淺談電算化會計與手工會計的論文 淺談電算化會計與手工會計的論文 淺談電算化會計與手工會計 實行電算化會計，是將電子計算機應(yīng)用于會計工作中，并不改變會計的對象和任務(wù)。因此，電算化會計與手工會計操作具有許多相同之處：第一，系統(tǒng)目標相同：都是為了加強經(jīng)營管理，提供會計信息，參與經(jīng)營決策，提高經(jīng)濟效益；第二，基本功能相同：都是要達到系統(tǒng)目標，都應(yīng)具備信息的采集、輸入、存貯、加工處理、輸出和傳輸這五項功能；第三，基本的會計理論與方法相同：兩系統(tǒng)均要遵循基本的會計理論和方法，并以此為指導；第四，遵守會計法令財務(wù)制度：任何會計信息系統(tǒng)的應(yīng)用都必須維護財經(jīng)紀律，嚴格貫徹執(zhí)行會計法規(guī)，堵塞漏洞，消除弊端；第五 ：會計檔案必須妥善保存，以便查詢，會計報表必須按國家要求編制輸出。 但是，實行會計電算化后，電算化會計由于諸多因素的影響，與手工會計操作相比較，又具有許多不同之處。大致歸納為如下幾點： 一、 會計數(shù)據(jù)是在計算機程序的控制下自動處理 實行會計電算化后，對數(shù)據(jù)原處理過程，一般是由手工編制記賬憑證，然后將記賬憑證中的數(shù)據(jù)逐一輸入計算機中，形成數(shù)據(jù)源。電子計算機根據(jù)這些數(shù)據(jù)源，在程序的控制下分別讀入有關(guān)的賬簿文件中，并結(jié)算出各賬戶的余額。需要編制會計報表時，也由電子計算機自動從有關(guān)賬簿文件中檢索出所需要 的數(shù)據(jù)，并按規(guī)定的格式打印輸出各種會計報表。其他如計算產(chǎn)品成本，也是由計算機根據(jù)有關(guān)賬簿文件中的數(shù)據(jù)和輸入的其他生產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，按照規(guī)定的成本計算方法，計算出產(chǎn)品的單位成本和總成本，并打印輸出所需的成本報表。 WwW.11665.coM 進行各種分析、預(yù)測的操作，都與此類似。總之，除原始數(shù)據(jù)需要由人工進行審核和輸入計算機外，其余所有記賬、計算、分析以及編制報表等工作，都是由電子計算機在程序的控制下自動進行。速度既快，準確性也很高。 二、實行會計電算化要廣泛地使用代碼 為了電算化會計工作的規(guī)范化，為了便于電 子計算機識別和節(jié)約機器工作時間，提高其工作效率。實行會計電算化后，都要廣泛地使用代碼。例如，會計科目、費用明細項目、固定資產(chǎn)和材料的名稱、職工姓名、往來客戶的名稱以及企業(yè)內(nèi)部的單位名稱等，都要編制號碼來代替。但當打印輸出各種文本文件（即書面文件）時，計算機又可將其原名稱打印輸出，使閱讀報表或其他使用信息者仍感到與手工會計操作一樣的方便。 三、實行會計電算化后，記賬憑證可以使用，也可以不使用 記賬憑證主要用來對經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類，確定會計分錄，扼要說明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容以及作為記賬的依據(jù)。實行會計電算化后是完全 可以取消記賬憑證的，如各種收支款項或轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，計算機都可以根據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)自動做出判斷，確定其會計分錄，并輸入計算機。這樣計算機就能將數(shù)據(jù)讀入各有關(guān)賬簿文件中，同樣能起到手工編制記賬憑證的作用。輸入計算機的記賬憑證和由計算機自動生成的轉(zhuǎn)賬憑證，也都要逐一打印輸出，統(tǒng)一編號歸檔保管。 四、在電算化會計與手工會計的操作中，數(shù)據(jù)載體和賬簿文件的格式不同 手工會計操作，是將數(shù)據(jù)書寫在紙制的帳簿中，占用空間大，查詢煩瑣，而且每一個賬戶的借、貸數(shù)據(jù)都是在豎行中繼續(xù)書寫。實行會計電算化后，一般是將數(shù)據(jù)存儲在磁盤 上，占用空間小，查詢檢索方便，相似于將音樂錄制在磁帶上一樣；而且數(shù)據(jù)記在一條橫線上。所以，在一條記錄（相當于手工操作會計的一個賬或一筆賬）中的各項數(shù)據(jù)，是在一條橫線上占用一定的空間。例如，現(xiàn)金日記賬文件的簡要格式如下表所示： 但是，在打印輸出時，又可命令電子計算機按照一般的現(xiàn)金賬格式，在豎行中打印輸出每一經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并不影響使用。 由于電子計算機的存儲量大，因此，可以在有關(guān)的賬簿文件中存儲更多的數(shù)據(jù)，從而文件的格式就不限于三欄式，可以根據(jù)需要設(shè)置更多的欄次。 五、電算化會計操作中，日記賬和總 賬可以使用活頁賬 在手工會計操作下，現(xiàn)金、銀行存款日記賬及總賬都必須使用訂本賬，其目的是為了防止更換賬頁、篡改賬目等。實行會計電算化后，所有打印輸出的賬頁文件都是卷狀式的，只能裁剪下來裝訂成活頁賬，不可能打印在訂本式的賬簿中。因此，應(yīng)采取對輸入數(shù)據(jù)和對賬簿文件中數(shù)據(jù)的修改進行控制等辦法，以防止發(fā)生弊端。 六、電算化會計操作中，劃線更正法不能使用 在手工會計操作下，登記賬簿發(fā)生錯誤時應(yīng)使用 ；劃線更正法進行更正。這樣可以留下更改的痕跡，明確更改者的責任。實行會計電算化后，修改錯誤是將原數(shù)據(jù)清除，重新 記入數(shù)據(jù)，且不留任何痕跡。所以， ；劃線更正法就不能再使用了。為了防止發(fā)生篡改賬目和為日后進行審計留下線索，應(yīng)規(guī)定：凡已輸入計算機并存儲在賬簿文件中的數(shù)據(jù)，如需要修改，都必須按正常處理程序，編制修改數(shù)據(jù)的記賬憑證，憑以輸入修改原有的數(shù)據(jù)；并且所設(shè)計的程序，對已輸入賬簿文件中的數(shù)據(jù)都應(yīng)摒棄直接修改數(shù)據(jù)的功能。 七、為了防止發(fā)生弊端，各種應(yīng)用軟件應(yīng)作為會計檔案保管 電子計算機之所以能自動進行各種運算，是根據(jù)所設(shè)計的應(yīng)用程序進行的。如果對這些程序加以修改，計算機就會按照修改后的程序進行運算，甚至可以通過修改 程序進行各種舞弊。為了防止發(fā)生弊端，對此項應(yīng)用程序（包括打印出的文本程序和存儲在計算機內(nèi)部和外部存儲設(shè)施上的程序）必須作為重要的會計檔案進行保管，除經(jīng)有權(quán)限批準人簽字外，其他人不得查閱、復制。即使對操作者使用程序也要加以控制。如在每一子系統(tǒng)的入口處，都設(shè)置口令，如操作者不是該子系統(tǒng)的