1、,電子郵件收發(fā)注意事項及其禮儀,AAC人才培訓(xùn)中心 2005年8月,引言,您上一次考慮到發(fā)電子郵件時要注意禮儀是什么時候的事了？你每天發(fā)給別人的電子郵件可能都在傳遞著讓別人誤會你的信息，不論是誤會你的內(nèi)容還是你的態(tài)度。比如說，許多人覺得不把郵件題目書寫清楚或者是沒有一個嚴格的稱呼語是沒有禮貌的表現(xiàn)，況且現(xiàn)在由于電腦病毒泛濫，許多人會把可疑的郵件直接送往垃圾箱。要想確保你寫的郵件被收件人閱讀，請按照下面的方法做，這樣還會幫助你避免有冒犯別人的失禮行為。,收發(fā)電子郵件的注意事項,主題要明確 必須切入重點 告訴自己期望值 針對不同對象稱呼語氣要適當 語法通順 注意格式、禮貌 巧用簽名檔 留意一下附件

2、,1、主題要明確,正是由于電子郵件相當方便，因此很多人可能每天要處理大量的電子郵件，如雜志社的編輯、公司的業(yè)務(wù)人員等等。如果要從那么多的郵件中讓您的郵件“脫穎而出”，那唯一的辦法就是把主題寫好，這樣才會相當醒目，吸引人。 提示規(guī)則： 注意我們在寫主題時切忌浮躁、要本著實事求是的態(tài)度。,現(xiàn)在社會信息多，沒有誰會有更多的時間去研讀您的信件，因此我們的信件寫出來一定要切入重點，不要使用模糊、籠統(tǒng)的字眼。把事情說完就可以了。而且請按照要說事情的重要性依次說出，并且要條理清楚。必要時可以加上1、2、3等作為引導(dǎo)。記住，由于電子郵件較平信的特殊性，沒有人愿意在屏幕上去讀您冗長的電子文章的！,2、必須切入重

3、點,3、告訴自己期望值,說什么事情都要目的明確，要求對方做什么，都要交代清楚，否則等對方把信件讀完后還不知道您要做什么事情，那您的這封電子郵件又有什么用呢？ 提示規(guī)則： 不要讓對方去猜測您的意思，因為他（她）每天處理的不僅僅是你一個人的信件，如果您的信件讓他（她）讀起來太費力的話，那下次他（她）可能認為您的信件無關(guān)緊要，會忽略掉您的信件，那勢必會貽誤一些重要事情！,4、語氣要適當,既然是信件，那就必須語氣適當，您要明確您的這封的讀者是誰，是上司，是同事，是朋友還是其它人。 提示規(guī)則： 針對不同的對象，我們的語氣當然也必須作不同的調(diào)整，而且在稱呼上也不能夠統(tǒng)一用收信人的姓名?？梢钥紤]用王總（上司

4、）、小李（年少的同事）、吳老師（年長的同事）等詞，讓對方感到溫馨、親切，而不是冷冰冰的機器發(fā)過來的信件而已！,5、語法通順,這是對每個人的最起碼的要求，我們從小學開始，老師就要求我們語法通順，否則對方讀起來太吃力，而且一下子就會給對方形成您的水平太臭的印象，這對于以后做事是不利的。也許很多人寫中文信件時不會有此錯誤，但是寫外文信件時就不能夠保證了。 提示規(guī)則： 大家在寫完信件后最好自己整體看一看，然后再發(fā)送。千萬不要一下就發(fā)送出去，因為現(xiàn)在還沒有一種軟件能夠把您發(fā)出去的信件收回來！,6、注意格式、禮貌,既然是信件，當然必須注意常識的格式和禮貌用語。您是否稱呼客戶的名 字，并加上適當?shù)膯柡蛘Z？注

5、意FoxMail到現(xiàn)在在格式上仍有錯誤，他總是把收 信人和您好放在一行上，而且收信人是模板默認的郵件地址人的名字。 提示規(guī)則： 正確的做法應(yīng)該是： 收信人：（請加必要的尊稱） 您好！ 大家必須把默認的模板作修改。而且常見的結(jié)束語有“此致、敬禮”、“順祝 安康”等，其下是你的名字。,7、巧用簽名檔,有的人電子郵件很多，但是有的SMTP服務(wù)器總不能夠及時將郵件及時發(fā)送到對方郵箱中，從而無法實現(xiàn)實時傳遞信件。 提示規(guī)則： 我們有必要地信件中盡可能把自己的所有的聯(lián)系方式都在簽名檔中體現(xiàn)出來，例如，電話（包括辦公室電話、家庭電話、手機）、姓名、公司名稱、地址、網(wǎng)址、電子郵件的地址、郵編、傳真等等，這樣別人即使無法通過電子郵件也可以通過其它方式聯(lián)系到您。另外，為了方便別人的信件及時被接收，我們可以安裝郵件監(jiān)視程序，隨時知道是否有新郵件。,8、留意一下附件,電子郵件消息添加附件的能力是一件有力的事情。它可能有很大的用處，也有可能產(chǎn)生極大的麻煩。 提示規(guī)則： 確保你發(fā)送的是沒有病毒的文件；在你發(fā)送郵件之前確認你的郵件接收者知道而且你正在