1、重慶市南岸區(qū)檔案局易會(huì)計(jì)檔案管理所，62988524，1。會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)和概念。會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)(整理)1。財(cái)政部、國(guó)家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法(蔡慧字1998322號(hào))。重慶市財(cái)政局重慶市檔案局關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理工作的通知(渝黨發(fā)201026號(hào))，(二)會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其他組織在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)專業(yè)資料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。(符合檔案構(gòu)成的三要素)特點(diǎn)：形成范圍廣，檔案內(nèi)容嚴(yán)格，檔案類別穩(wěn)定，外部形式多樣。形成主體、原始屬性、價(jià)值屬性、專業(yè)

2、領(lǐng)域、歸檔范圍；2.會(huì)計(jì)檔案的分類和歸檔范圍；(1)會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、會(huì)計(jì)憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證(1999年以后的工資)；(2)會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等會(huì)計(jì)賬簿包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注和書面說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告(4)其他類別：包括銀行對(duì)賬單、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單、注意事項(xiàng)：(1)各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中形成的其他文件和資料，如：政策法規(guī)、計(jì)劃匯總、報(bào)批等。屬于歸檔文件和檔案的范疇；單位的預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、各種財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)管理文件、資料應(yīng)當(dāng)納入文件檔案歸檔。(二)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔

3、案銷毀清冊(cè)納入檔案(企業(yè)屬于其他類別)。(3)年度工資報(bào)告、職工工資、獎(jiǎng)金和各種福利審批登記、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)登記、調(diào)整和增加審批表、職工聘用協(xié)議審批表、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告、清產(chǎn)核資材料、干部職工轉(zhuǎn)工資介紹信等屬于文件和檔案，不能納入會(huì)計(jì)檔案。三是會(huì)計(jì)檔案的保存期限：(1)會(huì)計(jì)憑證：各類會(huì)計(jì)憑證(包括工資報(bào)表)15年(2)會(huì)計(jì)賬簿：現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬戶25年、總賬和明細(xì)賬15年(3)財(cái)務(wù)報(bào)告：年度決算報(bào)告和財(cái)務(wù)分析，說明下屬單位報(bào)送的年度決算10年、月度報(bào)告和季度報(bào)告5年(4)其他類別：銀行余額調(diào)節(jié)表。四.會(huì)計(jì)檔案的整理：一般要求：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)根據(jù)歸檔要求進(jìn)行整理，并可在會(huì)計(jì)年

4、度結(jié)束后(每隔一年歸檔)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保存一年。期滿后，應(yīng)移交本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。未設(shè)置綜合檔案室的，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)指定專人保管。出納不允許負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案。(1)整理會(huì)計(jì)憑證。第一步：裝訂按月分開，按月內(nèi)憑證號(hào)的順序排列，折疊整齊、規(guī)范。移除金屬物品，添加證書封面，并用線或塑料釘將其捆綁成卷，厚度一般為2-3厘米。裝訂后，密封并加蓋經(jīng)辦或財(cái)務(wù)專用章。填寫會(huì)計(jì)憑證封面上的項(xiàng)目(所有案例的名稱、憑證名稱、憑證起止號(hào)、時(shí)間、截止日期、檔案號(hào)等。)。(1)會(huì)計(jì)憑證的整理。第二步：按當(dāng)年記賬分類排列會(huì)計(jì)憑證，并按憑證號(hào)順序逐月排列。(1)整理會(huì)計(jì)憑證，步驟3:編號(hào)和編制案例編號(hào)(1)整理會(huì)計(jì)憑證，步驟4

5、:按照會(huì)計(jì)憑證的排列順序，依次將憑證裝入憑證箱。一個(gè)盒子可以裝一卷或幾卷。并填寫證書盒蓋和盒脊(見下頁(yè))。企事業(yè)單位可以在憑證框的脊頂填寫檔案編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案憑證框，(1)整理會(huì)計(jì)憑證，第五步：編目會(huì)計(jì)憑證，我們要按卷編制檔案目錄(樣式如下)。會(huì)計(jì)憑證檔案目錄，會(huì)計(jì)檔案目錄的封面：(2)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案的整理，第一步：將會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)，按分類和保管期限在當(dāng)年歸檔。用線或不銹鋼釘裝訂，并保持該賬戶的原始裝訂方式。封面需要會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案，裝訂時(shí)應(yīng)加附。封面格式如下：氏族名稱：備案單位的全稱或標(biāo)準(zhǔn)化縮寫。保管期限：根據(jù)歸檔時(shí)劃分的保管期限填寫

6、。全宗號(hào)。由檔案館指定的歸檔單位的編號(hào)。企業(yè)沒有全宗號(hào)的，不得填寫。文件編號(hào)：文件排列的序號(hào)。同一文件目錄中不允許有重復(fù)的文件編號(hào)。注：如果賬簿和已有封面可以揭示會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容而不增加封面，則不需要增加封面。會(huì)計(jì)檔案歸檔章可以印在封面右上角的空白處。(如果有封面，封面的內(nèi)容可以揭示會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，這意味著封面上至少有三項(xiàng)：公司名稱、年度和會(huì)計(jì)資料名稱。)，(備案章格式如下)，(2)整理會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案，第二步：按照年度順序依次將財(cái)務(wù)報(bào)告安排到永久保管處。定期保存的會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案按年度順序依次排列，并在同一年度內(nèi)，按保管期限由高到低排列；也可以根據(jù)儲(chǔ)存期按年度順

7、序排列。(個(gè)人單位工資簿不計(jì)入憑證，并轉(zhuǎn)入定期)。企業(yè)和機(jī)構(gòu)按年份和類別排列。(即一類一行，同一類一年一號(hào))，(2)整理會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案，第三步：卷內(nèi)頁(yè)碼的編號(hào)必須在本賬簿之外進(jìn)行編號(hào)；所有有文字或圖表的頁(yè)面都應(yīng)編號(hào)。位置：每頁(yè)正面右上角和背面左上角。案卷號(hào)的編制：按排列順序編制案卷號(hào)，跨年度編制。文件編號(hào)一般不超過999。企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)按年度和類別編制檔案編號(hào)。(2)整理會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案，第四步：按照會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)順序依次裝入會(huì)計(jì)檔案箱，一箱一卷或幾卷，并在箱尾放置一張測(cè)試準(zhǔn)備表。并填寫相關(guān)項(xiàng)目。(文件箱封面的箱脊和參考表格的樣式見下頁(yè)。)對(duì)于企事業(yè)單位檔案

8、盒的封面，只填寫全宗名稱一欄，并在盒脊頂部填寫檔案編號(hào)。(i.12011-1)文件編號(hào)編制格式，如9.120111(即2011年第一卷會(huì)計(jì)憑證)；9.220111(2011年會(huì)計(jì)賬簿第一冊(cè))，考試準(zhǔn)備表；(二)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)檔案的整理；第五步：對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編目，檔案目錄應(yīng)根據(jù)編號(hào)結(jié)果逐卷編制(格式如下)。文件目錄應(yīng)覆蓋憑證目錄的封面等格式。案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案目錄的封面、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的整理和編號(hào)、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的分類和整理仍按工業(yè)企業(yè)檔案分類試行細(xì)則(國(guó)辦發(fā)199120號(hào))執(zhí)行。按年度和分類進(jìn)行排列和編號(hào)(四大類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類)。每年，都有一條線(即2011

9、年全宗數(shù)為135的單位會(huì)計(jì)賬簿的第一卷)；(三)會(huì)計(jì)檔案的歸檔在會(huì)計(jì)電算化條件下，使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保留紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)電算化軟件和年度備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在光盤上。5.會(huì)計(jì)檔案的銷毀(1)成立鑒定小組成立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由本單位負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由本單位檔案、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員擔(dān)任。(二)對(duì)已過期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。未清償債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未清償事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀。應(yīng)單獨(dú)準(zhǔn)備并保存，直到未決事項(xiàng)完成。提取和整理的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在銷毀清單和保管清單中標(biāo)明。5.銷毀會(huì)計(jì)檔案；(3)編制銷毀清冊(cè)，并提出鑒定報(bào)告，鑒定報(bào)告應(yīng)列出會(huì)計(jì)檔案的名稱、檔案號(hào)、卷號(hào)、起止年份、檔案號(hào)、保管期限、保管期限和銷毀時(shí)間。(四)報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(五)送至指定的保密紙廠進(jìn)行銷毀，并派兩人監(jiān)督銷售，并簽署銷毀清單。并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告情況。(一句話，“老年原則”不容易破壞)。六.保管和使用會(huì)計(jì)檔案，保管會(huì)計(jì)檔案的最終目的是使用會(huì)計(jì)檔案，而會(huì)計(jì)檔案的整理和保管只是為其使用奠定基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員規(guī)范整理后，移交綜合檔案