1、1 15W1H5W1H原則原則Why目標目標What議題議題WhenWho與會者與會者Where會址會址How如何實現(xiàn)會如何實現(xiàn)會議目標進行議目標進行的討論的討論第二章第二章 會議要素會議要素開會地點開會地點4 45 5上海世博會選擇分析上海世博會選擇分析6 6上海世博會選擇分析上海世博會選擇分析7 7上海世博會選擇分析上海世博會選擇分析8 8上海世博會選擇分析上海世博會選擇分析9 9v會議地點，又稱會議地點，又稱“會址會址”。既是指會議召開的地區(qū)、。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。 1010從會議自身的需要選擇會址從會議自身的需要選擇會址

2、 1111合適的會議地點要符合以下條件合適的會議地點要符合以下條件v1.1.跟會議目的相符的地理位置跟會議目的相符的地理位置v2.2.大小和環(huán)境適宜的空間條件大小和環(huán)境適宜的空間條件v3.3.滿足會議需要的技術(shù)裝備滿足會議需要的技術(shù)裝備v4.4.完備的會場配套設(shè)施完備的會場配套設(shè)施12121.1.跟會議目的相符的地理位置跟會議目的相符的地理位置v公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經(jīng)理讓秘書選擇一個會議地點，秘書經(jīng)過仔細考慮，經(jīng)理讓秘書選擇一個會議地點，秘書經(jīng)過仔細考慮，預(yù)定了位于市郊風景區(qū)的一家酒店，價格相對便宜，預(yù)定了位于市郊風景區(qū)的

3、一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經(jīng)理及參加培訓的人員都很滿意。而且風景宜人。經(jīng)理及參加培訓的人員都很滿意。v點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區(qū)，可使與會者身心放松。位適中，而且位于風景區(qū)，可使與會者身心放松。1313培訓活動培訓活動 v舉辦培訓活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和舉辦培訓活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的教育場所，如公司的專業(yè)培訓中心、旅專門設(shè)施的教育場所，如公司的專業(yè)培訓中心、旅游勝地的培訓點、學

4、校等。游勝地的培訓點、學校等。1414研究和開發(fā)會議研究和開發(fā)會議 v研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境，培訓中心或其他寧靜場所最為適合。環(huán)境，培訓中心或其他寧靜場所最為適合。1515學會年會學會年會 v一般由會員表決決定，但大都選在當前最受歡迎的一般由會員表決決定，但大都選在當前最受歡迎的城市、能提供會議服務(wù)的酒店。城市、能提供會議服務(wù)的酒店。1616表彰、獎勵型會議表彰、獎勵型會議 v重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)

5、予以獎勵。1717交易會和新產(chǎn)品展示會交易會和新產(chǎn)品展示會 v交易會和新產(chǎn)品展示會需要選擇有展廳的場所，同交易會和新產(chǎn)品展示會需要選擇有展廳的場所，同時要求到達會場所在城市的交通必須便利。時要求到達會場所在城市的交通必須便利。1818v臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；場定在與會人員較集中的地方；v超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。一點，免得與會者勞碌奔波。19192 2大小適宜的空間條件大小適宜的空間條件v有桌會議室大于等于有桌會議

6、室大于等于1.81.8平方米平方米/ /人人v無桌會議室大于等于無桌會議室大于等于0.80.8平方米平方米/ /人人v與會者間距控制在與會者間距控制在0.60.6米米20203 3滿足會議需要的技術(shù)裝備滿足會議需要的技術(shù)裝備v恒溫：恒溫：18251825度度v采光采光v會場的照明會場的照明v擴音擴音v投影等投影等21214 4完備的會場配套設(shè)施完備的會場配套設(shè)施v餐飲餐飲v客房客房v停車場停車場222220142014世界互聯(lián)網(wǎng)大會為何選址烏鎮(zhèn)世界互聯(lián)網(wǎng)大會為何選址烏鎮(zhèn)23232424大會選址條件大會選址條件v一是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟比較發(fā)達；一是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟比較發(fā)達；v二是最好能找一個小鎮(zhèn)，像達沃斯那樣

7、的小鎮(zhèn)，然二是最好能找一個小鎮(zhèn)，像達沃斯那樣的小鎮(zhèn)，然后賦予它互聯(lián)網(wǎng)的魅力；后賦予它互聯(lián)網(wǎng)的魅力；v三是它能代表中國幾千年的傳統(tǒng)文化。三是它能代表中國幾千年的傳統(tǒng)文化。2525網(wǎng)絡(luò)密度網(wǎng)絡(luò)密度v“最初接手世界互聯(lián)網(wǎng)大會的通信網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化任務(wù)的時最初接手世界互聯(lián)網(wǎng)大會的通信網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化任務(wù)的時候，我們最擔心的是，怎么在這個千年古鎮(zhèn)里新建和候，我們最擔心的是，怎么在這個千年古鎮(zhèn)里新建和拓展光纜路由和基站，視線所及都是文物，動不得。拓展光纜路由和基站，視線所及都是文物，動不得。后來才知道，西柵景區(qū)在籌建之初就已經(jīng)在地下預(yù)埋后來才知道，西柵景區(qū)在籌建之初就已經(jīng)在地下預(yù)埋了光纜。了光纜。”浙江電信網(wǎng)絡(luò)運行維護部

8、相關(guān)負責人朱齊浙江電信網(wǎng)絡(luò)運行維護部相關(guān)負責人朱齊驅(qū)說，當時甚至還沒有驅(qū)說，當時甚至還沒有“光寬帶光寬帶”這個概念，這個概念，“所以所以盡管經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)改造，西柵現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)密度之高是全國盡管經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)改造，西柵現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)密度之高是全國第一，但在表面上完全看不出來。第一，但在表面上完全看不出來?！眝西柵現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)密度有多高？舉個直觀的例子：網(wǎng)絡(luò)西柵現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)密度有多高？舉個直觀的例子：網(wǎng)絡(luò)改造之前，整個烏鎮(zhèn)的無線出口帶寬在改造之前，整個烏鎮(zhèn)的無線出口帶寬在1G1G左右，左右，而如而如今達到今達到22G22G，這樣的出口帶寬足夠讓，這樣的出口帶寬足夠讓2222個小鎮(zhèn)使用。個小鎮(zhèn)使用。2626電子經(jīng)濟發(fā)達

9、電子經(jīng)濟發(fā)達v20132013年，桐鄉(xiāng)約有年，桐鄉(xiāng)約有1.51.5萬家電商，全年電商交易額萬家電商，全年電商交易額約為約為350350億元，其中網(wǎng)絡(luò)零售額約為億元，其中網(wǎng)絡(luò)零售額約為7070億元，占整億元，占整個嘉興的個嘉興的1/41/4。在阿里巴巴發(fā)布的。在阿里巴巴發(fā)布的20132013年年“電商百電商百佳縣佳縣”中，桐鄉(xiāng)位列第七。中，桐鄉(xiāng)位列第七。2727互聯(lián)網(wǎng)捧紅當?shù)匦〉昊ヂ?lián)網(wǎng)捧紅當?shù)匦〉?828v光纖的提前鋪設(shè)，為今天的互聯(lián)網(wǎng)大會提供了強大光纖的提前鋪設(shè)，為今天的互聯(lián)網(wǎng)大會提供了強大支持；支持；v全縣電商環(huán)境的健康發(fā)展，讓生活在這里的人們對全縣電商環(huán)境的健康發(fā)展，讓生活在這里的人們對互

10、聯(lián)網(wǎng)格外熟悉；互聯(lián)網(wǎng)格外熟悉；v對于本地文化有意識地保護與合理開發(fā)，使這里不對于本地文化有意識地保護與合理開發(fā)，使這里不被盲目的工業(yè)化發(fā)展所吞沒被盲目的工業(yè)化發(fā)展所吞沒2929“時裝秀時裝秀”方案方案某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下：時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下： 1 1會議名稱：會議名稱：“2002XX2002XX服裝集團夏季時裝秀服裝集團夏季時裝秀”。 2 2參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2 2人；行業(yè)協(xié)會代表

11、人；行業(yè)協(xié)會代表3 3人；全國大中型商場人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員2020名。另請名。另請模特公司服裝表演隊若干人。模特公司服裝表演隊若干人。3 3會議主持人：會議主持人：XXXX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4 4會議時間：會議時間：20022002年年5 5月月1818日上午日上午9 9點點3030至至1111點。點。 5 5會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。 展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。 時裝表

12、演。時裝表演。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。 6 6會議文件：會議通知、邀請函、請柬。會議文件：會議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。 服裝集服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同 7 7會會 址：服裝集團小禮堂。址：服裝集團小禮堂。 8 8會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識， 上方掛展示會標題橫幅。上方掛展示會標題橫幅。搭設(shè)搭設(shè)T T型服裝表演臺，安排來賓圍繞型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。就座。 會場外懸掛大型彩色氣球及廣告

13、會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。條幅。 9 9會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂資料。 足夠足夠的椅子。的椅子。 紀念品紀念品( (每人發(fā)每人發(fā)X XX X服裝集團生產(chǎn)的服裝集團生產(chǎn)的T T恤衫恤衫1 1件件) ) 1010會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。會務(wù)工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。 安排安排交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。交通車接送來賓。展示會后安排工作午餐。 問題：小李的會議方案有無改進的地方？問題：小李的會議方案有無改進的地方？3030v

14、1 1會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。會議名稱不能使用口語，應(yīng)該用正規(guī)的書面語。 “時裝秀時裝秀”應(yīng)改為應(yīng)改為“時裝展示會時裝展示會”。 2 2展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應(yīng)請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。聞媒體記者到會報道，以擴大影響。 3 3會議地點不應(yīng)設(shè)在會議地點不應(yīng)設(shè)在x xx x服裝集團內(nèi)部，這既不方服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來便來賓，也起不到擴大影響的效果。應(yīng)該改設(shè)在來賓住宿的花園酒店大會議廳。賓住宿的花園酒店大會議廳。 4 4會議用品中沒提及應(yīng)該準備的用于展示的新款會議用品中沒提及應(yīng)

15、該準備的用于展示的新款時裝樣品。時裝樣品。3131分組討論：分組討論： 李賓是天地公司總經(jīng)理秘書。公司計劃在李賓是天地公司總經(jīng)理秘書。公司計劃在5 5月月3030日組織一日組織一次公司內(nèi)部全體職工座談會，就公司上半年的運營情況、業(yè)次公司內(nèi)部全體職工座談會，就公司上半年的運營情況、業(yè)績等作一階段性小結(jié)，對公司下半年的工作目標等進一步加績等作一階段性小結(jié)，對公司下半年的工作目標等進一步加以明確。接到總經(jīng)理交辦的任務(wù)后，李賓就積極著手準備會以明確。接到總經(jīng)理交辦的任務(wù)后，李賓就積極著手準備會議。議。1.1.任務(wù)任務(wù)根據(jù)公司內(nèi)部職工座談會的主題、性質(zhì)和規(guī)模，選擇適當?shù)母鶕?jù)公司內(nèi)部職工座談會的主題、性質(zhì)

16、和規(guī)模，選擇適當?shù)臅h地點。會議地點。準備視聽設(shè)備準備視聽設(shè)備2.2.要求要求（1 1）明確會議主題、會議時間、會議地點、會議參加人員）明確會議主題、會議時間、會議地點、會議參加人員（2 2）會議選址要切合會議主題、合理、經(jīng)濟。）會議選址要切合會議主題、合理、經(jīng)濟。（3 3）視聽設(shè)備要齊全。）視聽設(shè)備要齊全。32321 1明確會議主題、會議時間、會議地點、會議參加人員明確會議主題、會議時間、會議地點、會議參加人員本次公司內(nèi)部職工座談會主要時公司上半年運營情況的階段性本次公司內(nèi)部職工座談會主要時公司上半年運營情況的階段性總結(jié)和下半年工作目標的進一步明確，屬于工作會議，要求全總結(jié)和下半年工作目標的

17、進一步明確，屬于工作會議，要求全體職工參加，共體職工參加，共100100人，為期人，為期1 1天，即天，即5 5月月3030日上午日上午9 9點到下午點到下午3 3點。點。2 2選擇會議地點。選擇會議地點。3 3設(shè)備設(shè)備白板和記號筆、直立活頁夾和記號筆。白板和記號筆、直立活頁夾和記號筆。麥克風：普通式、無線手握式和無線領(lǐng)夾式。麥克風：普通式、無線手握式和無線領(lǐng)夾式。筆記本電腦、激光指示棒、多媒體投影儀、巴克投影儀、幻燈筆記本電腦、激光指示棒、多媒體投影儀、巴克投影儀、幻燈機、懸吊式投影儀、便攜式屏幕。機、懸吊式投影儀、便攜式屏幕。攝像機、放像機、攝像機、放像機、2121英寸彩電、英寸彩電、29

18、29英寸彩電。英寸彩電。小型音響系統(tǒng)、大型音響系統(tǒng)。小型音響系統(tǒng)、大型音響系統(tǒng)。CDCD播放機、擴音器、卡拉播放機、擴音器、卡拉OKOK機、迪斯科燈光、鋼琴。機、迪斯科燈光、鋼琴。寬帶上網(wǎng)寬帶上網(wǎng)會議保障會議保障3434會議保障的兩個方面會議保障的兩個方面v組織保障組織保障v經(jīng)費保障經(jīng)費保障3535大雁遷徙為什么要排大雁遷徙為什么要排 V V型？型？ 鳥飛行時翅膀尖端會產(chǎn)生一股向前流動的氣流，鳥飛行時翅膀尖端會產(chǎn)生一股向前流動的氣流，叫做叫做“尾渦尾渦”。后面的鳥利用前面的。后面的鳥利用前面的“尾渦尾渦”，飛，飛行時要省力得多。行時要省力得多。3636遷徙大雁排成遷徙大雁排成“V V”型之優(yōu)化

19、結(jié)構(gòu)型之優(yōu)化結(jié)構(gòu) 科學家發(fā)現(xiàn)：大雁以這種方式飛行要比單獨飛行多出科學家發(fā)現(xiàn)：大雁以這種方式飛行要比單獨飛行多出12%12%的距離，飛行的速度是單獨飛行的的距離，飛行的速度是單獨飛行的1.731.73倍。大雁在倍。大雁在飛行過程中，一般由一只比較強壯的大雁在前面開路，飛行過程中，一般由一只比較強壯的大雁在前面開路，能幫助它后面或兩邊的大雁形成局部的真空，減少飛行能幫助它后面或兩邊的大雁形成局部的真空，減少飛行的阻力，且領(lǐng)頭雁時常發(fā)出叫聲，以此鼓勵其他大雁不的阻力，且領(lǐng)頭雁時常發(fā)出叫聲，以此鼓勵其他大雁不要掉隊。當領(lǐng)頭雁感覺疲倦無力，另外的大雁會及時補要掉隊。當領(lǐng)頭雁感覺疲倦無力，另外的大雁會及時

20、補上，以此保持飛行的速度，大雁就是通過這種團結(jié)協(xié)作上，以此保持飛行的速度，大雁就是通過這種團結(jié)協(xié)作的精神才完成長達的精神才完成長達1-21-2個月的飛行。個月的飛行。啟示：部分組成的整體，經(jīng)過優(yōu)化設(shè)計后，產(chǎn)生1+12的效果。一種重要的組織文化一種重要的組織文化-“雁文化雁文化”3737為什么要建立組織為什么要建立組織v石墨與鉆石的比較：石墨與鉆石的比較：v構(gòu)成的元素相同，都是碳原子。構(gòu)成的元素相同，都是碳原子。v硬度和價值相差千里。硬度和價值相差千里。v原因就是原子間結(jié)構(gòu)的差異。石墨是層原因就是原子間結(jié)構(gòu)的差異。石墨是層狀結(jié)構(gòu)；而鉆石是金剛石結(jié)構(gòu)。狀結(jié)構(gòu)；而鉆石是金剛石結(jié)構(gòu)。3838會議組織機

21、構(gòu)會議組織機構(gòu)v會議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會務(wù)組、保衛(wèi)組、會議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會務(wù)組、保衛(wèi)組、后勤組、醫(yī)療組等工作組，重要會議可設(shè)專職服務(wù)后勤組、醫(yī)療組等工作組，重要會議可設(shè)專職服務(wù)員員3939v1.1.秘書組秘書組 ：其主要任務(wù)是負責會議講話稿、會議議程：其主要任務(wù)是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。作，并協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。v2.2.會務(wù)組：其主要任務(wù)是負責會議會務(wù)工作，包括：會務(wù)組：其主要任務(wù)是負責會議會務(wù)工作，包括：（1 1）下達會議通知；（）下達會議通知；（2

22、 2）負責報道登記，發(fā)放入場）負責報道登記，發(fā)放入場證件、紀念品和會議相關(guān)材料等；（證件、紀念品和會議相關(guān)材料等；（3 3）迎送、接待主）迎送、接待主講人，負責食宿安排；（講人，負責食宿安排；（4 4）支付各類費用；（）支付各類費用；（5 5）財）財務(wù)結(jié)算。務(wù)結(jié)算。v3.3.保衛(wèi)組：組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道保衛(wèi)組：組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。，開啟安全門等，同時協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。v4.4.后勤組：做好會議期間各項后勤保障工作后勤組：做好會議期間各項后勤保障工作v5.5.醫(yī)療組：做好會議期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。醫(yī)療組：做好會議

23、期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。4040請柬發(fā)出之后請柬發(fā)出之后某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請發(fā)了請 柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改

24、換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知了為什么不重新通知? ? 一氣之下，都回家去了。一氣之下，都回家去了。 討論：該案例給你什么啟示，如果讓你負責會議組織討論：該案例給你什么啟示，如果讓你負責會議組織工作該如何安排會議通知及請柬的發(fā)放？工作該如何安排會議通知及請柬的發(fā)放？4141一個通知補充了又補充一個通知補充了又補充有一次，某地準備以黨委、人民政府名義召開一次全有一次，某地準備以黨委、人民政府名義召開一次全區(qū)性會議。為了給有關(guān)單位有充分時間準備會議材料區(qū)性會議。為了給有關(guān)單位有充分時間準備會議材料和安排好工作

25、，決定由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公室先用電話通知和安排好工作，決定由領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)辦公室先用電話通知各地和有關(guān)部門，然后再發(fā)書面通知。電話通知發(fā)出各地和有關(guān)部門，然后再發(fā)書面通知。電話通知發(fā)出不久，某領(lǐng)導(dǎo)即指示：這次會議很重要，應(yīng)該讓參會不久，某領(lǐng)導(dǎo)即指示：這次會議很重要，應(yīng)該讓參會單位負責某項工作的領(lǐng)導(dǎo)人也來參加，以便更好地完單位負責某項工作的領(lǐng)導(dǎo)人也來參加，以便更好地完成這次會議貫徹落實的任務(wù)。于是，發(fā)出補充通知。成這次會議貫徹落實的任務(wù)。于是，發(fā)出補充通知。過后不久，另一領(lǐng)導(dǎo)同志又指示：要增加另一項工作過后不久，另一領(lǐng)導(dǎo)同志又指示：要增加另一項工作的負責人參加會議。的負責人參加會議。 討論：該案例有何不妥之

26、處，如何改善討論：該案例有何不妥之處，如何改善4242漁王和三個兒子漁王和三個兒子v失敗的經(jīng)驗也很寶貴失敗的經(jīng)驗也很寶貴4343會議經(jīng)費會議經(jīng)費 v會議經(jīng)費包括會議支出經(jīng)費和會議收入經(jīng)費兩部分會議經(jīng)費包括會議支出經(jīng)費和會議收入經(jīng)費兩部分4444會議經(jīng)費開支會議經(jīng)費開支1.1.會議費：場地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費等會議費：場地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費等2.2.資料費：會議文具、印制資料等費用資料費：會議文具、印制資料等費用3.3.食宿費：與會人員的餐飲費和住宿費（有些會議此食宿費：與會人員的餐飲費和住宿費（有些會議此部分費用自理）部分費用自理）4.4.交通運輸費：多次接、送與會者所使用的租車

27、費、交通運輸費：多次接、送與會者所使用的租車費、油費、停車費、過橋費、司機勞務(wù)費等油費、停車費、過橋費、司機勞務(wù)費等5.5.宣傳聯(lián)絡(luò)費：新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通訊等宣傳聯(lián)絡(luò)費：新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通訊等6.6.其他雜費：會議合照、會間活動、雇傭翻譯、保安、其他雜費：會議合照、會間活動、雇傭翻譯、保安、禮儀、禮品等禮儀、禮品等4545會議經(jīng)費收入會議經(jīng)費收入v1.1.主辦方撥發(fā)的會議?？钪鬓k方撥發(fā)的會議專款v2.2.與會者提交的會務(wù)費與會者提交的會務(wù)費v3.3.商業(yè)贊助或捐贈商業(yè)贊助或捐贈4646vA A旅行社從旅行社從20012001年初拓展了業(yè)務(wù)范圍，從原本只經(jīng)年初拓展了業(yè)務(wù)范圍，從原本只經(jīng)營旅行接待服務(wù)

28、，擴展到承辦各種規(guī)模的商務(wù)會議。營旅行接待服務(wù)，擴展到承辦各種規(guī)模的商務(wù)會議。在開拓市場之時，旅行社接了幾個小型會議的承辦在開拓市場之時，旅行社接了幾個小型會議的承辦工作，憑著旅行社得天獨厚的條件，以相對較低的工作，憑著旅行社得天獨厚的條件，以相對較低的價格獲得了客戶的認可。價格獲得了客戶的認可。20022002年年6 6月，旅行社接了月，旅行社接了一個大型跨國商務(wù)會議的訂單，根據(jù)主辦方的要求，一個大型跨國商務(wù)會議的訂單，根據(jù)主辦方的要求，旅行社制作并提交了預(yù)算方案給對方。旅行社制作并提交了預(yù)算方案給對方。4747可是，組織會議期間，旅行社遇到了許多以前沒有遇到可是，組織會議期間，旅行社遇到了

29、許多以前沒有遇到過的新問題。比如有的與會者要求臥室里每天都要擺上過的新問題。比如有的與會者要求臥室里每天都要擺上一束鮮花；有的與會者又提出：希望能在會間活動的時一束鮮花；有的與會者又提出：希望能在會間活動的時候，組織游覽一下城市周邊的名勝古跡；還有的與會者候，組織游覽一下城市周邊的名勝古跡；還有的與會者則希望旅行社能多提供一些資料冊，讓各國來客可以各則希望旅行社能多提供一些資料冊，讓各國來客可以各取所需取所需與會者要求不一而足，旅行社領(lǐng)導(dǎo)決定，為與會者要求不一而足，旅行社領(lǐng)導(dǎo)決定，為實現(xiàn)實現(xiàn)“創(chuàng)出品牌，打開大型商務(wù)會議市場創(chuàng)出品牌，打開大型商務(wù)會議市場”的目的，對的目的，對與會者的各種要求都盡

30、可能予以滿足。在這一決策下，與會者的各種要求都盡可能予以滿足。在這一決策下，會議組織的效果自然更好了，可是也忙壞了工作人員，會議組織的效果自然更好了，可是也忙壞了工作人員，人手緊缺且不說，更糟糕的是會議出現(xiàn)明顯超支，但由人手緊缺且不說，更糟糕的是會議出現(xiàn)明顯超支，但由于旅行社沒有建立系統(tǒng)的成本控制體系和監(jiān)督體系，超于旅行社沒有建立系統(tǒng)的成本控制體系和監(jiān)督體系，超支的問題沒有引起大家足夠的重視，上級領(lǐng)導(dǎo)百忙中也支的問題沒有引起大家足夠的重視，上級領(lǐng)導(dǎo)百忙中也沒太在意，工作就這樣繼續(xù)進行著。沒太在意，工作就這樣繼續(xù)進行著。4848v會議的第四天，一名外籍與會者突然病倒了，由于會議的第四天，一名外籍

31、與會者突然病倒了，由于之前合同約定有旅行社全權(quán)承擔會務(wù)服務(wù)和會務(wù)費之前合同約定有旅行社全權(quán)承擔會務(wù)服務(wù)和會務(wù)費用，于是就由旅行社負責出人、出錢送該病人去醫(yī)用，于是就由旅行社負責出人、出錢送該病人去醫(yī)院急診救治。這場醫(yī)療費一結(jié)算下來竟一下花掉一院急診救治。這場醫(yī)療費一結(jié)算下來竟一下花掉一下花掉了四五千元！大會組委會這才開始意識到當下花掉了四五千元！大會組委會這才開始意識到當初的經(jīng)費預(yù)算有許多未顧及的問題！只是，與客戶初的經(jīng)費預(yù)算有許多未顧及的問題！只是，與客戶的合同已簽，想再協(xié)商修訂吧，即使對方同意，這的合同已簽，想再協(xié)商修訂吧，即使對方同意，這時間也趕不及了時間也趕不及了這一個大單做下來，旅行社上這一個大單做下來，旅行社上上下下都覺得感觸良多，各部門負責人紛紛召開工上下下都覺得感觸良多，各部門負責人紛紛召開工作評估會議，對工作中的經(jīng)驗、教訓進行總結(jié)和反作評估會議，對工作中的經(jīng)驗、教訓進行總結(jié)和反思。思。4949思考思