1/8案卷在文書檔案中應(yīng)有一席之地【原文出處】檔案學研究【原刊地名】京【原刊期號】XX06【原刊頁號】5153【分類號】G7【分類名】檔案學【復(fù)印期號】XX02【標題】案卷在文書檔案中應(yīng)有一席之地【作者】文惠元【作者簡介】文惠元，北京市，中聯(lián)部辦公廳檔案處，郵編100860【內(nèi)容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用?？茖W技術(shù)的發(fā)展特別是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用又賦予了案卷新的使命。本文認為，不能因為立卷方法存在弊病而否定案卷本身的價值。同時，提出了改革立卷方法的基本思路?！菊}】理論探討【關(guān)鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件【正文】一、案卷的價值2/8過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有自己的價值。是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準確地再現(xiàn)歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標識。但對機關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因為相關(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應(yīng)用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。1保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構(gòu)成一個邏輯整體電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的3/8關(guān)系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。2進行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無可替代。同時，紙質(zhì)檔案也有一個建立數(shù)字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計算機進行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個文件進行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢前者通過計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。3實現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合?？茖W技術(shù)的發(fā)展，使機關(guān)文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構(gòu)成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，4/8作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實。是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。1保護電子文件的利用價值。眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關(guān)的文件聯(lián)系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯(lián)系，文件作為文獻證據(jù)的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失?！痹跀?shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)5/8的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結(jié)果，但與其具有歷史聯(lián)系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯(lián)系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現(xiàn)歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。2提供利用檔案信息的重要途徑。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量??；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關(guān)的情況和事件的原委，實現(xiàn)案卷與卷內(nèi)文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。二、改革立卷方法的思考案卷雖然重要，但傳統(tǒng)的立卷方法繁瑣復(fù)雜，改革勢在必行。改革的基本條件。6/8近20年來，機關(guān)工作水平有了很大的提高。一是機構(gòu)、職能明確；二是實施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對降低；四是計算機的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，歸檔文件整理規(guī)則開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經(jīng)驗。改革的基本思路。立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系”的基礎(chǔ)上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規(guī)律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯(lián)系；既適應(yīng)多媒體發(fā)展的需要，又能發(fā)揮計算機優(yōu)勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。1明確案卷概念。過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，7/8要肯定電子案卷特殊的存在形式。2明確組卷規(guī)則。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。3簡化立卷方法。電子文件歸檔并建立管理系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案的利用價值將永久性地降低。因此，可以參照歸檔文件整理規(guī)則簡化立卷方法。例如，取消卷內(nèi)備考表，個別需要說明的情況在交接文據(jù)或電子案卷的“備注”中說明；改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計算機打印，又便于裝入卷盒內(nèi)保存。4應(yīng)用汁算機輔助立卷。無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體8/8化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的