1、成功自我管理的28個工具,目錄,1,時間管理,2,目標(biāo)管理,3,計劃管理,4,壓力管理,5,思維創(chuàng)新,目錄,6,員工管理,7,高效溝通,8,職業(yè)規(guī)劃,9,團隊學(xué)習(xí),10,總結(jié),時 間 管 理,要事第一,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,時間管理的四個象限,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,第一類是按工作緊急程度的不同,有些工作特別緊急，刻不容緩，需要優(yōu)先處理。而有些工作是不太緊急或不緊急的，可以另行安排時間去做。顯然優(yōu)先順序原則就是緊急的在前，不緊急的在后。因此，在工作中要集中精力和時間將緊急工作做好，不太緊急或根本不緊急的工作可不做，如果你是一個管理者，可以授權(quán)、委托他人去做。,工具1 用“

2、四象限原理”規(guī)劃時間,第二類是按工作重要程度的不同,對于重要的工作要花費較多時間和精力去做，對于不太重要或不重要的工作不必去做，或只花費很少時間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的在前，不重要的在后。因此，在工作中要集中精力和時間將重要工作做好，不太重要或根本不重要的工作可不做，或授權(quán)、委托他人去做。,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,如何確定工作的重要性與緊迫性呢？,重要的必須完成的，如果不完成，就會有嚴(yán)重影響。 不重要的如果不完成，不會有影響。 緊迫性很高今天工作的要點，不能拖延。 沒什么緊迫性什么時候做都可以，不會有嚴(yán)重影響。 第一類：緊急又重要的工作（位于第I象限） 第二類：重要但不緊急

3、的工作（位于第II象限） 第三類：緊急但不重要的工作（位于第III象限） 第四類：不緊急也不重要的工作（位于第IV象限）,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,時間都去哪里去了？,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,如果你多數(shù)時間都忙于處理第I象限的事，說明你總是忙于應(yīng)付那些無窮無盡的緊急事，被這些事弄得焦頭爛額、狼狽不堪。你始終忙忙碌碌，卻效率低下。,如果你多數(shù)時間都忙于處理第II象限的事，說明你有著“做要事而不是急事”的良好習(xí)慣，這正是成功人士的思考方式和行為模式-把時間用在重要的事情上。這些事情雖不緊急，但它卻決定了未來的發(fā)展、受教育程度、工作業(yè)績等。有了這個良好的習(xí)慣，你會始終保持良好的狀態(tài)

4、。,I,II,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,如果你多數(shù)時間都忙于處理第III象限的事，說明你的工作自主性與效率都不高。你盲目地追隨繁雜的事務(wù)，而不考慮它對你是否有益。你會發(fā)現(xiàn)自己的時間緊緊束縛在別人的議事日程上。如果不努力改變，你的生活和工作都將陷入被動局面。,如果你多數(shù)時間都忙于處理第IV象限的事，說明你是一個情緒化的人，大量的時間花在毫無價值的事情上面，既沒有工作效率，也沒有工作效能，長期下去，難成大業(yè)。,IV,III,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,人的精力與時間都是有限的，能否高效的分配、使用好自己的精力與時間，是普通人與成功人士的分水嶺。 普通的人一般把主要的時間與精力放在緊急

5、但不重要的第III象限。 成功人士的主要時間與精力則在重要但不緊急的第II象限。,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,普通人的時間安排,工具1 用“四象限原理”規(guī)劃時間,成功人士的時間安排,工具2 用“80/20法則”分配時間,“80/20法則”是意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出的，他認(rèn)為：原因和結(jié)果，投入和產(chǎn)出，努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡，一般情況下，產(chǎn)出和報酬是由少數(shù)的原因、投入和努力產(chǎn)生的，以數(shù)學(xué)方式測量，得到的基準(zhǔn)是一個8020關(guān)系結(jié)果、產(chǎn)出或報酬的80%取決于20%的原因、投入或努力。 如：80%的銷售額是源自20%的顧客 80%的電話是來自20%的朋友 80%的總產(chǎn)量來自20%

6、的產(chǎn)品 80%的財富集中在20%的人手中 20%的人口與20%的疾病會消耗80%的醫(yī)療資源,工具2 用“80/20法則”分配時間,重點做20%重要性是80%的工作,結(jié)果，產(chǎn)出或報酬的80%取決于20%的原因，投入和努力。,工具2 用“80/20法則”分配時間,把80/20法則用于時間管理 20%的工作占整個工作80%的價值,而其他80%的工作占整個工作20%的價值.我們要有重點地分配使用時間,集中80%的精力做20%的工作,投入其余20%的精力做另外80%的工作,先做20%重要性是80%的工作。 如: 只會見占銷售量80%的20%的客戶 只批閱占80%信息量的20%的工作 聽取20%下屬的80

7、%的建議 做十件事中2件占80%分量的事,工具2 用“80/20法則”分配時間,運用80/20法則進行時間管理的具體做法 第一步 將你每一天的工作全部列出來 第二步 對工作進行如下分類,工具2 用“80/20法則”分配時間,第三步 將你每一天的工作全部列出來,工具3 用“ABC控制法”使用時間,ABC控制法是根據(jù)事務(wù)在工作中的重要和緊迫程序，按照最重要、重要和不重要三種情況，分成A、B、C三類，有區(qū)別地管理時間的一種分析方法。,一個工作日,A最重要的,B較重要的,C次重要的,工具3 用“ABC控制法”使用時間,根據(jù)人一天的精力變化狀況安排 ，A類事情應(yīng)該在8點到13點之間做，13點到15點做C

8、類，15點到17點做B類。,目 標(biāo) 管 理,確定一個清晰而明確的目標(biāo),工具4 用“SMART”法確定目標(biāo),3%,10%,60%,27%,有明確的長期目標(biāo),有清楚但短期目標(biāo),有較模糊目標(biāo),無目標(biāo),社會頂尖成功人士,社會中上層,社會中下層,社會最底層,可確定的(Specific),可接受的（Acceptable),現(xiàn)實可行的（Realistic),有時間限制的（Time Indication),工具4 用“SMART”法確定目標(biāo),Specific明確性 Measurable衡量性 Attainable可實現(xiàn)性 Time-bound時限性,工具4 用“SMART”法確定目標(biāo),善于將時間和精力用在一個

9、目標(biāo)上的人更可能也更容易成功！在朝向目標(biāo)的過程中誘惑很多，我們必須學(xué)會做加法和減法，學(xué)會選擇學(xué)會放棄，集中精力專注于一個方向，追求一個目標(biāo)。有目標(biāo)更要有責(zé)任感，有韌性。 如何設(shè)定目標(biāo)呢？ 步驟一：列出符合SMART標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo) 步驟二：列出上述目標(biāo)帶來的好處 步驟三：可能的困難與阻礙，以及解決方案 步驟四：所需的技能與知識 步驟五：為達到目的必須的合作對象 步驟六：目標(biāo)完成日期,工具5 用“目標(biāo)多杈樹法”分解目標(biāo),目標(biāo)多杈樹法是專業(yè)的目標(biāo)分解工具。把大目標(biāo)分成小目標(biāo)，先一個個實現(xiàn)小目標(biāo)。目標(biāo)是逐步實現(xiàn)的，過程是由現(xiàn)在到將來，由小目標(biāo)實現(xiàn)大目標(biāo)。,工具5 用“目標(biāo)多杈樹法”分解目標(biāo),用“目標(biāo)多杈樹

10、法”分解目標(biāo)（分解步驟）,1. 寫出大目標(biāo),2.寫出大目標(biāo)所有必要及充分條件（子目標(biāo)）,3.寫出子目標(biāo)所有必要及充分條件（即時目標(biāo)）,4.檢查多杈樹分解是否充分,5.評估目標(biāo),6.判斷目標(biāo)能否達成,工具6 用“6W3H”法分析細(xì)化目標(biāo),3H How to（明確各項行動如何進行及進行的順序步驟） How many（工作數(shù)量是多少） How much（預(yù)算費用是多少）,6W Why(明確了解工作進行的目的及理由） What（確定要做哪些事項） Who（明確責(zé)任者及協(xié)助者，詮來做） When（什么時候完成） Where（在什么地方完成） Which（確定工作的優(yōu)秀順序，找出解決問題的重點對策）,計

11、劃 管 理,有計劃才會成功,工具7 用“PDCA”實施計劃,P,Plan (計劃）,D,C,A,Do (執(zhí)行）,Check (檢查）,Action (處理）,PDCA循環(huán)的4個階段,工具7 用“PDCA”實施計劃,PDCA循環(huán)的8個步驟,工具7 用“PDCA”實施計劃,目前水準(zhǔn),PDCA,PDCA,PDCA,改善后水準(zhǔn),科學(xué)的工作循環(huán)周期,工具8 標(biāo)準(zhǔn)化管理,標(biāo)準(zhǔn)化是指： 決定工作進行的方法及工作時的各種條件。是一種制度、規(guī)定、或工作規(guī)則。標(biāo)準(zhǔn)化的形態(tài)分為文件形態(tài)和實物形態(tài)。 標(biāo)準(zhǔn)化的作用： 主要作用是將企業(yè)內(nèi)成員所累積的技術(shù)經(jīng)驗，通過文件的方式加以儲存。 1、防止因人員的流動，導(dǎo)致技術(shù)和管理

12、隨之流失。 2、每一項工作實施標(biāo)準(zhǔn)化，即使換了不同的人來操作， 也不會出現(xiàn)太大的差異。 3、是保證品質(zhì)的基本條件。,工具9 有效計劃法,每年末作出下一年度工作計劃 每季末作出下季度工作計劃 每月末作出下月工作計劃 每周末作出下周工作計劃 每晚上作出次日工作計劃,月計劃,季度計劃,日計劃,周計劃,計劃,年度計劃,專項計劃,壓 力 管 理,適度最好,工具10 正確評估自己的壓力水平,我們總感覺壓力來自于外部環(huán)境，但并不是每個人在同一環(huán)境下都會感到有壓力，實際上壓力源于我們自身，承認(rèn)這點是很重要的。,工具10 正確評估自己的壓力水平,壓力評估表,工具10 正確評估自己的壓力水平,工具10 正確評估自

13、己的壓力水平,工具11 壓力管理曲線,乏力區(qū),舒適區(qū),發(fā)展區(qū),潛能區(qū),破壞區(qū),焦慮曲線,壓力,行動力,壓力管理曲線,工具11 壓力管理曲線,壓力曲線的啟示： 不同的人有不同的壓力曲線，注意“以己推人”的錯誤。壓力有積極壓力和消極壓力之分。壓力管理的目的是使壓力處于曲線“最佳區(qū)域”。 通過訓(xùn)練，以獲得更理想的曲線。提高績效。,工具11 壓力管理曲線,應(yīng)對壓力常用的幾種方法,逃避,對抗,轉(zhuǎn)移,宣泄,你可以這樣來減壓,計劃,閱讀,運動,藝術(shù),交流,深思,思 維 創(chuàng) 新,是可以訓(xùn)練出來的,工具12 魚刺因果圖,主要原因,主要原因,主要原因,主要原因,工具12 魚刺因果圖,運用魚刺因果圖分析問題時一般從

14、6個方面考慮：,材料,技術(shù),設(shè)備,人力,工作 環(huán)境,方法,頭腦風(fēng)暴,工具13 SWOT分析法,SWOT矩陣,外部環(huán)境,內(nèi)部環(huán)境,工具13 SWOT分析法,Strength Weakness Opportunity Threat,O,T,W,1.擅長什么？2.組織有什么新技術(shù)？3.能做什么別人做不到的？4.和別人有什么不同的？5.顧客為什么來？6.最近因何成功？,1.什么做不來？2.缺乏什么技術(shù)？3.別人有什么比我們好？4.不能夠滿足何種顧客？5.最近因何失?。?1.市場中有什么適合我們的機會？2.可以學(xué)什么技術(shù)？3.可以提供什么新的技術(shù)、服務(wù)？4.可以吸引什么新的顧客？5.怎樣可以與眾不同？6

15、.組織在5-10年內(nèi)的發(fā)展？,1.市場最近有什么改變？ 2.競爭者最近在做什么？ 3.是否趕不上顧客需求的改變？ 4.政經(jīng)環(huán)境的改變是否會傷害組織？ 5.是否有什么事可能會威脅到組織的生存？,工具14 “五個為什么”分析法,5個WHY分析，又稱“為什么-為什么”分析。是一種探索問題原因的方法。對一個問題連續(xù)發(fā)問5次，每一個“原因”都會緊跟著另外一個“為什么？”直到問題的根源被確定下來。,工具15 橄欖球定律,具有關(guān)鍵影響力的內(nèi)容占20%左右,對事情有相當(dāng)影響力的內(nèi)容占60%左右,對事情有一些影響力，但作用比較有限，甚至小到可以忽略不計,欖球定律并非告訴我們不要去周密計劃，而是提示我們在處理問題

16、時，先解決關(guān)鍵性問題，而不是枝節(jié)問題。 比如，有人曾看見一只大雁在天上飛，于是開始思考大雁打下來的，是蒸著吃還是烤著吃，以及計劃請哪些朋友來分享。等一切都想好，抬頭看看天空，大雁已經(jīng)不見了，直接深入問題的核心，應(yīng)該先把“大雁”打下來再說，至于怎么個“吃”法，那不是現(xiàn)在就必須考慮的事。 學(xué)會有效放棄那 C 部分 20% 的因素，以節(jié)省你的時間，節(jié)省你的精力，發(fā)揮最大的效能。注意：你不能按照“二八定律”忽視 80% 的因素，但你完全可以按照橄欖球定律忽視 20% 的 C 部分因素。,工具15 橄欖球定律,工具16 “六頂帽子”思維法,“六頂帽子”思維法是英國學(xué)者愛德華德博諾（Edward de B

17、ono）博士開發(fā)的一種思維訓(xùn)練模式。是一個操作極其簡單經(jīng)過反復(fù)驗證的思維工具，它給人以熱情，勇氣和創(chuàng)造力，讓你的每一次會議，每一次討論，每一個決策都充滿新意和生命力。,工具16 “六頂帽子”思維法,白帽子 白色是中立而客觀的。代表著事實和資訊。中性的事實與數(shù)據(jù)帽, 處理信息的功能。,黃帽子 黃色是頂樂觀的帽子。代表與邏輯相符合的正面觀點。樂觀帽, 識別事物的積極因素的功能。,黑帽子 黑色是陰沉的顏色。意味著警示與批判。謹(jǐn)慎帽, 發(fā)現(xiàn)事物的消極因素的功能。,工具16 “六頂帽子”思維法,紅帽子 紅色是情感的色彩。代表感覺、直覺和預(yù)感。情感帽, 形成觀點和感覺的功能。,綠帽子 綠色是春天的色彩。是

18、創(chuàng)意的顏色。創(chuàng)造力之帽, 創(chuàng)造解決問題的方法和思路的功能。,藍帽子 藍色是天空的顏色，籠罩四野。控制著事物的整個過程。指揮帽, 指揮其它帽子，管理整個思維進程。,工具16 “六頂帽子”思維法,“六頂思考帽”思維方法使我們將思考的不同方面分開，這樣，我們可以依次對問題的不同側(cè)面給予足夠的重視和充分的考慮。就像彩色打印機，先將各種顏色分解成基本色，然后將每種基本色彩打印在相同的紙上，就會得到彩色的打印結(jié)果。同理，我們對思維模式進行分解，然后按照每一種思維模式對同一事物進行思考，最終得到全方位的“彩色”思考。,員 工 管 理,效果最重要,工具17 根據(jù)意愿與能力對員工分類,關(guān)于成功的公式： 100%

19、成功=100%意愿100%方法100%行動,工具17 根據(jù)意愿與能力對員工分類, 有意愿 有能力, 無意愿 無能力, 無意愿 無能力, 無意愿 有能力,有 意 愿,無 意 愿,無能力,有能力,授權(quán),培養(yǎng)訓(xùn)練,激勵,放棄,四類員工管理辦法,工具18 馬斯洛的需求激勵模式,馬斯洛需求理論圖,自我實現(xiàn)需求,尊重需求,社交需求,安全需求,生理需求,工具18 馬斯洛的需求激勵模式,對個人的應(yīng)用,工具18 馬斯洛的需求激勵模式,對組織的應(yīng)用,工具19 權(quán)衡效率與效果, 有效果 有效率, 無效果 無效率, 無效果 無效率, 有效果 無效率,有 效 率,無 效 率,無效果,有效果,效率=產(chǎn)出/投入 效果=達成

20、的預(yù)期目標(biāo),工具20 情境領(lǐng)導(dǎo)模型,“情境領(lǐng)導(dǎo)”的核心思想：根據(jù)情境的不同及對員工準(zhǔn)備度的判斷，領(lǐng)導(dǎo)者適時調(diào)整自己的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，并根據(jù)權(quán)力基礎(chǔ)來實施領(lǐng)導(dǎo)，從而實施有效的管理和領(lǐng)導(dǎo)。,工具20 情境領(lǐng)導(dǎo)模型,根據(jù)能力和意愿將員工分為四類 R1：既沒意愿也沒能力 R2：有意愿但沒能力 R3：有能力但沒意愿 R4：既有能力也有意愿愿,跟隨者狀態(tài),領(lǐng)導(dǎo)者行為,根據(jù)任務(wù)行為和關(guān)系行為的不同側(cè)重，可將領(lǐng)導(dǎo)模式分為四種 S1：教練方式：多職責(zé)、少關(guān)系，進行具體指示和嚴(yán)格監(jiān)督 S2：引導(dǎo)方式：多職責(zé)、多關(guān)系，解決決策緣由并允許討論 S3：參與方式：多關(guān)系，少職責(zé)，共同討論并協(xié)助其自行決策 S4：授權(quán)方式：少職責(zé)

21、、少關(guān)系，下放決策和實施權(quán)力,高 效 溝 通,只需一顆真誠的心,工具21 反饋的“JOHARI視窗”,別人行動的20%,別人聽懂的40%,別人聽到的60%,嘴上說的80%,你心里想的100%,基層員工30%,主管40%,部門經(jīng)理56%,總經(jīng)理63%,董事長100%,溝通漏斗,信息漏斗,工具21 反饋的“JOHARI視窗”,了 解,給 予 反 饋,尋求反饋,自我,不 了 解,了解,不了解,他 人,公開,盲點,未知,隱蔽,擴大“公開”區(qū)域,工具22 溝通反思環(huán),可以觀察到的 資料和經(jīng)驗,我選擇我所 觀察到的信息,我賦予意義,建立信念,付諸行動,心智模式的形成過程,工具22 溝通反思環(huán),“推論的階梯

22、”示意圖,可以觀察到的“原始資料到和經(jīng)驗,從觀察中，我選擇了想要的”資料,我賦予這些資料意義,根據(jù)我的詮釋，我做了一番假設(shè),我下了結(jié)論,對于這個世界我采納了某些信念,我組織自己的信念采取行動,反射環(huán)路：我們的信念會影響我們下次選擇的資料,工具23 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題,造成溝通問題的原因： 不會傾聽（知覺過濾、雞尾酒會效應(yīng)） 缺乏換位思考的能力 認(rèn)知風(fēng)格差異 價值觀念差異 溝通風(fēng)格差異 不恰當(dāng)?shù)纳眢w語言 未考慮溝通的背景（時間、地點、場合）,工具23 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題,克服溝通中常見問題的技巧：,阻止不健康的爭論 休息片刻 改變參加者的態(tài)度（雙贏心態(tài)扭轉(zhuǎn)） 發(fā)泄情緒 與分歧方秘密會談 借用幽默來緩解壓力,工具23 如何避免溝通中出現(xiàn)的問題,克服溝通中常見問題的技巧 ：,避免被某個人或小集體控制 實施公正原則 勸請每個人都參與 進行提醒,職 業(yè) 規(guī) 化,某個選擇形成某種命運,工具24 用”剝洋蔥法“設(shè)定職業(yè)目標(biāo),終極目標(biāo) （人生的真諦）,總體目標(biāo)（人生核心軸）,長期目標(biāo)（510年）,中期目標(biāo)（23年）,短期目標(biāo)（0.51年）,短期目標(biāo)（月、周、日、即時等）,生涯規(guī)劃系統(tǒng)的“剝洋蔥圖”,工具25 認(rèn)真做好職業(yè)生涯規(guī)劃,制定職業(yè)生涯規(guī)劃的步驟：