1、財經(jīng)文員崗位實訓實訓2 商務旅行 制定商務旅行計劃制定商務旅行計劃1安排商務旅行安排商務旅行2 掌握對公司發(fā)展有益的信息，尋找更好的營銷伙伴，使企業(yè)在國際市場上保持不斷進取的地位，是上司的商業(yè)性旅行中一項極為重要的工作，秘書要為上司的商務旅行提供一流的優(yōu)質服務，除為上司篩選相關住處資料及做好其他準備工作外，很重要的一項工作就是制定一份合理的旅行行程、工作計劃表，使上司在有限的時間內，有條不紊地高效率的完成預定任務。制定商務旅行計劃制定商務旅行計劃1地點日期交通工具備注文件時間商務旅行表的內容商務旅行表的內容1日期： 指某月、某日、星期幾。 2時間： 一是指旅行出發(fā)、返回時間，包括因商務活動需要

2、到兩個或兩個以上的國家或地區(qū)的抵離時間和中轉時間； 二是指旅行過程中各項活動或工作時間； 三是指旅行期間就餐、休息的時間。 3地點： 一是指旅行抵達的目的地（包括中轉的地點），目的地的名稱既可以詳寫，即哪個國家、哪個地區(qū)、哪個公司，也可以略寫，即直接寫到達的公司名稱； 二是指旅行過程中開展的各項活動或工作的地點； 三是指食宿地點。 4交通工具： 一是指出發(fā)、返回的交通工具； 二是指商務活動使用的交通工具。 5具體事項： 一是指商務活動內容，如訪問、洽談、會議、宴請、娛樂活動等； 二是指私人事務活動。 6備注： 記載提醒經(jīng)理注意的事項，諸如抵達目的地需要中轉、中轉站的名稱，休息時間，飛機起飛的時

3、間，或需要中轉時轉機機場的名稱、時間，或某國家為旅客提供了特殊服務等，或展開活動時，就餐時要注意攜帶哪些有關文件契約，應該遵守對方民族習慣的注意事項等。旅行行程工作表的編制注意事項 1要明確上司旅行的意圖，目的地，旅行時間，到達目的地后商務活動計劃； 2了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關規(guī)定； 3向公司所在國家的有關服務機構或向旅行目的地享有聲譽的旅游機構索取有關資料，了解當?shù)氐哪酥疗淙珖鹘煌ǎê娇?、航海、鐵路、公路）工具運行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點及有關護照、簽證、健康規(guī)定等常識，需要中轉時，盡量選擇銜接時間在2小時-4小時的班機

4、，將因中轉而導致的時間浪費情況減少到最低限度； 旅行行程工作表的編制注意事項 4.制定行程計劃時，若能直接利用定期航班的航線來設計旅行路線則盡量做到； 5.編排計劃時，在時間一欄中必須考慮時差的變化，買機票（車票、船票）時也要注意時差； 6.擬定幾個旅行方案，與上司共同討論，最后選定最佳方案。 7.旅行行程工作計劃表制作要清楚離開和到達的時間都應以當?shù)貢r間為準，秘書應熟悉國際時間計算的方法。 案例v總經(jīng)理辦公室：v李總：小王，我計劃下周去合肥出差一趟，實地考察一下公司在那里設分部的可能性。你先草擬一份我這次商務旅行計劃，有些細節(jié)需要具體和對方落實后再定。喏，你沒有這方面經(jīng)驗，這里是一份旅行計劃

5、表供你參考。旅行計劃（李恒壽 總經(jīng)理）日期具體時間交通工具地點事項備注2004年10月8日（星期三）8：008：30出租車廣州從家出發(fā)到白云機場昆明地接公司電話：0852875488869：3011：00民航班機飛機上從廣州飛往昆明11：2011：40昆明分公司接機車與分公司人員在車上去往分公司視察12：003：00午餐和午休地接公司安排的昆明飯店準備下午會議3：305：00昆明飯店會議廳召開分公司和地接公司有關人員會議5：006：30昆明飯店宴會廳舉行宴會，召待相關新老客戶和地方官員6：308：30出租車去往昆明機場準備返回廣州9：0010：30民航班機飛機上飛回廣州相關知識v（一）上司出差

6、時，秘書應準備些什么？v1，旅行計劃；v2，搜集相關商務洽談資料；v3，旅館信息；v4，旅行用品；v5，差旅費；v6，行李準備。v（二）旅行計劃（日程表）具體要求是什么？v1，復印三份： 上司；上司家屬；辦公室存檔；v2，時間不可太緊，應留有余地；v3，了解目的地相關情況：氣候；交通等。v4，如有可能，應多準備幾份旅行計劃，供上司參考。v總經(jīng)理辦公室：v李總：小王，這次出差去合肥比較滿意，你擬的旅行計劃較為實用，給我省了不少時間，值得表揚。接下來公司可能就要決定在合肥設分部了，但國內市場不能滿足公司的發(fā)展要求，要再考察國外市場，我下周要去法國一趟，你先草擬一份出國旅行計劃，并做好相應準備。這里

7、是上次我出差赴美的日程表，你參考一下。旅行計劃（李恒壽 總經(jīng)理）廣州波士頓2004年12月12日14日時 間日程安排12月12日（星期一）上午9：10下午19：30下午20：30乘中國民航CA521次班機由廣州至波士頓。抵波士頓，由麗云小姐接，住F旅館。與格蘭（GRAN）先生共進晚餐。12月12日（星期二）上午9：10中午12：00下午15：00下午19：30下午20：30與格蘭先生在公司會議室會談（所用08號文件在公文包中）。與格蘭先生共進午餐。與格蘭先生繼續(xù)會談（所用10號文件在公文包中）。在旅館用晚餐。拜訪陳安家先生（麗云陪同，禮品在手提箱中）12月12日（星期三）上午9：10乘CA54

8、1次班機回廣州（劉大鵬副總經(jīng)理接）v王俐看了一下，覺得草擬一份并不難，只是這出國準備些什么，需要辦哪些手續(xù)，卻是個大問題，自己一無所知，得找其他有經(jīng)驗的人問問，她想到了人事部的趙經(jīng)理，他以前可是董事長的秘書，這不，做得好，提拔了不是？v人事部辦公室：v趙經(jīng)理：王俐，你還是挺好學的，那好，我就跟你說說，具體如何做，你還得親自去辦才會知道其中的竅門的v王俐：謝謝，我會認真記下來的。v趙：這第一步是要了解出國商務旅行的手續(xù)：v1，撰寫出國申請：事由；路線（所在國名）；日程安排；人數(shù)；附相關說明。v2，辦理護照：攜相關證件和照片去公安機關或相關機構；填寫有關卡片和申請表；仔細檢查護照并簽字。v3，辦理

9、簽證：因公出國可不簽證，但因私需簽證（李總需辦簽證么？辦）；交護照并填簽證表；檢查簽證；辦理國際預防接種證書（黃皮書，憑護照和簽證到當?shù)匦l(wèi)生檢疫部門進行衛(wèi)生檢疫和預防接種后領取黃皮書，仔細檢查一遍）v4，辦理出境登記卡：憑護照、戶口簿、居民身份證辦理。v5，訂購機票：需出示護照并仔細查對機票。v6，辦理保險：通過代理人直接由保險公司安排。v7，出行前準備：編制旅行方案；了解外匯信息，辦理兌換；隨身物品；相關文件；相關證件；了解所去國背景資料。v8，出入境：邊防檢查；海關檢查；安全檢查；健康檢查。v王俐：趙經(jīng)理，真的太高興了，知道了這么多出國的知識，只是還有幾個問題：v什么是護照？v什么是簽證？

10、v什么叫“黃皮書”？v時差如何計算呢？v趙經(jīng)理：v護照：某國公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給的一種證明公民國籍和身份的合法證件。我國的分為：外交護照、公務護照、普通護照三種。普通護照又可分為因公的和因私的兩種。v簽證：一個主權國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋印，以表示允許其出入本國國境或者經(jīng)過國境的證明。若把護照看成是身份證，簽證就是出入證。我國的簽證一般在護照上。v小王，你看一下，這就是去年發(fā)生的被打的中國公民趙燕的簽證。v這就是人們常說的綠卡：v黃皮書的英文為：vInternational ertificate Of Vaccinationv它是國際衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。v時差：國際規(guī)定以英國格林威治時間（GMT）為標準時間。地球的兩個半球分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時間比GMT早，西八區(qū)比GMT晚。對于出國人員來說，調整時差必不可少。通常計算是以經(jīng)線劃分，即格林威治以東，每15度加1小時，以西，每15度減1小時。任務6.1 制定商務旅行計劃 目的 能夠根據(jù)商務旅行的需要，制定商務旅行計劃。 內容 制定商務旅行計劃：一年一度的商品展銷會將在浙江杭州舉行，張經(jīng)理希望通過觀摩展銷會了解行業(yè)發(fā)展新動向，并借此機會與對