1、實用標準文檔QP-0401A/12010.04.15家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件與資料控制程序文件編號：版本/次：生效日期：編制部門：審 核：管理者代表：批 準：文案大全實用標準文檔家具有限公司程序文件版本/次A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITUREc件與資料控制程序頁次1/8一、目的1.1確保質(zhì)量體系所使用之文件及資料處理迅速、正確發(fā)行及管制，確保各相關(guān)部門能及時得到有效之最新版本文件。二、適用范圍2.1凡本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的相關(guān)文件資料（包括文字和軟件資料、外來文件）均屬之。三、職責(zé)3.1 總經(jīng)理：負責(zé)質(zhì)量手冊及程

2、序文件之批準。3.2 管理者代表：負責(zé)組織文件編寫小組編制質(zhì)量手冊，負責(zé)程序文件之審核。3.3 分管領(lǐng)導(dǎo)：相關(guān)作業(yè)方法、作業(yè)標準、檢驗標準、圖面文件、管理制度之批準。3.4 各部門經(jīng)理/車間主任：負責(zé)第二階文件和三階文件的編制及表單表格的制定。3.5 文控中心：負責(zé)公司受控文件與資料（除研發(fā)部的技術(shù)資料、圖紙、BOM等）的分發(fā)、回收、標示管理工作，修改、銷毀、作廢的執(zhí)行工作。3.6 研發(fā)部：負責(zé)技術(shù)文件、產(chǎn)品圖紙、物料清單的編制、分發(fā)、管理、更換、作廢銷毀等工作。四、參考文件4.1 GB/T19001 2008idtISO9001 ： 2008 要求之 4.2.3 文件控制五、定義5.1第一階

3、文件：質(zhì)量手冊，按照ISO9001 ： 2008版標準條文4.2.2質(zhì)量系統(tǒng)之要求所制定之文件。 第二階文件：質(zhì)量程序文件，系為涵蓋ISO9001： 2008規(guī)定之標準要求內(nèi)容，所推展制訂之文件。 第三階文件：作業(yè)方法、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗標準、操作指引類文件、圖面文件、管理制度等，系為 協(xié)助第二階文件之達成，所制訂之書面執(zhí)行文件。第四階文件：相關(guān)表單、記錄，系為證明系統(tǒng)執(zhí)行有效之記錄所用的表單。外來文件：相關(guān)國際（家）標準、法律法規(guī)、客戶資料、供應(yīng)商資料、外購相關(guān)技術(shù)書籍資料等，均屬第三階文件范疇。六、流程圖（見8/8頁）七、流程說明7.1 質(zhì)量文件架構(gòu)：文案大全本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)之文件結(jié)構(gòu)規(guī)劃

4、為四階層，依次為質(zhì)量手冊；程序文件；作業(yè)方法、作業(yè) 指導(dǎo)書、檢驗標準、操作指引類文件、圖面文件與外來文件等；相關(guān)表單、記錄。7.2.1各部門按工作性質(zhì)，制訂各類質(zhì)量作業(yè)文件標準。第一階:第二階:第三階:第四階:(QM(QB(WI)(FM7.2.2文件制訂由部門經(jīng)理/主任執(zhí)行制定，一階文件（質(zhì)量手冊）由管理者代表負責(zé)制訂、總經(jīng)家具有限公司程序文件版本/次A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITUR成件與資料控制程序頁次2/8管理者代表確認、總經(jīng)理核理核準后實施；二階文件（程序文件）由各部門經(jīng)理制訂審核、 準后實施；第三階文件（作業(yè)方法、作業(yè)標準、檢驗標準、圖面文件與外來文件等由部門

5、制 訂，各分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，如外來文件作為相關(guān)參考依據(jù)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員確認后 實施）、第四階文件（表單、記錄）呈部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)核準后實施。7.2.3 文件之修訂、作廢由原制定部門為之，修訂、作廢及審核、批準實施等程序與原制定之程序相同。7.2.4 文件修訂/作廢時由原制訂部門填寫文件修訂/作廢申請單FM-0401-001A,經(jīng)管理者代表審核后，申請部門將文件修訂/作廢申請單FM-0401-001A交至文控中心，對于修訂的文件, 相應(yīng)修訂頁次版本/次及頁面版本/次進行修改，不得以涂改或標示摘記于原文件的方式執(zhí)行。7.2.5 文控中心將修訂之后的文件再送至管理者代表審核、批準。正本文件

6、（除技術(shù)資料、圖紙、BOMI0由文控中心統(tǒng)一保存。文案大I26對于作廢文件（除技術(shù)資料、圖紙、BOMg由研發(fā)部執(zhí)行外），文控中心依簽核后的文實用標準文檔家具有限公司程序文件版本/次A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITUR戊件與資料控制程序頁 次 3/8件修訂/作廢申請單FM-0401-001A,通知相關(guān)部門將作廢文件送至文控中心統(tǒng)一戳蓋紅色”作廢”印章后作廢(四階文件自行作廢)，可作單面紙再次使用。如文控中心保留有參考價值的 作廢文件時，應(yīng)加蓋紅色“作廢留用”印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件資料更新主要是在公司內(nèi)部質(zhì)量的審核、管理評審、外部審核、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生變

7、 化時、組織架構(gòu)發(fā)生變動、發(fā)生重大安全事故以及其它需要更新的情況下完成，文件的評審 要求同7.2.2要求執(zhí)行。7.3文件之編號：7.3.1 類別代號：7.3.1.1 “QM:質(zhì)量手冊7.3.1.2 “QF:質(zhì)量管理程序文件7.3.1.3 “WI”：作業(yè)方法、作業(yè)標準、檢驗標準、管理制度7.3.1.4 "FMT:質(zhì)量體系表單、記錄7.3.2 第一階文件編碼方式：QM-01 (Quality Manual )質(zhì)量手冊7.3.3 第二階文件編碼方式：質(zhì)量管理程序文件：QP-(Quality procedure)流水號詈對應(yīng)ISO9001章節(jié)7.3.4 第三階文件編碼方式:WI-(Work

8、Instruction )全*流水號部門編號實用標準文檔家具有限公司程序文件版本/次A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITURm件與資料控制程序頁次4/8產(chǎn)品圖紙與材料編碼規(guī)則按照研發(fā)部的材料編碼規(guī)則執(zhí)行。7.3.5 第四階文件編碼方式：表單7.3.6FM-(FORM流水號方式表示：A/0、A/1 A/5、B/0、B/1、三階文件版本以“版本/次”對應(yīng)ISO9000程序文件編號版本文案大全7.3.77.3.8.外來文件由文控中心編號并統(tǒng)一管理。7.3.9文件內(nèi)文架構(gòu):第四階表單：編號及版本一律標識于表單右下方。如版本需要變化以（A、B、C）。7.3.9.1 質(zhì)量手冊撰寫:質(zhì)量手

9、冊的內(nèi)容，依據(jù)ISO9001 2008標準要求，結(jié)合公司的運作需要展開說明。7.3.9.2 第二階文件（質(zhì)量程序文件）內(nèi)文架構(gòu)應(yīng)依下述架構(gòu)撰寫:、目的、適用范圍 三、職責(zé) 四、參考文件 五、定義 六、流程圖 七、流程說明（程序說明） 八、質(zhì)量記錄7.3.9.4 第三階文件（作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)標準、檢驗標準）規(guī)定外框、表頭，內(nèi)文及格式架構(gòu)不限實用標準文檔家具有限公司程序文件版本/次 A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITURE文件與資料控制程序頁 次 5/87.3.9.5 部門編號如下:部門代碼部門代碼部門代碼生產(chǎn)部PD研發(fā)部RD銷管部MD人力資源部AD財務(wù)部FD采購部PC品管部Q

10、M總務(wù)部ZW市場部SC7.4 文件之分發(fā)：7.4.1 文件之分發(fā)7.4.1.1 受控文件：在公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運行中要執(zhí)行的文件，受控性文件接受更改和換版。7.4.1.2 非受控文件：本公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運行中不執(zhí)行的文件，非受控性文件，不接受更 改和換版。7.4.2 受控文件分發(fā)前由文控中心制作文件與資料發(fā)放回收記錄表FM-0401-002A經(jīng)管理者代表核準后，通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件；技術(shù)文件及資料由研發(fā)部實施管理。7.4.3 分發(fā)受控文件時，文控中心或研發(fā)部應(yīng)將紅色 “受控文件”章戳蓋于文件明顯之位置，未戳蓋紅色“受控文件”印章之文件或戳蓋“受控文件”章后再行復(fù)印的文件，一律無效。7

11、.4.4 受控文件一經(jīng)修改，文控中心分發(fā)新文件時，應(yīng)同時收回舊版文件，并戳蓋“作廢”章后作廢 （四階文件各使用部門自行銷毀），可作單面紙再次使用；非受控性文件修改后分發(fā)，則由使用 單位自行銷毀舊文件。保留在文控中心的“受控文件”之正本文件予以明確的標示。7.4.5 相關(guān)文件分發(fā)部門規(guī)定：一階文件和二階文件分發(fā)總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理各一份， 生產(chǎn)部各車間主任領(lǐng)取與工作直接相關(guān)的程序文件；三、四階文件分發(fā)各相關(guān)使用部門。其他 需領(lǐng)用文件資料的單位及個人須填寫文件和資料領(lǐng)用申請單FM-0401-004A,經(jīng)批準后方可領(lǐng)用。7.5 外來文件之管理：7.5.1 各部門負責(zé)收集相關(guān)國家、國際標準的最

12、新版本，由文控中心編號并統(tǒng)一管理，以電子文檔的 格式在SERVE中共享，便于相關(guān)部門或人員查閱。外來文件由文控中心編入外來文件一覽實用標準文檔家具有限公司程序文件版本/次A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITLREC件與資料控制程序頁次6/8表FM-0401-003A存檔備案，相關(guān)部門領(lǐng)用標準時需填寫文件和資料領(lǐng)用申請單FM-0401-004A經(jīng)文控中心批準后加蓋紅色“外來文件”章后進行發(fā)放，并作好簽收記錄。7.5.2 外來文件和資料直接引用作為采購、生產(chǎn)、檢驗、校驗等的依據(jù)時，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準，由文控中心列入外來文件一覽表FM-0401-003A,分發(fā)管理同7.5.1

13、7.6 文件之使用:7.6.1 各部門使用之文件副本，需與文控中心之正本同一版本（技術(shù)文件同設(shè)計研發(fā)部），文控中心隨時更新文件資料的有效版本文件（技術(shù)文件除外），并于公司SERVE即隨時更新便于查 索，經(jīng)相關(guān)部門核對版本，以確保文件使用之有效性。如有不符，應(yīng)及時反饋文控中心（研 發(fā)部）作更新。7.6.2 文件應(yīng)保持整潔并避免受潮，若不慎污損、丟失或需增發(fā)之情形發(fā)生，文件致不易閱讀,應(yīng)開立文件和資料領(lǐng)用申請單FM-0401-004A經(jīng)管理者代表審核后向文控中心申請補發(fā)。7.6.3 受控性文件之保管人或使用人離職時，應(yīng)將文件列入移交，由移交人和接受人到文控中心（研發(fā)部）辦理移交手續(xù)簽字確認。7.7

14、 文件之保存:7.7.1 使用中或已廢止之正本文件統(tǒng)一由文控中心（技術(shù)資料由研發(fā)部）收存。7.7.2 文控中心（研發(fā)部）收存之正本文件及各相關(guān)承辦單位收存之受控性文件，皆應(yīng)指派專人管理。7.7.3 文控中心應(yīng)按文件之類別代號，分別將文件收集成冊，建立中心檔案，妥善保存。7.7.4 正本文件之收發(fā)及銷毀，文控中心皆應(yīng)列冊管理并接受查詢。7.7.5 所有與品質(zhì)管理系統(tǒng)有關(guān)之第一、二、三階使用文件，皆應(yīng)永久保存，已廢止之文件根據(jù)需要確定保留期限。質(zhì)量記錄由各部門保管，保存期限根據(jù)記錄性質(zhì)確定。八、質(zhì)量記錄8.1文件修訂/作廢申請單文案大全FM-0401-001A實用標準文檔家具有限公司程序文件版本/次A/1HESHAN HOME YOUNG FURNITUR成件與資料控制程序頁次7/8文件與資料發(fā)放回收記錄表8.2FM-0401-002A8.3外來文件一覽表FM-0401-003A8.