1、海運(yùn)拼箱出口操作標(biāo)準(zhǔn)程序SOP,工 作 程 序,接單訂艙進(jìn)倉報(bào)關(guān) 裝箱裝船船開簽提單退核銷單 單證 ,1 接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價(jià) “接受外部客戶及內(nèi)部客戶的業(yè)務(wù)咨詢與詢價(jià)”是海運(yùn)拼箱部操作的第一道環(huán)節(jié)，OP的業(yè)務(wù)素質(zhì)與形象將直接影響到公司和本部門的形象與信譽(yù)。 1.1接受客戶的業(yè)務(wù)咨詢 (1)接待客戶要熱情，對于客戶提出的要求要耐心解釋，指導(dǎo)客戶正確做法，提供專業(yè)建議，與客戶建立良好的合作關(guān)系。 (2)要主動(dòng)維護(hù)公司形象，利用一切機(jī)會(huì)適當(dāng)?shù)亍?shí)事求是地宣傳介紹我公司情況及優(yōu)勢航線，給客戶留下滿意的印象。 (3)要以高度的責(zé)任心回復(fù)客戶的電話和傳真，不得推諉，回復(fù)時(shí)間最遲不得超過

2、24小時(shí)。 (4)基本港運(yùn)價(jià)立即回復(fù),對于到門或特殊要求貨物要在2 個(gè)工作日內(nèi)回復(fù).,1.2 接受客戶詢價(jià) (1) OP及時(shí)認(rèn)真地查詢并審核電腦內(nèi)互聯(lián)的有關(guān)信息數(shù)據(jù)。 (2) 客戶通過電話或傳真向OP 詢價(jià)，OP根據(jù)電腦報(bào)價(jià)系統(tǒng)的信息，直接回復(fù)客戶。 2 接受客戶委托 2.1 OP 接受公司客戶的委托、國外代理指示訂艙委托、SALES 承攬的客戶委托及其它委托、 。,2.2 接到委托書后，OP應(yīng)仔細(xì)審核委托書的以下內(nèi)容： (1)明確委托單位全稱、聯(lián)系人和聯(lián)系方式； (2)明確付款方； (3)明確品名、件數(shù)、毛重、體積等貨物明細(xì)； (4)明確運(yùn)價(jià)及其他費(fèi)用的計(jì)算方式與付款方式； (5)明確貨物、

3、單證的交接時(shí)限； (6)明確貨主自送貨至倉庫還是由我司提供到門服務(wù)； (7)明確貨主自報(bào)關(guān)還是我司代報(bào)關(guān)； (8)了解客戶的特殊要求，如提單是否手簽、異地發(fā)單付費(fèi)、船證、指定船公司、指定中轉(zhuǎn)港口、是否直達(dá)、是否分批；是否熏蒸、是否為危險(xiǎn)品。對于美加航線的貨物，了解客戶AMS/ACI的申報(bào)方式。 (9)根據(jù)成本估測該票業(yè)務(wù)的利潤，如賣價(jià)不足以覆蓋成本要及時(shí)與主管、SALES、或相關(guān)人員溝通。,2.3 OP 在審核委托書的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)確認(rèn)任何要求均以書面形式清楚寫明且公司有能力完成客戶的委托要求，如發(fā)現(xiàn)任何問題，須立即與客戶溝通，并請客戶重新出具委托書或書面的更改通知。OP 與制單 須嚴(yán)格掌握單證制

4、作原則：制單有書面依據(jù)，更改有書面憑證。 2.4 遇客戶有特定要求的業(yè)務(wù)委托時(shí)，OP應(yīng)及時(shí)報(bào)告拼箱部主管，必要時(shí)請示海運(yùn)部經(jīng)理是否接受該業(yè)務(wù)。 2.5 OP在完成委托書的評審后，須在委托書上加蓋 OP印章，以示評審?fù)ㄟ^。 2.6 制單OP及時(shí)把通過OP 評審的委托書的內(nèi)容正確地錄入電腦操作系統(tǒng)。OP 根據(jù)預(yù)配船名信息在 規(guī)定時(shí)間內(nèi)將船名航次、提單號(hào)準(zhǔn)確無誤地錄入電腦。如果是指定貨的通知相應(yīng)客戶服務(wù)或海外部，以便國外代理知曉。公司客戶由 OP 打印入貨通知書 通知客戶入貨時(shí)間、 入貨地點(diǎn)與聯(lián)系人等信息。 SALES客戶由INSIDE SALES發(fā)入貨通知書。,2.7 OP 在接受委托后為客戶選擇

5、符合訂艙要求的船公司或船代、車隊(duì)、報(bào)關(guān)行和同行貨代 3 訂艙 3.1 制作訂艙下貨紙（給船公司或者提供艙位的同行） OP根據(jù)貨量情況，根據(jù)直拼目的港的不同，繕制訂艙下貨紙，預(yù)訂艙位。在發(fā)貨人打XXXX，收貨人打國外代理，通知人打 “SAME AS CNEE” ， 嘜頭為”N/M”， 品名顯示為： XXX或 XXX，件數(shù)、重量、尺碼和箱量均為預(yù)計(jì)的數(shù)量。并在訂艙下貨紙的背面標(biāo)注運(yùn)費(fèi)以便相關(guān)人員 核算成本和審核。（如果是通過EDI訂艙的在相關(guān)網(wǎng)上操作） 3.2 OP 將訂艙下貨紙?zhí)峤唤o訂艙部OP 取得S/O號(hào)碼， 正常情況下訂艙部OP須在接到下貨紙規(guī)定時(shí)效內(nèi)取得S/O，如因特殊原因不能在此時(shí)間內(nèi)回

6、號(hào)的，訂艙部OP要及時(shí)通知航線OP，并協(xié)調(diào)船公司或同行盡快拿到S/O和預(yù)配。如因上一航次船未開，下航次無法拿到S/O的，應(yīng)于最早可能的時(shí)間內(nèi)搞定艙位取得S/O。,3.3 OP在得到訂艙部回號(hào)后的半個(gè)工作日內(nèi)須將訂艙下貨紙傳真至車隊(duì)，并須與車隊(duì)確認(rèn)是否收到；OP還需同時(shí)將預(yù)配傳真?zhèn)}庫，以備倉庫準(zhǔn)確收貨，填寫進(jìn)港裝箱單。 3.4 派車 3.4.1 如客戶須我司提供到門服務(wù)， OP須在出號(hào)后的半個(gè)工作日內(nèi)繕制 集卡聯(lián)系單通知集卡車隊(duì)安排拖車，必要時(shí)記錄車號(hào)、司機(jī)姓名與聯(lián)系電話。 3.4.2 OP及時(shí)與集卡車隊(duì)聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)到門時(shí)間，防止晚到、不到情況的發(fā)生，并將集卡動(dòng)態(tài)通知相關(guān)人員，確保貨物準(zhǔn)時(shí)裝箱，如

7、有異常情況發(fā)生，須及時(shí)做好應(yīng)對,3.5 報(bào)關(guān) 3.5.1 OP在預(yù)計(jì)截港日前2 天，與倉庫確認(rèn)貨物是否到達(dá) 3.5.2 如客戶委托我司報(bào)關(guān)，在向客戶傳真入貨通知書的同時(shí)通知客戶在AMS截止前備妥報(bào)關(guān)資料寄送至我司或由我司外務(wù)取單。根據(jù)客戶的貿(mào)易性質(zhì)，方式和貨物類別，客戶應(yīng)提供以下各類報(bào)關(guān)單據(jù)： A基本的單證 （1）報(bào)關(guān)單 （2）進(jìn)出口貨物代理報(bào)關(guān)委托書 （正本） （3）發(fā)票（需要復(fù)印留存） （4）裝箱單（需要復(fù)印留存） （5）申報(bào)要素 B監(jiān)管單證：是指國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定實(shí)行特殊管制的證明，主要包括： (1) 出口許可證 (2) 登記手冊等,3.5.3 報(bào)關(guān)單證的預(yù)審 制單 OP 在接到報(bào)關(guān)單

8、證后，并依據(jù)海關(guān)規(guī)定及客戶的申報(bào)性質(zhì)，對客戶提供的報(bào)關(guān)單證、各類監(jiān)管文件、文件中的數(shù)據(jù)是否一致實(shí)施審核： (1) 件重尺、包裝種類等內(nèi)容是否與發(fā)票、裝箱單一致。 (2) 審核報(bào)關(guān)單證的內(nèi)容是否與委托書相符，如不符須與客戶聯(lián)絡(luò)，取得實(shí)際出貨數(shù)量。 (3) 審核 申報(bào)要素、 報(bào)關(guān)委托書、 發(fā)票、裝箱單、手冊 等報(bào)關(guān)單證的內(nèi)容是否一致；如果發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)立即通知客戶更改各有關(guān)的報(bào)關(guān)單證。 同時(shí)審核 申報(bào)要素、發(fā)票、裝箱單 等報(bào)關(guān)單證是否加蓋公章；如果沒有，應(yīng)立即通知客戶補(bǔ)蓋公章，或更換正確、完備的報(bào)關(guān)單證。 (4) 制單 OP 在完成全部報(bào)關(guān)單證的審核后，在核銷單背面簽章，以示通過預(yù)審。 (5) 將

9、通過預(yù)審的發(fā)票、裝箱單復(fù)印一份留存在每票的業(yè)務(wù)檔案中。,3.5.4 報(bào)關(guān)單證的流轉(zhuǎn) 制單OP在收到報(bào)關(guān)單證半個(gè)工作日內(nèi)，將通過預(yù)審的報(bào)關(guān)單證記錄在報(bào)關(guān)資料簽收登記上，轉(zhuǎn)交給報(bào)關(guān)行，并做好簽收工作。如客戶將報(bào)關(guān)單證自送至報(bào)關(guān)行，OP應(yīng)在報(bào)關(guān)資料簽收登記上備注“客戶自送” 。如有上航次退關(guān)但已放行的，OP 須與客戶確認(rèn)是否于本航次出運(yùn)，并繕制新的報(bào)關(guān)下貨紙轉(zhuǎn)交報(bào)關(guān)行，并通知報(bào)關(guān)行更改原放行單。 3.5.5 報(bào)關(guān)時(shí)如海關(guān)提出查驗(yàn)，OP 須通知客戶或INSIDE SALES。,3.6 完船 3.6.1 OP 于AMS截止天前繕制預(yù)配清單傳真至倉庫，以便倉庫理貨員及時(shí)核對到貨與放行情況及實(shí)到貨物的嘜頭、

10、件重尺是否與預(yù)配清單一致，如數(shù)據(jù)不符，OP 應(yīng)立即與客戶聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)未到貨物及未放行貨物的動(dòng)態(tài)。 配艙原則： （1） 配箱業(yè)務(wù)的毛利與集裝箱的體積直接相關(guān)； （2） 配艙時(shí)首先考慮體積，其次考慮毛重； （3） 大箱的平均成本低于小箱； （4） 若最終目的港的貨物可以配成整箱，且成本核算比轉(zhuǎn)運(yùn)低，應(yīng)做直拼； （5） 考慮到存在客戶備貨不及時(shí)或退關(guān)等短裝的情況，配箱時(shí)可適當(dāng)超出標(biāo)準(zhǔn)體積； （6） 考慮到裝箱可能會(huì)出現(xiàn)超載，可選出可延期出運(yùn)的貨物，在預(yù)配清單上注明“最后裝箱” ； （7） 對于相同收貨人的貨物，為客戶提貨方便，應(yīng)盡量配載在同一集裝箱內(nèi)。,3.6.2 集裝箱裝完后，如客戶要求更改船期或退

11、關(guān)，OP 須請客戶出具書面確認(rèn)，并立即通知倉庫停止作業(yè)、入港。如客戶需提貨，OP 在接到客戶的書面通知后方可通知倉庫。同時(shí)確認(rèn)損失向客人說明，并確認(rèn)相關(guān)費(fèi)用。 3.6.3 OP根據(jù)實(shí)際裝箱情況向船公司發(fā)出 集裝箱更改通知單， 通知正確的件重尺。如果AMS截止，需要確認(rèn)更改費(fèi)用 3.6.4 OP須在完船后與船公司確認(rèn)貨物的裝運(yùn)情況，避免意外甩貨。 3.6.5 美加航線的貨物OP 須確認(rèn)AMS信息是否已經(jīng)放行，ISF信息是否有申報(bào)。 3.7 簽發(fā)提單 3.7.1 提單確認(rèn) 配箱后，通過電腦系統(tǒng)向客戶發(fā)提單確認(rèn)件， 并隨時(shí)查看電腦記錄的傳真結(jié)果，或根據(jù)客戶要求打印出提單確認(rèn)件傳真至客戶。提單確認(rèn)件上

12、須注明客戶名稱及具體收件人，及制單 OP 的姓名與分機(jī)號(hào)，并通知客戶在收到提單確認(rèn)件的當(dāng)天將確認(rèn)好的提單回傳至我司。 制單 OP 須保存好客戶的提單確認(rèn)件。,3.7.2 HB/L的制作 OP根據(jù)客戶的提單確認(rèn)件， 制作HB/L， 審核無誤后予以簽章， 將正本 HB/L復(fù)印一份留存。 于船開當(dāng)日將正本HB/L轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)； 對于票結(jié)客戶OP在轉(zhuǎn)HB/L的同時(shí)須附收費(fèi)帳單，對于月結(jié)客戶須于船開一周內(nèi)制作收費(fèi)帳單轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)。如果船期拖班，OP 必須確認(rèn)準(zhǔn)確開船時(shí)間。無論是票結(jié)客戶還是月結(jié)客戶，嚴(yán)禁OP私自放單給客戶，所有正本 HB/L必須轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)。電放提單應(yīng)由經(jīng)理負(fù)責(zé)加蓋電放章。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)根據(jù)客戶與公司的結(jié)

13、算情況核放正本HB/L 和加蓋電放單。 3.7.3 HB/L的交接 3.7.3.1 前臺(tái)統(tǒng)一安排外務(wù)向客戶遞送正本 HB/L 和帳單，外務(wù)必須在半個(gè)工作日內(nèi)將單據(jù)送至客戶，并請客戶進(jìn)行簽收。 3.7.3.2 正本HB/L需以快遞形式遞送的，運(yùn)單上須填寫HB/L NO.,前臺(tái)須與公司內(nèi)部經(jīng)辦人進(jìn)行內(nèi)部簽收，由公司內(nèi)部經(jīng)辦人予以寄送。 3.8 OP 根據(jù)裝箱情況在船開當(dāng)日向船公司或同行索取發(fā)票或者M(jìn)BL,3.9 簽發(fā)船證 如客戶須簽發(fā)船證，OP 必須與船公司聯(lián)絡(luò)，經(jīng)船公司確認(rèn)船證內(nèi)容后，方可向客戶簽發(fā)，并須留存船證COPY在業(yè)務(wù)檔案中。 3.10 結(jié)算 OP須于船開當(dāng)日完成國內(nèi)收費(fèi)帳單的制作 3.

14、11 國外資料的提供 3.11.1 OP依據(jù)目的港的遠(yuǎn)近決定將國外資料郵件或寄發(fā)給海外代理。 3.11.2在寄發(fā)或郵件MB/L 提單的同時(shí)，OP 應(yīng)將以下單證一起寄發(fā)或傳真國外代理。 (1) HB/L 復(fù)印件； (2) 國外帳單。 (3) MANIFEST 對國外代理有特殊要求的貨物，如需重新測量、公證等，OP須在寄發(fā)或郵件單據(jù)的同時(shí)附條說明。,3.12 單據(jù)整理 每票貨物裝運(yùn)完成后，OP須將委托書、 訂艙下貨紙、國外帳、MB/L的復(fù)印件 、HB/L的 復(fù)印件、客戶對提單確認(rèn)件的書面回復(fù)、預(yù)配清單、箱單、發(fā)票、各項(xiàng)更改記錄、 各項(xiàng)保函及為客戶出具的船證復(fù)印件及全部書面往來等文件完整保存，并依月

15、歸檔備查。檔案袋封面需標(biāo)注月份、提單號(hào)港口等必要的檢索條件。 3.13 核退報(bào)關(guān)單據(jù) 3.13.1 OP接收從報(bào)關(guān)行返回的報(bào)關(guān)返回單證，內(nèi)容包括： （1） 出口貨物報(bào)關(guān)單（已蓋海關(guān)章） （2） 報(bào)關(guān)單退稅聯(lián) （4） 手冊（已蓋海關(guān)驗(yàn)訖章） （5） 許可證（已蓋海關(guān)驗(yàn)訖章） （6） 其它,3.13.2 OP 每周對返回單證進(jìn)行整理，對于超過 20 天仍未返回的情況查詢報(bào)關(guān)行，根據(jù)具體情況更改或補(bǔ)齊文件，以盡快返回。 3.13.3 當(dāng)郵送“報(bào)關(guān)返回單證”時(shí)，OP須與公司內(nèi)部經(jīng)辦人進(jìn)行內(nèi)部簽收。當(dāng)客戶或委托人來取“報(bào)關(guān)返回單證”時(shí)，須做好簽收記錄。 3.14 后段信息 3.14.1 船行信息 船到目

16、的港前，查詢貨物的二程信息，通知客戶。 3.14.2 貨物信息 聯(lián)系國外代理提供拆柜報(bào)告與放貨信息，對發(fā)生的貨損、貨少等情況，立即通知管理部質(zhì)管處理。,3.15 業(yè)務(wù)報(bào)表 OP于每月規(guī)定時(shí)日之前制作完成上月月報(bào)表（包括目的港或船公司、箱型、箱量、票數(shù)和毛利統(tǒng)計(jì)）。 4特殊操作 4.1 客戶要求業(yè)務(wù)更改時(shí)，應(yīng)執(zhí)行以下程序： 4.1.1 客戶應(yīng)提供書面的委托更改通知單。 4.1.2 OP在接到委托更改后，同樣應(yīng)對客戶提出的更改進(jìn)行評審，評審能否更改、費(fèi)用多少，在評審確認(rèn)可接受后，才應(yīng)立即按客戶委托的更改內(nèi)容，并通知訂艙、提單簽發(fā)、結(jié)算等各環(huán)節(jié)。 4.1.3 客戶提出更改時(shí)，如業(yè)務(wù)已清關(guān)，貨物進(jìn)港等

17、情況下，OP有責(zé)任對各有關(guān)環(huán)節(jié)的更改結(jié)果進(jìn)行跟蹤，必要時(shí)還應(yīng)該將更改結(jié)果及時(shí)通報(bào)客戶。 4.1.4 如果拼箱貨物的包裝方式是托盤，提單上必須顯示托盤數(shù)并在貨描處加,4.2 退關(guān)操作 4.2.1 由船公司或船代配載原因所造成“退關(guān)” ，由客戶決定作改配處理還是取消出運(yùn)。 4.2.2 在業(yè)務(wù)的操作過程中，客戶提出書面或口頭“退關(guān)”要求時(shí)，OP應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的操作情況，對照4.1之規(guī)定，并通知有關(guān)環(huán)節(jié)。 4.3 電放操作 4.3.1 客戶要求電放提單，必須出具電放保函，OP在確認(rèn)票結(jié)客戶費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可到財(cái)務(wù)蓋“電放”章，予以辦理電放。 4.4 預(yù)借提單（一般不予批準(zhǔn)） 4.4.1 客戶要求預(yù)借提

18、單，必須出具預(yù)借提單保函，OP 在確認(rèn)貨物已到、報(bào)關(guān)已放行、票結(jié)客戶費(fèi)用已結(jié)清的情況下，才可予以辦理預(yù)借。 4.5 倒簽提單（有L/C要求證明） 4.5.1 客戶要求倒簽提單，必須提供發(fā)貨人正本保函,4.6 商檢 4.6.1 商檢換證 制單OP于船開報(bào)關(guān)前將商檢換單所需的單據(jù)交給商檢單位， 商檢換單所需的單據(jù)如下： 發(fā)票裝箱單合同報(bào)驗(yàn)委托換證憑單/條,4.7 熏蒸 4.7.1 如客戶委托我司辦理熏蒸，制單OP告知客戶貨物須于船開五個(gè)工作日之前入貨，熏蒸所需的單據(jù)須于船開5 個(gè)工作日之前轉(zhuǎn)至我司。 4.7.2 辦理熏蒸所需的單據(jù)如下： 發(fā)票裝箱單合同報(bào)驗(yàn)委托 4.7.3 制單須提前與客戶落實(shí)貨物預(yù)計(jì)到達(dá)倉庫的時(shí)間，以便通知倉庫提前做好準(zhǔn)務(wù)。,4.8 船期信息改變時(shí)的操作 4.8.1 訂艙部接到船公司或同行關(guān)于船名航次、開船日、停泊港區(qū)等更改信息后，立即通知 OP。船公司或同行的書面通知訂艙部須與業(yè)務(wù)檔案一并保存，口頭通知的訂艙部操作須做好書面記錄。 4.8.2 OP接受通知后，立即通知相關(guān)部門實(shí)施更改。 4.8.3 OP 通知客戶對船名航次等更改進(jìn)行確認(rèn)，取得確認(rèn)后，按業(yè)務(wù)操作程序重新操作。 4.9 異地簽單 4.9.1 OP確認(rèn)運(yùn)費(fèi)的支付方與支付地，收到發(fā)貨人出具的異地簽單保函后，方可通知異地簽單代理予