華軟云酒店管理系統(tǒng)操作手冊廣州易華軟件科技有限公司二0一二年六月二十八日目錄第一章、系統(tǒng)介紹1、系統(tǒng)說明2、功能介紹第二章、操作說明1、登陸系統(tǒng)2、退出系統(tǒng)3、預訂系統(tǒng)4、接待系統(tǒng)5、收銀系統(tǒng)6、查核系統(tǒng)7、應(yīng)收賬系統(tǒng)8、管家系統(tǒng)9、客歷系統(tǒng)10、合約系統(tǒng)11、報表系統(tǒng)12、查找系統(tǒng)13、事務(wù)系統(tǒng)14、系統(tǒng)設(shè)置15、經(jīng)理圖表第一章、系統(tǒng)介紹一、操作說明1、開發(fā)背景我公司是一家專業(yè)從事酒店管理系統(tǒng)開發(fā)的公司，從1992年開始開發(fā)和銷售自己的酒店管理系統(tǒng)，早期的DOS版系統(tǒng)開發(fā)是在一家五星級酒店中實地進行的，并在其他酒店得以應(yīng)用和不斷完善，其功能全面、實用，在國內(nèi)擁有一百多家用戶，為順應(yīng)市場的變化，從98年開始，在DOS系統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，開始開發(fā)WINDOWS平臺的系統(tǒng)，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星級酒店管理系統(tǒng)，然后在多家酒店實地應(yīng)用，版本已多次升級。2、系統(tǒng)特點O我們的開發(fā)與設(shè)計人員本身就有多年外資酒店工作經(jīng)驗，熟悉國際酒店實際運作與工作慣例，開發(fā)的WINDOWS版酒店電腦管理系統(tǒng)，在功能上完全符合國際化酒店管理的需要。O系統(tǒng)的前后端皆使用MIRCOSOFT公司的開發(fā)工具，前端為VS開發(fā)語言，其控件豐富，后端使用SQLSERVER數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)更加安全可靠，易于維護。O充分吸收五星級酒店的管理經(jīng)驗，系統(tǒng)設(shè)計面向酒店業(yè)務(wù)流程。整體性能好、系統(tǒng)穩(wěn)定。尤其在操作具有操作合理、簡潔的特點。例如在動態(tài)房間狀況表上，及時占用率顯示，并可以直接選擇凈房賣房。填寫客單時可以方便查詢客人的客歷檔案、合約資料，提供自動選房功能。O房間動態(tài)可售情況表結(jié)合售房預測功能，為酒店每一天的房間預訂提供準確、及時的數(shù)據(jù)，幫助訂房員合理掌握散客和團隊的訂房比例，提高酒店的平均房租。在售房和動態(tài)房間狀況表中，圖示出當日和未來三十天內(nèi)每間房的預訂和占用情況，保證用房的合理性。O可以在同一界面下處理散客、團隊和特殊公司的帳務(wù)，支持現(xiàn)金、支票、信用卡、街帳、應(yīng)收掛帳等多種付款方式。同一筆帳務(wù)支持多幣種結(jié)算。O特別設(shè)計的聯(lián)房功能。系統(tǒng)支持任意帳號之間的任意帳務(wù)的轉(zhuǎn)帳功能，特別為提高前臺收銀處的效率，設(shè)計了連接多間散房的聯(lián)房功能，使相聯(lián)房間之間的轉(zhuǎn)帳輕松自如。O獨特的假日及周末調(diào)租，在假期到來時，自動上調(diào)規(guī)定房價類的住客的房租；對合約單位更設(shè)置了平日、周末、周日、假日的四種房價類別。O同一客單包含內(nèi)賓、外賓需要登記的全部信息，按需填寫，方便了前臺的接待的入住登記和客人查詢工作。O全操作跟蹤，記錄客單修改的每個細節(jié)，記錄房態(tài)變化過程等等。O接口齊全，包括證件掃描、電話計費、電話PMS、VOD系統(tǒng)、門鎖等。在前臺系統(tǒng)中內(nèi)置的制賓客卡功能，可以大大提高服務(wù)質(zhì)量和接待客人的入住的效率，并實現(xiàn)酒店的一卡通功能；同時可以制作賓客參觀卡（限制1小時內(nèi)有效）。O可掛接華軟的其他子系統(tǒng)（外接系統(tǒng)），如一卡通管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)CRM等，可實現(xiàn)一次登錄。二、功能介紹預訂處理散客的新預訂，包括自動派房、手動派房；客歷預訂；合約預訂；復制已有客單資料到新預訂單等等。預訂功能可隨時查詢天以內(nèi)酒店客房預售一覽表，及可售房間數(shù)，可查詢某間客房預訂情況（無限期）。對常客可使用系統(tǒng)的客歷資料預訂及配房，可大大減少資料的輸入，預定系統(tǒng)還具有超售警示（允許超預定）的功能。接待處理散客的新入住，包括自動派房、手動派房；客歷入?。缓霞s入?。讳浫腙P(guān)注信息；復制已有客單資料到新入住單；打印客人登記單等等。接待功能對客人的入住分為多種，可以靈活地處理各類客人的入住。對于散客步入，系統(tǒng)可以自動檢測該客人是否回頭客，如果是回頭客系統(tǒng)自動調(diào)用其客歷資料填寫客單無須客人自已填單，給客人一種“賓至如歸”的感受。如果客人是首次住店，系統(tǒng)將根據(jù)操作者的意愿自動建立其客歷資料。系統(tǒng)具有快速入住方式，平均入住時間不超過十秒鐘?？梢愿鶕?jù)用戶的需要,連接指定的專用證件掃描儀,頭像自動剪切、文字自動識別，減少漢字錄入,提高接待效率。錄入關(guān)注事件信息，方便管理客人從入住到離店期間的所有事件，如客人要求、房價變更、特別關(guān)照等，可以做到預先設(shè)定，提前提示；人人（接待員）皆知，事事不漏；達到提高內(nèi)部管理水平和對客服務(wù)質(zhì)量。聯(lián)房便于多間同住客房由其中某間房的客人統(tǒng)一結(jié)帳時的查詢和帳務(wù)處理，方便、快捷。收銀包括的功能有記帳、結(jié)帳、退房、加押金、查帳、恢復帳、轉(zhuǎn)入其它房帳或團體帳或公司帳或同住單帳、設(shè)置跑單、限制消費、客用保險箱管理等，收銀系統(tǒng)可以對住客、團體和公司設(shè)有帳號的可簽單的單位進行各種帳務(wù)處理。收銀功能把退房的責任設(shè)在總臺收銀處，其優(yōu)點是完全解決了漏帳問題，把跑單的機會減至最低。每一個客人從預訂房間起系統(tǒng)內(nèi)已自動產(chǎn)生了該客人的帳號，在客人入住前只允許加入押金，入住后方能加入其它消費。住店的客人享受酒店的短期貸款，可以在酒店絕大部分的營業(yè)場點簽單，這將刺激客人的消費心理，增加酒店的收入，記帳功能主要加入酒店暫無聯(lián)網(wǎng)消費場點住客消費、賠償、日租、特別消費等全部類別的消費。酒店管理者還可根據(jù)客人的情況鎖住其帳號，以限制其消費。收銀系統(tǒng)的結(jié)帳又與其它營業(yè)場點不同，前臺的結(jié)帳允許客人一帳多單，分期結(jié)帳、分類結(jié)帳等，系統(tǒng)還獨特設(shè)計了萬能分類的功能，可以滿足客人的任何苛刻的要求。退房功能將自動檢測A、客人的帳務(wù)余額為；B、客人帳號下的帳項為空；C、保險箱鎖匙已歸還（如曾借用），否則系統(tǒng)拒絕退房從而保證了酒店方面不受任何損失另一方面也保證了客人也不受損失（如余額為負）轉(zhuǎn)帳功能也具有萬能分類的功能，既不但可以把幾個帳號的消費轉(zhuǎn)入另一帳號也可把某一帳號特定時期內(nèi)特定幾類消費轉(zhuǎn)入另一帳號，轉(zhuǎn)帳帳項將留下記號并且留下記錄以方便查核人員核對。對團體結(jié)帳與對其它客人結(jié)帳相同，而團體退房則采用全自動方式，不必一一地輸入房號，如果系統(tǒng)檢測到某團的成員全部已退房，團主單也隨即自動退出。查核主要功能包括查帳、校驗糾錯、試算平衡、開戶、應(yīng)收帳、匯率設(shè)置。查帳功能包括查總收入帳、總消費帳等。其中總收入帳和總消費帳又可指定某一日和某一收銀員的經(jīng)手項目，大大方便了查核人員的工作。系統(tǒng)保留了任何入住過客人的（根據(jù)硬磁碟的容量而決定，如果足夠充足可以保留數(shù)年至數(shù)十年）全部資料，所以可以方便查到某一客人某年某日的全部消費和承付。校驗糾錯功能對查核人員來說會使用的非?！暗眯膽?yīng)手”。開戶功能可以為其他的營業(yè)場所和可簽單的公司設(shè)置帳號，實現(xiàn)收銀員對無房或非團體的客人和部門進行帳務(wù)處理。管家主要是把前臺的售房與管家部的備房信息關(guān)連起來，它包括設(shè)置各種房態(tài)凈房、臟房、壞房及取消壞房、差異房等；拾物管理；客房消費記帳；動態(tài)新入住、新離店顯示等。可以在房態(tài)表上任意選擇一間房或多間房進行設(shè)置房態(tài)。房間狀態(tài)和住客查詢方便了管家部管理人員掌握前臺的第一手資料，而房間狀態(tài)的設(shè)置則向前臺提供了售房依據(jù)，電腦網(wǎng)絡(luò)線取代了電話傳遞，快速而準確。客況查詢將自動從前臺住店客單中篩選出十五分鐘以內(nèi)入住的房間以方便管家部通知房間服務(wù)員做應(yīng)做的工作。房間信息管理，包括房間基本信息、設(shè)備管理，維修管理等?？蜌v設(shè)計了完善的客人資料自動記錄、自動查詢系統(tǒng)，它包括客人資料手工輸入、客人資料查詢與修改、設(shè)置黑名單、入住客人自動歸入客歷等。手工輸入客歷是指尚未入住酒店但有可能將來入住的社會名流、政府要員，以及通輯犯、社會流氓、某類女性等（入黑名單），自動輸入將把首次入住酒店的客人（如必要）的資料自動產(chǎn)生一個新的客歷檔案。凡是在酒店有客歷檔案的住客，在退房時系統(tǒng)將自動在其檔案中增加一客歷記錄，如果該客人跑單其客歷檔案自動轉(zhuǎn)入黑名單。當某客人入住時，可利用客歷入住方式自動在客歷系統(tǒng)中查詢該客人的歷史資料，如果查到電腦將自動填入客人資料于客單中，無需客人填單。合約隨著酒店業(yè)之間的競爭日異激烈，酒店的市場銷售越來越受到重視，與一些公司和單位簽訂住房合約并給以適當?shù)膬?yōu)惠以吸引更多的客源則是酒店經(jīng)營者的一項重要銷售工作方法。凡是與酒店簽約的單位，即可把其資料輸入電腦，事后可以隨時查詢和修改，凡是該單位入住的人員，在客單上可自動填入住的人員，在客單上可自動填入單位名稱，其離店后，電腦自動將其入住天數(shù)記入其單位資料內(nèi)以便酒店管理者隨時掌握該單位總的入住情況，以確定是否與其更加優(yōu)惠的條件。會員為穩(wěn)定酒店的客源市場，鼓勵客人常來消費，酒店需要把這些客人發(fā)展為自己的會員，享受酒店給予的優(yōu)惠和獎勵。同時可以吸引新的客人，因此會員制的建立是酒店經(jīng)營者的一項重要銷售工作方法。凡是酒店的住客，都可以發(fā)展為酒店的會員，通過會員系統(tǒng)錄入其資料，按照設(shè)定的規(guī)則，在客人入住時填入會員卡號，系統(tǒng)就可以自動進行消費積分，同時入住時也可以方便地查詢積分，對符合積分條件的可以進行積分兌獎。會員檔案一旦建立后，可以隨時查詢該會員的消費和積分兌獎情況，以便酒店管理者隨時掌握全部會員的詳細消費情況，以確定制定更好的銷售獎勵政策，進一步提高酒店的經(jīng)營效益。應(yīng)收應(yīng)收即指應(yīng)收賬務(wù)管理系統(tǒng)。對于在酒店月結(jié)消費的客人，建立應(yīng)收帳號（財務(wù)應(yīng)收帳科目編號），其消費通過收銀系統(tǒng)，可以自動轉(zhuǎn)掛到對應(yīng)的應(yīng)收帳目下，便于查詢和結(jié)算。應(yīng)收帳系統(tǒng)同時也提供了手動記掛消費功能，可以進行帳務(wù)調(diào)整。配額配額管理系統(tǒng)。對于一些合約單位，其一段時間的用房數(shù)是一定，為了保證酒店的最合理配房，需要對其用房進行數(shù)量上的精確控制。在旺季按配額售房可以保證較好的平均租，在淡季可以加大配額量，提高住房率。報表可以打印出與營業(yè)有關(guān)的各種數(shù)據(jù)，分以下幾類接待處報表有客房占用分類表、房客姓名分類表、房客抵達分類表、房客離店統(tǒng)計表、房客國籍統(tǒng)計表、客房轉(zhuǎn)房改租表、客房取消統(tǒng)計表、預定未到統(tǒng)計表、客房房租分析表、客房特殊房價表、經(jīng)營分析統(tǒng)計表、日租統(tǒng)計報告表、團體名單統(tǒng)計表、團體抵達分類表、團體離店分類表、團體主單報告表、住客戶口申報表、當前房間狀況表、當前壞房報告表、合約銷售報告表、銷售預測分析表。收銀處報表有收入統(tǒng)計報告表、消費統(tǒng)計報告表、住客帳務(wù)報告表、跑單統(tǒng)計報告表、信用卡統(tǒng)計報表、支票統(tǒng)計報告表、催帳統(tǒng)計報告表、轉(zhuǎn)帳統(tǒng)計報告表、借貸總表。其他報表。查找其功能是本系統(tǒng)中查詢客單的最強大的功能，它對各種狀態(tài)的客單進行查詢及相關(guān)操作，真正體現(xiàn)面向?qū)ο螅蛦危┑奶幚矸绞剑梢詫Σ榈降目蛦芜M行諸如預訂入住、修改、取消、查帳等操作。事務(wù)處理包括續(xù)住、解鎖、數(shù)據(jù)整理、日截、修改密碼功能。續(xù)住功能可以實現(xiàn)對當日預期離店而未離店的客單自動延期離店一天；解鎖對在操作中因各種原因鎖住而無他人使用的客單、團單或公司單進行解鎖，以便他人可以正常使用；整理數(shù)據(jù)指根據(jù)當前客單、團單、壞房單等重新計算可售情況和房間狀態(tài)；日截功能是對系統(tǒng)在一個自然日內(nèi)所有工作的總結(jié)束，日截過程包括自動產(chǎn)生每一房間的一天房租（加服務(wù)費）、轉(zhuǎn)移已離店兩天的客單至歷史數(shù)據(jù)庫、清除作廢數(shù)據(jù)、生成經(jīng)營統(tǒng)計表和收銀借貸總表等。日截每日必須做一次，且只能做一次。團體功能包括對旅行社組織的旅行團、銷售部組織的會議團和散客自組團的預訂和入住等各種事務(wù)主要功能有團體預訂、團體修改、團體取消、團體入住、團體排房、排房取消、查看團房、散客入團、團員離團等。設(shè)置包括對系統(tǒng)基本參數(shù)如是否收服務(wù)費、收百分之幾服務(wù)費等；另外還可以設(shè)置假期、鎖房、國籍代碼、銷售代表、客源碼、記帳代碼、收款代碼、修改房價。用戶管理功能包含在此設(shè)置功能中；用戶管理包括添加用戶、修改、刪除等，以及密碼設(shè)置和權(quán)限設(shè)置。經(jīng)理是為酒店管理者進行經(jīng)營分析而設(shè)置的，可以實時統(tǒng)計顯示當前的經(jīng)營情況，回顧查詢顯示往日的經(jīng)營情況以及五年間的年或月或某年十二個月的住房率和營業(yè)收入，并設(shè)有圖形顯示，一目了然。動態(tài)房間狀況表是售房的重要工具，也是管理人員動態(tài)掌握了解當前酒店房間情況的必部可少的工具；此表動態(tài)顯示酒店全部的每間房是凈房、臟房、壞房或經(jīng)理是否鎖房、以及管家部與前臺接待之間是否有房間狀態(tài)差異等信息，并可顯示每種房態(tài)在總房數(shù)中的比例。可以按房類、樓、層進行篩選顯示。房態(tài)表反映每間房的狀態(tài)可達十多種，同時可以方便地顯示住客的摘要信息、房間信息資料；對每間房可以根據(jù)其狀態(tài)執(zhí)行相應(yīng)的右鍵操作，如修改客單；其下端可伸縮的面版，顯示了30天的狀況，同時對住客可以使用拖動滑鼠進行續(xù)住延期。從房態(tài)表可以方便地切換到可售表。動態(tài)房間可售情況表也是售房的重要工具，尤其是對客人的訂房起著重要的作用，它及時動態(tài)地反映出當前每類房30天內(nèi)的每一天中還有多少間房可以出售；更提供了從某天起30天內(nèi)每類房每天的出售情況的功能，強大的銷售預測功能，可以準確預測任何時期的售房情況（可以細致到每一種房類和價類上）。提供的圖形顯示，更加一目了然?？梢约皶r查詢統(tǒng)計配額的使用情況（購買了配額功能的）。從可售表可以方便地切換到房態(tài)表。天氣報告功能是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由一般由酒店的總機話務(wù)員輸入，最多可反映一周的天氣情況，如氣溫、風力、紫外線系數(shù)等。世界時間功能是為提供客人詢問而設(shè)置的，它以北京時間為準，可以及時查詢到當前世界其他主要城市的當?shù)貢r間。保險箱功能使前臺收銀處管理保險箱非常方便；可以根據(jù)具體情況設(shè)置或取消保險箱的編號，方便處理客人的借還業(yè)務(wù)，如果客人借用了保險箱在退房前未歸還，退房時系統(tǒng)將自動提示。常用信息功能是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由前臺規(guī)定的人員輸入有關(guān)的常用信息資料，供大家共享，及時為客人的詢問提供咨詢服務(wù)。例如航班、列車、長途汽車等時刻表，其他酒店和景點情況，政府機關(guān)和公共機構(gòu)的電話地址等信息，以及內(nèi)部營業(yè)場所營業(yè)時間、電話及內(nèi)部所有電話等資料。電話PMS功能可以在前臺系統(tǒng)于電話交換機之間實現(xiàn)自動功能，如在客人入住或離店時可以自動打開或關(guān)閉其入住房間的外線、批量設(shè)置團房的叫醒時間、設(shè)置房間的留言燈、或其他交換機提供的PMS功能。是否可以實現(xiàn)，要看酒店的電話交換機是否提供了相應(yīng)的功能和技術(shù)支持。門鎖接口功能一般的酒店都使用IC卡門鎖，其好處是顯然的。接待員可以在自己工作的電腦上完成客人入住的全部程序派房、辦理入住登記、制鑰匙等而不用更換電腦、甚至在客人多時排隊等候制卡。收銀電腦配置IC卡讀寫設(shè)備，可以實現(xiàn)酒店內(nèi)的一卡通服務(wù)。退出功能有兩個作用一是真正退出應(yīng)用系統(tǒng)，如要離開準備關(guān)閉電腦；二是操作員可以臨時退出，即換更，以便離開或讓他人使用電腦，避免自己的代碼被他人使用。第二章、操作說明一、登陸系統(tǒng)酒店前臺管理系統(tǒng)使用授權(quán)密碼進入方式。運行酒店管理系統(tǒng)的方法有如下1）雙擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標2）點擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標后，按回車鍵ENTER3）點擊桌面任務(wù)欄上的“開始”按鈕“程序”“酒店管理系統(tǒng)”注桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標一般為啟動服務(wù)器端的執(zhí)行程序的快捷方式。連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器系統(tǒng)提供連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器對話窗，可以方便地解決數(shù)據(jù)庫的連接問題。運行酒店前臺管理系統(tǒng)，立即進入連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器對話窗，顯示如下、對話窗說明1）選擇框不顯示對話框N的作用當勾選此選項，則在第一次正確連接后，下次運行酒店前臺管理系統(tǒng)時，系統(tǒng)不再顯示此連接窗；否則每次都會顯示此連接窗，但對話窗中的輸入框的內(nèi)容會自動顯示為上次連接輸入的信息；2）選擇框如果服務(wù)停止則啟動T只適用于數(shù)據(jù)庫安裝在本機的單機運行環(huán)境；3）導入I、導出E功能是只適用于數(shù)據(jù)庫安裝在本機的單機運行環(huán)境，其操作非常簡單，依照詳細的操作提示即可順利完成。操作步驟1）按照對話窗的顯示，輸入（或點擊服務(wù)器名稱文本框右則的按鈕查找選擇服務(wù)器）服務(wù)器名稱、連接數(shù)據(jù)庫的授權(quán)用戶名和密碼、主數(shù)據(jù)庫名和備份數(shù)據(jù)庫名，勾選不顯示對話框，也可不勾選。2）點擊確定O按鈕，系統(tǒng)立即進行自動連接。如果輸入有任何的錯誤，都不能正確連接，系統(tǒng)會給出相應(yīng)提示；如果輸入正確，系統(tǒng)首先開始連接服務(wù)器，進行系統(tǒng)連接初始化，提示窗體如下圖如果連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器成功，提示如下，并立即顯示進入酒店前臺管理系統(tǒng)的登錄系統(tǒng)提示窗。如果系統(tǒng)沒有注冊，系統(tǒng)會提示，并請求注冊。參見“注冊”操作說明。如果不能正確連接到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，提示如下登錄系統(tǒng)1）啟動初始化系統(tǒng)后，直接彈出“輸入密碼”窗口。如果初始化系統(tǒng)失敗，系統(tǒng)會給出提示信息。此時應(yīng)聯(lián)系你的系統(tǒng)管理員來檢查電腦、網(wǎng)絡(luò)連接、ODBC配置等。2）系統(tǒng)已開始使用，執(zhí)行了“換更”操作后要重新進入系統(tǒng)，可以有兩種方式按快捷鍵CTRLF4，彈出“登錄”窗口。用鼠標點擊系統(tǒng)的菜單欄上的“業(yè)務(wù)W”項出現(xiàn)下拉菜單，點擊“換更登錄CTRLF4”菜單，彈出“登錄”窗口。用戶必須輸入自己的用戶名和密碼口令，輸入的名字不分大小寫，輸入的密碼區(qū)分大小寫；輸入用戶名和密碼后點擊“確定”，如果輸入正確，立即進入系統(tǒng)，否則系統(tǒng)提示名字或密碼錯誤，要求重新輸入。顯示如下正確進入系統(tǒng)，系統(tǒng)主界面顯示如下二、退出系統(tǒng)退出系統(tǒng)的方法1）在“主菜單”窗體上，點擊工具欄上按鈕。系統(tǒng)彈出提示窗體如下點擊是Y按鈕，退出系統(tǒng)，回到WINDOWS桌面。點擊否N按鈕，系統(tǒng)關(guān)閉所有已打開的窗體，回到系統(tǒng)主窗體。這是其他人可以使用自己的密碼進入系統(tǒng)。點擊取消按鈕，關(guān)閉提示窗體。2）點擊主窗體的關(guān)閉窗體按鈕或點菜單“業(yè)務(wù)“關(guān)閉系統(tǒng)“，系統(tǒng)彈出提示窗體如下點擊是Y按鈕，退出系統(tǒng)，回到WINDOWS桌面。點擊否N按鈕，關(guān)閉該提示窗體。三、預訂系統(tǒng)1、客人預訂客人預訂也稱為散客預訂。進入預訂系統(tǒng)后，點擊右部豎式菜單上的客人預訂菜單條，系統(tǒng)彈出新的散客預訂窗體，如下圖示在散客預訂中，可以1）直接輸入客人的資料填寫預訂客單；2）查找客歷資料來填寫預訂客單；3）查找合約資料來填寫預訂客單；4）查找已存在的客單復制后粘貼填入預訂客單；直接輸入客人的資料填寫預訂客單在通過電話、傳真、EMAIL或面對到來的客人進行預訂確認前，我們需要知道，在客人要求的時間段內(nèi)，酒店是否有房間可以預訂。因此首先點擊自動排房按鈕，進入自動排房系統(tǒng)。當然，如果知道某房類或房間可以預訂出售，可以直接輸入房類或房號，而不必進入自動派房功能或查看房間狀況表或可售情況表。預訂單分兩類，一是房類預訂單，二是房間預訂單。進入自動派房后，系統(tǒng)首先顯示按房類排列的當日起一個月內(nèi)的、每日可售情況表，可以非常方便地知道某時間段內(nèi)，某類房是否有房可賣，然后按ESC鍵或點擊結(jié)束返回按鈕退出“自動派房”窗體界面，回到預訂功能繼續(xù)填寫新預訂單。在自動派房的房類表單中，用鼠標雙擊某房類，會立即列出此類房的全部房間，雙擊選定的房號，系統(tǒng)退出“自動派房”窗體界面，回到預訂功能繼續(xù)填寫新預訂單，此時新預訂單中的房號被自動填入。自動排房功能的操作請參照其說明部分。必須填寫的部分按房類訂房，必須填入房類代碼及訂房間數(shù)（點擊房類下拉框，可列出全部房類代碼及名稱）房價類及房價（點擊房價類下拉框，可列出全部房價類代碼及名稱）抵店日期、離店日期（日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標點擊日期下拉框后在日歷表中點選），日期格式為“YYYYMMDD“年月日）。訂房人姓名（最好再填入住客的姓名，便于查詢）在正確填寫訂房人姓名并光標離開該字段后，工具欄的保存按鈕變亮，表示已經(jīng)可以保存此預訂單。如果國籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時默認是“CHN中國“。保存成功后，該客單的單號（或叫帳號）由系統(tǒng)自動產(chǎn)生。查找客歷資料來填寫預訂客單當是熟客或曾經(jīng)來酒店入住過的客人訂房時，我們可以點擊工具欄上的客人檔案命令按鈕，然后進入客歷查詢系統(tǒng)，輸入客人姓名或客歷號等條件，查出客人資料，在點擊確定按鈕，這時界面回到預訂單，并且可以看到已在單中填入了客人的相關(guān)資料。詳情請參見客歷系統(tǒng)說明查找合約資料來填寫預訂客單當是與酒店簽有合約的公司或旅行社訂房時，我們可以點擊工具欄上的合約單位命令按鈕，然后進入合約查詢系統(tǒng)，輸入單位名稱或合約號等條件，查出此合約單位的資料，在點擊確定按鈕，這時界面回到預訂單，并且可以看到已在單中填入了合約號等的相關(guān)資料。詳情請參見合約系統(tǒng)說明。查找配額點擊房價類前的查找配額按鈕，可以查出指定單位的配額計劃，確認后該預訂客單被標記為使用配額訂房的預訂單；購買了配額系統(tǒng)的用戶，使用該功能有效。查找會員點擊會員卡號前的查找按鈕，可以查出指定會員的信息，確認后該預訂客單被標記上會員卡號；或者直接輸入合法的會員卡號。購買了會員系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便累計和兌獎會員積分。查找應(yīng)收點擊應(yīng)收帳號前的查找按鈕，可以查出指定月結(jié)單位或個人的信息，確認后該預訂客單被標記上應(yīng)收帳號。購買了應(yīng)收帳系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以在客人離店時其消費情況掛入應(yīng)收帳系統(tǒng)。查找客戶點擊客戶代碼前的查找按鈕，可以查出指定客戶的信息，確認后該預訂客單被標記上客戶代碼。購買了CRM系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便統(tǒng)計客戶消費情況。2、團體預訂點擊工具欄上的團體按鈕進入團體管理功能，示圖如下點擊添加新團按鈕，系統(tǒng)彈出新的團體預訂窗體。團體預訂窗體的圖示如下操作說明輸入團體編號（簡稱團號）。團號的長度是八位，其格式為AAAA，A代表AZ的大寫字母，代表數(shù)字09；如果輸入的是小寫字母，自動轉(zhuǎn)換為大寫；團號的前三位字母一般是團名的字母縮寫，中間四位一般是團體的抵店日期（幾月幾號），最后一位字母是區(qū)別碼，區(qū)分同一團名同一天的兩個以上的團體預訂。注意，團體主單的團號與團體的帳號是不一致的。在我公司的早期版本中團體主單的團號與團體的帳號是相同的。在團號的后面是團體的分類，是下拉框，鼠標點擊或鍵盤的光標鍵可以選擇。系統(tǒng)中規(guī)定了三中類別分別是“T旅行團“、“M會議團“、“S自組團“（或稱為散客團），默認是“T旅行團“。團體名稱、組團單位、抵店日期、離店日期是必須填入的，日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標點擊日期下拉框后在日歷表中點選；日期格式為“YYYYMMDD“年月日）。如果國籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時默認是”CHN中國“。必須在保存預訂單后，才可以進行團體的確認訂房，點擊保存按鈕確認存盤。點擊確認房數(shù)按鈕可以進行團體訂房的房類、房價、抵店日期、離店日期、確認訂房數(shù)等輸入。輸完一行后下移光標，系統(tǒng)提示是否提交，如選是，則此行輸入立即生效。然后在新行上可以輸入另一房類的訂房確認。注意，團體編號不能手工輸入，在提交時系統(tǒng)會自動填入。房類代碼可以去點擊下拉箭，由彈出的列表框選擇填入或鍵盤直接輸入。3、修改預訂1）、修改客人預訂單（客單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵雙擊點選一條預訂記錄，或用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，系統(tǒng)彈出預訂窗體，點擊修改即可修改訂單，如下圖示2）、修改團體預訂單（團單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵雙擊點選一條預訂記錄，或用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在右手菜單區(qū)中點擊修改預訂菜單條，系統(tǒng)彈出修改預訂團單窗體，如下圖示相關(guān)關(guān)于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；關(guān)于預訂客單中的項目和操作，參見客人預訂。關(guān)于預訂團單中的項目和操作，參見團體預訂。4、顯示預訂1）、顯示客人預訂單（客單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊顯示預訂菜單條，系統(tǒng)彈出預訂客單窗體，如下圖示2）、顯示團體預訂單（團單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊顯示預訂菜單條，系統(tǒng)彈出預訂團單窗體，如下圖示相關(guān)關(guān)于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；5、取消訂單1）、取消客人預訂單（客單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊取消預訂菜單條，系統(tǒng)彈出對話窗體，如下圖示輸入取消預訂單的原因后，點擊確定按鈕。預訂單不能被取消的原因1其他人正在修改2預訂單上抵店日期小于當日或產(chǎn)生過帳務(wù)（如加了押金）2）、取消團體預訂單（團單）進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊顯示預訂菜單條，系統(tǒng)彈出預訂團單窗體，如下圖示點擊取消主單按鈕，系統(tǒng)彈出對話窗體，如下圖示點擊是Y按鈕，團體預訂單被取消；點擊否按鈕，取消主單的操作被終止。團體主單不能被取消的原因1確認訂房數(shù)不為零，發(fā)生過入住或退房；2產(chǎn)生過帳務(wù)（如加了押金或記帳）相關(guān)關(guān)于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；6、復制客單進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊復制客單菜單條，系統(tǒng)彈出復制了客單信息的新預訂窗體，如下圖示其他的操作與客人預訂（散客預訂）相同，不同之處是復制了已有預訂客單中的客人資料填入新的預訂單中；請參見客人預訂功能。注意，團體主單沒有復制功能。相關(guān)關(guān)于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；7、預訂排房1）、預訂客單排房進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊預訂排房菜單條，系統(tǒng)彈出客單預訂排房窗體，如下圖示如果預訂客單上的預訂房間數(shù)大于，那么沒排一間房，系統(tǒng)自動生成一張新的預訂客單，直到預訂房間數(shù)為時，預訂客單就是它本身。2）、預訂團單排房進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條預訂記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊預訂排房菜單條，系統(tǒng)彈出預訂團單窗體，如下圖示確認房數(shù)進入如上團體主單后，可以對下方的確認房數(shù)表進行修改和添加，用鼠標點擊帶號的網(wǎng)格時，可以添加新的確認房類。修改或添加后，移動光標到其他行，系統(tǒng)提示“提交改變嗎”，選擇“是”則改變生效。團體排房點擊工具欄上的團體排房按鈕，在下方的確認房數(shù)表旁會顯示開始排房按鈕，選定其中某一房類，即有黑色三角符號提示的行。然后點擊的開始排房按鈕。系統(tǒng)提示輸入排房參數(shù)如下可以調(diào)整的參數(shù)房號范圍，默認范圍00009999。擬排間數(shù)，默認為擬排房類的確定房數(shù)，可以改大或改小來調(diào)節(jié)可選房的范圍。含今日占用房選項勾選后，選出的房號包括了今日預期離店的房間同住客單勾選后，排房產(chǎn)生主單客單的同時，也產(chǎn)生一副單客單。含空臟房勾選后，可排房中包括VD房態(tài)的房間；否則，僅列出VR房。點擊確定，系統(tǒng)自動選出滿足條件的房號，并列表出來供最后確認，顯示如下圖所列出的房號系統(tǒng)會默認前面空凈房的房號，訂幾間默認幾間?？梢渣c擊全清按鈕，所列出的房號全部變?yōu)榛业祝缦聢D，表示沒有房號被選擇。可以點擊單號按鈕，所列出的單號房間前面全部會自動打勾。表示單號房間被選擇?？梢渣c擊雙號按鈕，所列出的雙號房間前面全部會自動打勾。表示雙號房間被選擇。自由選擇用鼠標直接點擊房號前面的小方框打勾。所有打勾的房號就是被選中的房號。當確認要排的房都選上后，點擊生成按鈕，可以看到如圖1提示，確認即可，完成后如圖2提示取消排房點擊工具欄上的中斷排房按鈕。進入取消團體排房操作。顯示的窗體如下團體入住并非全部確認房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。點擊工具欄上的團體入住按鈕。進入團體入住操作。顯示的窗體如下可以點擊全選按鈕，所列出的房號全部變?yōu)辄S底，表示被選擇。全選按鈕變?yōu)槿灏粹o?？梢渣c擊全清按鈕，所列出的房號全部變?yōu)榛业祝缟蠄D，表示沒有房號被選擇?？梢渣c擊單號按鈕，所列出的單號房間全部變?yōu)辄S底。表示單號房間被選擇?？梢渣c擊雙號按鈕，所列出的雙號房間全部變?yōu)辄S底。表示雙號房間被選擇。自由選擇用鼠標直接點擊表格上列出的房號。點擊灰底房號，會立即變?yōu)辄S底；點擊黃底房號，會立即變?yōu)榛业?。所有黃底的房號就是被選中的房號。勾選窗體右側(cè)的“詳細資料”可選框，表格顯示全部排房客單的明細，每行顯示一客單的詳細資料。當確認要住的房都選上后，點擊入住確認按鈕，可以看到選中的房號被一間間地變?yōu)榫G底，最后系統(tǒng)提示選擇的房是否入?。ㄈ缦聢D），確定即完成。如果之前團體主單是預訂狀態(tài)（RE），這時團體主單已由預訂狀態(tài)自動改變?yōu)槿胱顟B(tài)（IN）。相關(guān)關(guān)于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；關(guān)于預訂客單中的項目和操作，參見客人預訂。關(guān)于預訂團單中的項目和操作，參見團體預訂。8、查詢導出進入預訂系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示在豎式菜單區(qū)中點擊查詢導出菜單條，系統(tǒng)彈出提示對話窗體，如下圖示點擊是Y按鈕，開始導出；點擊否按鈕，終止導出操作。開始導出，提示如下圖示導出完成，顯示如下圖示以上是導出結(jié)果在EXCEL中的局部顯示，EXCEL的操作請參見EXCEL的幫助系統(tǒng)。相關(guān)關(guān)于預訂單查詢操作，參見預訂系統(tǒng)介紹中的預訂單查詢操作；四、接待系統(tǒng)1、散客步入散客步入或稱為散客入住。進入接待系統(tǒng)后，點擊左部豎式菜單上的新建菜單條，系統(tǒng)彈出新的散客入住窗體，如下圖示另也可以在房態(tài)界面直接雙擊該房號入住或在房態(tài)點該房使用右鍵入住，如圖所示在散客入住中，可以1）直接輸入客人的資料填寫入住客單；2）查找客歷資料來填寫入住客單；3）查找合約資料來填寫入住客單；4）查找已存在的客單復制后粘貼填入入住客單；5）掃描客人證件，自動識別添入客單。直接輸入客人的資料填寫入住客單在客人辦理入住手續(xù)前，我們需要知道當日到客人離店時間段內(nèi)，酒店是否有房間可以入住。因此首先點擊可售按鈕，進入可售情況查詢。當然，如果知道某房間可以出售，可以直接輸入房號，而不必進入可售功能或查看房間狀況表。進入可售后，系統(tǒng)首先顯示按房類排列的當日起一個月內(nèi)的、每日可售情況表。在可售的房類表單中，用鼠標雙擊某房類，會立即列出此類房的全部VR和VD房間及一個月內(nèi)的預訂情況，雙擊選定合適的房間，系統(tǒng)退出“可售”窗體界面，回到入住功能繼續(xù)填寫新入住單，此時新入住單中的房號被自動填入?？墒酃δ艿牟僮髡垍⒄掌湔f明部分。必須填寫的部分房號，輸入合法的房號后，其房類代碼自動填入。房價類及房價（點擊房價類下拉框，可列出全部房價類代碼及名稱）離店日期（日期的輸入既可鍵盤輸入，也可用鼠標點擊日期下拉框后在日歷表中點選），日期格式為“YYYYMMDD“年月日）。在正確填寫房號，光標離開該字段后，工具欄的保存按鈕變亮，表示已經(jīng)可以保存此入住單，如果僅僅再填入必須填寫的部分如房價類、房價等就保存而不填寫其他資料，就是我們所說的快速開房功能。如果國籍沒有輸入，系統(tǒng)在保存時默認是“CN中國“。保存成功后，該客單的單號（或叫帳號）由系統(tǒng)自動產(chǎn)生。查找客歷資料來填寫入住客單當是熟客或曾經(jīng)來酒店入住過的客人入住時，我們可以點擊工具欄上的客人檔案命令按鈕，然后進入客歷查詢系統(tǒng)，輸入客人姓名或客歷號等條件，查出客人資料，在點擊確定按鈕，這時界面回到入住單，并且可以看到已在單中填入了客人的相關(guān)資料。詳情請參見客歷系統(tǒng)說明。另一種方法直接輸入客人姓名后按回車鍵，如果系統(tǒng)有客人的客歷檔案資料，系統(tǒng)會自動提示。查找合約資料來填寫入住客單當是與酒店簽有合約的公司或旅行社的客人來到時，我們可以點擊工具欄上的合約單位命令按鈕，然后進入合約查詢系統(tǒng)，輸入單位名稱或合約號等條件，查出此合約單位的當日合約房價資料，在點擊確定按鈕，這時界面回到入住單，并且可以看到已在單中填入了合約號等的相關(guān)資料。詳情請參見合約系統(tǒng)說明。查找已存在的客單復制后粘貼填入入住客單如果確認在當前客單資料中已經(jīng)有來辦理入住手續(xù)的客人的客單（入住單），這時可以點擊工具欄上的復制客單命令按鈕，然后進入客單查找系統(tǒng)，輸入客人姓名等條件，查找出客人的客單，在點擊確定按鈕，這時界面回到入住單，并且可以看到已在單中填入了客人的相關(guān)資料。詳情請參見查找系統(tǒng)說明。掃描客人證件，自動掃描識別證件信息后填入客單中系統(tǒng)配置了專用證件掃描儀時，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出掃描識別窗體，詳情請參見證件掃描系統(tǒng)說明。查找配額點擊房價類前的查找配額按鈕，可以查出指定單位的配額計劃，確認后該預訂客單被標記為使用配額訂房的預訂單；購買了配額系統(tǒng)的用戶，使用該功能有效。查找會員點擊會員卡號前的查找按鈕，可以查出指定會員的信息，確認后該預訂客單被標記上會員卡號；或者直接輸入合法的會員卡號。購買了會員系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便累計和兌獎會員積分。查找應(yīng)收點擊應(yīng)收帳號前的查找按鈕，可以查出指定月結(jié)單位或個人的信息，確認后該預訂客單被標記上應(yīng)收帳號。購買了應(yīng)收帳系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以在客人離店時其消費情況掛入應(yīng)收帳系統(tǒng)。查找客戶點擊客戶代碼前的查找按鈕，可以查出指定客戶的信息，確認后該預訂客單被標記上客戶代碼。購買了CRM系統(tǒng)的用戶，使用該功能可以方便統(tǒng)計客戶消費情況。2、團體接待方法一、進入團體系統(tǒng)后，查詢團體主單（參見客單/團單查詢），點擊右部豎式菜單上的團體接待菜單條，系統(tǒng)彈出新的團體接待窗體。方法二、點擊工具欄上的團體按鈕進入團體管理功能，示圖如下對于已有預訂的團體，要入住，必須進行房類的確認和排房，然后進行團體的入住操作。因此，首先是查找預訂或入住的團體主單，具體操作請參閱查找系統(tǒng)（團體）說明。找到預訂團體主單的界面如下確認房數(shù)進入如上團體主單后，可以對下方的確認房數(shù)表進行修改和添加，用鼠標點擊帶號的網(wǎng)格時，可以添加新的確認房類。修改或添加后，移動光標到其他行，系統(tǒng)提示“提交改變嗎”，選擇“是”則改變生效。團體排房點擊工具欄上的團體排房按鈕，在下方的確認房數(shù)表旁會顯示開始排房按鈕，選定其中某一房類，即有黑色三角符號提示的行。然后點擊的開始排房按鈕。系統(tǒng)提示輸入排房參數(shù)如下可以調(diào)整的參數(shù)房號范圍，默認范圍00009999。擬排間數(shù)，默認為擬排房類的確定房數(shù)，可以改大或改小來調(diào)節(jié)可選房的范圍。含今日占用房選項勾選后，選出的房號包括了今日預期離店的房間同住客單勾選后，排房產(chǎn)生主單客單的同時，也產(chǎn)生一副單客單。含空臟房勾選后，可排房中包括VD房態(tài)的房間；否則，僅列出VR房。點擊確定，系統(tǒng)自動選出滿足條件的房號，并列表出來供最后確認，顯示如下圖可以點擊全選按鈕，所列出的房號全部變?yōu)辄S底，表示被選擇。全選按鈕變?yōu)槿灏粹o?？梢渣c擊全清按鈕，所列出的房號全部變?yōu)榛业?，如上圖，表示沒有房號被選擇?？梢渣c擊單號按鈕，所列出的單號房間全部變?yōu)辄S底。表示單號房間被選擇。可以點擊雙號按鈕，所列出的雙號房間全部變?yōu)辄S底。表示雙號房間被選擇。自由選擇用鼠標直接點擊表格上列出的房號。點擊灰底房號，會立即變?yōu)辄S底；點擊黃底房號，會立即變?yōu)榛业?。所有黃底的房號就是被選中的房號。當確認要排的房都選上后，點擊排房確認按鈕，可以看到選中的房號被一間間地變?yōu)樘m底，最后系統(tǒng)提示排房完成。團體入住并非全部確認房都排房后才可以入住，即已排好的房可以入住。點擊工具欄上的團體排房按鈕。進入團體入住操作。顯示的窗體如下可以點擊全選按鈕，所列出的房號全部變?yōu)辄S底，表示被選擇。全選按鈕變?yōu)槿灏粹o。可以點擊全清按鈕，所列出的房號全部變?yōu)榛业?，如上圖，表示沒有房號被選擇?？梢渣c擊單號按鈕，所列出的單號房間全部變?yōu)辄S底。表示單號房間被選擇?？梢渣c擊雙號按鈕，所列出的雙號房間全部變?yōu)辄S底。表示雙號房間被選擇。自由選擇用鼠標直接點擊表格上列出的房號。點擊灰底房號，會立即變?yōu)辄S底；點擊黃底房號，會立即變?yōu)榛业住Ｋ悬S底的房號就是被選中的房號。勾選窗體右側(cè)的“詳細資料”可選框，表格顯示全部排房客單的明細，每行顯示一客單的詳細資料。當確認要住的房都選上后，點擊入住確認按鈕，可以看到選中的房號被一間間地變?yōu)榫G底，最后系統(tǒng)提示選擇的房入住完成。如果之前團體主單是預訂狀態(tài)（RE），這時團體主單已由預訂狀態(tài)自動改變?yōu)槿胱顟B(tài)（IN）取消團體入住點擊工具欄上的中斷入住按鈕。進入取消團體入住操作。顯示的窗體如下自由選擇用鼠標直接點擊表格上列出的房號。點擊灰底房號，會立即變?yōu)辄S底；點擊黃底房號，會立即變?yōu)榛业?。所有黃底的房號就是被選中的房號。勾選窗體右側(cè)的“詳細資料”可選框，表格顯示全部排房客單的明細，每行顯示一客單的詳細資料。當確認要取消的房都選上后，點擊取消確認按鈕，可以看到選中的房號被一間間地變?yōu)榫G底，最后系統(tǒng)提示選擇的房取消完成。3、修改客單客單包括預訂客單和在住客單。進入接待系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客單查詢結(jié)果表，如下圖示一是用鼠標左鍵雙擊點選一條住客記錄，二是在房態(tài)用鼠標左鍵雙擊一間住房，然后在豎式菜單區(qū)中點擊修改客單菜單條或在房態(tài)界面右鍵該房修改客單，系統(tǒng)彈出修改客單窗體，如下圖示相關(guān)關(guān)于客單查詢操作，參見接待系統(tǒng)介紹中的客單/團單查詢操作；關(guān)于客單中的項目和操作，參見散客步入。4、顯示客單客單包括預訂客單和在住客單。進入接待系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵單擊點選一條住客記錄，然后在豎式菜單區(qū)中點擊打開菜單條，或直接在房態(tài)界面雙擊該住房，系統(tǒng)彈出客單窗體，如下圖示相關(guān)關(guān)于客單查詢操作，參見接待系統(tǒng)介紹中的客單/團單查詢操作；5、復制客單進入接待系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客人預訂單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵雙擊點選一條住客記錄，或在房態(tài)界面直接雙擊，然后在豎式菜單區(qū)中點擊復制客單菜單條，系統(tǒng)彈出復制了客單信息的新客單窗體，如下圖示其他的操作與散客步入相同，不同之處是復制了已有客單中的客人資料填入新的客單中；請參見散客步入功能。注意，團體主單沒有復制功能。相關(guān)關(guān)于客單查詢操作，參見接待系統(tǒng)介紹中的客單/團單查詢操作；6、預訂入住進入接待系統(tǒng)后，點擊右部豎式菜單上的當日預抵客單菜單條，系統(tǒng)彈出預訂客單窗體。進入接待系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客單查詢結(jié)果表，如下圖示用鼠標左鍵雙擊點選一條預訂記錄，或在房態(tài)界面右鍵選中信息，然后在豎式菜單區(qū)中點擊預訂入住菜單條，系統(tǒng)彈出預訂入住客單窗體，如下圖示當預訂單上的預訂房間數(shù)是1間時，如上圖，填入必要的客人資料，點擊保存客單，預訂入住程序完成。在預訂入住，打開預訂客單進行客單填寫時，在工具中提供了自動派房、查找客人歷史檔案、查找合約房價的工具按鈕。相關(guān)關(guān)于客單查詢操作，參見接待系統(tǒng)介紹中的客單/團單查詢操作；關(guān)于客單中的項目和操作，參見散客步入。7、查詢導出進入接待系統(tǒng)窗體后，系統(tǒng)顯示出客單查詢結(jié)果表，如下圖示在豎式菜單區(qū)中點擊查詢導出菜單條，系統(tǒng)彈出提示對話窗體，如下圖示點擊是Y按鈕，開始導出；點擊否按鈕，終止導出操作。開始導出，提示如下圖示導出完成，顯示如下圖示以上是導出結(jié)果在EXCEL中的局部顯示，EXCEL的操作請參見EXCEL的幫助系統(tǒng)。相關(guān)關(guān)于客單查詢操作，參見接待系統(tǒng)介紹中的客單/團單查詢操作；8、證件掃描在酒店管理系統(tǒng)配置專用證件掃描儀，可以大大提高前臺接待辦理散客入住的速度和效率，一般專用證件掃描儀掃描識別一次證件的速度為56秒鐘。在客單窗體上，點擊按鈕，系統(tǒng)彈出掃描識別窗體，如下圖示功能介紹一、設(shè)置掃描路徑點擊設(shè)置掃描路徑按鈕，系統(tǒng)彈出設(shè)置窗體，如下圖示設(shè)置的項目有兩項一是掃描圖像保存路徑，即掃描圖像時產(chǎn)生的臨時圖像和識別文本保存在什么文件夾中；二是已掃描照片的保存路徑，即掃描識別后的頭像照片存放在什么文件夾中。二、掃描識別掃描識別的證件種類有無防偽身份證、帶防偽身份證、二代身份證、駕照、護照（中國的），對不同的證件，點擊相應(yīng)的命令按鈕即可開始掃描識別；識別的結(jié)果有頭像照片、姓名、性別、民族、生日、住址和編號（證件號碼）；三、確認如果發(fā)現(xiàn)識別的文字有個別錯誤，可以手工修改正確，點擊確認退出按鈕，所有的資料會自動添入客單的相應(yīng)位置上。編號不能是空，否則系統(tǒng)提示其他可能出現(xiàn)的問題幾解決方法1）掃描識別的結(jié)果不理想檢查證件是否清晰，擺放是否正確，或點擊的按鈕是否不正確等；2）無法進入掃描識別窗體，系統(tǒng)提示或聯(lián)系電腦管理員，檢查掃描儀的連接是否正確，驅(qū)動支持文件是否正確安裝等；9、旅業(yè)接口酒店管理系統(tǒng)與旅館業(yè)治安管理系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)一次性錄入，解決旅客信息重復錄入的難題在客單窗體上，點擊旅業(yè)按鈕，系統(tǒng)彈出掃描識別窗體，如下圖示10、離店重住登錄系統(tǒng)后,點擊工具欄上的客單按鈕或者點擊菜單“業(yè)務(wù)“查找“或者按下CTRLF功能鍵,進入客單查找系統(tǒng)（此功能只針對當日離店住客）。查找到指定的離店客單后，點擊重住按鈕，顯示如下圖示修改客單信息后，點擊保存客單按鈕，重住操作完成，該客單變成入住客單。相關(guān)客單查找系統(tǒng)的詳細操作請參閱客單查找中的詳細說明。關(guān)于客單中的項目和操作，參見散客步入。五、收銀系統(tǒng)1、記賬當查找到對象（客單、團單、公司單）后，點擊收銀窗體的工具欄上的記帳按鈕進入記帳程序。如下圖記帳是以消費類別來分別記入的。在輸入消費代碼的下拉框里，可以用鍵盤直接輸入消費代碼；也可以用鼠標點擊下拉框，彈出后來選擇。通常記熟消費代碼后，用鍵盤直接輸入簡單快捷。在輸入框之間移動光標可以用兩種方式鍵盤TAB/SHIFTTAB或回車鍵ENTER/向上光標鍵UP鼠標點擊輸入框。原始單號的輸入不是必須的，一般而言，每筆消費都有原始單據(jù)，輸入單號可以方便查詢，如果輸入房租和服務(wù)費，系統(tǒng)會給出默認單號（房號字母M，如0203M）。在執(zhí)行記帳時，點擊工具欄上的取消按鈕，才可以切換到其他功能的執(zhí)行。注意在對象的摘要信息中，消費顯示框中的消費額是客人消費的累計金額，客人結(jié)算部分或全部消費后，余額發(fā)生變化，但此消費數(shù)保持不變。只有當在記帳功能中記入新的消費后，此消費數(shù)才發(fā)生變化。因此，此消費數(shù)值完全反映了客人的住進酒店后發(fā)生了多少消費，而與其中途是否結(jié)過帳，當前還剩多少帳未結(jié)無關(guān)。可簽單客人在其它營業(yè)場所的消費，如果該處沒有電腦收銀系統(tǒng)，由收銀員送帳單到前臺記入電腦；如果該處有電腦收銀系統(tǒng)，則由收銀員以客帳方式結(jié)帳后自動傳帳到前臺客人的房間帳務(wù)中。電話消費等其他由電腦自動計費的系統(tǒng)，會自動處理客人的相關(guān)消費，并自動傳帳到前臺客人的房間帳務(wù)中。2、結(jié)賬當查找到對象（客單、團單、公司單）后，點收銀窗體的工具欄上的結(jié)帳按鈕進入結(jié)帳程序。如下圖進入結(jié)帳系統(tǒng)，一般會收到“此單離店日期不是今天”的提示。這僅僅是一個提示，告訴收銀員知道客房預期離店時間不是今天。因為僅僅是提示，所以點擊確定按鈕或按鍵盤的回車鍵就可以關(guān)閉此提示窗口，繼續(xù)下面的操作。系統(tǒng)都會顯示出房間的押金、消費和余額。然后點擊明細帳單或分類帳單為客人打印帳單。如圖所示打印好帳單，在客人確認準確無誤簽字后，點擊收款結(jié)帳按鈕，根據(jù)付款方式結(jié)帳。注意對多幣別結(jié)帳（即結(jié)帳總額分為兩種以上的幣別方式結(jié)算）的情況，必須結(jié)算完全部金額，系統(tǒng)才允許執(zhí)行其他的操作。如果是退房結(jié)帳，要核對電腦帳和原始單，結(jié)清后余額為零時，可以立即點擊退房。3、轉(zhuǎn)賬當查找到對象（客單、團單、公司單）后，點收銀窗體的工具欄上的轉(zhuǎn)帳按鈕進入轉(zhuǎn)帳程序。在進入轉(zhuǎn)帳程序前顯示的單是目標單，這樣可以實現(xiàn)不用改變目標情況下，實現(xiàn)多對一的轉(zhuǎn)帳，即可以連續(xù)查找多張原始單把帳轉(zhuǎn)入目標單。如下圖進入轉(zhuǎn)帳程序，首先出現(xiàn)“查找原始單”的提示窗體，點擊退出C按鈕或按ALTX鍵可以退出查找程序?？梢暂斎霔l件，也可以不輸入，點擊執(zhí)行O按鈕，開始查找如下圖我們可以在表中選擇要轉(zhuǎn)出帳的原始單。方法是用鼠標點擊F5或F9選擇從哪間轉(zhuǎn)到哪間賬務(wù)。轉(zhuǎn)帳是以首先選帳開始的。一是全部選擇轉(zhuǎn)賬，二是部分轉(zhuǎn)賬。全部選選擇消費，點全選轉(zhuǎn)賬；再選擇押金點全選轉(zhuǎn)賬。部分選按消費類別選擇某類或某幾類未結(jié)帳的消費。自由選用鼠標雙擊消費明細帳表格中的某行消費的“選帳標志”單元。如果原狀態(tài)是“NO”，自動變?yōu)椤癥ES”；如果原狀態(tài)是“YES”，自動變?yōu)椤癗O”可以對每筆帳進行多次轉(zhuǎn)帳操作，但只保留最后一次轉(zhuǎn)來的源帳號，并可以在帳單中打印出來。同住單之間轉(zhuǎn)帳當同住客單是有帳的情況（指有消費未結(jié)帳），點擊收銀窗體的工具欄上的同住按鈕，可以把同住單（源）的帳轉(zhuǎn)到當前單上（目的）。聯(lián)房之間的轉(zhuǎn)帳在賬務(wù)晨點轉(zhuǎn)關(guān)聯(lián)按鈕，可以把所