1、香港睿設(shè)計工程有限公司 行政人事部制 行政部內(nèi)訓(xùn)模塊一：學(xué)習(xí)企業(yè)文化一、企業(yè)的發(fā)展方向二、企業(yè)的組織構(gòu)架三、企業(yè)的管理模式四、企業(yè)文化的建設(shè)討論：公司管理制度如何更加完善？模塊二：行政人員的職業(yè)素養(yǎng)和職責(zé)一、行政人員職業(yè)發(fā)展方向規(guī)劃：對于典型的“職業(yè)迷茫”問題或許時時困擾著我們，造成“職業(yè)迷茫”的直接原因就是缺少職業(yè)規(guī)劃。那么，職業(yè)規(guī)劃到底應(yīng)該怎么來做呢？科學(xué)的職業(yè)規(guī)劃應(yīng)包括適合自己的職業(yè)目標(biāo)和職業(yè)發(fā)展路徑。（一）職業(yè)目標(biāo)職業(yè)目標(biāo)是職業(yè)規(guī)劃的重點，其正確與否直接關(guān)系著事業(yè)的成敗。尋找適合自己的職業(yè)目標(biāo)，應(yīng)該從以下四點考慮：自身性格與職業(yè)的匹配度；興趣愛好與職業(yè)的匹配度；自身特長與職業(yè)的匹配度；

2、所選職業(yè)的發(fā)展趨勢。從職業(yè)目標(biāo)上看，要明確職業(yè)目標(biāo)，要擺脫目前的狀態(tài)，須先確定自己的職業(yè)目標(biāo)。（二）職業(yè)發(fā)展路徑職業(yè)目標(biāo)的不同決定了發(fā)展路徑的不同，如果把行政管理作為職業(yè)目標(biāo)，目前的文員工作是比較符合這個目標(biāo)的發(fā)展路徑的。行政人事經(jīng)理行政主管人事主管后勤食堂行政司機(jī)社會保險企業(yè)文化勞動合同前臺文員績效考核薪酬福利培訓(xùn)開發(fā)招聘調(diào)配這可以算是一條很清晰的發(fā)展軌跡。同時，在我們公司工作滿兩年的文員也可有機(jī)會承擔(dān)出納這一職務(wù)。規(guī)劃建議一、盡快進(jìn)行行政人事管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。二、文員可以將職業(yè)的定位點定在中小型企業(yè)的行政部門。中小型公司行政人事聯(lián)合操作的狀況比較多，可以積累到人力資源工作經(jīng)驗和能力，然

3、后下一步可以朝行政、人事兩條路線行進(jìn)，無形中拓展了自己的發(fā)展層面，最終可發(fā)展到企業(yè)行政人事主管，直到行政人事經(jīng)理。行動計劃通過一段時間的工作能力積累可以獲得符合自身實際的職業(yè)能力和明晰的發(fā)展路線，徹底從年齡職業(yè)尷尬局面中解脫出來，走向了職場“得寵”階段。當(dāng)職業(yè)人士感到迷茫時，要找出迷茫的因素，進(jìn)行準(zhǔn)確專業(yè)的解決。尤其在這個不確定的時代，科學(xué)的職業(yè)規(guī)劃，必將促進(jìn)職業(yè)發(fā)展的飛躍，使職場失意族重新“得寵”。所謂行政，就是事務(wù)性管理的意思。在公司里面，那就是一個辦公室里面除了財務(wù)，設(shè)計部門外其他的事情，都由行政部來管理。所以，做行政的人，一般都相當(dāng)?shù)淖屑?xì)，而且執(zhí)行的事務(wù)還非常的瑣碎細(xì)小，但又可能會很重

4、要。還有一類行政就是助理類型的。主要是配合總經(jīng)理日常工作，落實公司各項制度的執(zhí)行與監(jiān)督，通過管理實現(xiàn)公司效益最大化；此外能夠讀懂員工工作心態(tài)，適當(dāng)與大家溝通，調(diào)整大家的工作心態(tài)，適時搞些配套活動，促進(jìn)團(tuán)隊建設(shè)。二、行政人員的工作職責(zé)（一）文員工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)接待來訪人員、接聽、轉(zhuǎn)接電話，公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。2、負(fù)責(zé)辦公室的信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3、負(fù)責(zé)辦公室的清潔衛(wèi)生。 4、負(fù)責(zé)辦公室辦公用品保管工作，做好物品出入庫的登記。 5、做好公司宣傳專欄的組稿。 6、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。 7、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并

5、對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 8、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。 9、社會保險的投保、申領(lǐng)。 10、統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。 11、管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 12、接受其他臨時工作。（二）人事主管工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司員工招聘工作，對部門缺員進(jìn)行推薦。 2、負(fù)責(zé)執(zhí)行及規(guī)劃員工培訓(xùn)工作。 3、考核員工的績效，并提出改進(jìn)的建議。 4、負(fù)責(zé)檔案的整理、記錄、收集、存檔和保管工作。5、確保有關(guān)人事規(guī)定遵循政府有關(guān)部門的勞動法規(guī)。 6、落實員工薪資核發(fā)及福利金、獎金等的正確發(fā)放。 7、協(xié)助各部門人事及預(yù)算的控管。8、負(fù)責(zé)

6、監(jiān)督檢查公司員工執(zhí)行規(guī)范的情況。（三）行政主管工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)建立和完善行政管理的各項規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、執(zhí)行與追蹤。2、全面負(fù)責(zé)公司的前臺、辦公用品、食堂、車輛的日常管理工作，確保后勤保障得力。3、全面負(fù)責(zé)行政部與其他部門間的協(xié)調(diào)工作，配合各部門做好各項服務(wù)工作。4、全面負(fù)責(zé)公司的重大事務(wù)處理工作，并做好事情的起因、結(jié)果的調(diào)查工作。5、執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，有權(quán)對違章違紀(jì)人員進(jìn)行處理工作。維護(hù)好公司各項規(guī)章制度的權(quán)威。6、全面負(fù)責(zé)公司的資產(chǎn)管理工作，包括水電管制，辦公用品管理，以及行政部日常經(jīng)費的管理工作，避免公司資產(chǎn)流失和浪費，努力為公司做好勤檢節(jié)約的實務(wù)工作。7、全面負(fù)責(zé)公司應(yīng)急救援

7、機(jī)制的組織工作，處理好公司的各類突發(fā)性事件。8、做好本職工作，努力為公司發(fā)展做貢獻(xiàn)，為員工創(chuàng)造安逸、舒適的工作環(huán)境和生活環(huán)境。為公司創(chuàng)造優(yōu)異的后勤隊伍，保障公司安全、穩(wěn)定的開展各項工作。（四）行政人事經(jīng)理工作職責(zé)1、負(fù)責(zé)公司行政制度的擬定和實施 ，公司程序的建立。2、負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的管理。3、負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購與管理。4、負(fù)責(zé)公司后勤的管理。5、負(fù)責(zé)公司車輛的管理。6、負(fù)責(zé)公司安全的管理。7、負(fù)責(zé)公司的保險和法律事務(wù)。8、負(fù)責(zé)人事管理工作，包括人員的招聘，調(diào)動，薪金福利，培訓(xùn)等等。9、負(fù)責(zé)公司其它的事物。（五）總經(jīng)理助理工作職責(zé)1、起草公司工作計劃總結(jié)，并作好公司重要會議記錄； 2、起草

8、、存檔整理總經(jīng)理簽發(fā)文件； 3、公司管理制度、規(guī)章制度，網(wǎng)頁設(shè)計方案書、合同書，公司總體運行配合； 4、接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，并做好電話記錄； 5、掌握總經(jīng)理的日程安排做好預(yù)約工作，安排商務(wù)旅行； 6、完成總經(jīng)理交辦的其他工作； 7、根據(jù)公司發(fā)展的要求制定人力資源戰(zhàn)略； 8、設(shè)計并完善公司人力資源結(jié)構(gòu)； 9、完成公司人力資源的日常招聘工作； 10、完善公司績效考核制度；11、根據(jù)總經(jīng)理要求，跟蹤決議事項的推進(jìn)；12、組織起草公司各項管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施，切實做到各部門工作有章可循；13、負(fù)責(zé)公司的對外工作，協(xié)調(diào)公司與相關(guān)往來工作單位的良好的合作關(guān)系；14、安排和處理辦公室日常事務(wù)，提高辦事效率

9、；三、優(yōu)秀行政人員從業(yè)必備素質(zhì)1. 思想素質(zhì)要端正思想，摒棄歧視他人的想法。以積極的心態(tài)對待本職工作，在工作中隨時保持熱情。尊重本職工作也就是尊重自己。2. 心理素質(zhì)處變不驚，對待突然的變故要敏捷迅速的找到一個合適的解決方法，要有打不垮壓不倒不怕失敗的精神。工作中不以物喜，不以己悲?？刂坪米约旱那榫w。3. 工作素質(zhì)自覺意識-領(lǐng)導(dǎo)不在時能自行安排工作內(nèi)容，有計劃性的分配時間。團(tuán)隊意識-在工作中與自己的工作伙伴建立良好的人際關(guān)系，寬以待人。工作意識-工作中該嚴(yán)肅就要嚴(yán)肅，該活潑就活潑，能夠明確場合。競爭意識-在團(tuán)隊的前提下，工作積極主動相互之間形成一種競爭。配合意識-工作中與同事要培養(yǎng)默契，已達(dá)到

10、相互之間取長補短的效果。創(chuàng)新意識-工作中不斷學(xué)習(xí)，在已有工作方法的基礎(chǔ)上，不斷嘗試與創(chuàng)新工作方法。4. 職業(yè)素質(zhì)工作時應(yīng)當(dāng)隨時保持微笑，談吐大方，以禮待人，絕不以有色眼光對待同事與客戶，工作中時刻應(yīng)該表現(xiàn)出一個出色工作人員應(yīng)有的基本素質(zhì)與禮儀規(guī)范。5. 專業(yè)素質(zhì)行政工作相對是一項比較瑣碎的工作，這就需要行政工作者要細(xì)心對待工作，把握每個細(xì)小的環(huán)節(jié)。同時在辦公軟件使用上，應(yīng)該不斷提高自己的應(yīng)變能力。6. 注意言行慎言慎行，做到不在背后談?wù)搫e人。模塊三：行政人員的職業(yè)形象的塑造一、儀態(tài)禮儀（一）員工必須儀表端莊、整潔1.頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔；2.指甲：指甲不能太長，應(yīng)常修剪。女職員涂

11、指甲油要淡色；3.口腔：保持整潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品；4.化妝：女性職員應(yīng)給人清潔健康的印象，建議每天淡妝，不宜用香味濃烈的香水；（二）工作場所的服裝應(yīng)清潔、方便、不追求修飾1.襯衫：無論什么顏色，襯衫的領(lǐng)子和袖口不得污穢； 2.鞋子：鞋子應(yīng)保持清潔，如有破損應(yīng)及時修補，不得穿帶釘子的鞋；3.服飾：公司員工服裝整潔、得體、大方；逢公司有重大活動、會議、接待任務(wù)時，行政部將提前一個工作日要求著裝。逢著便裝時間，女性職員要保持服裝淡雅得體；（三）在公司內(nèi)職員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢、動作1.站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然下垂

12、，不聳肩，身體重心在兩腳中間。會見客戶或出席儀式站立場和，或在長輩、上級面前、不得把手交叉抱在胸前；2.坐姿：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢的把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應(yīng)把椅子放在應(yīng)放的地方，然后坐下；二、行為禮儀（一）路遇：公司內(nèi)與同事、上司、下屬相遇時應(yīng)問好或點頭行禮表示致意；（二）握手：握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因；女士應(yīng)該主動與對方握手；不要戴手套握手，不要嚼口香糖的情況下與別人握手；（三）出入房間：進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，得到允許再進(jìn)。進(jìn)入后回手關(guān)門，不能大力，

13、粗暴。進(jìn)入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看住機(jī)會。而且要說：“對不起！打斷您們的談話”；（四）遞交物件：如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向著自己，使對方容易接；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀劍向著自己；（五）行走：走通道、走廊時，要放輕腳步。在公司的通道和走廊里遇到上司或客戶要主動禮讓，不能搶行。乘電梯、出門時應(yīng)禮讓客人及女士先行，不得爭擠，接待人員后進(jìn)后出；（六）電話禮儀：正確、迅速、謹(jǐn)慎地打、接電話 1.電話來時，聽到鈴響至少在第二聲鈴 。響前取下話筒。通話時先使用問候語：“接聽外部電話，應(yīng)主動答“您好，睿設(shè)計”。

14、要弄清楚對方來意、身份時，使用“請問您哪里找？”“有什么可以幫您嗎？”等。對方講述時，要留心記下要點，未聽清時及時告訴對方，結(jié)束時禮貌道別，待對方切斷電話后再放話筒； 2.在打、接電話過程中，要語氣柔和，聲調(diào)平穩(wěn)、親切，對待業(yè)務(wù)電話時，切忌使用“不知道”詞語，判斷自己不能處理時，應(yīng)禮貌告訴對方，并將電話交給能處理的部門/人，在轉(zhuǎn)交前，先把對方所談內(nèi)容扼要告訴接收人；3. 復(fù)述來電要點。如果是預(yù)約、會議通知、或者其他重要的事宜，應(yīng)跟對方核對一遍。如預(yù)約的時間、地點、聯(lián)系電話、人物等具體方面進(jìn)行核查確認(rèn)，避免不必要的錯誤。4.最后要道謝。當(dāng)雙方的交談即將結(jié)束時，應(yīng)等打電話的一方先提出掛斷。道別語氣

15、要客氣有禮；“謝謝您的來電”，“再見，祝您好心情”等，然后等對方先掛斷后再掛機(jī)。在服務(wù)行業(yè)中先于對方掛機(jī)是一大忌。5.當(dāng)你通話時，若突然有客人來訪，可以先通過面部表情或肢體語言跟客人打招呼，然后和通話者道歉，得到許可后掛斷電話招待客人。如果電話內(nèi)容很重要不能馬上掛斷，則要告知來訪的客人稍等，方可繼續(xù)通話。（七）迎送禮儀：當(dāng)客人來訪時，你應(yīng)該主動從座位上站起來，引領(lǐng)客人進(jìn)入會客地點或公共接待處區(qū)，為客人送上飲用水或茶水。如在自己的座位上交談，應(yīng)該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事，并面帶微笑；（八）站立禮儀：無論男女，當(dāng)職位高的人或年紀(jì)大的人進(jìn)來時（無論男的還是女的）都應(yīng)該起立，客人或客戶進(jìn)來時

16、應(yīng)該起立；（九）名片禮儀：遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?，接名片時要用雙手，并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容； 如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與他人交換名片。（十）介紹禮儀：1.首先，最忌“張冠李戴”。不可單憑感覺、印象去推測一個人的身份。2.行為大方得體，介紹的原則是降級別低的介紹給級別高的；將年輕的介紹給年長的；將未婚的介紹給已婚的；將男性介紹給女性；3.介紹時的手勢。手心應(yīng)朝上，手指并攏：“這位是XX”。不可用手指點人。為外國友人介紹時應(yīng)避免

17、用簡稱。（十一）入座奉茶。當(dāng)客人進(jìn)入房間后應(yīng)引領(lǐng)客人入座，把主賓引入上席，一般遠(yuǎn)門為上。在為客人奉茶時應(yīng)先詢問客人的需要。給客人奉茶的杯具應(yīng)是干凈、完整無缺口的，倒茶應(yīng)以“七分滿”為好，并且應(yīng)按照對方職務(wù)的高低雙手奉上茶，并注意及時給客人添茶水。（十二）送客。當(dāng)客人要離開時，應(yīng)為客人開門，相送到事宜的地點，再握手告別，并且目送客人離開至客人不再回顧。如果客人是遠(yuǎn)道而來，還可以為其安排車輛將其送到車站、機(jī)場、碼頭。（十三）引路。引路時，應(yīng)走在客人的左前方距離客人二、三步的地方，把中央的位置讓給客人行走，在行進(jìn)中可以利用手勢為客人介紹路況，“請這邊走！請注意樓梯！”等三、日常場合應(yīng)對（一）與人保持

18、適當(dāng)?shù)木嚯x：在與同事、客人站立交談時，保持兩人的距離；（二）恰當(dāng)?shù)胤Q呼他人：為表達(dá)對他人的尊重，下屬對上司必須稱呼頭銜（職位）；上司對下屬稱呼，可稱呼職位，或者稱呼“XX先生”、“XX女士”等；同級稱呼可以直呼其名，也可稱呼其職位；在公眾和社交場合，同事之間必須稱呼頭銜；對于知識界人士，可以直接稱呼其職稱，但是，除了博士外，其他學(xué)位不能作為稱謂來用；（三）交談：在處理對外事務(wù)中，必須使用“您好、歡迎、請、謝謝、對不起、再見請走好”等禮貌語言。社交活動中的交談，一般應(yīng)選擇大家共同感興趣的話題，但是，不應(yīng)該觸及以下問題：對方的年齡、收入、個人物品的價值、婚姻狀況、宗教信仰等；四、工作禮儀規(guī)范： 正

19、確使用公司的物品和設(shè)備，提高工作效率（一）公司物品、設(shè)備應(yīng)擺放在規(guī)定位置，領(lǐng)用、搬動、維修等都要按規(guī)定程序進(jìn)行，不能野蠻對待、損壞公物或挪為私用； （二）及時清理辦公文件、資料，桌面及辦公區(qū)域應(yīng)保持干凈整齊，工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品； （三）借用他人或公司物品，使用后應(yīng)及時歸還或放回原處；五、禮儀規(guī)范檢查 （一）本公司員工要按照本守則內(nèi)容注重自己的儀表，并保持良好的精神風(fēng)貌。各部門主管在每天早上上班時應(yīng)對本部門員工的精神狀態(tài)和儀表進(jìn)行檢查，若發(fā)現(xiàn)有精神狀態(tài)不佳、儀表不合規(guī)范的員工，應(yīng)即令其改正； （二）主管級以上管理人員由行政人事部負(fù)責(zé)檢查其精神狀況、儀容儀表，若有不合規(guī)定要求的令其改

20、正；（三）行政人事部在檢查員工精神儀表過程中，若發(fā)現(xiàn)某部門有員工精神儀表不合規(guī)定要求的，行政人事部有權(quán)對該部門主管和員工同時進(jìn)行糾正、處罰； 六、文書禮儀（一）行文禮貌，整體謙和。公務(wù)文書的前提是禮貌，對人用尊稱，對己用謙稱；去函復(fù)函及時準(zhǔn)確；請求類行文必須正式，語氣中透露尊敬；無論是何種文書往來，都不能故意為難或苛責(zé)。行文中的每一個措辭都應(yīng)該溫文爾雅，禮貌周全。（二）行文語言應(yīng)準(zhǔn)確樸實。文書本質(zhì)嚴(yán)肅，喜精簡忌冗長，因此公文應(yīng)該直接道出主題，免掉華麗的修飾，或委婉地拐彎抹角。行文的語句必須流暢通順，數(shù)字標(biāo)點符號運用規(guī)范。（三）行文關(guān)系運用準(zhǔn)確。行文關(guān)系一般有三種：上行文、平行文和下行文。上行文

21、是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)呈遞的公文，包括報告、請示和議案；平行文是同級或不屬于同一系統(tǒng)的部門之間的行文，一般多見于涵文；下級文即上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，如命令、指示、公告、通知，批復(fù)等。七、匯報工作的禮儀（一）尊約守時。無論是預(yù)約還是臨時性匯報，守時守約都是永恒定律。不過跟上級匯報的時間必須拿捏好，因為過早會令上級尷尬，過晚則是你的失禮。（二）儀容整齊，大方有禮。領(lǐng)導(dǎo)辦公室畢竟不是你的地盤，該有的禮儀一個都不能免。所以儀表要講究，進(jìn)門要先示意，得到許可后進(jìn)入，匯報時要坐站得體，措辭文雅謙和，杜絕自由散漫的作風(fēng)。（三）直抒重點。匯報時條理明朗，語言精煉，內(nèi)容實事求是。如果是日常工作匯報，則

22、可以匯報當(dāng)前已完成的工作及業(yè)績、正在進(jìn)行中的工作的發(fā)展近況、需要解決的困難等，讓上級第一時間理解情況。匯報的時間以15分鐘為宜，最多不能超過半小時。（四）結(jié)束匯報應(yīng)該由上級提出。如果上級談興猶在，那你不妨坐定多談。結(jié)束時要把自己的“痕跡”-如材料帶走，還有要把座椅、茶具等整理好再出去。八、上午會餐禮儀（一）正式的商務(wù)會餐，應(yīng)對方發(fā)出宴會邀請，確定宴會的時間，當(dāng)對方同意后，還應(yīng)通過一些方式了解對方的飲食習(xí)慣和喜好，以便向餐館預(yù)定菜單。（二）要注意餐桌上的座次問題。我國一般采用圓桌宴請，當(dāng)主人只有一位時，面門而坐的位置是主人位，主人右側(cè)坐對方的1號主賓，左側(cè)坐的應(yīng)是2號主賓，3號客人則坐1號主賓的

23、旁邊，4號客人坐2號主賓旁邊，以此類推。當(dāng)有兩位主人時，第二主人則坐第一主人的對面，即最接近門口的位置，此時2號主賓應(yīng)坐第二主人的右側(cè)，第一主人左側(cè)改坐3號客人，4號客人自然當(dāng)作陪在第二主人的左側(cè)，當(dāng)雙方有多人時，賓主雙方可分開兩邊坐，也可以交錯而坐，看雙方的關(guān)系熟絡(luò)的程度而定。（三）如果宴請的是自助餐，那么一般不按座位，但是取物時，應(yīng)多次少取，以免給人留下貪婪的印象。模塊四：辦公用品的管理一、電話事務(wù)的傳達(dá)與管理作為公司的行政人員，應(yīng)做好公司內(nèi)部電話事務(wù)的傳達(dá)和管理工作，這也是行政人員的日常行政工作。在傳達(dá)一切事務(wù)一定要準(zhǔn)確、簡單、扼要，表達(dá)思路清晰，若不能及時將事情落實到人員上，應(yīng)該做好相

24、關(guān)的記錄，保證事事有人管，事事有人做。二、郵件的收發(fā)管理與文件處理流程管理（一）公司利用郵箱實現(xiàn)了無紙化遠(yuǎn)程辦公，因此郵箱收發(fā)文件管理是十分重要的，行政人員在這項工作上加強(qiáng)其責(zé)任心，公司規(guī)定每名員工的收發(fā)郵件要嚴(yán)格遵守公司的制度流程，行政人員能夠督促設(shè)計師將所收集的資料和文件嚴(yán)格按公司存儲路徑進(jìn)行存儲，并做好相關(guān)的登記記錄，并將相關(guān)本按指定位置進(jìn)行存放。（二）在發(fā)送郵件的過程中，要嚴(yán)格按公司所規(guī)定的書寫格式，注意行文規(guī)范；對于接收到文件，行政人員要及時準(zhǔn)確將相關(guān)內(nèi)容落實到相關(guān)工作人員，并做好記錄。三、傳真的管理及時準(zhǔn)確的接受公司傳真文件，合理利用好資源，把握有效的傳真文件，避免無效文件的接收所

25、造成的浪費，實施專人對傳真機(jī)進(jìn)行管理，要有責(zé)任心，有故障要及時保修維修，不影響公司正常工作使用，若公司人員發(fā)送傳真，必須在行政人員那做如實登記，由行政人員給予發(fā)送。四、報銷流程與零用錢的管理（一）行政人員應(yīng)架設(shè)好員工與財務(wù)的橋梁，貫徹和執(zhí)行公司的報銷流程，監(jiān)督工作人員如實填寫報銷單，并同時出具報銷憑證。定期將報銷單呈報給總經(jīng)理簽字，得到總經(jīng)理的批復(fù)方可到財務(wù)實施報銷。（二）公司一部分零用錢由行政人員掌管，這主要是應(yīng)急公司急事所用，如：購買員工車票和支付公司快遞郵件的費用等，行政人員應(yīng)對每筆支付款有相關(guān)記錄并保存好相關(guān)票據(jù)，并定期與公司財務(wù)進(jìn)行對接，體現(xiàn)對行政人員的細(xì)節(jié)管理。（三）處理公司日常廢

26、品所得的零要錢，行政人員要做好賬目登記。五、辦公設(shè)備維護(hù)管理（一）公司行政人員應(yīng)該注重公司辦公設(shè)備的維護(hù)管理，公司工作人員若發(fā)現(xiàn)自己或公司的辦公設(shè)備有故障要及時將實際情況反映到行政人員處，行政人員要第一時間熱情、主動為其落實維修事宜，并作好相關(guān)登記，不可拖延工作，甚至影響公司正常工作。平日里，行政人員要注意看管公司的辦公設(shè)備，有問題要及時反映，促進(jìn)公司整體工作正常運行，提高公司整體工作效率。（二）行政人員應(yīng)該嚴(yán)禁使用來歷不明的軟件、軟盤、光盤、U盤等。工作人員因出差或業(yè)務(wù)往來所需辦公設(shè)備，行政人員應(yīng)負(fù)責(zé)其做好借用登記，并能夠督促其所借辦公設(shè)備的歸還。行政人員應(yīng)時刻注意辦公設(shè)備的完整性。（三）辦

27、公用品的合理使用。行政部人員應(yīng)積極配合各部門展開工作，同時在辦公用品使用上應(yīng)履行其監(jiān)管責(zé)任，本著公司一貫思想“不浪費”原則。適時對員工進(jìn)行監(jiān)督，造成大量浪費的員工，我們予以合理化提醒，事情嚴(yán)重者按公司相關(guān)規(guī)定處罰。模塊五：會議組織與管理一、會議前準(zhǔn)備行政人員應(yīng)該積極參加公司例會，在會前明確本次會議所需準(zhǔn)備工作，如：相關(guān)文件的準(zhǔn)備、是否需要辦公設(shè)備配合本次會議、不能參會人員的原因等，這都是行政人員在會前所應(yīng)充分準(zhǔn)備的，會前行政人員要與公司主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)事宜的銜接與溝通，同時能夠積極引導(dǎo)公司員工參加公司例會議。二、會后跟進(jìn)會議內(nèi)容的工作我公司行業(yè)特殊性，決定著行政部在公司扮演著特殊的角色，架設(shè)與

28、各部門有效溝通的橋梁也是我們?nèi)粘５墓ぷ?。每次會議上，行政人員要認(rèn)真、有條理地做好相關(guān)會議記錄，將每項工作跟進(jìn)到每個人，適時適當(dāng)督促各部門的工作進(jìn)展情況。三、高效傳達(dá)并落實會議主要內(nèi)容（一）行政人員將每次會議記錄必須于當(dāng)日整理完畢，將會議記錄一式兩份存儲到指定文件中，并遞交總經(jīng)理一份，同時將會議記錄于當(dāng)日張貼在公司公告板上，在公司群里將會議主要內(nèi)容傳達(dá)給每名員工。若有缺席會議的員工，應(yīng)在其到崗時行政人員將會議內(nèi)容傳達(dá)到。（二)行政人員要在每周六將下周例會議上所提供的工作總結(jié)與計劃整理完畢，打印出來給公司主要領(lǐng)導(dǎo)每人一份。同時，在公司周一例會上若有對相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)整也要及時修改工作計劃，于周一整理

29、完畢并張貼在公司公告板上，將終稿版存儲到指定文件夾中。并在公司群里將終稿的工作計劃傳達(dá)給每名員工。若有缺席會議的員工，應(yīng)在其到崗時行政人員將工作計劃傳達(dá)到。模塊六：行政人員的職場溝通技巧一、什么是溝通（一）要敢于面對問題，說出事實，不是回避矛盾。（二）要去解決問題，而不是為了證明對方的錯誤。（三）換位思考，不要固執(zhí)己見。站在對方的立場上想想，便會有不同的想法。（四）在溝通時，重要的不是你說了什么，而是對方理解了什么。二、領(lǐng)會對方說話的意圖，把握溝通的要點體會言外之意花點時間，回想一下那些你能想到的杰出領(lǐng)導(dǎo)。你會發(fā)現(xiàn)他們都非常擅長體會言外之意。他們擁有一種非同尋常的能力，能夠知道沒有說出、看到或

30、者聽到的信息。睜大雙眼豎起耳朵，但閉上嘴巴，你會驚奇地發(fā)現(xiàn)你的水平和組織意識都得到了提高。（一）停頓（二）善于詢問（三）反饋給對方你的理解（四）用心聆聽（五）從聆聽建立信任（六）從聆聽建立自我約束三、溝通技巧（一）從溝通的組成看，一般包括三個方面：溝通的內(nèi)容，即文字；溝通的語調(diào)和語速，即聲音；溝通的行為姿態(tài)，即肢體語言。這三者的比例為文字占7%，聲音占48%，行為姿態(tài)占55%。同樣的文字，在不同的聲音和行為下，表現(xiàn)出的效果是截然不同。所以有效的溝通應(yīng)該是更好的融合好這三者。（二）從心理學(xué)角度，溝通的過程中包括意識和潛意識層面，而且意識只占1%，潛意識占99%。有效的溝通必然是在潛意識層面的，有

31、感情的，真誠的溝通。（三）溝通的“身份確認(rèn)”，針對不同的溝通的對象，如上司，同事，下屬等，即使是相同的溝通的內(nèi)容，也要采取不同的聲音和行為姿態(tài)。（四）溝通的肯定，即肯定對方的內(nèi)容，不僅僅說一些敷衍的話。這可以通過重復(fù)對方溝通中的關(guān)鍵詞，甚至能把對方的關(guān)鍵詞語經(jīng)過自己語言的修飾后，回饋給對方。這會讓對方覺得他的溝通得到您的認(rèn)可與肯定。（五）溝通的聆聽，聆聽不是簡單的聽就可以了，需要您把對方溝通的內(nèi)容、意思把握全面，這才能使自己在回饋給對方的內(nèi)容上，與對方的真實想法一致。例如，有很多人屬于視覺型的人，在溝通中有時會不等對方把話說完，就急于表達(dá)自己的想法，結(jié)果有可能無法達(dá)到深層次的共情。（六）溝通的

32、“先跟后帶”，“先跟后帶”是指，即使是您的觀點和對方的觀點是相對的，在溝通的過程中也應(yīng)該先讓對方感覺到您是認(rèn)可的、理解的，然后再通過語言和內(nèi)容的誘導(dǎo)拋出您的觀點。任何的技巧都是需要長期的訓(xùn)練的，溝通的技巧也不例外，逐漸養(yǎng)成的，我們要在工作中不斷的感悟，不斷的學(xué)習(xí)，就會慢慢的掌握并熟練的運用溝通的技巧。四、正確使用溝通的技巧的意義：（一）溝通的良好能獲得更佳更多的合作； （二）溝通的良好能減少誤解； （三）溝通的良好能使人更樂于作答； （四）溝通的良好能使人覺得自己的話值得聆聽； （五）溝通的良好能使自己辦事更加井井有條； （六）溝通的良好能增自己進(jìn)行清晰思考的能力； （七）溝通的良好能使自己感

33、覺現(xiàn)能把握所做的事。 五、平行溝通技巧：平行溝通：同事之間的溝通和各部門之間就事務(wù)進(jìn)行協(xié)商、協(xié)調(diào)，這都是平行溝通。平行溝通以互通有無、爭取配合為主要目的，并且在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行，不同于公關(guān)、不同于談判，應(yīng)該直截了當(dāng)，簡明扼要。（一）溝通從工作出發(fā)如果需要溝通，一定是自己感到正在進(jìn)行的工作重視不夠，或是對上級的安排理解不透，妨礙了工作順利進(jìn)行。（二）溝通遵循制度和流程我們必須遵循各司其職、各負(fù)其責(zé)的原則開展工作。如果你找一個不相干的人進(jìn)行溝通，一是對方會認(rèn)為你無事找事，二是你的目的根本達(dá)不到。（三）開門見山找準(zhǔn)了溝通對象，首先征詢對方是否有空。一旦確定對方時間上方便，你就可以直截了當(dāng)?shù)靥岢鲎约旱臏贤?/p>

34、議題、自己的期盼，然后等候?qū)Ψ交貞?yīng)。這里特別要注意地是轉(zhuǎn)彎抹角、廢話連篇，浪費自己時間不說，也給對方一個不好的印象。（四）征詢對方意見既然找對方溝通，一定是自己覺得對方在解決問題上舉足輕重，那就必須虛心聽取對方的意見，了解對方對溝通的工作不配合的原因或存在的困難，或者是對方有了更好的完成任務(wù)的創(chuàng)意，正等著你來商議。（五）提出個人建議待對方陳述個人意見之后。你如果覺得對方言之有理，除了完全接受之外，別忘了表示感謝。（六）聽取對方反饋在你提出與對方不同意見之后，你要特別強(qiáng)調(diào)指出：“你看看在我提議的基礎(chǔ)上你有什么補充？”一是讓對方把思路調(diào)整到你的建議上來，二是在情感上表達(dá)對對方的尊重。（七）雙方求同

35、存異由于所處的位置不同、個人經(jīng)歷經(jīng)驗不同，同事間在工作方式上存在不同態(tài)度、不同觀點是再正常不過的事情，在這一點上我主張求同存異，只要工作能夠正常進(jìn)行就可以了。六、垂直溝通（一）努力溝通，腳踏實地。做事要認(rèn)真負(fù)責(zé)，以成績說話。不要貪圖表面功夫，同樣的工作失誤不要犯兩次。（二）服從領(lǐng)導(dǎo)，為上司分憂。比上司做得多，比上司想得遠(yuǎn)，比上司要求嚴(yán)格。（三）說話尊卑有利，落落大方。不必過分拘謹(jǐn)，要不卑不亢，表現(xiàn)出落落大方的氣度。（四）正確把握溝通場合。找上司匯報情況一定要在第一時間說緊急的事情，瑣事要等上司清閑時再匯報。無法當(dāng)面回報的可以選擇電話或短信。模塊七：五項管理第一項：心態(tài)管理積極心態(tài)人與人之間只有

36、很小的差異，但這種差異卻造成了人生結(jié)果的巨大差異：很小的差異就是人生的態(tài)度是積極的還是消極的，巨大的差異就是結(jié)果的成功與失??！美國成功學(xué)院對1000名世界知名成功人士的研究結(jié)果表明：積極的心態(tài)決定了成功的85%有什么樣的心態(tài)，就有什么樣的思維和行為，就有什么樣的環(huán)境和世界，就有什么樣的未來和人生。為什么那么多頂尖的成功人士能夠把挫折當(dāng)存折，把壓力當(dāng)動力，把障礙當(dāng)最愛呢？因為他們覺得障礙不是來阻攔他們的，而是來幫助他們成長的。其實，決定每個人的積極心態(tài)的關(guān)鍵是：樂觀、自信、決不找借口樂觀是快樂，積極思維，不悲觀失望、不抱怨指責(zé)；永遠(yuǎn)想你自己得到的，不要想你失去的。自信是相信自己，接受挑戰(zhàn)懷疑、不

37、害怕、不說“不可能”。決不找借口是承擔(dān)責(zé)任，不找借口，不找理由、不說我是受害者。美國西點軍校一個廣為傳誦的悠久傳統(tǒng)，學(xué)員遇到軍官問話時，只能有四種回答：“報告長官，是”、“報告長官，不是”、“報告長官，不知道” “報告長官，沒有任何借口”。除此之外不能說一個字。人在什么時間會找借口？就是在問題發(fā)生的時候，就是在沒有做好的時候。一旦沒有達(dá)到我們的目標(biāo)，一旦出現(xiàn)障礙、差錯，人們馬上就會說：那是因為.那是因為其他同仁，那是因為朋友，還有.就開始找理由、找借口、找原因，在這個時候開始不想承擔(dān)責(zé)任。但是你越不想承擔(dān)責(zé)任就越不能夠改進(jìn)，越不能夠自我反省，永遠(yuǎn)惡性循環(huán)。一個不想承擔(dān)責(zé)任的人就會不斷的惡性循環(huán)

38、，不斷的逃避，不斷的指責(zé)，不斷的抱怨，不斷的把自己變成一個受害者。成功人士是怎么做的？不是抱怨，而是接受，他們知道這是自己的問題，所以說失敗的人都在找借口，而成功的人總在找方法。在忙忙碌碌中，你是否發(fā)現(xiàn)：大部分人都陷入時間浪費的陷阱，主要有內(nèi)、外兩部分原因：內(nèi)因是：缺乏計劃、沒有目標(biāo)、經(jīng)常拖延、抓不住重點、事必躬親、有頭無尾、一心多用、缺乏條理與整潔、盲目行動、簡單事情復(fù)雜化；外因是：信息不共享、目標(biāo)不明確、交通擁堵、通訊不暢；這都是浪費時間的表現(xiàn)。第二項：時間管理如何進(jìn)行高效時間管理（10個方法）一、生命規(guī)劃要預(yù)先規(guī)劃時間：人生的事業(yè)、財富、家庭生活、學(xué)習(xí)成長、人際關(guān)系、健康休閑六大領(lǐng)域的規(guī)

39、劃；一周為平衡點，每周總結(jié)工作，規(guī)劃生活；二、要事第一什么是80/20定律？早在19世紀(jì)，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托就從研究中發(fā)現(xiàn)：20%的事決定了80%的成果；20%的客戶決定了80%的利潤；20%的產(chǎn)品創(chuàng)造了公司80%的績效；20%的員工給公司創(chuàng)造了80%的業(yè)績；這就是80/20定律，這個定律在時間管理上非常重要， 每個人每天都遇到很多很多的事情，在有限的時間去完成無限的事情。唯一的一個辦法只有分清輕重緩急，把事情分出優(yōu)先順序，抓到重點。你必須懂得在每天、每月、每年的工作當(dāng)中，去做最有生產(chǎn)力的事，最有價值的事，這就是成功人士和非成功人士的區(qū)別！ABC法則A代表最重要，B代表重要，C代表次重要作為

40、員工：A類的事自己做，B類的事壓縮做，C類的事延期做或不做；作為領(lǐng)導(dǎo)者：A類的事自己做，B類的事壓縮做，C類的事要授權(quán)做；如何判斷是A類的事？一、 帶來最大價值；二、不做就沒機(jī)會了；三、別人不能替代；用大塊時間保障A類事優(yōu)先完成。三、每日管理記錄每天時間，將每天要做的事情列出，記錄永遠(yuǎn)比記憶更可靠；四、任務(wù)清單接到任務(wù)的時候，給別人承諾的時候，發(fā)出任務(wù)的時候，都要馬上拿出筆記下來，每一項都要任務(wù)明確，設(shè)定期限。五、檢查追蹤按照記錄的時間，對任務(wù)“按時”追蹤檢查，對承諾“準(zhǔn)時”完成；六、日清日新日事日畢，今日事在當(dāng)天處理完畢，弄清原因、分清責(zé)任及采取措施，防止問題積累，保證目標(biāo)得以實現(xiàn)。日清日高

41、，對工作薄弱環(huán)節(jié)不斷改善，不斷提高，每天都能相對提高1%。七、杜絕拖延八、條理整潔有工作，能做的馬上做，代辦的記錄下來歸檔管理；九、馬上行動十、授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)者善于使用授權(quán)，這樣才有更多時間思考戰(zhàn)略問題；時間優(yōu)先法：1、 列出所要做的事情2、 用ABC法則分出重要等級3、 分配時間，將你最好狀態(tài)的時間來完成A類工作時間是有限的，工作是無限的，合理安排時間，將自己每天的最有效的工作時間創(chuàng)造出最高價值的回報，這就是時間管理！第三項：目標(biāo)管理要想獲得成功，就必須要確定一個清晰可見的目標(biāo)，因為目標(biāo)是人奮勇向前的動力源泉。目標(biāo)是成功的方向來自耶魯大學(xué)的調(diào)查顯示：世界上只有3%的人有清晰而長遠(yuǎn)的目標(biāo)；10%的人

42、，有清晰但比較短期的目標(biāo)；60%的人，目標(biāo)模糊；27%的人，沒有目標(biāo)；世界上只有3%的人曾訂下過清晰而長遠(yuǎn)的人生目標(biāo)，這也就是為什么成功者總是極少數(shù)的根本原因。目標(biāo)產(chǎn)生積極的心態(tài)目標(biāo)給你一個看得見的彼岸。隨著你實現(xiàn)這些目標(biāo)，你就會有成就感。你的思想方式或工作方式（心態(tài)）就會向著更積極主動的方向轉(zhuǎn)變。目標(biāo)使我們看清使命、產(chǎn)生動力有了目標(biāo)，對自己心中的憧憬便有了一幅清晰的圖畫，你就會把精力和資源專心放在你所選定的方向上。目標(biāo)有助于我們分清輕重緩急，把握重點沒有目標(biāo)，我們很容易陷入跟理想無關(guān)的現(xiàn)實事務(wù)中，成為瑣事的奴隸。目標(biāo)使你成為一個成功的人美國19世紀(jì)哲學(xué)家、詩人愛默生說：“一心向著自己目標(biāo)前進(jìn)

43、的人，整個世界都給他讓路！”是不是我們每個人心中都已經(jīng)有自己的目標(biāo)呢？從這一刻起給自己設(shè)定個短期目標(biāo)，以積極的心態(tài)向著目標(biāo)方向努力奮斗，獲取屬于自己的成功！第四項：學(xué)習(xí)管理一、學(xué)習(xí)是競爭力學(xué)習(xí)，是時代發(fā)展的要求，是人類獲得新的幸福的永恒動力。任何時候我們都要學(xué)習(xí)，保持學(xué)習(xí)的精神，直到你生命結(jié)束為止。二、學(xué)習(xí)改變命運知識經(jīng)濟(jì)時代，只有不斷學(xué)習(xí)才能順應(yīng)社會的發(fā)展；只有不斷學(xué)習(xí)才有競爭力，未來企業(yè)和企業(yè)的競爭就是學(xué)習(xí)力的競爭，人和人的競爭也是學(xué)習(xí)力的競爭，學(xué)習(xí)改變命運，知識創(chuàng)造未來！三、學(xué)習(xí)的途徑學(xué)習(xí)成功者的經(jīng)驗，了解成功者的思想，做成功者所做的事情，重復(fù)成功者的行為，就會得到成功者一樣的結(jié)果。學(xué)習(xí)

44、成功者的三個途徑：（一）閱讀成功者所讀的書籍：發(fā)現(xiàn)成功的規(guī)律、提煉成功的步驟、找到成功的方法。（二）與成功者廣交朋友：跟隨成功者，虛心求教，直接獲得成功的方法和訣竅。（三）聽成功人士的演講或上成功者開設(shè)的課程：在短時間內(nèi)獲得比較系統(tǒng)的成功步驟和方法。四、養(yǎng)成天天學(xué)習(xí)的習(xí)慣今天，我們唯一的競爭優(yōu)勢就是比對手學(xué)習(xí)得更多更快！學(xué)習(xí)是終身的事業(yè)。我們只有孜孜不倦、始終不渝地學(xué)習(xí)，才能在不斷吸納精神營養(yǎng)中更新知識，與時俱進(jìn)。（一）在工作中學(xué)習(xí)實踐是學(xué)習(xí)的最高境界，你所做的每一件事情，都是你學(xué)習(xí)的機(jī)會，如果你能夠充分利用這些機(jī)會，在你解決每一個問題的過程中，你所學(xué)到的知識與技能必然會有所增加，有意識地從工

45、作中學(xué)習(xí)知識與技能，增長你的經(jīng)驗和智慧。（二）在反省中學(xué)習(xí)一個善于反省的人才能不斷超越，不斷進(jìn)步。在每天工作中，隨時反省自己的心態(tài)是否健康積極，今天的目標(biāo)有沒有完成，時間的安排是否合理，對知識的掌握是否達(dá)到要求，哪些是欠缺的，哪些是更新的知識。只有不斷反省，才能將知識進(jìn)行強(qiáng)化、提升，才能從各個方面得到改進(jìn)和進(jìn)步。（三）在總結(jié)中學(xué)習(xí)吃一塹長一智，不管是成功還是失敗，都要勤于分析錯誤原因和成功訣竅。在總結(jié)學(xué)習(xí)中，從中了解自己的不足，不斷積累經(jīng)驗，加以完善，更快達(dá)到目標(biāo)。五、最新學(xué)習(xí)模式-循環(huán)學(xué)習(xí)法第一步，通過學(xué)習(xí)，來獲得知識的提升。第二步，通過知識的提升，來獲得實踐的機(jī)會，將知識運用在實踐中，而實

46、際的工作又能檢驗知識是否正確。第三步，在實際的工作中獲取新的知識，或者發(fā)現(xiàn)你缺乏的知識，找到自己的不足之處，也是所謂的“實踐出真知”。第四步，回到循環(huán)學(xué)習(xí)法的起點，再學(xué)習(xí)，通過工作中發(fā)現(xiàn)的知識點的缺乏，就能促進(jìn)我們重新學(xué)習(xí)，繼續(xù)學(xué)習(xí)，從而獲取更多的知識。知道和做到之間是有距離的，學(xué)到的任何知識都要在實踐中不斷循環(huán)認(rèn)證，通過觀念的改變到行為的改變的習(xí)慣的改變，最終成就不同的人生。第五項：行動管理一、行動是一切成功的保證不行動，一切計劃都只是空想，只有開始行動，才有成功的可能！如果你不想永遠(yuǎn)做個只說不做的人，那就要從每一天，每一時刻，每一分鐘去把握，認(rèn)真做好哪怕是微不足道的小事。要有計劃、持續(xù)、連

47、貫地做下去，切實落實到自己寶貴的行動中，用行動去證明一切，持之以恒地去努力。二、我們?yōu)槭裁床恍袆邮〔粔蚨?，痛苦不夠深，缺乏明確的目標(biāo)。三、激發(fā)行動的六大步驟我要得到什么樣的結(jié)果？達(dá)不到有什么樣的痛苦？不行動有什么壞處？假如馬上行動，有什么好處？制定期限，馬上行動。將行動計劃告訴你的家人、朋友和領(lǐng)導(dǎo)。四、接受錘煉，堅持不懈我們是不是由于害怕行動，或是行動了卻沒有堅持下來，最終浪費自己的好資質(zhì)而與成功無緣？其實，每個人都是可以雕琢成佛的佛石，但必須接受錘煉才能成功。你要做的就是行動，天天行動，迫使自己行動，只要你堅持，奇跡一定會發(fā)生。五、行動者宣言行動是你成功的保證，馬克吐溫說過一句話：你害怕什

48、么？做你害怕做的事你就不會害怕了。在行動中去檢驗、去完善在行動中去糾正、去調(diào)整在行動中去學(xué)習(xí)、去發(fā)現(xiàn)在行動中去增添勇氣、創(chuàng)造奇跡如果你下定決心做一個成功的人，那你就應(yīng)用五項管理來規(guī)劃你的人生，你的航程就此起航。你就是自己命運之船的船長，那么在人生的海洋上，你將不會迷失方向，成功的彼岸就在前方。模塊八：服務(wù)導(dǎo)向的執(zhí)行力一、行政人員工作的執(zhí)行平臺對于我們公司行政人員的執(zhí)行平臺就是公司通過行政部搭建一個服務(wù)平臺，將公司各部門貫通起來，來實現(xiàn)公司的管理與執(zhí)行。二、明確先有學(xué)習(xí)力，后有執(zhí)行力多數(shù)行政工作者的精力與時間都在被每天很多來自于生活與工作方面的重復(fù)性事務(wù)所耗費,而忽略了培養(yǎng)思考的習(xí)慣。這也是為什

49、么當(dāng)很多人忙忙碌碌地奮斗了很多年以后,突然停下腳步并感覺不知道自己這么多年在忙些什么的主要原因,從而陷入迷茫狀態(tài)。事實上,思考習(xí)慣的培養(yǎng)比執(zhí)行力更重要。通過思考可以不斷修正自己的人生方向(理想)與人生目標(biāo)(通往實現(xiàn)理想的路)、可以讓自己通過超強(qiáng)的執(zhí)行力所產(chǎn)出的結(jié)果更具意義、可以提高自己辦事成功的概率等。有很多人誤認(rèn)為只要自己勤奮、努力就一定能成功,每天不停地忙著很多具體的事務(wù),把自己的時間表排得滿滿的,他們認(rèn)為只要忙起來,就會感到生活是那么充實,自己活得是那么有意義與上進(jìn)。而事實上,在沒有經(jīng)過長時間思考與討論所制定出來的行動計劃與時間表是盲目的、形式主義的。這等于在浪費時間、在浪費生命、在浪費

50、社會資源與國家資源。我不是否認(rèn)勤奮與努力不好,而是希望每個人在開始決定勤奮與努力之前,放慢腳步,拉長自己考慮的時間,因為思考是另一種能夠讓你穩(wěn)步前進(jìn)的巨大力量!三、如何提高行政執(zhí)行力，確保實現(xiàn)高績效？ 首先，正確的方向是執(zhí)行的前提。正確的決策會指引前進(jìn)的方向，但是如果方向錯誤，那么做的越好損失也將越大。因此，只有沿著正確的方向做事情，樹立正確的價值取向，才能夠確保執(zhí)行不會偏離中心。其次，堅定而嚴(yán)格地執(zhí)行上級的決策是提高執(zhí)行力的關(guān)鍵。為了實現(xiàn)目標(biāo)嚴(yán)格按照要求，積極主動地執(zhí)行決策要求，毫不遲疑，提升速度，絕對服從，這些是在執(zhí)行過程中需要密切注意的，也是每一位行政執(zhí)行者應(yīng)該遵守的原則。再次，準(zhǔn)確的執(zhí)

51、行是戰(zhàn)略順利實施的保證。要準(zhǔn)確的執(zhí)行決策首先要對自己進(jìn)行角色定位，明確行為標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行原則（按規(guī)律辦事、按程序辦事、按制度辦事）。不僅要依法行政，更要積極轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高執(zhí)法水平和行政效率?？偟膩碚f，高效地提高執(zhí)行力可以用三句話來概括，那就是做正確的事情、把事情做對、立即去做。模塊九：行政人員的文檔管理一、什么是人事檔案管理人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)

52、系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。二、合同文件管理（一）合同文件管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。行政人員要依托總經(jīng)理的意圖來加強(qiáng)合同的基本管理。（二）行政人員要積極配合總經(jīng)理和財務(wù)人員對合同的履行情況，若發(fā)現(xiàn)問題要及時處理或向總經(jīng)理匯報。確保合同能夠正常履行。（三）行政人員應(yīng)將所有合同建立歸檔，禁止將合同內(nèi)容泄漏給與合同無關(guān)人員。（四）根據(jù)公司項目發(fā)展實際情況，適時配合總經(jīng)理完成合同的催款要求。（五）起草合同要準(zhǔn)確、細(xì)心，不能有任何失誤，以保

53、護(hù)公司利益為出發(fā)點。三、信息和行業(yè)情報的管理第一，現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。行政人員對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。第二，公司對各項目的考查資料由行政人員對其嚴(yán)加管理，行政人員要及時將設(shè)計師考察的資料進(jìn)行收集整理，能夠保證公司內(nèi)部資源共享。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。 第三，行政人員通過網(wǎng)絡(luò)、公司郵箱等多種渠道對與公司發(fā)展有關(guān)的行業(yè)信息進(jìn)行收集整理。與總經(jīng)理密切相關(guān)的信息要及時反饋給總經(jīng)理。模塊十：行政人員如何面對挫折一、如何認(rèn)識挫折既然

54、挫折是不可避免的,那么就有必要學(xué)會如何認(rèn)識挫折,如何應(yīng)對挫折,提高挫折承受力。(一)正確認(rèn)識挫折，要提高承受挫折的能力。(二)改變不合理觀念。(三)加強(qiáng)修養(yǎng),勇于實踐 。(四)優(yōu)化自身人格品質(zhì)挫折承受力與人格特征有關(guān)。以下幾種人格類型的人常常容易引起挫折感。 1、性情急躁的人 2、心胸狹窄的人3、意志薄弱的人4、自我偏頗的人二、樹立正確的人生觀 （一）世界觀與人生觀。世界觀來源于人的生產(chǎn)和生活實踐，是指人們對生活在其中的世界以及人與世界的關(guān)系的總體看法和根本觀點。（二）追求高尚的人生目的。人生觀主要通過人生目的、人生態(tài)度和人生價值三個方面體現(xiàn)出來。（三）確立積極進(jìn)取的人生態(tài)度。所謂人生態(tài)度，是

55、指人們通過生活實踐形成的對人生問題的一種穩(wěn)定的心理傾向和基本意圖。它的形成既是一定社會環(huán)境影響的結(jié)果，也是一個復(fù)雜的心理過程，其中，認(rèn)知、情感、意志是起主要作用的三種心理因素。三、創(chuàng)造有價值的人生（一）價值觀與人生價值。價值觀是人們關(guān)于什么是價值、怎樣評判價值、如何創(chuàng)造價值等問題的根本觀點。價值觀的內(nèi)容，一方面表現(xiàn)為價值取向、價值追求，凝結(jié)為一定的價值目標(biāo)；另一方面表現(xiàn)為價值尺度和準(zhǔn)則，成為人們判斷事物有無價值及價值大小、是光榮還是可恥的評價標(biāo)準(zhǔn)。 （二）人生價值的實現(xiàn)。人們根據(jù)自己的價值標(biāo)準(zhǔn)選擇人生目的，在實踐中努力實現(xiàn)自己的人生價值。在此，正確把握人生價值實現(xiàn)的條件和方法至關(guān)重要。首先，人生價值實現(xiàn)需要一定的社會條件。人生價值的實現(xiàn)要從社會客觀條件出發(fā)，人的創(chuàng)造力的形成、發(fā)展和發(fā)揮都要依賴于一定的社會客觀條件。人生價值目標(biāo)還要與符合人類社會發(fā)展規(guī)律的社會核心價值體系相一致。 四、正確規(guī)劃自己的職業(yè)生涯雖然工作的目的是為了賺錢，