1、電子文件歸檔與電子檔案管理制度文件編號(hào)文件版本文件頁(yè)碼一 . 目的為加強(qiáng)公司數(shù)據(jù)資料的備份管理，方便各部門(mén)做好數(shù)據(jù)集中備份工作，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于 XX有限公司電子文檔的管理。三 . 負(fù)責(zé)部門(mén)本制度由行政部負(fù)責(zé)信息收集、歸檔，各部門(mén)協(xié)助實(shí)施。四.制度內(nèi)容3.1總則(1) 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。(2) 電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管、整理和上傳工作，行政部檔案管理員要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。(3) 電子文件的管理由行政部負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。(4) 為保證電子

2、檔案的可利用性， 從電子文件形成就要嚴(yán)格的按照此管理制度和技術(shù)實(shí)施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。(5) 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。(6) 具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔。(7) 電子文檔管理分軟件電子文檔管理與普通電子文檔管理。3.2 電子文件的收集與積累(1) 收集范圍。電子文件的收集范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無(wú)紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)

3、務(wù)所需的各種文件。(2) 收集、積累要求1、記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，相關(guān)人員須向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件進(jìn)行保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。3、在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份， 存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。5、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件

4、，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。6、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。7、用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。8、用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。制訂審核核準(zhǔn)生效日期公司受控文件，未經(jīng)允許，不得復(fù)印或泄露.9、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。10、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。11

5、、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。3.3 收集、積累方法(1) 軟件電子文檔的管理與普通電子文檔的管理。普通電子文檔收集、積累分公司和部門(mén)兩級(jí)檔案管理。(2) 公司文檔收集、積累。公司由行政部檔案管理員專(zhuān)職管理，行政部檔案管理員以部門(mén)、性質(zhì)、類(lèi)別、大小立文件夾，各部門(mén)及時(shí)按照要求制作、整理電子文件上交，由檔案管理員整理保存。(3) 部門(mén)文檔收集、積累。各部門(mén)建立自己部門(mén)的電子檔案庫(kù)，指定專(zhuān) ( 兼) 職人員管理，管理人員以性質(zhì)、類(lèi)別、大小立文件夾，及時(shí)按照公司文檔管理要求制作、整理電子文件上傳公司服務(wù)器，凡涉及公司機(jī)密性文件，不得私自備份，留存。

6、(4) 軟件電子文檔。 各相關(guān)員工牢記自己的賬戶名及密碼， 如有改動(dòng)須向行政部提交申請(qǐng)；員工按照公司要求及時(shí)將文檔上傳至服務(wù)器，由檔案管理員監(jiān)督；所收集的文檔不允許放至電腦 C 盤(pán)，如有損失后果自負(fù)；所有文檔需傳至檔案管理員處備案。1、每份電子文件均需在電子文件登記表中登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存，電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。2、電子文件性質(zhì)代碼： c草稿性電子文件； f 非正式電子文件； z正式電子文件；w無(wú)紙電子文件； wb文本文件； p 圖象文件； tx 圖形文件； y影像文件； s 聲音文件； d多媒體文件； j 計(jì)算機(jī)程序

7、； sj 數(shù)據(jù)文件。3.4電子文件的整理(1) 電子文件的整理由行政部電子檔案管理員以部門(mén)、性質(zhì)立卷相對(duì)集中整理歸檔。(2) 歸檔電子文件需填寫(xiě)登記表。3.5 電子文件的歸檔。定期把符合歸檔條件的電子文件， 按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。(1) 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無(wú)紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。(2) 歸檔時(shí)間1、普通電子文檔由各部門(mén)每周五下午 5:00 前提交，檔案管理員以月為單位立卷，以季 ( 年) 度為單位整理，以部門(mén)、性質(zhì)、

8、類(lèi)別、大小分類(lèi)立卷；行政主管以季度為單位復(fù)查，總經(jīng)理組織各部門(mén)主管實(shí)行不定期抽查。2、上傳的電子文檔管理由員工每天下午5:00 前根據(jù)自己的權(quán)限上傳， 由檔案管理員進(jìn)行檢查，對(duì)保管期限到期的文檔按照文檔管理規(guī)定予以撤消。3、在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。(3) 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作由各部門(mén)的負(fù)責(zé)人鑒定，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。1、有效性和完整性的鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成部門(mén)對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成部門(mén)采用了某些技術(shù)方法保證電子文

9、;.件的有效性和完整性， 則把相關(guān)軟件移交給檔案管理員，并對(duì)其技術(shù)方法加以說(shuō)明。2、電子文件保管期限的劃分，參照公司文檔管理制度。(4) 歸檔要求1、把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。2、軟件文檔歸檔要求上傳文檔必須以工作日當(dāng)天上傳，檔案管理員做好檢查與備案。備案推薦采用的載體公司指定檔案管理員的服務(wù)器。 禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需

10、要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1 年。3.6 電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后移交至行政部，作為電子檔案進(jìn)行保管。(1) 檢驗(yàn)行政部應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到 100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的 20，合格率應(yīng)達(dá)到 100%。(2) 檢驗(yàn)項(xiàng)目1、載體是否有劃痕，是否清潔，是否有病毒。2、核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。3、

11、核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。4、將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案入庫(kù)登記表。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成部門(mén)，重新制作。(3) 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，行政部檔案管理員在電子檔案入庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2 份，一份交電子文件形成單位，一份自存。(4) 存效性保證1、每滿 1 年，檔案管理員對(duì)電子檔案涉及的形成部門(mén)和行政部的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。2、設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于 3 年。3、定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。(5) 查詢1、電子檔案的封存載體不得外借，機(jī)密文檔不得私自拷貝。2、查詢時(shí)，上傳文檔，員工根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)電子檔案的查詢，如需查詢超出自己權(quán)限的文檔時(shí)；普通文檔由行政經(jīng)理審批，機(jī)密文檔由總經(jīng)理審批，檔案管理員方可給予該員工查詢的權(quán)限。3、查詢者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。4、具有保密要求的電子檔案，要有穩(wěn)妥的安全保密措施，查詢時(shí)要遵守公司保密規(guī)定。3.7 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定(1) 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定，按公司檔案管理制度執(zhí)行。(2) 電子檔案的銷(xiāo)毀，檔案管理員在報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可實(shí)施。;.(3) 非保密電子檔案可在批準(zhǔn)后刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不