辦公檔案管理工作指引簡介編制本手冊主要目的是給予物業(yè)管理公司各級(jí)員工工作中參考，尤其是指導(dǎo)物業(yè)管理公司辦公文件及檔案管理。本手冊內(nèi)容基于物業(yè)管理公司環(huán)境條件不同，故實(shí)際施行細(xì)節(jié)可允許作部分變動(dòng)，但由公司指示而定。本手冊內(nèi)容主要分四大部分一物業(yè)管理公司檔案管理制度二物業(yè)管理公司檔案保管三物業(yè)管理公司日常規(guī)范文本四物業(yè)管理公司發(fā)函及通告規(guī)定物業(yè)管理公司檔案管理制度一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定1公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管包括代理主管負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。3物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。4物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。5物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確認(rèn)后方可離任。6物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。8公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。9公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)公司管理有重大影響及損害公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。二物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定1在工作范圍獲有關(guān)的公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。2業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。3公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。4因工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，由公司統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱須辦理借閱手續(xù)，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工工作及員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。6發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過時(shí)收回。7員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)戶保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。8員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。物業(yè)管理公司檔案管理一公司檔案資料1、公司驗(yàn)收檔案1大樓土建、設(shè)備安裝竣工資料圖紙、設(shè)備資料；2大樓設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件；3大樓機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；4大樓公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄管理公司；5大樓公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄發(fā)展商、承包商與管理公司；6單元驗(yàn)收及移交記錄承包商、業(yè)主與管理公司；2、公司二次裝修檔案1用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、業(yè)戶資料1大樓入伙情況記錄；2大樓業(yè)主租戶情況登記包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等；4、公司管理文本匯編1管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；2公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；3公司各項(xiàng)管理分包合約；5、公司設(shè)備維修保養(yǎng)類1各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；2各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；3主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；4物業(yè)管理處有用戶維修報(bào)修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；6、公司設(shè)施設(shè)備檢測類1變配電間要有供電部門定期電氣測試報(bào)告記錄；2電梯要有技術(shù)質(zhì)量測檢局合格證書及年檢報(bào)告；3生活水箱要定期清洗消毒并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；4避雷系統(tǒng)應(yīng)有定期檢測報(bào)告；5應(yīng)有定期沉降檢測報(bào)告；6消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄；7其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料；7、公司下屬物業(yè)管理處運(yùn)作類1公司物業(yè)管理處正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄；2公司管理費(fèi)收繳情況；3公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告；4公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告；公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議公司物業(yè)管理處值班記錄保安值班記錄設(shè)備值班與巡檢記錄管理工作計(jì)劃與報(bào)告工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告公司物業(yè)管理處往來信函用戶報(bào)修與投訴處理記錄承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄二物業(yè)管理公司檔案存檔要求資料內(nèi)容文檔名稱存檔要求目錄索引1土建設(shè)備安裝竣工資料物業(yè)管理公司竣工圖則資料圖紙檔案盒藍(lán)色數(shù)量按類建立每張圖紙名稱索引2大樓設(shè)施設(shè)備質(zhì)檢、消防等部門驗(yàn)收文件物業(yè)管理公司審驗(yàn)文件易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本按設(shè)施設(shè)備單項(xiàng)設(shè)索引3機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約物業(yè)管理公司設(shè)備保養(yǎng)合約易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本按設(shè)施設(shè)備單項(xiàng)設(shè)索引4公共區(qū)域設(shè)備設(shè)備驗(yàn)收記錄物業(yè)管理公司公共區(qū)域驗(yàn)收記錄圖紙檔案盒數(shù)量按量而定按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引5公共區(qū)域設(shè)備移交記錄物業(yè)管理公司公共區(qū)域移交記錄圖紙檔案盒數(shù)量按量而定按區(qū)域、設(shè)備名稱設(shè)索引6單元驗(yàn)收及移交記錄物業(yè)管理公司單元驗(yàn)收移交記錄圖紙檔案盒數(shù)量按量而定按單元設(shè)目錄索引7用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)物業(yè)管理公司二次裝修審批記錄圖紙檔案盒數(shù)量按量而定按單元設(shè)目錄索引8二次裝修監(jiān)督檢查資料物業(yè)管理公司二次裝修監(jiān)督記錄圖紙檔案盒數(shù)量按量而定按單元設(shè)目錄索引9入伙情況記錄物業(yè)管理公司入伙情況記錄易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本按月作報(bào)表不作索引10大樓業(yè)主、住戶及租戶情況記錄物業(yè)管理公司業(yè)主、用戶情況記錄易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本按順序存檔不作索引11管理合約、用戶手冊匯編物業(yè)管理公司管理文本匯編易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本按文本分類索引12管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定物業(yè)管理公司規(guī)章制度匯編易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本按文本分類索引13管理分包合約物業(yè)管理公司管理分包合約易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本同上14設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施物業(yè)管理公司維修保養(yǎng)制度易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本同上15設(shè)施設(shè)備維修檔案物業(yè)管理公司設(shè)備維修檔案易事快A4文件夾黑色3寸數(shù)量集中一本同上資料內(nèi)容文檔名稱存檔要求目錄索引16設(shè)施設(shè)備檢測記錄物業(yè)管理公司設(shè)備檢