1、中文Access 2003實用教程,第1章 Access 2003概述,Microsoft Access 2003是一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它的強大功能主要表現(xiàn)在：友好的用戶界面；數(shù)據(jù)表操作簡單、易學易懂；通過向導創(chuàng)建表、查詢、窗體及報表；自動繪制數(shù)據(jù)統(tǒng)計圖和繪圖功能；有效管理、分析數(shù)據(jù)的功能；增強的網(wǎng)絡功能；宏功能和內(nèi)嵌的VBA（Visual Basic for Application）等。 除了以上所提到的功能以外，在Access 2003中還增加了許多新的功能。例如，可以查看數(shù)據(jù)庫對象間的相關性信息；可以啟用自動錯誤檢查以檢查窗體和報表的常見錯誤；修改“表”設計視圖中的被繼承字段屬性時，Ac

2、cess 將顯示一個選項，此選項用于更新全部或部分綁定到該字段的控件屬性。,本章要點 1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫 1.2 Access 2003的工作環(huán)境 1.3 定制工具欄和工作環(huán)境 習題 1,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,1.1.1 數(shù)據(jù)庫的基本知識 每個人的工作和生活中都有大量的數(shù)據(jù)，例如一個人的通訊錄、一個公司的銷售情況統(tǒng)計等。當這些數(shù)據(jù)比較少的時候，將其記錄在一個表中，就可以很好地進行管理了。但是當數(shù)據(jù)積累到一定數(shù)量以后，在對其進行管理和利用時就要用到數(shù)據(jù)庫了。Access 2003就是一種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。 1什么是數(shù)據(jù)庫 從字面的角度來看，“庫”是儲存東西的地方，“數(shù)據(jù)庫”可以簡

3、單地理解為儲存數(shù)據(jù)的地方。更準確地說數(shù)據(jù)庫是按照一定關系組織起來的有聯(lián)系的數(shù)據(jù)集合。 通訊錄中記錄的每個人的姓名、地址、電話等信息就是“數(shù)據(jù)”。 對于數(shù)據(jù)的管理經(jīng)歷了人工管理、文件管理及數(shù)據(jù)庫管理3個階段。當數(shù)據(jù)的數(shù)量比較少時，依靠人工的方式就能滿足管理的需要。隨著數(shù)據(jù)的增加，人們開始采用數(shù)據(jù)文件的方式管理數(shù)據(jù)，在這種方式中，一個文件一般是與某一個應用相對應的，即這些數(shù)據(jù)不能共享。數(shù)據(jù)庫管理有利于數(shù)據(jù)的描述與數(shù)據(jù)的應用相結合，對于數(shù)據(jù)的更新與檢索均采用一種全新的方式進行，使數(shù)據(jù)的共享成為可能，數(shù)據(jù)的一致性及安全性得到了極大的提高。,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,采用數(shù)據(jù)庫技術進行數(shù)據(jù)管理是當今

4、的主流技術，它的核心是建立、管理和使用數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)除去了不必要的多余數(shù)據(jù)，可以為多種應用服務，數(shù)據(jù)的存儲獨立于使用這些數(shù)據(jù)的應用程序。 使用數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)相對其他管理方法來說有著明顯的優(yōu)勢。例如：某公司的客戶電話號碼存儲在不同的文件中，如通訊錄中、訂單表中、發(fā)貨單中，如果某客戶的電話號碼有了改動，則要更新這3個文件中的電話號碼信息，而如果用數(shù)據(jù)庫管理這些數(shù)據(jù)，則只需在一個位置更新這一信息即可。無論在數(shù)據(jù)庫中什么地方使用這個電話號碼，它都會自動得到更新。 數(shù)據(jù)庫需要借助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)才能為用戶提供服務，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）是專門對數(shù)據(jù)庫信息進行存儲、處理和管理的軟件。 2關系型

5、數(shù)據(jù)庫 在一個數(shù)據(jù)庫中有多種數(shù)據(jù)，相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)之間有不同的關系，在各種關系的基礎之上，構成了復雜多樣的數(shù)據(jù)關系模型，數(shù)據(jù)庫根據(jù)其使用的數(shù)據(jù)關系模型的不同，可以分為層次模型、網(wǎng)狀模型和關系模型。其中關系模型是在前兩種模型的基礎上發(fā)展起來的，它能夠較全面地處理數(shù)據(jù)之間的關系而且結構明確，得到廣泛的使用，使用關系模型的數(shù)據(jù)庫稱為關系型數(shù)據(jù)庫，Access就是一種關系型數(shù)據(jù)庫。,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,關系型數(shù)據(jù)庫是由一系列二維表組成的。在每一個表中，行代表記錄，列代表各種屬性（數(shù)據(jù)項或字段），因此，可以把表格看作是具有相同屬性的記錄的集合。表中的行和列的次序無關緊要，所有的字段都是最基本的，

6、不可再細分，表1-1-1所示的學生成績表就是一個二維表。 3Access的特點 Access的最新版本是Access 2003，它是Office 2003的組件之一。Access具有以下特點。 （1）Access的使用非常簡單。Access 2003表設計器、查詢設計器等可視化設計工具，使用戶基本不用編寫任何代碼，通過可視化操作，就可以完成數(shù)據(jù)庫的大部分管理工作。 （2）提供了大量的向導。幾乎每一個對象都有相應的向導，利用向導工具可以迅速地建立一個功能完美的數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)。 （3）Access 2003是一個面向對象的、采用事件驅動的關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它符合開放式數(shù)據(jù)庫互接（ODBC）標準

7、，通過ODBC驅動程序可以與其他數(shù)據(jù)庫相連，還允許用戶使用VBA語言作為其應用程序開發(fā)工具，這樣可以使高級用戶開發(fā)功能更為復雜完美的應用程序。,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,（4）可以處理多種數(shù)據(jù)信息，能與Office組件中的其他程序進行數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，也可以處理其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件。 Access 2003的主要缺點是：安全性比較低，多用戶特性比較弱，處理大量數(shù)據(jù)時效率比較低，適用于單機環(huán)境。 1.1.2 啟動Access 2003 啟動Access 2003有許多種方法，常用方法有3種：使用“開始”菜單、快捷方式和已有的Access 2003文檔。 1使用“開始”菜單啟動

8、Access 2003 使用“開始”菜單啟動Access 2003的操作方法如下。 單擊“開始”按鈕，將鼠標移到“所有程序”命令上，在出現(xiàn)的下一級菜單中將鼠標移到“Microsoft Office”上，在出現(xiàn)的下一級菜單上，單擊“Microsoft Office Access 2003”命令（本書在以后類似的操作中采用以下的方法進行敘述：單擊“開始”“所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Office Access 2003菜單命令），如圖1-1-1所示。 經(jīng)過上述操作，就可以啟動Access 2003，剛啟動的Access 2003窗口如圖 1-1-2所示，有關此窗口

9、的介紹，將在后面的內(nèi)容中進行介紹。,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,圖1-1-1 由“開始”菜單啟動Access 2003 圖1-1-2 剛啟動的Access 2003窗口,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,從圖1-1-2中可以看出，在Access 2003啟動的同時并沒有一個新的數(shù)據(jù)庫建成，這是因為在Access 2003建立什么樣的數(shù)據(jù)庫要由用戶確定。 2建立快捷方式和使用快捷方式啟動Access 2003的方法 快捷方式是在Windows桌面上建立的一個圖標，雙擊這個圖標時就可以啟動相應的程序。圖1-1-3 快捷方式圖標 （1）創(chuàng)建快捷方式圖標：創(chuàng)建快捷方式圖標有多種方法，在這里介紹其中的一種

10、方法。單擊“開始”按鈕，選擇“所有程序”選項，將鼠標移到“Microsoft Office”上，然后將鼠標指向“Microsoft Access”命令，按住Ctrl鍵向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access 2003的快捷方式圖標。Access 2003的快捷方式圖標如圖1-1-3所示。,圖1-1-3 快捷方式圖標,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,（2）使用快捷方式啟動Access 2003的方法：在Windows桌面上雙擊快捷方式圖標就可以啟動Access 2003。 3使用已有的文檔啟動Access 2003 如果進入Access 2003是為了打開一個已有的數(shù)據(jù)庫，那么使用這種方法啟動A

11、ccess 2003是很方便的。使用這種方法啟動Access 2003也有多種方式。 （1）在“我的電腦”或“Windows資源管理器”中，雙擊要打開的數(shù)據(jù)庫可啟動Access 2003。如果Access 2003還沒有運行，它將啟動Access 2003，同時打開這個數(shù)據(jù)庫；如果Access 2003已經(jīng)運行，它將打開這個數(shù)據(jù)庫，并激活Access 2003。 （2）單擊任務欄上的“開始”“所有程序”“打開Office文檔”命令，如圖1-1-4所示，調出“打開Office文檔”對話框，如圖1-1-5所示。在“查找范圍”中選擇盤符和文件夾，然后選擇要打開的文檔，單擊“打開”按鈕，則在啟動Acc

12、ess 2003的同時打開相應的數(shù)據(jù)庫窗口。,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,圖1-1-4 選擇快速啟動中的“打開Office”命令 圖1-1-5 “打開Office文檔”對話框,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,1.1.3 退出Access 2003 在Access 2003中編輯完所需要的內(nèi)容，或者需要為其他應用程序釋放一些內(nèi)存時，就可以退出應用程序，退出Access 2003的方法有多種，下面介紹其中的幾種。 1使用菜單命令退出Access 2003 （1）單擊菜單欄中的“文件”“退出”菜單命令，就可以退出Access 2003。圖1-1-6 提示保存對話框 如果在退出時，正在編輯的數(shù)據(jù)庫對象

13、沒有保存，則會彈出一個提示保存對話框，提示是否保存對當前數(shù)據(jù)庫對象的更改，如圖1-1-6所示。這時可根據(jù)需要選擇保存、不保存或取消“退出”這個操作。,圖1-1-6 提示保存對話框,1.1 打開“羅斯文”數(shù)據(jù)庫,在下面介紹的另外幾種退出方法中，只要是有沒保存過的修改，都會彈出這個對話框，為簡捷，在后面的介紹中不再贅述。 （2）使用系統(tǒng)控制菜單退出Access 2003的方法有以下兩種。 單擊標題欄左上角的“系統(tǒng)控制菜單”圖標，在系統(tǒng)彈出的系統(tǒng)控制菜單中單擊“關閉”命令。 雙擊標題欄左上角的“系統(tǒng)控制菜單”圖標，可以直接退出Access 2003。 2其他關閉的方法 （1） 使用“關閉”按鈕退出：

14、單擊標題欄右上角的“關閉”按鈕，可以退出Access 2003。 （2）使用快捷鍵退出Access 2003：在鍵盤上同時按下Alt+F4快捷鍵即可退出Access 2003。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,1.2.1 標題欄 當前文件如果是活動窗口（標題欄為藍色時），雙擊標題欄可使Access 2003的窗口在最大化和還原兩種狀態(tài)之間切換。 標題欄由6部分組成，從左到右分別為：系統(tǒng)控制菜單、應用程序名、Access 2003數(shù)據(jù)庫文件名、最小化按鈕、最大化/向下還原按鈕和關閉按鈕。 （1）“系統(tǒng)控制菜單按鈕：單擊“系統(tǒng)控制菜單”按鈕，可打開系統(tǒng)控制菜單，利用此菜單可對系統(tǒng)窗口進行

15、操作，如改變系統(tǒng)窗口的大小、移動系統(tǒng)窗口、最大化系統(tǒng)窗口和關閉系統(tǒng)窗口。 圖1-2-1 Access 2003的窗口 （2）應用程序名：指明當前窗口是Microsoft Access軟件窗口。 （3）Access數(shù)據(jù)庫文件名：標明當前Access數(shù)據(jù)庫文件名稱。 注意：只有當數(shù)據(jù)庫窗口最大化時，才會出現(xiàn)這一項，否則數(shù)據(jù)庫的文件名出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫窗口中，圖1-2-1所示文件名就只出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫窗口中。 （4）“最小化”按鈕：單擊“最小化”按鈕，可將Microsoft Access軟件窗口縮小為圖標，并放置在Windows的任務欄中。在任務欄上單擊Access 2003系統(tǒng)窗口圖標，可恢復Access

16、2003系統(tǒng)窗口。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,圖1-2-1 Access 2003的窗口,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,（5）“最大化/向下還原”按鈕：當此按鈕為“最大化”按鈕時，單擊它將使Access 2003軟件窗口變?yōu)樽畲蠡翱?，即窗口充滿整個屏幕；當此按鈕為“向下還原”按鈕時，單擊它將使Access 2003軟件窗口恢復為變成最大窗口前的窗口大小。 （6）“關閉”按鈕：單擊“關閉”按鈕，將關閉Access 2003軟件窗口，如果文件修改后沒有保存過，則在關閉Access 2003軟件窗口前，系統(tǒng)會提示是否保存修改過的數(shù)據(jù)庫文件。 1.2.2 菜單欄 菜單欄中

17、包括“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“工具”、“窗口”和“幫助”等7個菜單，單擊任意一個菜單，都會彈出一組相關性的操作命令，用戶可以根據(jù)需要選擇相應的命令完成操作。這7個菜單的主要功能在以后的操作中將逐步學到，這里先介紹它們的特點。 1Access 2003菜單與其他Windows 軟件菜單的共同特點 Access 2003的菜單與其他Windows軟件的菜單形式相同，都遵從以下約定。 （1）菜單中的菜單項名字是深色時，表示當前可使用；是淺色時，表示當前還不能使用。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,（2）如果菜單名后邊有省略號（），則表示單擊該菜單命令后，會彈出一個對話框，要

18、求選定執(zhí)行該菜單命令的有關選項。 （3）如果菜單名后邊有黑三角標記（），則表示該菜單命令有下一級子菜單，單擊該標記將給出進一步的選項。 （4）如果菜單名左邊有選擇標記（或），則表示該選項已設定，如果要刪除標記（不選定該項），可再次單擊該菜單選擇標記?！啊北硎緩瓦x，“”表示單選。 （5）菜單命令名稱右邊的組合按鍵，表示執(zhí)行該菜單命令的對應快捷鍵，按下快捷鍵可以在不打開菜單的情況下直接執(zhí)行菜單命令。 2Access 2003的個性化菜單 Access 2003菜單除了與Windows菜單有相同的約定，還與其他Office成員相同，它可以根據(jù)用戶的使用習慣智能地顯示個性化的菜單。在打開一個菜單時，所

19、看到的只是常用功能項，如圖1-2-2所示。如果要看到全部菜單，則可以將鼠標在主菜單名稱（或菜單最下方的標志）處停留稍長時間，或者單擊菜單最下方的標志。展開后的菜單如圖1-2-3所示。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,圖1-2-2 常用功能項 圖1-2-3 展開后的菜單,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,1.2.3 數(shù)據(jù)庫窗口 在打開了一個數(shù)據(jù)庫文件后，才會出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫窗口，Access 2003的數(shù)據(jù)庫窗口如圖1-2-4所示。從圖中可以看出，Access的數(shù)據(jù)庫窗口由窗口標題欄、窗口工具欄、對象選項卡和對象列表4部分組成,圖1-2-4 Access 2003的數(shù)據(jù)庫窗口,1.2

20、 Access 2003的工作環(huán)境,（1）數(shù)據(jù)庫窗口標題欄最左側的數(shù)據(jù)庫控制按鈕，用于對數(shù)據(jù)庫窗口進行操作，如移動數(shù)據(jù)庫窗口，最大化和最小化數(shù)據(jù)庫窗口，關閉數(shù)據(jù)庫窗口。 （2）“最小化/向上還原”按鈕：當此按鈕為窗口“最小化”按鈕時，單擊它，可將數(shù)據(jù)庫窗口縮小為圖標，并放置在Access 2003軟件窗口的左下角；這時按鈕變?yōu)椤跋蛏线€原”按鈕，單擊它可恢復數(shù)據(jù)庫窗口。 （3）“最大化/還原窗口”按鈕：當此按鈕為“最大化”按鈕時，單擊它將使數(shù)據(jù)庫窗口變?yōu)樽畲蠡翱?；當此按鈕為“還原窗口”按鈕時，單擊它將使數(shù)據(jù)庫脫離最大化狀態(tài)，并且窗口獨立于工作區(qū)。 （4）“關閉”按鈕：單擊“關閉”按鈕，將關閉A

21、ccess 2003數(shù)據(jù)庫窗口。如果文件修改后沒有保存過，則在關閉Access 2003數(shù)據(jù)庫窗口前，系統(tǒng)會提示是否保存修改過的數(shù)據(jù)庫文件。 （5）對象選項卡：在數(shù)據(jù)庫窗口左側包含兩個方面的內(nèi)容，上面是“對象”，下面是“組”?！皩ο蟆毕路诸惲谐隽薃ccess數(shù)據(jù)庫中的所有對象，單擊一個對象，例如單擊“表”，窗口右邊就會列出本數(shù)據(jù)庫已經(jīng)創(chuàng)建的所有表和創(chuàng)建表的方法。 “組”則提供了另一種管理對象的方法，即可以把那些關系比較緊密的對象分為同一組，或把不同類別的對象歸到同一組中。在數(shù)據(jù)庫中的對象很多的時候，用分組的方法可以更方便地管理各種對象。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,1.2.4 工

22、具欄 一般常用的菜單命令都有工具欄按鈕，單擊工具欄上的按鈕，可以直接實現(xiàn)相應的功能。 1工具欄簡介 Access 2003的工具欄很多，其工具欄會隨著所打開的對象而發(fā)生變化。打開一個數(shù)據(jù)庫時的工具欄如圖1-2-5所示，打開表對象時的工具欄如圖1-2-6所示，而且當以不同的方式打開表對象時的工具欄也不相同。,圖1-2-6 表工具欄,圖1-2-5 數(shù)據(jù)庫工具欄,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,在工具欄上，很多按鈕的右邊都有一個向下的箭頭符號，表示這個按鈕下面有一組按鈕可供選擇，直接單擊該按鈕時使用的是上一次使用的按鈕，如果要更換按鈕則應單擊向下箭頭符號，調出其下拉列表，從中選擇所需要的按

23、鈕。 圖1-2-7 分析組內(nèi)的按鈕 例如，單擊圖1-2-5所示工具欄中“分析”按鈕右邊的向下箭頭符號，按鈕的下面會出現(xiàn)一個菜單，如圖1-2-7所示，可以選擇其中的一個命令。當用戶使用過菜單中的某個命令后，原來在工具欄上的那個按鈕就被剛剛使用過的那個命令替換。這樣下次使用這個命令的時候，直接單擊按鈕就可以了。,圖1-2-7 分析組內(nèi)的按鈕,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,2顯示/隱藏工具欄 除了啟動Access 2003默認的工具欄， Access 2003中還有其他工具欄，一般是處于隱藏狀態(tài)，在需要時可以將其打開，不需要時將其關閉以節(jié)省屏幕上的空間。若要顯示/隱藏Access 200

24、3的其他工具欄，有許多不同的方法，下面介紹其中的幾種。 （1）單擊“視圖”“工具欄”“XXX”菜單命令：“XXX”是“工具欄”子菜單中列出的工具欄的名稱，如圖1-2-8所示。 如果工具欄的左側有顯示標記，表示此工具欄呈顯示狀態(tài)，其他工具欄的左側沒有標記，表示此工具欄呈隱藏狀態(tài)。 要顯示某個工具欄，只要單擊該工具欄名稱，使該工具欄左側增加顯示標記即可。 顯示了的工具欄出現(xiàn)在屏幕上的默認方式有兩種，一種是與數(shù)據(jù)庫工具欄、“繪圖”工具欄相似的，它們與窗口形成一個整體，將其稱為入塢式工具欄；另一種與“數(shù)據(jù)透視表”工具欄類似，將它們稱為浮動工具欄。用鼠標拖曳工具欄，在屏幕上不同的位置可以使這兩種工具欄相

25、互轉換。 如果要隱藏已經(jīng)顯示的工具欄，單擊“工具欄”級聯(lián)菜單中左側已經(jīng)有標記的工具欄的名稱，則可以取消顯示標記，同時隱藏該工具欄，這種方法適用于所有的工具欄，對于浮動式工具欄還可以通過單擊該工具欄右上角的關閉按鈕來隱藏它。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,（2）單擊“工具”“自定義”菜單命令：單擊“工具”“自定義”菜單命令調出“自定義”對話框，選擇其中的“工具欄”選項卡，如圖1-2-9所示，從中選取所需要的工具選項，然后單擊“關閉”按鈕，就可以在屏幕上看到相應的工具欄。,圖1-2-8 顯示隱藏工具欄所用的菜單命令 圖1-2-9 “自定義”對話框,1.2 Access 2003的工作環(huán)

26、境,（3）使用快捷菜單：調入比較常用的工具欄也可以使用其快捷菜單，方法是將鼠標移到工具欄上的任何位置并單擊右鍵，調出其快捷菜單，在快捷菜單中選擇所需的工具欄選項，就可以顯示這個工具欄。如果要用到在快捷菜單中沒有列出的工具欄，可以單擊其中的自定義選項，則可調出圖1-2-9所示的“自定義”對話框，從中選擇所需要的工具欄。 1.2.5 任務窗格 “任務窗格”是Office 2003應用程序中提供常用命令的窗口。它處于屏幕的右側，尺寸又小，可以一邊使用這些命令，同時繼續(xù)處理文件。任務窗格最早出現(xiàn)于Office XP中。 1任務窗格的切換方法 單擊“視圖”“任務窗格”菜單命令，或單擊“視圖”“工具欄”“

27、任務窗格”菜單命令均可顯示任務窗格。在Access 2003啟動時自動顯示“開始工作”任務窗格，如圖1-2-10所示。在任務窗格的最上方是“其他任務窗格”按鈕，這個按鈕上的文字是當前所顯示的任務窗格，單擊該按鈕可以調出其下拉菜單，從中選擇所需要的命令，就可以切換到其他任務窗格中。例如，單擊“文件搜索”選項，就可以切換到“基本文件搜索”任務窗格，如圖1-2-11所示。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,圖1-2-10 “開始工作”任務窗格 圖1-2-11 “基本文件搜索”任務窗格,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,2Office 剪貼板 除了使用以上方法調出“剪貼板”任務窗格外，

28、單擊“編輯”“Office 剪貼板”菜單命令，也可以調出“剪貼板”任務窗格，如圖1-2-12所示。在“剪貼板”任務窗格中可以同時放24個粘貼項，如果存放的粘貼項超過24個時，則會彈出提示對話框，提示將由新的內(nèi)容替代剪貼板中的第一項。通過“剪貼板”任務窗格可查看“剪貼板”中都有哪些內(nèi)容，選擇所需要的進行粘貼。如果要粘貼“剪貼板”中的所有內(nèi)容，單擊“全部粘貼”按鈕，如果要清空“剪貼板”中的所有內(nèi)容，單擊“全部清空”按鈕。 “剪貼板”在Office 2003中是通用的，如果在Word中已經(jīng)復制到“剪貼板”中一些內(nèi)容，則在Access中打開“剪貼板”時，這些內(nèi)容仍然存在，如圖1-2-12所示。從剪貼板

29、中的不同圖標，能很容易地區(qū)分剪貼板中的內(nèi)容是哪一種類型的。 將鼠標移到“剪貼板”中的每一項內(nèi)容上時都有一個下拉箭頭，單擊該箭頭，在彈出的下拉菜單中有“粘貼”和“刪除”兩個選項。如果要將某一選項粘貼，直接單擊“粘貼”選項就可以完成粘貼操作。 在“剪貼板”任務窗格的下方有一個“選項”按鈕，單擊“選項”按鈕，在彈出的菜單中有5個選項，用于決定“剪貼板”的顯示方式，如圖1-2-13所示。這些選項的名稱和作用如表1-2-1所示。,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,圖1-2-12 “剪貼板”任務窗格 圖1-2-13 “選項”菜單,1.2 Access 2003的工作環(huán)境,3Office 剪貼板與系

30、統(tǒng)剪貼板的關系 “剪貼板”是Windows中的一個概念，在Office 2003中，它的作用與Windows剪貼板有以下的關系： （1）當向“Office 剪貼板”復制多個項目時，所復制的最后一項將被復制到系統(tǒng)剪貼板上。 （2）當清空“Office 剪貼板”時，系統(tǒng)剪貼板也將同時被清空。 （3）當使用“粘貼”命令時，“粘貼”按鈕或快捷鍵（Ctrl+V）所粘貼的是系統(tǒng)剪貼板的內(nèi)容，而非“Office 剪貼板”上的內(nèi)容。,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,Access 2003為數(shù)據(jù)庫設計人員提供了一個可視化的、便于使用的工作環(huán)境，為方便用戶使用，還允許特殊設置工作環(huán)境。如果在處理一些比較特殊的數(shù)據(jù)庫

31、時，常用的工具可能要分布在系統(tǒng)提供的幾個工具欄中，如果這幾個工具欄都打開會占用過多的屏幕空間，如果每次使用時都執(zhí)行顯示/隱藏工具欄的操作又會感到太麻煩，這時就可以用Access 2003提供的自定義工具欄的功能，自己量身定做工具欄。 1.3.1 自定義工具欄 自定義一個工具欄包括創(chuàng)建一個新的工具欄、向工具欄中添加工具按鈕以及修改工具欄中按鈕等。 1自定義工具欄的方法 （1）單擊“工具”“自定義”菜單命令，調出“自定義”對話框，如圖1-3-1所示。 （2）選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，調出“新建工具欄”對話框，如圖1-3-1所示。 （3）在“工具欄的名稱”文本框中輸入新建工具欄的名稱，

32、然后單擊“確定”按鈕。 這樣一個自定義的工具欄就建立好了，這時在“自定義”對話框的“工具欄”選項卡中就可以看到剛才新建工具欄的名稱，并且出現(xiàn)了新建的工具欄，如圖1-3-2所示。,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,圖1-3-1 “新建工具欄”對話框 圖1-3-2 定義了新工具欄,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,2在自定義的工具欄中添加工具按鈕 在新工具欄建立后，就可以根據(jù)自己的需要加入命令按鈕。 在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇工具的類別，在“命令”列表框中選中欲加入新工具欄中的命令，用鼠標將其拖曳到新建的工具欄中，則新工具欄中就建立了相應的命令按鈕，如圖1-3-3所示。

33、 重復操作此步驟，直至將所需命令按鈕全部拖到新建工具欄中，單擊“關閉”按鈕，則結束自定義工具欄的操作。圖1-3-4所示是建立成功的“自定義1”工具欄。,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,圖1-3-4 “自定義1”工具欄,圖1-3-3 將選中的命令拖曳到新建的工具欄,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,3增加數(shù)據(jù)庫工具欄中的工具按鈕 在Access 2003中，用戶可以增加或減少工具欄中的按鈕，以方便用戶的使用習慣，增加工具按鈕的操作步驟如下。 （1）單擊“工具”“自定義”菜單命令，調出“自定義”對話框，單擊“命令”選項卡，如圖1-3-5所示。,圖1-3-5 “常規(guī)對齊”命令拖曳到工具欄上,1.3 定制工

34、具欄和工作環(huán)境,（2）在“類別”列表中選擇需要增加命令的類別，例如選擇“數(shù)據(jù)表”，在“命令”列表中選擇需要增加的“常規(guī)對齊”，在“常規(guī)對齊”命令上按住鼠標左鍵不放，并拖曳到工具欄上的適當位置上松開鼠標。 （3）在“自定義”對話框中單擊“關閉”按鈕。 可以看到在數(shù)據(jù)庫工具欄上增加了“常規(guī)對齊”按鈕，如圖1-3-6所示。,圖1-3-6 數(shù)據(jù)庫工具欄上增加了“常規(guī)對齊”按鈕,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,4刪除工具按鈕 刪除某個工具按鈕的操作步驟如下。 （1）單擊“工具”“自定義”菜單命令，打開“自定義”對話框。 （2）在工具欄上選擇需要刪除的工具按鈕，例如選擇“Office剪貼板”按鈕。 （3）按

35、住鼠標左鍵不放并將其拖曳到“自定義”對話框內(nèi)，則選中的工具按鈕被刪除。 1.3.2 定制工作環(huán)境 Access 2003的工作環(huán)境定義包括視圖、常規(guī)、編輯/查找、鍵盤、數(shù)據(jù)表、窗體/報表、數(shù)據(jù)表、高級選項和查詢等，這些設置都可以通過“選項”對話框來完成。 1設置視圖顯示方式 視圖顯示方式是指Access 2003如何顯示其界面元素，其設置的方法是：單擊“工具”“選項”菜單命令，調出“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，如圖1-3-7所示。該對話框中部分選項的含義如下所述。 （1）顯示欄：該欄中共有6個復選框，用于對顯示的方式進行設置。 狀態(tài)欄：選中該復選框，將在主窗口的底部顯示有關指示信息。,1

36、.3 定制工具欄和工作環(huán)境, 啟動任務窗格：選中該復選框，將在啟動Access 2003時啟動任務窗格。 新建對象的快捷方式：選中該復選框時，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中顯示新建各種數(shù)據(jù)庫對象的快捷方式。 隱藏對象：選中該復選框時，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中顯示所有用戶數(shù)據(jù)庫對象，包括被設置為隱藏的對象。 系統(tǒng)對象：選中該復選框時，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中顯示用戶數(shù)據(jù)庫對象的同時也顯示系統(tǒng)對象。 注意：系統(tǒng)對象用于維護系統(tǒng)，一般不要直接修改此類對象。 任務欄中的窗口：選中該復選框時，Access 2003將在Windows任務欄中為每一個打開的數(shù)據(jù)庫對象顯示一個窗口按鈕，這樣可以實現(xiàn)窗口之間的快速切換。 （2）在宏設

37、計中顯示：在該欄中可以設置在設計宏時是否自動顯示名稱列和條件列。 （3）數(shù)據(jù)庫窗口中的鼠標動作：在該欄中可以設置是單擊打開對象還是雙擊打開對象。 2設置文件的常規(guī)設置 用上面的方法打開“選項”對話框，單擊“常規(guī)”選項卡，如圖1-3-8所示。該對話框中部分選項的含義如下所述。,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,圖1-3-7 “選項”（視圖）對話框 圖1-3-8 “選項”（常規(guī)）對話框,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境,（1）打印邊距：在這一欄中有4個文本框，用于設置打印的左邊距、右邊距、上邊距和下邊距。 （2）名稱自動更正：這一欄中有3個復選框，只有上面的復選框選中時，下一個復選框才有效。 跟蹤名稱自動

38、更正信息：可以記錄Access 2003糾正對象名稱引用錯誤的信息，但不會自動更正。 執(zhí)行名稱自動更正：選中該復選可以對發(fā)現(xiàn)的錯誤進行糾正。 記錄名稱自動更正的更改情況：Access 2003將建立登錄信息，并將結果進行保存。 （3）其他選項的作用：在這個對話框中還有其他選項用于對文件的常規(guī)操作進行設置。 最近使用的文件列表：在其右側有一個文本框，用于選擇在主窗口“文件”菜單中要顯示的最近訪問過的文件數(shù)。 提供聲音反饋：如果選中該復選框，Access 2003將對每種操作提供聲音反饋，但在實際應用中要使用的聲音由Windows控制面板的設置決定。 關閉時壓縮：選擇該復選框可以在關閉數(shù)據(jù)庫或項目

39、時對其進行壓縮的修復。,1.3 定制工具欄和工作環(huán)境, 保存時從文件屬性中刪除個人信息：選擇此復選框可以限制在保存時該文檔的屬性對話框的“摘要”信息選項卡上所顯示的信息。 默認數(shù)據(jù)庫文件夾：在這個文本框中輸入打開及保存數(shù)據(jù)庫時所使用的默認文件夾。 新建數(shù)據(jù)庫排序次序：單擊該選項的下拉列表框，選取文本排序的依據(jù)。 Web選項：單擊該按鈕調出“Web選項”對話框，如圖1-3-9所示。在這個對話框中可以對超鏈接的形式進行設置。 服務選項：單擊該按鈕調出“服務選項”對話框，在這個對話框的“類型”欄中有“客戶反饋選項”和“在線內(nèi)容”兩個選項。 3設置編輯/查找選項 打開“選項”對話框，單擊“編輯/查找”選項卡，如圖1-3-10所示。該對話框中部分選項的含義如下所述。 （1）默認查找/替換方式：在這一欄中有3個單選鈕，用于設置用戶在數(shù)據(jù)表視圖中，打開“查找和替換”