會計電算化初始化問題的探討的論文 會計電算化初始化問題的探討的論文 各位將面臨會計軟件的初始化問題。初始化的成敗與否 ,將直接影響會計電算化工作的質(zhì)量與效率。會計電算化初始化是指將本單位將要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦 ,使會計軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要的過程 ,是手工核算過渡到會計電算化處理的橋梁。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目編碼方法、輔助核算、初始化的校驗(yàn)等問題進(jìn)行討論。 一、單位在選擇會計核算程序、方法、規(guī)則時 ,應(yīng)充分考慮電腦處理會計信息快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn) 企業(yè)會計準(zhǔn)則和各行業(yè)會計制度確定了很多核算程序、方法 ,單位應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行選擇應(yīng)用。它們各自具有鮮明的特點(diǎn) ,且能相互補(bǔ)充。在手工核算方式下 ,我們往往選用那些計算過程不能很復(fù)雜、會計處理不能太冗長、結(jié)果要求準(zhǔn)確或較準(zhǔn)確的方法、程序。而會計電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計數(shù)據(jù) ,就可以不考慮計算的復(fù)雜性 ,只要求結(jié)果準(zhǔn)確就行了。如成本核算中的代數(shù)法分配輔助生產(chǎn)費(fèi)用 ,它的突出特點(diǎn)是計算復(fù)雜 (尤其是三個或三個以上輔助車間 ),其結(jié)果很準(zhǔn)確 ；再如存貨收發(fā)計價中的個別確認(rèn)法 ,它也是結(jié)果準(zhǔn)確而對會計核算、庫管要求甚高。所 以如代數(shù)法、個別確認(rèn)法應(yīng)在會計電算化中廣泛采用。然而 ,在會計實(shí)務(wù)中 ,初始化的方法選用問題 ,往往由軟件公司輔助完成 ,將本單位的現(xiàn)行會計核算模式照搬到電算化中去 ,這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息 ,快、準(zhǔn)的優(yōu)點(diǎn)。因此 ,我們應(yīng)當(dāng)從會計歷史上去檢索、選用適應(yīng)電腦高速處理、結(jié)果準(zhǔn)確的方式、方法和規(guī)則。 www.11665.coM 二、科目編碼問題一一應(yīng)充分滿足電腦處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn) ,且具有可擴(kuò)展性 科目編碼就是將納入會計核算、會計管理范圍內(nèi)的人、財、物進(jìn)行科學(xué)合理的編號 ,以便計算機(jī)識別、分類、匯總、查詢 ,這是初始化中最復(fù)雜、最費(fèi)時的一項(xiàng)工作 ,它直接影響到初始化成敗問題。 1.科目編碼應(yīng)遵循以下基本原則。惟一性 ,一個代碼只表示一個實(shí)體 ,而一個實(shí)體也只能有一個代碼 :擴(kuò)展性 ,編碼要為今后系統(tǒng)發(fā)展保留一定的空間 ,以便增加新的內(nèi)容 ；穩(wěn)定性 ,編好后要盡量少改動 ,以便有關(guān)人員熟悉、使用 ；簡練性 ,便于存儲處理；規(guī)范性 ,代碼必須具有一定的結(jié)構(gòu)、格式 ,以便統(tǒng)計、交流；可靠性 ,會計軟件要具有自動校驗(yàn)功能。 2.編碼的方法。由于會計信息處理采用了總賬、明細(xì)賬核算形式 ,總賬由財政部統(tǒng)一規(guī)定了編號 ,這里我們就不再討論 ,只研究明細(xì)科目的編號。 一個科目是否設(shè)置明細(xì)賬 ,應(yīng)根據(jù)管理需求 ,確定其層次和內(nèi)涵。一個單位的現(xiàn)金總賬 ,在無外幣的前提下 ,可以不設(shè)明細(xì)賬 ；應(yīng)收賬款是以每一債務(wù)人的名稱設(shè)置一個明細(xì)賬 ,企業(yè)可能有幾十、幾百、幾千個明細(xì)賬 ,若該科目明細(xì)太多 ,科目數(shù)據(jù)庫就龐大 ,將會影響運(yùn)算速度 ,因此 ,我們將這些債務(wù)人按省市區(qū)設(shè)二級賬 ,二級賬下再設(shè)明細(xì)賬 ,或單列一個模塊一一將應(yīng)收賬款列入輔助核算范圍 ,這樣更能體現(xiàn)管理的需求。 分析企業(yè)歷史核算情況 ,充分考慮未來的發(fā)展需求 ,確定各級科目的位數(shù)。兩位數(shù) ,表示該級科目可以設(shè)置 01一 99個科目 ,三位數(shù)表示該科目可以 設(shè) 001一 999 個科目。一旦確定 ,要想更改 ,就受到嚴(yán)格限制。 科目編碼的描述。會計軟件要求客戶自行定義科目結(jié)構(gòu) (又叫科目級長 ),科目編碼結(jié)構(gòu)是指科目的代碼有幾段(幾級 ),每段有幾位 ,每一段代表一個科目的級別 ,科目代碼與會計科目必須嚴(yán)格對應(yīng)。各科目編碼往往采用全碼原則 ,即 :本級科目全碼 =上一級科目全碼 +本級科目編碼。 我們常見的 3一 2一 2一 2一 2科目結(jié)構(gòu) ,一級科目三位數(shù) ,如 102銀行存款 ,二級科目兩位數(shù) ,如 10201 人民幣存款 ,三級科目兩位數(shù) ,如1020101工行存款等。輸入原始數(shù)據(jù)時 ,只錄入末級科目的全 碼和金額 ,其余的內(nèi)容 ,由會計軟件按平行登記原則自動計算生成上一級科目的金額等。 3.科目編碼的可擴(kuò)展性是初始化設(shè)計的重要內(nèi)容之一。會計軟件設(shè)計者充分考慮到電子檔案的安全性 ,對歷史資料的補(bǔ)充、修改作了嚴(yán)格的限制。一旦初始化完成 ,新增加科目就局限在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行 ,只有新年再建新賬時 ,才能得到修補(bǔ)。所以 ,在科目編碼時 ,至少要考慮到本會計年度內(nèi)的擴(kuò)展性。 三、輔助核算的處理應(yīng)充分滿足現(xiàn)代管理對會計信息的要求 輔助核算是指存貨、客戶、供應(yīng)商、結(jié)算方式、成本對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類、管理與核算 ,是會計電算 化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復(fù)雜性 ,因而從總賬系統(tǒng)中分離出來 ,形成一個個相互獨(dú)立、相互依存的子系統(tǒng) ,完成特定的管理、服務(wù)職能。我們就以存貨的管理為例進(jìn)行分析 ,存貨包括采購計劃、審批程序、收發(fā)的核算、庫管、銷售等內(nèi)容 ,它占據(jù)企業(yè)的絕大部分流動資金 ,所以 ,必須納入嚴(yán)格的控制范圍內(nèi)。以銷售確定生產(chǎn)、以生產(chǎn)確定采購核定存貨的經(jīng)濟(jì)批量 ,若超過該標(biāo)準(zhǔn) ,電腦會自動報警 ,提醒我們的管理者去約束、修改存貨的數(shù)據(jù) ,達(dá)到有效管理的目的。 四、對會計電算化初始化的校驗(yàn)問題 ,手工與電腦相結(jié)合 ,相互補(bǔ)充、完善 當(dāng)我們完成初始化的相關(guān)工作之后 ,就必須對上述工作的正確性、合理性進(jìn)行驗(yàn)證、驗(yàn)收。在確保初始化合格后 ,才能進(jìn)行日常處理。 1.由會計軟件進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)證 ,即錄人的會計科目余額是否平衡 ,總賬與明細(xì)賬、輔助賬是否一致 ,是否有尚未設(shè)置、定義的項(xiàng)目等。我們啟動試算平衡功能鍵 ,電腦會自動進(jìn)行檢查并提示給用戶。 2.由財務(wù)主管對初始化工作進(jìn)行綜合評定 ,分析會計軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴(kuò)展性、適用性 ,是否滿足