1、數(shù)碼照片檔案的管理,數(shù)碼照片：指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。 數(shù)碼照片檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在社會活動中形成的，有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、文字說明兩部分組成。,數(shù)碼照片檔案的管理,一、歸檔 1歸檔范圍凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬收集范圍。按照數(shù)碼照片采集渠道可以分為： 1.1數(shù)碼照相機(jī)照片：指利用數(shù)碼照相機(jī)拍攝的數(shù)碼照片。1.2掃描照片：指利用掃描儀將紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片。 2歸檔要求2.1形成部門負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進(jìn)

2、行收集，按規(guī)范要求編寫文字說明，自形成之日起一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)。2.2歸檔的數(shù)碼照片、文字說明二者應(yīng)齊全。文字說明要充分體現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等六要素，確切地反映照片的內(nèi)容。2.3數(shù)碼照片收集時(shí)應(yīng)統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換為TIFF、JPEG格式。2.4拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。2.5重要的數(shù)碼照片應(yīng)同時(shí)沖洗紙質(zhì)照片歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號，格式為：全宗號目錄號光盤號照片號（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號目錄號案卷號照片號（標(biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中）。,數(shù)碼照片檔案的管理,二、移交接收 1.移交、接收檢驗(yàn)數(shù)碼

3、照片形成部門在移交之前應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體是否清潔，是否有劃痕；數(shù)碼照片的真實(shí)性、完整性和有效性。合格率應(yīng)達(dá)到100%。 2.移交手續(xù)交接雙方驗(yàn)收合格后，填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表。登記表一式兩份，交接雙方各保存一份。,數(shù)碼照片檔案的管理,四、分類數(shù)碼照片采用年度分類法，將數(shù)碼照片按其形成年度分類。 五、排列一組關(guān)系密切的數(shù)碼照片應(yīng)排列在一起。 六、存儲1.一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片不應(yīng)存儲在一盤載體中。 2.推薦采用只讀光盤作為數(shù)碼照片的保存載體。禁用軟磁盤作為數(shù)碼照片長期保存的載體。刻制光盤時(shí)應(yīng)選擇“一次

4、性寫入”方式。 3.每張光盤的根目錄下應(yīng)有說明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。,數(shù)碼照片檔案的管理,數(shù)碼照片光盤應(yīng)具有如下信息組織結(jié)構(gòu)： 1.說明文件1.1文件名：README 1.2文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲載體的各種信息。應(yīng)包括全宗號、目錄號、光盤號、全宗名稱、形成時(shí)間、照片張數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等。 1.3文件格式：說明文件為字符文件。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說明內(nèi)容，中間用冒號分開。字符代碼應(yīng)符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的規(guī)定。,數(shù)碼照片檔案的管理,數(shù)碼照片光盤信息組織結(jié)構(gòu)（續(xù)1)： 2.著錄文件2.1文件名：DESCRIPT.XML2.2文件內(nèi)容：數(shù)

5、碼照片文件目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)形成。2.3文件格式：XML文件。 3.數(shù)碼照片子目錄3.1目錄名：DATA3.2目錄內(nèi)容：存放歸檔的數(shù)碼照片，數(shù)碼照片名為光盤號+照片號，光盤號和照片號應(yīng)各為四位阿拉伯?dāng)?shù)字，不足四位的在前補(bǔ)“0”。如，1號光盤第6張數(shù)碼照片應(yīng)命名為00010006.jpg（數(shù)碼照相機(jī)照片）或00010006.tif（掃描照片），其中第14位為光盤號，第58位為照片號。,數(shù)碼照片檔案的管理,七、編目 1.數(shù)碼照片光盤封面光盤的包裝盒上應(yīng)加貼數(shù)碼照片光盤封面。封面內(nèi)容應(yīng)包括全宗號、目錄號、光盤號、全宗名稱、題名、形成時(shí)間、照片張數(shù)

6、、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等。光盤封面應(yīng)使用符合檔案要求的書寫材料填寫。 1.1全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。1.2目錄號：全宗內(nèi)所屬目錄的編號。1.3光盤號：按形成時(shí)間從“1”開始編制流水號。1.4全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡稱。1.5題名：全宗名稱+“* * * *年”+“的數(shù)碼照片文件”。1.6形成時(shí)間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月和終止年月。1.7張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件數(shù)。1.8套別：填寫A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示異地保存。1.9制作人：制作數(shù)碼照片光盤的人員姓名。1.10審核人：負(fù)責(zé)檢查數(shù)碼照片光盤質(zhì)量的人員姓名。1.11制作時(shí)間：制作數(shù)碼照片光

7、盤的時(shí)間。,數(shù)碼照片檔案的管理,2.數(shù)碼照片光盤目錄數(shù)碼照片光盤目錄應(yīng)逐張光盤編制，應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片光盤目錄項(xiàng)目包括全宗號、目錄號、光盤號、題名、起始年月、終止年月、張數(shù)、備注。 2.1全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。2.2目錄號：全宗內(nèi)所屬目錄的編號。2.3光盤號：按形成時(shí)間從“1”開始編制流水號。2.4題名：全宗名稱+“* * * *年”+“的數(shù)碼照片文件”。2.5起始年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最早拍攝年月，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如200401。2.6終止年月：光盤內(nèi)數(shù)碼照片的最晚拍攝年月，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2004

8、12。2.7張數(shù)：光盤內(nèi)數(shù)碼照片文件數(shù)。2.8備注：注釋需要補(bǔ)充和說明的情況。,數(shù)碼照片檔案的管理,3.數(shù)碼照片文件目錄數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項(xiàng)目包括全宗號、目錄號、光盤號、照片號、文件題名、責(zé)任者、拍攝時(shí)間、攝影者、備注。 3.1全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。3.2目錄號：全宗內(nèi)所屬目錄的編號。3.3光盤號：按形成時(shí)間從“1”開始編制流水號。3.4照片號：一張光盤保存的數(shù)碼照片從“1”開始編制照片號。3.5文件題名：簡明概括的反映數(shù)碼照片的具體內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景等要

9、素。3.6責(zé)任者：形成數(shù)碼照片單位的全稱或通用簡稱。3.7拍攝時(shí)間：數(shù)碼照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20040104。3.8攝影者：數(shù)碼照片的拍攝人。3.9備注：注釋需要補(bǔ)充和說明的情況。,數(shù)碼照片檔案的管理,八、保管 1.數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套別用符號表示分別為：A、B、C。 2.光盤做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 3.光盤只有在使用時(shí)才能將其從包裝物中取出，使用后及時(shí)放回包裝物中。如果光盤有污漬，可用水或中性清潔劑清潔，如用酒精清洗。不要使用玻璃清潔劑或溶劑。用擦拭照相機(jī)鏡頭的棉紙從中心向邊緣輕輕擦拭，不能沿圓形軌邊擦拭。

10、 4.光盤應(yīng)放在堅(jiān)硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，避免擠壓。不得彎折，不得堆疊存放。 5.光盤的標(biāo)簽應(yīng)粘貼在光盤的包裝物上，不得直接在光盤上粘貼標(biāo)記。 6.光盤的存放環(huán)境要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在1720，相對濕度應(yīng)控制在35%45%。 7.光盤一般每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。,照 片 檔 案 文 件 級 目 錄 （示例一）,光 盤 刻 制 說 明 文 件 （示例2）,SM.TXT 套別：B 全宗名稱：xx市衛(wèi)生局 全宗號：J060 目錄號：025 盤號：0156 題名：xx市衛(wèi)生局2003年數(shù)碼照片檔案 起始時(shí)間：200301 終止時(shí)間：200312 保管期限：永久 張數(shù)：203 光盤類型：CD-R 文件類型：JPG、TIF 制作時(shí)間：20040205 制作軟件：NERO 6.1 制作設(shè)備：HP 2000e 制作人：張三 審核人：李四,示例三數(shù) 碼 照 片 光 盤 盒 封 面 xx市衛(wèi)生局 XX市衛(wèi)生局2003年數(shù)碼照片檔案2003年01月至2003年12 月 全宗號 J060 目錄號 025 盤號 0156 保管期限 永久 張數(shù) 203 光