1、1,2008/08/15,時(shí) 間 管 理,2,課程目標(biāo),幫助學(xué)員對(duì)時(shí)間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還能夠在工作和生活中靈活地運(yùn)用時(shí)間管理的方法和技巧。,3,課程大綱,什么是時(shí)間？ 時(shí)間的獨(dú)特性 什么是時(shí)間管理？ 時(shí)間管理的誤區(qū) 時(shí)間管理的基本原則,4,時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持 續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊 的資源。,什么是時(shí)間？,5,時(shí)間的獨(dú)特性,供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復(fù)得,6,小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳戶撥款8.64萬元，你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。 條件是：用剩的錢不能留到第二天用，也不能節(jié)余歸自己，

2、前一天的錢用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。 請(qǐng)問你如何用這筆錢？,7,美國(guó)人統(tǒng)計(jì)平均一個(gè)人活到60歲， 時(shí)間上的分配為： 睡覺 20年 ；吃飯 6年；娛樂 8年 穿衣打扮 5年；旅行、堵車 5年； 生病 3年；打電話 1年；其它2年 其它 1年 最后剩余的工作學(xué)習(xí)時(shí)間僅10年 看了上面的數(shù)據(jù)，你有何感受？,8,時(shí)間管理的對(duì)象是什么？,什么是時(shí)間管理？,時(shí)間管理是面對(duì)時(shí)間進(jìn)行的“管理者的管理”，即“自我管理”,9,自我檢查 1、我是否難以說清一天里干了些什么？ 2、我是否碰到了一個(gè)無法再拖延的問題？ 3、我是否做了實(shí)際上不需要做的事？ 4、我是否常常越權(quán)處理？ 5、我是否往往對(duì)

3、某些任務(wù)要花費(fèi)更多的時(shí)間？ 6、我是否難以按時(shí)赴約？ 7、我是否經(jīng)常會(huì)忘記接下去準(zhǔn)備做的事？,10,時(shí)間管理的誤區(qū),工作缺乏計(jì)劃 組織工作不當(dāng) 時(shí)間控制不夠 整理整頓不足 進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng),11,誤區(qū)一、工作缺乏計(jì)劃,過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”，認(rèn)為沒必要在行動(dòng)前多做思考 認(rèn)為不作計(jì)劃也能獲得成效 不了解做計(jì)劃的好處 認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化 不知如何做計(jì)劃,不愿意做計(jì)劃原因：,12,誤區(qū)一、工作缺乏計(jì)劃,工作目標(biāo)不明確 沒有工作歸類的習(xí)慣 做事缺乏輕重緩急的順序 沒時(shí)間分配的原則,工作缺乏計(jì)劃的后果：,13,誤區(qū)二、工作組織不當(dāng),職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 事必躬親，親力而為 溝通不良 工作時(shí)斷時(shí)續(xù),主要表

4、現(xiàn)：,14,誤區(qū)三、時(shí)間控制不夠,習(xí)慣拖延時(shí)間 不善處理不速之客的造訪 不善處理無端電話的打擾 泛濫的“會(huì)議病”困擾,主要表現(xiàn)：,15,快改變拖延的習(xí)慣，實(shí)時(shí)行動(dòng)吧,16,問自己：現(xiàn)在最重要的是做什么？而非問：我現(xiàn)在最想做什么？ 先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。 將工作分解成幾個(gè)較小的部份，讓工作容易進(jìn)行。 不要等所有資料都到手才開始工作，有什么就做什么。 找出自己拖延時(shí)間的事項(xiàng)，例如聊天、喝咖啡等，規(guī)定自己某段時(shí)間內(nèi)禁止做這些事。 設(shè)定誘因激勵(lì)自己準(zhǔn)時(shí)不拖延。,終結(jié)拖延的六個(gè)方法：,17,誤區(qū)四、整理整頓不足,18,挪出一段時(shí)間專門來整理你的辦公桌。 可以將這個(gè)時(shí)間再分

5、成幾個(gè)小段，每小段專心清理一個(gè)抽屜或桌面。 與工作毫無關(guān)連的書籍雜物等，都應(yīng)該立即清掉。 一年半年內(nèi)不會(huì)再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個(gè)東西最壞的結(jié)果是什么？如果沒什么大不了，就別猶豫了。 運(yùn)用5S技巧整理、整頓、清掃、清潔、養(yǎng)成習(xí)慣。,你可以這樣清理你的辦公桌：,19,學(xué)了容易忘,20,人最大的敵人就是自己。,誤區(qū)五、進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng),有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝，而無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。 具體表現(xiàn)為：,個(gè)人的消極態(tài)度 做事拖拉，找借口 做夢(mèng)指望“天上會(huì)掉餡餅”,21,記住過去 把握現(xiàn)在 放眼未來,22,昨天是一張已被注

6、銷的支票 明天是一張尚未到期的本票 今天是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金 -請(qǐng)善用它！,23,時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則,明確目標(biāo) 有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時(shí)間 與別人的時(shí)間取得協(xié)作 制定規(guī)則，遵守紀(jì)律,24,如何制定目標(biāo)？一個(gè)完整目標(biāo)的特征：,具體的 可衡量的 可達(dá)成的 與工作相關(guān)的 有時(shí)間要求的,原則一、明確目標(biāo),目標(biāo)能喚起你最高尚的才能,25,所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效成果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：,將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類處理。 將整理好的各類事務(wù)按流程和輕重緩急進(jìn)行排列。 按排列順序進(jìn)行處理。 為

7、制定上續(xù)方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 由于工作能夠有計(jì)劃的進(jìn)行，自然就能看到這些工 作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，哪些工作可以同時(shí)進(jìn)行。,原則二、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作,26,制定計(jì)劃的大致步驟：,確定目標(biāo) 探求完成目標(biāo)的各種方式 選擇最佳完成方式 將最佳方式轉(zhuǎn)化為月/周/日工作事項(xiàng) 編排月/周/日工作次序，并加以執(zhí)行 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)最佳方式的可行性,原則二、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作,27,原則三、分清工作的輕重緩急,28,優(yōu)先矩陣,M1,M4,M3,M2,重要 緊急,非重要緊急,非重要非緊急,重要 非緊急,重要,緊急,29,優(yōu)先矩陣分類表：,30,偏重各類事務(wù)的結(jié)果：,31,優(yōu)先

8、矩陣,M1,M4,M3,M2,重要 緊急,非重要緊急,非重要非緊急,重要 非緊急,重要,緊急,32,65-80%,1%,20-25%,15%,非 緊 急 緊 急,重 要 非 重 要,M1,M3,M4,M2,高 效 能 組 織,33,采用80/20原則來設(shè)定優(yōu)先級(jí)：,原則四、合理地安排時(shí)間,完成20的目標(biāo)可能獲得80的效果， 如果你每天的行事歷上有十個(gè)事項(xiàng)要 做，你只要能圓滿達(dá)成其中最重要的 兩個(gè)項(xiàng)目，就可以得到八成的效果。,34,找出自己最有效率的時(shí)段以安排工作內(nèi)容,35,一份專家建議的時(shí)間安排表,生理專家研究，人的效率會(huì)隨著時(shí)間不同而不同，順其自然安排工作內(nèi)容，工作效率才會(huì)高。,36,在效率

9、最高的時(shí)段，你可以集中精力于：棘手或困難的問題、創(chuàng)造性思考、復(fù)雜的工作、討論或訂定工作計(jì)劃。 在效率中等的時(shí)段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規(guī)劃行程表。 在效率最差的時(shí)段，你可以處理：例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、基本行政工作。,了解自己的生理時(shí)鐘,37,我們無法管理時(shí)間， 只能管理自己與時(shí)鐘的關(guān)系,38,原則五、與別人的時(shí)間取得協(xié)作,任何人類的組織，不論大小，都有著周而復(fù)始的節(jié)奏性和周期性，而我們作為社會(huì)或團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊的組織或個(gè)人發(fā)生必然的聯(lián)系。 在這種情況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。,39,原則六、制定規(guī)則，遵守紀(jì)律,此原則的核心主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：,在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 即使外部沒有規(guī)定何時(shí)截止，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成目標(biāo)。 由于不得已的原因而不能按期完成的，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。,40,時(shí)間管理三步曲 1、記錄自己的時(shí)間，追蹤流向，診斷并 分析時(shí)間運(yùn)用