1、時(shí)間與壓力管理,課程內(nèi)容,時(shí)間管理 作時(shí)間的控制者 時(shí)間管理和工作安排的系統(tǒng)方法 團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理 如何避免時(shí)間浪費(fèi) 壓力管理 認(rèn)識(shí)壓力 面對(duì)壓力 行動(dòng)計(jì)劃,你的生活緊張嗎?,0-25你不是每天在處理緊急的事情 26-45 危機(jī)處理是每天必做之事 46+ 你生活中不能沒有危機(jī),做時(shí)間的控制者,你是誰? 你如何利用時(shí)間?,你的一天是如何過的?,From 9 to 6,時(shí)間哪里去了?,你的時(shí)間浪費(fèi)在那里?,省時(shí) or 省事,你會(huì)如何安排一天的時(shí)間?何副總經(jīng)理的一天,討論:15分鐘 分享:3分鐘,關(guān)于時(shí)間管理,時(shí)間能管理嗎? 你真的沒時(shí)間嗎? 你有多少時(shí)間用在工作上?,效率（Efficiency）V.S

2、. 效果（Effectiveness),效率：把事情做對(duì)（Do the things right） 效果：做對(duì)的事情（Do the right things） 效能：把對(duì)的事情做對(duì)（Do the right things right）,一般工作者,聰明工作者,自己做,別人做,排入工作行程 Scheduling,授權(quán) Delegation,如何節(jié)省時(shí)間,時(shí)間管理的基本認(rèn)識(shí),知道該做什么事,并把時(shí)間花在重要的事情上 時(shí)間無法管理,事情/任務(wù)才是管理的對(duì)象 浪費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比有效利用的時(shí)間多 善用管理工具提升時(shí)間利用效率,時(shí)間管理和工作安排的系統(tǒng)方法,確立目標(biāo)（Goal） / 愿景（Vision） 設(shè)立

3、短期目標(biāo)（Objective） 制定工作計(jì)劃（Planning） 區(qū)分輕重緩急（Prioritizing）,管理時(shí)間的四大任務(wù),個(gè)人管理的四步驟,確定角色 選擇目標(biāo) 安排進(jìn)度 逐日調(diào)整,你有幾種角色,討論10分鐘 分享3分鐘,你的角色,制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)該遵循法則,成功的標(biāo)準(zhǔn)很清晰，目標(biāo)的達(dá)成和完成 是可看見的（例如：你知道它們何時(shí)會(huì) 出現(xiàn)）。,可衡量的(Measurable),是你真正希望做的。,合乎需求的(Desirable),不受其他人的參加而可以隨著改動(dòng)的。,可控制的(Controllable),能夠用文字（書面）表示出來。,可想象的(Conceivable),根據(jù)實(shí)際情況，是現(xiàn)實(shí)的、可以讓

4、人接 受的。,可信的(Believable),將在一定時(shí)間內(nèi)本部門優(yōu)勢(shì)、能力和弱 勢(shì)考慮進(jìn)去后可以完成的。,可達(dá)到的(Achievable),時(shí)間管理矩陣,你的時(shí)間管理矩陣,時(shí)間管理是針對(duì)那一個(gè)矩陣象限的管理?,I ? II? III? IV?,I,II,III,結(jié)果：,完全不負(fù)責(zé)的 需要到處救火 依賴別人來完成基本的事情,IV,時(shí)間管理矩陣,時(shí)間管理矩陣,時(shí)間管理矩陣,I,II,結(jié)果： 目標(biāo)與方向明確 平衡 自制與紀(jì)律 狀況在控制之下 較少的危機(jī),時(shí)間管理矩陣,柏拉圖定律(80/20),ABC法則,A級(jí)優(yōu)先必須做的事 B級(jí)優(yōu)先應(yīng)該做的事 C級(jí)優(yōu)先可以去做的事,工作日志,每日時(shí)間規(guī)劃法,列出任

5、務(wù) 估計(jì)工作需要時(shí)間 預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間給意外事件 決定優(yōu)先,刪減和委派 事后檢查,日程計(jì)劃,日程計(jì)劃 - 舉例,你會(huì)如何安排一天的時(shí)間?結(jié)合你的各種角色,討論:15分鐘 分享:3分鐘,時(shí)間日志,定時(shí)將您使用時(shí)間的方式忠實(shí)記錄起來 是幫助您開始時(shí)間管理的最佳方式,如何填寫每日時(shí)間日志,如何填寫每日時(shí)間日志,如何控制時(shí)間的使用,1 明確責(zé)任、確立 優(yōu)先級(jí)和目標(biāo),2 去除不必要和 不合適的活動(dòng),3 每日、每周規(guī)劃 時(shí)間使用計(jì)劃,盡可能授權(quán),留出處理意外事件的 處理時(shí)段,盡可能消除或 減少干擾因素,高效率利用 精力高峰期,計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針,總是把你的計(jì)劃寫下來。 保持集中力在你將預(yù)定完成的目標(biāo)上。

6、總是將你的日程表放在你的面前以確保工作進(jìn)度。 先將主要的事項(xiàng)及活動(dòng)計(jì)劃好。 多花心思在計(jì)劃每天的一開始。 盡可能將有關(guān)之事項(xiàng)及活動(dòng)給歸納在一起。 多留一些時(shí)間給重要的工作。 確定容許足夠的時(shí)間在每一件工作上，但不能給予太多的時(shí)間。,計(jì)劃時(shí)間運(yùn)用的指導(dǎo)方針,建立一些彈性在突如其來的事件上。 每一天撥出一些供思考的時(shí)間給自己。 考慮如何將等待及旅行的時(shí)間變得更有用。 如果可行，試著將你的生理時(shí)鐘和你的工作相配合。 學(xué)習(xí)如何控制自己不去做并未排入行程的事情。 每日下班前先將明日的行程排好。 請(qǐng)你的秘書來協(xié)助你安排行程。 將你計(jì)劃的日程表及實(shí)際履行的事情做一些比較，可以學(xué)會(huì)如何更實(shí)際及有效地安排你的時(shí)

7、間。,時(shí)間管理,專注是提高個(gè)人工作效能的關(guān)鍵. 高效的經(jīng)理人堅(jiān)持要事第一,而且每次只做一件事. 彼德杜拉克,團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理,自己做?還是團(tuán)隊(duì)一起做?,彗星撞地球,關(guān)系型,直接/快,間接/慢,A B C D,4 3 2 1,人際導(dǎo)向/外向,社交型,思考型,指導(dǎo)型,工作導(dǎo)向/內(nèi)向,行為風(fēng)格特征概述,Exercise,風(fēng)格測(cè)試,指導(dǎo)型 社交型 獲得立即的成果 與人接觸 有目的行為 留下好印象 接受挑戰(zhàn) 表達(dá)清晰 決策迅速 創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境 詢問現(xiàn)況 熱情 采用權(quán)威 自娛娛人 主導(dǎo)狀況 樂觀 解決問題 參與團(tuán)體行動(dòng),不同風(fēng)格的行為偏好,關(guān)系型 思考型 態(tài)度和靄 關(guān)注任務(wù)及標(biāo)準(zhǔn) 耐心 注意細(xì)節(jié) 彈性 分

8、析及權(quán)衡事情 協(xié)助他人 系統(tǒng)的 傾聽 邏輯的 使人感到快樂 精確的 創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 規(guī)劃的 團(tuán)隊(duì)協(xié)作 決策緩慢,不同風(fēng)格的行為偏好,不同風(fēng)格的基本需求,社交型 基本需求: 被肯定,指導(dǎo)型 基本需求: 成就 (表現(xiàn)成果),關(guān)系型 基本需求: 被人接受,思考型 基本需求: 安全 (要有正確的信息),各種人際風(fēng)格的溝通策略,關(guān)系型 誠懇的 耐心的引導(dǎo)出目標(biāo) 保留彈性 給予支持 關(guān)注人際關(guān)系 澄清事實(shí) 思考型 事先準(zhǔn)備 分析利弊得失 關(guān)注任務(wù) 系統(tǒng)的方式 對(duì)事不對(duì)人 一致性的 有耐性的,社交型 親切，友好 關(guān)注團(tuán)體而非個(gè)人 重視整體而非細(xì)節(jié) 提供社交的活動(dòng) 提供支持 提供發(fā)表意見的機(jī)會(huì) 指導(dǎo)型

9、直接，簡(jiǎn)短，重點(diǎn)式的答覆 關(guān)注業(yè)務(wù)及成果 強(qiáng)調(diào)利益 提供挑戰(zhàn)，自由及機(jī)會(huì) 問“什么？”而非“如何？”,描述要獲得的結(jié)果 要完成什么任務(wù) 評(píng)估現(xiàn)狀, 分析外部的機(jī)會(huì)與威脅、內(nèi)部的強(qiáng)弱項(xiàng) 界定目標(biāo) 制定行動(dòng)計(jì)劃和具體步驟 (列表、排序、設(shè)定期限) 計(jì)算預(yù)算費(fèi)用, 包括金錢、人力、時(shí)間 制定時(shí)間表 執(zhí)行計(jì)劃 跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況,期望,現(xiàn)狀,步驟,預(yù)算,目標(biāo),時(shí)間表,執(zhí)行,跟蹤,制定工作計(jì)劃的八個(gè)步驟,工作計(jì)劃,Why What Who,When Where How to How much,? 準(zhǔn)備演示綱要 ? 給上司的成本分析報(bào)告 ? 清理預(yù)算分析資料 ? 估計(jì)制作文宣費(fèi)用 ? 訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程

10、 ? 顧客意見反饋分析 ? 評(píng)估地點(diǎn) ? 項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)程安排 ? 新產(chǎn)品上市 ? 擴(kuò)大市場(chǎng)占有率,華東區(qū)商展,列表,項(xiàng) 目 排 序 新產(chǎn)品上市提案1/1 準(zhǔn)備演示綱要 華東區(qū)商展演示1/2 給上司的成本分析報(bào)告 促銷預(yù)算3/1 清理預(yù)算分析資料 3/2 估計(jì)制作文宣費(fèi)用 2/1 訂立商展規(guī)劃會(huì)議議程 2/2 顧客意見反饋分析表,排定順序,任務(wù)名稱: 日期:,工作項(xiàng)目 重要性 開始 結(jié)束 負(fù)責(zé)人 成果 評(píng)價(jià),制作工作計(jì)劃,計(jì)劃甘特圖,計(jì)劃人員需求情況圖,制作一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃表,你負(fù)責(zé)改善一個(gè)單位的重要問題,你的主管希望你提出一個(gè)有效的工作計(jì)劃. 成本降低 / 客戶服務(wù)改善 / 提高績(jī)效,計(jì)劃推展,管理

11、者的時(shí)間計(jì)劃,善用時(shí)間排程,學(xué)會(huì)善用大段時(shí)間與零散時(shí)間 預(yù)留可彈性運(yùn)用的時(shí)間以應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況 將瑣碎的工作交由部屬處理 將時(shí)間運(yùn)用于改善組織,改善工作方法,創(chuàng)新,提高客戶滿意度,降低成本,減少錯(cuò)誤及瑕疵的工作,誰偷了你的時(shí)間?,討論10分鐘 分享3分鐘,缺乏輕重緩急之分 缺少計(jì)劃 隨意授權(quán) 無效的會(huì)議 缺乏組織,個(gè)人間的沖突 對(duì)時(shí)間估計(jì)的不足 試圖根據(jù)記憶來做事 沒有能力說 “不” 拖延,時(shí)間浪費(fèi)的陷阱,未事先約定的訪客,電話,給自己一段安靜 的時(shí)間,Say No !,拒絕與重要目標(biāo)無關(guān)的事情打交道， 才能創(chuàng)造時(shí)間的最大效益,避免干擾,避免干擾,電話 盡量減少 代接與授權(quán) 電話留言 避免無關(guān)話題

12、 簡(jiǎn)潔回答 必要時(shí)禮貌的結(jié)束對(duì)話,訪客 限制區(qū)域與人數(shù) 在別人的工作區(qū)域討論工作 座位遠(yuǎn)離門或走道 站立談話,避免干擾,郵件 分類 安排時(shí)間閱讀 過濾垃圾郵件 限制對(duì)象,會(huì)議 確定必要性 讓參加會(huì)議的人清楚知道會(huì)議目的與需要信息 準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 轉(zhuǎn)接電話 結(jié)束前清楚說明會(huì)議結(jié)論與要求,你是新來的工程師,當(dāng)你正投入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的編程設(shè)計(jì)工作時(shí)，負(fù)責(zé)電子商務(wù)的項(xiàng)目經(jīng)理李嵐打電話來請(qǐng)你參加一個(gè)會(huì)議，主題是要討論電子商務(wù)的未來應(yīng)用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術(shù)支持部門談?wù)劯黜?xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用，時(shí)間是在下午2點(diǎn)鐘。 李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時(shí)間來進(jìn)行這個(gè)會(huì)議。她因?yàn)樘Χ颂崆巴ㄖ恪?/p>

13、她知道你人很好，應(yīng)該會(huì)幫他這個(gè)忙。而那個(gè)時(shí)間你原來是準(zhǔn)備要學(xué)習(xí)JAVA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。 請(qǐng)問你會(huì)如何面對(duì)這次的會(huì)議邀請(qǐng)。,你會(huì)怎么辦?,處理困難情境(7A),階段一：處理人的情緒 吸收 Absorb 表示理解 Acknowledge 同意某些事 Agree with something 階段二：處理特定問題 詢問 Ask 增加 Add 建議 Advise 一起的行動(dòng)計(jì)劃 Action plan together,跳脫時(shí)間陷阱,經(jīng)理人應(yīng)經(jīng)常問的問題,我的工作如何對(duì)公司的策略產(chǎn)生貢獻(xiàn)？ 我的主要角色與職責(zé)是什么？ 我對(duì)于組織的其它事業(yè)領(lǐng)域可以提供哪些協(xié)助？ 如何提供更好的服務(wù)給內(nèi)部及外部的客戶？ 有哪些

14、關(guān)于工作或人員的的問題需加以特別的關(guān)注？ 有哪些是公司期望未來去做的事？,時(shí)間是最稀有的資源。 所有的工作、所有的成果和績(jī)效都需要使用時(shí)間。 與其它的資源不同, 時(shí)間不能被替代、時(shí)間不能增加、不能被購得、不能儲(chǔ)存。 高效經(jīng)理人是從時(shí)間開始, 而不是從任務(wù)開始。他們首先去了解: 他們的時(shí)間到哪去了。 Peter F. Drucker,如何進(jìn)行時(shí)間管理,確立自己的角色 選擇重要的事, 排定優(yōu)先順序 了解自己的時(shí)間到哪去了 設(shè)立目標(biāo) 計(jì)劃和安排日程 避免干擾 井然有序 , 逃離時(shí)間的陷阱,Q&A,花點(diǎn)時(shí)間,什么都不做,這是放松的開始 花點(diǎn)時(shí)間,去思考,這是進(jìn)步的開始 花點(diǎn)時(shí)間,去閱讀,這是智慧的開始

15、 花點(diǎn)時(shí)間,去運(yùn)動(dòng),這是健康的開始 花點(diǎn)時(shí)間,去旅行,這是增長(zhǎng)見聞的開始 花點(diǎn)時(shí)間,去關(guān)懷社會(huì),這是服務(wù)的開始,壓力管理內(nèi)容提要,認(rèn)識(shí)壓力 面對(duì)壓力 行動(dòng)計(jì)劃,你曾經(jīng)有壓力很大的經(jīng)驗(yàn)嗎?,你學(xué)習(xí)到的寶貴經(jīng)驗(yàn)是什么?,48-168 分 低 需采取防范措施 169-312 分 中 需制定計(jì)劃來克服這些有問題的方面 313-432 分 高 必須立即采取有效措施,找出壓力冰山,壓力來源,外部,內(nèi)部,壓力,無法控制的事 能力無法達(dá)到的事 沒有興趣的事 事先沒有預(yù)料到的/突發(fā)事件,控制能力 情緒 精神,個(gè)性,你的壓力來源,壓力來源,Social isolation 缺乏人際支持 Think unreali

16、stically 想法不切實(shí)際 Rigid body 身體緊張 Emotional repressed 情緒壓抑 Self-neglect 忽略自己的需要 Sensory overload 感官刺激過度,壓力與績(jī)效表現(xiàn)的關(guān)系,最佳績(jī)效表現(xiàn),最合適壓力,低度壓力 厭倦,高度壓力 不安 不快樂,績(jī)效表現(xiàn),壓力程度,面對(duì)壓力,對(duì)外:事件控制 對(duì)內(nèi):自我調(diào)整,面對(duì)壓力,事件控制 突發(fā)事件 不得不做的事情,突發(fā)事件,處理方法： 問自己:“是否我該處理？” “是” 接受并面對(duì)它,努力尋找資源 “不是”請(qǐng)說 no ! 否則， 不要一邊埋怨，一邊做。,突發(fā)事件,處理步驟： 冷靜 判斷、分析 (5W2H) 尋求

17、解決方法 緊急措施 預(yù)防再發(fā)生,讓自己放松一下呼吸練習(xí),不得不做的事情,心理準(zhǔn)備 正面思考 給自己一點(diǎn)壓力 預(yù)演 看見好處,練習(xí):面對(duì)不得不做的事,你正在趕一份后天要交出去的報(bào)告,你的老板非常重視這份報(bào)告,因?yàn)樗仨毮眠@份報(bào)告的資料,向董事會(huì)匯報(bào)投資的分析與建議. 你的一位下屬急匆匆的跑進(jìn)你的辦公室,向你報(bào)告有客戶抱怨你們的產(chǎn)品造成他們的生產(chǎn)線失火了,要求你們馬上到現(xiàn)場(chǎng)善后,并要求賠償他們的損失. 你決定親自去看看事故的現(xiàn)場(chǎng),了解真正的原因.,自我調(diào)整,我必須做完這件事,我必須干好,我在允許的時(shí)間內(nèi)盡量做,我能干好,別人應(yīng)付壓力的能力都比我強(qiáng),每個(gè)人都會(huì)受到壓力的影響，并不是只有我一個(gè)人,合理

18、情緒控制,合理情緒控制基本步驟,A (Activating events) 誘發(fā)性事件 B (Beliefs) 由A引起的信念 C (emotional and behavioral Consequences) 情緒和行為的后果； D (Disputing irrational beliefs) 與不合理的信念辯論； E (new emotive and behavioral Effects) 通過調(diào)整達(dá)到的新的情緒及行為的效果。,認(rèn)知情緒行為,情緒控制練習(xí),悲傷的挑戰(zhàn) 請(qǐng)從女主角,男朋友,上司的角度進(jìn)行討論,人生不如意，十之八九。 無法改變的事，忘掉它； 有機(jī)會(huì)去補(bǔ)救的，抓住最后的機(jī)會(huì)。 后悔、埋怨、消沉不但于往事無補(bǔ)，反而會(huì)阻礙新的前進(jìn)步伐。,合理情緒控制,音樂！音樂！ MUSIC！ MUSIC！ 通向潛意識(shí)的橋梁,自我放松的幫手,冥想.,自我放松的幫手,盡量少地?cái)z取咖啡因；適量飲酒；多吃新鮮水果和蔬菜少吃脂肪含量高的食物；慢吃，別狼吞虎咽；.,自我放松的幫手,重視你的健康食療,自我放松的幫手,換個(gè)角度看事情 正確對(duì)待別人的批評(píng),還有哪些放松的方法？,你不能決定生命的長(zhǎng)度，但你可以控制它的寬度； 你不能左右