1、檔案管理省二級達(dá)標(biāo)單位創(chuàng)建項(xiàng)目招標(biāo)書 深圳市住房保障署2018年9月深圳市住房保障署關(guān)于檔案管理省二級達(dá)標(biāo)單位創(chuàng)建項(xiàng)目招標(biāo)書1、 項(xiàng)目背景深圳市住房保障署于2016年4月經(jīng)深圳市機(jī)構(gòu)編制委員會批準(zhǔn)，依法登記成立，主要職責(zé)為貫徹執(zhí)行住房保障、人才安居法律法規(guī)和政策，具體實(shí)施住房保障規(guī)劃和計(jì)劃、保障性住房租售管理以及住房制度改革措施等工作。本項(xiàng)目擬啟動檔案管理省二級達(dá)標(biāo)單位創(chuàng)建工作，進(jìn)一步提升保障署檔案工作管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，便于查詢利用和開展公共服務(wù)。2、 項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容檔案管理省二級達(dá)標(biāo)單位創(chuàng)建項(xiàng)目主要包括：完善軟硬件環(huán)境建設(shè)；按照“省二級”標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行管理；對檔案整理現(xiàn)場進(jìn)行管理

2、；升級完善檔案管理系統(tǒng)。其中“項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容”中所涉及的工作的場地、辦公桌椅、水電、辦公設(shè)備（工作電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）以及設(shè)備的維修與耗材由服務(wù)方承擔(dān)。具體服務(wù)內(nèi)容包括：序號服務(wù)項(xiàng)目具體要求1評級材料編研大事記編寫：編寫本單位自成立以來的各方面重大事件，按時(shí)間先后順序作簡要記述。組織沿革編寫：編寫本單位的組織機(jī)構(gòu)、人員編制情況、體制變革情況。全宗指南編寫：編寫本單位的全宗檔案內(nèi)容、成份、利用價(jià)值、檢索利用工具等內(nèi)容。達(dá)標(biāo)印證材料編寫：收集編寫本單位的檔案分類方案、利用事例、年報(bào)、統(tǒng)計(jì)臺賬、檔案工作流程、檔案制度審核、檔案庫房設(shè)備清單、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員配置。2檔案管理制度的制作與上墻制作檔案

3、崗位責(zé)任制、檔案收集與整理制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度及檔案平面圖、索引圖的制作。3檔案評審檔案評估、審核及現(xiàn)場驗(yàn)收專家評審費(fèi)；檔案評審材料裝費(fèi)及材料費(fèi)；擬定項(xiàng)目計(jì)劃，對檔案整理質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；對檔案外包整理公司的工作進(jìn)度進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，對整理過程中需要改進(jìn)的、對工作流程及工作進(jìn)度提出合理化建議；監(jiān)督指導(dǎo)外包服務(wù)公司的整理質(zhì)量是否按國家檔案法和深圳市檔案局制訂的統(tǒng)一口徑執(zhí)行，為檔案升級達(dá)標(biāo)作必要準(zhǔn)備工作。4對檔案整理現(xiàn)場進(jìn)行管理對外包檔案整理現(xiàn)場進(jìn)行管理：是否按檔案整理相關(guān)要求制訂了相關(guān)管理制度，整理過程是否檔案分類方案及按規(guī)章制度執(zhí)行，對整理現(xiàn)場和整理人員的配置是

4、否合理，整理現(xiàn)場的消防及監(jiān)控進(jìn)行檢查，對以上的要求提出整體意見并跟進(jìn)和落實(shí)。5合同期內(nèi)按照“省二級”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常檔案管理按照“省二級”標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行日常管理：參照市檔案局制訂的統(tǒng)一口徑，對照檢查檔案整理服務(wù)公司整理過程的檔案錄入、裝訂、排序、打頁碼、裝盒、目錄制作、檔案整理說明或立卷說明、檔號章位置及填寫、盒內(nèi)備考表及盒面的填寫、檔案封面制作、掃描格式、掃描質(zhì)量，對以上工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督并提出整改建議；對歷史檔案進(jìn)行檢查，對歷史檔案的整理質(zhì)量提出相關(guān)建議并同市檔案局進(jìn)行溝通提出合同的解決方案。協(xié)調(diào)達(dá)“省二級”準(zhǔn)備工作：收集建立檔案管理流程體系，編研起草成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組相關(guān)文件，收集檔案達(dá)標(biāo)所需人

5、員配備、崗位證、職稱資料、薪資信息、人員任免及機(jī)構(gòu)設(shè)置問題。6檔案業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處，協(xié)調(diào)安排相關(guān)人員來保障署進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并提供相關(guān)整理數(shù)據(jù)、整理質(zhì)量的信息，為達(dá)標(biāo)作準(zhǔn)備。7完善軟硬件環(huán)境建設(shè)對檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查整改，包括：檔案室“八防”的檢查、整改、落實(shí)；庫房設(shè)施是否符合檔案保管的要求，檔案的設(shè)立是否符合要求，對不符合要求的提出整改意見并監(jiān)督落實(shí)。8升級完善局檔案管理系統(tǒng)就檔案分類所涉及的檔案類別同檔案管理軟件接口的銜接與市住建局信息中心溝通協(xié)調(diào)，在系統(tǒng)中增加保障署的檔案分類管理，并調(diào)整系統(tǒng)權(quán)限，以便保障署檔案掃描件對接導(dǎo)入局檔案管理系統(tǒng)。9統(tǒng)計(jì)待整理的增量檔案對需

6、整理的工作量進(jìn)行評估，為保障署申報(bào)2019年檔案整理預(yù)算經(jīng)費(fèi)做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)支持。10其他相關(guān)工作完成保障署交辦的檔案管理其他相關(guān)工作，包括有關(guān)文案及函件的編寫，日常檔案窗口服務(wù)等。（一）服務(wù)工作流程1參照“廣東省各級國家檔案館工作達(dá)標(biāo)升級辦法開展檔案館工作達(dá)標(biāo)升級（省二級）”相關(guān)規(guī)定，收集本署與達(dá)項(xiàng)目相關(guān)材料，包括“行政管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、庫房設(shè)計(jì)管理、開發(fā)利用管理”這四個(gè)方面的印證資料。2. 編寫組織沿革：組織沿革是系統(tǒng)記載本署的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的種參考資料。主要收集本署的成立、撤銷合并情況；機(jī)關(guān)名稱變更、辦公地點(diǎn)有遷移情況、本署的性質(zhì)、職權(quán)范圍、主要任務(wù)（合并前后的變化情況對

7、比）、本署的主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況、領(lǐng)導(dǎo)體制有無變化、人員編制情況、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人任免。然后將收集的資料按一定的格式編制目錄后匯編成文或裝訂成冊。3. 編寫大事記：大事記是記載本署重要工作活動及本單位所發(fā)生的重大事件的一種系統(tǒng)的、輪廓性的材料，具有史料價(jià)值。主要收本署機(jī)構(gòu)設(shè)置、體制變動、重要人事調(diào)動等機(jī)構(gòu)和組織變動情況；重要會議和重大活動，包括內(nèi)務(wù)和外事活動；上級到本署參加重大活動，或檢查、指導(dǎo)工作并作出重大決策或重要部署、指示等；本署的重要工作或重大事件、本署的一些重要數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時(shí)間點(diǎn)等。然后將收集的資料按一定的格式編制目錄后匯編成文或裝訂成冊。4. 編寫全宗指南

8、：全宗指南亦稱全宗介紹、全宗說明，是以文字?jǐn)⑹龅男问?，較全面地介紹和揭示本署全宗檔案內(nèi)容、成份及其利用價(jià)值的一種引導(dǎo)性檢索工具。需統(tǒng)計(jì)編寫的內(nèi)容主要包括：說明或序言；目錄；檔案館概況；館藏檔案概況；館藏檔案情況介紹；全宗介紹的分類排列；館藏資料情況概況；索引和附錄。并將這些內(nèi)容按一定的格式編制目錄后匯編成文或裝訂成冊。5. 編寫達(dá)標(biāo)印證材料：收集編寫本單位的檔案分類方案、利用事例、年報(bào)、統(tǒng)計(jì)臺賬、檔案工作流程、檔案制度審核、檔案庫房設(shè)備清單、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員配置，并將這些內(nèi)容按一定的格式編制目錄后匯編成文或裝訂成冊。6. 檔案管理制度的制作與上墻：制作檔案崗位責(zé)任制、檔案收集與整理制度、檔案

9、鑒定與銷毀制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度及檔案平面圖、索引圖的制作。7. 負(fù)責(zé)與檔案評估、審核及現(xiàn)場驗(yàn)收專家評的聯(lián)絡(luò)，檔案評審材料的準(zhǔn)備及裝訂等事宜。8. 擬定項(xiàng)目計(jì)劃，對檔案整理質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。對檔案外包整理公司的工作進(jìn)度進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，對整理過程中需要改進(jìn)的、對工作流程及工作進(jìn)度提出合理化建議；監(jiān)督指導(dǎo)外包服務(wù)公司的整理質(zhì)量是否按國家檔案法和深圳市檔案局制訂的統(tǒng)一口徑執(zhí)行，為檔案升級達(dá)標(biāo)作必要準(zhǔn)備工作。9. 對外包檔案整理現(xiàn)場進(jìn)行管理。是否按檔案整理相關(guān)要求制訂了相關(guān)管理制度，整理過程是否檔案分類方案及按規(guī)章制度執(zhí)行，對整理現(xiàn)場和整理人員的配置是否合理，整理現(xiàn)場的消防及監(jiān)控進(jìn)行檢查，

10、對以上的要求提出整體意見并跟進(jìn)和落實(shí)10.按照“省二級”標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行管理。參照市檔案局制訂的統(tǒng)一口徑，對照檢查檔案整理服務(wù)公司整理過程的檔案錄入、裝訂、排序、打頁碼、裝盒、目錄制作、檔案整理說明或立卷說明、檔號章位置及填寫、盒內(nèi)備考表及盒面的填寫、檔案封面制作、掃描格式、掃描質(zhì)量，對以上工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督并提出整改建議；對歷史檔案進(jìn)行檢查，對歷史檔案的整理質(zhì)量提出相關(guān)建議并同市檔案局進(jìn)行溝通提出合同的解決方案。11.協(xié)調(diào)達(dá)“省二級”進(jìn)行準(zhǔn)備工作。收集建立檔案管理流程體系，編研起草成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組相關(guān)文件，收集檔案達(dá)標(biāo)所需人員配備、崗位證、職稱資料、薪資信息、人員任免及機(jī)構(gòu)設(shè)置問題。12.聯(lián)絡(luò)市

11、檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處，協(xié)調(diào)安排相關(guān)人員來保障署進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并提供相關(guān)整理數(shù)據(jù)、整理質(zhì)量的信息，為達(dá)標(biāo)作準(zhǔn)備。13.對檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查整改。包括檔案室“八防”的檢查、整改、落實(shí)；庫房設(shè)施是否符合檔案保管的要求，檔案的設(shè)立有配備是否符合要求，對不符合要求的提出整理意見并監(jiān)督落實(shí)。14.升級完善局檔案管理系統(tǒng)。就檔案分類所涉及的檔案類別同檔案管理軟件接口的銜接與信息中心對接與溝通，在系統(tǒng)中增加保障署的檔案分類管理，并調(diào)整系統(tǒng)權(quán)限，以便保障署檔案掃描件對接導(dǎo)入局檔案管理系統(tǒng)。15.統(tǒng)計(jì)待整理的增量檔案。對需整理的工作量進(jìn)行評估，為申報(bào)2019年檔案整理預(yù)算經(jīng)費(fèi)做好準(zhǔn)備。（二）服務(wù)質(zhì)量要求嚴(yán)格遵守

12、執(zhí)行“廣東省各級國家檔案館工作達(dá)標(biāo)升級辦法開展檔案館工作達(dá)標(biāo)升級（省二級）”相關(guān)規(guī)定，確保保障署檔案管理省二級達(dá)標(biāo)單位創(chuàng)建項(xiàng)目有序開展，能夠保質(zhì)保量的在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。（三）報(bào)價(jià)要求1 投標(biāo)報(bào)價(jià)：本項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)按照服務(wù)項(xiàng)目計(jì)算，并以實(shí)際服務(wù)內(nèi)容為準(zhǔn)。2 投標(biāo)方所提交的報(bào)價(jià)詳細(xì)構(gòu)成必須滿足以下要求：1）明確各個(gè)服務(wù)項(xiàng)目的報(bào)價(jià)；2）投標(biāo)方所報(bào)的各服務(wù)項(xiàng)目報(bào)價(jià)應(yīng)包括（且不限于）直接費(fèi)、間接費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、各種管理費(fèi)、利潤以及稅金等全部費(fèi)用。投標(biāo)方中標(biāo)后不得在原報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上再提出任何增加費(fèi)用的要求。3）報(bào)價(jià)幣種為人民幣。3、 項(xiàng)目服務(wù)價(jià)格上限要求本項(xiàng)目服務(wù)的控制金額為￥239000.00元（大寫：人民幣貳

13、拾叁萬玖仟元整）以內(nèi)，投標(biāo)人的報(bào)價(jià)不可高于控制金額，否則其投標(biāo)文件視同無效。4、 對項(xiàng)目服務(wù)的要求（一）中標(biāo)單位的服務(wù)期限為簽訂合同之日起一年內(nèi)。（二）中標(biāo)單位應(yīng)有按時(shí)完成本服務(wù)項(xiàng)目所需的充足人力及其它資源保障。（三）本項(xiàng)目禁止進(jìn)行分包、轉(zhuǎn)包或者拆分。（四）本項(xiàng)目最終成果驗(yàn)收合格的標(biāo)志為：深圳市住房保障署出具項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告。（五）中標(biāo)單位有為采購方保守秘密的義務(wù)。（六）項(xiàng)目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)：1中華人民共和國檔案法；2歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2015）；3檔案著錄規(guī)則(DA/T18-1999)；4深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例；5紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）；6. 廣

14、東省各級國家檔案館工作達(dá)標(biāo)升級辦法；7. 深圳市檔案局關(guān)于印發(fā)<檔案管理有關(guān)業(yè)務(wù)問題統(tǒng)一口徑意見>的通知。（七）檔案整理安全保密、規(guī)范性要求中標(biāo)方需提供保證檔案實(shí)體和檔案信息安全的具體措施和承諾，并與采購方簽訂保密協(xié)議（承諾書）。1安全保密性：工作服務(wù)場地由采購方提供，不得外泄工作中所接觸的檔案內(nèi)容。2規(guī)范性：在采購方提供服務(wù)的環(huán)境中，中標(biāo)方必須有嚴(yán)格的遵守采購中制定的各項(xiàng)操作規(guī)范制度及流程。3中標(biāo)方由于管理不善造成所接觸檔案的損壞、遺失或內(nèi)容外泄，除賠償一定的經(jīng)濟(jì)損失外，情節(jié)嚴(yán)重的送往相關(guān)部門追究其刑事責(zé)任。具體如下：（1）外泄檔案內(nèi)容、經(jīng)查實(shí)一次處罰5千元；損壞一件檔案承擔(dān)違約

15、金1萬元；丟失檔案一件承擔(dān)違約金2萬元。（2）中標(biāo)方因?qū)n案直接或間接造成的損壞、遺失或內(nèi)容外泄等對采購方造成重大損失的，按檔案相關(guān)法律，追究中標(biāo)方相應(yīng)法律責(zé)任。（3）以上情況出現(xiàn)，采購方有權(quán)解除合同。5、 投標(biāo)人資格要求（一）投標(biāo)人不得有任何外資（包括港、澳、臺資）背景，非深圳公司須在深圳有合法注冊的分支機(jī)構(gòu);（二）投標(biāo)人必須先行注冊為市政府采購中心的供應(yīng)商，具有獨(dú)立法人資格； （三）投標(biāo)人經(jīng)營范圍涉及檔案整理、檔案管理軟件的技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢或與檔案有關(guān)的業(yè)務(wù) 提供營業(yè)執(zhí)照掃描件（由于新版營業(yè)執(zhí)照未體現(xiàn)經(jīng)營范圍，如提供新版營業(yè)執(zhí)照，還需同時(shí)提供體現(xiàn)自身許可經(jīng)營信息的網(wǎng)頁查詢截圖）；（四）投

16、標(biāo)人須無違法違規(guī)行為，無行政處罰、懲戒等不良執(zhí)業(yè)記錄及不良反映，業(yè)內(nèi)擁有良好的聲譽(yù)（提供承諾函）；（五）本項(xiàng)目不接受進(jìn)口產(chǎn)品投標(biāo)，不接受聯(lián)合體投標(biāo)。6、 定標(biāo)辦法及原則本項(xiàng)目定標(biāo)采用一次票決法。7、 投標(biāo)單位需提供資料（1）投標(biāo)書（附件1）（2）報(bào)價(jià)一覽表（附件2）（3）資格證明文件：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證或機(jī)構(gòu)信用代碼證等資質(zhì)文件復(fù)印件，并加蓋公章。（4）法定代表人證明書（附件3）（5）法定代表人授權(quán)委托書（附件4）（6）投標(biāo)人情況介紹（格式自定）：包括公司基本情況，以及其他業(yè)績證明材料，可提供相應(yīng)案例合同關(guān)鍵頁或中標(biāo)通知書復(fù)印件并加蓋公章。（7）承諾函（附件5）以上所有資料，

17、均需加蓋單位公章并密封包裝，封口處應(yīng)有法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋單位公章；封面注明投標(biāo)單位的名稱、地址、聯(lián)系人及手機(jī)號碼。8、 廢標(biāo)條款符合下列條件之一，即可定為廢標(biāo)：1、報(bào)價(jià)文件無投標(biāo)人蓋章，無法定代表人或法定代表人授權(quán)代表簽字或蓋章的；2、投標(biāo)文件未按規(guī)定的格式填寫，內(nèi)容不全或關(guān)鍵字跡模糊、無法辨認(rèn)的；3、投標(biāo)人遞交兩份或多份內(nèi)容不同的投標(biāo)文件，或在一份投標(biāo)文件中對同一招標(biāo)項(xiàng)目報(bào)有兩個(gè)或多個(gè)報(bào)價(jià)，且未聲明哪一個(gè)有效的，按招標(biāo)文件規(guī)定提交備選投標(biāo)方案的除外；4、 投標(biāo)人以他人的名義投標(biāo)、串通投標(biāo)、以行賄手段謀取中標(biāo)或者以其他弄虛作假方式投標(biāo)的；5、投標(biāo)人報(bào)價(jià)超過本項(xiàng)目控制金額的。9、

18、流標(biāo)情形符合下列情形之一，本次招標(biāo)流標(biāo)，需重新招標(biāo)：1、符合招標(biāo)文件規(guī)定并作出實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的供應(yīng)商不足三家；2、投標(biāo)報(bào)價(jià)均超過了采購預(yù)算；3、采購任務(wù)取消。附件（投標(biāo)文件參考格式）1.投標(biāo)書致：深圳市住房保障署 根據(jù)貴方為 的投標(biāo)邀請，簽字代表（姓名、職務(wù)）經(jīng)正式授權(quán)并代表投標(biāo)人（投標(biāo)人名稱、 地址 ）提交：一、投標(biāo)文件（正本壹份及副本叁份）：包括但不限于以下文件：1、投標(biāo)書2、報(bào)價(jià)一覽表3、資格證明文件4、法定代表人證明書5、法定代表人授權(quán)委托書6、投標(biāo)人情況介紹7、承諾函據(jù)此函，簽字代表宣布同意如下：1、所附報(bào)價(jià)表中規(guī)定的項(xiàng)目服務(wù)總價(jià)為：（用文字和數(shù)字表示的投標(biāo)總價(jià) ）。2、投標(biāo)人將按招標(biāo)文

19、件的規(guī)定履行合同責(zé)任和義務(wù)。3、投標(biāo)人已詳細(xì)審查全部招標(biāo)文件，包括修改文件（如果有的話）。我們完全理解并同意放棄對這方面有不明及誤解的權(quán)利。4、本投標(biāo)有效期為自投標(biāo)截止日起三十（30）個(gè)日歷日。5、投標(biāo)方同意提供按照貴方可能要求的與其投標(biāo)有關(guān)的一切數(shù)據(jù)或資料，理解貴方不一定要接受最低價(jià)的投標(biāo)或收到的任何投標(biāo)。6、本投標(biāo)有關(guān)的一切正式往來信函請寄：地址 投標(biāo)人代表簽字 電話 投標(biāo)人名稱 傳真 公章 電子郵件 日期 2.報(bào)價(jià)一覽表致深圳市住房保障署： 在研究了招標(biāo)文件中所有內(nèi)容后，我公司對 招標(biāo)項(xiàng)目響應(yīng)報(bào)價(jià)如下： 序號項(xiàng) 目數(shù)量響應(yīng)單價(jià)（元）小計(jì)（元）備注12合計(jì)總價(jià)：￥： 大寫：法定代表人或授權(quán)代表（簽字）： 供應(yīng)商名稱（蓋章）：日期： 年 月 日 注：1、填寫此表格時(shí)不得改變表格的形式。 2、響應(yīng)單位如果需要對報(bào)價(jià)或其它內(nèi)容加以說明，可在備注一欄中填寫。 3、此表應(yīng)經(jīng)法定代表人或授權(quán)代表簽名，并蓋上公章。                 3.法定代表人證明書 同志，現(xiàn)任我單位 職務(wù)，為法定代表人，特此證明。附：法定代表人性別： 年齡