1、CCA2102:成本管理體系要求標(biāo)準(zhǔn)解釋:文件控制更多精品法規(guī)CCA2102:2022成本管理體系要求標(biāo)準(zhǔn)解釋：文件掌握標(biāo)準(zhǔn)條文組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件化的程序，對成本管理體系所要求的文件予以掌握，并確保：a）文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn)，并確認(rèn)其相宜性、可行性和充分性；b）對文件進(jìn)行定期評審，必要時(shí)予以更新，并再次得到批準(zhǔn)；c）識別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本；d）從使用處準(zhǔn)時(shí)收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預(yù)期使用，需要保留這些文件時(shí)，應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識；e）對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，并規(guī)定這些文件的保密要求；f）外來文件得到識別并分發(fā)到使用處。目的和意圖

2、成本管理體系文件的掌握重點(diǎn)是讓全部執(zhí)行文件的部門和人員都能確保使用現(xiàn)行有效版本的成本管理體系文件，以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規(guī)定了對成本管理體系文件進(jìn)行重點(diǎn)管理和掌握的要求。理解要點(diǎn)文件掌握是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、更新、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程的管理和掌握。文件掌握的目的就是為了防止文件的非預(yù)期使用。由于，文件是成本管理體系活動的依據(jù)，假如管理者在從事成本管理工作或開展成本管理活動的過程中用錯了文件（依據(jù)錯了），那么這些工作或活動就肯定錯了。所以，組織必需對成本管理體系文件進(jìn)行掌握。記錄是一種特別類型的文件，這種特別性表現(xiàn)在當(dāng)空白的記錄表格未填

3、寫時(shí)，表格欄是填寫表格的依據(jù)，是一般的文件；當(dāng)記錄表格被填寫后，作為證明活動過程或結(jié)果的證據(jù)時(shí)，是記錄的范疇。作為記錄應(yīng)按4.3.4記錄掌握的要求予以掌握。按本標(biāo)準(zhǔn)的要求，組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件掌握程序，對成本管理體系文件予以掌握。文件掌握程序的基本內(nèi)容通常包括：文件掌握的目的、文件掌握的范圍、文件掌握的職責(zé)和權(quán)限、文件的標(biāo)識、編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、復(fù)制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來文件的掌握等（需要時(shí)）。（不限于此）對成本管理體系所要求的文件的掌握，組織應(yīng)確保：a）文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn)，并確認(rèn)其相宜性、可行性和充分性；為什么文

4、件在發(fā)布前要得到評審？對成本管理體系文件進(jìn)行評審的目的就是集思廣益找問題、堵漏洞，使文件更充分、更適合于組織的實(shí)際狀況，為領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布文件供應(yīng)條件。通過對文件的評審，可以使參與評審的人員加深對文件的理解，達(dá)成共識，便于文件的貫徹執(zhí)行。文件評審的方式可分為：會議評審、會簽評審、起草人自審三種狀況。為什么文件在發(fā)布前要得到批準(zhǔn)？組織采納批準(zhǔn)的形式使成本管理體系文件生效（有效）。因此，文件批準(zhǔn)的目的就是使文件生效，未經(jīng)批準(zhǔn)的文件屬于無效文件。授權(quán)人員在批準(zhǔn)文件過程中可以對該文件進(jìn)行發(fā)布前的最終審查把關(guān)，并以批準(zhǔn)的形式確保文件的相宜性和充分性。文件被批準(zhǔn)是權(quán)威性的詳細(xì)體現(xiàn)，可以強(qiáng)制文件的貫徹執(zhí)行，用批

5、準(zhǔn)的形式還可以分清和追溯發(fā)布文件的責(zé)任人。確認(rèn)文件得到批準(zhǔn)的形式根據(jù)國際慣例就是授權(quán)人員的親筆簽字。假如在文件中看不到授權(quán)人員的親筆簽字，就可以認(rèn)為該文件未被批準(zhǔn)，屬無效文件。而在我國的組織中文件常常是以蓋公章的形式進(jìn)行批準(zhǔn)（如“紅頭”文件），往往看不到授權(quán)人員的親筆簽字，這樣就需要追溯和確認(rèn)其文件的底稿，驗(yàn)證其是否經(jīng)過了授權(quán)人員的親筆簽字，假如追溯不到授權(quán)人員的親筆簽字，就應(yīng)視為其文件未被批準(zhǔn)。文件批準(zhǔn)的方式是授權(quán)人員手簽。文件評審和批準(zhǔn)的重要性是確保其充分性（完整、全面、系統(tǒng)、不遺漏）與相宜性（適合于組織的實(shí)際狀況，并具有可操作性和易操作性）。b）對文件進(jìn)行定期評審，必要時(shí)予以更新，并再次

6、得到批準(zhǔn)；文件在使用過程中可能存在不充分或不相宜等問題，通過定期評審的方式以發(fā)覺并消退這些問題。必要時(shí)（假如文件存在的問題較多或不適用時(shí)，也就是說不對文件進(jìn)行修改或更新就會影響成本管理體系的有效性時(shí)）應(yīng)修改或更新文件。對已修改或更新的文件應(yīng)再次得到批準(zhǔn)（持續(xù)使文件有效）。對文件的修改應(yīng)由原審批部門或批準(zhǔn)人進(jìn)行審批。若轉(zhuǎn)變原審批部門或批準(zhǔn)人時(shí)，必需獲得原審批的背景資料。對文件的修改或更新，應(yīng)明確其緣由、方式、步驟、內(nèi)容和性質(zhì)，并保持記錄。c）識別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本；全部使用文件的場所或工作人員必需得到文件（將文件發(fā)放至使用處或向文件主管部門索?。?。必需得到文件的現(xiàn)行有效版本。文件的版

7、號和修改號是識別文件的現(xiàn)行版本和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識，我們可以采納這種標(biāo)識方式（如“A/0”為A版第0次修改）對文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)進(jìn)行識別，以確保獲得文件的現(xiàn)行版本。文件的版號和修改號標(biāo)識應(yīng)得到掌握，在對文件進(jìn)行更改或更新時(shí)應(yīng)相應(yīng)轉(zhuǎn)變其原有的版號和修改號，以體現(xiàn)文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，否則標(biāo)識將失去意義，無法識別。可采納現(xiàn)行受控文件清單的方式對文件的現(xiàn)行版本進(jìn)行掌握。組織為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別，除了正確地制定文件編號規(guī)章和實(shí)施唯一性標(biāo)識外，還應(yīng)編制和定期公布現(xiàn)行受控文件清單，并在清單中標(biāo)明現(xiàn)行修訂狀態(tài)（有效版本的修改號），以便文件使用人能準(zhǔn)時(shí)識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和確保使用清單中所規(guī)

8、定的文件，達(dá)到防止誤用文件的目的。要求現(xiàn)行版本的目的是防止使用失效版本的文件，使活動的依據(jù)產(chǎn)生錯誤。保持文件發(fā)放或文件領(lǐng)用的記錄，記錄中應(yīng)體現(xiàn)文件名稱、文件編號、版號/修改號、分發(fā)號、領(lǐng)用人簽字、發(fā)放時(shí)間等信息。d）從使用處準(zhǔn)時(shí)收回作廢和/或失效的文件，防止這些文件的非預(yù)期使用，需要保留這些文件時(shí)，應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識；按文件的發(fā)放記錄或文件使用記錄第一時(shí)間收回作廢文件。確保文件持有人使用唯一（分發(fā)號）的有效文件，防止作廢文件的非預(yù)期使用 。當(dāng)作廢文件需要保留時(shí)，應(yīng)采納加蓋“作廢保留文件”印章的形式進(jìn)行標(biāo)識，防止作廢文件的非預(yù)期使用。對作廢保留文件只能用于追溯歷史狀況和在討論、策劃和制定

9、有關(guān)文件時(shí)的參考，不得用于指導(dǎo)成本管理與掌握活動和成本水平的實(shí)現(xiàn).。e）對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，并規(guī)定這些文件的保密要求；由于競爭的需要，組織的很多成本管理體系文件需要保密，通常狀況下這些需要保密的文件都是與成本水平有關(guān)的文件，如成本目標(biāo)、成本動量標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)成本、成本方案等。組織應(yīng)對需要保密的文件提出保密的要求，作出規(guī)定，并按規(guī)定對這些文件進(jìn)行保密的標(biāo)識和管理，以防止保密信息的泄露。f）外來文件得到識別并分發(fā)到使用處。外來文件是指組織應(yīng)執(zhí)行或參照執(zhí)行的來自組織外部的文件。如與成本有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)（國際、國家、行業(yè)、協(xié)會和地方標(biāo)準(zhǔn)等）、政府有關(guān)部門的行政文件、行業(yè)協(xié)會的管理文件、上級主管部門的管理文件、顧客供應(yīng)的規(guī)范性文件、供