1、1第四篇 使用EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)分析 當(dāng)用戶面對海量數(shù)據(jù)時，若要對其進(jìn)行分析，不但要掌握數(shù)據(jù)分析的方法，而且還要掌握數(shù)據(jù)分析工具。本篇主要對數(shù)據(jù)列表和數(shù)據(jù)透視表的使用進(jìn)行講解。16、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)17、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)216、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.1什么是數(shù)據(jù)列表 EXCEL數(shù)據(jù)列表是由一行文字字段組成的有組織的信息集合，它還有數(shù)值或文本的附加數(shù)據(jù)行數(shù)據(jù)列表特點：1.每列包含同類信息2.列表的第一行是文字字段3.列表中不能出現(xiàn)重復(fù)字段標(biāo)題4.列數(shù)不大于256，行數(shù)不大于65536用戶可對數(shù)據(jù)列表進(jìn)行以下操作1.輸入數(shù)據(jù)；2.根據(jù)特定的條件對數(shù)據(jù)列表進(jìn)行排序和篩選3.分類

2、匯總；4.數(shù)據(jù)列表中使用函數(shù)公式316、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.2建立一個列表 選擇要創(chuàng)建為列表的數(shù)據(jù)區(qū)域，或者僅在所需數(shù)據(jù)內(nèi)單擊。 在“數(shù)據(jù)”菜單上，指向“列表”，然后單擊“創(chuàng)建列表”。 如果您的數(shù)據(jù)具有列標(biāo)題，確保選中了“列表有標(biāo)題”復(fù)選框。單擊“確定”。 如果您的列表沒有標(biāo)題，Excel 會為您創(chuàng)建標(biāo)題。這些標(biāo)題的名稱將為“Column1”、“Column2”，等等。列表由深藍(lán)色邊框標(biāo)識。當(dāng)您選擇列表外的單元格、行或列時，列表將變?yōu)榉腔顒訝顟B(tài)，并會被淺藍(lán)色邊框圍繞。提示提示 ： 還可以通過按下 CTRL+L、或右鍵單擊后單擊快捷菜單上的“創(chuàng)建列表”來創(chuàng)建列表。 如果您根本不希望在單

3、擊列表外部時看到邊框，請右鍵單擊列表內(nèi)部。在快捷菜單上，指向“列表”，然后單擊“隱藏非活動列表的邊框”。要重新激活邊框，請重復(fù)此過程。這將隱藏或顯示工作表上所有非活動列表的邊框。 416、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.3如何添加或刪除列表的行和列 在帶星號的單元格之一中鍵入數(shù)據(jù)。這將自動在列表結(jié)尾添加行，并移動星號以便將下一行標(biāo)識為插入行。 在列表旁邊的空行中鍵入內(nèi)容。列表將自動擴(kuò)展以包括該行，除非顯示有匯總行或者列表的最后一行也為空。 在列表旁邊的空列中鍵入內(nèi)容。列表將自動擴(kuò)展以包括該列。 如果這種方法不起作用，請在“工具”菜單上，單擊“自動更正選項”。在“鍵入時自動套用格式”選項卡上，選中

4、“在列表中包含新行和列”復(fù)選框?；蛘咔宄搹?fù)選框以關(guān)閉此功能。 在要進(jìn)行插入或刪除的列表中單擊。在“列表”工具欄上，單擊“列表”，再單擊“插入”或“刪除”，然后單擊“行”或“列”。 右鍵單擊單元格，再單擊快捷菜單上的“插入”或“刪除”，然后單擊“行”或“列”。 單擊并拖動列表的右下角，以便在列表中添加或刪除行或列。如果列或行中包含數(shù)據(jù)，列表中將包括這些數(shù)據(jù)。不能同時添加或刪除行和列。 516、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.4對列表數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、計數(shù)或求平均值 要對最后一列中的數(shù)據(jù)求和，請在“列表”工具欄上，單擊“切換匯總行”按鈕。要關(guān)閉匯總，請再次單擊該按鈕。 如果最后一列中包含無法求和的數(shù)據(jù)

5、，例如是一個姓名列，Excel 將計算項數(shù)而不求和。 除求和之外，還可以執(zhí)行其他計算。單擊包含總和的單元格，其右側(cè)將顯示一個箭頭，單擊該箭頭并從菜單中進(jìn)行選擇。 可以在最后一列以外的其他列中執(zhí)行這些計算。對該列求和后，請單擊另一列中的匯總行，該列右側(cè)將顯示一個箭頭，單擊該箭頭并從菜單中進(jìn)行選擇。616、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.5對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序和篩選 在列表中單擊以激活自動篩選箭頭。然后，單擊任意箭頭并進(jìn)行選擇，以便對該列中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序或篩選。創(chuàng)建自定義篩選 單擊要篩選的列中的自動篩選箭頭。 單擊“自定義”以打開“自定義自動篩選方式”對話框，然后在該對話框中進(jìn)行選擇。 創(chuàng)建“前 10 個

6、”篩選 單擊要篩選的列中的自動篩選箭頭。 單擊“前 10 個”以打開“自動篩選前 10 個”對話框。選擇最大數(shù)字或最小數(shù)字，或選擇百分比。 716、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.6將列表轉(zhuǎn)換為區(qū)域 這只是表示您將刪除特殊列表功能。您的數(shù)據(jù)仍將保留在 Excel 工作表上。在“列表”工具欄上，單擊“列表”。 單擊“轉(zhuǎn)換為區(qū)域”。 此時將顯示一條消息，詢問您是否要將列表轉(zhuǎn)換為正常區(qū)域。單擊“是”。 該數(shù)據(jù)不再具有任何特殊列表功能，它只是 Excel 中的普通數(shù)據(jù)。 816、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.7高級篩選 條件區(qū)域至少要兩行，第一行是標(biāo)題，與列表標(biāo)題一致，條件區(qū)域應(yīng)在列表上方或下方16.7

7、.1“關(guān)系與”16.7.2“條件或” 916、在數(shù)據(jù)列表中簡單分析數(shù)據(jù)16.7.3在一列中使用關(guān)系或16.7.4同時使用“關(guān)系與”和“關(guān)系或”16.7.5使用計算條件1017、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的動態(tài)表格，有助于分析數(shù)據(jù)和組織數(shù)據(jù)17.1簡單例子17.2術(shù)語數(shù)據(jù)源 從中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)列可多維數(shù)據(jù)集軸 數(shù)據(jù)透視表中的一維,如行,列,頁列字段 信息的種類,等價于數(shù)據(jù)列表中列行字段 具有行方向的字段分頁符 進(jìn)行分頁的字段字段標(biāo)題 描述字段內(nèi)容的標(biāo)志項目 組成字段的成員 1117、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.2術(shù)語(2)組 一組項目的組合透視

8、通過改變一個或多個字段位置來重新安排數(shù)據(jù)透視表匯總函數(shù) EXCEL計算數(shù)據(jù)表中值的函數(shù)分類匯總 對一行或一列單元格的匯總刷新 重新計算表格17.3建立一個數(shù)據(jù)透視表1.選擇數(shù)據(jù)源類型2.選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域3.指定數(shù)據(jù)透視表位置1217、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.3.1建立一個數(shù)據(jù)透視表(詳細(xì))步驟1:指定數(shù)據(jù)源類型 以銷售數(shù)據(jù)表為例,單擊菜單“數(shù)據(jù)”-“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，出現(xiàn)如下對話框1317、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.3.1建立一個數(shù)據(jù)透視表(詳細(xì))步驟2:指定數(shù)據(jù)源位置 指定數(shù)據(jù)類型之后，單擊“下一步”，向?qū)@示第2個對話框 1417、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.3.1建立一個數(shù)

9、據(jù)透視表(詳細(xì))步驟3:指定數(shù)據(jù)透視表顯示的位置 在向?qū)У淖詈笠粋€對話框，需要指定數(shù)據(jù)透視表的顯示位置。 1517、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.4分頁顯示數(shù)據(jù)透視表步驟1：單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄中的“數(shù)據(jù)透視表”步驟2：在彈出的菜單中選擇“分頁顯示”步驟3：在“分頁顯示”對話框中，單擊“要分頁的字段”步驟4：最后單擊“確定”，完成分頁 1617、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.5整理數(shù)據(jù)透視表字段如果數(shù)據(jù)表中垂直顯示兩個字段，不方便比較數(shù)據(jù)可以按鼠標(biāo)左鍵并拖拉按鈕到匯總一詞單元格 1717、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.整理數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)顯示所有數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)透視表中，每個字段右側(cè)都要有一個小箭頭，單擊它

10、可打開一個數(shù)據(jù)項下拉列表，選擇“全部顯示”將顯示全部數(shù)據(jù)隱藏數(shù)據(jù)項如果用戶不需要顯示所有數(shù)據(jù)，可將不需要的數(shù)據(jù)項隱藏單擊數(shù)據(jù)項下拉表，選擇一個不需要的數(shù)據(jù) 1817、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.數(shù)據(jù)透視表的刷新源數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，數(shù)據(jù)透視表里的數(shù)據(jù)不會自動刷新，要對數(shù)據(jù)透視表里數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新，則需要在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)點擊右鍵，單擊“刷新”在文件打開時刷新：右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表，選擇“表格選項”，在“數(shù)據(jù)選項”中選擇“打開時刷新”設(shè)置刷新頻率：也可以設(shè)置刷新頻率，輸入數(shù)值，數(shù)據(jù)透視表可定時刷新數(shù)據(jù)1917、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.8設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的格式 用戶可以設(shè)置單元格的方法來修改數(shù)據(jù)透視表中單元格

11、的外觀。例如：改變字體、字號等。如果要保存這種格式參考以上做法：步驟1：右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表步驟2：在彈出的菜單中選擇“表格選項”步驟3：在“數(shù)據(jù)透視表選項”對話框中選擇“保留格式”步驟4：最后單擊“確定”2017、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.9自動套用格式 在EXCEL中為數(shù)據(jù)透視表提供了超過20種的自動套用格式選項。要應(yīng)用這些格式，可在數(shù)據(jù)透視表中選擇任意單元格，單擊數(shù)據(jù)透視表工具欄上的“設(shè)置報表格式”按鈕，在“自動套用格式”中選擇一種報表格式。 要取消現(xiàn)在數(shù)據(jù)透視表中的自動套用格式，右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表，單擊“表格選項”在“數(shù)據(jù)透視表選項”對話框中取消“自動套用格式”。 2117、使用數(shù)據(jù)透

12、視表分析數(shù)據(jù)17.10在數(shù)據(jù)透視表中排序 用戶可以使用EXCEL中的“排序”功能對數(shù)據(jù)透視表的字段項進(jìn)行排序，字段項的所有實例都將會進(jìn)行排序，并在改變數(shù)據(jù)透視表布局時保持指定的排列順序。17.10.1手動排序例：對如圖的銷售季度進(jìn)行降序步驟1：單擊“銷售季度”步驟2：在菜單欄上依次單擊“數(shù)據(jù)”“排序”步驟3：在排序?qū)υ捒蛑羞x擇“降序”步驟4：單擊確定。 2217、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.10.2自動排序 剛才的例子，也可以指定自動排序。步驟1：雙擊“銷售季度”字段步驟2：在彈出的對話框中點擊“高級”步驟3：在“自動排序選項”中點擊“降序”在使用字段中選擇“銷售季度”步驟4：點擊“確定”。

13、2317、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.11內(nèi)部字段和外部字段 數(shù)據(jù)透視表能自動地在外部字段的標(biāo)題下對內(nèi)部字段的項進(jìn)行組合。帶有多個行字段的數(shù)據(jù)透視表有一個內(nèi)部行字段，它最靠近數(shù)據(jù)區(qū)域。任何其他的行字段都是外部行字段。 內(nèi)部行或外部行位置決定了該行字段的項是否會在報告中重復(fù)多次。外部行字段的項只能顯示一次，但內(nèi)部行字段的項可以按需重復(fù)多次。 2417、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.12數(shù)據(jù)透視表組合指定項 如圖示（上），如果用戶希望把“國內(nèi)市場”、“送貨上門”、“網(wǎng)絡(luò)銷售”、“郵購業(yè)務(wù)”組合成“國內(nèi)業(yè)務(wù)”可按以下方法來做步驟1：鼠標(biāo)左鍵和Ctrl選中“國內(nèi)市場”、“送貨上門”、“網(wǎng)絡(luò)銷售”、“郵購

14、業(yè)務(wù)”步驟：單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單上選擇“組及明細(xì)數(shù)據(jù)”點擊“組合”，則會建立一個名為“銷售途徑”的字段標(biāo)題，并且將選中的項組合到新的“數(shù)據(jù)組”的項中步驟：選中標(biāo)為“數(shù)據(jù)組”的單元格輸入“國內(nèi)業(yè)務(wù)”如圖（下） 2517、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.13數(shù)字組合要將字段中的數(shù)字項組合，可以在分組對話框中進(jìn)行設(shè)置如圖，我們把銷售季度進(jìn)行組合，在對話框中輸入步長為則季度變?yōu)?，顯示結(jié)果如下圖 2617、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.1按日期和時間進(jìn)行組合如圖所示的數(shù)據(jù)透視表顯示了按定單日期統(tǒng)計的銷售人員的訂單金額.這樣不是很直觀的顯示不便于統(tǒng)計分析.我們可按時間日期進(jìn)行分組具體操作如下:在訂單日期的字段上點擊右鍵再點擊組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)再點擊組合在彈出的對話框中點中月和年 2717、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.15對同一個字段進(jìn)行多種匯總 如果想對一個數(shù)據(jù)字段應(yīng)用多種匯總方式.只需要在數(shù)據(jù)透視表列表內(nèi)將字段再一次拖進(jìn)數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域中,利用字段設(shè)置對話框選擇想用的匯總方式.如圖 2817、使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)17.16創(chuàng)建計算字段 數(shù)據(jù)透視表中可以增加計算字段,計算字段是通過對現(xiàn)有的