fèi) 會議伙食補(bǔ)貼

13、會議交通費(fèi) 其他開支,一、會前的最后檢查 1檢查的方式 聽取會議籌備人的匯報(bào) 現(xiàn)場檢查 2檢查的內(nèi)容 文件的材料準(zhǔn)備情況 會場布置情況 會議保衛(wèi)工作情況,二、組織簽到和登記 三、做好必要的錄音錄像工作 四、會議設(shè)備的操作與維護(hù) 五、做好會議的記錄工作,會議記錄示例： 藝海股份有限公司董事會例會記錄 (2002年4月14日) 宣布：2002年4月14日上午10：00藝海股份有限公司董事會例會在北京海淀高科技大廈公司總部會議室召開。主持人為高杰，有法定人數(shù)參加了會議，他們是：高杰(董事長)、劉明(副董事長)、白雪(秘書)、歐陽軍(財(cái)務(wù)主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董

14、事、錢清董事。 記錄：秘書白雪宣讀了2002年3月10日會議的記錄，并在宣讀后獲得通過。,財(cái)務(wù)狀況： 財(cái)務(wù)主管歐陽軍提出的一份財(cái)務(wù)報(bào)告顯示，2002年3月31日公司的流動資金余額為2576.98萬元。財(cái)務(wù)主管的報(bào)告在宣讀后獲得通過。 公司其他活動報(bào)告： 主管公司企劃部的副總經(jīng)理郭利董事報(bào)告說，公司企業(yè)策劃活動的下一個(gè)項(xiàng)目是為北京護(hù)城河河道清淤項(xiàng)目捐款10萬元人民幣，這項(xiàng)公益活動將有助于提高企業(yè)的知名度。計(jì)劃在“五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有關(guān)部門捐款。關(guān)于此事全部細(xì)節(jié)情況的材料將于4月21號寄發(fā)給所有成員,新的事項(xiàng)： 安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會例會上，公司董事會應(yīng)任命一人負(fù)

15、責(zé)公司職工藝術(shù)節(jié)(將于8月初舉行)，同時(shí)董事會還應(yīng)在下次會議上為職工藝術(shù)節(jié)確定一個(gè)主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過。 休會： 已無其他問題，會議于上午11：50結(jié)束。 秘書(簽名) 董事長(簽名）,六、提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 七、做好會議的保密和保衛(wèi)工作 八、組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 九、會議信息工作,1、充分認(rèn)識媒體的重要作用和媒體在塑造企業(yè)形象中的影響 2、了解媒體 3、有備而來 4、臨場表現(xiàn),一、會前的準(zhǔn)備 1、根據(jù)個(gè)人觀點(diǎn)研究問題 2、依據(jù)所提供的文件、資料，準(zhǔn)備推斷分析的論證材料。并提出意見或詢問事項(xiàng) 3、準(zhǔn)備在會間盡力發(fā)揮自己的角色 4、嚴(yán)格遵守開會

16、時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)到會,二、會議期間的角色方寸 1、認(rèn)真傾聽他人的觀點(diǎn) 盡量避免： 1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調(diào)，自己又拿不出合理的論證 2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話 3）盲目認(rèn)同他人觀點(diǎn),2、積極發(fā)表自己的見解 1）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時(shí)機(jī) 2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力 3）發(fā)言要守時(shí)，動作、手勢要充滿自信，但不要固執(zhí)己見，,3、關(guān)注正在討論的事項(xiàng) 1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛 2）不隨便打斷別人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會者的權(quán)利 3）不隨便進(jìn)進(jìn)出出，影響他人的發(fā)言 4）自己的論點(diǎn)會證明根據(jù)不足時(shí)，應(yīng)當(dāng)顯示自己的風(fēng)度，放棄己見 5）應(yīng)

17、服從多數(shù)人的決定,一、準(zhǔn)備會議主持計(jì)劃 1、自查的內(nèi)容 會議目的是否明確 會議程序是否確定 會議是否有助于你制定決策 與會人員能否充分發(fā)表自己的見解 你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風(fēng),2、制定主持人行動計(jì)劃需搞清的問題 關(guān)于會議的目標(biāo)：總目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是什么？子目標(biāo)是否有助于實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)？ 關(guān)于會議的結(jié)構(gòu)：會議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時(shí)間 關(guān)于結(jié)果與目標(biāo)的偏差：你允許會議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)偏差的大??？,二、控制會場的氣氛 開會時(shí)間準(zhǔn)時(shí)，不能因?yàn)閭€(gè)別人對會議的冷漠態(tài)度或尚未到場而耽誤大家的時(shí)間 當(dāng)會議參加者進(jìn)入會場時(shí)，要與他們打招呼，保證他們各有其座 會議

18、開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個(gè)與會者都明白會議的目的 鼓勵每一個(gè)人發(fā)表自己的見解 在一段時(shí)間里要集中討論一個(gè)議題，避免跑題,一、合理安排與會人員返程 二、提醒與會者及時(shí)做好各種物品的清退 三、清理會場和文件 四、整理會議材料，立卷歸檔 會議正式文件，如決定、決議、計(jì)劃、報(bào)告等。 會議參閱文件。 會議安排的發(fā)言稿。 會議上的講話記錄,五、會議的總結(jié) 1、會議總結(jié)的要點(diǎn) 1）會議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容，逐條對照檢查 2）總結(jié)要將客觀標(biāo)準(zhǔn)和主觀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合 3）總結(jié)要以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵下屬為目的 2、起草會議紀(jì)要或總結(jié)報(bào)告,六、會議效果的評估 1、對主持人的評估 組織安排會議 確定、檢查目標(biāo) 遵守時(shí)間 鼓勵發(fā)表見解、提出建議與問題 澄清事實(shí) 引入正題還是離題太遠(yuǎn) 控制過嚴(yán)或過松 處理沖突、解決爭端,2、對會議工作人員的評估 會議工作中，精通業(yè)務(wù)，勝任工作 具有公關(guān)意識，能自學(xué)維護(hù)組織的形象 具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范 會議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為 與同事合作協(xié)調(diào)，相處融洽 對上司的批評指導(dǎo)，能虛心接受,3、對會議管理工作的總體評估 會議管理評估（1為優(yōu)秀，4為差） 一、整體安排對會議上收到的信息給出您的回答 會議計(jì)劃 1 2 3 4 住宿設(shè)施 1 2 3 4 會議費(fèi)用 1 2 3 4 預(yù)