1、程序與標準會議銷售編號YLCCH/ S&M 04-006PROCEDURE操作程序與標準REF.NO.第 1版 / 第 0次修改執(zhí)行職位營銷副總監(jiān)、銷售經(jīng)理、涉及部門前廳部、管家部、POSITIONDEPT.市場營銷部文員餐飲部財務部RESPONSIBLECONCERNED政策制定人審批人執(zhí)行日期PREPARED BYAPPROVED BYEFFECTIE一、會議銷售的操作程序：1、會議洽談前（ 1）各種會議原則上由市場營銷部負責，涉及租場、住房、宴會等方面的大型綜合活動由市場營銷部會同餐飲公司等共同接洽承辦。（ 2）先準備好有關推銷資料，如會議價目表、會議宣傳資料，餐飲各類菜譜，租用設備價目

2、表、名片、洽談記錄單位等并按時與客戶見面。（ 3）帶領客戶參觀會議場地及設施做好介紹性推銷。2、會議洽談中（1）根據(jù)預訂要求，查閱會議/ 團隊客情一覽表 ；（ 2）了解會議的性質(zhì)、名稱、時間、人數(shù)、舉辦單位、聯(lián)系人、電話號碼并準確地記錄其要點。（ 3）確定會場的地點、形式、音響、燈光、服務、項目、所需的橫幅、會標、告示牌、花草布置、簽到臺、迎賓臺、歡迎隊伍、文藝演出等要求。（ 4）確定用餐標準，宴會人數(shù)、標準、地點、日期以及會議的茶水、水果點心、飲料等要求和標準。（ 5）確定用房要求，如房間種類、間天數(shù)、日期、價格等。（ 6）確定場租、設備租用以及其它娛樂配套設施的價格。（ 7）確定支付方式，

3、并要求會議方支付預算費用的10%作為訂金。（ 8）確定參會人員泊位數(shù)，司機、陪同就餐休息地點。（ 9）盡量滿足會議方要求，若有困難需事先向客人解釋清楚，以免誤會。（ 10）洽談結束前，重復各項要點最終確定，簽定會議協(xié)議書 ，一式二份，雙方各執(zhí)一份。（11）根據(jù)洽談要求，填寫會議接待通知單會議室使用通知單 用餐通知單 ，按1 / 3所涉及的部門，一式幾份，一份留存，其余送到有關部門，要求至少提前三天送達。3、會議期間（ 1）會議前一天，與財務聯(lián)系，了解會議方支付訂金情況，如未交，要提醒；對信譽欠佳者，可采取相應的措施，對老客戶可酌情放寬有關限制；總之，要區(qū)別對待，確保所有款項收齊。（ 2）如有變

4、化，應及時填寫變更通知單通知有關部門，細小變化可電話通知，記下對方姓名，以便查實。（ 3）會前一小時檢查會場布置情況。（ 4）會議期間，全方位跟蹤服務，了解客人的反映，及時處理與協(xié)調(diào)有關問題。保證會議客人滿意。4、會議結束后（ 1）會議結束時，及時與總臺聯(lián)系，確保所有款項收齊，處理可能出現(xiàn)的問題，如匯款到酒店則需經(jīng)辦人對所有款項簽字認可。（2）征求會務和開會者的意見，作好記錄，并填寫客戶意見反饋表。（ 3）由部門文員將會議協(xié)議書、會議接待通知單歸類，并登記在會議/ 團隊經(jīng)營情況一覽表上。（ 4）由高級公關經(jīng)理為會議客戶建檔，注明所有細節(jié)，以便今后有針對性地推銷。二、會議銷售的操作標準：1、穿著裝束得體、儀容端莊、落落大方、不卑不亢。2、盡量用姓氏稱呼客人。 （整個訪問過程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次）3、各類資料及宣傳品提前準備充分。4、當天整理訪問資料并填寫銷售工作報告。5、根據(jù)對方需要和酒店的價格政策正確有效地進行推銷。6、洽談會議的銷售人員負責全程跟蹤會議的談判、簽定協(xié)議、會議舉行、結算等全過程。7、該銷售人員負責及時搜集會議客戶的反饋信息，并在第一時間內(nèi)協(xié)助相關部門落實解決。8、對所有會議客戶進行建檔工作。9、簽定協(xié)議