1、有效會(huì)議技巧,主要內(nèi)容,單元一會(huì)議和企業(yè)管理 單元二會(huì)議準(zhǔn)備 單元三會(huì)議技巧 單元四棘手情況和問題人物的處理,學(xué)習(xí)目標(biāo),經(jīng)過本課程一天的學(xué)習(xí)，學(xué)員能夠： 認(rèn)識(shí)工作會(huì)議是管理溝通的重要方式 掌握會(huì)議中的角色及任務(wù) 掌握會(huì)議三維圖要素及內(nèi)容 運(yùn)用5W1H技巧準(zhǔn)備會(huì)議 運(yùn)用會(huì)議任務(wù)、程序及人際技巧主持會(huì)議 處理會(huì)議中棘手問題,課堂紀(jì)律,休息時(shí)間安排 守時(shí) 關(guān)閉干擾源,OPEN YOUR MIND !,先開一個(gè)會(huì) Things in Common,議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個(gè)共同點(diǎn) 地點(diǎn)：XX會(huì)議室 時(shí)間：8分鐘 主持人：志愿者 記錄人：志愿者 闡述人：志愿者,目的：幫助參會(huì)人員增進(jìn)相

2、互之間的了解；融洽團(tuán)隊(duì)氣氛；促進(jìn)未來溝通和關(guān)系的建立,課前熱身回顧,是什么行為和心態(tài)導(dǎo)致你們的討論結(jié)果 用一個(gè)比喻形容參加會(huì)議的心情 用一個(gè)比喻形容主持會(huì)議的心情,單元一 概述單元二 會(huì)議準(zhǔn)備 單元三 會(huì)議技巧 單元四 會(huì)議棘手情況和問題人物處理行動(dòng)計(jì)劃,摘要,單元一 概述,對(duì)低效率會(huì)議的報(bào)怨 低效率會(huì)議的高成本 工作會(huì)議是管理方式的體現(xiàn) 會(huì)議的三維立體圖 會(huì)議角色及任務(wù),對(duì)低效率會(huì)議的抱怨,美國(guó)一項(xiàng)對(duì)高級(jí)管理人員的調(diào)查表明，人們不喜歡開會(huì)的原因有： 跑題：83% 準(zhǔn)備不足：77% 低效率： 74% 缺乏傾聽：68% 會(huì)議長(zhǎng)度： 60% 缺乏參與： 51%,低效率會(huì)議的高成本,研究表明：主管人

3、員平均投入會(huì)議的時(shí)間為總工作時(shí)間的30%，高級(jí)管理人員甚至達(dá)到50% 低效率會(huì)議掠奪你的時(shí)間 每個(gè)會(huì)議均耗時(shí) X 年均開會(huì)數(shù)量 X 會(huì)議有效率 ？ 你主持的低效率會(huì)議掠奪別人的時(shí)間,低效率會(huì)議 “犯罪”,會(huì)議評(píng)估表,請(qǐng)用以下評(píng)估表測(cè)評(píng)你經(jīng)常主持的會(huì)議，并在符合你情況的描述項(xiàng)前打勾,界定“會(huì)議”,三人以上 聚在一起 展開有組織的討論 有效達(dá)到明確目的,會(huì)議和渠道溝通,會(huì)議的獨(dú)特優(yōu)勢(shì),在有效溝通中，所傳遞的信息 55% 是通過身體語言傳達(dá)的 38 通過語調(diào)完成的 7 是通過所使用的言辭傳達(dá)的,開會(huì)具有電子郵件、電話、信函等方式 不可比擬的優(yōu)勢(shì),會(huì)議的作用,發(fā)放消息型 Presentation Me

4、eting 互通消息型 Information Sharing Meeting 解決問題型 Problem-solving Meeting 做出決定型 Decision-making Meeting,信息溝通類,決策討論類,會(huì)議的作用,會(huì)議是由哪些要素組成的？,會(huì)議三維立體圖 會(huì)議任務(wù) 會(huì)議程序 會(huì)議成員 會(huì)議成員-會(huì)議角色,會(huì)議要素-會(huì)議三維立體圖,會(huì)議任務(wù) Task 會(huì)議程序 Process 會(huì)議成員 People,會(huì)議要素-會(huì)議任務(wù),完成會(huì)議既定的目標(biāo),會(huì)議要素-會(huì)議程序,有完整的會(huì)議過程，以便有效完成會(huì)議任務(wù),會(huì)議要素-會(huì)議成員,充分發(fā)揮各成員的作用，創(chuàng)造積極的會(huì)議氣氛,會(huì)議要素-會(huì)議

5、角色,會(huì)議要素-會(huì)議角色,經(jīng)常情況是一線主管一人充當(dāng)三種角色！任務(wù)非常艱巨！,會(huì)議要素-會(huì)議角色及任務(wù),回顧你以往主持的會(huì)議，你是否完成了： 主持人的任務(wù) 協(xié)助人的任務(wù) 記錄人的任務(wù),單元一 概述單元二 會(huì)議準(zhǔn)備 單元三 會(huì)議技巧 單元四 會(huì)議棘手情況和問題人物處理行動(dòng)計(jì)劃,摘要,單元二 會(huì)議準(zhǔn)備,錄像分析 5W1H準(zhǔn)備技巧 會(huì)議規(guī)則 會(huì)議類型比較 會(huì)議準(zhǔn)備演練,案例討論,一家中國(guó)最大的泵業(yè)生產(chǎn)制造集團(tuán)公司，公司老板一直要求并采用公司“高回報(bào)”的方式召開高層會(huì)議，總經(jīng)理例會(huì)一般在星期一下午6:00點(diǎn)召開，每次開會(huì)前總經(jīng)理辦公室秘書都會(huì)發(fā)出會(huì)議通知（會(huì)議通知見后），討論議題有常規(guī)匯報(bào)和交流計(jì)劃；

6、在這個(gè)例會(huì)上通常會(huì)有話題分享，部門協(xié)調(diào)，策略制定，政策回顧，問題分析，突發(fā)情況通報(bào)等議程出現(xiàn)。 隨著時(shí)間的推移，總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)下面在會(huì)議結(jié)束后的執(zhí)行層面我行我素；任務(wù)拖延甚至不了了之。部分經(jīng)理對(duì)會(huì)議已經(jīng)產(chǎn)生明顯的恐懼感和無奈的感覺。,問題： 為什么會(huì)發(fā)生這樣的狀況？ 這樣的狀況給企業(yè)帶來哪些后果？ 如何改進(jìn)？,會(huì)議準(zhǔn)備5WIH,WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW,以下情況，開會(huì)是種資源的浪費(fèi),主持人沒有時(shí)間為會(huì)議作充分準(zhǔn)備 與會(huì)者沒有時(shí)間為會(huì)議作充分準(zhǔn)備 必要人物不能出席 會(huì)議沒有時(shí)間對(duì)問題展開討論 書面形式比開會(huì)更有效,你以前主持的會(huì)議，哪些會(huì)議不該召開？舉例說明。,

7、WHY：會(huì)議的目的,WHY “會(huì)議的具體目的是什么？” 會(huì)議主題會(huì)議目的！ 會(huì)議目的：通過開會(huì)預(yù)期達(dá)到的結(jié)果 會(huì)議主題：會(huì)議討論的核心議題,信息溝通類會(huì)議目的練習(xí),請(qǐng)根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會(huì)議主題及目的。 時(shí)間：5分鐘 1公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉 。 會(huì)議主題： 會(huì)議目的： 2我小組對(duì)哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級(jí)調(diào)試有新建議，需向銷售部及服務(wù)部匯報(bào)。 會(huì)議主題： 會(huì)議目的：,決策討論類會(huì)議目的練習(xí),請(qǐng)根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會(huì)議主題及目的。 時(shí)間：5分鐘 1部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會(huì)議為最后一次方案會(huì)議。 會(huì)議主題： 會(huì)議目的： 2基于今年本

8、部門的銷售業(yè)績(jī)確定明年的銷售目標(biāo)。 會(huì)議主題： 會(huì)議目的：,WHO：誰？,WHO：關(guān)鍵人物 “誰參加？” “每個(gè)成員的獨(dú)特作用” 考慮因素： 職位 會(huì)議中發(fā)揮的作用 會(huì)后發(fā)揮的作用,WHEN&WHERE：何時(shí)何地？,WHEN，WHERE “何時(shí)開會(huì)最有效達(dá)到會(huì)議目的” “在哪里開會(huì)最合適？” “座位如何擺放？” “需要哪些設(shè)備？” “需要哪些食物準(zhǔn)備？”,WHEN&WHERE：何時(shí)何地？,避免： 在用餐時(shí)間開討論決策型會(huì)議 在臨近下班時(shí)間倉促開會(huì) 在剛上班時(shí)間開會(huì) 在大家疲勞時(shí)間開會(huì) 沒有及時(shí)提前通知會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn) 在嘈雜地點(diǎn)開會(huì),信息溝通類會(huì)議場(chǎng)地布置,活頁紙架,投影屏幕,活頁紙架,投影屏幕

9、,活頁紙架,決策討論類會(huì)議場(chǎng)地布置,活頁紙架,活頁紙架,活頁紙架,活頁紙架,WHAT：議什么？,WHAT：議程“會(huì)議討論什么主題？”“議程有哪些？”“每項(xiàng)議題的時(shí)間分配？”,制訂議程注意事項(xiàng),議程應(yīng)提前分發(fā)，使與會(huì)者有備而來 與會(huì)者可在會(huì)前及會(huì)議開始時(shí)合理提議增減議題 重要議題應(yīng)留有充分時(shí)間 常規(guī)議題先討論 (時(shí)間簡(jiǎn)短) 重要議題之間應(yīng)穿插一些簡(jiǎn)單議題 一次會(huì)議不要安排太多重要議題 會(huì)前合理劃分每個(gè)議題的討論時(shí)間,HOW：怎么議？,HOW 用什么方法 “如何讓大家作最好準(zhǔn)備？” “哪些內(nèi)容需提前通知？” “會(huì)議規(guī)則有哪些？”,會(huì)議規(guī)則,會(huì)議規(guī)則 規(guī)范每一位與會(huì)者行為 嚴(yán)格執(zhí)行 作為紀(jì)律宣布 張

10、帖在會(huì)場(chǎng) 會(huì)議規(guī)則舉例 你主持或參加的會(huì)議中，哪些會(huì)議規(guī)則非常有效？,會(huì)議類型比較,會(huì)議準(zhǔn)備綜合檢測(cè)單,檢測(cè)單 會(huì)議準(zhǔn)備場(chǎng)景練習(xí),會(huì)議準(zhǔn)備綜合檢查單練習(xí)案例,某國(guó)際品牌體育用品生產(chǎn)商在華設(shè)立分公司后，業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛。公司西區(qū)市場(chǎng)及銷售總監(jiān)決定將總公司今年新推出的一系列春秋兩季最新服裝及鞋類產(chǎn)品在第二季度到來之前迅速搶占西安市場(chǎng)。從而為公司下半年拓展西部地區(qū)奠定良好的根基。 你是此次會(huì)議的主持人，華西市場(chǎng)銷售總監(jiān)。作為市場(chǎng)總監(jiān)，你希望以市場(chǎng)為重，搶占市場(chǎng)，為公司以后的發(fā)展打下基礎(chǔ)。同時(shí)你要來協(xié)調(diào)美國(guó)產(chǎn)品研發(fā)部，國(guó)內(nèi)的廠房，物流配送等多個(gè)環(huán)節(jié)，你很清楚目前大中華地區(qū)的產(chǎn)品物流部門正在安裝一套能夠適應(yīng)

11、今后市場(chǎng)需求的產(chǎn)品物流配送系統(tǒng)，但要等到系統(tǒng)全部安裝完成已經(jīng)接近2季度末了。如果要加快西安市場(chǎng)的新產(chǎn)品鋪貨，就要在現(xiàn)有配送系統(tǒng)的支持下完成此次鋪貨和新產(chǎn)品亮相的任務(wù)。 作為主持人，你已意識(shí)到此次會(huì)議討論的項(xiàng)目帶有一定的爭(zhēng)議性。開會(huì)時(shí)各部門可能會(huì)有不同的立場(chǎng)和意見。由于這個(gè)項(xiàng)目對(duì)于公司的發(fā)展具有重大意義，必須得到各部門積極配合。你希望通過此次會(huì)議，能夠協(xié)調(diào)與會(huì)的各個(gè)部門的意見，促使他們最終達(dá)成一個(gè)可行的方案。,單元一 概述單元二 會(huì)議準(zhǔn)備 單元三 會(huì)議技巧 單元四 會(huì)議棘手情況和問題人物處理 行動(dòng)計(jì)劃,摘要,單元三 會(huì)議技巧,程序技巧 任務(wù)技巧 人際技巧,程序技巧,開始： 歡迎 目的 議程 時(shí)間

12、 規(guī)矩,行動(dòng)計(jì)劃及 會(huì)后跟進(jìn)措施,會(huì)議程序自我檢測(cè)單,會(huì)議程序自我檢測(cè)單,任務(wù)技巧,提供信息與建議 提供有關(guān)會(huì)議主題的信息或提出個(gè)人看法、建議 提問技巧 征詢事實(shí)與看法 補(bǔ)充拓展他人想法 補(bǔ)充他人發(fā)言或在他人發(fā)言的基礎(chǔ)上提出拓展性建議 澄清，復(fù)述,任務(wù)技巧概覽與練習(xí),概覽 自我檢測(cè)單 提問技巧練習(xí) 復(fù)述、澄清技巧練習(xí),人際技巧,言辭鼓勵(lì) 鼓勵(lì)性身體語言 體恤情緒,人際技巧練習(xí),體恤情緒中立性地對(duì)對(duì)方的情緒給予關(guān)注，但不要表示是否同意 步驟 說明事實(shí)細(xì)節(jié) 認(rèn)可對(duì)方情緒 舉例 你的提議沒有得到及時(shí)的反饋，看得出來你很焦急 練習(xí),人際技巧概覽與自我檢測(cè),概覽 自我檢測(cè)單,技巧評(píng)點(diǎn)一：集思廣益技巧,步

13、驟： 1.一人負(fù)責(zé)記錄 2.每人依次、每次貢獻(xiàn)一個(gè)想法 3.跳過暫時(shí)沒有想法的成員 4.對(duì)貢獻(xiàn)的想法不加評(píng)判 5.允許重復(fù) 6.進(jìn)行到有足夠量的想法時(shí)為止,技巧評(píng)點(diǎn)二：小組決策技巧,步驟： 1.集思廣益活動(dòng)后，小組成員就達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)給各想法排序 2.累加各成員的排序結(jié)果，算出每個(gè)想法的得分 3.排除最低得分的一個(gè)或幾個(gè)想法 4.對(duì)剩余想法用上述方法繼續(xù)排序 5.最后剩下的想法即是最后決定,有效會(huì)議準(zhǔn)則,會(huì)議目的要清楚明確，議題三個(gè)最適宜 與會(huì)人員要精選，四至十人最理想 會(huì)前有資料，以免空口講白話 避免馬拉松會(huì)議，一小時(shí)為宜，二小時(shí)為極限，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 主席應(yīng)帶動(dòng)討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場(chǎng)中立，化

14、解沖突 開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受 會(huì)議務(wù)必達(dá)成決議 會(huì)議記錄要忠實(shí)和完整，三天內(nèi)分發(fā)給每位與會(huì)者及相關(guān)人士 追蹤會(huì)后各項(xiàng)決議的行動(dòng)及結(jié)果,單元一 概述單元二 會(huì)議準(zhǔn)備 單元三 會(huì)議技巧 單元四 會(huì)議棘手情況和問題人物處理 行動(dòng)計(jì)劃,摘要,單元四 會(huì)議棘手情況和問題人物處理,問題人物處理 棘手情況處理,問題人物,事不關(guān)己者 夸夸其談?wù)?挑起爭(zhēng)論者 連粉帶刺者 問題人物預(yù)測(cè)練習(xí)刺,問題人物-事不關(guān)己者,解決措施： 直接提問 多作口頭鼓勵(lì) 會(huì)后給予實(shí)際工作,問題人物夸夸其談?wù)?解決措施： 適時(shí)插入，直接提問他人 時(shí)間有限 會(huì)議原則 會(huì)后交流,問題人物挑起爭(zhēng)論者,解決措施

15、： 體恤情緒 明確討論主題 適時(shí)總結(jié)，直接提問他人 會(huì)議原則,問題人物連粉帶刺者,解決措施： 直接提問客觀事實(shí)、數(shù)據(jù) 提問簡(jiǎn)短、客觀，不容主觀發(fā)揮 不要介入負(fù)面情緒,問題人物預(yù)測(cè)練習(xí),預(yù)測(cè)案例中的問題人物并考慮解決措施,棘手情況,與會(huì)者陷入僵局或手足無措 與會(huì)者陷入緘默 與會(huì)者不正視問題，或只專注于一個(gè)問題而排除其他問題 與會(huì)者不斷地重復(fù)已提出的觀點(diǎn) 產(chǎn)生沖突時(shí) 棘手情況解決方案,棘手情況-與會(huì)者陷入僵局或手足無措,詢問與會(huì)者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進(jìn)行到了何處以及具體的目標(biāo)是什么 如有可能，清除障礙。看大家陷入僵局是否是因?yàn)槿狈ψ銐虻男畔?，還是需要澄清要完成的任務(wù)或如何繼續(xù) 詢問大家是否

16、準(zhǔn)備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點(diǎn)或問題 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會(huì)議上,棘手情況-與會(huì)者陷入緘默,讓大家安靜一會(huì) 了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么 詢問大家是否想讓你對(duì)一些事項(xiàng)予以澄清 詢問他們是否有你不清楚的觀點(diǎn)或問題，或是否你引起了某種疑惑 在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默 確保你的行為舉止不會(huì)引起問題 分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵(lì)更多的參與,棘手情況-與會(huì)者不正視問題,這可能是因?yàn)樗麄儞?dān)心提出某一特殊問題。因此，主持人應(yīng)要求發(fā)言人明確界定問題、議題或機(jī)會(huì)的實(shí)質(zhì)。然后，了解它已存在了多長(zhǎng)時(shí)間、誰涉及了這個(gè)問題、以及后果是什么,棘手情況-與會(huì)者不斷重復(fù)已提出的觀點(diǎn),把想法記錄在活頁板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法 當(dāng)某個(gè)人開始重復(fù)已經(jīng)列出的想法時(shí)，就指向活頁板或白板，并提問：“我們是不是已經(jīng)了解這一觀點(diǎn)了？你還有需要補(bǔ)充的嗎？”,棘手情況產(chǎn)生沖突時(shí),對(duì)任何爭(zhēng)吵予以制止 讓成員知道有激情是沒有關(guān)系的，但不能控制自己情緒的人則應(yīng)在會(huì)外解決他們的問題 重申已達(dá)成一致的行為規(guī)則 注重想法或意見的實(shí)質(zhì)內(nèi)容而不是發(fā)言者的個(gè)人風(fēng)格或其在組織