美的ERP升級優(yōu)化項目應(yīng)付用戶手冊作者陳智佳創(chuàng)建日期DECEMBER30,2005最后更新七月3,2014文檔控制號版本V10審批COPYNUMBER_文檔控制變更記錄4日期作者版本變更索引20051230陳智佳10NOPREVIOUSDOCUMENT審閱姓名職務(wù)分發(fā)份數(shù)姓名職位1234注意如果你接到本文檔的電子拷貝并打印出來，為了文檔控制，請將你的名字寫在封面的相應(yīng)位置。如果你接到本文檔的硬拷貝，為了文檔控制，請將你的名字寫在封面的相應(yīng)位置。目錄文檔控制2介紹5目的5適用范圍5主要內(nèi)容5文檔依據(jù)5供應(yīng)商管理流程6工作程序6流程圖和流程說明6操作指南7收據(jù)批處理流程13工作程序13流程圖和流程說明13操作指南14發(fā)票管理流程21工作程序21流程圖和流程說明21操作指南23付款管理流程40工作程序40流程圖和流程說明40操作指南43預(yù)付款管理流程54工作程序54流程圖和流程說明54操作指南56員工費用報銷流程62工作程序62流程圖和流程說明62操作指南63外協(xié)加工流程64工作程序64流程圖和流程說明64操作指南65公司間往來（工廠與海外營銷公司流程）66工作程序66流程圖和流程說明66操作指南67應(yīng)付憑證管理69工作程序69流程圖和流程說明69操作指南70供應(yīng)商余額查詢71供應(yīng)商余額查詢71供應(yīng)商自動對帳72工作程序72流程圖72操作指南72標(biāo)準(zhǔn)和客戶化報表索引76未結(jié)事項與己結(jié)事項78未結(jié)事項78己結(jié)事項78介紹目的本手冊描述了供應(yīng)商管理、收據(jù)批處理、發(fā)票管理、付款管理、預(yù)付款管理、員工費用報銷等所涉及的業(yè)務(wù)流程和工作程序，以及在ORACLE系統(tǒng)中的操作步驟。適用范圍本手冊適用于美的東芝開利合資公司，包括職能部、研發(fā)中心、順德工廠、東芝工廠、海外營銷、商用空調(diào)，供各財務(wù)部負責(zé)應(yīng)付管理的最終用戶使用。主要內(nèi)容本手冊涉及供應(yīng)商管理、收據(jù)批管理、發(fā)票管理、付款管理、預(yù)付款管理、員工費用報銷外協(xié)加工、公司間往來、應(yīng)付憑證管理、供應(yīng)商余額查詢、標(biāo)準(zhǔn)和客戶化報表索引共11個子流程的內(nèi)容。各子流程主要包括以下內(nèi)容1工作程序2流程圖3操作指南文檔依據(jù)本手冊的主要依據(jù)是美的ERP升級優(yōu)化項目財務(wù)管理業(yè)務(wù)解決方案供應(yīng)商管理流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1供應(yīng)鏈管理部引進新的材料供應(yīng)商或供應(yīng)商資料更改時，在系統(tǒng)中新建供應(yīng)商或修改原供應(yīng)商信息建立供應(yīng)商2財務(wù)部在系統(tǒng)中維護除材料供應(yīng)商以外的其他供應(yīng)商建立供應(yīng)商合并供應(yīng)商流程圖和流程說明供應(yīng)鏈維護人員接口導(dǎo)入供應(yīng)商資料項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人項目推進小組注釋節(jié)點號A931流程名稱供應(yīng)商管理流程批準(zhǔn)日期頁號03國內(nèi)營銷系統(tǒng)供應(yīng)商導(dǎo)入售后服務(wù)系統(tǒng)供應(yīng)商導(dǎo)入海外營銷系統(tǒng)供應(yīng)商導(dǎo)入應(yīng)付會計知會財務(wù)新增/修改供應(yīng)商信息PO供應(yīng)商新增/修改供應(yīng)商信息PO供應(yīng)商修改供應(yīng)商信息客戶化供應(yīng)商維護流程說明不同類別的供應(yīng)商由不同部門來維護。供應(yīng)鏈部門負責(zé)材料供應(yīng)商的維護，應(yīng)付會計負責(zé)資產(chǎn)類、費用類及員工供應(yīng)商的維護。供應(yīng)商編碼規(guī)則材料供應(yīng)商KXXXXXXX材料電話區(qū)號后三位流水號供應(yīng)商名稱材料供應(yīng)商K供應(yīng)商法定名稱其他供應(yīng)商XXXXXXXX三位公司代碼類別流水號（國內(nèi)營銷流水號8位）類別員工供應(yīng)商為0，資產(chǎn)類為1，其他類別由各公司自行編制，不做規(guī)定供應(yīng)商名稱公司碼類別供應(yīng)商法定名稱供應(yīng)商范圍在ORACLE應(yīng)付款管理系統(tǒng)中，供應(yīng)商包括的范圍很廣，一般而言，凡是我們要對其負擔(dān)債務(wù)或者進行付款的對象，都可以作為供應(yīng)商進行管理。根據(jù)前文所講的應(yīng)付業(yè)務(wù)范圍，建議在系統(tǒng)中管理的供應(yīng)商包括提供各類原材料、采購件的供應(yīng)商；提供固定資產(chǎn)、在建工程的供應(yīng)商；員工類型供應(yīng)商；操作指南建立供應(yīng)商第一步進入供應(yīng)商錄入屏幕應(yīng)付供應(yīng)商錄入第二步輸入供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商編號在供應(yīng)商地點上啟用了描述性彈性域，標(biāo)識是否“打包”。系統(tǒng)默認是“空”，“空”和“Y”都標(biāo)識需要打包，“N”標(biāo)識不打包。對于少數(shù)不打包的供應(yīng)商地點，則需要手工將其修改掉。第三步點擊“分類”，輸入供應(yīng)商類型點擊此處將顯示彈性域注意新建材料供應(yīng)商時必須選擇類型為材料供應(yīng)商，否則在維護供應(yīng)商是否使用收據(jù)批等信息的供應(yīng)商資料維護表單中，無法選取供應(yīng)商。第四步點擊“地點”，輸入地點層中的地名、地址、城市、省信息注意對于材料供應(yīng)商，地點層上，如果一個供應(yīng)商的某個地點（一個供應(yīng)商可以有多個地點），是需要系統(tǒng)自動在采購下單平臺下達采購訂單的，需要將一般區(qū)域中的“主要支付地點”打上勾，一個供應(yīng)商，只能有一個地點是主要支付地點。供應(yīng)商通知方式，可以置為“空”，否則采購訂單審批時，系統(tǒng)會自動打上電子郵件等的勾，并要求輸入郵箱地址。第五步選擇“會計”，根據(jù)供應(yīng)商類別設(shè)置負債、預(yù)付款科目。第六步設(shè)置供應(yīng)商付款選項此處為系統(tǒng)默認值，入建立員工供應(yīng)商則需手工更改科目在付款區(qū)域中，發(fā)票幣種決定了采購訂單上的默認幣種，而發(fā)票幣種是從系統(tǒng)選項中默認過來，系統(tǒng)默認的是CNY，如果該地點是外幣的，一定要手工將幣種修改為其他幣種。如果希望該地點下采購訂單，一定要設(shè)置收貨地點和開單地點。合并供應(yīng)商第一步進入合并供應(yīng)商界面應(yīng)付供應(yīng)商合并供應(yīng)商第二步輸入需要合并的原供應(yīng)商和目標(biāo)供應(yīng)商名稱，并選擇合并方式第三步點擊“合并”提交合并請求此處勾選則將原供應(yīng)商地點復(fù)制到目標(biāo)供應(yīng)商下。點擊“合并”系統(tǒng)運行合并請求收據(jù)批處理流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1物資管理物資管理人員進行接收、交貨、生成收料打印單2價格監(jiān)控員在系統(tǒng)中建立一攬子采購協(xié)議，維護物料結(jié)算價格3材料會計創(chuàng)建收據(jù)批審核收據(jù)批并導(dǎo)入ISP供應(yīng)商資料維護，創(chuàng)建收據(jù)批，審核收據(jù)批并導(dǎo)入ISP流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋節(jié)點號A932流程名稱收據(jù)批處理流程批準(zhǔn)日期頁號01應(yīng)付會計NO價格監(jiān)控員收到供應(yīng)商開具的實際發(fā)票供應(yīng)商送貨倉管員是否正確YESNO檢驗合格NO接收退回YES條碼接收客戶化掃碼打包客戶化打包采購入庫庫存接收事務(wù)處理生成打印單客戶化生成打印/紅沖單生成紅沖單客戶化生成紅沖/紅沖單退貨至接收INV退貨價格維護PO采購訂單退貨至供應(yīng)商INV退貨生成收據(jù)批客戶化生成收據(jù)批發(fā)票取消AP取消發(fā)票收據(jù)批審核客戶化審核收據(jù)批接收檢驗INV檢驗YESA933發(fā)票管理流程刪除收據(jù)批導(dǎo)入ISP導(dǎo)入AP發(fā)票流程說明1、此流程上接采購流程。2、向供應(yīng)商下達送貨通知，供應(yīng)商根據(jù)送貨通知進行備貨。3、供應(yīng)商按送貨通知中的產(chǎn)品和數(shù)量準(zhǔn)備貨物并運送到美的對應(yīng)的需求倉。4、倉管員使用掃描儀掃描送貨單上的號碼，執(zhí)行條碼掃碼接收，系統(tǒng)自動沖減供方倉或外租倉庫存。5、將供應(yīng)商送貨單報檢聯(lián)交給檢驗員，進行物料檢驗并出具檢驗報告。6、根據(jù)檢驗結(jié)果在系統(tǒng)中執(zhí)行檢驗事務(wù)合格數(shù)量放行，不合格數(shù)量退回至供應(yīng)商或進行讓步接收處理。7、對檢驗合格數(shù)量系統(tǒng)自動增加“接收暫存庫”數(shù)量。8、檢驗合格后，倉管員進行打包處理。9、未發(fā)料前如果有財務(wù)的入庫通知，在系統(tǒng)中執(zhí)行交貨事務(wù)處理，系統(tǒng)自動從“接收暫存?zhèn)}”轉(zhuǎn)入儲備物料倉；否則在實際發(fā)料時，系統(tǒng)自動進行入庫處理。10、采購入庫后，即可根據(jù)入庫數(shù)量，生成打印單。11、價格監(jiān)控員根據(jù)供應(yīng)鏈核價主管提供的價格，在系統(tǒng)內(nèi)維護報價單。12、應(yīng)付會計將打印單號和紅沖單進行打包，生成收據(jù)批。13、應(yīng)付會計對收據(jù)批生成結(jié)果進行審核，以決定是否傳入ISP讓供應(yīng)商查詢或?qū)階P生成發(fā)票。14、審核通過后，導(dǎo)入生成AP發(fā)票，應(yīng)付會計對發(fā)票進行審批。操作指南供應(yīng)商資料維護收據(jù)批相關(guān)屬性在收據(jù)批需對供應(yīng)商的部分信息進行維護，由于收據(jù)批僅適用于材料供應(yīng)商，而根據(jù)公司管理規(guī)定，材料供應(yīng)商信息只能由供應(yīng)鏈部門維護，財務(wù)部門無權(quán)維護，因此會在收據(jù)批管理系統(tǒng)中開發(fā)一個FORM，供財務(wù)維護以下供應(yīng)商信息是否采用收據(jù)批取價來源供應(yīng)商類別運行頻率是否整單打印是否分開打印是否打印打印單第一步進入供應(yīng)商資料維護界面應(yīng)付收據(jù)批供應(yīng)商資料維護第二步維護供應(yīng)商與生成收據(jù)批相關(guān)的屬性供應(yīng)商地點類型按照供應(yīng)商地點的分類，生成收料單號/紅沖單號的規(guī)則分為A、B、C類。1、供應(yīng)商有兩個彈性域整單打印、分開打印。若供應(yīng)商地點層的兩個屬性“分開打印”和“整單打印”沒有在收據(jù)批_供應(yīng)商資料維護V7中維護，則默認為分開打印N，整單打印NA類供應(yīng)商地點分開打印Y，整單打印N采購入庫業(yè)務(wù)與采購?fù)素洏I(yè)務(wù)的事務(wù)處理分開生成收料單和紅沖單號B類供應(yīng)商地點分開打印N，整單打印N此處不選，該供應(yīng)商將不會生成收據(jù)批勾選表示整筆接收全部入庫后生成打印單勾選表示退貨將單獨生成紅沖單勾選表示需要打印收料單采購入庫業(yè)務(wù)與采購?fù)素洏I(yè)務(wù)的事務(wù)處理合在一起生成收料單號C類供應(yīng)商地點分開打印N，整單打印Y整單打印Y同接收號的同供應(yīng)商同地點同幣種的所有物料行都交貨完畢才將此接收號供應(yīng)商地點幣種的所有物料事務(wù)處理合在一起生成收料單。A、B類之間可自由轉(zhuǎn)換；A、B類轉(zhuǎn)換為C類后原有已生成過打印單的接收按原類型繼續(xù)生成，對未產(chǎn)生過打印單的接收按C類生成，C類改A、B類時對已交貨未生成打印單的接收按A、B類生成。創(chuàng)建收據(jù)批第一步創(chuàng)建收據(jù)批應(yīng)付其他請求運行第二步運行單個請求第三步提交收據(jù)批_創(chuàng)建收據(jù)批報表審核收據(jù)批并導(dǎo)入ISP第一步進入審核收據(jù)批界面應(yīng)付收據(jù)批審核收據(jù)批第二步查找收據(jù)批1、可輸入在列表中選擇此報表2、在參數(shù)中選擇供應(yīng)商、地址及是否包含紅沖單3、點擊提交請求第三步審核收據(jù)批并導(dǎo)入ISP第四步刪除收據(jù)批對生成的收據(jù)批金額等信息審核無誤后，此處勾選并保存后，收據(jù)批將發(fā)送至供應(yīng)商門戶，供供應(yīng)商查詢、開票。1、輸入需要查找的供應(yīng)商名稱2、輸入要查詢的收據(jù)批號3、根據(jù)左邊的狀態(tài)列表選擇需要查找的收據(jù)批狀態(tài)。4、點擊“查找”此處顯示收據(jù)批中包含的打印單、紅沖單的明細對于生成了AP發(fā)票，發(fā)票后又被取消的收據(jù)批，只允許取消不允許刪除，只有狀態(tài)為“新建”的收據(jù)批允許刪除。如生成的收據(jù)批有誤，點擊“刪除批”將收據(jù)批刪除發(fā)票管理流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1價格監(jiān)控員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，審核發(fā)票價格并簽字確認。2應(yīng)付會計材料會計收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，判斷是否由收據(jù)批生成，假如是的話，則復(fù)核收據(jù)批，系統(tǒng)自動導(dǎo)入生成AP發(fā)票；否則直接錄入發(fā)票，手工進行與打印單的匹配。費用會計將已審核并付款的發(fā)票，直接在系統(tǒng)中錄入手工發(fā)票，分配相應(yīng)的費用科目。收據(jù)批導(dǎo)入發(fā)票采購發(fā)票管理費用發(fā)票管理資產(chǎn)發(fā)票管理3應(yīng)付會計驗證發(fā)票、創(chuàng)建會計科目。發(fā)票的驗證和創(chuàng)建會計科目流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋節(jié)點號A933流程名稱發(fā)票管理流程批準(zhǔn)日期頁號01是否匹配收到來自供應(yīng)商發(fā)票是否收據(jù)批YES是否審批通過分析掛起原因NO修正錯誤收到原始憑證營銷系統(tǒng)接口導(dǎo)入AP發(fā)票售后服務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員應(yīng)付款會計NONOYES制作調(diào)整發(fā)票AP發(fā)票復(fù)核收據(jù)批客戶化復(fù)核收據(jù)批制作發(fā)票AP發(fā)票發(fā)票與打印單匹配客戶化匹配補充發(fā)票信息并導(dǎo)入APA934付款管理流程YES驗證發(fā)票AP發(fā)票流程說明1、收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，判斷是否由收據(jù)批生成，假如是的話，則復(fù)核收據(jù)批，系統(tǒng)自動導(dǎo)入生成AP發(fā)票；否則直接錄入標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，并分配借方科目。2、假如為調(diào)整類型的發(fā)票，則錄入相應(yīng)的發(fā)票并輸入分配信息。3、費用類型的發(fā)票錄入費用報表類型的發(fā)票，并分配費用科目。4、資產(chǎn)類型的發(fā)票錄入標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，并分配資產(chǎn)中轉(zhuǎn)科目。5、發(fā)票進行驗證、審批處理。適用的業(yè)務(wù)情形庫存類（原材料、配套件）采購發(fā)票的處理對于采購的物料需要納入倉庫中進行管理的，即是庫存類采購。由于原材料入庫與發(fā)票處理存在時間差，系統(tǒng)設(shè)置過渡科目，稱為應(yīng)計負債和材料采購。庫存類物料在采購接收后，系統(tǒng)自動產(chǎn)生應(yīng)計負債信息借材料采購貸應(yīng)計負債物料入庫后，系統(tǒng)自動產(chǎn)生以下財務(wù)信息借原材料貸材料采購?fù)瑫r，對物料的發(fā)料信息生成打印單，并生成收據(jù)批，實際收到供應(yīng)商送來的發(fā)票后，應(yīng)付會計先判斷發(fā)票是否對應(yīng)收據(jù)批，假如對應(yīng)的話，先復(fù)核收據(jù)批，系統(tǒng)自動導(dǎo)入已匹配的發(fā)票，產(chǎn)生的財務(wù)信息借應(yīng)計負債貸應(yīng)付帳款借/貸發(fā)票價格差異如果在發(fā)票價格和采購價格之間存在差異（發(fā)票價差），則這一差異會在以上憑證形成時計入系統(tǒng)，進行借記或貸記。費用類采購發(fā)票處理目前海外營銷公司存在大量的費用采購，如運費、廣告費等。費用類采購指的是采購的物資不需要入庫管理，如辦公用品等，從財務(wù)角度來說直接作為當(dāng)期費用或者先作為制造費用進行核算。對于此類業(yè)務(wù)直接在應(yīng)付模塊錄入發(fā)票，產(chǎn)生的會計分錄為借相應(yīng)的費用帳戶貸應(yīng)付帳款錄入發(fā)票后，即可執(zhí)行對發(fā)票的付款處理。固定資產(chǎn)采購發(fā)票處理固定資產(chǎn)采購屬于費用類采購的一種，但是由于和固定資產(chǎn)模塊存在著接口，所以有著更大的特殊性。固定資產(chǎn)采購時，其借記帳戶應(yīng)輸入資產(chǎn)模塊中設(shè)置的固定資產(chǎn)結(jié)算科目（一般設(shè)置為“固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)”）。固定資產(chǎn)采購付款時，直接在應(yīng)付模塊輸入采購發(fā)票，該發(fā)票的會計分錄為借固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)（固定資產(chǎn)結(jié)算科目）貸應(yīng)付帳款在資產(chǎn)模塊，根據(jù)發(fā)票創(chuàng)建固定資產(chǎn)成批增加時，會計分錄為借固定資產(chǎn)貸固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)在建工程采購發(fā)票處理目前順德工廠存在在建工程業(yè)務(wù)，處理方式與資產(chǎn)采購流程類似。應(yīng)付會計在收到供應(yīng)商的在建工程采購發(fā)票后，在應(yīng)付模塊按在建工程名稱建立發(fā)票批，并在此批下錄入發(fā)票信息，形成的會計分錄如下借在建工程中轉(zhuǎn)貸應(yīng)付帳款通過應(yīng)付資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)接口，將此信息傳送到資產(chǎn)模塊中，并生成CIP類資產(chǎn)。系統(tǒng)產(chǎn)生分錄如下借在建工程貸在建工程中轉(zhuǎn)待在建工程完工轉(zhuǎn)固時，將資產(chǎn)模塊中根據(jù)在建工程創(chuàng)建成資產(chǎn)，系統(tǒng)產(chǎn)生分錄如下借固定資產(chǎn)貸在建工程操作指南審核供應(yīng)商發(fā)票導(dǎo)入應(yīng)付發(fā)票第一步進入審核收據(jù)批界面應(yīng)付收據(jù)批審核收據(jù)批第二步查找收據(jù)批第三步核對發(fā)票金額與收據(jù)批金額是否一致1、輸入需要查找的供應(yīng)商名稱3、根據(jù)左邊的狀態(tài)列表選擇需要查找的收據(jù)批狀態(tài)。2、輸入要查詢的收據(jù)批號4、點擊“查找”檢查此處的收據(jù)批金額與發(fā)票的不含稅金額是否一致，允許差異為1元以內(nèi)。第四步輸入發(fā)票批名、發(fā)票號、發(fā)票日期、發(fā)票金額、稅額、發(fā)票說明等信息發(fā)票編號指發(fā)票實際編號；發(fā)票幣種選擇發(fā)票的實際結(jié)算幣種。金額發(fā)票是含稅金額；核對無誤后，勾選此處如勾選，系統(tǒng)則將發(fā)票價差分配到差異最大的一個編碼上去，并且更新此物料的匹配價格，建議一般情況不使用。條件“立即”還是“25號”等支付方法選擇未來給供應(yīng)商的支付方式，如“支票”第五步保存導(dǎo)入應(yīng)付發(fā)票采購發(fā)票管理第一步建立收據(jù)批應(yīng)付發(fā)票錄入發(fā)票批發(fā)票批名公司標(biāo)識兩位年兩位月流水號日期為當(dāng)前的系統(tǒng)日期；控制數(shù)量發(fā)票批控制的發(fā)票數(shù)量；控制金額發(fā)票批控制發(fā)票的總金額；發(fā)票類型一般選擇混合。下方圖標(biāo)的說明創(chuàng)建會計科目可對發(fā)票批的所有發(fā)票一次性地創(chuàng)建會計分錄。驗證1可對發(fā)票批的所有發(fā)票進行一次性的驗證發(fā)票點擊可進入實際業(yè)務(wù)發(fā)票的錄入。第二步錄入采購發(fā)票稅額不啟用系統(tǒng)自動計稅，需手工輸入發(fā)票的真實稅額，保存后在發(fā)票的分配行會自動生成一稅行。第三步與打印單匹配點擊“匹配”按鈕，輸入或選擇打印單號，點擊“確定”，打印單的明細會顯示在匹配欄。核對實際發(fā)票的不含稅金額與分配總額是否一致，或差異是否在允許范圍之內(nèi)，無誤后點擊“匹配”。打印單號供應(yīng)商開具發(fā)票結(jié)算時所附的打印單號碼匹配價格根據(jù)交貨日期或接收的PO編號取得的“一攬子采購協(xié)議”價新價格需要修改結(jié)算價時，手工輸入的價格價差新價格與采購訂單價的差異第三步分配如實際發(fā)票的不含稅金額與分配總額的差異在允許范圍內(nèi)，需要對此差異金額手工分配“材料成本差異發(fā)票價差”科目，如差異較大則需查找差異原因，進行退票處理。如果輸入打印單以后，分配總額與發(fā)票的實際金額差異較大，可先進行匹配，再到發(fā)票錄入界面進行匯總查詢，查找差異原因。點擊“匯總”如需要退票，可點擊“活動”，選擇“取消”，將發(fā)票取消掉。第四步發(fā)票的驗證與創(chuàng)建會計科目由于材料采購發(fā)票業(yè)務(wù)量較大，通常進行成批驗證和創(chuàng)建會計分錄，具體操作可參照發(fā)票的成批驗證和創(chuàng)建會計分錄。費用發(fā)票管理費用發(fā)票的錄入與材料發(fā)票錄入大致一樣，所不同的有三點發(fā)票類型一般選擇“費用報表”，不是“標(biāo)準(zhǔn)”或“混合”；費用發(fā)票一般沒有采購訂單匹配，多是人工分配。點擊“分配”發(fā)票編號一般為兩位月出納流水號費用發(fā)票的分配行錄入時的“項”所對應(yīng)的會計分錄一般為費用類會計科目，注意輸入成本中心。第一步錄入發(fā)票頭信息第二步分配費用帳戶第三步驗證發(fā)票、創(chuàng)建會計科目發(fā)票驗證點擊發(fā)票界面中的“活動”，系統(tǒng)會自動地彈出一個發(fā)票驗證的窗口，點擊“驗證”，系統(tǒng)會驗證發(fā)票是否符合系統(tǒng)的要求，如果全部符合，發(fā)票狀態(tài)會出現(xiàn)“已驗證”。創(chuàng)建會計科目發(fā)票發(fā)票狀態(tài)為“已驗證”的，點擊“創(chuàng)建會計科目”后，可查看該發(fā)票的會計科目信息。路徑工具查看會計科目點擊“T型帳戶”，可以看到T型帳戶。第四步發(fā)票的支付對于費用發(fā)票，付款條件是立即，可以直接點擊“完全支付”，對發(fā)票進行支付的操作點擊此處進行支付完全支付時系統(tǒng)會將付款類型默認為“快速”，只需選擇付款的“銀行帳戶”，“付款額”、“供應(yīng)商”、“供應(yīng)商編號”系統(tǒng)將自動帶出，保存后支付完成。保存后系統(tǒng)自動帶出所支付的發(fā)票海外營銷系統(tǒng)費用導(dǎo)入ERP接口處理第一步海外營銷系統(tǒng)的發(fā)票建批海外營銷系統(tǒng)路徑費用管理費用單據(jù)管理費用單據(jù)建批手工輸入批名稱和總帳日期,選擇引入類型,點擊增加按鈕后選擇需要導(dǎo)入的費用單據(jù)保存后點擊導(dǎo)入ERP按鈕,彈出”導(dǎo)入ERP成功”方可第二步查找發(fā)票批海外ERP應(yīng)付模塊操作路徑發(fā)票錄入發(fā)票批查找方法按F11,在批名處輸入營銷系統(tǒng)已建批的批名,再按CTRLF11查找后即可對其發(fā)票進行相關(guān)支付的操作點擊增加費用單據(jù)按鈕引入的正常發(fā)票統(tǒng)一默認為費用報表類型,預(yù)付款及借款默認為預(yù)付款類型保證引入信息與營銷系統(tǒng)一致性對引入發(fā)票進行的變更只限于匯率問題產(chǎn)生的差異調(diào)整而直接在ERP修改金額ERP引入營銷系統(tǒng)紅沖的發(fā)票負數(shù)發(fā)票,進行完全支付操作時默認支付類型為退款已導(dǎo)入的借款單據(jù)及預(yù)付款申請單在營銷系統(tǒng)紅沖后產(chǎn)生的單據(jù)不導(dǎo)入ERP,直接取消ERP發(fā)票處理資產(chǎn)發(fā)票管理資產(chǎn)發(fā)票的錄入與材料發(fā)票的錄入也大致一樣，所不同的有點發(fā)票類型一般選擇“標(biāo)準(zhǔn)”資產(chǎn)發(fā)票一般沒有采購訂單匹配，多是人工分配；資產(chǎn)發(fā)票分配時的“項”所對應(yīng)的會計分錄一般為資產(chǎn)類中轉(zhuǎn)會計科目，如“固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)”、“在建工程中轉(zhuǎn)”等。第一步錄入發(fā)票頭信息第二步分配科目分配行的科目一定要注意使用“固定資產(chǎn)中轉(zhuǎn)”、“在建工程中轉(zhuǎn)”第三步將資產(chǎn)采購發(fā)票引入固定資產(chǎn)模塊注意只有先過到總帳，才能將資產(chǎn)發(fā)票引入到資產(chǎn)模塊發(fā)票的成批驗證和創(chuàng)建會計分錄第一步提交請求成批驗證發(fā)票運行參數(shù)“選項”為必選，其他為空則默認全部提交“創(chuàng)建成批增加”請求參數(shù)輸入總帳日期和帳簿名稱第二步成批創(chuàng)建會計分錄運行該請求選擇“是”創(chuàng)建會計分錄同時總帳付款管理流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1應(yīng)付會計編制付款計劃1、費用會計審核各部門提交的付款申請單，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后傳遞至出納進行付款。2、材料會計根據(jù)各供應(yīng)商應(yīng)付帳款余額編制付款計劃。2出納辦理銀行付款手續(xù)。3應(yīng)付會計取得銀行進帳單后，在系統(tǒng)作付款。操作指南流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋節(jié)點號A934流程名稱付款管理流程批準(zhǔn)日期頁號01付款/退款到期日支票/電匯/銀行遠期票據(jù)退款付款付款方式A939應(yīng)付憑證管理流程A933發(fā)票管理流程供應(yīng)商應(yīng)計負債和應(yīng)付賬款報表制作付款計劃銀行付款客戶化付款票據(jù)付款A(yù)P付款輸入退款核銷負數(shù)發(fā)票AP付款票據(jù)結(jié)清AP請求流程說明1此流程上接應(yīng)付發(fā)票處理流程。2發(fā)票通過審批后，財務(wù)部定期/不定期根據(jù)制作付款計劃，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3應(yīng)付會計手工判斷是以決定是付款或退款處理，以決定是進行付款或退款作業(yè)處理。4在付款操作時，如是采用票據(jù)付款的話，則需先支付、后結(jié)清處理。快速付款ORACLE出于對資金流出的嚴(yán)格管控，要求付款時必須將單張發(fā)票逐個選出并手工輸入付款金額，逐張發(fā)票進行付款確認。遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的同時，也造成了付款效率低下，現(xiàn)在順德工廠由于付款業(yè)務(wù)量巨大，系統(tǒng)的這種處理方式已不能滿足業(yè)務(wù)處理需求。未來的付款業(yè)務(wù)，將通過客戶化開發(fā)的方式實現(xiàn)快速付款，在保證嚴(yán)謹(jǐn)性的前提下追求工作效率的提升。開發(fā)邏輯類似于應(yīng)收模塊收款成批核銷事務(wù)處理流程，如下在現(xiàn)行錄入付款單界面增加“快速支付”按鈕，錄入付款單頭信息后，單擊此按鈕，彈出“搜索發(fā)票”查找界面，用戶可查找發(fā)票類型、編號以及系統(tǒng)自動核銷發(fā)票時的優(yōu)先順序（如發(fā)票批、發(fā)票日期、到期日等），系統(tǒng)自動按照以上條件和核銷順序，將該供應(yīng)商未核銷完的發(fā)票選出并默認付款金額，用戶確認無誤后保存即可完成付款作業(yè)。成批付款海外營銷和國內(nèi)營銷在付款時，往往是通過銀行或結(jié)算中心對發(fā)票批中多個供應(yīng)商的發(fā)票進行一次性付款，再由銀行或結(jié)算中心根據(jù)提供的付款清單轉(zhuǎn)帳給不同的供應(yīng)商，即在系統(tǒng)內(nèi)付款時要求一筆付款能夠跨多個供應(yīng)商。對此類業(yè)務(wù)，采用付款批處理，批名為實際的付款單據(jù)號，針對于某一發(fā)票批，系統(tǒng)自動查找出該批下所有滿足付款條件的發(fā)票后，應(yīng)付會計可手工調(diào)整。對批付款后，系統(tǒng)自動按供應(yīng)商創(chuàng)建不同的付款單據(jù)。票據(jù)付款管理美的存在少量有到期日的遠期票據(jù)付款業(yè)務(wù)。由于美的制冷各公司的資金收付主要通過集團結(jié)算中心辦理，在開出承兌票據(jù)后，會立即向結(jié)算中心預(yù)付10票據(jù)金額的保證金，待票據(jù)實際結(jié)清時，會由結(jié)算中心賬戶支付，再向結(jié)算中心支付90余款。通過ORACLE應(yīng)付票據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)功能處理。對于遠期票據(jù)付款，在操作時必須選擇銀行帳戶的遠期票據(jù)付款單據(jù)，并填寫遠期票據(jù)的到期日。票據(jù)付款后，在到期時，運行遠期票據(jù)付款狀態(tài)更新程序，結(jié)清遠期票據(jù)，付款狀態(tài)會由“簽發(fā)”變?yōu)椤白h付”。這樣，真正的銀行存款就可以在到期日支付給供應(yīng)商。如果銀行存款資金不足，被銀行退回，應(yīng)該將原先的付款予以取消。詳細操作流程如下1遠期票據(jù)付款時，手工修改付款編號成實際的票據(jù)號碼，產(chǎn)生會計分錄借應(yīng)付帳款貸應(yīng)付票據(jù)2同時在總賬模塊制作轉(zhuǎn)賬憑證，支付對結(jié)算中心預(yù)付10的保證金，產(chǎn)生會計分錄借銀行存款人民幣內(nèi)部保證金戶10貸銀行存款內(nèi)部存款結(jié)算戶103票據(jù)到期日，狀態(tài)變?yōu)椤白h付”時，通過運行請求“遠期票據(jù)付款狀態(tài)更新”或在現(xiàn)金模塊進行手工結(jié)清，產(chǎn)生會計分錄借應(yīng)付票據(jù)100貸銀行存款人民幣內(nèi)部保證金戶1004向結(jié)算中心完全支付應(yīng)付票據(jù)余下的90款項，產(chǎn)生會計分錄借銀行存款人民幣內(nèi)部保證金戶90貸銀行存款人民幣結(jié)算戶90供應(yīng)商押金處理美的會時常進行采購/工程招標(biāo)，需預(yù)收供應(yīng)商的部分押金，等招標(biāo)結(jié)束后再退還。供應(yīng)商給付押金業(yè)務(wù)處理1收到招標(biāo)押金時，直接在總賬中錄入憑證借銀行存款貸中轉(zhuǎn)科目2在應(yīng)付模塊手工錄入押金發(fā)票，修改發(fā)票貸方缺省科目，發(fā)票錄入完成后，掛起發(fā)票。借中轉(zhuǎn)科目貸其他應(yīng)付款押金發(fā)票不會記錄真實的供應(yīng)商名稱，通過選擇虛擬的雜項供應(yīng)商采用備注真實供應(yīng)商名稱的方式記錄。結(jié)合上面發(fā)票批所述內(nèi)容，按照招標(biāo)工程項目建立發(fā)票批，每一供應(yīng)商的押金發(fā)票建在此批范圍內(nèi)。供應(yīng)商押金退回招標(biāo)押金只能全額退回至供應(yīng)商，不會抵貨款處理。需退回押金時處理如下1查找供應(yīng)商押金發(fā)票，釋放掛起。2對發(fā)票付款。借其他應(yīng)付款貸銀行存款供應(yīng)商押金期初上線數(shù)據(jù)處理期初上線時，對有押金的供應(yīng)商，分清應(yīng)付余額和押金，對于押金，在“押金發(fā)票批”錄入供應(yīng)商押金發(fā)票，修改發(fā)票貸方缺省科目，錄入完成后將發(fā)票掛起。借中轉(zhuǎn)貸其他應(yīng)付款操作指南標(biāo)準(zhǔn)付款第一步進入付款屏幕應(yīng)付付款錄入付款第二步輸入付款類型、銀行帳戶、付款額、供應(yīng)商名稱等付款信息類型選擇“人工”，選擇“快速”是對一張發(fā)票的全額支付；銀行賬號進行選擇，注意一定要選擇實際付款銀行的賬號；支付日期實際付款日期；供應(yīng)商名稱、編號錄入供應(yīng)商信息；付款金額錄入實際付款金額；第三步點擊“輸入/調(diào)整發(fā)票”選擇需要支付的發(fā)票第四步“付款金額”輸入實際的付款額，保存。付款的紅沖如果付款發(fā)票選擇錯誤，需對錯誤的發(fā)票進行紅沖，可點擊“沖銷付款”，然后再選擇正確的發(fā)票。付款的撤銷付款錄入付款如果付款后需要取消，查找到需要取消的付款，點擊“活動”按鈕，選取“撤銷”，保存。付款批批付款是對到期日的發(fā)票一次性地支付，可按發(fā)票批和支付組來建立付款批，不需要像手工付款時每一次付款都要選擇核銷的發(fā)票，簡化工作量，一般用于費用類發(fā)票的付款。第一步建立付款批付款錄入付款批批名手工輸入可按四位年兩位月兩位流水號付款日期實際付款日期；發(fā)票批名將要整批支付的發(fā)票批名稱供應(yīng)商名稱錄入供應(yīng)商信息；支付組發(fā)票付款帳戶標(biāo)識銀行帳戶實際付款的銀行帳戶第二步格式化付款點擊“活動”，選擇“格式化付款”狀態(tài)變?yōu)椤耙迅袷交钡谌酱_認付款批狀態(tài)選擇“打印”；至根據(jù)付款的發(fā)票數(shù)量，手工給定的付款單據(jù)號。狀態(tài)變?yōu)椤按_認”撤銷付款批第一步查找將要撤銷的付款批付款錄入付款批F11輸入查詢條件，CTRLF11執(zhí)行查詢，點擊“付款”第二步撤銷付款批注意付款批的撤銷是對一個付款批包含的所有發(fā)票付款的撤銷，不能只撤銷其中的某一張發(fā)票。成批付款成批付款是一種快速付款方式，錄入付款單頭信息后，“搜索發(fā)票”查找界面，可查找發(fā)票類型、編號以及系統(tǒng)自動核銷發(fā)票時的優(yōu)先順序（如發(fā)票批、發(fā)票日期、到期日等），系統(tǒng)自動按照以上條件和核銷順序，將該供應(yīng)商未核銷完的發(fā)票選出并默認付款金額，用戶確認無誤后保存即可完成付款，成批付款主要用于業(yè)務(wù)量較大的材料發(fā)票付款。第一步付款信息的錄入類型系統(tǒng)默認為“快速”銀行賬號進行選擇，注意選擇實際付款的銀行的賬戶；支付日期實際付款日期；供應(yīng)商名稱、編號錄入供應(yīng)商信息；付款金額錄入實際付款金額；1、點擊“活動”2、選擇“撤銷”注意總帳日期第二步查找付款發(fā)票可輸入查詢條件對查找到的指定發(fā)票進行支付，否則將按設(shè)置的優(yōu)先付款順序，系統(tǒng)自動選擇全部的有應(yīng)付余額的發(fā)票，系統(tǒng)會根據(jù)輸入的付款額自動選擇發(fā)票，計1、點擊此按鈕彈出選擇發(fā)票界面2、點擊“成批支付”查找發(fā)票算發(fā)票的支付額，也可以手工對系統(tǒng)選定的發(fā)票進行調(diào)整，點擊“確定”完成付款。成批付款撤銷付款錄入成批付款查找付款，點擊“活動”，選擇“撤銷”，可參照撤銷付款批的步驟。自開承兌的票據(jù)付款使用自開承兌匯票的付款與標(biāo)準(zhǔn)付款不同的是付款時銀行帳戶需選擇“內(nèi)部保證金戶”的遠期票據(jù)付款單據(jù)，并填寫遠期票據(jù)的到期日。注意使用遠期付款只能對預(yù)付款發(fā)票進行支付，因此要對需要付款的供應(yīng)商做一張預(yù)付款發(fā)票，再用標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票與預(yù)付款發(fā)票進行核銷。在票據(jù)到期時，運行更新到期的遠期付款狀態(tài)，結(jié)清遠期票據(jù)，付款狀態(tài)會由“簽發(fā)”變?yōu)椤白h付”。預(yù)付款管理流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1應(yīng)付會計錄入預(yù)付款發(fā)票，并付款。錄入預(yù)付款發(fā)票2應(yīng)付會計錄入標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，核銷預(yù)付款發(fā)票預(yù)付款核銷流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋節(jié)點號A935流程名稱預(yù)付款管理流程批準(zhǔn)日期頁號01有無預(yù)付款YES預(yù)付款剩余補充支付款項保留,待將來核銷是否要求供應(yīng)商退還NOYESA934付款管理流程A933發(fā)票管理流程預(yù)付款發(fā)票核銷AP發(fā)票執(zhí)行退款A(yù)P付款制作虛擬發(fā)票AP發(fā)票核銷多余預(yù)付款A(yù)P發(fā)票多余不足NO流程說明1此流程上接應(yīng)付發(fā)票處理流程。2制作預(yù)付款發(fā)票，并付款。3月底，將系統(tǒng)內(nèi)所有預(yù)付款發(fā)票選擇與標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票進行核銷，以減少應(yīng)付發(fā)票金額。4預(yù)付款余額進行多退少補處理。預(yù)付款付款預(yù)付款主要用于對關(guān)鍵物料的采購預(yù)付以及員工的借款業(yè)務(wù)。應(yīng)付款會計根據(jù)已經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)付款申請，在應(yīng)付模塊制作預(yù)付款發(fā)票，產(chǎn)生財務(wù)信息如下借預(yù)付賬款貸應(yīng)付帳款對預(yù)付款發(fā)票進行付款，產(chǎn)生財務(wù)信息如下借應(yīng)付帳款貸銀行存款付款后在系統(tǒng)中查詢預(yù)付款發(fā)票的狀態(tài)，預(yù)付款的狀態(tài)為可用，即表示預(yù)付款發(fā)票可與標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票進行核銷。預(yù)付款核銷預(yù)付款核銷是在預(yù)付款已經(jīng)付款后可用的前提下，與對同一供應(yīng)商的應(yīng)付帳款（來源于實際收到供應(yīng)商開具的一張新發(fā)票）進行抵銷，從而減少應(yīng)付帳款債務(wù)的一種付款方式，其作用相當(dāng)于對新的供應(yīng)商發(fā)票進行付款操作。收到采購部門交來的供應(yīng)商發(fā)票后，審查供應(yīng)商發(fā)票的有關(guān)內(nèi)容和格式，并檢查審批手續(xù)完備后，在系統(tǒng)中輸入一張新的供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，在輸入供應(yīng)商后，系統(tǒng)會自動提示對于該供應(yīng)商存在預(yù)付款。完成新的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票輸入后，分別根據(jù)業(yè)務(wù)的情況和采購訂單進行匹配，或者手工輸入發(fā)票的分配行，完成會計科目的輸入。標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票不是一筆筆的與預(yù)付款核銷，而是集中在月末結(jié)賬時，應(yīng)付款會計檢索出所有狀態(tài)為“可用”的預(yù)付款發(fā)票，進行與標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票的集中核銷處理。保存標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，提交發(fā)票審批。標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票和預(yù)付款發(fā)票核銷后，產(chǎn)生的會計分錄如下借應(yīng)付賬款貸預(yù)付款預(yù)付款差額補付對于不同的業(yè)務(wù)情況，有不同的核銷管理需要，也有不同的會計結(jié)果。如果標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票金額大于預(yù)付款發(fā)票，則在對預(yù)付款全額核銷后，還需要對供應(yīng)商補充支付一筆款項（發(fā)票余額）。對于這種業(yè)務(wù)，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進行差額的手工付款。手工支付的業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計分錄為借應(yīng)付賬款貸銀行存款預(yù)付款退款如果標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票金額小于預(yù)付款發(fā)票，則在對新發(fā)票進行全額核銷后，還需要根據(jù)雙方協(xié)商的結(jié)果和公司的有關(guān)規(guī)定確認是否要收回多余的預(yù)付款。如果不需要收回多余預(yù)付款，則不需要進行別的處理，將預(yù)付款留待將來由供應(yīng)商的新發(fā)票時再進行核銷；如果需要收回多余的預(yù)付款，則需要財務(wù)部門在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進行操作，以產(chǎn)生如下的會計分錄借銀行存款貸預(yù)付款預(yù)付款余額收回的業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中的解決方案如下1由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，收回多余的資金，出納收款后通知會計。2會計人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中輸入一張?zhí)摂M發(fā)票，該發(fā)票的目的是在系統(tǒng)中沖減對供應(yīng)商的預(yù)付款額，其金額等于預(yù)付款的未核銷金額，供應(yīng)商為原供應(yīng)商。3會計人員為虛擬發(fā)票輸入分配行，但分配行的帳戶記為一個中轉(zhuǎn)科目，如“供應(yīng)商退款中轉(zhuǎn)”。發(fā)票審批后，產(chǎn)生的會計分錄為借供應(yīng)商退款中轉(zhuǎn)貸應(yīng)付帳款4虛擬發(fā)票核銷，找到對供應(yīng)商的預(yù)付款進行核銷，會計分錄為借應(yīng)付帳款貸預(yù)付款5由于在步驟三中產(chǎn)生了中轉(zhuǎn)科目，而且沒有產(chǎn)生銀行存款/現(xiàn)金的借方，因此應(yīng)在應(yīng)付模塊輸入貸項通知單，并對貸項通知單進行退款，產(chǎn)生以下會計分錄借供應(yīng)商退款中轉(zhuǎn)（負數(shù)）貸應(yīng)付帳款（負數(shù)）6對貸項通知單進行退款處理，產(chǎn)生的會計分錄為借應(yīng)付帳款（負數(shù)）貸銀行存款/現(xiàn)金（負數(shù)）操作指南錄入預(yù)付款發(fā)票預(yù)付款的錄入和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票一樣，只是在類型時選擇“預(yù)付款”；對于預(yù)付款類型的發(fā)票，實際支付了多少預(yù)付款就錄入多少，因為預(yù)付款必須要全額支付才能核銷。對于預(yù)付款發(fā)票，如果供應(yīng)商是材料供應(yīng)商，根據(jù)供應(yīng)商帳戶的設(shè)置，系統(tǒng)默認其負債帳戶是應(yīng)付帳款，預(yù)付款帳戶是預(yù)付帳款；如果員工，其負債帳戶是其他應(yīng)付款，預(yù)付款帳戶是其他應(yīng)收款。第一步錄入預(yù)付款發(fā)票頭信息發(fā)票錄入發(fā)票批第二步分配金額預(yù)付款發(fā)票只需分配金額，帳戶為系統(tǒng)自動帶出。預(yù)付款發(fā)票的付款預(yù)付款發(fā)票的支付同費用發(fā)票的支付方法相同，可參照費用發(fā)票支付的操作步驟，支付完成后發(fā)票的狀態(tài)改為“可用”。預(yù)付款發(fā)票的核銷如果輸入預(yù)付發(fā)票后，之后實際發(fā)票到達，實際發(fā)票按正常發(fā)票一樣錄入，然后與預(yù)付款發(fā)票進入核銷。注意兩種發(fā)均要在審批之后方能核銷。第一步查找預(yù)付款發(fā)票應(yīng)付發(fā)票錄入發(fā)票狀態(tài)必須選擇“可用預(yù)付款”點擊“查找”第二步選擇應(yīng)付發(fā)票查找到的預(yù)付款發(fā)票點擊“活動”彈出發(fā)票活動點擊“核銷”點擊“核銷/撤消核銷”選項，完成了預(yù)付款的核銷，發(fā)票狀態(tài)變?yōu)椤耙讶亢虽N”。注意核銷后，對預(yù)付款核銷的發(fā)票，重新進行“驗證”，并重新提交“創(chuàng)建會計科目”。取消核銷的預(yù)付款，點擊“撤消核銷”按紐，單擊“核銷/撤消核銷”選擇應(yīng)付發(fā)票，根據(jù)預(yù)付款金額，輸入核銷金額發(fā)票未付金額減少為1000預(yù)付款發(fā)票的取消預(yù)付款發(fā)票如果已經(jīng)過賬就不能再修改，如果需要修改，先取消付款，再取消預(yù)付款發(fā)票。點擊“活動”按鈕，勾選“取消發(fā)票”，點擊“確定”。在要取消核銷的應(yīng)付發(fā)票前勾選員工費用報銷流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1費用報銷人根據(jù)報銷性質(zhì)，填寫支出申報單或是差旅費報銷單，并提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批。2應(yīng)付會計財務(wù)部費用會計進行審核，再由財務(wù)部長審批3費用報銷人根據(jù)分權(quán)手冊，提交廠長或事業(yè)部經(jīng)理審批4應(yīng)付會計在系統(tǒng)內(nèi)制作費用發(fā)票，同時系統(tǒng)自動出具付款清單。5出納出納直接銀行或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳報銷款項給報銷人。6應(yīng)付會計收到付款底單后，在系統(tǒng)內(nèi)對發(fā)票進行付款流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋節(jié)點號A936流程名稱員工費用報銷流程批準(zhǔn)日期頁號01出納填寫或報銷部門應(yīng)付會計部門領(lǐng)導(dǎo)審批費用會計初審財務(wù)經(jīng)理審批根據(jù)權(quán)限提交總經(jīng)理審批制作費用發(fā)票AP發(fā)票帳戶資金是否足夠網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳結(jié)算中心付款收到銀行付款底單收到結(jié)算中心付款底單制作付款A(yù)P付款付款清單客戶化報表流程說明1、員工發(fā)生報銷業(yè)務(wù)時，根據(jù)報銷性質(zhì)，填寫支出申報表或是差旅費報銷單，并提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批。2、審批通過后，交由財務(wù)部費用會計進行初審，再由財務(wù)經(jīng)理審批。3、審批通過后，根據(jù)報銷金額提交給工廠總經(jīng)理、事業(yè)部總經(jīng)理審批。4、最后審批通過后，將報銷單據(jù)交由費用會計，在系統(tǒng)內(nèi)制作費用發(fā)票，同時系統(tǒng)自動出具付款清單。5、出納憑付款清單進行付款處理。6、在帳戶資金充裕的情況下，出納直接銀行或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳報銷款項給報銷人；否則交由結(jié)算中心付款，結(jié)算中心根據(jù)付款清單交由銀行將報銷款項轉(zhuǎn)帳給報銷人。7、收到付款底單后，費用會計在系統(tǒng)內(nèi)對發(fā)票進行付款。操作指南員工費用的報銷操作同費用發(fā)票的操作相同，可參照費用發(fā)票管理，在分配時注意輸入成本中心段。外協(xié)加工流程工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1價格監(jiān)控員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對發(fā)票價格進行審核。2應(yīng)付會計進行發(fā)票匹配3應(yīng)付會計編制付款計劃，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4出納打印付款單據(jù)，提交銀行進行付款。5應(yīng)付會計取得銀行進帳單后，在系統(tǒng)進行付款。流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋該流程主要描述法人實體之間調(diào)撥物料的流程，物料包括成品、半成品、原材料。節(jié)點號A926流程名稱內(nèi)部往來流程（委外物資調(diào)讓）批準(zhǔn)日期頁號01買方采購部門賣方采購部門賣方物資倉庫填寫打印采購訂單PO報表自動引入銷售訂單客戶化請求采購訂單處理流程物料跟蹤流程生成應(yīng)收發(fā)票AR引入應(yīng)收發(fā)票賣方財務(wù)部MRP計劃流程車間作業(yè)流程維護銷售價格列表OM價格列表打印INV報表采購入庫INV入庫生成應(yīng)付發(fā)票AP引入應(yīng)付發(fā)票買方財務(wù)部錄入收款A(yù)R收款收據(jù)批管理流程應(yīng)付付款處理AP付款銷售訂單出庫OM發(fā)運審核申請PO審批流程說明1、生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填制物料委外加工審批表，下達委外加工任務(wù)。2、下達委外加工任務(wù)產(chǎn)生外協(xié)費用請購單，采購部門執(zhí)行委外加工采購流程。3、物資部門根據(jù)委外加工審批表發(fā)出委外加工材料。4、外協(xié)廠按計劃進行外協(xié)物料的領(lǐng)用，加工，然后將加工完成的合格物料送回，物資部門進行外協(xié)費用項目的接收。5、應(yīng)付會計制作發(fā)票并安排付款。操作指南外協(xié)加工業(yè)務(wù)的結(jié)算操作同采購發(fā)票的處理相同，需要要注意的是外協(xié)加工業(yè)務(wù)的采購發(fā)票匹配是，取的是加工費價格，具體操作可參照采購發(fā)票管理。公司間往來（工廠與海外營銷公司流程）工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1價格監(jiān)控員收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對發(fā)票價格進行審核。2應(yīng)付會計進行發(fā)票匹配。3應(yīng)付會計編制付款計劃，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4出納打印付款單據(jù)，提交銀行進行付款。5應(yīng)付會計取得銀行進帳單后，在系統(tǒng)進行付款。流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項目狀態(tài)文檔控制號設(shè)計者國際商業(yè)機器中國有限公司業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)事業(yè)部版本號批準(zhǔn)人（部門領(lǐng)導(dǎo)）注釋節(jié)點號A938流程名稱內(nèi)部往來業(yè)務(wù)流程（工廠與海外營銷公司）批準(zhǔn)日期工廠海外營銷在海外營銷系統(tǒng)中維護中轉(zhuǎn)單OSM維護中轉(zhuǎn)單打印中轉(zhuǎn)單OSM維護中轉(zhuǎn)單根據(jù)收到的數(shù)量在海外營銷系統(tǒng)中確認中轉(zhuǎn)單OSM確認中轉(zhuǎn)單是否準(zhǔn)確YESNO根據(jù)中轉(zhuǎn)單的信息匯總銷售批自動生成工廠的銷售訂單OSM產(chǎn)生銷售批銷售訂單發(fā)運確認OM訂單發(fā)運系統(tǒng)自動執(zhí)行海外成品的帳戶別名接收動作INV雜項事務(wù)處理錄入應(yīng)付發(fā)票AP發(fā)票導(dǎo)入應(yīng)收發(fā)票AR事務(wù)處理導(dǎo)入應(yīng)收發(fā)票AR事務(wù)處理月末雙方往來對帳，海外進行付款A(yù)P付款月末雙方往來對帳，工廠進行收款A(yù)R收款收到客戶回款OSM收款成品完工入庫流程庫存流程OSM訂單出貨流程海外營銷流程訂單帳戶別名出庫OSM出庫是否開發(fā)票是制作應(yīng)付日記賬GL日記賬否月末雙方往來對帳，海外進行付款GL日記賬流程說明1、此流程上接成品完工入庫流程。2、工廠成品完工入庫后，通過中轉(zhuǎn)單請營銷公司確認，營銷公司確認中轉(zhuǎn)單數(shù)量無誤后，產(chǎn)生結(jié)算單，進行入庫處理。3、月末匯總中轉(zhuǎn)單數(shù)量后，生成工廠的銷售訂單，銷售出庫后生成應(yīng)收發(fā)票。4、月末營銷公司根據(jù)對方單位是否開具增值稅發(fā)票進行應(yīng)付處理。對于商用空調(diào)的應(yīng)付業(yè)務(wù)，海外營銷公司在AP模塊手工錄入應(yīng)付發(fā)票并進行付款；對于順德工廠直接在總賬模塊中制作應(yīng)付憑證和付款。5、月末雙方單位往來對帳，確定付款金額。6、海外營銷公司接收真實客戶訂單后，在OSM系統(tǒng)中進行銷售處理，接OSM銷售出庫流程。7、海外進行銷售出庫處理，生成對客戶的應(yīng)收。8、實際收到客戶回款后，在系統(tǒng)內(nèi)進行收款。操作指南海外對商用空調(diào)的應(yīng)付業(yè)務(wù)處理月末營銷公司根據(jù)對方單位是否開具增值稅發(fā)票進行應(yīng)付處理,海外營銷公司在AP模塊錄入供應(yīng)商為KA商用空調(diào),發(fā)票分配行處理如下不含稅金額入費用分配科目應(yīng)計負債商用空調(diào)稅額當(dāng)月抵扣的分配科目應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅進項稅職能部往來稅額下月才能抵扣的分配科目應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅進項稅金待轉(zhuǎn)戶下月付款后對發(fā)票進行支付海外對順德工廠在總賬模塊中應(yīng)付業(yè)務(wù)處理每月海外庫存模塊引入總帳后自動產(chǎn)生”內(nèi)部往來順德工廠”,每月海外撥款給工廠,海外根據(jù)付款單據(jù)在總帳進行手工錄入日記帳沖工廠往來處理借內(nèi)部往來順德工廠貸銀行存款人民幣內(nèi)部存款應(yīng)付憑證管理工作程序步驟負責(zé)人工作內(nèi)容操作步驟1稅務(wù)會計每月初核對實際已抵扣的進項稅金與系統(tǒng)中“應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅進項稅”科目的明細。2應(yīng)付會計對稅金差異進行調(diào)整。3應(yīng)付會計打印憑證裝訂報表和記帳憑證，把原始憑證按照單據(jù)序列排序，并與記帳憑證一一對應(yīng)，裝訂成冊，歸檔。流程圖和流程說明項目名稱美的ERP升級優(yōu)化項