高效會(huì)議管理技巧融道講堂課程綱要主持會(huì)議技巧一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議概述會(huì)議致命傷會(huì)議的類(lèi)型和目的制定決策解決問(wèn)題交流匯報(bào)會(huì)議是有必要的嗎會(huì)議成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議的成本計(jì)算時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間會(huì)議秘書(shū)工作會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資會(huì)議直接成本會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)旅費(fèi)、食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)機(jī)會(huì)成本會(huì)議必須成功以回收成本會(huì)議是有必要的嗎“必要”的會(huì)議會(huì)議目的單純化會(huì)議資料有準(zhǔn)備會(huì)前先行溝通書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)報(bào)告內(nèi)容有摘要有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)案例討論最失敗的一次會(huì)議，會(huì)議成功的關(guān)鍵一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議議程會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)后的跟蹤兩個(gè)基本點(diǎn)一個(gè)中心會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程時(shí)間安排規(guī)章制度議程一分享話(huà)題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)計(jì)劃準(zhǔn)備會(huì)議哪些人參加相關(guān)問(wèn)題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見(jiàn)的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員會(huì)議議程由重要到不重要會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單高效會(huì)議在開(kāi)始之前就開(kāi)始了高效會(huì)議在開(kāi)始之前就開(kāi)始了1了解會(huì)議的目的2是否一定要開(kāi)會(huì)3確定會(huì)議的形式4安排會(huì)議的議程5決定會(huì)議的時(shí)間6確定會(huì)議的主持人7決定會(huì)議的地點(diǎn)8研究會(huì)場(chǎng)如何布置9確定出席人數(shù)10安排出席者座位11是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12是否安排交通工具13是否安排與會(huì)者住宿14是否發(fā)出了會(huì)議通知15確定視聽(tīng)材料16確定輔助教材17準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19確定相關(guān)資料20是否安排會(huì)后活動(dòng)并做好通知會(huì)議的四個(gè)階段執(zhí)行產(chǎn)生結(jié)果階段正?；e極工作階段爭(zhēng)論摸底階段形成安撫階段會(huì)議結(jié)束總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估這次會(huì)議對(duì)你有用嗎是或否你暢所欲言了嗎是或否你對(duì)會(huì)議的主持方式滿(mǎn)意嗎是或否作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎是或否你有何其他意見(jiàn)嗎是或否會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)跟跟跟主持會(huì)議與參與會(huì)議主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度如何開(kāi)場(chǎng)背景除了會(huì)議召開(kāi)的背景，也可讓與會(huì)人員自我介紹，并說(shuō)明對(duì)會(huì)議的期待，以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽會(huì)議目的議程會(huì)議期待與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多地獲取信息耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)積極傾聽(tīng)的技巧什么是傾聽(tīng)傾聽(tīng)與你是否同意其他人的講話(huà)是毫無(wú)關(guān)系的。傾聽(tīng)就是接收到其他人所講的一切。傾聽(tīng)就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽(tīng)中的障礙聽(tīng)的速度說(shuō)的速度聽(tīng)力測(cè)試1商店打烊時(shí)學(xué)會(huì)聽(tīng)要學(xué)會(huì)聽(tīng)，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見(jiàn)解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì)或動(dòng)作。不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。采用合適的態(tài)度傾聽(tīng)能力測(cè)試2你是哪種態(tài)度積極傾聽(tīng)重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說(shuō)的話(huà)或者直接引用他的話(huà)或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話(huà)積極傾聽(tīng)重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗(yàn)本人是否聽(tīng)懂了對(duì)方的意思可以證實(shí)本人聽(tīng)懂了對(duì)方的意思檢驗(yàn)服從個(gè)人動(dòng)機(jī)。證實(shí)則是關(guān)系到剛剛說(shuō)話(huà)的人，這樣他便確信自己的話(huà)對(duì)方已經(jīng)明白可以使討論繼續(xù)下去當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對(duì)方繼續(xù)說(shuō)下去、進(jìn)一步表達(dá)。在曲解了本意的情況下，或是解釋得過(guò)了分，對(duì)方會(huì)立刻糾正，詳細(xì)解釋?zhuān)恼e(cuò)處。重新組合重新組合可以在會(huì)面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會(huì)幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶?chǎng)合下發(fā)言，使他們的話(huà)更好被人們聽(tīng)進(jìn)去；使那些原本沒(méi)有理解的或是沒(méi)有聽(tīng)見(jiàn)的人重新跟上發(fā)言者的話(huà)。積極傾聽(tīng)就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解積極傾聽(tīng)在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)當(dāng)對(duì)方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí)聽(tīng)用口去聽(tīng)用耳朵聽(tīng)；用眼睛看用心聆聽(tīng)聽(tīng)提問(wèn)題的技巧封閉式問(wèn)題你是哪里人你多大啦結(jié)婚了嗎開(kāi)放式問(wèn)題這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話(huà)很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容提問(wèn)題提問(wèn)題增強(qiáng)你的控制能力，牢記空投指定站在對(duì)方的角度思考問(wèn)題提問(wèn)題時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題問(wèn)題過(guò)于寬泛開(kāi)始的問(wèn)題太難問(wèn)引導(dǎo)性問(wèn)題可能是最封閉的問(wèn)題提問(wèn)之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問(wèn)的內(nèi)容高效會(huì)議的八大特征1只有在必要時(shí)才召集2仔細(xì)籌劃過(guò)3擬定和分發(fā)了議程表4遵守時(shí)間5一切按計(jì)劃進(jìn)行6邀請(qǐng)了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人7作出了結(jié)論和歸納8記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人決策方式一致通過(guò)法多數(shù)票通過(guò)法領(lǐng)導(dǎo)決定法阿羅悖論影響群體決策的因素1心理定勢(shì)2自尊、自信3從眾行為4合理化動(dòng)機(jī)5權(quán)威效應(yīng)6責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移會(huì)議成功的小竅門(mén)在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行評(píng)判竅門(mén)一視頻案例頭腦風(fēng)暴學(xué)員演練決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開(kāi)竅門(mén)二奧美廣告大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)竅門(mén)三會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板竅門(mén)四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖制造幽默的會(huì)議氛圍竅門(mén)五奧美廣告的文字接龍游戲適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門(mén)六會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最佳時(shí)機(jī)鼓勵(lì)積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題克服脾氣假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn)目的說(shuō)服方式切身利誘煽情說(shuō)服型PERSUASIVE說(shuō)服方式FACTS無(wú)可爭(zhēng)辯的事實(shí)IMPLICATIONRESULTINGFROMFACTS事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果COUNTERPOSITION/YOURPOSITION對(duì)方位置/我方位置說(shuō)服方式FEATURE特點(diǎn)ADVANTAGE優(yōu)勢(shì)BENEFIT好處123四種說(shuō)服型方式1ANALYTICALAPPROACHPRESENTFACTS,LOGICSOUNDREASONING曉之以理2CONSEQUENCEAPPROACHPRESENTREWARD/PUNISHMENTS誘之以利唬之以害四種說(shuō)服型方式3MANAGEMENTBYOBJECTIVEAPPROACHPRESENTYOURPOSITIONINENTHUSIASTIC,GOALORIENTEDTERMS目標(biāo)管理4EMOTIONALAPPROACHPRESENTYOURPOSITIONINDRAMATICTERMSTHATWILLAPPEALTOLISTENERSHEARTSMINDS動(dòng)之以情會(huì)議的四大惡習(xí)會(huì)而不議議而不決決而不行行而不實(shí)七種會(huì)議陷阱員工會(huì)議太頻繁會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)會(huì)前缺乏準(zhǔn)備主持人話(huà)說(shuō)得太多討論結(jié)構(gòu)松散發(fā)言?xún)?nèi)容重復(fù)會(huì)議常流于形式會(huì)議的十大致命傷1沒(méi)有議程2跑題，偏離討論主題3主持人不能拍板決定4少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見(jiàn)無(wú)法流暢地溝通5一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法會(huì)議的十大致命傷6沒(méi)有沒(méi)有設(shè)法先了解別人的觀點(diǎn)而經(jīng)常打斷別人的談話(huà)設(shè)法先了解別人的觀點(diǎn)而經(jīng)常打斷別人的談話(huà)，強(qiáng)行、迫切表達(dá)自己的觀點(diǎn)，造成爭(zhēng)辯，或彼此，強(qiáng)行、迫切表達(dá)自己的觀點(diǎn)，造成爭(zhēng)辯，或彼此爭(zhēng)奪資源，或邀功討好，將會(huì)議作為明爭(zhēng)暗斗或刻爭(zhēng)奪資源，或邀功討好，將會(huì)議作為明爭(zhēng)暗斗或刻意展示才華的意展示才華的場(chǎng)合場(chǎng)合7在在會(huì)議中，有結(jié)論但沒(méi)有做出決議，或決議中無(wú)行會(huì)議中，有結(jié)論但沒(méi)有做出決議，或決議中無(wú)行動(dòng)計(jì)劃及明白責(zé)任動(dòng)計(jì)劃及明白責(zé)任歸屬歸屬會(huì)議的十大致命傷8與會(huì)人員不對(duì)，即參與會(huì)議的人員與會(huì)議主題相關(guān)性不大9會(huì)議場(chǎng)所不佳，易于分心，會(huì)議人員頻頻進(jìn)出，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情，破壞會(huì)議的氣氛10與會(huì)者沒(méi)有充分準(zhǔn)備參會(huì)者的守則和責(zé)任V會(huì)前充分準(zhǔn)備V會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)V以解決問(wèn)題為己任V開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)V盡可能多的獲取信息V耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)V勇于發(fā)言，言之有物V不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊V避免不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言V會(huì)后總結(jié)如何處理會(huì)議中的沖突決斷滿(mǎn)足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競(jìng)爭(zhēng)（暴力）協(xié)作決斷不決斷會(huì)議記錄V會(huì)議記錄者的功能V誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者V對(duì)會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能V僅次于主持人V記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序V協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會(huì)議記錄者的才能V反應(yīng)快V打/寫(xiě)字快V知識(shí)面廣V記憶力特別強(qiáng)V組織能力強(qiáng)V傾聽(tīng)能力強(qiáng)V總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議記錄的10大建議V對(duì)重要的會(huì)議可進(jìn)行錄音V定期召開(kāi)的會(huì)議不用錄音V大多數(shù)會(huì)議應(yīng)指定記錄者V記錄者的筆記流暢不失真V會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面V會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確V會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容V會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理V與主席共同修正錯(cuò)誤部分V紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會(huì)者團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠團(tuán)體思維團(tuán)體極化會(huì)后跟進(jìn)V作為參與者的會(huì)后跟進(jìn)V作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)V自我評(píng)定V怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量V關(guān)于習(xí)慣參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容V拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀V分析不同參會(huì)者的眾生相V考慮自己任務(wù)的完成方法V會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開(kāi)始主持人的會(huì)后跟進(jìn)1請(qǐng)大家填寫(xiě)會(huì)議評(píng)估表2針對(duì)意見(jiàn)做出改進(jìn)措施3詢(xún)問(wèn)和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)5如有需要找高層協(xié)助6如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議7會(huì)議之后檢討得失主持人會(huì)后自我評(píng)定問(wèn)卷（一）1在開(kāi)會(huì)中有沒(méi)有人誤解過(guò)我的意思2我有沒(méi)有在別人談話(huà)時(shí)跳到其他話(huà)題3有沒(méi)有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容4面對(duì)別人說(shuō)話(huà)的時(shí)候是不是很緊張?zhí)幚碚f(shuō)話(huà)緊張最好的方式是排練主持人會(huì)后自我評(píng)定問(wèn)卷（二）5是否遇到只有主持人說(shuō)話(huà)而沒(méi)人參與6談話(huà)結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思7在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問(wèn)8總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎9是否提前考慮把復(fù)雜的問(wèn)題用平易近人的方法表達(dá)出來(lái)10是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問(wèn)大家還有什么問(wèn)題嗎提高下次會(huì)議質(zhì)量V只有必要時(shí)才開(kāi)會(huì)V會(huì)前要做準(zhǔn)備V事先頒發(fā)議程V準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束V有意識(shí)把握會(huì)議的