1、Do not copy,行政人員的時(shí)間管理,管震 高級行業(yè)顧問,Do not copy,歡迎來到行政人員學(xué)堂,聽完這三個(gè)小時(shí)的培訓(xùn)，你就能 知道什么是時(shí)間管理 知道時(shí)間管理都能幫自己什么忙 知道從哪些地方入手管理時(shí)間,孔子 “逝者如斯夫，不舍晝夜?！?沙士比亞 “時(shí)間的無聲的腳步，是不會因?yàn)槲覀冇性S多事情 要處理而稍停片刻?！?Do not copy,什么是時(shí)間管理,Do not copy,你的時(shí)間是這樣的嗎？,7:00-7:30起床刷牙洗臉化妝換衣服拿上包包鎖門上班 7:30-8:20坐車上班ing 8:30-9:30看Email、看新聞、回Email順便吃早飯 9:30-10:30市場部門

2、會議，裝專心一小時(shí) 10:30-11:00部門會議記錄稿，后悔剛才沒仔細(xì)聽 11:00-12:00處理部門事務(wù)，中間被要求幫忙的張三李四王二打斷5次 12:00-12:30午飯 12:30-13:30午休時(shí)間把電話掛起來zzzZZZ 13:30-14:30還在半夢半醒，只好處理Email，沒有Email也自己創(chuàng)造幾封出來，實(shí)在不行上MSN 14:30-15:30銷售部門會議，跟市場部的會議一樣無聊 15:30-16:00部門會議記錄稿，他們說的自己不記我又不懂，干嘛要我寫 16:00-16:30準(zhǔn)備下午茶，當(dāng)然還有吃 16:30-17:30處理部門事務(wù)，中間被電話騷擾5次，打電話騷擾別人5次

3、17:30-18:00以10%的效率工作 18:00-19:00終于下班了，被人群簇?fù)碇恍r(shí)回家 19:00-20:30做飯，吃飯準(zhǔn)備看電視 20:30老板打電話問明天的材料準(zhǔn)備得怎么樣了，一語驚醒夢中人 20:45-23:00趕材料，中間罵老板10次，賭咒發(fā)誓下回一定上班的時(shí)候記得寫,Do not copy,討論,想一想，究竟自己來學(xué)習(xí)時(shí)間管理的原動力是什么？ 自己希望能夠?qū)崿F(xiàn)怎樣的時(shí)間管理？寫下來！ 在最期望實(shí)現(xiàn)的三條結(jié)果下劃線,對自己時(shí)間管理的期望示例： 1.能按時(shí)完成老板交給的所有工作 2.每天晚上都有時(shí)間看電視 3.每個(gè)星期都有起碼一個(gè)下午的時(shí)間去健身 4.每天都有2個(gè)小時(shí)時(shí)間學(xué)習(xí)

4、新的知識,Do not copy,那我們就需要時(shí)間管理,時(shí)間管理就是自我管理 時(shí)間管理就是一種能讓自己從時(shí)間的迷茫中掙脫出來，甚至反過來駕馭時(shí)間的方法 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績效, 更富效能 時(shí)間管理是管理可管理的時(shí)間,Do not copy,時(shí)間管理的典范,Do not copy,時(shí)間管理真的能幫助我們嗎？,能！,Do not copy,時(shí)間管理能幫助我們做什么？,突然發(fā)現(xiàn)世界其實(shí)還是很美好的 突然發(fā)現(xiàn)生活其實(shí)是很快樂的 突然發(fā)現(xiàn)自己在過去的一周里做了好幾件驚天地泣鬼神的大事，非常有滿足感，并對即將到來的一周充滿期待 突然發(fā)現(xiàn)自己總是能跟上節(jié)奏，不再會因?yàn)閾?dān)心老板的批評而惴惴不

5、安了 突然發(fā)現(xiàn)自己有的是時(shí)間去逛街、健身、看電影 突然發(fā)現(xiàn)周圍的人對你好感倍增 不過又突然發(fā)現(xiàn)事情還是做不完的,Do not copy,從哪里入手讓自己成為時(shí)間管理精英？,分析 找到突破口 抓住重點(diǎn) 從強(qiáng)迫到自然 使用工具,Do not copy,分析之一：如果時(shí)間就是生命，以下因素就是正在謀殺我的,干擾 事情很多，東一下西一下做起來很辛苦 等待 來者不拒 溝通不良 授權(quán)不足 組織制度的障礙 滿桌的文件 反正時(shí)間還早 工作情緒與情境 完美主義 煲粥 對方計(jì)劃的變更,Do not copy,分析之二：哪些因素是可控的,干擾 事情很多，東一下西一下做起來很辛苦 等待 來者不拒 溝通不良 滿桌的文件

6、 反正時(shí)間還早 工作情緒與情境 完美主義 煲粥,請指出這些因素中，哪些是我們曾經(jīng)意識到但沒有去解決的問題？,請指出這些因素中，哪些是我們曾經(jīng)意識到但沒有能力解決的問題？,Do not copy,分析之三：我們應(yīng)該先解決有能力解決只是沒有解決的問題還是先解決沒有能力解決的問題？,等待 來者不拒 滿桌的文件 反正時(shí)間還早 完美主義 煲粥,但是對于“事情很多，東一下西一下做起來很辛苦”這一條我們卻不得不面對,這就是你的突破口！,Do not copy,分析之四：如果我們一天有10件事要辦，那么大概的分布情況是怎樣的？,重要,不重要,緊急,不緊急,Do not copy,抓住重點(diǎn)之零：計(jì)劃,3？,3？

7、,2？,2？,重要,不重要,緊急,不緊急,I,II,III,IV,Do not copy,抓住重點(diǎn)之零：計(jì)劃,2,2,1,5,重要,不重要,緊急,不緊急,I,II,III,IV,Do not copy,抓住重點(diǎn)之一：等待,現(xiàn)在是10點(diǎn)45分，11點(diǎn)有個(gè)會議，這十五分鐘我做點(diǎn)什么？ 上班坐公車需要1個(gè)小時(shí)，這一個(gè)小時(shí)我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做點(diǎn)什么嗎？ 去銀行辦事，叫號之后要排半小時(shí)隊(duì)我除了心急火燎地看著那個(gè)該死的號碼牌外還能做點(diǎn)什么嗎？,Do not copy,抓住重點(diǎn)之二：來者不拒,有拒絕的理由，不必每次都要有理由。 拒絕太慢反而會造成抱怨太多。 害怕冒犯某人想好借口，當(dāng)然越實(shí)話越好

8、,Do not copy,抓住重點(diǎn)之三：滿桌的文件,歸類，以自己熟悉的方式歸類 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一個(gè)盒子里面，在家里也一樣 無意義的文件看一遍都嫌多，既然已經(jīng)看了，扔了吧 定期淘汰,Do not copy,抓住重點(diǎn)四：反正時(shí)間還早,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù) 完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般,Do not copy,抓住重點(diǎn)五：完美主義,Windows操作系統(tǒng)耗時(shí)五年，花費(fèi)數(shù)十億美元，占領(lǐng)PC90%以上的份額，但幾乎每月都在發(fā)布補(bǔ)丁

9、 獨(dú)立宣言也有錯別字 從完成度99%提高到99.9%需要花費(fèi)十倍的精力 這就是為什么古人用“百尺竿頭更進(jìn)一步”來形容取得成就的不容易,Do not copy,抓住重點(diǎn)六：電話粥,如果是為了娛樂和消遣，那就煲吧 如果是為了聯(lián)絡(luò)感情，那繼續(xù) 如果是為了討論晚上吃什么在哪里吃哪個(gè)小攤上的烤肉便宜一毛錢說到自己都想不出說什么了還戀戀不舍的話，請面壁去吧,Do not copy,使用工具之一：熟練,請注意以下數(shù)字： 當(dāng)你能把運(yùn)用Excel、Word、PowerPoint和Outlook這些常用的辦公軟件的熟練程度提高10%，你每天為自己掙得的時(shí)間大概是0.5小時(shí)，一個(gè)月就掙了15個(gè)小時(shí)，一年掙180個(gè)小

10、時(shí)，用這些時(shí)間你可以看120場電影，可以看240集電視劇，可以去麗江古城泡7天，如果折合成工作時(shí)間的話是22.5天，恭喜你，年底雙薪到手了！,Do not copy,使用工具之二：輔助,鬧鐘 Outlook 手機(jī) 白紙,Do not copy,從強(qiáng)迫到自然一：我知道沒有計(jì)劃不好，但是,沒時(shí)間做計(jì)劃 工作差不多都是那一攤了，計(jì)劃有什么用？ 好吧，就算我做了計(jì)劃，計(jì)劃也常常被打斷 計(jì)劃限制了我的自由 所以，還是到時(shí)候再說吧,Do not copy,從強(qiáng)迫到自然二：計(jì)劃只做重要的和見縫插針的,重要的或者跟別人協(xié)作的事情是一定得做的，所以盡可能早地記在Outlook里what？沒有時(shí)間限制？那就給自己

11、設(shè)一個(gè) 當(dāng)別人預(yù)約時(shí)開始習(xí)慣說：您稍等一下，我查一下我的日歷 不重要的單獨(dú)放在一塊，等待、空閑的時(shí)候當(dāng)課外讀物,I,II,III,IV,Do not copy,從強(qiáng)迫到自然三：盡量不遲到,其實(shí)遲到說穿了就是反正還有時(shí)間 比較簡單一點(diǎn)的是對于重要的事情克服惰性 面試（提前十五分鐘） 與其他同事的會議 約會 上課,Do not copy,從強(qiáng)迫到自然四：檢查表,檢查表 有理化的工作和任務(wù)，節(jié)省時(shí)間。比如經(jīng)常組織會議或者培訓(xùn)，則把必須做的工作列表，存檔，以后可以對照。,Do not copy,從強(qiáng)迫到自然五：左右互博,同時(shí)做兩件事情 刷牙、洗臉、洗澡/聽收音機(jī) 坐車聽演講或者有聲音的錄音帶 同時(shí)做三件事情 走路健身、聽mp3學(xué)英語、上班。 實(shí)際上，人腦一次能處理7件事情 不過，不推薦一邊寫文稿一邊看小說,Do not copy,最后我們來一個(gè)高難度的：干擾排除,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,干擾頻率,時(shí)間,次,Do not copy,干擾源在哪兒,干擾的來源： 同事的打岔 電話干擾 辦公室環(huán)境,Do not copy,對于電話,你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時(shí)所做的