1、后勤采購管理辦法集團(tuán)后勤采購管理辦法編號：QB/JD.CG002公司/中心：財(cái)務(wù)管理委員會起草：日期：版本號：第A版第0次修改審核：日期：批準(zhǔn)：日期：第1章總則1.1目的為了加強(qiáng)對集團(tuán)所屬公司后勤物資及服務(wù)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管理，規(guī)范采購行為， 保證采購質(zhì)量，提高采購效率，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于集團(tuán)所屬分子公司及工廠的后勤物資及服務(wù)的采購。1.3后勤物資及服務(wù)采購分類辦公類：辦公文具、辦公設(shè)備、辦公家具、寬帶、固話等。宣傳印制類：橫幅、公司定制品（印有公司標(biāo)識的名片、單據(jù)、信封、紙杯、信 紙、筆記本、辦公文具等）、廣告、海報(bào)、宣傳手冊、DV宣傳片、掛歷、營銷促銷品等。勞保清潔及宿

2、舍用品：手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、掃把、拖把、膠桶、床上用品、床、窗簾、柜子、工作服等1.3.4公共設(shè)施類：水龍頭、水管、照明燈、電線、門、窗、玻璃、設(shè)施維護(hù)等1.3.5招待類：水果、零食、煙、酒、礦泉水、果盤、茶杯、茶、禮品等1.3.6技術(shù)檢測類：容器、工具、儀器儀表、試劑、藥品等1.3.7生產(chǎn)維護(hù)類：生產(chǎn)機(jī)器零配件、五金工具等1.3.8食堂物資：鍋、碗、瓢、盆、油、調(diào)味劑、米、面、粉、菜、煤球、煤氣等1.3.9保險(xiǎn)類：社會保險(xiǎn)、意外傷害險(xiǎn)、財(cái)險(xiǎn)。能源類：水、電、煤、氣、生產(chǎn)用油等1.4 不相容職務(wù)1.4.1請購與審批。請購人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審批。1.4.2供應(yīng)商的選擇與審批。選擇供應(yīng)

3、商的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)審批。1.4.3采購合同的擬訂、審核與審批。合同擬定、審核、審批等工作應(yīng)由不同的人員負(fù)責(zé)。1.4.4采購、驗(yàn)收與記錄。采購、驗(yàn)收與會計(jì)記錄等工作應(yīng)由不同的人員擔(dān)任，以保證采購數(shù)量的真實(shí)性和采購價(jià)格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購記錄和會計(jì)核算的正確性。1.4.5 付款的申請、審批與執(zhí)行。付款的申請人、審批人與執(zhí)行人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，避免因付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。第 2 章 后勤采購組織2.1 后勤采購工作小組2.1.1 后勤采購工作小組機(jī)構(gòu)公司設(shè)立后勤采購工作小組，由各部門各派一人組成，組長由總經(jīng)理任命。后勤采 購工作小組不設(shè)專職，所有組員均為兼職。2.1.

4、2 后勤采購工作小組職責(zé)2.1.2.1 負(fù)責(zé)與各部門的溝通協(xié)調(diào)。當(dāng)某項(xiàng)物資的選購需要專業(yè)性判斷時(shí)，后勤采購工 作小組應(yīng)與需求部門協(xié)調(diào)，由需求部門安排專業(yè)人員協(xié)助采購員采購，提供專業(yè)性采購 建議。2.1.2.2 協(xié)同采購，對采購工作進(jìn)行監(jiān)督。2.1.2.3 負(fù)責(zé)后勤采購評估工作。2.2 各部門職責(zé)2.2.1 公司后勤物資及服務(wù)采購歸口行政部門集中辦理，其他部門不得擅自采購。行政 部門應(yīng)分別設(shè)置行政內(nèi)勤（兼任計(jì)劃管理員 ） 、采購員及倉庫保管員等崗位。2.2.2 公司總部總裁辦下設(shè)行政部，設(shè)置行政內(nèi)勤及采購員崗位，負(fù)責(zé)母公司范圍內(nèi)的 采購業(yè)務(wù)，八字門行政部安排保管員負(fù)責(zé)倉庫物資保管及發(fā)放。其他子公

5、司按 要 求自行設(shè)置相關(guān)崗位，履行后勤采購職責(zé)。2.2.3 各公司行政部下設(shè)食堂組，食堂采購員實(shí)施物資采購，食堂組長負(fù)責(zé)食堂物資的驗(yàn)收和管理2.2.4 需求部門負(fù)責(zé)填制采購申請，并參與供應(yīng)商甄選過程。2.2.5 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購的監(jiān)督、預(yù)算控制、報(bào)賬審核及付款。2.2.6 倉庫保管員負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、存儲與發(fā)放。公司分設(shè)后勤物資倉庫、生產(chǎn)機(jī) 器零配件倉庫、技術(shù)檢測物資倉庫，分別由行政部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)質(zhì)量部門安排相 應(yīng)倉庫和保管員進(jìn)行物資管理。食堂物資放廚房存儲，不單獨(dú)設(shè)立倉庫，由食堂組長兼 任保管員，負(fù)責(zé)食堂物資管理。2.2.7 各部門各司其職，相互銜接的同時(shí)形成相互制衡機(jī)制。第 3 章

6、 采購備用金管理3.1 備用金3.1.1 公司采購采取備用金制，行政部門采購員備用金額度為 3000 元，食堂采購員備 用金額度為 5000 元。3.1.2 備用金采取借款方式，由采購員填寫借款單，經(jīng)部門主管、財(cái)務(wù)主管及總經(jīng)理審 批后，交會計(jì)開具現(xiàn)金付款憑證，由出納支付現(xiàn)金，賬面掛采購員個(gè)人往來。3.1.3 采購員可在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)動用備用金進(jìn)行采購。備用金如不足以支付采購款， 可按借款審批程序臨時(shí)借支現(xiàn)金。報(bào)賬后再沖抵借支，并按額度補(bǔ)足備用金。3.1.4 備用金一年一清，每年 12月份還清備用金借款，次年 1 月再重新借支備用金。3.2 現(xiàn)金交易范圍3.2.1千元以下的零星采購；3.2.2

7、供應(yīng)商要求現(xiàn)金交易；3.2.3 緊急采購且不能及時(shí)辦理銀行支付手續(xù)；3.2.4 除以上情況外，一律不得進(jìn)行現(xiàn)金交易，均通過財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬付款。第 4 章 采購實(shí)施4.1 辦公、宣傳印制、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資的采購4.1.1 采購申請4.1.1.1 需求部門在每月 25 日前提出下月物資采購申請，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交行政部 門。單件采購金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。4.1.1.2 行政內(nèi)勤在倉庫保管員的配合下提出常備用料的采購申請。4.1.1.3 采購申請應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價(jià)格、用途、 質(zhì)量要求、交貨期等信息。如難以描述物資特征的，應(yīng)提供樣品；宣傳印制

8、品應(yīng)提供設(shè) 計(jì)樣稿。4.1.1.4 行政部門對各部門提交的采購申請進(jìn)行審核， 審核內(nèi)容包括采購申請的各欄填 寫是否清楚、 是否在預(yù)算范圍內(nèi)、 是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、 是否在審批范圍內(nèi)等。4.1.2 采購計(jì)劃4.1.2.1 行政內(nèi)勤于每月月底前根據(jù)各部門的采購申請匯總制定月度采購計(jì)劃， 經(jīng)行政 主管審核后報(bào)請公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.2.2 行政內(nèi)勤應(yīng)審查各部門申請采購的物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足。 只有現(xiàn)有庫存 不能滿足的請購物資才能列入采購計(jì)劃中4.1.2.3 對于無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，行政部門應(yīng)及時(shí)通知請購部門。4.1.2.4 采購計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門，以便于公司資金的安排。

9、4.1.2.5 未列入采購計(jì)劃內(nèi)的物資不得采購。如確屬臨時(shí)性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購 申請表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，單件500 元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。4.1.3 供應(yīng)商及采購方式選擇4.1.3.1 采購人員應(yīng)視采購量、 金額大小及供應(yīng)情況， 分別采取定點(diǎn)采購、 詢比價(jià)采購、 招標(biāo)采購、網(wǎng)購（網(wǎng)上招標(biāo)、定點(diǎn)網(wǎng)購或詢比價(jià)網(wǎng)購）等不同的采購方式實(shí)施采購，確 定供應(yīng)商及價(jià)格。4.1.3.2 公司一次性采購量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價(jià)格， 由行政 部門負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財(cái)務(wù)部門參與招標(biāo)過程。如全年耗用量大的辦公文具、公司定 制品、勞保用品； 一次性訂購

10、量大的工作服、 掛歷、宿舍用品；全年耗費(fèi)金額大的寬帶、 手機(jī)、固話等通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等均可采用招標(biāo)方式采購；4.1.3.3 日常采購量或金額較大的物資，由行政部和財(cái)務(wù)部共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商，簽訂 長期議價(jià)采購合同，實(shí)行定點(diǎn)采購。辦公設(shè)備、辦公家具、宣傳印刷品、營銷促銷品、 勞保用品、照明燈等物資均可采用定點(diǎn)采購方式；4.1.3.4 無法招標(biāo)或定點(diǎn)采購的物資，可采用詢比價(jià)方式采購，向三個(gè)以上的供應(yīng)商詢 價(jià)后填制供應(yīng)商詢價(jià)表， 經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購， 如公共設(shè)施維護(hù)等物資。4.1.4 合同的簽訂與撤銷4.1.4.1 采取招標(biāo)采購及定點(diǎn)采購的應(yīng)簽訂采購合同， 明確約定并準(zhǔn)確闡述采購物資的 名稱

11、、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、供貨方式、驗(yàn)收方式、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)、交 貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、結(jié)算付款方式、雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等，并按照規(guī)定的權(quán) 限簽訂合同，合同雙方必須簽字蓋章。零星采購可不簽訂采購合同。4.1.4.2 采購合同由需求部門配合行政部門擬定，行政部門負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理審 批。涉及金額較大、存在較高風(fēng)險(xiǎn)的合同應(yīng)聘請律師進(jìn)行專業(yè)審核。4.1.4.3 采購經(jīng)辦人員應(yīng)跟蹤合同履行的過程（包括合同的執(zhí)行、儲運(yùn)、交貨、驗(yàn)質(zhì)、 入庫、付款等），對可能發(fā)生異常的情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并提出解決方案。4.1.4.4 合同履行過程中，如供方提出變更合同或撤銷合同，行政部門應(yīng)對供方提出的 合

12、同變更或撤銷理由進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)調(diào)查證實(shí)供方確實(shí)無法全部履行或無法履行合同后， 由供方提出合同變更或撤銷申請，經(jīng)我方行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤 銷。合同變更或撤銷給公司造成損失的，應(yīng)追究供方責(zé)任。4.1.4.5 我方如遇特殊情況需要變更或撤銷合同的，由行政部門與供方溝通協(xié)商后，提 交合同變更或撤銷申請，經(jīng)行政主管及公司總經(jīng)理審批后方可變更或撤銷。為維護(hù)公司 誠信的“金字招牌”，原則上不得申請變更或撤銷合同。4.1.5 購買4.1.5.1 招標(biāo)方式采購物資的， 合同簽訂后， 由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。 供方交貨時(shí)， 采購員要及時(shí)通知保管員到場驗(yàn)收。4.1.5.2 定點(diǎn)或詢比價(jià)方式采購物資

13、的，由后勤采購工作小組安排人員陪同采購。如需 提供專業(yè)支持的，由需求部門安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè)建議。4.1.5.3 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn) 金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。4.1.6 驗(yàn)收入庫4.1.6.1 物資采購后，采購員將物資交到倉庫。倉庫保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資，對照采購計(jì) 劃表、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對， 檢查物資品種、 規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格是否無誤， 質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包檢查。宣傳印 制類物資應(yīng)有需求部門協(xié)助驗(yàn)收，查驗(yàn)樣式是否符合定制要求。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)異

14、 常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報(bào)。4.1.6.2 物資驗(yàn)收無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及 保管員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，由采購員聯(lián)系退換貨或返工。4.1.6.3 保管員分類別登記物資入庫臺賬，將實(shí)物存入倉庫。4.1.7 報(bào)賬付款4.1.7.1 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報(bào)賬。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)報(bào) 賬，按各部門的物資申購情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙?，將原始票證粘貼整齊，填好費(fèi)用報(bào)銷審 批單，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門審核。4.1.7.2 財(cái)務(wù)部門對報(bào)賬事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核附件及相關(guān)審批程序的是否完整、報(bào) 賬事項(xiàng)與附件是否匹配、各部門的物資耗費(fèi)是否在預(yù)

15、算額度內(nèi)、超預(yù)算的是否履行超預(yù) 算報(bào)批程序，審核無誤后審核人在費(fèi)用報(bào)銷審批單上簽字4.1.7.3 財(cái)務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門制證付4.1.7.4 報(bào)賬的票據(jù)必須包括： 費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、 入庫單（財(cái)務(wù)聯(lián)）、 有效發(fā)票、物資采購計(jì)劃表、供應(yīng)商詢價(jià)表、費(fèi)用分?jǐn)偙?，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)， 簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。4.1.7.5 合同約定了結(jié)算付款方式的，按合同約定辦理。財(cái)務(wù)按報(bào)賬結(jié)算金額掛供應(yīng)商 往來，行政內(nèi)勤在合同約定付款時(shí)限內(nèi)填寫付款申請單，并附上入庫單（采購付款聯(lián)） 及合同復(fù)印件，履行相關(guān)審

16、批程序后交財(cái)務(wù)付款。4.1.7.6 不在現(xiàn)金交易范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)均需通過銀行轉(zhuǎn)賬支付給供應(yīng)商。 供應(yīng)商為單 位的，采用公對公轉(zhuǎn)賬支付；供應(yīng)商為個(gè)人的，采用公對個(gè)人銀行卡轉(zhuǎn)賬支付。4.1.7.7 簽訂了采購合同或協(xié)議的， 采購員報(bào)賬時(shí)需提供收款方名稱、 開戶銀行及賬號， 且收款方、開票方和合同簽訂方三方必須一致，以確保無資金支付糾紛。款項(xiàng)不得向非 合同訂立方進(jìn)行支付，也不得將款項(xiàng)支付到供應(yīng)商指定的其他單位戶頭或個(gè)人戶頭。物資管理4.1.8.1 所有辦公類、宣傳印制類、勞保清潔及宿舍用品、公共設(shè)施類物資都必須履行 先入庫后領(lǐng)用的程序，由行政部門統(tǒng)一管理。4.1.8.2 物資管理實(shí)行“誰保管誰負(fù)責(zé)、

17、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則。行政部門應(yīng)分部門建 立并實(shí)時(shí)更新各部門固定資產(chǎn)和低值易耗品（不屬于固定資產(chǎn)，而又價(jià)值較高或使用時(shí) 間較長的物品）保管清單，落實(shí)保管責(zé)任。使用部門應(yīng)建立并實(shí)時(shí)更新本部門固定資產(chǎn) 和低值易耗品保管清單，將保管責(zé)任落實(shí)到人。4.1.8.3 行政部門應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)，至少每季度盤點(diǎn)一次，并將盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送財(cái) 務(wù)部門。盤點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及時(shí)報(bào)告上級主管。因個(gè)人 保管不善導(dǎo)致盤虧的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。4.1.8.4 倉庫保管員應(yīng)分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬， 物資發(fā)放要有領(lǐng)用 記錄，注明領(lǐng)用部門，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。領(lǐng)用固定資產(chǎn)和低值易耗品的，行政部

18、門和使 用部門要及時(shí)更新保管清單。4.2 招待類物資采購4.2.1 采購申請4.2.1.1 招待類物資采購僅限于公司會議或活動、營銷、客戶維系、外部檢查及日常接 待需要。私人活動及招待不得申請采購招待類物資。4.2.1.2 需求部門于每月 25 日前提交采購申請，臨時(shí)接待采購由接待責(zé)任部門按需提 請。采購申請需詳細(xì)注明物資品名、數(shù)量、招待對象及費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)請購部門主管批準(zhǔn) 后報(bào)行政部門審批。采購金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。4.2.1.3 行政部門對請購部門提交的采購申請進(jìn)行審核， 審核內(nèi)容包括采購申請的各欄 填寫是否清楚、招待事項(xiàng)是否屬實(shí)、請購數(shù)量是否適度、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相

19、 關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。4.2.1.4 行政部門在請購審核時(shí)， 應(yīng)對飲食品的請購數(shù)量從嚴(yán)控制， 確保一次性消耗完， 寧可少買不要多買，避免節(jié)余。水果、零食不得節(jié)余，煙、酒、茶、礦泉水等保質(zhì)期稍 長的物資如有剩余，由行政部門負(fù)責(zé)登記并保管，在保質(zhì)期前耗用完畢。購買4.2.2.1 需求部門未請購的物資不得采購。4.2.2.2 行政部門采購員根據(jù)采購申請實(shí)施采購， 可視全年使用量采取定點(diǎn)或詢比價(jià)方 式進(jìn)行采購。 如礦泉水、 煙、酒等可采取定點(diǎn)采購， 水果、零食可采取詢比價(jià)方式采購。4.2.2.3 采購時(shí)， 由后勤采購工作小組安排人員陪同采購員采購。 水果、零食、煙、酒、 礦泉水、茶

20、等飲食品，要特別注意是否在保質(zhì)期內(nèi)、包裝是否完好無損，保證飲食品的 安全衛(wèi)生。4.2.2.4 采購員應(yīng)向供應(yīng)商索要發(fā)票、售貨清單及收款憑證。相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同 采購人員需簽字確認(rèn)。4.2.2.5 采購?fù)瓿珊螅少弳T將物資交給請購部門，請購部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收，驗(yàn)收無誤后在 單據(jù)上簽字。4.2.3 報(bào)賬付款4.2.3.1 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，采購員將票據(jù)交給行政內(nèi)勤報(bào)賬。行政部門內(nèi)勤應(yīng)在一周之 內(nèi)報(bào)賬，按各部門的物資申購情況制作費(fèi)用分?jǐn)偙恚瑢⒃计弊C粘貼整齊，填好費(fèi)用報(bào) 銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門審核。4.2.3.2 財(cái)務(wù)部門對報(bào)賬事項(xiàng)及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核， 審核無誤后審核人在費(fèi)用審批單上 簽字

21、。4.2.3.3 財(cái)務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門制證付4.2.3.4 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、有效發(fā)票、物資 采購申請單、費(fèi)用分?jǐn)偙恚熏F(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合同。各類 單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。4.3 生產(chǎn)維護(hù)類、技術(shù)檢測類物資采購4.3.1 采購申請4.3.1.1 需求部門在每月 25 日前提出下月物資采購申請，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交行政部 門。采購金額在 500 元以上要經(jīng)總經(jīng)理審批。4.3.1.2 采購申請應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、需求日期、參考價(jià) 格、用途、質(zhì)量要求、交貨

22、期等信息。4.3.1.3 行政部門對需求部門提交的采購申請進(jìn)行審核， 審核內(nèi)容包括采購申請的各欄 填寫是否清楚、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi) 等。4.3.1.4 無法于需用日期內(nèi)辦妥的采購申請，行政部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門。4.3.1.5 需求部門未申請的物資不得采購。如確屬臨時(shí)性急需物資，應(yīng)填寫緊急采購申 請表，經(jīng)部門主管審批及公司行政主管核準(zhǔn)后才能列入采購范圍，采購金額500 元以上的物資要經(jīng)總經(jīng)理審批。4.3.2 供應(yīng)商及采購方式選擇4.3.2.1 公司一次性采購量或金額大的物資實(shí)行招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商及價(jià)格， 由行政 部門負(fù)責(zé)安排招標(biāo)事宜，財(cái)務(wù)部門、需求

23、部門參與招標(biāo)過程。如貴重零配件、精密儀器 儀表等。4.3.2.2 用量小、價(jià)值低的物資由行政部門、 需求部門和財(cái)務(wù)部門共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商， 簽訂長期議價(jià)采購協(xié)議，實(shí)行定點(diǎn)采購，如常用零配件、試劑、藥品、容器等。4.3.2.3 無法招標(biāo)或定點(diǎn)采購的，可采用詢比價(jià)方式采購，向三個(gè)以上的供應(yīng)商詢價(jià)后 填制供應(yīng)商詢價(jià)表，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購。4.3.3 合同的簽訂與撤銷參見 4.3.4 購買4.3.4.1 招標(biāo)方式采購物資的， 合同簽訂后， 由采購員負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)過程。 供方交貨時(shí)， 采購員要及時(shí)通知保管員到場驗(yàn)收。4.3.4.2 定點(diǎn)或詢比價(jià)方式采購物資的，由后勤采購工作小組安排人員陪同采

24、購?？紤] 到生產(chǎn)維護(hù)類及技術(shù)檢測類物資專業(yè)性較強(qiáng)，需求部門需安排人員協(xié)助采購，提供專業(yè) 建議。4.3.4.3 不論采取哪種采購方式，采購員都必須向供應(yīng)商索要發(fā)票及購物清單，零星現(xiàn) 金支付的需索要收款憑證，相關(guān)單據(jù)上采購員及陪同采購人員需簽字確認(rèn)。4.3.5 驗(yàn)收入庫4.3.5.1 物資采購后，采購員將物資交到對應(yīng)倉庫。倉庫保管員當(dāng)面清點(diǎn)物資，對照采 購申請、供應(yīng)商的銷售清單與物資一一核對，檢查物資品種、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、 價(jià)格是否無誤，質(zhì)量是否符合要求，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆 包檢查。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)向采購員提出質(zhì)疑或向上級主管匯報(bào)。4.3.5.2 物資驗(yàn)收

25、無誤后，保管員開具入庫單，并將采購付款聯(lián)交給采購員，采購員及 保管員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，由采購員聯(lián)系退換貨。4.3.5.3 保管員分類別登記物資入庫臺賬，將實(shí)物存入倉庫。4.3.6 報(bào)賬付款4.3.6.1 采購業(yè)務(wù)結(jié)束后，由行政部門負(fù)責(zé)報(bào)賬。行政內(nèi)勤應(yīng)在一周之內(nèi)填好費(fèi)用報(bào)銷 審批單，將原始票證粘貼整齊，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門審核。4.3.6.2 財(cái)務(wù)部門對報(bào)賬事項(xiàng)及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核， 審核無誤后審核人在費(fèi)用審批單上 簽字。4.3.6.3 財(cái)務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門制證付 款。4.3.6.4 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、入庫單

26、（采購付 款聯(lián)）、有效發(fā)票、物資采購申請，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)，簽訂了合同的應(yīng)提供合 同。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序的審批記錄。4.3.7 物資管理4.3.7.1 生產(chǎn)維護(hù)類物資由生產(chǎn)部門安排倉庫及保管員進(jìn)行管理； 技術(shù)檢測類物資由技 術(shù)質(zhì)量部門安排倉庫及保管員進(jìn)行管理， 容易變質(zhì)或揮發(fā)的試劑、 藥品應(yīng)在適溫下儲存。4.3.7.2 所有生產(chǎn)維護(hù)類及技術(shù)檢測類物資均應(yīng)履行先入庫后領(lǐng)用的程序。4.3.7.2 倉庫保管員應(yīng)分類別分品種登記物資入庫臺賬和庫存臺賬。物資領(lǐng)用要有領(lǐng)用 記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)4.3.7.3 在用的物資由使用人保管，備用物資由保管員保管。如因使用或保管不當(dāng)導(dǎo)致 物

27、資丟失、損壞或失效，由保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。4.3.7.4 生產(chǎn)部門及技術(shù)質(zhì)量部門應(yīng)定期對所保管的物資進(jìn)行盤點(diǎn)， 至少每季度盤點(diǎn)一 次，并將盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送財(cái)務(wù)部門。盤點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)有盤盈、盤虧等情況應(yīng)查明原因，并及 時(shí)報(bào)告上級主管。4.4 食堂物資采購4.4.1 采購計(jì)劃4.4.1.1 食堂按周擬定每周食譜，報(bào)行政部門備案并公示。廚師按食譜制定每天采購計(jì) 劃，經(jīng)食堂組長審核及行政主管審批后交食堂采購員采購。4.4.1.2 食堂采購計(jì)劃的制定應(yīng)充分考慮物資的耗用量、保質(zhì)期，避免物資存放過久變 質(zhì)導(dǎo)致浪費(fèi)。4.4.2 購買4.4.2.1 食堂采購可確定相對固定供應(yīng)商， 通過定點(diǎn)獲得長期供應(yīng)低價(jià)優(yōu)惠和免費(fèi)配

28、送 待遇，同時(shí)也要勤跑、勤問以了解市場行情，精打細(xì)算，及時(shí)購進(jìn)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的新鮮疏菜 和肉類食品。4.4.2.2 食物必須到持有衛(wèi)生許可證和有營業(yè)執(zhí)照及質(zhì)檢合格的經(jīng)營單位采購， 不得采 購無衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營者供應(yīng)的食品。4.4.2.3 采購的食品必須新鮮、衛(wèi)生、清潔，符合國家有關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。嚴(yán)禁采購 有害、有毒、腐爛變質(zhì)、酸敗、霉變、生蟲、污垢不潔、混有異物或其他感官性狀異常 的食品。肉類食品采購必須具有檢驗(yàn)合格證明。包裝類食品其包裝上必須標(biāo)明：食品名 稱、廠址、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、規(guī)格等，缺一不可，所購食物必須在保質(zhì)期內(nèi)。4.4.2.4 食堂采購員按采購計(jì)劃進(jìn)行采購，聯(lián)系定點(diǎn)供應(yīng)商送

29、貨或到市場選購，并向供 方索要銷售清單、發(fā)票、收據(jù)等憑證。菜價(jià)在公示欄進(jìn)行公示，供全體員工監(jiān)督。財(cái)務(wù) 可采取派人陪同采購或不定期到市場詢價(jià)等形式進(jìn)行監(jiān)督。4.4.3 驗(yàn)收4.4.3.1 食堂倉庫保管員（由食堂組長兼任）負(fù)責(zé)驗(yàn)收，對照采購計(jì)劃單對所購物資一 一檢查，稱斤驗(yàn)量，并把好質(zhì)量關(guān)，切實(shí)保證食品安全。4.4.3.2 驗(yàn)收無誤后，保管員在相關(guān)單據(jù)上簽收，將物資存入廚房，并登記采購臺賬。 驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不合格、缺斤少量的，由采購員負(fù)責(zé)處理。4.4.3.3 食堂物資要注意存儲，避免霉變、生蟲、鼠咬，生熟食品要隔開存放，隔夜食 物應(yīng)冷藏。4.4.4 報(bào)賬付款4.4.4.1 食堂采購由行政內(nèi)

30、勤按旬報(bào)賬，報(bào)賬時(shí)間為每月 11號、 21 號、月底，遇假期 順延。4.4.4.2 保管員將每旬的單據(jù)收齊后交行政內(nèi)勤報(bào)賬，行政內(nèi)勤對單據(jù)進(jìn)行審核，檢查 票據(jù)是否齊全（采購計(jì)劃、采購清單、發(fā)票） 、是否履行相關(guān)審批手續(xù)、各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人 是否簽字，審核無誤后進(jìn)行匯總，填制費(fèi)用報(bào)銷審批單，經(jīng)部門主管審批后交財(cái)務(wù)部門 審核4.4.4.3 財(cái)務(wù)部門對報(bào)賬事項(xiàng)及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后審核人在費(fèi)用報(bào)銷審批 單上簽字。4.4.4.4 財(cái)務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門制證付 款。4.4.4.5 報(bào)賬的票據(jù)必須包括：費(fèi)用報(bào)銷審批單、供應(yīng)商的銷售清單、匯總表、有效發(fā) 票、采購計(jì)劃

31、，已現(xiàn)金支付的應(yīng)提供收據(jù)。各類單據(jù)要齊全且相互吻合，并有符合程序 的審批記錄。4.5 能源采購4.5.1 水、電4.5.1.1 水電類能源可與供水、供電公司及銀行簽訂托收協(xié)議，由銀行進(jìn)行托收。4.5.1.2 已簽訂托收協(xié)議的，由出納每月初到銀行取回用水用電清單及發(fā)票，交行政部 門物業(yè)組核對。未簽訂托收協(xié)議的，由行政部門物業(yè)組每月初到供水供電公司取回用水 用電清單及發(fā)票。物業(yè)組應(yīng)在每月底抄水表、電表，計(jì)算水電耗用量，并與供方提供的 清單核對，允許存在合理差異，如差異較大，由物業(yè)組負(fù)責(zé)與供方核對。核對無誤后， 在清單和發(fā)票上簽字確認(rèn)，并分?jǐn)偵a(chǎn)和生活用水用電費(fèi)用，交行政內(nèi)勤報(bào)賬。4.5.1.3 行

32、政內(nèi)勤將發(fā)票、清單收齊后，填制費(fèi)用報(bào)銷審批單，經(jīng)行政主管審批后報(bào)財(cái) 務(wù)部門審核，審核無誤后在費(fèi)用報(bào)銷審批單上簽字。4.5.1.4 財(cái)務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤報(bào)請總經(jīng)理審批。審批完成，已托收的直接交財(cái)務(wù) 部門進(jìn)行會計(jì)處理，未托收的則交出納進(jìn)行銀行轉(zhuǎn)賬付款。4.5.2 天然氣4.5.2.1 行政部門與財(cái)務(wù)部門通過市場詢比價(jià)或招標(biāo)，共同確定定點(diǎn)供應(yīng)商。4.5.2.2 需求部門根據(jù)需求填制采購申請， 經(jīng)部門主管及總經(jīng)理審批后交行政部門采購 員采購。4.5.2.3 采購員按需求量及定點(diǎn)價(jià)格計(jì)算采購金額，并填寫付款申請單，經(jīng)部門主管、 財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理簽字后，交財(cái)務(wù)部門付款。4.5.2.4 財(cái)務(wù)審核人對采購

33、申請單和付款申請單進(jìn)行審核，檢查審批流程是否完成(認(rèn) 簽字)、付款對象是否定點(diǎn)單位名稱，審核無誤后交出納轉(zhuǎn)賬付款。4.5.2.5 采購員憑付款憑證到供方指定地點(diǎn)充卡， 后勤物資采購工作小組安排人陪同前 往。充卡后將銀行付款憑據(jù)交給財(cái)務(wù)部門。4.5.2.6 采購事項(xiàng)完成后，行政內(nèi)勤在一周內(nèi)填制費(fèi)用報(bào)銷審批單，附上發(fā)票、清單、 采購申請單，依次經(jīng)部門主管、財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理審批后交財(cái)務(wù)進(jìn)行會計(jì)處理。4.5.2.7 需求部門應(yīng)根據(jù)天然氣耗用情況確定每月定額耗用量，并交財(cái)務(wù)部門備案，財(cái) 務(wù)部門以定額耗用量按月分?jǐn)偺烊粴夂挠贸杀举M(fèi)用。4.5.3 煤4.5.3.1 采購申請(1) 生產(chǎn)部門在每月 25 日前

34、提出下月燃煤采購申請， 經(jīng)部門主管和總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政 部門。采購申請量應(yīng)根據(jù)月定額耗用量、上月庫存、安全庫存量等數(shù)據(jù)來確定，采購數(shù) 量能保證正常耗用即可。遇燃煤價(jià)格波動較大時(shí)，可適當(dāng)形成較高庫存(2) 行政部門對生產(chǎn)部門提交的采購申請進(jìn)行審核，檢查申購數(shù)量是否合理、審批流程 是否完成，審核無誤后交采購員進(jìn)行采購。4.5.3.2 購買(1) 全年燃煤采購量大的單位，應(yīng)通過招標(biāo)確定供應(yīng)商。招標(biāo)事宜由行政部門負(fù)責(zé)安排， 財(cái)務(wù)部門和生產(chǎn)部門參與招標(biāo)過程。招標(biāo)完成，簽訂采購合同。合同應(yīng)詳細(xì)注明對燃煤 質(zhì)量要求(燃煤卡值等) ，合同簽訂事項(xiàng)參見 。無法招標(biāo)的，采取詢比價(jià)方式，選 擇三個(gè)以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)

35、， 填制供應(yīng)商詢價(jià)表， 經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后擇優(yōu)選購。 詢價(jià)應(yīng)由后勤物資采購小組安排人員與采購員共同參與。(2) 采購員應(yīng)跟蹤燃煤供應(yīng)過程。供方貨物到達(dá)時(shí)，司機(jī)將供貨清單交給采購員，采購 員開具信息通知單，分別通知磅房和生產(chǎn)部門。信息通知單上需注明物資名稱及重量。4.5.3.3 驗(yàn)收入庫(1) 磅房收到信息通知單，對燃煤毛重(含車皮和燃煤)進(jìn)行稱量，登記稱重記錄臺賬。 待汽車卸貨后，再稱車皮重，計(jì)算出燃煤凈重(毛重減車皮重) ，并開具汽車衡稱重記 錄單。凈重如與運(yùn)貨司機(jī)提供的數(shù)據(jù)有較大差異，應(yīng)及時(shí)通知采購員與供應(yīng)商溝通。汽 車衡稱重記錄單上應(yīng)列明物資名稱、毛重、皮重、凈重、車號等信息，并經(jīng)

36、司磅員和司 機(jī)簽字確認(rèn)。稱量完畢，司磅員將汽車衡稱重記錄單交給倉庫保管員。(2) 在卸貨之前，技術(shù)質(zhì)量部安排人員檢驗(yàn)燃煤質(zhì)量，通過技術(shù)檢測或燃燒時(shí)間檢查燃 煤發(fā)熱量，具體檢驗(yàn)方法由技術(shù)質(zhì)量部門確定，檢驗(yàn)不合格的不得接收。(3) 檢驗(yàn)合格后，生產(chǎn)部門安排燃煤存放地點(diǎn)，并由生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員開具入 庫單，注明入庫數(shù)量及檢驗(yàn)結(jié)果，檢驗(yàn)人員和保管員在入庫單上簽字確認(rèn)(4) 燃煤入庫后，保管員將單據(jù)整理成財(cái)務(wù)記賬組和采購付款組兩組，并將兩組單據(jù)交 給行政部門。財(cái)務(wù)記賬組單據(jù)包括： 供方供貨清單、信息通知單、汽車衡稱重記錄單 (財(cái) 務(wù)聯(lián))、入庫單(財(cái)務(wù)聯(lián))。采購付款組單據(jù)包括：信息通知單、汽車衡稱重

37、記錄單(采 購付款聯(lián))、入庫單(采購付款聯(lián)) 。4.5.3.4 結(jié)算付款(1) 行政部門按合同約定的結(jié)算方式確定價(jià)格、數(shù)量及結(jié)算金額，在入庫單上注明并簽 字確認(rèn)，然后將采購申請單、財(cái)務(wù)記賬組單據(jù)與合同復(fù)印件交至財(cái)務(wù)部門。(2) 財(cái)務(wù)部門審核相關(guān)單據(jù)及合同，復(fù)核結(jié)算金額，確認(rèn)無誤后進(jìn)行會計(jì)入庫及供應(yīng)商 掛賬處理。(3) 行政部門按照合同約定的時(shí)間及方式申請付款，填寫付款申請單，注明合同號、收 款單位、開戶銀行、賬號、申付金額、申付事項(xiàng)等要素，并附上信息通知單、汽車衡稱 重記錄單(采購付款聯(lián)) 、入庫單(采購付款聯(lián)) 、發(fā)票等票據(jù)。依次提請行政主管、財(cái) 務(wù)主管及總經(jīng)理審批。其中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)核查

38、申付事項(xiàng)與供應(yīng)商往來賬是否相符， 附件是否齊全，相關(guān)審批程序是否履行，收款方是否與合同方、開票方保持一致，如發(fā) 現(xiàn)疑問有權(quán)拒付。(4) 履行付款申請審批程序后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行轉(zhuǎn)賬支付，并進(jìn)行相應(yīng)會計(jì)處理。4.5.3.5 物資管理(1) 生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員負(fù)責(zé)燃煤的保管，建立燃煤入庫、出庫及庫存臺賬。燃 煤存儲時(shí)應(yīng)注意防水防火，保證燃煤干燥及安全。(2) 生產(chǎn)領(lǐng)用燃煤需登記領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，保管員每月進(jìn)行匯總(3) 生產(chǎn)部門確定燃煤月定額消耗量，保管員按月定額消耗量填制出庫單，并匯總當(dāng)月 燃煤領(lǐng)用記錄成表作為出庫單附件。經(jīng)保管員及領(lǐng)用人簽字，部門主管審批后交財(cái)務(wù)部 門進(jìn)行出庫賬務(wù)處理

39、。(4) 財(cái)務(wù)部門每月末對燃煤庫存量進(jìn)行盤點(diǎn)，估測庫存量以檢查燃煤耗用量是否正常。 每批燃煤耗用完后，可根據(jù)月定額耗用量預(yù)計(jì)燃煤耗用天數(shù)，并與實(shí)際耗用天數(shù)比較， 如兩者相差較大，應(yīng)查明原因，落實(shí)責(zé)任。生產(chǎn)用油4.5.4.1 采購申請(1) 生產(chǎn)部門于每月 25日前提出下月采購申請， 經(jīng)部門主管和總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政部門 采購申請需注明油的品種、規(guī)格、數(shù)量等數(shù)據(jù)。采購申請量應(yīng)根據(jù)月定額耗用量、上月 庫存、安全庫存量等數(shù)據(jù)來確定，采購數(shù)量能保證正常耗用即可。遇油供應(yīng)緊張時(shí)，可 適當(dāng)形成較高庫存。(2) 行政部門對采購申請進(jìn)行審核，行政部門對生產(chǎn)部門提交的采購申請進(jìn)行審核，檢 查申購數(shù)量是否合理、審批

40、流程是否完成，審核無誤后交采購員進(jìn)行采購。4.5.4.2 購買(1) 采購員到中石油或中石化供應(yīng)點(diǎn)按時(shí)價(jià)采購，后勤物資采購工作小組安排人陪同采 購。(2) 采購員應(yīng)向供方索要發(fā)票，發(fā)票上采購員及陪同采購人員應(yīng)簽字確認(rèn)采購事實(shí)及采 購金額。4.5.4.3 驗(yàn)收入庫(1) 采購?fù)戤吅?，采購員將油交給生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員驗(yàn)收，倉庫保管員將油過磅稱重，并按1千克=1/ P油升進(jìn)行換算，與發(fā)票數(shù)量進(jìn)行核對，驗(yàn)收無誤后開具入庫單, 采購員及保管員簽字確認(rèn)。(2) 倉庫保管員將油存入倉庫，并登記入庫臺賬。4.5.4.4 報(bào)賬付款(1) 采購員將發(fā)票、采購申請單、入庫單交至行政內(nèi)勤，行政內(nèi)勤在一周內(nèi)填好費(fèi)

41、用報(bào) 銷審批單，經(jīng)行政主管審批后交財(cái)務(wù)部門。(2) 財(cái)務(wù)部門對報(bào)賬事項(xiàng)及相關(guān)單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤后審核人在費(fèi)用報(bào)銷審批單上 簽字。(3) 財(cái)務(wù)審核通過后，行政內(nèi)勤提請總經(jīng)理審批，審批完成即可交財(cái)務(wù)部門制證付款。4.5.4.5 物資管理(1) 生產(chǎn)機(jī)器零配件倉庫保管員負(fù)責(zé)備用油的保管，建立生產(chǎn)用油的入庫、領(lǐng)用及庫存 臺賬。油存儲時(shí)應(yīng)注意防火，保證安全。(2) 生產(chǎn)領(lǐng)用油需登記領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，保管員每月進(jìn)行匯總，月底將油入 庫、領(lǐng)用及庫存臺賬發(fā)給財(cái)務(wù)部門備查。財(cái)務(wù)部門定期或不定期盤點(diǎn)。(3) 生產(chǎn)部門應(yīng)確定油的月定額消耗量，將定額落實(shí)到具體機(jī)器及軋車，并報(bào)財(cái)務(wù)部門 備案(4) 每月底，保管員統(tǒng)計(jì)每月實(shí)際消耗量，與月定額消耗量對比，如兩者差異較大，應(yīng) 查明原因，落實(shí)責(zé)任。4.6 保險(xiǎn)采購4.6.1 財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)4.6.1.1 公司的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)包括車險(xiǎn)及企業(yè)綜合險(xiǎn)。保險(xiǎn)辦理由行政部門負(fù)責(zé)，采取招標(biāo) 方式，要落實(shí)到具體標(biāo)的物，財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與招標(biāo)過程。 。母公司車險(xiǎn)及企業(yè)綜合險(xiǎn)由 八字門行政部統(tǒng)一辦理。其他分子公司由本單位行政部門負(fù)責(zé)辦理。4.6.1.2 行政部門需在投保標(biāo)的財(cái)險(xiǎn)到期前安排招標(biāo)并投保，保證標(biāo)的投保時(shí)間不間 斷，規(guī)避財(cái)