1、采購與物料管理,2011-11-24,目錄,第一節(jié) 采購管理,一、采購的含義,是指在一定的時間、地點條件下，通過商品交換和物流手段，從資源市場獲取滿足需求的資源的活動過程。 包含三層含義： 1.采購是從資源市場取得資源的過程； 2.采購既是一個商流過程，又是一個物流過程； 3.采購是一種經(jīng)濟活動。,二、為什么要進行采購管理?,采購作為企業(yè)經(jīng)營管理一個重要組成部分，對降低成本、提高企業(yè)經(jīng)濟效益及尋找和維持穩(wěn)定的具有高質(zhì)量商品和服務(wù)的供應(yīng)商具有至關(guān)重要的作用。,1、采購是一門專業(yè)，是一種技術(shù)性、實用性、操作性很強的工作。,特別是隨著制造全球化與外包生產(chǎn)的發(fā)展，外購原材料、零部件與服務(wù)的支出在很多企

2、業(yè)中的比例越來越高。據(jù)統(tǒng)計，北美的生產(chǎn)廠家，每一美元的銷售收入中，外購商品與服務(wù)的平均開支已達55美分，而這一美元銷售收入中，直接勞動力成本只有10美分。 顯然，采購領(lǐng)域蘊藏著很大的成本節(jié)約空間。,二、為什么要進行采購管理?,2、外部物料的采購成本支出一直是很多生產(chǎn)企業(yè)的一項最大支出,現(xiàn)在外包生產(chǎn)與服務(wù)的范圍越來越廣。很多企業(yè)不僅將簡單的零部件生產(chǎn)外包，還購買更多復(fù)雜和高附加值的零部件，因此為實現(xiàn)最終產(chǎn)品的順利生產(chǎn)與質(zhì)量保證，企業(yè)需要從戰(zhàn)略角度進行采購運作，放棄短期采購行為，把更多的精力放到對供應(yīng)商的管理與培訓(xùn)上，力求將供應(yīng)商發(fā)展成為長期的合作伙伴以獲取來自他們的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。,二、為什么要進行采

3、購管理?,3、卓越的采購管理已經(jīng)成為很多企業(yè)提升競爭力的重要手段,三、新的采購理念,建立良好及長遠的供應(yīng)商伙伴關(guān)系 重視更積極及策略性關(guān)系 重視長遠目標及關(guān)系,重視減少總成本 五項“適當”的要求 適當?shù)奈锪希嘿|(zhì)量良好 適當?shù)臄?shù)量：物料的管制，經(jīng)濟訂購量，資金的調(diào)動 適當?shù)牡攸c：供應(yīng)商越近越好 適當?shù)臅r間：按照生產(chǎn)計劃 適當?shù)膬r格：多渠道詢價、比價、自行估價、議價,管理層次 采購方法 談判 預(yù)算 訓(xùn)練員工 減少成本,作業(yè)層次 跟催 做紀錄 處理付款 處理物料申請 處理報價單 比較價格,策略層次 采購研究 長遠計劃 評估供應(yīng)能力 制定政策,傳統(tǒng)方法：比較被動 現(xiàn)今方法：比較積極及具策略性,四、采購

4、管理的主要工作內(nèi)容,采購價值鏈,評估 和選擇 供應(yīng)商,采購 原材料,制定 年度 計劃,管理 供應(yīng)商 關(guān)系,開發(fā) 需求,考慮所有使用者，按類別確定的各物品需求,下一年度各分類和總體的目標和重點,有效支持和執(zhí)行戰(zhàn)略的系統(tǒng)、程序和技能,制定按類別劃分的發(fā)揮采購力量和最小化總成本的戰(zhàn)略,確定目標供應(yīng)商、談判、簽訂合同,確保提高業(yè)績的績效指標、基準和控制,制定 采購 戰(zhàn)略,四、采購管理的主要工作內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)需求是采購活動行為的前提。企業(yè)采購需求通常由物資使用部門提出采購申請單，說明需要什么、需要多少、何時需要。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,1、需求確定,物料請購者需求確定后，為了采購部門工作能順利進行，要求

5、對所申請采購的物品的細節(jié)做一詳細說明，如：數(shù)量、質(zhì)量要求、包裝、售后服務(wù)、運輸 、檢驗方式等給以準確描述。 在描述時應(yīng)采用統(tǒng)一術(shù)語，以防止理解上的錯誤。為了保證術(shù)語的統(tǒng)一，采購部門應(yīng)制定一份經(jīng)常采購物品目錄表，并將其輸入計算機進行統(tǒng)一管理。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,2、需求說明,在需求分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)制定一份采購計劃。 具體包括： 市場采購資源分析價格調(diào)查 供應(yīng)商分析 日程計劃 運輸 交貨結(jié)算,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,3、制定采購計劃,選擇供應(yīng)商是采購流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 企業(yè)應(yīng)選擇信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期等有保證的供應(yīng)商，并開始和供應(yīng)商聯(lián)系。 聯(lián)系的方式可派人前去采購看樣，也可通過電話、電

6、子郵件聯(lián)系，也可實現(xiàn)商務(wù)采購，對于大宗物品或大型工程項目可根據(jù)實際需要采用公開招標方式辦理。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,4、選擇供應(yīng)商,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,5、價格洽談，簽訂合同,洽談價格是采購的重要環(huán)節(jié)。 洽談的過程是一個反復(fù)的討價還價過程，并就質(zhì)量、數(shù)量、交貨期、貨款支付方式、違約責任等進行洽談，在互利共贏的基礎(chǔ)上，簽訂采購合同，實現(xiàn)成交。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,6、采購訂單安排,7、跟蹤和催貨,采購訂單得到供應(yīng)商確認（或簽訂采購合同）后，采購商的主要任務(wù)就是對訂單的跟蹤及催貨。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,8、貨物的接收與檢驗,供應(yīng)商按承諾發(fā)貨后，采購商負責接收和驗貨入庫的人員應(yīng)

7、做好接貨準備，一般由倉庫管理部負責。接收保管員須填寫收貨單，上面應(yīng)載明收貨日期、供應(yīng)商名稱、物料數(shù)量、規(guī)格等主要數(shù)據(jù)。當發(fā)現(xiàn)短缺情況時，應(yīng)查明原因，寫出詳細的報告交給運輸部門和采購部門。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,9、貨款結(jié)算,結(jié)算是指在收到供應(yīng)商的貨物，驗收入庫，以“入庫單”作為貨物結(jié)算的依據(jù)。保管部門將收貨單一聯(lián)反饋給采購部門，二聯(lián)反饋給財務(wù)部門，三聯(lián)反饋給供應(yīng)商以備查詢，四聯(lián)存根。 采購部門依據(jù)驗收入庫單，便可發(fā)指令通知財務(wù)部門按照合同規(guī)定向供應(yīng)商支付貨款。通常情況下以支票通過銀行賬戶進行貨款支付。,10、采購檔案管理,經(jīng)過以上流程，企業(yè)完成一次系統(tǒng)的采購活動，當這次采購工作結(jié)束后，要進

8、行采購總結(jié)及采購文件、資料的分類歸檔，并做好長期保管的各項工作。 通常采購部門檔案管理主要有如下資料： （1）采購合同（或采購訂單）進行分類編號； （2）驗收入庫單。,五、采購作業(yè)的流程及內(nèi)容,1、 材料特性導(dǎo)向:,依材料使用特性來區(qū)分,主原料,副料和一般物料,機器設(shè)備,零配件、雜項購置,工程發(fā)包,六、采購組織結(jié)構(gòu)和制度-依六種導(dǎo)向,2 重要性導(dǎo)向:,依材料使用或價值的重要程度來區(qū)分,大宗材料(A類材料)由主管親自采購,常用材料(B類材料)由資深人員采購,非常用材料(C類材料)由被授權(quán)者采購,六、采購組織結(jié)構(gòu)和制度-依六種導(dǎo)向,3、 采購方式導(dǎo)向:,依采購大類別區(qū)分,內(nèi)購,外購,合約采購,統(tǒng)購

9、,六、采購組織結(jié)構(gòu)和制度-依六種導(dǎo)向,4、 作業(yè)功能導(dǎo)向:,依采購作業(yè)內(nèi)容區(qū)分,詢價組: 負責詢價及開標作業(yè),議價組: 負責議價及訂購作業(yè),催交組: 負責交期控制及追缺料,進出口組: 負責進出口事務(wù)作業(yè),家樂福的例子,六、采購組織結(jié)構(gòu)和制度-依六種導(dǎo)向,5、 人力資源導(dǎo)向,依采購人員專業(yè)區(qū)分,外購(含主原料、副料、包材及機器設(shè)備),主原料內(nèi)購,副料內(nèi)購,包材內(nèi)購,機器設(shè)備內(nèi)購,六、采購組織結(jié)構(gòu)和制度-依六種導(dǎo)向,6、管理需求導(dǎo)向,依管理上的需求來區(qū)分,集中制: 集中于總公司統(tǒng)購分配,分散制: 由分公司或分廠各自采購,混合制: 兼具上述二者之長處,凡屬大宗或共用物料采集中采購制,其余授權(quán)分公司自

10、理,六、采購組織結(jié)構(gòu)和制度-依六種導(dǎo)向,采購政策: 集中采購 分散采購,采購方式: 直接采購 委托采購 調(diào)撥采購,采購性質(zhì): 公開采購 秘密采購 特殊采購 投機性采購 計劃性采購 市場性采購,七、采購的方法不同角度的分類,訂約方式: 訂約采購 口頭電話采購 書信電報 試控性訂單,采購時間: 長期固定性 非固定性 緊急采購 預(yù)定采購 即時現(xiàn)金采購,價格方式: 招標采購 詢/比/議價 訂價收購 公開市場采購,七、采購的方法不同角度的分類,第二節(jié) 物料管理,一、物料管理的定義,物料管理研究組織內(nèi)物料供應(yīng)的相關(guān)活動 物料管理包括原材料、零部件、包裝品和在制品庫存的管理。,二、物料管理在供應(yīng)鏈中的位置,

11、產(chǎn) 品 物 流,原材料物流,生產(chǎn)物流,三、物料管理活動的主要內(nèi)容,預(yù)測物料需求 采購和獲取物料 將物料引進組織：入廠運輸 監(jiān)督作為流動資產(chǎn)的物料的狀態(tài) 廢品回收與廢料處置,四、物料管理的目標與方法,目標： 低成本 高服務(wù)水平 質(zhì)量保證 低水平的資本占用 支持其他部門,方法： 零庫存/準時生產(chǎn)（JIT)系統(tǒng) MRP 系統(tǒng) 物料需求計劃 (MRP I) 制造資源計劃 (MRP II),五、原材料物流的零庫存管理,零庫存系統(tǒng)是由日本豐田汽車公司首先采用的，它的基本思想就是通過嚴格管理，杜絕生產(chǎn)待工、多余勞動、不必要搬運、加工不合理、不良品返修等方面的浪費，達到零故障、零缺陷、零庫存。 零庫存是“只在

12、需要的時候，按需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”，也就是追求一種無庫存，或庫存達到最小的生產(chǎn)系統(tǒng)。,零庫存生產(chǎn)方式以準時生產(chǎn)（JIT）為出發(fā)點，對設(shè)備、人員等進行汰淘、調(diào)整，達到降低成本、簡化計劃和提高控制的目的。 零庫存概念有4個主要要素：無庫存、備貨期短、高頻率小批量補貨、高質(zhì)量和無缺陷。 零庫存是一個物流、生產(chǎn)、庫存和計劃管理的現(xiàn)代方法，它基于在精確的時間以精確的數(shù)量把物料送達指定的地點，以使庫存成本最小。零庫存可以改進質(zhì)量和減少浪費，并可從根本上改變公司實施的物流活動。,五、原材料物流的零庫存管理,零庫存的概念和內(nèi)涵,五、原材料物流的零庫存管理,零庫存與傳統(tǒng)庫存管理方法的區(qū)別,零庫存試圖消除買

13、賣雙方的過多庫存。 零庫存系統(tǒng)通常包括較短的生產(chǎn)周期，需要經(jīng)常從某一產(chǎn)品的生產(chǎn)轉(zhuǎn)向另一產(chǎn)品生產(chǎn)的生產(chǎn)與制造活動。 通過在公司需要的時間與地點運送原材料與部件，零庫存減少排隊時間。 零庫存概念用較短與一致的備貨時間，以及時的方法來滿足庫存，零庫存系統(tǒng)把制造與組裝，以及時方式與原材料物流綜合。 零庫存概念要求供應(yīng)商與用戶雙方相互承諾，強調(diào)質(zhì)量與尋求雙贏策略。,因素傳統(tǒng) 零庫存 l.庫存資產(chǎn) 負債 安全庫存 有 無 2.生產(chǎn)時間 長 短 起始時間 緩慢 最小 批量 經(jīng)濟批量 一對一 3排隊 消除 必須 4備貨時間 可忍受 較短 5質(zhì)量檢驗 重要 100 6供應(yīng)商/顧客 交易關(guān)系 合作者 供應(yīng)來源 多個 單個 雇員 指令 參與,五、原材料物流的零庫存管理,零庫存與傳統(tǒng)庫存管理方法的區(qū)別,零庫存概念能使物流經(jīng)理減少成本和改進服務(wù)。 理想的零庫存的使用有助于很好地協(xié)調(diào)系統(tǒng)，使它的運作不必依賴于在整個物流系統(tǒng)中的戰(zhàn)略庫存。 因為零庫存系統(tǒng)要求在需要的時間和地點得到所需的零件與部件，它們很大程度上依賴于產(chǎn)品需求預(yù)測的準確性。