淺談工程建設(shè)項(xiàng)目的信息管理 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：從實(shí)際應(yīng)用的角度，淺談了信息及信息管理的內(nèi)容及管理要點(diǎn)和管理方法，在介紹經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，結(jié)合廣為推崇的技術(shù)發(fā)展，探索了如何致用。 關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；信息管理；檔案 Abstract: from the point of view of practical application, and discuss the information and information the content of the management and management guidelines and management, introduces the experience at the same time, combined with widely touted technology development, to explore how to practice. Keywords: construction projects； Information management； files F407.9A 在不同的時(shí)期，隨著技術(shù)條件的不一樣，對信息的管理內(nèi)容、管理方法和要求也有所不同，下面簡要介紹筆者對項(xiàng)目信息的管理，以供同行探討。 1 在工程建設(shè)項(xiàng)目中應(yīng)管理的信息 在目前的技術(shù)水平下 ,筆者認(rèn)為在工程建設(shè)項(xiàng)目中管理的信息應(yīng)包括：檔案 (資料 )、電子信息和音像資料。從文件的起草（或接收）到處理成資料，再到整編成檔案是檔案的生成流程。我們（作為信息管理者）往往面對的是一堆經(jīng)過使用者初篩的文件，統(tǒng)稱為資料。這些資料經(jīng)過檔案工作人員的分類整 理和必要的編錄，分成了檔案、資料和無用文件。 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，電子檔案已經(jīng)成為檔案人員不得不面對的新問題，這就要求我們必須調(diào)整觀念，順應(yīng)其發(fā)展。在工程上，目前面對的有兩大類電子檔案：圖紙 (CAD 圖紙或掃描的圖紙 )；管理文件的電子版 (多為 WORD 版本 )。這里談的是電子信息。 2 項(xiàng)目檔案如何管理 從常規(guī)檔案管理的角度出發(fā)，首先應(yīng)確定檔案的分類。在自成系統(tǒng)的這個(gè)范圍內(nèi)，對管理對象（檔案）要有一個(gè)系統(tǒng)的分類。行業(yè)有分類方案的應(yīng)盡量采納，能不自己做的工作 (盡量用存在的東西， 以互通為宗旨 )盡量不要自己去做，但不能適應(yīng)本項(xiàng)目情況的則一定要改。 其次應(yīng)收集哪些資料？這就牽涉到必須確定檔案的歸檔范圍。范圍過寬，浪費(fèi)人力物力，增加企業(yè)成本；范圍過過窄，則達(dá)不到目的，解決不了問題。因此我們在檔案管理收集時(shí)要重點(diǎn)突出：合同文件、招投標(biāo)文件、工程變更與索賠文件等。 在界定的歸檔范圍內(nèi)，如何確定各部分檔案的保管期限，也是我們必須首先解決的問題。依據(jù)國家規(guī)定的永久、長期、短期三類保管期限，我們認(rèn)為：大型工程項(xiàng)目這樣確定管理期限比較適合：永久 (大于 50 年 )、長期 (10 50 年 )、短期 (10 年 )。小于 10 年保管期限的文件不按檔案要求整理和保管，僅作資料保存和利用。 3 項(xiàng)目檔案收集與整編中常見的主要問題 國家檔案局對項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收強(qiáng)調(diào)六個(gè)字：齊全、完整、準(zhǔn)確。齊全指的是該有的類目不能缺失；完整是指成套的檔案不能少東西；準(zhǔn)確是指檢驗(yàn)存檔的文件是否簽認(rèn)手續(xù)齊備，以保證其真實(shí)地反映客觀實(shí)際工程情況。有關(guān)幾個(gè)重點(diǎn)問題是： (1)前期文件的收集。 前期文件大多產(chǎn)生在項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段，當(dāng)時(shí)組織機(jī)構(gòu)往往不健全、人員不到位，對資料的保管也不夠重視，所以容易缺失 文件或者找不到原件。 (2)竣工圖的準(zhǔn)備與齊全。 竣工圖成套性比較強(qiáng)，但有時(shí)也遺漏某些部位和子項(xiàng)的圖紙?？⒐D最需要關(guān)注的是準(zhǔn)確。所謂竣工圖，就是施工圖在施工過程中經(jīng)過可能發(fā)生的設(shè)計(jì)修改和現(xiàn)場變更后形成的、反映工程最終情況的圖紙，因此，它的版本很重要，必須是最終的版本。 (3)電子檔案的問題。 在項(xiàng)目檔案中，保留或制作檔案的電子拷貝，獲益最大的要算是竣工圖了。圖紙的整理與保管一向比較麻煩，使用中損壞的情況也時(shí)有發(fā)生。最好的解決辦法就是使用電了文件。設(shè)計(jì)院現(xiàn)今都采用 CAD 軟件完成設(shè)計(jì)，可以在設(shè)計(jì)圖上進(jìn)行修改得到竣工圖的電子文件。但電子文件目前無法律認(rèn)可的簽認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，而無法實(shí)現(xiàn)簽字，所以只能作為副本使用。在這種模式下，就必須保存一套簽認(rèn)完備的紙質(zhì)檔案以作檔案的憑證性之用。 如果得不到電子原文件，也可以采用圖紙掃描的辦法得到電子拷貝。對于這種方式，應(yīng)注意使用簽認(rèn)完后的圖紙用于掃描。 (4)往來文函太復(fù)雜但仍需保留。 文函涉及的內(nèi)容太廣，因此一般在歸檔時(shí)不再細(xì)分類，可在電子目錄中進(jìn)一步分類，根據(jù)討論的問題另設(shè)標(biāo)識(shí)字段及關(guān)聯(lián)字段（參考文號）。我們的經(jīng)驗(yàn) 是：目錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫，實(shí)體按文號順序排，進(jìn)行短期檔案或資料的保管。 (5)設(shè)計(jì)簡單位實(shí)用的文件編號規(guī)則。 給各個(gè)單位定義代號，很多單位都有字母代號，如水電五局是 SEB5，成勘院是 CHIDI，等等； 按發(fā)文、收文、年代、流水號定義文件編號，規(guī)則是：發(fā)文單位 /收文單位 /年代 /流水號，如SEB5/CHIDI/1998/001。流水號用三位數(shù)較合適，且在前面補(bǔ)0，便于計(jì)算機(jī)管理。 4 電子信息的管理 除了電子檔案以外，還有兩類文件需要考慮：一類是擬制文件時(shí)形成的原始 電子文件；第二類是建設(shè)網(wǎng)站等的系統(tǒng)性組織工作形成的系統(tǒng)文件。按規(guī)范要求，必須有一套相關(guān)的硬軟件平臺(tái)一同存檔，從而增大了管理的難度。從實(shí)用的觀點(diǎn)出發(fā)，在實(shí)際操作中，應(yīng)注意如下幾點(diǎn)： (1)文件的收集是否齊全？是否是最新版本（最終本）？必要時(shí)要與紙質(zhì)文件抽樣校對； (2)單個(gè)文件歸入目錄的層次性與系統(tǒng)性（即合理設(shè)置目錄結(jié)構(gòu)，使得根據(jù)文件存放的位置就一目了然文件的歸屬）； (3)必要的標(biāo)引與注釋。在存放文件的介質(zhì)（常是光盤）上應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便一目了然； (4)應(yīng)從計(jì)算機(jī)或網(wǎng) 絡(luò)管理的角度出發(fā)，對信息的安全防患于未然。采取的主要手段有： 防病毒、防黑客； 勤備份、常整理； 采用必要的文件壓縮技術(shù)； 順應(yīng)時(shí)代與技術(shù)的發(fā)展，及時(shí)地將不安全技術(shù)變?yōu)闅v史。例如，目前廣為流行的 U 盤存儲(chǔ)技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)都比較可靠。 (5)信息的集中統(tǒng)一管理。 信息的共享有兩種方式：文件分發(fā)和網(wǎng)絡(luò)共享。把電子文件分發(fā)給每一個(gè)有關(guān)的人或計(jì)算機(jī)，無疑是比分發(fā)紙質(zhì)文件大大地進(jìn)了一步，實(shí)現(xiàn)了 “ 無紙辦公 ” 。但是，電子文件越來越多，個(gè)人的整理水平和時(shí)間也受限，所以，應(yīng)用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息共享的最佳 方案。對于有條件的單位而言，可以建立一個(gè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，安排專門的管理人員專門組織和發(fā)布信息；如果沒有專門人員，也可以采用目錄與文件共享的方式，在一臺(tái)機(jī)器上專門組織發(fā)布信息，通過目錄定義進(jìn)行信息分類，通過游覽文件實(shí)現(xiàn)信息 (文字、圖像、聲音 )的獲?。?(6)網(wǎng)頁技術(shù)與 B/S 模式是項(xiàng)目管理的較好選擇。采用網(wǎng)頁及網(wǎng)頁的鏈接基本上可以解決信息游覽共享的問題。采用固定格式的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁，可以讓初學(xué)者在限定的頁面上提供需要的信息，并保證不會(huì)因軟件問題而 “ 卡殼 ” 。 5 音像資料的采集與管理 所謂音像資 料，泛指錄音、錄像和照片資料，而且主要是視頻和照片。 (1)數(shù)碼照相技術(shù)已使照相技術(shù)改朝換代。 近年來，數(shù)碼照相技術(shù)日趨成熟，現(xiàn)在已經(jīng)到了可能取代傳統(tǒng)膠片照相技術(shù)的地步。在項(xiàng)目管理中，照相主要是用來記錄工程形象面貌和一些特殊的場景與活動(dòng)。作為資料，數(shù)碼照片原則上不要進(jìn)行后處理，照片上的元數(shù)據(jù)，不僅是拍攝時(shí)間與光線條件的記錄，還可以起到檔案的憑證作用。 (2)攝像技術(shù)與視頻資料 21 世紀(jì)的到來和兩個(gè)技術(shù)的推廣，帶動(dòng)了攝錄像領(lǐng)域的重大進(jìn)步： DV 攝像和 DVD 壓縮數(shù)字記錄標(biāo)準(zhǔn) 。從工程應(yīng)用的角度出發(fā)， 格式專業(yè)攝像機(jī)或高檔 DV 攝像機(jī)都可以滿足應(yīng)用的需求。 6 結(jié)束語 對于建設(shè)項(xiàng)目的信息管理，以上主要談了傳統(tǒng)的三大方面的基礎(chǔ)信息管理問題，其實(shí)質(zhì)就是要把網(wǎng)絡(luò)建好，把計(jì)算機(jī)用好。一般容易理解的是 :信息管理就是管理信息。但是不僅于此。這只是靜態(tài)的信息管理。動(dòng)態(tài)信息管理就是信息的應(yīng)用、管理信息流、對信息流的過程進(jìn)行管理，但限于篇幅，筆者在此不再贅述。 作者簡介 : 徐京 (1977 年 -)，女，中國水利水電第五工程局市場開發(fā)部經(jīng)濟(jì)師，從事商務(wù)信息管理工作。 閱讀相關(guān)文檔 :談投標(biāo)中的資格審查文件 建筑工程中外墻保溫節(jié)能施工技術(shù)的探討 房屋建筑裝飾飾面工程施工探討 預(yù)應(yīng)力錨索在高速公路高邊坡防護(hù)施工中應(yīng)用 路面結(jié)構(gòu)層單密封表處施工技術(shù) 淺談機(jī)電安裝工程中的技術(shù)問題及解決方案 非接觸式平衡梁在漢班托塔機(jī)場項(xiàng)目跑道瀝青混凝土施工中的必要性研究 基于業(yè)主方的工程項(xiàng)目投資控制要點(diǎn) 巖溶區(qū)隧道設(shè)計(jì)研究 化學(xué)灌漿在軟土地基加固中的應(yīng)用 論當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)企業(yè)管理存在的問題及建議 橋梁工程鉆孔灌注樁施工 “ 堵管 ”