1、公文處理基本知識,規(guī)范文件處理 提高工作效率,公文的涵義與特點(diǎn)公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡稱公文，是法定機(jī)關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料（包括電報(bào)，下同），是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。,公文的種類 公文的格式 收發(fā)文辦理 一點(diǎn)建議,一、公文的種類,(一)決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。 (二)決定。用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。 (三)指示。用于對下級機(jī)關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。 (四)意見。用于對重要問題提

2、出見解和處理辦法。 (五)通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。 (六)通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。 (七)公報(bào)。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。,(八)報(bào)告用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。 (九)請示用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 (十)批復(fù)用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。 (十一)條例用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。 (十二)規(guī)定用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范

3、。 (十三)函用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。 (十四)會議紀(jì)要用于記載會議主要精神和議定事項(xiàng)。,從一般黨政機(jī)關(guān)行文管理上分,上行文（請示、報(bào)告） 下行文（通知、通報(bào)、批復(fù)、決議、決定等） 平行文（函、回復(fù)意見等） 內(nèi)務(wù)文種（會議紀(jì)要、規(guī)定、條例）,二、公文的標(biāo)準(zhǔn)格式,黨政機(jī)關(guān)公文處理的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)： 1、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（中辦發(fā)199614號 ） 2、國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號 ） 3、國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T97041999 ）,公文的用紙、要素定義和版面尺寸,國標(biāo)規(guī)定的公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，

4、其尺寸為210mm297mm 標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位為一個(gè)漢字所占空間。標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位為基準(zhǔn)行，即3號字高度加3號字高度7/8倍的距離。,公文用紙?zhí)祛^（即上邊距）為：37mm1mm 公文用紙訂口（即左邊距）為：28mm1mm 版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）,公文的版面尺寸,28毫米,37mm,225mm,156mm,中共機(jī)關(guān)公文處理辦法中規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成。 國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定將組成公文的各要素劃分為眉

5、首、主體和版記三個(gè)部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。 對于平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。,第十條 黨的機(jī)關(guān)公

6、文版頭的主要形式及適用范圍； (一)中共文件用于各級黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請示。 (二)中國共產(chǎn)黨委員會()用于各級黨委通知重要事項(xiàng)、任免干部、批復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示，向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作。 (三)中共辦公廳(室)文件、中共辦公廳(室)()用于各級黨委辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，傳達(dá)黨委的指示，答復(fù)下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的報(bào)告、請示，發(fā)布有關(guān)事項(xiàng)，向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作。 (四)中共部文件、中共部()用于除辦公廳(室)以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，向上級機(jī)關(guān)報(bào)告、請示工作。,上報(bào)的公文

7、需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。 公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；,公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1.”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。 成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“” ，單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字 。,聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)

8、間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。,附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時(shí)間下一行。 主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。 黨委機(jī)關(guān)公文主題詞的使用應(yīng)當(dāng)參照中辦秘書局公文主題詞表，

9、行政機(jī)關(guān)則應(yīng)參照國務(wù)院公文主題詞或?qū)?yīng)上級部委印發(fā)的主題詞表。,頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。 特殊情況說明當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。,其他特定格式信函式格式發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細(xì)下粗），兩

10、條線長均為170mm。每行距中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。,命令格式命令標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下一行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人名章下一行右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。其他從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。,會議紀(jì)要格式會議紀(jì)要標(biāo)識由“會議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識位置為上邊緣至版心上邊緣為25mm ，用紅色小標(biāo)宋體字

11、，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。,三、收發(fā)文辦理,（一）發(fā)文辦理發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 草擬：根據(jù)工作確實(shí)需要發(fā)文的由確定職責(zé)范圍內(nèi)的部室負(fù)責(zé)草擬,審核：公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 簽發(fā)：以單位名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署

12、意見，并寫上姓名和時(shí)間。若圈閱，則視為同意。,復(fù)核：公文正式印制前,辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。并最后統(tǒng)一登記發(fā)文序號。 繕印、分發(fā)：文件統(tǒng)一由辦公室統(tǒng)一印制（因工作原因可由擬稿部室代為繕?。?，并蓋章分發(fā)。,（二）收文辦理,收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 審核、簽收、登記：收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公

13、文格式是否規(guī)范。,擬辦：經(jīng)審核的公文,辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。 審批公文時(shí),對有具體請示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。,公文的管理和歸檔,公文的管理和歸檔方面，市委、市政府每年都有相關(guān)的培訓(xùn)班，具體工作是由辦公室派員參加并負(fù)責(zé)相關(guān)工作，這里就不再贅述。,四、一點(diǎn)建議,1、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范格式 紅頭文件紙的印制 公文寫作中的格式規(guī)范 2、明確責(zé)任，加強(qiáng)管理。 文件的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確 文號的分配管理應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一 紅頭原件和領(lǐng)導(dǎo)批件應(yīng)當(dāng)由辦公室統(tǒng)一存檔和復(fù)印分發(fā),3、公文呈批中的一些細(xì)節(jié)探討 是“呈批”還是“請批”？ 4、文稿及正式文件的管理 各部室文件的歸類管理、文具的配備 集中銷毀方式