1、第8章 報表對象的設(shè)計,教學目標： 通過本章學習，使讀者能夠完成“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”的報表對象的設(shè)計，主要能力目標： 能夠熟練掌握Access 2003中報表的各種創(chuàng)建方法。 能夠熟練掌握報表及其各項控件屬性的修改方法。 能夠掌握子報表的創(chuàng)建方法。 工作任務(wù)： 對于超市的管理，不僅僅用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)操作，必要時還得把營業(yè)結(jié)果打印成表，以供更多的人傳閱討論經(jīng)營情況，以商討經(jīng)營策略，這就是為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)創(chuàng)建報表目的。本章的任務(wù)就是為“迷你超市業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)”創(chuàng)建了“按日期查詢商品銷售利潤”報表、“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表、“商品庫存情況” 報表、“售貨人銷售情況”報表、“銷售數(shù)據(jù)

2、記錄”報表等等若干個報表。,理論知識,一、報表的概念 報表是另一個重要的Access數(shù)據(jù)庫的對象，它可以對大量的原始數(shù)據(jù)進行綜合整理，并將所需結(jié)果按規(guī)定格式打印輸出。它是以打印格式展示數(shù)據(jù)的一種有效方式，因為能夠控制報表上所有內(nèi)容的大小和外觀，所以可以按照所需的方式顯示或打印要查看的信息。報表和窗體在某種程序上有相似性，兩者可以相互轉(zhuǎn)換。 報表不僅可以執(zhí)行簡單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能，還可以對大量原始數(shù)據(jù)進行比較、匯總和小計。還可以生成清單、訂單和其他所需的輸出內(nèi)容，方便有效的處理事務(wù)。,二、報表的類型 報表可以滿足不同的應(yīng)用需求，可以分為縱欄式報表、表格式報表和圖表報表等。 縱欄式報表 縱欄式報

3、表通以垂直方式排列報表上的控件，在每頁顯示一條或多條記錄?？v欄式報表顯示數(shù)據(jù)的方式類似于縱欄式窗體，但是報表只用于查看或打印數(shù)據(jù)，不能用來輸入或更改數(shù)據(jù)。 表格式報表 表格式報表類似于按行和列顯示數(shù)據(jù)的表格。在表格式報表上的控件是按表格的形式排列的，一般一行為一個記錄，一頁可以顯示多條記錄。 圖表報表 圖表報表是將數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)以直觀的圖形形式顯示出來。圖表報表在創(chuàng)建和顯示式上與圖表、窗體都非常類似。,三、報表的結(jié)構(gòu) 報表由報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳5個節(jié)構(gòu)成。 1報表頁眉 報表頁眉位于報表的開始部分，用來顯示標題、圖形或說明性文字，每份報表只有一個報表頁眉，并且只在報表的每

4、一頁的頭部打印一次。 2頁面頁眉 頁面頁眉位于報表頁眉之后，用來顯示報表中的字段名稱或記錄的分組名稱，頁面頁眉在報表的第一頁上并且出現(xiàn)在報表頁眉之后，在其余頁則出現(xiàn)在每頁的頂部。,3報表主體 用來放置各種控件以顯示數(shù)據(jù)源（表或查詢）的字段數(shù)據(jù)或其他信息。 4頁面頁腳 位于每頁的底部，用來顯示本頁的頁號、日期以及匯總說明等信息。報表的每一頁只有一個頁面頁腳。 5報表頁腳在打印的報表的結(jié)束部分，用來顯示整份報表的說明等。,四、報表與窗體的區(qū)別 報表和窗體在顯示數(shù)據(jù)的形式上有類似的地方，只是輸出的目的不同。 窗體顯示主要用于對用戶數(shù)據(jù)的操作，操作方式是交互式的；而報表通常是將數(shù)據(jù)結(jié)果打印在紙上，而且

5、不具有交互性。 窗體中可以包含較多的具有操作功能的控件，如單選按鈕、復選框及命令按鈕等；而報表一般不包含這樣的控件，報表中常常包含較多具有復雜計算功能的文本框控件，這些控件數(shù)據(jù)來源主要為復雜的計算表達式，以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分組、匯總等功能。,8.1 利用向?qū)?chuàng)建報表,8.1.1 使用自動報表創(chuàng)建報表 8.1.2 使用向?qū)Чぞ邉?chuàng)建報表 8.1.3 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表報表,8.1.1 使用自動報表創(chuàng)建報表,使用“自動報表”生成的報表以數(shù)據(jù)表格的形式打印，只需兩個步驟，就可以生成一個報表。以創(chuàng)建“商品庫存情況”報表為例，操作方法： 1.打開數(shù)據(jù)庫，進入表對象窗口； 2.選定要用來創(chuàng)建報表的源表格。選擇

6、“庫存數(shù)據(jù)記錄”表； 3.單擊工具欄上“新對象”按鈕旁邊的箭頭，打開下拉的列表。如圖所示；,4.單擊“自動報表”選項。這時系統(tǒng)將生成一個報表，而且立即進入了預(yù)覽視圖。 5.報表將所有字段豎直排列，與平常工作中所用的報表差別很大，不是我們需要的報表。關(guān)閉預(yù)覽視圖，不保存這張報表。 “自動報表”并沒有給用戶機會去挑選字段，一切都是自動創(chuàng)建的。如果用戶需要利用“自動報表”來創(chuàng)建報表，并且需要挑選字段的話，可以先建立一個查詢來包含自己所需的字段，然后再使用“自動報表”。,8.1.2 使用向?qū)Чぞ邉?chuàng)建報表,通常情況下，我們是使用“報表向?qū)А眮韯?chuàng)建報表的。下面就來利用“報表向?qū)А鄙梢粋€“商品庫存情況”報

7、表。操作方法： 1.在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“報表”對象，然后單擊“新建”按鈕，我們將建立一個全新的報表； 2.在“新建報表”的對話框中，選擇“報表向?qū)А?，選擇“庫存數(shù)據(jù)記錄”表作為數(shù)據(jù)來源表。然后單擊“確定”按鈕。,3.在“字段列表”中我們可以看到“商品銷售報表”中的所有字段。選中報表所需要的字段，這里選取全部的字段。然后單擊“下一步”按鈕。 4.這時將出現(xiàn) “報表向?qū)А睂υ捒蛑?。在此對話框中可以設(shè)定分組。分組是將符合某一準則的相關(guān)記錄放在同一組內(nèi)。選定用于分組的字段，然后單擊添加按鈕。分組的樣式出現(xiàn)在右邊的預(yù)覽方框中。系統(tǒng)默認為第一個字段。這里選擇默認的“貨號”字段作為分組字段。 5.設(shè)

8、定分組的字段后，接下來在 “報表向?qū)А睂υ捒蛑形覀兛梢栽O(shè)定排列順序。如果不排序的話可以跳過這一步。這里也不選擇排序字段。然后單擊“下一步”按鈕。,6.在 “報表向?qū)А睂υ捒蛑闹?，“報表向?qū)А睂⑦x擇“布局”和“方向”。有六種布局可以選擇。我們選擇“塊”方式作為布局方式，“方向”則采用“縱向”。在左邊的預(yù)覽窗口可以看到設(shè)定的布局。確認已經(jīng)選擇了“調(diào)整字段寬度使所有字段都能顯示在一頁中”選項，設(shè)置完成后單擊“下一步”按鈕。 7.選擇了布局之后，在 “報表向?qū)А睂υ捒蛑逯羞x擇報表的樣式。每種報表都有不同的背景陰影、字體、尺寸、字樣和其它格式。當選擇其中一個時，在左邊的“樣式”中將出現(xiàn)一個預(yù)覽。

9、這里選擇默認的“緊湊”樣式。最后單擊“下一步”按鈕。,8.在最終的“報表向?qū)А睂υ捒蛑?，給報表加標題，用默認的“商品庫存情況”作為報表名稱。并選定“預(yù)覽報表”選項。最后單擊“完成”按鈕。 9.這時Access開始創(chuàng)建并保存“商品庫存情況”報表，并預(yù)覽所創(chuàng)建的報表。在任何時候運行報表都會重新建立動態(tài)集。如圖8.10所示，為生成的“商品庫存情況”報表預(yù)覽視圖。,8.1.3 使用圖表向?qū)?chuàng)建圖表報表,圖表能夠非常直觀地顯示數(shù)據(jù)的變化及數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間 的關(guān)系?，F(xiàn)在利用“圖表向?qū)А眮韯?chuàng)建一個圖表報表“按售貨 人查詢商品銷售利潤子報表”。數(shù)據(jù)來源不是表，而是名為 “按人員查詢商品銷售利潤”的一個查詢。 操

10、作方法如下： 1.在“報表”對象窗口中，單擊工具欄中的“新建”按鈕，打開“新建報表”對話框； 2.單擊對話框右邊列表中的“圖表向?qū)А边x項。然后單擊“請選擇該對象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”框下拉列表框，選擇“按人員查詢商品銷售利潤” 查詢。單擊“確定”按鈕；,3.進入“圖表向?qū)А睂υ捒蛑唬x擇報表中需要的字段。在左邊的“可用字段”框中列出了所有可以選擇的字段。這里選擇“銷售人員”和“銷售利潤”字段。單擊“下一步”按鈕； 4.“圖表向?qū)А睂υ捒蛑峁┝烁鞣N圖表的類型。用戶可以根據(jù)自己的需要選擇合適的圖表類型。如果對這些圖表不太明白，可以單擊左邊的圖表按鈕，則對應(yīng)于該圖表的說明會在對話框的右邊顯示出來

11、。這里選擇“柱形圖”。 5.單擊“下一步”按鈕，進入“圖表向?qū)А睂υ捒蛑?。該對話框用來指定?shù)據(jù)在圖表中的布局方式。用戶可以將右邊字段拖動到圖表中相應(yīng)的部位。其實這里向?qū)б呀?jīng)將“銷售日期”和“銷售利潤”兩個字段放到正確的位置了。,6.匯總方式見圖，共有五種： 7.單擊“下一步”按鈕，進入“圖表向?qū)А弊詈笠粋€對話框。在“請指定圖表的標題”文本框中輸入圖表的標題“按售貨人查詢商品銷售利潤子報表”。 8.單擊“完成”按鈕后，完成圖表的設(shè)置。新建立的圖表將顯示出來。從圖表中可以很清楚地看到每位售貨員的商品銷售利潤情況；,五種匯總計算方式,8.2 報表設(shè)計視圖,8.2.1 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表 8.2.

12、2 使用設(shè)計視圖修改報表,8.2.1 使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表,使用“設(shè)計視圖”從空白報表開始創(chuàng)建一個“商品庫存情況”報表。操作方法如下： 1.打開“新建報表”對話框。選擇“設(shè)計視圖”，并打開右下角的下拉式列表框，選擇“商品庫存情況”表。 2.單擊“確定”按鈕。進入“報表設(shè)計視圖”，可以看到設(shè)計視圖中已經(jīng)有了名為“商品庫存情況”的字段列表框。 3.選中字段列表中所有的字段，用鼠標將它們拖動到報表設(shè)計視圖中（按Ctrl鍵和Shift鍵配合鼠標可以選擇多個字段）。,4.修改控件：將所有字段的“標簽控件”移動到報表的頁面頁眉中，并排列好。相應(yīng)地，把所有字段的數(shù)據(jù)顯示部分的文本框控件在“主體”節(jié)中對齊各自

13、的標簽控件排列好。右鍵單擊“供貨商”列表框控件，彈出快捷菜單，將“更改為”命令的下一級菜單選擇“文本框”，然后調(diào)整“文本框”的大小。這里修改“供貨商”控件是為了報表運行時只顯示本條記錄的值而不會把所有的供貨商都顯示出來。 5.修改完成后的“商品庫存情況”報表設(shè)計視圖,8.2.2 使用設(shè)計視圖修改報表,下面進一步在報表“設(shè)計視圖”中對“商品庫存情況”報表進行修改。 操作方法如下： 1.打開“商品庫存情況”報表的“設(shè)計視圖”； 2.調(diào)整報表設(shè)計視圖中的各個控件的寬度，使其能完整地顯示其中的內(nèi)容； 3.打開“視圖”菜單，單擊“報表頁眉/頁腳”項，使設(shè)計視圖中能夠顯示報表頁眉和報表頁腳；,4.在報表頁

14、眉中添加一個標題標簽。單擊工具箱中的標簽按鈕，然后單擊“報表頁眉”中需要插入標題標簽的地方。設(shè)置標簽名稱為“商品庫存情況”。選中標簽，然后單擊工具欄中的“屬性”按鈕，打開標簽的屬性對話框。在“格式”選項卡中將“字體名稱”設(shè)置為“隸書”，“字體大小”設(shè)置成20號，“文本對齊”方式為居中。其它諸如邊框樣式，邊框?qū)挾龋熬吧鹊葘傩哉堊孕行薷模?5.在頁面頁腳中添加日期。在報表頁腳中任意部分單擊，打開“插入”菜單，單擊“日期與時間”項，打開“日期與時間”對話框。選擇“包含日期”，不選擇“包含時間”，然后單擊“確定”按鈕。,6.在頁面頁腳中添加頁碼。打開“插入”菜單，單擊“頁碼”項，打開“頁碼”對話框

15、，設(shè)置頁碼的格式。在這里我們選擇“格式”為“第N頁，共N頁”；選擇“位置”為“頁面底端（頁腳）”；選擇“對齊”為“右”；選中“首頁顯示頁碼”項。選擇完成后單擊“確定”按鈕。 7.將頁面頁眉適當拉大，在標簽的下方利用工具箱中的“直線”工具添加一條直線。設(shè)置直線的寬度、顏色、效果等屬性。到此報表的設(shè)置已基本完成。,8.3 創(chuàng)建子報表,8.3.1 在已有報表中創(chuàng)建子報表 8.3.2 在報表中添加子報表,在有的情況下，一個報表的數(shù)據(jù)也可能來自于多個數(shù)據(jù)源，這時就需要在主報表對象中創(chuàng)建子報表。子報表的創(chuàng)建與子窗體的創(chuàng)建基本相同?？梢苑譃閮煞N形式：在已有的報表中創(chuàng)建子報表和在報表中添加已創(chuàng)建好的子報表。

16、在訓練之前，先做好準備工作：創(chuàng)建好主報表。請大家自行創(chuàng)建一個名為“按售貨人查詢商品銷售利潤”的報表，其數(shù)據(jù)源為“銷售數(shù)據(jù)記錄”表和“庫存數(shù)據(jù)記錄”表，報表中顯示三個字段：“銷售人員”、“銷售金額”、“銷售利潤”。其中“銷售利潤”是需要使用公式利用“庫存數(shù)據(jù)記錄”表中的“進貨單價”、“銷售數(shù)據(jù)記錄”表中的“銷售數(shù)量”和“銷售單價”來計算的。,8.3.1 在已有報表中創(chuàng)建子報表,第一種情況，在“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表中創(chuàng)建一個能展示各個售貨人銷售利潤的圖表子報表。操作步驟如下： 1.打開“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表，單擊工具欄上的“子窗體/子報表”工具圖標，此時鼠標將變成十字形狀。在報

17、表的頁面頁腳區(qū)域中拖動鼠標，劃出一塊區(qū)域，系統(tǒng)將彈出“子報表向?qū)А睂υ捒? 2.選擇有兩個可選項：“使用現(xiàn)有的表和查詢”和“使用現(xiàn)有的報表和窗體”。因為是要創(chuàng)建一個新的子報表，所以應(yīng)選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”項，并且在下方的列表框中不必選擇，單擊“下一步”按鈕，進入子報表向?qū)Ф?3.先選擇查詢類中的“按人員查詢商品銷售利潤”查詢，然后在“可用字段”中選擇“銷售人員”和“銷售利潤”兩個字段。單擊“下一步”按鈕，進入子報表向?qū)?4.系統(tǒng)要確認主報表與子報表之間的鏈接關(guān)系，這里選擇“無”。 單擊“下一步”按鈕，進入子報表向?qū)?。 5.輸入子報表的名稱：“按售貨人查詢商品銷售利潤子報表”。單擊“

18、完成”按鈕，進入“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表的設(shè)計視圖。,6.“按售貨人查詢商品銷售利潤子報表”是處于被選中狀態(tài)，在子報表的區(qū)域外任一處單擊，取消其被選中狀態(tài)。然后進入報表的打印預(yù)覽視圖，看看我們創(chuàng)建的主/子報表的效果圖。 但是這種數(shù)據(jù)的對比還不夠直觀，最好是用圖表來表示。而用在報表中創(chuàng)建子報表的方式是無法創(chuàng)建一個圖表報表的。因此，先不保存這個“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表，接下來做如何在一個報表中添加一個已創(chuàng)建好的圖表子報表。,8.3.2 在報表中添加子報表,在8.1.3節(jié)中已經(jīng)創(chuàng)建了一個名為“按售貨人查詢商品銷售利潤子報表”的圖表報表?，F(xiàn)在，將它作為一個子報表添加到“按售貨人查詢商品

19、銷售利潤”報表中。 與向窗體中添加已有窗體作為子窗體相同，向報表中添加已有報表作為子報表也有兩種方法，一種是利用工具欄中“子窗體/子報表”按鈕進行添加；另一種是直接利用鼠標拖動完成添加。,第一種操作方法如下： 1.打開“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表的“設(shè)計視圖”； 2.單擊工具箱中的“子窗體/子報表”按鈕“”，并在報表主體中拖動鼠標，隨即彈出“子報表向?qū)А睂υ捒蛑弧?3.此處我們選擇“使用現(xiàn)有的報表和窗體”項。在窗口下方的列表框中選中“按售貨人查詢商品銷售利潤子報表”圖表報表。 4.單擊“下一步”按鈕，在彈出的對話框中給子報表命名。這里輸入：“售貨人銷售利潤比例”。,5.單擊“完成”按鈕即

20、完成了向報表中添加子報表的操作。 6.完成后的“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表設(shè)計視圖如圖所示；,第二種向報表中添加已創(chuàng)建的子報表的方法更加簡單： 1.打開“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表的“設(shè)計視圖”； 2.在數(shù)據(jù)庫窗口中的報表對象選項卡下，用鼠標選擇“按售貨人查詢商品銷售利潤子報表”并將其拖到報表設(shè)計視圖中的“頁面頁腳”節(jié)中。松開鼠標就可看到該子報表已經(jīng)被添加到“按售貨人查詢商品銷售利潤”報表中了。 接下來的工作就是調(diào)整一下子報表的大小及位置并對報表作些美化工作就可以了。,8.4 報表的預(yù)覽和打印,8.4.1 報表的頁面設(shè)置 8.4.2 預(yù)覽報表 8.4.3 報表的打印,8.4.1 報表的頁面設(shè)置,操作方法如下： 1.單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，彈出“頁面設(shè)置”對話框。 2.在“頁面設(shè)置”對話框中“邊距”選項卡中設(shè)置上、下、左、右的頁邊距并確認是否只打印數(shù)據(jù)。 3.在“頁”選項卡中設(shè)置打印方向、打印紙張的設(shè)置和選用的打印機。 4.在“列”選項卡中設(shè)置報表列數(shù)、行間距、列的寬度和高度等，可以使用默認值。 設(shè)定完成后，單擊“確定”按鈕，即完成了為報表設(shè)置頁面的操作。,8.4.2 預(yù)覽報表,預(yù)覽報表可以快速查看報表打印結(jié)果的頁面布局，以方便我們對報表進行外觀的修飾。預(yù)覽報表有兩種類型的預(yù)覽窗口：版面預(yù)覽和打印預(yù)覽。 1版面預(yù)覽 “版面預(yù)覽”窗口只能在報表設(shè)計視圖中使