1、財會類檔案管理辦法第一章總則第一條 根據(jù)中華人民共和國檔案法、財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法、國家教委普通高等學(xué)校檔案管理辦法、高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法以及中華人民共和國會計法等法律、法規(guī)、規(guī)章，為加強(qiáng)我校財會檔案管理工作，充分發(fā)揮財會檔案在學(xué)校建設(shè)中的作用，提高財會檔案工作的質(zhì)量和管理水平，制定本辦法。 第二條 凡是我校在財務(wù)管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳簿、報表、工資清冊等材料，均屬財會檔案。 第三條 根據(jù)財會檔案的特點(diǎn)和我校的實(shí)際情況，校檔案館集中統(tǒng)一管理校計財處、各經(jīng)濟(jì)實(shí)體、研究中心等部門形成的財會檔案，以確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用

2、。第四條 財會檔案工作應(yīng)納入財會部門管理制度，納入財會工作計劃、規(guī)劃，納入財會部門人員的崗位責(zé)任制。各財務(wù)部門在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財會工作的同時，要布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財會檔案工作。 第五條 校計財處等財務(wù)部門均要有一位負(fù)責(zé)人分管財會檔案工作，并配備相應(yīng)的專兼職檔案人員，負(fù)責(zé)財會文件的形成、積累、歸檔工作。第二章歸檔范圍的確定第六條確定的原則 .歸檔的財務(wù)工作管理和會計活動中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。 .歸檔的財會文件材料，必須反映財務(wù)管理、會計活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 3 .歸檔的財會文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，

3、充分考慮財會檔案的類型特點(diǎn)。 第七條歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn) 1. 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等方面的紙質(zhì)檔案和電子檔案。具體范圍見附表一。 2. 歸檔的重點(diǎn)是會計活動中各個階段形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料。 第八條 不歸檔的文件材料.上級有關(guān)財務(wù)的普發(fā)性(非專指高校)、不辦的文件；.未定稿的文件；.重份文件及校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件；.未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；.無查考利用價值的一般性、臨時性文件；.與校外單位交換來的材料。第三章立卷歸檔第九條堅持財會文件材料形成部門立卷歸檔的原則。校計財處以及辦有經(jīng)濟(jì)實(shí)體的單位，均為財會檔案立卷部門，其部門專

4、（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件組卷成冊，分工歸口立卷，并按時向?qū)W校檔案館移交。 第十條計財處等財會檔案立卷部門在制定財會計劃時，要確定本部門的專（兼）職檔案員，要向會計經(jīng)辦人員布置形成積累財會材料的任務(wù)，做好平時材料的收集、積累，注意材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。第十一條檔案館應(yīng)了解會計業(yè)務(wù)，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查計財處等部門財會檔案業(yè)務(wù)的工作。第十二條遵循會計核算材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持其有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的組卷原則，將歸檔的會計核算材料收集齊全、完整，根據(jù)各類材料的時間順序、內(nèi)容、價值、數(shù)量、保管期限分別整理組卷。 計財處等財會檔案立卷部門工作中形成的電子檔案應(yīng)及時組卷歸檔。第十三條按照會計年

5、度進(jìn)行組卷，不同年度的會計核算材料不能放在一起立卷。 第十四條各財會立卷部門將各種記帳憑證等按時間順序整理，組成一卷或多卷，每卷不超過200頁， 厚度2cm為宜。第十五條財會檔案小標(biāo)簽貼在案卷封面的右上角，用鋼筆書寫。案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)材料內(nèi)容，包括責(zé)任者、內(nèi)容和文件類型、名稱，要用打印機(jī)打印或用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。卷皮也要用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。脊背上案卷號要用號戳整齊加蓋。第十六條卷內(nèi)目錄表應(yīng)用于永久、長期及短期保管的案卷，按規(guī)定格式，用計算機(jī)打印。第十七條編寫頁號，每卷頁號均從開始，位置在有書寫文字的頁上非裝訂線一側(cè)的下角。

6、第十八條對于未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)及涉外的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)立卷，由計財處保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。 第十九條備考表記載案卷內(nèi)材料的缺損、修復(fù)、補(bǔ)充、移出、毀損等需要說明的情況。第二十條卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的材料要修復(fù)。字跡模糊、擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。第二十一條案卷采取三孔一線的方法，粗線裝訂成冊。卷內(nèi)材料以左下方對齊，在左側(cè)裝訂，若裝訂處有重要批注者，須進(jìn)行貼邊處理。第二十二條會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為長期25年和短期15年兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 第二十三條歸檔驗(yàn)收當(dāng)年產(chǎn)生的會計材料，各財會立卷部門應(yīng)于次年第一季度

7、內(nèi)整理組卷。移交財會檔案時間：當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，學(xué)校各財會檔案立卷部門可暫時保管一年，期滿后的次年月底前將應(yīng)歸檔的財會檔案編制移交目錄一式二份由領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同組卷好的案卷集中向?qū)W校檔案館歸檔并辦理移交手續(xù)。 各財會部門移交檔案時，交接雙方必須當(dāng)面驗(yàn)收歸檔材料是否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，卷內(nèi)材料排列、編號、書寫是否符合要求。凡不符合要求者，檔案館有權(quán)拒絕接收，并要求其限期改正后歸檔。 學(xué)校檔案館接收保管的財會檔案，原則上應(yīng)保持原樣，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部門經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 檔案部門對違反財會檔案管理制度的有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。 第四章財會檔案的管

8、理第二十四條 按高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法檔號的編制原則，我校財會類檔案的分類由一、二、三級類目代號組成。第二十五條財會類檔案檔號年度號財會檔案分類號案卷號，格式如下： 20××CK 00·001- n 案卷號 財會檔案三級類目代號 財會檔案二級類目代號 財會檔案一級類目代號 年度號案卷號按三級類目流水。類目下面依內(nèi)容集中順序排列，次序可參考附件一。綜合類、憑證類、報表類、工資類按年月、部門序，帳簿類按年月、部門、總帳、分類帳、明細(xì)帳序。第二十六條按照GB3792.585檔案著錄規(guī)則，編制案卷級、文件級檔案著錄卡，作為手工檢索和計算機(jī)采集卡使用。為方便利用，還要編制專

9、題目錄和分類目錄作為檢索工具。第二十七條每個案卷脊背應(yīng)貼上有財會檔案檔號及案卷題名的標(biāo)簽。第二十八條 保管案卷入庫是應(yīng)全面檢查帳、物、卡是否相符，然后按檔號排列。庫房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。庫房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14，標(biāo)準(zhǔn)相對濕度為4560。檔案館應(yīng)納入學(xué)校自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。案卷入庫應(yīng)按檔號順序排列，庫房柜架應(yīng)編制順序號，檔案館應(yīng)有檔案存放標(biāo)志圖、示意圖。要定期對檔案的安全進(jìn)行檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，對破損、褪變檔案要及時修補(bǔ)復(fù)制。第二十九條 鑒定和銷毀1檔案館應(yīng)根據(jù)高等學(xué)校檔案工作規(guī)范和會計檔案保管期限表的規(guī)定，對已期滿的財會檔案進(jìn)

10、行鑒定。2在分管校長的領(lǐng)導(dǎo)下，檔案館及計財處等部門領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，采取直接鑒定的方法，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個人初鑒 ，集體審查，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經(jīng)分管校長比準(zhǔn)后，方可存毀3銷毀檔案時必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4鑒定工作結(jié)束后，寫出鑒定工作總結(jié)，內(nèi)容包括：小組成員名單，工作概況，鑒定范圍作法及財會檔案保管期限調(diào)整，銷毀檔案數(shù)量。銷毀清冊一式三份，一份經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查比準(zhǔn)后歸檔，一份送上級主管部門備案，一份留財會部門存查。5過期檔案銷毀后，應(yīng)及時調(diào)整檔案柜架，并在相應(yīng)的存放地點(diǎn)、檢索工具中注明。第三十條 財會檔案的統(tǒng)計1

11、檔案館要確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計。2建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握財會檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和各種情況數(shù)據(jù)，按省、市檔案部門及校主管部門的要求及時報送各種報表。3按上級主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ椊y(tǒng)計分析。4對統(tǒng)計數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在問題，突出改進(jìn)措施、建議，報告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。第四章檔案的開發(fā)利用 第三十一條 檔案館應(yīng)逐步采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。大力開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校進(jìn)行會計監(jiān)督、分析、決策和制定學(xué)校發(fā)展計劃服務(wù)。第三十二條 檔案館要編制各種形式的參考資料，如數(shù)據(jù)匯編等；要建立健全檢索工具；配備復(fù)制設(shè)備等，為利用者提供方便。第三十三條 建立利用檔案效果

12、登記制度，注意收集、登記利用檔案后取得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。附件一 財會類檔案歸檔范圍和保管期限表CK11 綜 合序號類 目 名 稱保管期限1上級有關(guān)財務(wù)會計工作的文件材料 永久 2 本校財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件 長期 3 學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?短期 4 有關(guān)財務(wù)管理方面的其他文件材料 短期 5 會計移交清冊 長期 6 財會檔案移交保管清冊 永久 7 財會檔案銷毀清冊 長期 CK12會計報表序號類 目 名 稱保管期限1決算報表（含基建等綜合決算） 永久 2預(yù)算會計報表 短期 3年度以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表 長期 4年度以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表） 長期 5季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表 短期 CK13會計帳簿序號類 目 名 稱保管期限1涉及外事會計帳簿永久2總帳長期3預(yù)算內(nèi)帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）短期4預(yù)算外帳簿（含明細(xì)帳、分戶或登記帳）短期5學(xué)校專項基金帳簿短期6日記帳 其中：現(xiàn)金、銀行存款日記帳短期長期7固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）短期CK14會計憑證序號類 目 名 稱保管期限1涉及外事的會計憑證永久2預(yù)算內(nèi)各種原始憑證、記帳憑證短期3預(yù)算外各種原始憑證、記帳憑證短期4學(xué)校基金各種原始憑證、記帳憑證短期5銀行存款余額調(diào)節(jié)表短期6會計撥款憑證及其他會計憑證短