1、 會展接待方案2011年02月一、 時間、地點(diǎn)時 間：2011年2月20日（周日） 16：00地 點(diǎn)：北京中心二、 參會人員名單三、 會議日程時間內(nèi)容15:30-16:00簽到、接待主持人：北京市科委黨組書記16:00-16:20工作匯報16:20-16:40中心工作匯報16:40-17:20領(lǐng)導(dǎo)講話17:20-17:30合影17:30-19:30晚餐 四、 會議、接待流程1. 文字材料準(zhǔn)備：a) 匯報材料準(zhǔn)備：i. 工作報告（）ii. 中心報告（）b) 報告制作、審核及提前上交i. 根據(jù)會議需求確定文件內(nèi)容（）ii. 審核會議材料（）iii. 會議開始前，將終稿報告交給辦公室負(fù)責(zé)播放的同事，

2、放入屏幕播放電腦，保證播放正常（）2. 領(lǐng)導(dǎo)邀請a) 科委領(lǐng)導(dǎo)邀請：委辦溝通確認(rèn)參會人員名單后邀請b) 其他委辦局領(lǐng)導(dǎo)：委辦擬函確認(rèn)人員名單后邀請3. 會場布置a) 背板設(shè)置：i. 確認(rèn)會議是否需要背板，根據(jù)會議要求聯(lián)系背板制作ii. 本次活動用G20背景墻設(shè)置背板b) 桌椅擺放：（詳見六、座位擺放圖）i. 確定參會領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)，根據(jù)主席臺就坐情況，制定擺放方式（課桌式、U型桌等）（）ii. 桌椅擺放、桌圍放置（）iii. 擺放桌椅過程中還需落實如下項目：講臺、綠植、背板等項目（）c) 桌面布置：i. 請放置如下物品：桌簽、鉛筆、中心稿紙、茶杯/礦泉水（）d) 音響設(shè)備：i. 布線：根據(jù)所有會場設(shè)

3、置及人員情況，分配布線方案（）ii. 調(diào)試：（）1. 會議接到通知后，調(diào)試所有設(shè)備是否有損毀，如有損毀及時更換2. 會議開始前2-3小時，確定會場內(nèi)所有音響設(shè)備完好，電源充足，可以使用；如有問題采取備用方案3. 備用方案：調(diào)試中，要確定1-2個移動話筒，并調(diào)試可使用，用于臨時發(fā)言人或應(yīng)急使用4. 會中操持：a) 嘉賓行車指引：i. 確定嘉賓名單，根據(jù)人員情況發(fā)送當(dāng)日停車證（郵件/郵寄）（）ii. 如有重要領(lǐng)導(dǎo)，需要在重要路口位置及門口進(jìn)行引領(lǐng)工作，并制作相關(guān)水牌或指示牌（）；引領(lǐng)指示牌制作（）；iii. 嘉賓至?xí)鲩T口，如需要中心領(lǐng)導(dǎo)接待，提前需要西門接應(yīng)同事告知位置，及時聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)迎接（）b)

4、 嘉賓歡迎：i. 院內(nèi)升國旗（）ii. 在前臺接待處需要配合歡迎詞 （）具體內(nèi)容請參考：歡迎文字內(nèi)容可為：“歡迎*視察中心”、“歡迎*蒞臨中心”、“歡迎*、*、*蒞臨中心”、“歡迎*蒞臨中心”）c) 嘉賓簽到：i. 本次不設(shè)簽到臺，中心領(lǐng)導(dǎo)在門廳等候嘉賓到場，并引領(lǐng)至嘉賓休息室（國際合作會議室）（）ii. 嘉賓簽到室請布置如下物品：茶杯、熱水壺、水果等 （）d) 會議開始：i. 召集中心員工落座（）ii. 請嘉賓休息室嘉賓落座（）iii. 請市長落座（）iv. 會議期間茶水補(bǔ)水（）e) 會議PPT播放i. 確保LED屏幕工作正常（）ii. 會議開始前播放過場PPT（）iii. 提前收集PPT放

5、入播放電腦中，并調(diào)試電腦播放正常（）iv. 報告期間PPT播放（）f) 會議期間音響、麥克i. 配備一名音響調(diào)試人員（）ii. 在參會人員發(fā)言期間或應(yīng)急情況發(fā)生時，需要配備一名傳遞話筒人員（）iii. 負(fù)責(zé)會議期間調(diào)節(jié)演講位置麥克高度（）g) 會議期間錄音、速記i. 錄音筆：提前放置，位置在音響附近即可（）ii. 音響設(shè)備自帶錄音，調(diào)試是否可用（）iii. 速記：本次會議不單請速記，采用錄音聽寫速記（）h) 會議期間攝影、攝像：i. 人員需于兩小時前抵達(dá)會場布置設(shè)備，提前確定到場情況（）ii. 攝像需固定位置/流動攝像，將整體攝像思路進(jìn)行提前溝通（）iii. 會議期間攝影需提前溝通要求，明確希

6、望要的圖片內(nèi)容及效果（）i) *寄語i. 內(nèi)容確定：“促成長、共跨越”文字內(nèi)容落實人：設(shè)施確定：簽字筆，簽到?。ǎ﹊i. 引領(lǐng)簽字并題字（）j) 合影-地點(diǎn)：中心正門前臺階a) 位置安排（詳見七、照相位置圖）（）b) 攝影師安排：與會議攝影公用；但是要求多帶設(shè)備，補(bǔ)光和照明設(shè)備都需要備齊（）c) 座位擺放安排：提前將領(lǐng)導(dǎo)照相座位安排在休息室，并貼好桌簽；正門需全面四扇門全開（）d) 會議結(jié)束后，應(yīng)立刻召集大家在門前等候照相，并留出領(lǐng)導(dǎo)出門位置（）5. 晚餐安排形式：桌餐a) 預(yù)定、點(diǎn)菜、酒水（ ）b) 辦公室2人提前到餐廳（）c) 一輛車先期引導(dǎo)，保證路面暢通（）d) 與領(lǐng)導(dǎo)合影完畢后，請市領(lǐng)

7、導(dǎo)、科委領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)信委領(lǐng)導(dǎo)乘坐考斯特就餐（）e) 中心人員請乘坐292車，至樓蘭酒店（）f) 292引領(lǐng)考斯特車至南門（或經(jīng)由中軸路）停車位處； g) 領(lǐng)導(dǎo)下車，步行至酒店；酒店門口接待引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入包間負(fù)責(zé)人（）h) 其他就餐人員，自駕車跟隨130車統(tǒng)一至南門停車場，步行至酒店；司機(jī)：；配合引其他就餐人員負(fù)責(zé)人（）i) 座位示意圖（見八、晚餐座位圖）（）j) 座位排序：三桌，A為主桌，BC為副桌，人員名單見（六、晚餐排序）；桌簽打印及擺放k) 晚餐期間照相：確定是否需要晚餐照相，適當(dāng)保留有價值照片()l) 隨從人員就餐：領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)在大廳中就餐，并同時完成司機(jī)費(fèi)結(jié)算過程（司機(jī)費(fèi)用申請請?zhí)崆爸林芪逋瓿桑?)6. 會后a) 撤場：照相后，全體男同事留下，整理會場（）b) 總結(jié)：戰(zhàn)略研究部于周一中午前完成動態(tài)并報送五、 行車路線圖中心大門國旗桿市領(lǐng)導(dǎo)停車區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)停車點(diǎn)考斯特中心正門請空出車位1、 入中心行車路線六、 會議座位圖LED屏幕辦公區(qū)屏風(fēng)BDA（主席臺）CE前臺正門綠植F（背景墻/臺桌）嘉賓休息室 桌位座次方向詳細(xì)名單A從左到右B從下到上C從下到上七、 照相站位圖（從左至右）五排(13)： 四排(12)： 三排(12)： 二排(13)： 一排： 八、 晚餐座位圖時間：17:30-19:30地點(diǎn)：*酒店 萬紫千紅房間CBA（