1、辦公軟件應(yīng)用 - Excel基礎(chǔ)知識介紹,演講：蘇良生 MSN：sls_,版本：20081016,目錄,第一部分工作簿與工作表的概念 第二部分窗口(主視窗、菜單欄、工具欄、工作簿窗口) 第三部分?jǐn)?shù)據(jù)輸入(加快輸入數(shù)據(jù)的方法、數(shù)據(jù)有效性) 第四部分工作簿、工作表窗口管理 第五部分保護(hù)工作簿、工作表 第六部分圖表 第七部分?jǐn)?shù)據(jù)分析(排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視) 第八部分網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用(共享工作簿) 第九部分打印(頁面設(shè)置、分頁符) 第十部分常用快捷鍵和圖標(biāo)介紹,Excel 電子表格,簡介 Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組件，確切地說，它是一個電子表格軟件，可以用來制作電子

2、表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測并且具有強(qiáng)大的制作圖表的功能，還可以制作網(wǎng)頁呢,工作表與工作簿,工作表(Sheet)與工作簿(Book)的概念 工作簿是Excel使用的文件架構(gòu)，一個Excel文件便是一個工作簿，我們可以將它理解為是一本活頁夾，在這個活頁夾里面有許多活頁紙，而這些活頁紙在Excel中稱作工作表,主視窗,主視窗中可顯示多個工作簿,主視窗,主視窗由以下組件組成 菜單欄和工具欄：存放所有執(zhí)行命令的場所 數(shù)據(jù)編輯欄：輸入、編輯單元格數(shù)據(jù)的地方 名稱框：顯示單元格位置 狀態(tài)欄：顯示窗口的各種狀態(tài)信息，包括操作信息、數(shù)字狀態(tài),菜單欄與工具欄位置調(diào)整,工具欄、菜單欄個性化設(shè)

3、置 為擴(kuò)大工作簿的編輯視野，我們常把多個工具欄設(shè)在同一行顯示，例如常用和格式工具欄設(shè)在同在一行內(nèi)顯示 可用鼠標(biāo)上下拖動工具欄或菜單欄的移動把手 來移動位置，左右拖動兩工具欄交接處的移動把手 可調(diào)整兩個相鄰工具欄的顯示范圍 每個工具欄的尾部有一個下拉選項鈕 ，點擊可添加或刪除該工具欄的按鈕，你可打造個性化工具欄；當(dāng)多個工具欄設(shè)在同一行顯示時，一般屏幕會顯示不下那么多按鈕，這時這個工具選項鈕會變成 ，你按下它就會發(fā)現(xiàn)，那些沒能顯示出來的工具按鈕都藏在這個選項里了 小貼士：并排的工具欄還會根據(jù)你每一次的操作，調(diào)整工具欄的顯示內(nèi)容，它會將你常用的工具鈕提出下拉選項外，直接顯示在工具欄上，而將不常用的工

4、具鈕慢慢收進(jìn)下拉選項中。所以過了一段時間，你會發(fā)現(xiàn)工具欄非常具有你個性的使用風(fēng)格哦！(菜單欄也會同樣根據(jù)你的操作習(xí)慣調(diào)整顯示簡易版菜單),工具欄,視圖工具欄 設(shè)置顯示或隱藏各種工具欄 視圖工具欄自己定義可找到更多工具欄，比如組織結(jié)構(gòu)圖,任務(wù)窗格,任務(wù)窗格可以方便你完成幾項特定的工作 視圖任務(wù)窗格 可顯示或隱藏任務(wù)窗格 工具選項視圖顯示(啟動任務(wù)窗格) 可關(guān)閉默認(rèn)顯示任務(wù)窗格,工作簿窗口,工具選項視圖 如果你打開一份Excel文檔發(fā)現(xiàn)無：行列標(biāo)號、滾動條、工作表標(biāo)簽、網(wǎng)格線、零值 工具選項視圖窗口選項可設(shè)置顯示,工作表與工作簿,新建工作簿默認(rèn)有3個工作表(可按自己需要修改默認(rèn)值) 1個空白工作表

5、的文件大小為14KB，而3個空白工作表的文件大小為24KB，也就是說即使不填入數(shù)據(jù)，空白工作表也是占空間的，所以建議刪除空白工作表后再保存 新建工作簿內(nèi)工作表數(shù)設(shè)置：工具選項常規(guī),單元格與單元格位置,工作表內(nèi)的方格稱為單元格 工作表頂端有列標(biāo)題，左邊有行標(biāo)題，將列標(biāo)題和行標(biāo)題組合起來，便是單元格的位置 一張工作表共有256列(AIV)x65536 行(165536)，相當(dāng)于一千六百多萬個單元格 刪除：會用相鄰的單元格來填充被刪除的地方，會影響到其它公式對該單元格的引用 清除：只是將單元格的數(shù)據(jù)擦掉，不會影響到其它公式對該單元格的引用,加快輸入數(shù)據(jù)的方法1,自動完成(只選用于文字?jǐn)?shù)據(jù)) 當(dāng)你輸入

6、數(shù)據(jù)時，Excel會把當(dāng)前輸入的數(shù)據(jù)和同列中其他的單元格數(shù)據(jù)比較，一旦發(fā)現(xiàn)有相同的部份，就會為該單元格填入剩余的部份，若自動填入的數(shù)據(jù)恰巧是你接著想輸入的文字，這時只要直接按回車鍵，就可將數(shù)據(jù)存入單元格中；反之，若不是你想要的文字，則可以不予理會自動填入的文字，繼續(xù)輸入即可,加快輸入數(shù)據(jù)的方法2,選擇列表(只選用于文字?jǐn)?shù)據(jù)) Excel會從選取的單元格往上、往下查找，只要找到單元格內(nèi)有數(shù)據(jù)，就把它放到列表中，直到遇到空白單元格為止,加快輸入數(shù)據(jù)的方法3,自動填充 可以將數(shù)據(jù)填充連續(xù)的幾個單元格；也可以根據(jù)單元格的數(shù)據(jù)，自動產(chǎn)生一串遞增或遞減的序列 填充控制點：當(dāng)我們選中某個單元格或范圍時，其周

7、圍會被粗邊框圍住，在粗邊框的右下角有個小框，那就是填充控制點；顯示或隱藏填充控制點：工具選項編輯 單元格拖放功能 當(dāng)自動填充結(jié)束時，單元格旁邊會出現(xiàn)一個 自動填充選項鈕，它提供你選擇自動填充方式(建立不同的自動填入序列，自動填充選項鈕下拉菜單中的項目也會隨序列的特性而有所不同) 顯示或隱藏自動填充選項：工具選項編輯 顯示粘貼選項按鈕,加快輸入數(shù)據(jù)的方法4,序列(有4種類型) 運用自動填充功能來填充具有某種規(guī)律的數(shù)據(jù) (1)等差序列：例如：1、2、3、4、5、6 (2)等比序列：例如：2、4、8、16 ； 5、25、125 (3)日期：例如：2007/9/5、2007/9/6、2007/9/7

8、(4)自動填入：與上述三種序列不同在于，自動填入序列是屬于不可計算的文字?jǐn)?shù)據(jù)，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel將這類型文字?jǐn)?shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫，讓我們使用自動填入序列時，就像使用常用序列一樣 自定義序列：工具選項自定義序列新序列(有2種創(chuàng)建方式：單元格導(dǎo)入或輸入添加) 例如：方案一、方案二、方案三；小組一、小組二、小組三 等比序列不能以拖動填充控制點的方式來建立，具體方法是：選中填充范圍(含起始值)后需到編輯填充序列中設(shè)置,數(shù)據(jù)有效性,可避免輸入時由于人為疏忽造成的錯誤 若你想要對單元格的內(nèi)容加以限制時，最好的方法就是在輸入數(shù)據(jù)之前，先出現(xiàn)提示信息來警告我們數(shù)據(jù)的限

9、制。待完成輸入后，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定進(jìn)行判別驗證 我們可以為選定單元格設(shè)定序列，序列內(nèi)容用非輸入法狀態(tài)下的逗號分隔開，例如：標(biāo)模一科,標(biāo)模二科,整機(jī)一科,整機(jī)二科,工作表的編輯作業(yè),簡單演示以下內(nèi)容(Shift選相鄰；Ctrl選不相鄰) 選取多個相鄰或不相鄰的單元格范圍、選取整列或整行、選取整張工表表 插入、復(fù)制、刪除、移動單個或多工作表(快速復(fù)制：Ctrl拖動) 插入、復(fù)制、刪除、移動、顯示、隱藏單個或多個行、列 雙擊自動調(diào)整到最合適的行高或列寬 調(diào)整工作表的顯示比例(方便于視力不好的同事) 插入、刪除、修改批注 顯示、隱藏單個或全部批注(工具選項視圖批注) 單個或多個工作表搜索、替換(查找和替換

10、對話框選項) 設(shè)置多個工作表的字體、行高、列寬(必須選中整個工作表) 設(shè)置單元格格式(重點介紹：自動換行、合并單元格) 選擇性粘貼 格式自動套用格式,工作簿窗口,將所有打開的工作簿同時顯示在一個屏幕上 多重窗口排列：窗口重排窗口 調(diào)整好各窗口位置的工作環(huán)境可以保存起來供下次使用：文件保存工作區(qū)(下次打開此工作區(qū)文件即可看到原布局好的窗口),查看同一個工作簿內(nèi)不同的工作表,將同一個工作簿內(nèi)不同的工作表同時顯示在一個屏幕上 窗口新建窗口 窗口重排窗口水平并排,并排比較兩個工作簿,同時比較兩個工作簿可能很困難 多重窗口排列：窗口并排比較 當(dāng)一個工作簿滾動時，另一個工作簿也會發(fā)生等量滾動,拆分與凍結(jié)窗

11、口,Excel是按照拆分線來凍結(jié)窗口的 我們通常用來凍結(jié)(保持顯示在屏幕上不滾動)標(biāo)題行 雙擊拆分線可快速撤消拆分線；需撤消交叉拆分線時，點中交叉處雙擊即可 沒有做窗口拆分的情況下，你也可以直接選取某個單元格來執(zhí)行窗口凍結(jié)窗口，凍結(jié)線是該單元格上邊框和左邊框的延伸,保護(hù)工作簿,工具選項安全性 工作簿的保護(hù)分成兩個層次：一是防止工作簿被別人打開；二是防止工作表被別人修改 設(shè)置修改權(quán)限密碼后，無密碼只能以只讀方式打開文件，不能將他所做的修改存回到原工作簿文件中，也就是能改不能保存 若以只讀方式打開文件，你可將修改以后的數(shù)據(jù)另存成其他文件，此時另存的文件仍具備與原文件相同的打開權(quán)限密碼，但是修改權(quán)限

12、密碼會自動取消 設(shè)置密碼方式2：文件另存為工具常規(guī)選項,保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口,工具保護(hù)保護(hù)工作簿 保護(hù)工作簿結(jié)構(gòu)以后，就不能移動、復(fù)制、刪除、隱藏、取消隱藏、新建工作表及改變工作表的名稱和頁次標(biāo)簽顏色了 保護(hù)工作簿窗口以后，便不能移動、拆分、凍結(jié)、關(guān)閉、或改變窗口的大小了,保護(hù)工作表,工具保護(hù)保護(hù)工作表 保護(hù)工作表單元格得先鎖定，所有新建工作表的單元格默認(rèn)是鎖定的，如果被改動了，可以按全選鈕，然后格式單元格保護(hù)勾選鎖定，最后工具保護(hù)保護(hù)工作表即可 勾選鎖定可保護(hù)單元格不被更改、刪除或移動 勾選隱藏則不會把單元格內(nèi)的公式顯示在數(shù)據(jù)編輯行上,允許用戶編輯特定保護(hù)區(qū)域,工具保護(hù)允許用戶編輯區(qū)域 可

13、對不同的單元格范圍設(shè)置不同的保護(hù)密碼，只有知道保護(hù)范圍密碼的人方能修改單元格的內(nèi)容 需執(zhí)行工具保護(hù)保護(hù)工作表命令后，允許用戶編輯區(qū)域設(shè)置才會真正生效,宏,工具宏 宏簡單、強(qiáng)大且易于定制，可節(jié)約時間，提高工作效率。 宏是存儲在工作簿中的代碼段，它可以自動處理重復(fù)的任務(wù)，快速地組織數(shù)據(jù) 在錄制宏時，Excel 在您執(zhí)行一系列命令時存儲該過程的每一步信息。然后即可運行宏來重復(fù)所錄制的過程或“回放”這些命令。如果在錄制宏時出錯，所做的修改也會被錄制下來。Visual Basic 在附屬于某工作薄的新模塊中存儲每個宏 由于別有用心的人可用這個功能制作宏病毒，所以我們要提高自我保護(hù)意識，不要隨便打開陌生人

14、發(fā)給你含有宏的工作簿。 宏病毒防護(hù)措施：工具宏安全性設(shè)為高 想了解更多，請看OfficeOnline培訓(xùn)課程 Excel 宏循序漸進(jìn),圖表,插入圖表 大伙應(yīng)該都知道，有時候一張圖比千言萬語有更佳的表達(dá)效果，讓人更容易理解，所以我們也通常把工作表上的數(shù)據(jù)做成圖表，這樣這些枯燥的數(shù)據(jù)就會變得生動起來 常用工具欄上提供有圖表向?qū)рo ，向?qū)е杏?4種標(biāo)準(zhǔn)圖表類型和20種內(nèi)建的自定義類型供你選擇，不同類型的圖表所表達(dá)的意義也不盡相同，如折線圖表達(dá)的趨勢走向，而柱形圖強(qiáng)調(diào)數(shù)量的差異，所以你要根據(jù)自己的需求選擇合適的類型 選取數(shù)據(jù)范圍后按快捷鍵F11，Excel會自動插入一張圖表文件，該圖表是以默認(rèn)圖表類型

15、快速產(chǎn)生的，我們也可以更改這個默認(rèn)類型，圖表圖表類型 選擇你喜好圖表類型和子圖表類型，然后按設(shè)為默認(rèn)圖表鈕 圖表區(qū)的范圍搜索功能可檢查引用的范圍是否正確(當(dāng)圖表與來源數(shù)據(jù)不是放在同一張工作表時，是看不到范圍搜索的),格式刷,常用工具欄 格式刷只能復(fù)制單元格格式、條件格式，不包括復(fù)制公式(Ctrl+C可復(fù)制單元格格式、條件格式、公式) 復(fù)制單元格或區(qū)域的格式，單擊格式刷 復(fù)制單元格或區(qū)域的格式到多個位置，雙擊格式刷；當(dāng)完成復(fù)制格式時，再次單擊該按鈕或按Esc鍵即可取消復(fù)制格式狀態(tài) 復(fù)制列寬或行高，選定要復(fù)制的列標(biāo)或行標(biāo)，單擊格式刷，然后單擊目標(biāo)列標(biāo)或行標(biāo)即可,排序和自動篩選,數(shù)據(jù)排序、自動篩選

16、排序需注意你要整個列表排序，還是部分?jǐn)?shù)據(jù)排序 選取列表范圍中的任一單元格，然后執(zhí)行數(shù)據(jù)排序命令，Excel會自動選取整張列表為排序范圍(列表就是一組相關(guān)數(shù)據(jù)的集合，也可以理解為該單元格周圍數(shù)據(jù)的矩形范圍，隔行的不在范圍內(nèi)，如果想把隔行的數(shù)據(jù)也括進(jìn)來，得先自行選取好范圍),分類匯總,數(shù)據(jù)分類匯總 取消分類匯總：數(shù)據(jù)分類匯總?cè)縿h除,數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖,數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 建議：常用報表中的透視盡可能采用整列透視(“空”可設(shè)不顯示),共享工作簿,工具共享工作簿 這個功能少用為妙，因為網(wǎng)絡(luò)上病毒多，容易中招 工具修訂突出顯示修訂可以查看修改記錄,打印(頁面設(shè)置),文件頁面設(shè)置 打印前建議

17、先進(jìn)行打印預(yù)覽，根據(jù)內(nèi)容作適當(dāng)調(diào)整后再打印 頁面縮放打印可節(jié)省紙張 工作表打印區(qū)域可只打印指定范圍 對下圖4大設(shè)置進(jìn)行操作演示,分頁符,插入分頁符 Excel會自動為打印數(shù)據(jù)進(jìn)行分頁，如果你覺得其分頁結(jié)果不符合你實際的需要，我們還可以人工調(diào)整分頁 視圖分頁預(yù)覽模式可通過用鼠標(biāo)單擊并拖動分頁符，可以調(diào)整分頁符的位置，移動過的分頁符會由原本的藍(lán)色虛線改以藍(lán)色實線顯示，表示這條分頁符已變成人工分頁符；當(dāng)你調(diào)整分頁符后，如果數(shù)據(jù)量加大，則Excel會自動縮小打印比例，若數(shù)據(jù)量減少，并不會放大打印比例，只是分頁符位置改變而已 插入分頁符可設(shè)置人工分頁符，這樣就可以在你設(shè)定的位置另起一個新頁打印，分頁符設(shè)

18、置跟拆分線類似，同樣是以選中單元格上邊框和左邊框的延伸；插入重置所有分頁符可一次取消所有人工分頁符,報表禮儀：報表標(biāo)題行設(shè)置,瀏覽和打印時標(biāo)題行設(shè)置 俗話說拍戲要對得起觀眾，所以做表也要對得起讀者呀 標(biāo)題行一般進(jìn)行凍結(jié)、居中、淺色背景設(shè)置,報表禮儀：去掉公式鏈接后再提交報表,編輯鏈接斷開鏈接 當(dāng)你打開同事發(fā)給你報表時彈出以下窗口，那就意味著該表引用了其它工作簿的數(shù)據(jù)(引用了保存在同事的電腦上的工作簿),報表保護(hù)：只鎖定及保護(hù)部分單元格范圍,保護(hù)部分單元格中的內(nèi)容或公式，避免被修改 由于Excel會將工作表中“所有”單元格的保護(hù)模式皆默認(rèn)為鎖定，因此一旦執(zhí)行工具保護(hù)保護(hù)工作表命令，則所有單元格便都被鎖定了！若只要保護(hù)某些單元格，就要先把工作表中默認(rèn)的鎖定狀態(tài)取消，然后重新選取單元格范圍來做鎖定及保護(hù)設(shè)置。 1、按下工作表左上角的全選鈕，將全部單元格選取起來。 2、執(zhí)行格式單元格命令，并切換