1、2020/9/13,1,代理商大會籌備流程及注意事項,2020/9/13,2,代理商大會涉及工作繁多、瑣碎，如何才能有條不紊地開展組織工作？,接到會議籌備任務(wù)，組織者首先要做： 一、將所有工作分類羅列； 二、詳細(xì)分工，責(zé)任到人； 三、隨時控制各項工作進程。,代理商大會籌備流程及注意事項,2020/9/13,3,一、將所有工作分類羅列，盡量詳細(xì)！,方法 ,（一）、按時間順序，在腦海里預(yù)演整個會議的全過程，所有細(xì)節(jié)一 點一滴過濾，并且要求不止一次； （二）、不能漏掉任何微小的事件，大膽設(shè)想你所能想到的意外。 因為， 每項工作能否流暢進行， 取決于組織者的細(xì)節(jié)考慮是否到位。,2020/9/13,4,

2、1、住宿：接機/接車 訂房； 2、會場：場地租賃 所需會場服務(wù)； 3、用餐：場地確認(rèn) 所需用餐服務(wù)。 4、由此三項工作派生出的其他所有工作細(xì)節(jié) ,主要工作塊 住宿 、 會場 、 用餐,2020/9/13,5,住宿,（1）、為防止人數(shù)臨時變化，在預(yù)訂基數(shù)上適當(dāng)預(yù)留幾間（具體 預(yù)留數(shù)量根據(jù)實際情況而定）。 （2）、考慮個人要求； （3）、不是所有人都必須要住； （3）、明確房間的單價里是否包含早餐及建設(shè)費。 細(xì)節(jié)： 考慮季節(jié)性因素，先盡早初步預(yù)定房間，數(shù)量可以不完全準(zhǔn)確，待所有代理商到達人數(shù)確認(rèn)后，再次調(diào)整房間數(shù)量； 如有鮮花、水果、卡片等物品需放入房間，提前通知酒店 分配數(shù)量、要求及放置/更換時

3、間； 與酒店確認(rèn)房間電話是否開放長話，吧臺是否關(guān)閉。,2020/9/13,6,會場,（1）、會場的價格； （2）、使用要求：場地大小、桌椅數(shù)量及擺放要求、臺卡制作、音 響設(shè)備、茶水服務(wù)、會場指示牌、橫幅等； 細(xì)節(jié)： 會場租賃洽談時同時，盡可能的將所需服務(wù)與酒店確認(rèn)是否可行，達成一致后書面簽字確認(rèn)； 明確酒店服務(wù)的內(nèi)容，要求酒店在會場設(shè)專用服務(wù)員，避免出現(xiàn)臨時情況無人可尋。,2020/9/13,7,用餐,（1）、為防止人數(shù)臨時變化，在桌數(shù)預(yù)訂基數(shù)上適當(dāng)備1至2桌（具 體數(shù)量根據(jù)實際情況而定）； （2）、最大限度的利用空間； （3）、確認(rèn)用餐類型（午餐/晚餐）、價格、菜單，確認(rèn)酒水品 種及提供方式

4、（盡量協(xié)商自行攜帶，可適當(dāng)收取開瓶費）； （4）、用餐指示牌、座位總名單、各桌臺卡名單等的制作及擺放/更 換時間； 細(xì)節(jié)： 如有餐間活動如抽獎游戲等，需要提前準(zhǔn)備所需物品。,2020/9/13,8,以“菲林格爾06年全國代理商大會（2月20日-21日期間）”籌備工作為例：,組織者的前期工作： 一、將所有工作分類羅列，制成2011年2月代理商大會籌備工作進程檢索表； 二、所有工作分配給相關(guān)部門，并責(zé)任到人； 三、定期召開責(zé)任人碰頭會，確認(rèn)各項工作的進展情況。,2020/9/13,9,代理商大會籌備流程及注意事項,一、工作羅列 2011年2月代理商大會籌備工作進程檢索表 會議日期：2月18日-21

5、日,2020/9/13,10,另：1、曹瑜將2011年合同文本準(zhǔn)備好，包括王海濤。 2、其他參會人員：（市場部）譚云峰、謝梅、何淞、汲殿軍、周國斌（培訓(xùn)與發(fā)展部）趙黎、王亮（銷售服務(wù)部）曹瑜（客戶服務(wù)中心）李蓉、曾芳、唐春艷。 3 、中午全體參會人員用餐，晚上部門經(jīng)理及會務(wù)組人員用餐。,2020/9/13,11,細(xì) 節(jié),2020/9/13,12,2月20日 接機 / 接車：,1、專人負(fù)責(zé)； 2、確認(rèn)來賓的準(zhǔn)確時間、人數(shù)、性別，并要求傳真身份證復(fù)印件； 細(xì)節(jié)： 確認(rèn)時間、人數(shù)，以便安排車次，并可更準(zhǔn)確的預(yù)訂房間； 確認(rèn)性別，便于房間安排； 確認(rèn)姓名、身份證號碼，以便前臺進行身份確認(rèn)及獎杯、獎牌、

6、會場/用餐臺卡； 固定接機/接車的地點，提高效率，節(jié)省出車； 相關(guān)根據(jù)不同來賓隨車安排陪同人員，便于辨認(rèn)被接人員； 將排車表交銷售部，由相關(guān)人員電話通知來賓接機/接車時間、地點、人員，讓對方安心； 接待點放置公司宣傳品，或讓陪同人員手舉指示牌，便于被接人員辨認(rèn)。 預(yù)留一輛車在公司待命，便于來賓在酒店及公司之間來往或其他緊急需要。 所有物品回收。,2020/9/13,13,2月20日上午始，代理商逐漸到達公司,1、大門口歡迎牌； 2、門衛(wèi)處發(fā)放“來賓卡”； 3、設(shè)置專用接待室。 細(xì)節(jié)： 有醒目的接待室標(biāo)志（接待室可以避免代理商無著落感，同時不會到處亂竄影響員工正常工作）； 接機/接車的陪同人員全

7、程陪同所接代理商（陪同人員必須起到引導(dǎo)的作用，將代理商領(lǐng)入專用接待室，及時接收/反饋代理商的其他要求并妥善處理，如返程票訂購）， 接待室里準(zhǔn)備鮮花、飲水機、足夠的一次性茶杯、禁止吸煙標(biāo)志等物品； 做好其他衛(wèi)生工作，如白板擦洗干凈，地面清爽，桌椅整潔。,2020/9/13,14,2月20日上午始，代理商逐漸到達酒店 簽到：,1、簽到由專人負(fù)責(zé)，一般在酒店大堂進行； 2、物品準(zhǔn)備：簽到桌、臺卡、鮮花、簽到本、筆、公司形象宣傳牌 如易拉寶、會議日程表等會議資料； 3、酒店外及大堂內(nèi)橫幅、大堂歡迎牌的制作與擺放要求、時間與地 點； 4、所有物品回收。 細(xì)節(jié)： 提前預(yù)約車輛，將所需物品及參加人員帶到酒店

8、； 簽到時可將來賓需要注意的重要事項及前期未及時通知的事項逐個補充說明。,2020/9/13,15,2月20日18點左右,晚 餐：,1、用餐指示牌、用餐總名單、臺卡名單的 制作及擺放要求、時間與地點； 2、確認(rèn)菜單，酒水的品種及提供方式。 細(xì)節(jié)： 用餐指示牌需由專人查看酒店現(xiàn)場，根據(jù)其實際結(jié)構(gòu)確定指示牌內(nèi)容、數(shù)量； 就餐總名單及各桌臺卡名單需專人制定后傳真給酒店制作、擺放，通常每天的座位要進行調(diào)換，特別是主桌。 最后一天晚餐如有其他活動，如抽獎、生日慶祝，需提前預(yù)訂蛋糕，與酒店確認(rèn)音響設(shè)備、手推車、燈光控制、相關(guān)服務(wù)員等。,2020/9/13,16,2月21日上午08：00至08：45,會前：

9、,1、規(guī)定酒店叫早電話時間，并告知早餐地點； 2、會場指示牌的制作、擺放時間與地點及大堂歡迎牌的擺放時間與地點； 3、背景墻布置、主席臺布置、桌椅擺放、臺卡制作與放置，鮮花、植物配置、 音響設(shè)備等調(diào)試； 4、茶水、瓶裝水、毛巾、筆、紙擺放； 5、電腦、投影儀、屏幕、攝像機、照相機等電子設(shè)備調(diào)試； 6、會議室外簽到桌、筆、簽到表、鮮花、待發(fā)資料的準(zhǔn)備； 7、確定擺放獎品的地點，準(zhǔn)備托盤、紅布、音樂，通知頒獎人員及禮儀人員； 8、意見箱； 9、會前PPT及音樂。 細(xì)節(jié)： 需在會議前一天跟酒店確認(rèn)布置會場時間，完成背景墻、桌椅擺放、臺卡放置（臺卡最好雙面打?。⒁繇懺O(shè)備的調(diào)試；鮮花需提前預(yù)定并在會議

10、當(dāng)天送到；獎杯、獎牌提前制作； 如有頒獎，必須在會議開始前進行彩排； 會場指示牌要求酒店在規(guī)定時間擺放在規(guī)定位置； 話筒準(zhǔn)備至少有線一個，無線兩個，電子設(shè)備包括酒店音響設(shè)備需指定專人監(jiān)控，以維護其正常工作； 將會議日程表提供給酒店，規(guī)定服務(wù)員服務(wù)時間。 要求酒店設(shè)置專用服務(wù)員，以免遇到臨時情況無人可尋。,2020/9/13,17,2月20日上午09：00至12：30,會議中：,1、準(zhǔn)備發(fā)言者飲用水； 2、準(zhǔn)備茶歇； 3、會間音樂。 細(xì)節(jié)： 將果盤的分配標(biāo)準(zhǔn)提前以書面形式通知酒店（一般一天更換兩次：上午、下午），如有咖啡，一定要準(zhǔn)備勺子或攪拌器，需有煙灰桶，并要求在每次會間休息后將使用過的杯、勺

11、洗凈，桌面整理。 會議中不允許服務(wù)員添加茶水等服務(wù)，以免影響會議秩序； 會議快要結(jié)束時，確認(rèn)用餐指示牌、桌數(shù)、就座總名單、臺卡名單等是否更換正確（因為很多酒店沒有足夠的指示牌，用餐和會議指示牌內(nèi)容需臨時更換。 上午會議結(jié)束，請服務(wù)員將會場整理干凈，更換茶水及礦泉水、毛巾，準(zhǔn)備下午會議。,2020/9/13,18,2月20日下午13：30至14：15,合影：,1、提前預(yù)定攝影師，準(zhǔn)時到達； 2、提前與酒店協(xié)商好合影的地點與時間； 細(xì)節(jié)： 合影通常需要占用酒店大堂或大門停車處，因此要提前與酒店協(xié)商是否可行，并必要時請服務(wù)員協(xié)助攔截車輛與行人； 提前按攝影師要求擺放好椅子并確定重要人員的位置； 提前

12、預(yù)約其他合影人員； 考慮天氣、光線等因素，根據(jù)實際情況制訂合理的合影順序。,2020/9/13,19,2月20日晚上21：00以后,會議結(jié)束：,1、總結(jié)一天會議的得失，與組委會人員確認(rèn)第二天的工作及注意事項； 2、與酒店確認(rèn)第二天工作的工作及注意事項； 3、添加第二天所需的物品； 4、所有不需要的物品回收。 細(xì)節(jié)： 會議前需提前預(yù)約好車輛，保證兩天的會議物品人員的隨時運輸。,2020/9/13,20,二、詳細(xì)分工，責(zé)任到人！,1、建立籌備組委會； 2、對各人的工作內(nèi)容及達成要求作詳細(xì)描述； 3、明確個人的工作職責(zé)。 細(xì)節(jié)： 工作分配時，盡可能的將工作內(nèi)容詳細(xì)說明，包括達成要求及注 事項。徹底而

13、放心的分工才能真正使工作得到分擔(dān)。,2020/9/13,21,三、隨時跟蹤發(fā)展進程,1、第一次：工作分配； 2、第二次：與各工作責(zé)任人分別溝通，如參與過往屆籌備工作，可對以前 的得失進行總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上討論本次工作的方法；不管怎 樣，組織者與工作責(zé)任人必須就工作方法的重點及注意事項達 成共識。 3、第三次：準(zhǔn)備工作進行到1/2至2/3左右時，各工作責(zé)任人再次碰頭，匯 報各自工作的進展情況，如有疑問，及時解決。 4、第四次：會議開始前一天，備報所有準(zhǔn)備工作的完成情況，并強調(diào)次日 會議安排及注意事項。,整個會議籌備過程中，組委會 至少 召開 四 次碰頭會議 ：,2020/9/13,22,提醒：,1、會議前應(yīng)群發(fā)傳真通知所有參會人員注意事項及會議日程； 2、向所有參會員工說明會議制度、要求； 3、各項工作責(zé)任人必須全程跟隨會議進程，以便隨時處理臨時事件。 4、要求酒店聯(lián)系人或指定第二聯(lián)系人在會議進行時全程陪同，以便隨時處理 臨時事件。 5、與各部門協(xié)作（包括酒店）盡量以書面形式來往，并對