第7章長文檔的編排處理,本章主要介紹編排長文檔的相關(guān)知識，如使用大綱視圖組織文檔，制作文檔目錄和索引，為文檔添加腳注和尾注，以及如何在文檔中添加書簽等。,本章內(nèi)容提要,使用大綱視圖插入目錄與索引使用腳注和尾注使用書簽,7.1使用大綱視圖,大綱視圖主要有兩個作用，一是方便修改和組織具有多級標(biāo)題的文檔，通過設(shè)置文檔的標(biāo)題級別還可以輔助提取目錄；二是可以在大綱視圖中使用主控文檔組織子文檔，從而輕松修改長篇文檔，或提取長篇文檔的目錄。,7.1.1大綱視圖基本操作,大綱視圖非常適合修改具有多級標(biāo)題的文檔，使用大綱視圖不僅可以直接編寫文檔大綱，還可以很方便地查看現(xiàn)有文檔的結(jié)構(gòu)，以及重新設(shè)置現(xiàn)有文檔中的標(biāo)題順序和標(biāo)題級別等，從而為提取目錄做準(zhǔn)備。,在大綱視圖下輸入標(biāo)題文本,調(diào)整標(biāo)題級別,在大綱視圖下添加正文,降為正文級別,調(diào)整標(biāo)題順序,要在大綱視圖模式下選擇標(biāo)題和段落，方法如下。選擇標(biāo)題：若只選擇一個標(biāo)題，而不包括它的子標(biāo)題和正文，可以將鼠標(biāo)指針移至標(biāo)題左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)椤啊毙螤顣r單擊鼠標(biāo)左鍵即可。選擇段落：若只選擇正文段落，可單擊段落左側(cè)的“”符號，或?qū)⑹髽?biāo)指針移至段落左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)椤啊毙螤顣r單擊鼠標(biāo)左鍵即可。同時選擇標(biāo)題和段落：若要選擇一個標(biāo)題及其所有的子標(biāo)題和正文，只需單擊標(biāo)題左側(cè)的“”符號。,利用“大綱”工具欄中的按鈕可方便地控制標(biāo)題在大綱視圖中的顯示。,7.1.2使用主控文檔組織子文檔,為了避免由于篇幅較長給文檔處理帶來的麻煩，我們可將文檔的組成部分保存為若干個文檔，然后在大綱視圖中將它們組織在某一文檔中，該文檔被稱為主控文檔，組織在其中的文檔被稱為子文檔。由于子文檔與主控文檔之間只是建立了鏈接關(guān)系，而每個子文檔是獨立存在的，所以用戶可單獨對某一子文檔進行編輯，此時主控文檔中相應(yīng)的子文檔也同時得到更新。,新建一個空白文檔作為主控文檔，然后切換到大綱視圖,在主控文檔中插入現(xiàn)有文檔作為子文檔,確定插入點,創(chuàng)建子文檔,保存主控文檔后的效果,折疊子文檔后的效果,若要編輯子文檔，除了在Word程序中直接打開編輯外，還可在主控文檔中按住【Ctrl】鍵的同時單擊以超鏈接形式顯示的子文檔名稱，或者當(dāng)子文檔處于展開狀態(tài)時，雙擊該子文檔的“”標(biāo)記，打開子文檔進行編輯。,要將子文檔從主控文檔中刪除，可單擊子文檔標(biāo)記“”，選中該子文檔，然后按鍵盤上的【Delete】鍵。需要注意的是，在主控文檔中刪除子文檔，只是刪除了與該子文檔的鏈接關(guān)系，該子文檔仍保存在原文件夾中。,7.2插入目錄與索引,目錄的作用是列出文檔中的各級標(biāo)題及其所在的頁碼。一般情況下，所有的正式出版物都有一個目錄，其中包含書刊中的章、節(jié)及各章節(jié)的頁碼位置等信息，方便讀者查閱。有了目錄，用戶就能很容易地知道文檔中有什么內(nèi)容，如何查找內(nèi)容等。索引的主要作用是列出文檔的重要信息及其頁碼，方便讀者快速查找。,7.2.1創(chuàng)建與更新目錄,Word一般是根據(jù)標(biāo)題或者大綱級別來創(chuàng)建目錄的。因此，在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式（或基于某個內(nèi)置標(biāo)題樣式定義的樣式），或已在大綱視圖中，為這些標(biāo)題設(shè)置了相應(yīng)的大綱級別（如1級、2級、3級，但不能是正文文本級別）。編制了目錄以后，用戶只要單擊目錄中的某個頁碼，就可以跳轉(zhuǎn)到該頁碼對應(yīng)的標(biāo)題。,先對文章項目應(yīng)用標(biāo)題樣式,創(chuàng)建的目錄,創(chuàng)建目錄后，如果在文檔中進行了增加或刪除文本等操作，引起了頁碼變化，或在文檔中標(biāo)記了新的目錄項，此時都需要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。,如果只添加了正文文本而沒有添加新標(biāo)題，選擇“只更新頁碼”單選鈕即可，在長文檔中這種方式可以快速更新目錄，節(jié)省時間；如果在文檔中標(biāo)記了新標(biāo)題或更改了標(biāo)題文本，則應(yīng)選擇“更新整個目錄”單選鈕,7.2.2標(biāo)記、創(chuàng)建與更新索引,創(chuàng)建索引就是將文檔中出現(xiàn)的重點詞匯提取出來，按筆畫或拼音順序分類，并為每個詞匯標(biāo)記它在文檔中的頁碼。這樣，當(dāng)我們想要查找某個詞匯時，就可以根據(jù)索引查到它出現(xiàn)的位置。,1標(biāo)記索引項,在創(chuàng)建索引之前，應(yīng)首先標(biāo)記索引項（索引項可以是單個的詞、詞組或符號等），然后再生成索引。,保持“標(biāo)記索引項”對話框的打開狀態(tài)，繼續(xù)標(biāo)記其他索引項,單擊“標(biāo)記”按鈕，標(biāo)記選中的索引項；單擊“標(biāo)記全部”按鈕，文檔中所有與選中文本完全一致的文本都將被標(biāo)記,2創(chuàng)建與更新索引,標(biāo)記好索引項之后，就可以創(chuàng)建索引了。由于索引標(biāo)記也占用文檔空間，所以在提取索引前，需單擊“常用”工具欄中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，隱藏索引標(biāo)記，否則會導(dǎo)致索引中的頁碼錯誤。,若增加或減少了索引項或索引項所在的頁碼發(fā)生了變化，此時需要更新索引。為此，可右擊索引區(qū)，在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”項，或單擊索引區(qū)后按【F9】鍵。,7.3使用腳注和尾注,腳注和尾注的作用完全相同，都是對文檔中文本的補充說明，如單詞解釋、備注說明或提供文檔中引用內(nèi)容的來源等。通常情況下，腳注位于頁面底端，用來說明每頁中要注釋的內(nèi)容。尾注一般列于文檔結(jié)尾處，用來集中解釋文檔中要注釋的內(nèi)容或列出引文的出處等。,7.3.1插入腳注和尾注,腳注和尾注由兩個關(guān)聯(lián)的部分組成：注釋引用標(biāo)記和與其對應(yīng)的注釋文本。注釋引用標(biāo)記出現(xiàn)在正文中，一般為上角標(biāo)記字符，用來表示腳注的存在；注釋文本在頁面底端或文檔末尾，用一條短橫線與正文分開，是對注釋引用標(biāo)記的解釋。用戶可讓W(xué)ord自動為標(biāo)記編號或創(chuàng)建自定義的標(biāo)記。在添加、刪除或移動自動編號的注釋時，Word將對注釋引用標(biāo)記重新編號。,1插入腳注,輸入腳注內(nèi)容,2插入尾注,輸入尾注內(nèi)容,7.3.2查看與編輯腳注和尾注,1查看腳注和尾注,將鼠標(biāo)指針移至腳注或尾注標(biāo)記上,在普通視圖下選擇“視圖”“腳注”菜單,查看所有腳注或尾注,2更改腳注或尾注編號,3移動與復(fù)制腳注和尾注,選中要移動的腳注或尾注標(biāo)記，然后將其拖至所需位置,選中要復(fù)制的腳注或尾注，按【Ctrl+C】組合鍵復(fù)制，然后按【Ctrl+V】組合鍵將其粘貼至所需位置。此時，腳注或尾注的編號會自動重新編號,4創(chuàng)建腳注和尾注延續(xù)標(biāo)記,如果腳注或尾注的注釋內(nèi)容很長，可用空間無法容納全部文本時（可用空間的大小取決于頁面上的文本數(shù)量、文檔的頁邊距設(shè)置、腳注的數(shù)量和長度等），Word2003會自動將容納不下的注釋文本移到下一頁，這時可通過創(chuàng)建延續(xù)標(biāo)記讓讀者知道腳注或尾注延續(xù)到下一頁了。,在普通視圖下選擇“視圖”“腳注”菜單,4刪除腳注和尾注,若要刪除腳注或尾注，需選中正文中的注釋引用標(biāo)記，然后按【Delete】鍵。值得注意的是，不能通過刪除注釋文本來刪除腳注或尾注。若只是刪除了注釋文本，則注釋引用標(biāo)記仍會保留在正文中。,7.3.3轉(zhuǎn)換腳注和尾注,在文檔中插入腳注或尾注后，還可以對其進行轉(zhuǎn)換。例如，如果腳注內(nèi)容過多，我們可以將其轉(zhuǎn)換成尾注，轉(zhuǎn)換后系統(tǒng)會自動對腳注和尾注重新編號。,轉(zhuǎn)換單個腳注或尾注,轉(zhuǎn)換全部腳注或尾注,7.3.4更改腳注的注釋分隔符,Word用一條短橫線將文檔正文與腳注和尾注分隔開，這條線稱為注釋分隔符。,在普通視圖下雙擊正文中的注釋引用標(biāo)記，打開注釋窗格，在“腳注”或“尾注”下拉列表中選擇“腳注分隔符”或“尾注分隔符”項，此時在編輯區(qū)中顯示腳注或尾注分隔符。,若要刪除分隔符，可選中分隔符后按【Delete】鍵。若要更改橫線樣式，可選擇“格式”“邊框和底紋”菜單，在打開的“邊框和底紋”對話框中單擊“橫線”按鈕，打開“橫線”對話框，選擇所需橫線，然后單擊“確定”按鈕即可。單擊“默認設(shè)置”按鈕，可恢復(fù)為系統(tǒng)默認分隔符。,7.4使用書簽,1添加書簽,在Word中，書簽是用于定位的，在編輯或閱讀一篇長文檔時，若想在某一處或幾處留下標(biāo)記，以便以后查找、修改，便可以在該處插入一個書簽（書簽僅顯示在屏幕上，不會被打印出來）。,書簽標(biāo)記,2使用書簽定位文檔,添加書簽之后，用戶就可以利用書簽名快速定位到書簽位置。定位書簽的方法有兩種，一種是利用“書簽”對話框，另一種是利用“查找和替換”對話框。,若要刪除某一書簽，可在“書簽”對話框的列表框中選擇要刪除的書簽，然后單擊“刪除”按鈕。,綜合實例編輯科技文檔,本例通過編輯一篇科技文檔來練習(xí)本章所學(xué)知識。如應(yīng)用大綱視圖組織文檔、編制索引、制作目錄、插入腳注等知識。,首先對文檔中要作為標(biāo)題的文本應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)題樣式，然后調(diào)整標(biāo)題順序，接著在文檔中標(biāo)記索引，插入腳注，最后制作目錄和索引。,制作思路,操作步驟,具體操作步驟參見視頻7-1。,本章小結(jié),本章主要介紹了長文檔的編排與處理，通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該掌握以下知識：熟練掌握在大綱視圖中制作文檔大綱的方法，以及在該視圖下調(diào)整標(biāo)題的