序阿爾創(chuàng)行政管理制度，規(guī)范了阿爾創(chuàng)公司主要行政工作開展的基本方法和要求，為各項工作的操作和實施提供行為準則，以求減少在管理中的矛盾，保障整個行政管理工作能優(yōu)質(zhì)高效、正常有序的開展。本行政管理制度的最終解釋權(quán)歸屬行政人事部。一、辦公室紀律1目的規(guī)范辦公室的工作秩序，樹立公司辦公形象，維持良好的辦公氣氛。2執(zhí)行范圍全體公司員工3規(guī)定與紀律31準時上班、下班后無急需或必須完成的工作應按時離開辦公室。32上班著裝整齊、儀表整潔。男職員不得留長指甲、長頭發(fā)。33工作時間內(nèi)一律佩帶員工卡。位置懸掛前胸。34公共辦公區(qū)、會議室、會客室內(nèi)不能吸煙。自備水杯。35保持個人工作區(qū)域的衛(wèi)生整潔，愛護公共衛(wèi)生。剩飯盒及易發(fā)臭的垃圾自覺丟到寫字樓的大垃圾筒內(nèi)。36辦公室內(nèi)不得大聲喧嘩，不得串崗，不帶與公務無關人員進入工作場所。37不利用上班時間做工作以外的事情，特別是登陸無關的網(wǎng)站、下載無關的資料。38愛護公物，不能擅自挪動、私用、外借公司辦公設備，節(jié)約使用公司資源。39下班前要整理放好各種文件，關閉電腦及其它用電器電源，做好防盜、防火工作。310文明辦公、團結(jié)互助、以禮相待。對違反公司規(guī)定的行為大膽指正，維護公司良好的辦公氣氛。4、違規(guī)處理違反33點被查上班時間3次/月未佩帶員工卡者，罰款200元，其余視情節(jié)輕重，給予“書面警告”及以下的行政處分。二、內(nèi)部行文規(guī)定1、目的使公司辦公文書規(guī)范化，強化部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系，減少工作糾紛，為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道。2執(zhí)行范圍各級行政領導及全體員工3規(guī)定與要求31文書的種類及意義311決定或通報由公司領導簽發(fā)或是由行政人事部代表公司向全體員工發(fā)布的重要事項、獎懲、任免決定及紀律規(guī)定等具有強制性質(zhì)的指令。各代表處、各部門有同類的文書發(fā)布，需經(jīng)公司領導審批手續(xù)后，由行政人事部統(tǒng)一頒發(fā)。312通知或通告適用于公司、代表處及部門對所屬員工以書面形式傳達工作信息、行為規(guī)范及計劃要求等。313報告適用于向上一級匯報工作，反映情況、意見，答復上級的詢問等。報告是下級向上級的信息表達，上一級可或不作出答復。314請示適用于向上一級請求批示、批復。上一級必需對請示作出答復。315內(nèi)部聯(lián)絡書是無直接從屬關系員工之間的來往、溝通及平行部門之間的工作聯(lián)系。316會議紀要適用于公司、辦事處、各部門的各類行政會議、業(yè)務會議、技術(shù)專題會議等的記載，用以傳達會議情況和議定的事項，檢查下步工作的完成情況。317其它形式的行文包括有董事會決議、經(jīng)營決策報告等公司一級內(nèi)部機要文件及各部門的各種報表及單據(jù)。這些“內(nèi)部資料”是指導企業(yè)發(fā)展，規(guī)范企業(yè)行為，整理匯總、分析比較企業(yè)運作的結(jié)果。32行文規(guī)則321行文應當確有必要，注重效用。322行文關系要根據(jù)隸屬關系和職權(quán)范圍來確定，一般不能越級請示和報告。323“請示”應當一文一事，一般只有一個主送對象，其它應當用抄送形式，但不能抄送發(fā)文其下級的部門或人員324“報告”不得夾帶請示事項。325任何行文的發(fā)出，都要經(jīng)過出文單位的責任領導審核、同意簽名才能發(fā)出。決定、通報、各種規(guī)章制度、工作流程應有公司總裁的同意簽名或由公司總裁授權(quán)的職能部門負責人同意簽名才能發(fā)出。會議紀要需會議主持人/召集人簽名確認才能發(fā)出。33行文編號及保密等級331行文編號3311編號管理歸屬任何行文都應有行文編號。以公司名義發(fā)出的行文應到行政人事部職責人員處領取編號，以辦事處、聯(lián)絡處名義發(fā)出的行文，應到辦事處、聯(lián)絡處的行政人事管理人員處領取編號。以部門名義或個人名義發(fā)出的行文，在所屬部門指定的職責人員處領取編號。3312編號制定原則公司、辦事處行文編號由四部分組成英文（中）縮寫代碼年份文書類別縮寫三位遞進數(shù)字序號英文（中）縮寫代碼AL代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司GZAL代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部BJAL代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處SHAL代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處董代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司董事會文書類別縮寫決代表決定通代表通報知代表通知告代表通告紀代表會議紀要規(guī)代表規(guī)章制度類年份2002代表2002年2003代表2003年數(shù)字序號每年1月1日開始從001遞增編號舉例12003年北京辦事處行文發(fā)出的第3號通報編號為BJAL2003通003號舉例22003年財務部重新修訂了崗位職責，因在這之前，行政人事部和商務部已發(fā)出過此類文件，則其出文編號為AL2003規(guī)003號部門、聯(lián)絡處行文編號由五部份組成年份地區(qū)（縮寫代碼）部門（英文縮寫代碼）文書類別縮寫三位遞進數(shù)字序號年份2002代表2002年2003代表2003年地區(qū)縮寫代碼粵代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部京代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處滬代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處深代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司深圳聯(lián)絡處汕代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司汕頭聯(lián)絡處南代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司南京辦事處津代表阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司天津聯(lián)絡處部門英文縮寫代碼TS代表通信系統(tǒng)事業(yè)部項目部SD代表通信系統(tǒng)事業(yè)部營銷部IT代表信息系統(tǒng)部DB代表軟件開發(fā)中心SA代表商務部F代表財務部AP代表行政人事部P代表產(chǎn)品與技術(shù)發(fā)展中心PM代表市場部文書類別縮寫知代表通知告代表通告報代表報告請代表請示聯(lián)代表內(nèi)部聯(lián)絡書紀代表會議紀要數(shù)字序號每年1月1日開始從001遞增編號舉例12003年上海商務人員行文發(fā)出的第2號工作請示編號為2003滬SA請002號舉例22003年深圳聯(lián)絡處項目技術(shù)人員行文發(fā)出的第9號內(nèi)部聯(lián)絡書的行文編號為2003深TS聯(lián)009號332保密等級公司文件的保密等級界定為三個檔次，即“絕密”、“機密”、“一般”，并同時按下面二個原則由行文部門去權(quán)衡、確認文件的保密等級。3321根據(jù)文件可讀人員的行政職務去劃分，如全體員工內(nèi)部可讀文件的保密等級應為“一般”；主管或以上人員可讀文件的保密等級可定為“機密”；董事會人員及確認的有關職能人員可讀文件的保密等級為“絕密”。3322根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容去劃分。如董事會決議、工資與分配方面的文件、有關公司經(jīng)營決策的文件、財務分析報告，供應商、客戶信息資料等的有關保密文件應列為“絕密”，而對于通知、通告、通報、規(guī)章制度、崗位職責、工作流程等可列為“一般”，界于這兩者之間的行文可考慮為“機密”；對沒有作出行文保密等級界定的文件一律視為保密等級為“一般”。34行文基本格式（見附件）1、通知行文參照本2、報告行文參照本3、請示行文參照本4、內(nèi)部聯(lián)絡書行文參照本35發(fā)文及管理351文件的分發(fā)應由文件編號管理部門或文件的起草人進行。除了通知、通告等面向全體員工的文件外，一切分發(fā)到部門、個人手上的文件都應在歸檔的正本上簽收。352因發(fā)文的需要可制作文件文本多份，其中批復或有簽收的正本原件為歸檔文件。353公司、代表處、聯(lián)絡處、各部門根據(jù)工作的需要設立檔案、資料管理人員負責文號的編發(fā)及文件的分類歸檔。354歸檔的文件資料，管理人員應進行歸檔登記，并建立借閱、查找登記手續(xù)。355每年的二月份，各部門根據(jù)公司文檔管理的要求，將本規(guī)定所屬的文件資料整理移交給公司、代表處文檔管理人員。屬于“絕密”的文件應用大號信封封好，并在信封面注明文件編號，保密等級及文件名。356對于歸入公司、辦事處檔案室的文件，根據(jù)公司有關文檔管理的規(guī)定進行保存、查閱及管理。4、違規(guī)處理違反本規(guī)定的內(nèi)部行文視為無效行文，收文單位或個人應拒絕簽收，退回發(fā)文部門重新行文。附件1、通知行文參照本2、報告行文參照本3、請示行文參照本4、內(nèi)部聯(lián)絡書行文參照本附件1關于對通知編號2003粵AP知（005）號（正文內(nèi)容）行政人事部（出文部門或人員）2003年月日（出文日期）同意（出文部門領導審核同意簽名）附件2關于工作的報告編號2003粵AP報（003）號保密等級一般（主送部門或人員）（正文內(nèi)容）附件行政人事部（出文部門或人員）2003年月日（出文日期）同意（出文部門領導審核同意簽名）抄送附件3關于工作的請示編號2003粵AP請（002）號保密等級機密（主送部門或人員）（正文內(nèi)容）附件行政人事部（出文部門或人員）2003年月日（出文日期）同意（出文部門領導審核同意簽名）回復批示（批復內(nèi)容）（回復人簽名）2003年月日（回復日期）附件4內(nèi)部聯(lián)絡書INTERNALCOMMUNICATIONREPORT編號2003粵AP聯(lián)002號日期2003115NODATE收文部門TO收文人ADDRESSEE發(fā)文部門FROM發(fā)文人ADDRESSER請審閱請歸檔TOREVIEWTOFILE請落實請答復TOFULFILTOREPLY主題SUBJECT抄送CC三、印章管理規(guī)定1目的本規(guī)定對公司所有印章的管理過程進行了規(guī)范，以保證印章在使用中的嚴肅性并得以有效的控制。2執(zhí)行范圍印章管理人員及申請蓋章人員等。3印章的類別劃分公司印章按三大類劃分31公司/辦事處印章包含公司/辦事處公章、公司合同章。32部門/聯(lián)絡處印章包含部門/聯(lián)絡處專用章，各類業(yè)務圖章（如財務專用章、出入庫章、圖紙審核章等）。33個人私章因工作需要以個人姓名刻制的印章。4規(guī)定與要求41印章的刻制411只要有充分的工作理由，部門就可向行政人事部提出刻章申請，申請內(nèi)容包括申請理由、印章用途、刻章要求（如印章尺寸、形狀）、印章顏色及所用材料、完成日期等?？陶律暾埍仨氂猩暾埐块T領導同意簽字。412行政人事部職責人員根據(jù)申請內(nèi)容提出意見，如申請的合理性、刻章的費用及其它條件要求等。413刻章申請除公章（含辦事處、聯(lián)絡處）、合同章、財務部預留銀行印鑒需公司領導審批（以舊換新刻章除外），其它印章由行政人事部職責領導審批刻制。414公司印章的刻制必須要到具有公安備案手續(xù)的印章公司刻制，凡刻制公章和合同專用章都需印章公司提供當?shù)毓簿值膫浒缸C明。42印章的管理使用421印章刻制好后都要在公司/辦事處行政職責人員處留樣登記，按照公司印章存檔表所規(guī)定的手續(xù)，由刻章申請部門指定專人登記領出且負責保管使用。422公司公章、合同章，辦事處/聯(lián)絡處公章、合同章都應由行政人事部行政專職人員管理。管理人員應具有高度的責任心和工作原則性，公章和合同章的使用應嚴格按本規(guī)定執(zhí)行。對不履行蓋印申請手續(xù)的要求要拒絕執(zhí)行。423主要的印章如公章、合同章、財務專用章等應放入保險柜內(nèi)保管，暫不具備保險柜條件的，應確認保管條件的安全性。公司所有印章的存放保管都要保證其相對的安全條件。424公章、合同章的使用都要辦理蓋印申請手序由需蓋印人填寫印章蓋印申請單并按以下審批終審權(quán)限進行審批蓋章。終審蓋章審批人對蓋印文件的最終發(fā)出負全責。4241商務部蓋章終審權(quán)限42411商務部經(jīng)理審批權(quán)限單個50萬以下的采購合同框架協(xié)議以內(nèi)的銷售合同付款通知書報價單進口代理合同香港公司的采購合同、裝箱單、發(fā)票結(jié)算文件貨品簽收、提貨證明各種批文證明42412財務總監(jiān)審批權(quán)限商務部經(jīng)理職權(quán)外的所有蓋印申請4242財務部蓋章終審權(quán)限42421財務部經(jīng)理審批權(quán)限稅務登記手續(xù)各地工程發(fā)票手續(xù)外出經(jīng)營證明42422財務總監(jiān)/公司總裁審批權(quán)限銀行開戶、銷戶手續(xù)納稅報表貸款手續(xù)其它未明確的財務工作蓋印4243通信系統(tǒng)事業(yè)部項目部蓋章終審權(quán)限42431通信系統(tǒng)事業(yè)部總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批權(quán)限初驗報告終驗報告服務承諾書施工證明、申請單設計、竣工文件安全規(guī)范各類技術(shù)考核表施工資產(chǎn)明細表各類技術(shù)證明文件42432公司主管副總裁審批權(quán)限通信系統(tǒng)事業(yè)部總經(jīng)理/副總經(jīng)理權(quán)限外的所有蓋印申請4244通信系統(tǒng)事業(yè)部營銷部蓋章終審權(quán)限42441通信系統(tǒng)事業(yè)部總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批權(quán)限業(yè)務邀請函工作回復函工作解釋說明文件42442公司主管副總裁審批權(quán)限通信系統(tǒng)事業(yè)部總經(jīng)理/副總經(jīng)理權(quán)限外的所有蓋印申請4245軟件開發(fā)中心、信息系統(tǒng)部蓋章終審權(quán)限軟件開發(fā)中心、信息系統(tǒng)部的所有蓋印申請都需經(jīng)公司主管副總裁審核同意4246行政人事部蓋印終審權(quán)限42461行政人事部經(jīng)理/副經(jīng)理審批權(quán)限人事工作對外聯(lián)絡函件員工入保、停保手續(xù)招聘工作手續(xù)各類人事服務協(xié)議人事工作的各種證明員工試用協(xié)議員工勞動合同行政事務各類對外聯(lián)系函件公司物品放行條酒店商務合同電信業(yè)務各類手續(xù)各類服務、維護合同（所需費用應在權(quán)限以內(nèi)）經(jīng)公司總裁審批同意后，行政工作所產(chǎn)生的實施文件42462公司總裁審批權(quán)限行政人事部經(jīng)理/副經(jīng)理審批權(quán)限外的所有蓋印申請4247各辦事處/聯(lián)絡處的公章、合同章的蓋印終審權(quán)歸首席代表/聯(lián)絡處負責人或由其書面授權(quán)的人員審批。425蓋印審核工作要嚴格按程序辦理，當終審領導不在時，應向再上一級領導至公司總裁申請審核批準。426有公司領導/首席代表簽名的文件可直接蓋印，無需填單申請。427各類印章的蓋出都應有相應的文字內(nèi)容，不允許蓋出任何空白印章。428公章、合同章原則上不允許攜帶外出，因工作需要一定要帶出的，需有公司領導/首席代表的審批簽名。427印章管理人員不能私自轉(zhuǎn)移印章管理責任，因特殊原因需代管的，應將管理責任移交給所屬上級，如需最終轉(zhuǎn)移管理責任的，應得到部門領導的同意，再到行政人事部辦理移交手續(xù)。43印章的報廢431具備以下條件之一的印章可申請報廢變形，字體模糊、印章缺損、失去使用意義。432印章報廢手續(xù)首先由印章保管人員提出報廢申請，經(jīng)印章管理部門的領導同意簽名，將需報廢的印章送到行政人事部領出登記人員處留樣并當其面徹底作廢印章，在登記手續(xù)上注銷（注印章作廢起碼要有兩人在場，一個經(jīng)辦人，一個證明人），報廢印章可直接銷毀。5、違規(guī)處理視情節(jié)輕重，給予“書面警告”及以下處分。附表（1）印章蓋印申請單（2）公司印章存檔四、話務管理規(guī)定1目的本規(guī)定對公司有線電話的使用和管理做出必要的規(guī)范，旨在保證公司的電話資源能最大限度地為公司經(jīng)營及各項業(yè)務工作的開展服務，使其成為公司對外形象宣傳、溝通的有效途徑。2執(zhí)行范圍前臺文秘及全體員工3規(guī)定與要求31根據(jù)公司、辦事處、聯(lián)絡處的發(fā)展規(guī)模及當?shù)氐碾娦刨Y源，可采用匯線通、小總機或直線電話作為對外、對內(nèi)通訊的手段。32公司及辦事處應設立前臺文秘，專職電話接轉(zhuǎn)，聯(lián)絡處及部門可設立兼職電話轉(zhuǎn)接人員。專職或兼職的電話轉(zhuǎn)接人員接聽電話時應使用標準規(guī)范用語，如“您好，阿爾創(chuàng)公司”“請稍等”“電話占線，請稍候再打”等。全體員工在接聽電話時都應使用“您好”“請”等禮貌用語。33國內(nèi)、國際長途電話要使用IP長途。各地應根據(jù)當?shù)仉娦刨Y源擇優(yōu)選取、利用中國電信、聯(lián)通、網(wǎng)通、吉通等的長途優(yōu)惠政策，降低長途話費成本。34公司電話是為了與外界的工作溝通、方便業(yè)務開展而配用的，除緊急、必須的情況下，在工作時間內(nèi)不應打私人電話。任何情況下嚴禁“煲電話粥”。嚴禁私人撥打各類信息臺。35如果員工私人確有需要，允許善用公司電話資源。市內(nèi)電話暫不作控制收費，國內(nèi)、國際私人長途電話允許付費使用。36小總機應安裝計費系統(tǒng)。行政管理人員每月都要對公司電話使用情況進行檢查，對不合理、違規(guī)的情況要及時糾正。37每個員工根據(jù)工作的需要配有專用電話機及開通不同的功能，每個員工對所配電話負有使用及管理責任。不允許私用他人電話機打外線，或帶公司以外人員（無工作關系的）使用公司的通信資源。38因工作需要使用電話線撥號上網(wǎng)的，需向行政人事部提出申請，否則嚴禁用電話線撥號上網(wǎng)。39對于所配的電話及配件不能私折、私換。如電話發(fā)生故障應及時報給行政管理人員處理。310每位員工都應珍惜公司的電話資源、除盡量不作私人用途外，在工作中也應注意提高通話交流質(zhì)量，既要完成工作任務、也要降低辦公成本。311公司一級經(jīng)理、董事會成員的家庭電話費、上網(wǎng)月租費（只限各一條線），公司予以報銷。4違規(guī)處理視情節(jié)輕重給予“記過處罰”及以下的行政處分。、公司網(wǎng)絡使用管理規(guī)定1目的公司內(nèi)部網(wǎng)絡是為公司日常工作服務，是進行相關遠程管理的共享性計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，負責提供公司內(nèi)部資源共享、信息交換平臺和INTERNET接入服務。為了確保公司內(nèi)部網(wǎng)高效、安全運行，杜絕利用網(wǎng)絡進行其它無關及有害的行為，特制定本規(guī)定。2執(zhí)行范圍網(wǎng)絡管理人員及全體員工3規(guī)定及要求31行政人事部作為公司網(wǎng)絡的規(guī)劃、設計、建設和管理部門，有權(quán)對公司網(wǎng)絡運行情況進行監(jiān)管和控制，經(jīng)過必要的呈批手續(xù)后有權(quán)對網(wǎng)絡上的信息進行檢查和備案。32公司在各地局域網(wǎng)的日常維護和管理工作由網(wǎng)絡管理員負責，沒有專職網(wǎng)管員的單位應指定其它技術(shù)人員兼職管理，除此之外任何部門或個人不得私自更改網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)或進行軟件設置等。（兼職網(wǎng)管人員的網(wǎng)管工作受公司網(wǎng)絡主管的領導）33在工作時間內(nèi)任何人都不允許在網(wǎng)絡上從事與工作無關的活動，在任何時間里都不允許下載或傳送與工作無關的超大文件，以保證公司網(wǎng)絡資源的合理使用。34個人電腦所用的IP地址必須按所在地點網(wǎng)絡管理人員指定的方式設置，不可擅自改動，并妥善保管使用。35不得使用非法手段竊取他人口令，盜用他人IP地址，非法入侵他人計算機系統(tǒng)，閱讀他人文件或電子郵件。36不得有意散布計算機病毒，嚴禁破壞數(shù)據(jù)、破壞網(wǎng)絡資源或其它惡作劇行為。37不得復制和使用網(wǎng)絡上未公開和未授權(quán)的文件，或銷售免費共享的軟件。38不得在內(nèi)部網(wǎng)中制作、查閱、復制和傳播反動、淫穢信息，不得在網(wǎng)絡上發(fā)布不真實的信息，不得發(fā)布具有威脅性、不友好、有損公司、同事聲譽的信息。39在域管理用戶中及其它相關網(wǎng)絡應用中所涉及到的用戶帳號和密碼只限本部門或本人使用，不得隨意將帳號和密碼告訴他人使用；也不得利用他人賬號使用網(wǎng)絡資源。310不得私自安裝PROXY代理、WWW、FTP、SMTP、POP、DHCP、DNS等服務，避免與內(nèi)部網(wǎng)中相關服務發(fā)生沖突。如確需建立WWW、FTP等應用，應經(jīng)行政人事部同意批準。311網(wǎng)絡管理員負責對網(wǎng)絡用戶的技術(shù)支持。各部門在配置網(wǎng)絡終端設備時，應在設備的有關技術(shù)參數(shù)方面征得網(wǎng)管人員的同意。對于不符合規(guī)定、影響網(wǎng)絡整體性能的設備不得入網(wǎng)。312對分布在公司內(nèi)各處的網(wǎng)絡設備（光纖、交換機、集線器、主干布線）的管理、維護由網(wǎng)管人員負責。如發(fā)生人為損壞將追究有關人員的責任，并視情節(jié)給予賠償或罰款處理。4違規(guī)處理視情節(jié)輕重，給予“辭退處罰”及以下的行政處分，情節(jié)特別惡劣者追究其法律責任。六、辦公室安全管理制度1目的“安全第一、預防為主”，提高安全意識，是保障公司和員工利益的基礎，辦公室安全管理制度，規(guī)范了公司日常工作的安全行為，通過管理手段，消滅事故隱患。2執(zhí)行范圍全體員工3規(guī)定與紀律31防火安全311防火安全責任防火安全是安全工作的重點，防火安全第一責任人由公司總裁/首席代表擔任，具體安全工作的落實由行政人事部指定專人負責。312公司辦公區(qū)域禁止抽煙。如有違反，每次罰款50元并發(fā)出執(zhí)罰通知（從工資中扣除）。313按寫字樓的要求配備滅火器材，如滅火器、防煙面具等，并按規(guī)定對防火器材進行更新。314辦公室內(nèi)的電器、電線不能私自接駁。除了常規(guī)的辦公設備外，不能私自使用其它的用電設備，防止短路造成的火災。315每半年進行一次防火安全教育，加強職員防火意識，學習防火器材使用方法，提高對事故的應變能力。32防盜安全321防盜安全責任公司的防盜安全工作由行政人事部負責。具體工作由行政主管/行政人事主管負責。防盜工作是一個全員的工作，每個職員都應予重視。322公司大門除配置門鎖外，還應配備安全性能保障的防盜鎖，防盜鎖根據(jù)職員的流動情況，最少每半年更換一次。防盜鎖的鑰匙發(fā)放到部門經(jīng)理及以上人員保管，平時員工加班應到行政人事部登記、領取鑰匙，鑰匙保管人員不能私自配鑰匙，如有遺失應及時報給行政人事部處理。323公司密碼門根據(jù)員工的流動情況，最少每三個月更換一次密碼，每個職員都有保密密碼的責任，不能向外人泄露密碼。324每個員工都要做好自我防盜工作，工作文件、電腦資料等要根據(jù)保密等級設立密碼或放在安全的地方，不得隨意動用他人電腦。一天工作結(jié)束后，應關好電腦，鎖好柜鎖，最后一位離開辦公室的人員，負責鎖好大門防盜鎖，加在大門防盜鎖未鎖好的情況下發(fā)生盜竊事故，追究最后一位離開辦公室人員的事故責任。325前臺秘書有對外來人員身份核對的職責，沒有本公司人員接待，外來人員不能進入辦公區(qū)域。沒設前臺的辦公室，大門出入要關好密碼門，每個員工對沒人帶領的外來陌生人員都要保持警覺。公司原則上不接待外來推銷人員。326對于個人保管的公司財物，如手提電腦、手機、金錢等，個人應妥善保管，否則即使在辦公室內(nèi)遺失，遺失者也應承擔責任。33用電及其它安全規(guī)定331使用交流電時，要注意用電安全，正確使用電器，不能私自接駁電線、電源。332電器損壞或線路故障等應及時報行政人事部，由行政人事部安排查清原因，落實維修。333為保證網(wǎng)絡安全運作，非網(wǎng)管人員不能進入公司機房、不能亂動網(wǎng)絡設備，更不能在服務器上變動設備、程序及刪除文件。334任何人或部門發(fā)現(xiàn)安全事故或隱患，都要及時向上一級及行政人事部匯報，以迅速采取控制措施，保護公司和員工的最大利益。335因安全管理工作需要，可增設晚間兼職值班人員，對下班后公司的安全工作負責。在下班時間，安全值班員有權(quán)核對辦公室加班人員的身份（檢查員工工牌）。4違規(guī)處理視情節(jié)輕重給予“口頭警告”及以上行政處分。因個人原因發(fā)生安全事故，造成的經(jīng)濟損失，根據(jù)具體情況追究個人經(jīng)濟責任。、財物管理制度1目的本制度明確了對公司財物管理的一系列規(guī)定，它包括公司財物的申購審批、購買領出、保管使用、維護維修、損壞遺失責任、折舊報廢等過程的管理規(guī)定，以保證公司財物有效地、最大限度地發(fā)揮其作用。2適用范圍全體員工3名詞注釋31公司財物指由公司出資購買的所有物品、資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)及大、小物品等種類。文具、耗材、衛(wèi)生用品等不在此范圍內(nèi)。32公司固定資產(chǎn)指由公司出資，價值人民幣2000元或以上的，可重復使用的物質(zhì)實物。33公司物品指由公司出資，價值人民幣2000元以下，可重復使用的物質(zhì)實物。（其中2000元500元為低值易耗品，500元以下的為辦公用品。）34公司財物管理指由公司的職能部門行政人事部、財務部按照本管理規(guī)定，對公司財物實行規(guī)范管理的全過程。4規(guī)定與要求41申購審批411凡因公司工作、業(yè)務開展的確實需要并可提出充足的理由，公司各級員工都可提出對公司財物購買申請。根據(jù)對財物的估計價值，申請人填寫固定資產(chǎn)申購審批表或物品申購審批表，當申購價值超過3萬元以上則要辦理購買合同手續(xù)，填寫公司合同條款審核確認單，詳細說明申購理由和購買要求。412固定資產(chǎn)申購審批表和物品申購審批表需要經(jīng)過部門/經(jīng)理審核簽名，部門審核領導對申購物品的必要性和合理性負主要審核責任，然后交給行政人事部職能人員提出購買意見并由行政人事部經(jīng)理/副經(jīng)理審核簽名。物品價值在2000元以下的，行政人事部經(jīng)理/副經(jīng)理簽名生效購買；物品價值在15萬元以下的，由財務總監(jiān)審批購買，15萬元及以上的需經(jīng)過公司總裁審批簽名方可生效購買。42購買領出421所有公司財物的購買都由行政人事部負責（對于有特殊用途并需專門途徑購買的財物，可通過商務部定貨購買），購買任何物品都要貨比三家，在保證使用功能、質(zhì)量的前提下優(yōu)先選擇信譽好，售后服務好，價格低廉的渠道進貨。422公司財產(chǎn)的領出分三種形式（1）公司公用財物，如復印機、裝訂機、傳真機、飲水機等由公司全體員工共同使用的財物，由行政人事部行政管理人員領出。（2）部門公用財物，如部門專用打印機、專用測試儀器等部門專用的財物，由部門經(jīng)理指定專人領出、保管。（3）個人領用財物，即由個人保管使用的財物，如手提電腦、臺式電腦、保險柜、鑰匙等，由使用保管人領出。423所有公司財物都應由財產(chǎn)使用責任人領出，不得他人代領或領出之后私自轉(zhuǎn)移使用及管理責任。424行政人事部指定專門行政人員負責公司財物的發(fā)出登記手續(xù)，每件財物的發(fā)出都要完成固定資產(chǎn)管理存檔表和物品管理存檔表所規(guī)定的手續(xù)。43保管使用431公司的所有財物都由行政人事部負責調(diào)配管理，只要能滿足工作要求的，任何人員都不可以任何理由拒絕行政人事部的調(diào)配管理。432每件公司財物都應有相應的使用、管理人員，即財物的領出人員。使用、管理人員有以下管理責任（1）保管責任有對財物完好存在的監(jiān)管責任；（2）維護責任愛護公司財產(chǎn)，避免人為損壞情況，一旦發(fā)生損壞、故障，負責申報維修。433對于公司財物不論價值高低，每位員工不論是否賦有保管責任，都要愛護使用，對于不愛護公物的現(xiàn)象，行政人事部予以批評教育，直至追究經(jīng)濟賠償。434公司任何財物不論價值高低，都不能以任何理由，私自據(jù)為己有，每個員工對故意損壞公物、私貪公物的現(xiàn)象都應及時反饋給職能部門。對故意損壞公物、私貪公司財物的情況一旦查實，除對當事人進行相應的行政處分外，還要追究其經(jīng)濟賠償責任。44維護維修441公司固定資產(chǎn)要按照公司財物維修記錄表建立保修、維修檔案。過了保修期的辦公設備，要與設備銷售商或信譽、技術(shù)好的專業(yè)公司簽定維護、維修合同，以保障其正常使用。442任何公司財物的維修，都要由財物使用管理人員提出維修申請，填寫辦公設備維修申請表，部門部長/經(jīng)理核批后交行政人事部的職能人員對維修渠道、維修估計費用等提出具體意見，由行政人事部副經(jīng)理核批后，維修費用在2000元以下的，行政人事部副經(jīng)理簽名生效維修；維修費用在15萬元以下的，由財務總監(jiān)/首席代表審批，15萬元及以上需公司總裁簽名審批。443由個人保管使用的公司財物，屬人為損壞的，無論是有意或無意，經(jīng)維修單位確認，維修費用都由使用保管人員支付，如有特殊原因由行政管理人員提出報告，經(jīng)公司主管領導審批，執(zhí)行。45損壞遺失責任451除了不可抗拒的客觀因素外，由個人保管使用的公司財物的損壞、遺失都應由使用保管人或直接責任人承擔相應的經(jīng)濟賠償。（注條款中所指的“損壞”解釋為因人為原因使公司財物喪失了本身的使用功能，使之報廢的情況。）452公司物品的損壞、遺失賠償，原則上按照物品的原值給予現(xiàn)金賠償或責任人購買同樣的物品歸還公司，如個人保管的鑰匙、書籍和計算器等。453公司固定資產(chǎn)的損壞、遺失賠償，可分為三種情況處理（1）固定資產(chǎn)是全新領出使用且使用期在半年以內(nèi)的，要按資產(chǎn)原值賠付現(xiàn)金或購買同樣資產(chǎn)歸還公司，使用期超過半年的則按第（2）條處理；（2）其資產(chǎn)物品已經(jīng)前人使用，則按財務部折舊后的資產(chǎn)剩值賠付現(xiàn)金；（3）在以上兩點都不適用的情況下，行政人事部可與當事人共同商討可行的賠償方法，經(jīng)公司總裁批準、實施。454賠償公司的財產(chǎn)物品，都需由行政人事部負責購買，并納入公司正常財物管理。455賠償金的交付，由行政人事部與當事人協(xié)商，發(fā)出賠償金交付通知書，由當事人一次性到財務部交付賠償金或分月從工資中扣除。如無合理理由，當事人拒絕賠付，則公司有權(quán)從其收入中強行扣除并予相應的行政處分。46折舊報廢461所有固定資產(chǎn)都按財務規(guī)定進行折舊，完全折舊后且性能良好的設備應繼續(xù)管理使用，當使用性能已達不到要求時，行政人事部才可進行固定資產(chǎn)的報廢手續(xù)。462公司固定資產(chǎn)只有在以下三種情況下才可進行報廢處理，（1）財物已全喪失使用功能且不可維修的；（2）總的維修費用或一次維修費用超過財物原值的50的；（3）財物被擱置一年且估計今后一年也不可能再使用的。463所有公司財物的報廢手續(xù)都由行政人事部負責履行，填寫公司財物報廢審批表并通過審批。464已同意報廢的財物，完全喪失使用價值的可作廢丟棄，資料存檔；仍有使用價值的由行政人事部參考財務部提供的財物殘值，提出打折價格，經(jīng)總經(jīng)理批準賣給本公司職員或處理給收購單位，所得收入上繳公司財務。47其它471所有公司財物都要實行編號管理，固定資產(chǎn)編號由財務部統(tǒng)一給出，其它物品編號由行政人事部給出（由公司、辦事處行政管理人員自行編號管理）。編號要貼在財物表面。472各部門所申請的固定資產(chǎn)原則上在部門內(nèi)調(diào)配使用，如需調(diào)配到其它部門則需填寫公司資產(chǎn)調(diào)配單，完成有關調(diào)配手續(xù)。473行政人事部每半年應和財務部進行一次固定資產(chǎn)核對，及時檢查發(fā)現(xiàn)在固定資產(chǎn)管理中的存在問題。5、違規(guī)處理除了按制度中具體條文規(guī)定執(zhí)行外，視情節(jié)輕重，給予“記過處罰”及以下的行政處分，造成經(jīng)濟損失的，追究個人經(jīng)濟責任。附表固定資產(chǎn)申購審批表公司物品申購審批表公司合同條款審核確認單固定資產(chǎn)管理存檔物品管理存檔公司財設備維修審批單公司財物維修記錄表公司財物報廢審批表公司資產(chǎn)調(diào)配單八、車輛使用管理制度1目的為了合理調(diào)配、使用公司車輛資源，本制度規(guī)范了公司所有車輛的調(diào)度使用、保修維護、費用報銷及其它形式車輛使用的管理過程，以保證合理的使用成本，為公司業(yè)務的開展提供安全、快捷的交通條件。2執(zhí)行范圍車輛管理調(diào)度人員、各類駕車司機、用車員工。3名詞概念31公司車輛公司車輛包括由公司出資以公司署名或個人署名購買的各種車輛，根據(jù)其用途分為三大類1工程項目用車這類車主要是為施工工程項目的實施過程提供服務，車輛要滿足跑長途且適應路面復雜條件的情況。2接待及市內(nèi)短途業(yè)務用車這類車主要用于工作接待，以商務車為主。3配備給公司一級經(jīng)理/董事會成員的專用車輛這類車輛同時具有外事接待的使用功能，以轎車為主。32外租車輛是指根據(jù)車輛的用途特點、費用成本及公司車輛資源條件，需要對外長期租用的（半年以上）或臨時租用的（以每次出車計費），帶司機或不帶司機的外租車輛，其中包括由公司招聘的帶車上班司機。這種形式的用車，是以調(diào)配臨時車輛緊張狀況或為了降低公司車輛管理費用為主要目的，是公司用車的補充形式。33車輛管理費用包含公司車輛及外租車輛的使用支出費用。331公司車輛管理費用指公司車輛在完成其用途過程中所產(chǎn)生的全部費用。332外租車輛管理費用指外租車輛在完成具體任務時所產(chǎn)生的費用，包括有汽油費、橋路費、停車費、洗車費、租車費。34專職司機在崗位職責內(nèi)規(guī)定有駕駛職能、維護保養(yǎng)職能，并受行政人事部調(diào)度管理的司機。35兼職司機公司領導/董事會成員并具有駕照的司機。36其它司機具有駕駛執(zhí)照的公司正式員工，通過個人提出申請，部門領導提出意見，經(jīng)公司領導審批同意，在行政人事部存檔備案的，可因業(yè)務、公務自駕車的司機。4規(guī)定與要求41公司車輛的使用和管理411公司車輛的調(diào)度、管理等權(quán)力歸屬行政人事部職責，但這種職權(quán)范圍只限于公務用車。412公司車輛的駕駛都應有指定的專職司機或兼職司機負責，只有在行政人事部確實派不出專職司機或有特殊的對外接待理由的情況下，經(jīng)公司主管領導審批后才能允許其它司機駕駛車輛。413各級員工因工作需要，并權(quán)衡過其它交通工具及費用成本后，可向行政人事部提出用車申請。事前需填寫車輛調(diào)度單并經(jīng)部門領導審批后交給行政人事部安排調(diào)度車輛。414行政人事部的車管責任人，根據(jù)輕、重、緩、急，優(yōu)先安排項目工程、對外重大接待任務、財務銀行提現(xiàn)金等業(yè)務用車。各級用車人員都要服從行政人事部的調(diào)度安排。415專職司機、帶車上班司機及其它司機都要按照行政人事部的車管責任人的安排按時出車，并做好每趟出車的行車記錄。416用車人員要配合司機做好安全行車工作，坐前排人員必須系好安全帶，否則罰款自負。417每趟出車的費用，用車人員需在票據(jù)后面進行確認簽名，包括油費、橋路費、停車費等。418除公司領導外，各級人員、司機都不能以各種工作理由外停公司車輛，確有外停需要的要經(jīng)行政人事部車管調(diào)度人員同意。419公司車輛原則上不能私用外借，有特殊原因外借私用的需經(jīng)公司領導審批，且一切使用費用自負。4110公司所有車輛的保養(yǎng)、維修需事先由車輛的維護司機填寫車輛保養(yǎng)維修申請單，并經(jīng)過審批后，送到該車的特約定點維修廠進行維修、保養(yǎng)，以保證車輛的維護質(zhì)量。42外租車輛的使用和管理421外租車輛的使用、管理要求，無論是帶司機或不帶司機都參照本規(guī)定的41要求執(zhí)行。422長期外租車輛的合同手續(xù)由行政人事部負責辦理。行政人事部根據(jù)用車需求及管理需要，通過市場調(diào)查，選擇條件優(yōu)惠的租車公司或個體簽定長期的合作協(xié)議。423所有外租車輛及招聘的自帶車上班司機都應由車輛擁有方購買車輛保險及第三者保險，負責車輛的維修、保養(yǎng)工作及費用支出，并保證車輛的行駛安全，服從公司的相關管理制度。424所有外租車及自帶上班車允許下班后外停，但因外停所產(chǎn)生的所有費用，由車輛擁有方負責（包括汽油費、停車費等），如按公司要求將車輛停放在公司指定的地方，其保管費由公司支付。43車輛管理費用報銷規(guī)定431公司車輛管理費用的報銷項目及規(guī)定4311汽油費公司一級經(jīng)理用車汽油費用、經(jīng)公司領導審批同意外借客戶、合作單位等用途的汽油費，由行政人事部根據(jù)公司車輛調(diào)度單派出的業(yè)務、公務用車所產(chǎn)生的汽油費用予以報銷。經(jīng)公司領導審批同意外借的私人用車，汽油費不予報銷并借出前由公司責任司機加滿汽油借出，使用完畢后由借用人加滿汽油歸還公司。4312停車費、橋路費按4311點報銷規(guī)定執(zhí)行4313車輛保險費公司車輛保險費全額報銷4314車輛行政管理費包括車輛年審費、養(yǎng)路費、車船稅費等予以報銷。4315小器件維修費及維護費公司領導同意外借的客戶、合作單位用車所產(chǎn)生的費用及正常損耗的零件費、維修費予以報銷；在公務過程中因個人責任而產(chǎn)生零部件的損壞所發(fā)生的零件費、維修費等由公司和責任人各承擔一半費用；私人借車的則費用全部自付。車輛維護、保養(yǎng)費予以報銷。4316車輛事故費用車輛發(fā)生意外事故后，除保險公司賠償外，免賠部份外借客戶、合作單位等用車事故，費用由公司承擔。兼職司機及經(jīng)辦理公司車輛調(diào)度單手續(xù)的公務用車事故，由公司及責任人各承擔一半費用。私人借車及未辦理公司車輛調(diào)度單手續(xù)的任何用途用車事故，費用由責任人承擔。4317罰款費除通過審批外借客戶、合作單位用車外，一切違規(guī)罰款費由個人支付。4318拖車費通過審批外借客戶、合作單位及因正常機件故障而產(chǎn)生的拖車費，由公司支付。因事故產(chǎn)生的拖車費由個人支付。4319駕駛證年檢、司機體檢費兼職司機、專職司機的駕駛證年檢、體檢等費用由公司支付。其他司機的費用自負。432外租車輛管理費用（包括招聘的自帶上班車）的報銷項目及規(guī)定4321汽油費根據(jù)公司車輛調(diào)度單派出的業(yè)務、公務用車所產(chǎn)生的汽油費予以報銷，其它原因產(chǎn)生的汽油費一律不予報銷。4322停車費、橋路費按第4321點規(guī)定執(zhí)行。4323車輛行政管理等費包括車輛年審費、養(yǎng)路費、車船稅費、保險費等不予報銷，該費用由車輛擁有方負責。4324維修、維護費用所有性質(zhì)的維修、維護費用都不予報銷，該費用由車輛擁有方負責。4325其它費用包含罰款費、拖車費、駕駛證年檢、司機體檢費等不予報銷，費用全部由車輛擁有方負責。433除兼職司機外，車輛管理費用的報銷都要分開每臺車、按每趟出車的費用來貼票報銷，且在票據(jù)后面應有用車人員的簽名，否則不予報銷。434自付費用的繳扣自付費用是指在車輛費用報銷中個人應承擔的費用，如4315，4316所指的情況。自付費用除了不予報銷外，對已由公司墊付的費用可一次性到財務部結(jié)清，也可與行政人事部協(xié)商從工資中分期扣除。5、違規(guī)處理視情節(jié)輕重，給予“記過處罰”及以下的行政處分，并對由此而造成的經(jīng)濟損失負全部責任。附表公司車輛調(diào)度單行車記錄車輛保養(yǎng)維修單九宿舍管理制度1目的本制度規(guī)定主要為招聘后因工作需要調(diào)離原招聘地工作的員工提供基本宿舍居住條件，并對其管理提出執(zhí)行依據(jù)。2執(zhí)行范圍行政人事部管理人員、宿舍居住人員3規(guī)定與要求31符合以下條件的員工可申請公司宿舍311招聘后需異地工作的員工，如在廣州招聘上班后需到深圳或汕頭聯(lián)絡處工作的員工。312有特殊的工作理由，經(jīng)公司總裁特批的員工。32住房標準及待遇321公司領導、董事會成員，住房房租標準不超過2500元/人月322首席代表、部門/經(jīng)理、各類業(yè)務總監(jiān)，住房房租標準不超過1500元/人月323聯(lián)絡處負責人、主管及以下員工住房房租標準一個人不超過800元/人月，每增加一個人增加費用不超過500元/人月。324當費用標準超出規(guī)定要求，超出部份由住房人員支付，確有特殊原因則需由行政管理人員提出書面申請，講明情況，經(jīng)總裁審批方可調(diào)整費用標準。325費用支付3251公司宿舍每月所產(chǎn)生的費用，除房租、管理費由公司支付，其它一切費用都由居住人員平均分攤支付。其中包括水電費、煤氣費、電訊費、有線電視費、垃圾費、保安費等等。公司領導、董事會成員的電訊費由公司支付。3252辦公、居住混合使用的住房，全部管理費用由公司支付。3253因特殊工作、居住理由，需減、免有關費用的，由當事人或部門提出申請，行政人事部加注意見，公司總裁審批。3254所有個人支付的費用，可以由本人直接交付，也可由行政人事部統(tǒng)一代付后，再從工資中扣除。326公司宿舍可配備以下基本設施床、衣柜空調(diào)、冰箱、洗衣機、熱水器、電視機基本的公共廚具33宿舍紀律每位居住公司宿舍的員工都需自覺遵守以下規(guī)定和紀律331愛護宿舍內(nèi)的各種設施和家俱，不得私自更改電路和其它原有的設施。332節(jié)約用水、用電。333宿舍內(nèi)的清潔工作應由室內(nèi)居住人員自行輪流打掃或協(xié)商外請人員打掃（費用自負），保持房間的清潔與整齊。334宿舍內(nèi)不準留宿其它外來人員。335宿舍內(nèi)不得有酗酒、賭博或有傷風化等不良行為。346宿舍內(nèi)、外一律禁止養(yǎng)家禽、寵物。347宿舍內(nèi)不得存放違禁及易燃物品。348不得私自使用電爐、酒精爐等，確保防火安全。349注意保管好自己的物品，外出鎖好門窗，做好防盜工作。3410團結(jié)友愛、互幫互助。35其它規(guī)定351行政管理人員每月對宿舍進行衛(wèi)生檢查一次并將結(jié)果反饋給公司的有關管理人員。352可享受住房待遇的員工，不可因個人原因“占而不住”，否則公司取消其住房資格。353任何可享受公司住房待遇的員工，無論何種理由未住，公司都不作任何形式的補償。354公司給外派工作員工一次性搬遷補助省內(nèi)300元/人/次，省外500元/人/次。4、違規(guī)處理根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予“書面警告”及以下的行政處分或取消住宿舍的資格；對釀成安全事故的行為，追究其個人責任。十、辦公郵件管理規(guī)定1目的為了使公司的郵寄管理有序，加強郵件和包裹的管理，保證費用合理開支。2執(zhí)行范圍前臺文秘及全體員工3規(guī)定與要求31公司郵寄品包括因工作需要所擬發(fā)的信件、文件，包裹等，不包含公司銷售的設備貨運。郵寄品的寄遞方式，在保證安全性、投寄時間的條件下，優(yōu)先考慮投寄成本低的投寄方式。32平信、平件可由寄遞人員直接交給前臺秘書處理，由前臺秘書張貼郵票、辦理郵遞手續(xù)。33掛號郵寄品寄出時需將具體要求向前臺秘書交待清楚，郵寄品寄出后掛號存根由寄遞人員保管，以備今后查詢。34特快專遞應由寄遞人員填寫好“詳情單”，簽上姓名，經(jīng)部門經(jīng)理審核并在“備注”欄處簽字后交由前臺秘書發(fā)出。（如需前臺秘書填寫詳情單的，前臺秘書必須督促寄遞人簽名及完成審核手續(xù)，否則所產(chǎn)生的費用由前臺秘書負責。）35大宗郵件的貨運應由寄遞人提出要求，經(jīng)部門經(jīng)理審核（如估計寄費超過1000元的，需要公司主管領導審批）后，交由行政助理辦理郵寄手續(xù)。36郵寄費用統(tǒng)一由行政人事部核對報銷。37私人郵寄品通過公司投寄渠道寄出，應與前臺秘書說明并費用自付。4違規(guī)處理如以工作之名私寄個人郵寄品，一旦查實則予“口頭警告”及以下行政處分并追繳郵資費用。十一、辦理商務證件規(guī)定1目的商務通行證管理規(guī)定，規(guī)范了公司對邊防證、往來港澳通行證、出國護照證件的申辦及管理。2執(zhí)行范圍全體員工3規(guī)定與要求31邊防證辦理311因公務需辦理深圳、珠海特區(qū)邊防證的員工，應最少提前一天按辦理商務通行證申請單的要求做好申請手續(xù)。申請手續(xù)以部門經(jīng)理審批生效。312辦理邊防證需提供清晰的身體證復印件一份（如有需要應提供身份證原件）。313證件辦理后由前臺文秘登記，申請人簽收領出。舊證自行作廢。32往來港澳通行證辦理321因公務需辦理往來港澳通行證的員工，按要求需提前20天填寫辦理商務通行證申請單，由部門部長/經(jīng)理加注意見，經(jīng)公司領導/首席代表審批辦理。322辦理往來港澳通行證，需提供身份證原件、大一寸護照相片6張、戶口本等材料。第二次辦理通行證的職員還需提供原有的舊證。323領取了證件的員工，應按要求最少出境一次，如在有效期內(nèi)未有出境記錄，再次申請辦證時，應提供書面說明解釋。324證件辦理后由行政助理登記，申請人簽收領出。證件失效后，原件交回行政人事部注銷登記。325公司具有往來港澳的資格認證書，每年具有一定的往來配額，在規(guī)定配額內(nèi)優(yōu)先辦理重要公務出境需求，如配額多余可經(jīng)公司總裁審批為員工辦理因私赴港申請。33出國護照辦理因公務辦理出國護照及簽證手續(xù)的員工，應填寫辦理商務通行證申請單，有關規(guī)則參照往來港澳通行證辦理要求執(zhí)行。34其它規(guī)定由于各地公安部門對證件的辦理有不同的規(guī)定，各公司、辦事處可根據(jù)當?shù)毓膊块T的要求參照本規(guī)定執(zhí)行。附辦理商務通行證申請單十二、禮品管理規(guī)定1、目的為滿足業(yè)務交往的需要進行批量的禮品制做，為使禮品的管理工作正常有序，制定相應的規(guī)章制度。2、執(zhí)行范圍禮品管理人員及領用人員3、規(guī)定及要求31禮品制做任務下達禮品制做任務來源可有以下途徑311各部門經(jīng)理可根據(jù)部門業(yè)務需求書面提出禮品制做申請。申請由公司的主管領導審核（辦事處由首席代表審核），經(jīng)公司總裁批準后可下達禮品制做任務。312公司行政人事部可根據(jù)公司整體工作的需要書面提出禮品制做申請。申請由公司主管領導審核，經(jīng)公司總裁批準后可下達禮品制做任務。313公司級的領導、各辦事處的首席代表可根據(jù)需要書面提出禮品制做申請，經(jīng)總裁批準后可下達禮品制做任務?？偛每芍苯酉逻_禮品制做任務書。314禮品制做申請書（任務書）要包括以下內(nèi)容禮品制做理由依據(jù)、禮品數(shù)量、大約費用開支、完成制做的時間要求、禮品的種類品名、品質(zhì)要求等。32禮品的制做禮品的制做工作歸口行政人事部，具體工作由行政主管負責。工作程序如下321根據(jù)禮品制做任務書進行市場調(diào)查，可通過禮品公司、生產(chǎn)廠、商店等渠道進行禮品定做。要貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下，節(jié)省開支。322在初步確定樣品后要與任務下達部門、人員充分溝通，提出禮品制做方案經(jīng)公司總裁、主管副總經(jīng)理批準后可簽定定貨合同并負責禮品的質(zhì)量保證。33禮品的發(fā)放管理禮品的管理由行政主管（辦事處由行政人事主管）負責，要求如下331驗收后所有禮品都由行政人事部進行品名、價值、數(shù)量的登記并指定專人負責發(fā)放工作。辦事處領用禮品統(tǒng)一由行政人事主管書面申請領出并負責辦事處的禮品的發(fā)放工作。332部門、個人領取禮品需填寫禮品領取申請單，A類禮品（價值50元及以下）需部門/經(jīng)理批準領出；B類禮品（價值1000元及以下）需副總裁/財務總監(jiān)/辦事處首席代表批準后領出；C類禮品（價值1000元以上）需公司總裁批準領出。所有禮品一次領出數(shù)量在5個以上的都需再經(jīng)上一級領導批準方可領出。（禮品領取申請單附后）333禮品管理人員根據(jù)禮品領取申請單發(fā)放禮品，并督促禮品領出人員做好禮品領出登記。334禮品管理人員責任3341禮品管理人員必須遵守公司禮品管理規(guī)定，嚴格按程序辦事，不能私自發(fā)放禮品。3342在禮品管理過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、損壞問題、短數(shù)問題等都要由保管人員提出書面報告，經(jīng)公司領導/首席代表批準后才能銷帳或按批示意見處理。問題嚴重的需經(jīng)公司總裁核批。3343每批品種禮品發(fā)放完后，辦事處需將禮品領取申請單禮品登記表等手續(xù)寄回公司行政人事部方可申請下批同品種的禮品。同一品種同一批次入貨的禮品全部發(fā)放完成后，行政人事部行政主管核對全部管理資料后將資料封存，待公司抽查。兩年后資料可自行報廢。34其它規(guī)定341各部門領導應對禮品領出的必要性負主要責任，并對禮品的交往到位負檢查、監(jiān)督責任。342因故不能送出的禮品，領出人應及時退回行政人事部，并辦好有關手續(xù)。嚴禁私占公司禮品。4、違規(guī)處理對私占公司禮品行為，視情節(jié)輕重，給予“辭退處罰”及以下行政處分。附禮品領取申請