1、勤哲Excel服務(wù)器學(xué)習(xí)要點(diǎn)（模板屬性p1、數(shù)據(jù)項(xiàng)p6、表間公式p14、工作流p18、管理控制臺(tái)p18）第一、新建模板（含“屬性”）注意：在新建模板之前，先通過(guò)“管理控制臺(tái)”設(shè)計(jì)好“報(bào)表分類(lèi)”。因?yàn)殡S著所創(chuàng)建的模板逐漸增多，我們可以對(duì)模板賦予不同的關(guān)鍵字，使它們分類(lèi)顯示在我的工作臺(tái)中，否則會(huì)雜亂無(wú)章。 一、如何新建模板（模板，也叫表單模板，對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，就是表單）1） 以Admin帳戶(hù)登錄，點(diǎn)擊菜單“模板新建模板”，調(diào)出新建模板窗口。圖 1-11 新建模板窗口2） 選擇“建立新表單模板”，按【確定】，彈出報(bào)表屬性對(duì)話框。3） 在基本信息標(biāo)簽頁(yè)上，輸入報(bào)表編號(hào)和報(bào)表名稱(chēng)。您所定義的每種表單，要給以

2、一個(gè)唯一的編號(hào)，此例中，報(bào)表編號(hào)輸入“001”，報(bào)表名稱(chēng)輸入“客戶(hù)登記表”。如下圖所示：圖 1-12 輸入模板屬性4） 切換到“初始填報(bào)權(quán)限”標(biāo)簽頁(yè)，選中填報(bào)單位：A公司、銷(xiāo)售部，填報(bào)角色：A公司-Administrators、銷(xiāo)售部-銷(xiāo)售員，如下圖所示。圖 1-13 選擇模板的填報(bào)權(quán)限5） 切換到“最終查閱權(quán)限”標(biāo)簽頁(yè)，選中填報(bào)單位：A公司、總經(jīng)辦、銷(xiāo)售部，填報(bào)角色：A公司Administrators，總經(jīng)理，銷(xiāo)售部長(zhǎng)、銷(xiāo)售員，如下圖所示。圖 1-14 選擇模板的查閱權(quán)限6） 按【確定】，對(duì)話框關(guān)閉，回到Excel界面，注意此時(shí)Excel當(dāng)前工作簿的窗口標(biāo)題為：“Microsoft Exce

3、l - 設(shè)計(jì)：客戶(hù)登記表_V1”，菜單欄右側(cè)多出來(lái)一項(xiàng)“工作流”。也就是說(shuō)，此時(shí)處于模板“客戶(hù)登記表”的設(shè)計(jì)狀態(tài)，畫(huà)出表樣如下圖。 圖1-15 模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)7） 關(guān)閉當(dāng)前文件，彈出如下對(duì)話框，按【保存】。圖 1-16 保存模板窗口至此，您已經(jīng)成功地建立了一個(gè)新模板，并且定義了該模板的表樣。二、模板的屬性具有“基本信息”、“初始填報(bào)權(quán)限”、“最終查閱權(quán)限”、“版本”、“高級(jí)設(shè)置”。 1基本信息圖 1-2-1 模板基本信息窗口2初始填報(bào)權(quán)限 圖 1-2-2 模板填報(bào)權(quán)限窗口圖 1-2-3模板高級(jí)填報(bào)權(quán)限窗口3最終查閱權(quán)限圖 1-2-4 模板最終查閱權(quán)限窗口圖 1-2-5 模板高級(jí)查閱權(quán)限窗口4版

4、本（在這里設(shè)置表單的“鎖定”）圖 1-2-6 模板版本窗口5高級(jí)設(shè)置圖 1-2-7 模板高級(jí)設(shè)置窗口第二、定義數(shù)據(jù)項(xiàng)（數(shù)據(jù)項(xiàng)也叫“字段”）1什么是數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)指的是模板表樣中需要填寫(xiě)內(nèi)容的那些空白單元格。若干相關(guān)的數(shù)據(jù)項(xiàng)可以組成一個(gè)數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義包括以下內(nèi)容：1）區(qū)域地址和名稱(chēng)：它表明所填寫(xiě)的位置和信息的含義。比如在客戶(hù)登記表模板中，C3單元格就是一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，它的名稱(chēng)是“客戶(hù)名稱(chēng)”2）數(shù)據(jù)類(lèi)型：它表明空白單元格中可以只能填寫(xiě)什么類(lèi)型的信息，比如“客戶(hù)名稱(chēng)”數(shù)據(jù)項(xiàng)，只能填寫(xiě)不超過(guò)100個(gè)字符的文字，而不能填寫(xiě)數(shù)字或日期。3）是否必填：它規(guī)定按模板格式填寫(xiě)實(shí)際的表單時(shí)，此數(shù)據(jù)項(xiàng)可否空白不填。

5、比如在客戶(hù)登記表中，“客戶(hù)名稱(chēng)”是必填項(xiàng)，而“收貨地點(diǎn)”不是必填項(xiàng)。4）填寫(xiě)規(guī)范：指對(duì)所填數(shù)據(jù)的要求，通常有幾種情況，一是默認(rèn)值，如“登記日期”的默認(rèn)值是當(dāng)前日期；二是下拉列表選擇或樹(shù)型選擇，如“大區(qū)”就不能隨意填寫(xiě)，而是在相應(yīng)的位置有一個(gè)事先定義好的下拉列表，列舉了全部大區(qū)的名稱(chēng)，填表時(shí)只需要從中選擇。三是自動(dòng)編號(hào)，如“客戶(hù)編號(hào)”可以自動(dòng)產(chǎn)生。（下文還將說(shuō)明）5）主鍵：主鍵的目的是保證唯一性。比如在“客戶(hù)登記表”模板中，我們把“客戶(hù)編號(hào)”定義為主鍵，就意味著不管填了多少?gòu)埧蛻?hù)登記表，“客戶(hù)編號(hào)”都必須彼此不同。因?yàn)橥ㄟ^(guò)Excel服務(wù)器填寫(xiě)的表單上的內(nèi)容最終都保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，所以這里所說(shuō)的“彼

6、此不同”不是靠人為的小心謹(jǐn)慎來(lái)做到，而是由系統(tǒng)自動(dòng)控制的；如果您填了兩張編號(hào)相同的客戶(hù)登記表，第二張表保存時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)通知您發(fā)生了數(shù)據(jù)重復(fù)，保存無(wú)法通過(guò)。6）其他內(nèi)容：包括是否隱藏、填寫(xiě)下一張時(shí)是否清空，如何排序等。2定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)又分“單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”和“重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)”兩種，在客戶(hù)登記表模板上，我們先來(lái)定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)，至于兩者的區(qū)別，到下面再敘述。1）在客戶(hù)登記表模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)下，按住Ctrl鍵，然后用鼠標(biāo)左鍵依次選中空白單元格C2，E2，G2，C3:E3，C8:G8，如下圖所示：圖 2-2-1 同時(shí)選中要定義數(shù)據(jù)項(xiàng)的空白單元格2）選擇菜單“模板定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”（或者單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出菜單

7、中選擇“定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”）。彈出如下窗口：圖 2-2-3 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)“選中單元格”處顯示的是上一步選中的那些空白單元格/單元區(qū)域的地址。每一個(gè)選中單元格/單元區(qū)域都要定義成一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)。3）點(diǎn)擊按鈕 【左側(cè)單元名稱(chēng)】，意思是用空白單元格左側(cè)的單元格中的內(nèi)容為空白單元格命名。例如，用C3單元格左側(cè)的單元格（B3）的內(nèi)容為C3單元格命名，而B(niǎo)3的內(nèi)容是“客戶(hù)名稱(chēng)”，所以C3單元格對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)命名為“客戶(hù)名稱(chēng)”。4）點(diǎn)擊【下一步】窗口顯示如下圖所示。選擇“組成新數(shù)據(jù)表”，命名為“客戶(hù)表”，按【下一步】圖 2-2-4 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)5）窗口中顯示出數(shù)據(jù)項(xiàng)的列表，選擇每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型，在“客戶(hù)編號(hào)

8、”、“銷(xiāo)售員”、“客戶(hù)名稱(chēng)”和“登記日期”對(duì)應(yīng)的“必填”處單擊打勾，然后按【下一步】。圖 2-2-5 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)6）窗口顯示如下圖，不改變默認(rèn)選擇，直接按【完成】圖 2-2-6 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)7）窗口消失，回到客戶(hù)登記表模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)。8）關(guān)閉模板。3定義重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)，組成明細(xì)表（1）單一數(shù)據(jù)項(xiàng)和重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)的區(qū)別：圖 2-3-1 表樣上圖是我們要建立的訂單模板的表樣。如前所述，模板上可以填寫(xiě)內(nèi)容的那些空白單元格稱(chēng)為“數(shù)據(jù)項(xiàng)”。在訂單的表樣上，有表頭-24行的客戶(hù)信息、表尾-第12行的審批信息，也有明細(xì)-710行的訂貨產(chǎn)品信息。我們說(shuō)在訂單模板上，有兩種不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)項(xiàng)。第一種，即表頭和表尾處

9、的空白單元格，為“單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”。它們的特點(diǎn)是在一份表單上只出現(xiàn)一次。比如C3:F3處的“客戶(hù)名稱(chēng)”，一份訂單上只能有一個(gè)“客戶(hù)名稱(chēng)”。第二種，即明細(xì)中的空白區(qū)域，為“重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)”，它們的特點(diǎn)是在一份表單上會(huì)填多次，比如區(qū)域C7:C10處的“產(chǎn)品名稱(chēng)”，一份訂單上會(huì)包括多種產(chǎn)品。該區(qū)域的每一行的單元格的內(nèi)容都不一樣，但它們都是“產(chǎn)品名稱(chēng)”。（2）定義重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)，組成明細(xì)表1）在訂單模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)下，選中區(qū)域B7:H10，右擊鼠標(biāo)，選擇彈出菜單“定義重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)”圖 2-3-2 選中要定義為重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)的區(qū)域2）彈出如下圖所示的“定義重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)”對(duì)話框，點(diǎn)擊帶圖標(biāo)的大按鈕【按行】，上方標(biāo)題行數(shù)1，選中

10、“數(shù)據(jù)區(qū)域可向下擴(kuò)展”，按【下一步】。 圖 2-3-4 數(shù)據(jù)區(qū)域可向下擴(kuò)展3）選擇“組成新數(shù)據(jù)表”，命名為“訂單_明細(xì)”如圖，按【下一步】圖 2-3-6 組成新表4）選擇各字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型，設(shè)置所有字段必填，點(diǎn)【下一步】。圖 2-3-7 定義數(shù)據(jù)類(lèi)型5）在下一屏上直接點(diǎn)【完成】，窗口關(guān)閉，回到訂單模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)。6）關(guān)閉并保存模板。（3）操作員填報(bào)時(shí)如何擴(kuò)充明細(xì)表的行數(shù)在訂單模板的表樣上，我們只預(yù)留了4行明細(xì)的位置，但實(shí)際的訂單可能不只4條明細(xì)。因?yàn)槲覀冊(cè)诙x“訂單_明細(xì)”的重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)時(shí)，指定了“可向下擴(kuò)展”，填報(bào)時(shí)，工作表的上方會(huì)出現(xiàn)“報(bào)表操作工具欄”。當(dāng)輸入焦點(diǎn)進(jìn)入“訂單_明細(xì)”表所在區(qū)域時(shí)

11、，工具欄中的【增加行】和【刪除行】按鈕可選，如下圖所示。通過(guò)這兩個(gè)按鈕，可以向明細(xì)表增加新行或刪除多余的空行。點(diǎn)此增加明細(xì)行數(shù)圖 2-3-8 報(bào)表操作工具欄4管理數(shù)據(jù)表，即設(shè)計(jì)之后，如何修改數(shù)據(jù)項(xiàng)（比如修改“填寫(xiě)規(guī)范”）為了使錄入客戶(hù)信息的過(guò)程更方便、快捷、準(zhǔn)確，我們繼續(xù)對(duì)客戶(hù)登記表模板做改進(jìn)：1）登記日期自動(dòng)填上當(dāng)前日期，不需要再輸入；2）每次填新的客戶(hù)登記表時(shí)，讓系統(tǒng)自動(dòng)生成客戶(hù)編號(hào)；3）“大區(qū)”能夠下拉選擇，而不需要輸入漢字；類(lèi)似上述這些為了簡(jiǎn)化和規(guī)范化數(shù)據(jù)的輸入過(guò)程所做的設(shè)置，統(tǒng)稱(chēng)為“數(shù)據(jù)規(guī)范”。1）以Admin賬戶(hù)登錄，選擇菜單“模板打開(kāi)模板”。2）在彈出的“打開(kāi)模板”窗口中選中“客

12、戶(hù)登記表”，點(diǎn)擊右側(cè)的【打開(kāi)】按鈕（或雙擊下面窗格中的“V1（在用）”圖標(biāo)），進(jìn)入模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)。圖 2-4-1 打開(kāi)模板3）選擇菜單“模板管理數(shù)據(jù)表”，如下圖。圖 2-4-2 在模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)下，選擇“管理數(shù)據(jù)表”菜單4）彈出“管理數(shù)據(jù)表”窗口。點(diǎn)擊【字段定義】按鈕，彈出字段定義窗口。 圖 2-4-3 管理數(shù)據(jù)表窗口5）在表格中選中“登記日期”，然后點(diǎn)擊窗口下方“附加屬性”標(biāo)簽頁(yè)上的【】按鈕，彈出數(shù)據(jù)規(guī)范選擇窗口。 1先選中這里2再單擊這里 圖 2-4-4 “字段定義”窗口6）在左側(cè)選擇“系統(tǒng)變量”，在窗體右側(cè)選擇“當(dāng)前日期”，點(diǎn)擊“確定”按鈕，返回“字段定義”窗口。圖 2-4-5數(shù)據(jù)規(guī)范選

13、擇窗體7）用同樣方式（56步）設(shè)置“銷(xiāo)售員”字段的填寫(xiě)規(guī)范為“當(dāng)前用戶(hù)姓名”.8）在“字段定義”窗口中，點(diǎn)擊【修改字段】按鈕，點(diǎn)擊【返回】，回到“管理數(shù)據(jù)表”窗口。9）點(diǎn)擊【返回】，回到模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)。關(guān)閉模板。5“數(shù)據(jù)項(xiàng)”中重點(diǎn)是“填寫(xiě)規(guī)范” 數(shù)據(jù)項(xiàng)中的“填寫(xiě)規(guī)范”包括以下內(nèi)容： 1）系統(tǒng)變量：如當(dāng)前時(shí)間，用戶(hù)姓名等。 以上一項(xiàng)是系統(tǒng)默認(rèn)。 2）自動(dòng)編號(hào)： 3）下拉列表：一是固定取值，二是來(lái)自數(shù)據(jù)表（動(dòng)態(tài)取值）。 4）列表選擇：（與第3項(xiàng)區(qū)別：前者是選定一個(gè)數(shù)據(jù)，后者選定一個(gè)，多個(gè)數(shù)值自動(dòng)填入） 以上三項(xiàng)是先通過(guò)“管理控制臺(tái)”設(shè)置，然后再在模板中使用。 5）樹(shù)型列表：（不常用）第三、定義表間

14、公式一、如何定義表間公式1）打開(kāi)模板，進(jìn)入設(shè)計(jì)狀態(tài)2）選擇菜單“模板定義表間公式”，彈出“表間公式”對(duì)話框3）按【新增】按鈕，彈出如下圖所示的對(duì)話框，選中第一個(gè)單選按鈕，按【確定】圖 3-1-1 選擇表間公式類(lèi)型 二、表間公式解釋?zhuān)?提數(shù)公式：從其它表中提取數(shù)據(jù)，自動(dòng)填寫(xiě)到本表單。如圖：圖 3-2-1 選擇表間公式類(lèi)型2回寫(xiě)（修改）：保存（或刪除）本表單時(shí)，要刷新其它表表單內(nèi)的數(shù)據(jù)。比如，填寫(xiě)出庫(kù)單時(shí)，要減少庫(kù)存表中數(shù)據(jù)?；貙?xiě)公式必須成對(duì)出現(xiàn)。因?yàn)楸韱斡斜４嬉矔?huì)有刪除，待辦事宜有提交也會(huì)有撤銷(xiāo)，所以回寫(xiě)公式通常要成對(duì)出現(xiàn)?；貙?xiě)公式定義如下圖：（不能忽視下圖中的“應(yīng)用時(shí)機(jī)”的不同）圖 3-2-2

15、 選擇表間公式類(lèi)型圖 3-2-3 選擇表間公式類(lèi)型 3回寫(xiě)（補(bǔ)充明細(xì)）：“補(bǔ)充明細(xì)”公式的作用是：保存一份表單的同時(shí)，向另外的已有表單的明細(xì)表中追加記錄，例如，我們?cè)诘?3章舉過(guò)“員工信息卡”模板的例子，第14章舉過(guò)“請(qǐng)假單”模板的例子，現(xiàn)在假設(shè)我們要在“員工信息卡”上增加一個(gè)明細(xì)表“考勤記錄”，每請(qǐng)假一次，就在員工考勤記錄上登記一筆，則需要用到“補(bǔ)充明細(xì)”公式。因?yàn)檫@時(shí)不需要產(chǎn)生一張新的“員工信息卡”，只需要在已有的“員工信息卡”上補(bǔ)充一條明細(xì)記錄。示意如下：圖 3-2-4 補(bǔ)充明細(xì)回寫(xiě)公式的作用 4回寫(xiě)（刪除明細(xì)）：與上面“回寫(xiě)（補(bǔ)充明細(xì)）”“成對(duì)使用。 5回寫(xiě)（新建表單）：這種回寫(xiě)公式的

16、作用是，保存一份表單的同時(shí)，自動(dòng)新建一份其他的表單。這種類(lèi)型的回寫(xiě)公式應(yīng)用十分廣泛，例如：輸入訂單的時(shí)候，如果訂單的客戶(hù)尚未在“客戶(hù)登記表”中登記過(guò)，則保存訂單的同時(shí)，自動(dòng)填報(bào)一份“客戶(hù)登記表”保存庫(kù)存“調(diào)撥單”的同時(shí)，自動(dòng)產(chǎn)生一張出庫(kù)單（從調(diào)出倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)）和一張入庫(kù)單（向調(diào)入倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)）保存庫(kù)存“調(diào)價(jià)單”的同時(shí)，自動(dòng)產(chǎn)生一張出庫(kù)單（按舊價(jià)格出庫(kù)）和一張入庫(kù)單（按新價(jià)格入庫(kù)）?；貙?xiě)（新建表單）的重要用途：初始化表單數(shù)據(jù)或批量增加數(shù)據(jù)。比如為庫(kù)存增加批量數(shù)據(jù)：1）事先整理好所有物料的數(shù)據(jù)，放在一個(gè)Excel文件中。格式同“庫(kù)存表”模板圖 3-2-52）新建模板。按照“庫(kù)存表”模板一摸一樣的格式，建立

17、一個(gè)用來(lái)批量增加數(shù)據(jù)的新模板，比如叫“物料批量增加表單”。注意：一是字段同“庫(kù)存表”中的字段，二是明細(xì)的行數(shù)要足夠，三是定義成重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)。3）在這個(gè)模板上定義一條“新建表單”公式圖 3-2-64）批量增加的操作：進(jìn)入工作臺(tái)，單擊“物料批量增加表單”，再單擊工具欄按鈕“新建”。把Excel文件中的內(nèi)容拷貝粘貼進(jìn)去，保存。這樣，通過(guò)“新建表單”公式，“物料批量增加表單”模板上的每一條數(shù)據(jù)，被自動(dòng)報(bào)存成一份“物料表”，庫(kù)存表被批量增加，如下圖示意。這種方式，相當(dāng)于我們一次性地填報(bào)了2萬(wàn)多張“庫(kù)存表”。圖 3-2-7第四、工作流工作流是對(duì)某種表單的規(guī)定流轉(zhuǎn)過(guò)程的描述，它包括：要流經(jīng)幾個(gè)步驟；每個(gè)步驟由

18、何人處理；每個(gè)步驟要處理（填寫(xiě)）表單上的哪些欄目；從一個(gè)步驟傳遞到下一個(gè)步驟必須滿足哪些條件，等等。工作流實(shí)際上是管理制度的具體體現(xiàn)，它明確了責(zé)任分工、規(guī)定了工作程序，使每項(xiàng)工作都能高效、有序地進(jìn)行。Excel服務(wù)器中提供了工作流管理的功能。我們可以針對(duì)一個(gè)模板定義工作流，使得基于該模板的所有表單都能夠按規(guī)定方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。計(jì)算機(jī)化的流程管理與純粹手工模式的流程管理相比，有兩大優(yōu)點(diǎn)。首先，每個(gè)步驟的經(jīng)辦人，都有一張自己的待辦事宜列表，待辦事項(xiàng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生，并且可以規(guī)定完成時(shí)限，防止延誤或漏辦；其次，更重要的是，表單流轉(zhuǎn)方向可以由計(jì)算機(jī)強(qiáng)制控制，減少人為操作的隨意性，防止違規(guī)操作。 設(shè)計(jì)見(jiàn)有關(guān)材料。第五、管理控制臺(tái)主要用途 1建立部門(mén)、角色、用戶(hù)：Administrators，又稱(chēng)“系統(tǒng)管