1、文件運動理論與電子文件管理,1,什么是文件運動理論？,文件生命周期理論實際上是研究文件運動整體過程的理論；來源原則和全宗理論實際上是研究文件群體運動特點的理論；文件價值理論則實際上是研究文件運動動力的理論。 把上述理論匯合在一起從多維角度研究文件運動規(guī)律形成的理論，則可以稱之為“文件運動理論”。,2,文 件 運 動 理 論 模 型,3,講座主要內容,1.文件概念與電子文件管理范圍 2.文件運動整體性、連續(xù)性和階段性與電子文件檔案化管理 3.文件群體運動 與電子文件背景信息的著錄,4,1.1文件概念實質和外延研討,1.1.1文件概念的實質 1.1.2文件概念外延究竟有多寬？ 1.1.3如此認識文

2、件的意義,5,1.1.1文件概念的實質,與其他信息資源相比，文件最獨特的價值或者作用在于其既是事務處理的工具，又能夠為形成它的社會活動提供證據(jù)和喚起相關的記憶。 文件是由機構或個人在其活動的開始、進行和結束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內容、背景和結構所構成，而不管其形式和載體如何。,6,1.1.2文件概念外延究竟有多寬？,文件與文物的關系 文件與圖書報刊資料的關系 文件與情報的關系 結論：一切信息資源在形成之初，都首先經(jīng)歷了文件的階段。,7,1.1.3 如此認識文件的意義 ：,可以為我們最廣泛地參與各種電子信息系統(tǒng)的研制奠定認識基礎。,8,1.2 文件與檔案

3、的根本區(qū)別,1.2.1 研究問題的基點 1.2.2所有的檔案都是由文件轉化的嗎？ 1.2.3 從文件運動角度分析全球檔案概念類型 1.2.4 全球檔案概念共同特點分析 1.2.5 研究文件、檔案關系的幾點啟示,9,1.2.2 所有的檔案都是由文件轉化的嗎？,文件運動階段 1 制作 2 現(xiàn)行 3 暫存 4 歷史,10,1.2.3 從文件運動角度 分析全球檔案概念類型,文件運動階段 1 制作 2 現(xiàn)行 3 暫存 4 歷史,11,對所謂的“半現(xiàn)行文件”的分析：,現(xiàn)行作用就是一份文件為了完成或達到其為之形成的目標而具有的法律或行政的效力或力量。 現(xiàn)行期是文件用做指揮、命令、批準、允許和傳遞信息的工具，

4、或從一定意義上說為完成其內容規(guī)定的任務或達到其為之而形成的目標而發(fā)揮作用的階段。 activo documento, semi-activo documento 和 inactivo documento.,12,1.2.4 全球檔案概念 共同特點分析,“文書處理程序完畢”問題 歷史記錄性問題 原始性問題 發(fā)揮作用是否相同的問題 具有保存價值的問題 檔案是人們按一定規(guī)律特地保存起來的文件,13,1.2.5 研究文件、檔案關系的 幾點啟示,檔案僅僅是文件運動過程中文件特定狀態(tài)的名稱。沒有必要把對檔案概念外延和檔案運動階段的界定，看作是永世不變的，而是可以隨形勢以及客觀需要的發(fā)展而發(fā)展的。 不必擔心

5、進行“全程管理”和“前端控制”手伸得太長！ 能更好地理解文件連續(xù)體理論的重要觀點： 文件的“可持續(xù)價值強調文件對事務處理，憑證和記憶的作用，這一價值觀念統(tǒng)一了文件檔案化及其保存的方法，不管文件是保存一剎那還是保存千年?！?14,講座主要內容,1.文件概念與電子文件管理范圍 2.文件運動整體性、連續(xù)性和階段性與電子文件檔案化管理 3.文件群體運動 與電子文件背景信息的著錄,15,2.文件運動整體性、連續(xù)性和階段性與電子文件檔案化管理,2.1文件運動既具有整體性、連續(xù)性，也具有階段性。 2.2文件運動整體性、連續(xù)性決定了必須對文件進行檔案化管理。,16,2.1 文件運動既具有整體性、連續(xù)性，也具有

6、階段性。,文件連續(xù)體理論并不能否定文件生命周期理論在文件運動整體性、連續(xù)性問題上兩者是一致的。 電子文件運動仍然具有階段性。 為電子文件劃分運動階段仍有重要意義。,17,2.2文件運動整體性、連續(xù)性決定了必須對文件進行檔案化管理,文件真實性與歸檔 檔案化與歸檔 “檔案化”意義何在？,18,講座主要內容,1.文件概念與電子文件管理范圍 2.文件運動整體性、連續(xù)性和階段性與電子文件檔案化管理 3.文件群體運動 與電子文件背景信息的著錄,19,3文件群體運動與電子文件背景信息的著錄,3.1文件群體運動與來源信息 3.1.1 有機（歷史）聯(lián)系與文件群體運動 3.1.2 元數(shù)據(jù)著錄新功能: 電子文件管理中還有“整理”環(huán)節(jié)嗎？ 3.2采