1、企業(yè)研發(fā)中心文檔管理困境探討摘要我國的汽車工業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，經(jīng)過幾年的高速發(fā)展，目前市場趨于飽和，競爭日趨激烈，產(chǎn)品更新?lián)Q代非常快。這對(duì)于汽車企業(yè)的研發(fā)部門來說是一個(gè)重大的考驗(yàn)，要求研發(fā)部門在汽車研發(fā)的過程中提高自身的研發(fā)質(zhì)量和效率。文檔作為產(chǎn)品信息和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息的重要載體，對(duì)產(chǎn)品研發(fā)工作至關(guān)重要，合理、高效的文檔管理工作可以有力地促進(jìn)產(chǎn)品研發(fā)工作，提升企業(yè)的競爭力。F公司研發(fā)中心是一家擁有六十余年的歷史的大型研發(fā)企業(yè)，在文檔管理方面主要是存在著管理效率比較低、管理職責(zé)不明確等問題。本文通過運(yùn)用文檔管理理論，分析了其在體系文件管理、產(chǎn)品技術(shù)文件管理、標(biāo)準(zhǔn)文件管理當(dāng)中效率比較低的和職

2、責(zé)不明確的環(huán)節(jié)，提出改進(jìn)的意見及保障措施。本文共分為六章，第一章，介紹了本論文研究的背景和意義。第二章，介紹了文檔管理的內(nèi)涵及其對(duì)企業(yè)管理的重要性，闡述了文檔管理的相關(guān)理論，總結(jié)歸納了汽車文檔的特點(diǎn)。第三章，主要是對(duì)F公司研發(fā)中心做了簡要的介紹，歸納了F公司研發(fā)中心文檔管理方面的管理現(xiàn)狀，主要是在體系文件、產(chǎn)品技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)文件等類型文件方面的管理，詳細(xì)介紹了文檔從產(chǎn)生到使用直至存檔或廢棄的過程，并分析了F公司研發(fā)中心的三類文件在管理上存在的部門級(jí)文件利用效率低、產(chǎn)品技術(shù)文件管理失控，標(biāo)準(zhǔn)管理不完善等問題，總結(jié)出造成這些問題的主要原因；第四章，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及找到的原因，對(duì)研發(fā)中心的文檔管理工

3、作提出改進(jìn)意見，細(xì)化體系文件的分類、編號(hào)、模板管優(yōu)化設(shè)計(jì)文件的更改管理，細(xì)化產(chǎn)品技術(shù)文件的設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)過程數(shù)據(jù)的管理,理和產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)對(duì)外發(fā)放的管理，梳理明確標(biāo)準(zhǔn)文件的編寫審核流程、外來標(biāo)準(zhǔn)資料和標(biāo)準(zhǔn)文本的管理。第五章，為了確保提出的改進(jìn)建議得到實(shí)施，提出了提升文檔管理意識(shí)、加強(qiáng)制度建設(shè)、培育學(xué)習(xí)型組織的文化氛圍、提升文檔管理人員綜合素質(zhì)、將技術(shù)文檔的編寫納入績效考核，提升文檔管理系統(tǒng)功能等五個(gè)方面的保障措施。第六章對(duì)全文進(jìn)行回顧，提出主要的結(jié)論，總結(jié)本文的不足并展望未來的提升方向。關(guān)鍵詞：文檔管理，體系文件管理，產(chǎn)品技術(shù)文件管理，標(biāo)準(zhǔn)文件管理AbstractChina'saut

4、omobileindustryisanimportantpartoftheChinesenationaleconomy.Withyearsofrapiddevelopment,ourmarkethasbecomesaturated.Withhighcompetition,productshavebeenreplacedveryfast.TheseallbecomechallengestotheR&Ddepartment,whichmeanstheR&Ddepartmentneedstoimprovetheirqualityandefficiency.Asanimportantc

5、arrierofproductinformationandmanagementinformationessentialforresearchanddevelopment,documentmanagementcaneffectivelypromoteproductsresearchanddevelopmenttoenhancethecompetitivenessofenterprises.FCompanyhasalarge-scaleR&Dcenter,whichhasmorethan60yearsofdocumentmanagementexperience.However,theyha

6、veproblemswithlowmanagementefficiencyandunclearinternalcontrol.Thisessayusesdocumentmanagementtheorytoanalyzeitsdocumentmanagementsystemandproducttechnicaldocumentmanagement,givessuggestionsofhowtosolveproblemssuchaslowefficiencydocumentmanagementandunclearinternalresponsibilities.Thisessayisdivided

7、intosixchapters.Thefirstchapterintroducesthebackgroundandsignificanceofthisthesis.Thesecondchapterintroducestheconnotationofdocumentmanagementandtheimportanceofenterprisemanagement,documentmanagementtheoryexpounded,summedupthecharacteristicsofcardocuments.ThethirdchaptermainlyfocusesonFcompanyR&

8、DcenterandsummarizesthestatusoftheR&Dcenterdocumentmanagement,whichcontainsdifferenttypesofsystemdocument,producttechnicaldocuments,andstandarddocument.Itintroducesindetailthedocumentlifecycle,beginningwithconception,creation,usage,andendingwithdocumentsavingordeleting.Thischapteralsoanalyzespro

9、blemswithFcompany,sthreetypesoffilesmanagement.Basedontheproblemsthatarefoundabove,thefourthchaptergivesideastoimprovetheR&Ddepartment,sdocumentmanagement,ideassuchastherefinementofdocumentclassificationandindexing,themanagementoftemplates,designdocuments,deliverymanagementproducts,andtechnicald

10、ata,theimprovementchangemanagementandproductdesignofelectronicdatafileexternalgrantmanagement,cardingclearcriteriadocumentpreparationauditprocesses,managementinformationandexternalstandardtext.Thefifthchapterprovidesfivemethodsinordertoensurebetterimplementationofrecommendations.Theyareasfollows:enh

11、ancingtheawarenessofdocumentmanagement,strengtheningthesystemconstruction,fosteringacultureoflearningorganizationtoenhancetheoverallqualityofdocumentmanagement,preparationoftechnicaldocumentation,andimprovingdocumentmanagementsystemfeatures.Thesixthchapterisafinalreview,whichpresentsthemainconclusio

12、nsofthisessayandsummarizesthedeficienciestoenhancefuturedirection.Keywords:DocumentManagement,SystemDocumentManagement,ProductTechnicalDocumentManagement,StandardDocumentManagement目錄第1章緒論1.1 選題的背景1.2 研究的意義1.3 研究的方法及思路第2章相關(guān)理論及方法2.1 文檔的定義2.2 文檔管理定義和重要性2.2.1 文檔管理的定義2.2.2 文檔管理的重要性2.3 文檔管理相關(guān)理論2.3.1 文檔一體化

13、管理理論2.3.2 文件生命周期理論2.3.3 文檔管理體系理論2.4 文檔管理的方法2.5 汽車類文檔的特點(diǎn)第3章F公司研發(fā)中心文檔管理存在的主要問題及原因分析3.2 F公司研發(fā)中心文檔管理的現(xiàn)狀3.2.1 體系文件的管理3.2.2 產(chǎn)品技術(shù)文件的管理3.2.3 標(biāo)準(zhǔn)文件的管理3.2.4 檔案的管理3.3 F公司研發(fā)中心文檔管理存在的主要問題3.3.1 文檔管理過程中的效率比較低3.3.2 部分重要文件的管理失控3.3.3 文檔管理的流程和職責(zé)不明確3.3.4 電子文件容易流失3.4 .原因分析3.4.1 文檔分類缺乏合理的統(tǒng)籌規(guī)劃3.4.2 文檔管理流程和管理職責(zé)缺乏規(guī)范性3.4.3 文檔

14、管理沒有制度化3.4.4 電子文檔保密管理不夠先進(jìn)第4章研發(fā)中心文檔管理改進(jìn)方案設(shè)計(jì)4.1 .體系文件管理的改進(jìn)4.1.1 確定文檔分類的專業(yè)及代碼4.1.2 細(xì)化文檔的編號(hào)規(guī)則4.1.3 建立統(tǒng)一的記錄文檔電子模板4.2 產(chǎn)品技術(shù)文件管理的改進(jìn)4.2.1 設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)的合理分類和統(tǒng)一管理4.2.2 設(shè)計(jì)過程數(shù)據(jù)的合理分類和統(tǒng)一管理4.2.3 產(chǎn)品輔助數(shù)據(jù)文件的管理4.2.4 產(chǎn)品技術(shù)文件更改的管理4.2.5 產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)對(duì)外發(fā)放管理4.3 標(biāo)準(zhǔn)文件管理的改進(jìn)4.3.1 確定文檔審查的職責(zé)4.3.2 外來標(biāo)準(zhǔn)資料的管理4.3.3 確定標(biāo)準(zhǔn)文本使用的管理方法4.4 文檔保密工作的改進(jìn)第5章改進(jìn)方

15、案的實(shí)施保障措施5.1 提升文檔管理意識(shí)并加強(qiáng)制度建設(shè)5.2 培育學(xué)習(xí)型組織的文化氛圍5.3 提升文檔管理人員綜合素質(zhì)5.4 將技術(shù)文檔的編寫納入績效考核5.5 提升文檔管理系統(tǒng)功能第6章總結(jié)6.1 研究總結(jié)6.2 不足與展望參考文獻(xiàn)致謝第1章緒論1.1 選題的背景文檔是一個(gè)組織在運(yùn)營過程中不斷形成的，是組織業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)和經(jīng)營活動(dòng)等的重要支撐，同時(shí)文檔也可以看作是一種生產(chǎn)要素，在一個(gè)企業(yè)組織的運(yùn)營過程中發(fā)揮重大的作用。我國的汽車工業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，經(jīng)過幾年的高速發(fā)展，目前市場趨于飽和，競爭日趨激烈，各大廠家產(chǎn)品不斷推陳出新，產(chǎn)品更新?lián)Q代非?？?，這對(duì)于汽車企業(yè)的研發(fā)部門來時(shí)是一個(gè)重大

16、的考驗(yàn)，如何能夠在短時(shí)間內(nèi)研發(fā)出適合市場的好產(chǎn)品，搶占市場先機(jī)，是對(duì)整個(gè)研發(fā)體系的基本要求。在汽車研發(fā)的中，文檔作為產(chǎn)品信息和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息的重要載體，對(duì)產(chǎn)品研發(fā)工作至關(guān)重要，合理、高效的文檔管理工作可以有力地促進(jìn)產(chǎn)品研發(fā)工作，同時(shí)，汽車研發(fā)行業(yè)中匯集了大量的高新技術(shù)和高科技人才，屬于智力密集型的產(chǎn)業(yè)，技術(shù)創(chuàng)新層出不窮，人才流動(dòng)相對(duì)也較快，設(shè)計(jì)人員頭腦中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)只有形成文檔在企業(yè)保存才會(huì)轉(zhuǎn)變成企業(yè)的競爭力，減少人才流動(dòng)所帶來了的風(fēng)險(xiǎn)。F公司是一家擁有六十余年的制造歷史的大型汽車制造企業(yè)，產(chǎn)品類型豐富，涵蓋中、重、輕、微、轎、客多品種、寬系列、全方位的產(chǎn)品系列格局，年產(chǎn)汽車三百余萬輛，主要

17、有東北、華北、西南三大基地，產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)遍及全國，是中國最大的汽車企業(yè)集團(tuán)之一。F公司研發(fā)中心作為F公司的產(chǎn)品研發(fā)核心部門，集中了F公司的技術(shù)力量和優(yōu)勢資金、設(shè)備資源。擔(dān)負(fù)著F公司的幾乎所有車型的研發(fā)任務(wù)。F公司研發(fā)中心經(jīng)過六十多年的發(fā)展壯大，可以說底蘊(yùn)深厚，技術(shù)力量雄厚。F公司研發(fā)中心在多年的發(fā)展過程中積累了相當(dāng)成熟的文檔管理經(jīng)驗(yàn)，但是，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)的產(chǎn)品研發(fā)需求。雖然F公司研發(fā)中心也花費(fèi)大量的資金構(gòu)建了自身的文檔管理系統(tǒng)，面對(duì)新的時(shí)代要求，技術(shù)不斷發(fā)展，知識(shí)不斷更新，產(chǎn)品研發(fā)周期越來越短，研發(fā)人才流動(dòng)加快等問題，F(xiàn)公司研發(fā)中心的文檔管理還

18、是有非常大的提升空間的，文檔管理的觀念必須做出改變，破除制約文檔管理的主要難題，提高管理效率和質(zhì)量，使文檔不在只是“對(duì)歷史的保存”，而應(yīng)該讓文檔活起來，發(fā)掘出它應(yīng)有的價(jià)值，服務(wù)于產(chǎn)品研發(fā)，讓它變成企業(yè)的財(cái)富，知識(shí)的寶庫。1.2 研究的意義本文經(jīng)過研究，結(jié)合文檔管理理論，梳理出F公司研發(fā)中心現(xiàn)有的文檔管理制度中存在的問題，通過提出建議來促進(jìn)F公司研發(fā)中心文檔管理的改進(jìn)，明確文檔管理過程中有關(guān)部門的職責(zé)和工作程序，提高中心文檔工作的效率，促進(jìn)文檔管理制度建設(shè)，同時(shí)強(qiáng)化企業(yè)知識(shí)資源的積累和共享?？梢哉f隨著我國汽車產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展壯大，汽車市場對(duì)新產(chǎn)品的需求不多增多，汽車企業(yè)的研發(fā)項(xiàng)目不斷增多，企業(yè)必須

19、通過多種途徑來提高研發(fā)的效率。而企業(yè)在經(jīng)營與研發(fā)活動(dòng)中不斷形成與積累的文檔資源是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是無形的生產(chǎn)力。本文通過對(duì)F公司研發(fā)中心文檔管理的研究，梳理出其中存在的問題，通過合理化的建議，達(dá)到改善文檔管理的目的，提高文檔管理工作質(zhì)量，發(fā)揮文檔的重要作用，為企業(yè)經(jīng)營決策提供科學(xué)合理的依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)研發(fā)的有力支撐。也為同類型的企業(yè)研發(fā)機(jī)構(gòu)文檔管理提供參考借鑒。1.3 研究的方法及思路本論文的研究方法是定性研究的方法，思路主要是通過對(duì)文檔管理理論相關(guān)文獻(xiàn)的閱讀，結(jié)合F公司研發(fā)中心文檔管理的現(xiàn)狀，找出在各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題，分析產(chǎn)生這些問題的原因，并提出相應(yīng)的解決途徑。論文共分為六章：第一章，介紹

20、了本論文研究的研究背景和意義。第二章，介紹了文檔管理的相關(guān)理論，主要有文件、檔案的主要含義，文檔管理的內(nèi)涵及其對(duì)企業(yè)管理的重要性，闡述了文檔管理的相關(guān)理論主要有文檔管理一體化理論、文件生命周期理論、文檔管理體系方面理論，以及主要的文檔管理方法?？偨Y(jié)歸納了汽車文檔的特點(diǎn)，主要是文檔數(shù)量比較多、技術(shù)狀態(tài)復(fù)雜，產(chǎn)品數(shù)據(jù)更改頻繁，文件潛在的價(jià)值巨大。第三章,主要是對(duì)F公司研發(fā)中心做了簡要的介紹；歸納了F公司研發(fā)中心文檔管理方面的管理現(xiàn)狀，主要是在體系文件、產(chǎn)品技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)文件等類型文件方面的管理，詳細(xì)介紹了文檔從產(chǎn)生到使用直至存檔或廢棄的過程，并分析了F公司研發(fā)中心的三類文件在管理上存在的分類不合理

21、、文檔管理工作效率低、標(biāo)準(zhǔn)管理不完善等問題，總結(jié)出造成這些問題的主要原因，包括文檔管理工作缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，流程職責(zé)管理不清楚，制度不健全，保密措施不完善等原因；第四章，根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及找到的原因，對(duì)研發(fā)中心的文檔管理工作提出改進(jìn)意見，細(xì)化體系文件的分類、編號(hào)、模板管理，細(xì)化產(chǎn)品技術(shù)文件的設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)過程數(shù)據(jù)的管理，優(yōu)化設(shè)計(jì)文件的更改管理和產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)對(duì)外發(fā)放的管理，梳理明確標(biāo)準(zhǔn)文件的編寫審核流程、外來標(biāo)準(zhǔn)資料和標(biāo)準(zhǔn)文本的管理。第五章，為了確保提出的改進(jìn)建議得到實(shí)施，提出了提升文檔管理意識(shí)、加強(qiáng)制度建設(shè),培育學(xué)習(xí)型組織的文化氛圍，提升文檔管理人員綜合素質(zhì)，將技術(shù)文檔的編寫納入績效考核，提升文

22、檔管理系統(tǒng)功能等五個(gè)方面的保障措施。第六章對(duì)全文進(jìn)行回顧，提出主要的結(jié)論，并展望未來的發(fā)展。論文的結(jié)構(gòu)如圖1所示。2章相關(guān)理論及方法2.1 文檔的定義“文檔”一詞在我國的出現(xiàn)是在清朝末期，最初的意義類似于公文、信函等。在辭海中給出的文檔定義是“組織、個(gè)人為履行法定職責(zé)或處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切資料，是人們記錄、固定、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具”，如行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、工程圖樣等都屬于文檔的范疇。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用及普及，文檔也指由WORD,EXCEL等軟件產(chǎn)生的文件；在軟件開發(fā)中文檔是管理的重點(diǎn)內(nèi)容，如需求管理文檔、模塊設(shè)計(jì)文檔、用戶文檔等。筆者在查閱各種與文檔相關(guān)的

23、資料文獻(xiàn)中注意到，文件、檔案這兩個(gè)詞匯是經(jīng)常與之共同出現(xiàn)的，可見這幾個(gè)詞匯在意義上是有共性的。故而，首先要研究這幾個(gè)詞匯的定義以及區(qū)別聯(lián)系，以便于今后的研究。在TS16949中文件的定義是這樣的：“以文字或圖示描述管理內(nèi)容或業(yè)務(wù)、通過規(guī)定程序由有權(quán)人員簽署發(fā)布、要求接受者據(jù)此作出規(guī)范反應(yīng)的電子文檔或紙質(zhì)文檔。網(wǎng)絡(luò)上對(duì)文件的闡述：廣義上講公文信件是指有關(guān)政策、理論等方面的文章都可以叫做“文件”，狹義上講檔案就是指“文件”.在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中文件又有特殊的定義，是指單個(gè)名稱在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的信息集合，包括計(jì)算機(jī)中所有的程序、文本、配置數(shù)據(jù)等等，是這種格式的總稱。檔案，在不同的國家和地區(qū)，由于政治文化觀念

24、的不同等原因，對(duì)其的理解也是不同的。如，英國認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案。目前在中國關(guān)于檔案的最新定義是：“組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、明確的具有完整記錄作用的固化信息。”通過以上的定義我們發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)詞匯中對(duì)于文檔和文件的定義專業(yè)性強(qiáng)，且相對(duì)狹隘，不適用于本文對(duì)企業(yè)級(jí)文檔管理的研究，因此可以忽略。辭海和ISO標(biāo)準(zhǔn)具有權(quán)威性，對(duì)術(shù)語的概括清晰準(zhǔn)確，因而在本文中采用，下面簡單分析一下文檔、文件和檔案三者的區(qū)別和聯(lián)系。首先，文檔的意義最為豐富，包含文件。文檔是組織、個(gè)人為履行法定職責(zé)或處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料，而文件的定義則相對(duì)有所縮小，指電子文檔或紙質(zhì)文檔，因

25、此說文檔包括文件。其次，文件和檔案則可以看成是同一事物所處的不同時(shí)期的不同形態(tài)。我國借鑒英國的說法，認(rèn)為文件只有交給檔案部門歸檔后才可以稱作檔案，可見兩者本質(zhì)上是一樣的，文件可以看做是檔案的來源和基礎(chǔ)，檔案則是對(duì)文件的發(fā)展和升華。最后，既然文件和檔案是一種事物的不同形態(tài)，文檔又包含文件，文檔一體化觀點(diǎn)又把文件管理跟檔案管理有機(jī)地串聯(lián)起來。因此，筆者在本文認(rèn)為，廣義上講，文檔的范疇更廣泛，應(yīng)包括文件與檔案，但是文件跟檔案又不能割裂開來成為兩個(gè)并列的稱呼，本文講的文檔管理要將文件與檔案作為一個(gè)整體來研究。2.2 文檔管理定義和重要性2.2.1 文檔管理的定義目前對(duì)于文檔管理的內(nèi)涵說法比較多，比較能

26、夠被廣泛接受和認(rèn)可的是：文檔的制作、存儲(chǔ)、組織、轉(zhuǎn)移和發(fā)布、搜索和查找、更新和刪除的全部過程的管理1.文檔管理的實(shí)質(zhì)就是對(duì)文檔內(nèi)包含的信息進(jìn)行管理，而信息管理就是通過計(jì)劃、控制和改進(jìn)等活動(dòng)，保證在正確的時(shí)間把正確的信息提供給正確的人，實(shí)現(xiàn)正確決策的目的2.隨著電子信息化時(shí)代的到來，人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程不斷加快，新技術(shù)不斷產(chǎn)生，人們的工作、生活和思維方式也隨之發(fā)生深刻的變化。文檔管理既包括有傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文檔的管理，還包括對(duì)伴隨著電子計(jì)算子機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的電子文檔的管理。紙質(zhì)文檔的管理，需要有專門的人員投入大量的時(shí)間，進(jìn)行文檔的整理，分類，編目，入庫以及查找；而電子文檔管理，主要指對(duì)電子文檔

27、、電子表格、紙質(zhì)文件的圖像的分類、存儲(chǔ)和檢索。形式主要是由辦公軟件生成的包括WORD,EXCEL,PPT等文件。文檔作為一種重要的信息資源，在全球信息化浪潮的沖擊下，在以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中日漸成熟，每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件。隨著技術(shù)的進(jìn)步，使得文檔這種特殊的信息資源快速地向多個(gè)方向發(fā)展，但同時(shí)也面臨來自其他多方面的挑戰(zhàn)。電子文檔的產(chǎn)生、傳輸、保存等方式都要依賴計(jì)算機(jī)而進(jìn)行，這是它區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的重要特征，也因此它也具有其他不同的特征，包括：非人工識(shí)讀、不穩(wěn)定性、可共享、電子文檔對(duì)系統(tǒng)的依賴等等。人們在日常的操作中也容易由于不當(dāng)操作而對(duì)電子文檔

28、的產(chǎn)生、傳輸、利用造成影響，更嚴(yán)重的，如果文檔受到惡意病毒程序的攻擊更容易產(chǎn)生許多無法預(yù)料的影響，由此引申出了電子文檔的安全性的問題。因此，在信息化時(shí)代的文檔管理管理還要同樣關(guān)注安全保障措施問題，以確保文檔的機(jī)密性、完整性、真實(shí)性、和可用性。2.2.2 文檔管理的重要性文檔管理的重要性首先是體現(xiàn)在對(duì)企業(yè)管理層做出經(jīng)營決策時(shí)起到的輔助性作用。因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)自身經(jīng)營領(lǐng)域的產(chǎn)品、顧客需求等作出估計(jì)和預(yù)測時(shí)需要大量的數(shù)據(jù)和資料，而這些數(shù)據(jù)和資料絕大部分都是以各種各樣的文件和檔案的形式存在。企業(yè)作出決策所需要的依據(jù)就能通過對(duì)文檔資料的分析整理而獲得，不僅詳實(shí)，而且貼合企業(yè)實(shí)際情況，如果能夠充分利用這些資源，

29、有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)理性的決策。正因?yàn)榇蟛糠值臄?shù)據(jù)都存在于企業(yè)所積累的文檔當(dāng)中，這些文檔也就成為了企業(yè)知識(shí)資源的重要來源與基礎(chǔ)，沉淀在文檔資料中的大量知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)對(duì)企業(yè)來說相當(dāng)重要。其次，相關(guān)文檔的完備是保障其他各項(xiàng)工作正常進(jìn)行的前提，任何的經(jīng)驗(yàn)、程序、方法都只有落實(shí)到紙面，形成文件才會(huì)在生產(chǎn)工作中更好的發(fā)揮作用。2.3 文檔管理相關(guān)理論筆者查閱國內(nèi)外的文獻(xiàn)資料，發(fā)現(xiàn)文檔管理的研究主要有以下幾方面：文檔一體化管理、文檔生命周期、文檔管理體系等方面。2.3.1 文檔一體化管理理論Zhang3將文檔一體化的內(nèi)涵定義為把文書處理與檔案管理這兩個(gè)原本相對(duì)獨(dú)立又有不少相同環(huán)節(jié)的兩個(gè)管理體系歸入一個(gè)統(tǒng)一的科學(xué)系統(tǒng)

30、內(nèi)，將文件從形成知識(shí)到歸檔及檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，組成一個(gè)科學(xué)的大系統(tǒng)。吳修芹4總結(jié)了文檔一體化研究所歷經(jīng)的三個(gè)大的階段：萌芽階段、緩慢發(fā)展階段和迅猛發(fā)展階段。柳永杰5將計(jì)算機(jī)技術(shù)介入文檔一體化管理的工作流程中，并闡述了計(jì)算機(jī)對(duì)文檔一體化工作帶來的巨大變革。胡杰6對(duì)軟件一體化管理軟件的發(fā)展進(jìn)行了分析，并指出現(xiàn)有的管理軟件仍然存在一體化趨于形式、軟件開發(fā)缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、工作流程需要重新整合等問題。黃霄羽7經(jīng)過比較概括出文檔管理一體化的科學(xué)含義應(yīng)當(dāng)是-以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對(duì)文書工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以

31、及總體的最大效能，確保從現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。羅冬梅8主要通過分析文檔一體化的前提及制約因素，探討了信息化環(huán)境下文檔一體化的可行性及實(shí)現(xiàn)文檔一體化的有效途徑。2.3.2 文件生命周期理論在二十世紀(jì)中期，隨著科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，各種組織中文件的處理都在急速增長，美國檔案學(xué)者菲利普布魯克最早提出“文件生命周期”的概念。它是從對(duì)文件中心理論的解釋開始，經(jīng)過研究范圍的不斷擴(kuò)大，直至文件運(yùn)動(dòng)的整個(gè)過程以及對(duì)過程的全面管理?，F(xiàn)在，文件生命周期理論逐漸的已經(jīng)成為了國外檔案學(xué)的重要理論支柱之一。文件生命周期理論的定義是“研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程、研究文件屬性與管理者

32、主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件-檔案運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象?！?許見亮10通過對(duì)文檔生命周期理論在電子時(shí)代的補(bǔ)充與修正，將文檔生命周期理論和電子文件的生命周期理論進(jìn)行了對(duì)比分析，指出了兩者的差異和共性。徐超11充分利用文檔生命周期的三階段的劃分理論，主要從動(dòng)態(tài)的角度、多層次的分析了電子文件在安全保護(hù)方面應(yīng)采取的措施。黃禹康12通過文件生命周期理論的分析，認(rèn)為從現(xiàn)行文件到檔案的過程是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一的過程，必須把文檔一體化管理當(dāng)做一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，才能夠做好對(duì)文件運(yùn)動(dòng)全過程的控制。2.3.3 文檔管理體系理論文檔對(duì)于一個(gè)組織實(shí)現(xiàn)它的功能是十分重要的。它是組織成員間的溝通方式，尤其

33、是在組織記錄和處理業(yè)務(wù)方面，文件是不可或缺的。有研究表明，企業(yè)的員工平均每天要使用高達(dá)百分之六十的時(shí)間來處理各種各樣的文檔。也正因?yàn)槿绱?，許多企業(yè)和學(xué)者都希望通過使用信息技術(shù)等來提升文檔處理的效率，新型存儲(chǔ)技術(shù)、高速計(jì)算機(jī)以及高集成度的系統(tǒng)的出現(xiàn)使得上述的想法成為可能，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的限制，向電子系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等多個(gè)方向發(fā)展。同時(shí)，這也要求管理在從體系設(shè)計(jì)、體系實(shí)施等方面來借鑒具體的問題。曹林（2008）的研究認(rèn)為在目前高度信息化和網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)環(huán)境下，企業(yè)的文檔管理也必須要有所改變，突破傳統(tǒng)的只對(duì)事務(wù)性的管理層面的關(guān)注，進(jìn)而上升到通過文檔管理來實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)化管理的新的更高一層次的管理上。

34、田晨、畢小青（2001）認(rèn)為企業(yè)文檔是企業(yè)的重要知識(shí)資源，傳統(tǒng)的文檔管理僅僅是把文檔看作是歷史真實(shí)性的保持，這種方式效率低下，而且企業(yè)中大量的隱形知識(shí)還被排除在文檔之外，這對(duì)一個(gè)知識(shí)型企業(yè)來說尤其是巨大的浪費(fèi)。在現(xiàn)代的知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境之下，應(yīng)該從知識(shí)視角來看企業(yè)文檔的作用，把文檔管理工作上升到開發(fā)利用企業(yè)知識(shí)資源的高度上來。董軍認(rèn)為以往文檔管理工作的集中于“歷史保存”，這樣做的弊端就是沒有注意到文檔中保存的數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)經(jīng)營決策的意義，尤其是文檔管理部門，不應(yīng)該只是定位為文檔的保管者，企業(yè)的理性決策行為需要蘊(yùn)藏在企業(yè)文檔中的知識(shí)的合作和分享，對(duì)于企業(yè)文檔，如果不能使其在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮作用，就會(huì)使

35、企業(yè)喪失知識(shí)經(jīng)濟(jì)代理的發(fā)展機(jī)遇。2.4 文檔管理的方法筆者在查閱相關(guān)文獻(xiàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)，在文檔管理的方法方面各家的觀點(diǎn)普遍認(rèn)為要想做好文檔管理工作，首先就是要從改變意識(shí)上做起，其次是要加強(qiáng)制度建設(shè)，還有就是增加設(shè)備和資金的投入。現(xiàn)如今的電子信息技術(shù)快速發(fā)展，成果也相當(dāng)?shù)亩?，電子文檔正在逐步取代紙質(zhì)文檔成為文檔制作、保存和使用等全過程的重要手段?，F(xiàn)代企業(yè)級(jí)的文檔管理多使用文檔管理系統(tǒng)。文檔管理系統(tǒng)(DocumentManagementSystem,簡稱DMS),是依靠計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)組合而成的一套計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序。應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)管理企業(yè)的文件是最近十幾年中企業(yè)的管理者所面臨的作重要的問題之一

36、。企業(yè)組織中諸如表格、郵件、報(bào)告、備忘錄、合同、聲明、協(xié)議等重要的文件，都承載了企業(yè)很多很多的由價(jià)值的信息，甚至絕大多數(shù)的業(yè)務(wù)流程都是靠文件來驅(qū)動(dòng)的，因此文檔管理顯得尤為重要。企業(yè)通過應(yīng)用文檔和文檔處理領(lǐng)域的新技術(shù)使得文檔管理系統(tǒng)(DMS)保證了業(yè)績和生產(chǎn)力的提升。SpragueJr,RalphH(1995)在此基礎(chǔ)上揭示了新技術(shù)對(duì)于文檔管理的價(jià)值，歹U舉了多種實(shí)現(xiàn)這種價(jià)值的方式，并設(shè)計(jì)了一些結(jié)構(gòu)方式來跟上這一領(lǐng)域的快速發(fā)展，還為管理者提出了建議以應(yīng)對(duì)信息管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)的新變革。止匕外，他還探討了文檔管理系統(tǒng)的影響范圍以及重要性，從多個(gè)細(xì)節(jié)方面，從而指出了因?yàn)槲臋n管理系統(tǒng)的出現(xiàn)而對(duì)我們?nèi)绾慰?/p>

37、待信息管理而產(chǎn)生的新看法。總結(jié)概括起來可以認(rèn)為他從以下三個(gè)角度重新定義了這個(gè)領(lǐng)域：使文檔管理系統(tǒng)成為可能的技術(shù)方面，實(shí)現(xiàn)商業(yè)價(jià)值的應(yīng)用領(lǐng)域方面和涉及到文檔管理系統(tǒng)發(fā)展變化的一些部門的角色和責(zé)任方面。TyrvainenP,PaivarintaT(1999)認(rèn)為文檔管理工作應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)和闡明，尤其是對(duì)應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)的組織來說。他通過對(duì)某個(gè)工業(yè)組織的11種組織文檔種類的記錄和評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)不同的文檔種類應(yīng)該被區(qū)別對(duì)待，采取不同的策略。他們的研究成果還表明“文件”的普遍定義并不適用于預(yù)想組織的文檔管理系統(tǒng)。而是綜合與信息系統(tǒng)專家，組織的設(shè)計(jì)者以及領(lǐng)域內(nèi)的專家協(xié)同合作，從而重新思考在組織中存在的文件類

38、型以及類型系統(tǒng)。HajjarD,AbouRizkSM(2000)則向我們展示了文檔管理系統(tǒng)徹底的顛覆了文件的存儲(chǔ)和檢索的過程。文檔管理系統(tǒng)可以極大地改善文檔管理流程，但是，由于制造業(yè)有其獨(dú)特的特點(diǎn)，所以又要求要明確定義文件以及施工過程之間的關(guān)系。他們提出了一種新的方法，這種方法是以面向?qū)ο蟮姆绞剑诰唧w的生產(chǎn)數(shù)據(jù)模型而提出的。這種方法在一家鋼鐵制造公司的文檔質(zhì)量控制系統(tǒng)實(shí)施過程中得到了應(yīng)用。應(yīng)用的結(jié)果是得該企業(yè)的管理得到了明顯的改善，這不僅僅簡單地歸功于是辦公文檔的自動(dòng)化，也要?dú)w功于文檔與施工過程關(guān)系的明確。2.5 汽車類文檔的特點(diǎn)現(xiàn)代汽車工業(yè)是勞動(dòng)和資金密集型的產(chǎn)業(yè)，同時(shí)更是知識(shí)密集型產(chǎn)

39、業(yè)、技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)。汽車在生產(chǎn)、技術(shù)研究、工廠建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生多種多樣的諸如圖樣、表格、圖片、計(jì)算分析、文字材料，被多種樣式的載體諸如紙張、膠片、音視頻、代碼等記錄保存下來。隨著我國汽車市場的不斷發(fā)展，產(chǎn)品的更新?lián)Q代周期越來越短。對(duì)于汽車行業(yè)的企業(yè)來說要想在市場中占有一席之地并穩(wěn)定發(fā)展，就必須要更快速、及時(shí)、高效地推出新的適合消費(fèi)者口味的產(chǎn)品，滿足用戶的需求。在這種情況下，汽車的研發(fā)就顯得尤為重要。汽車本身是就是個(gè)復(fù)雜的工業(yè)產(chǎn)品，每一款新車型從設(shè)計(jì)開發(fā)到進(jìn)入市場都是一個(gè)艱苦而龐大系統(tǒng)的復(fù)雜工程，相關(guān)的部門有上百個(gè)，零部件有上千個(gè)，設(shè)計(jì)到得相關(guān)文件檔案數(shù)量之多更是數(shù)不勝數(shù)。這些文

40、檔絕大部分是和產(chǎn)品生產(chǎn)息息相關(guān)的文件，可用于指導(dǎo)產(chǎn)品的生產(chǎn)，如圖樣、報(bào)告、BOM表格、說明書等文件，還有一些是在產(chǎn)品研發(fā)過程中為了使用新技術(shù)新方法、驗(yàn)證產(chǎn)品各種性能而產(chǎn)生的試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案等，還有是汽車企業(yè)在管理過程中對(duì)各種流程管控而制定的管理文件，總結(jié)起來這些文檔有以下幾個(gè)特點(diǎn)。文件檔案數(shù)量多，一般汽車企業(yè)的產(chǎn)品往往都是產(chǎn)品種類多、產(chǎn)品系列多、產(chǎn)品研制階段多；產(chǎn)品的種類少的有幾種，多的如卡車產(chǎn)品有數(shù)十個(gè)品種；同時(shí)產(chǎn)品還具體分成不同的系列，少則幾種多則十余種。產(chǎn)品研發(fā)的階段多，不同的階段，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)更是繁多，包括與產(chǎn)品信息相關(guān)的描述信息如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)文件、產(chǎn)品實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。技術(shù)

41、狀態(tài)復(fù)雜，汽車產(chǎn)品的研發(fā)不是一蹴而就的，從最初的產(chǎn)品策劃到產(chǎn)品正式上市，要經(jīng)過多輪的方案更改，多種新技術(shù)的應(yīng)用，多種配置方案的選擇，這就造成了不同部門手中的文件技術(shù)狀態(tài)不一致的現(xiàn)象，比如在工作中容易出現(xiàn)工藝文件數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)文件數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致生產(chǎn)制造返工。產(chǎn)品數(shù)據(jù)更改頻繁，在產(chǎn)品研制的不同階段中產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)隨時(shí)會(huì)有可能發(fā)生更改，新產(chǎn)品的更新?lián)Q代也隨時(shí)可能會(huì)發(fā)生更改，一個(gè)更改往往會(huì)涉及到相關(guān)的如設(shè)計(jì)、工藝、物資、加工、裝配、測試、質(zhì)量保證等部門，相應(yīng)的產(chǎn)品策劃、產(chǎn)品圖樣、設(shè)計(jì)說明書、工藝卡片、產(chǎn)品流程信息卡片等文件需要也隨之更改。除此之外，還有臨時(shí)性的設(shè)計(jì)任務(wù)以及隨之而來的臨時(shí)性的設(shè)計(jì)文

42、件、工藝路線等。一次更改的涉及面可大可小，對(duì)產(chǎn)品的生產(chǎn)流程影響也不盡相同。潛在價(jià)值巨大，文件檔案是人的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)儲(chǔ)存的重要形式，沒有這些文件檔案，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)就沒有了載體，積累也就無從談起，現(xiàn)代的汽車技術(shù)是先進(jìn)管理技術(shù)、電子信息技術(shù)、加工制造技術(shù)、新能源技術(shù)等融合升級(jí)的產(chǎn)物，但是任何高精尖的技術(shù)都必須要形成文件檔案才可以為企業(yè)所利用。汽車生產(chǎn)的同時(shí)也是汽車文檔產(chǎn)生和發(fā)展的過程，文檔中所記載的主要內(nèi)容就是人們設(shè)計(jì)制造汽車的歷史記錄，這反映了汽車產(chǎn)品的形成過程，他們兩者是完整的一體，這些文檔中既有對(duì)汽車的認(rèn)識(shí)探索和掌握，也有對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和升華，更有設(shè)計(jì)人員研究的新知識(shí)?？梢哉f汽車文檔對(duì)汽車企業(yè)來說

43、是一個(gè)無窮的寶藏，不僅可以帶來現(xiàn)實(shí)的利益，使生產(chǎn)運(yùn)營正常進(jìn)行，還是企業(yè)未來發(fā)展制定戰(zhàn)略決策的重要依據(jù)，可以通過這些文檔分析產(chǎn)品優(yōu)勢和劣勢，決定新產(chǎn)品開發(fā)的技術(shù)方向。在競爭激烈的市場環(huán)境中，任何一個(gè)汽車企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)都不可能從零做起，一定要是依靠現(xiàn)有的汽車文檔，在此基礎(chǔ)上發(fā)展出新的產(chǎn)品和技術(shù)。第3章F公司研發(fā)中心文檔管理存在的主要問題及原因分析3.1 F公司研發(fā)中心簡介F公司是目前國內(nèi)大型汽車制造商之一，汽車制造歷史起步比較早至今已有60余年的歷史。研發(fā)中心作為F公司的產(chǎn)品研發(fā)機(jī)構(gòu)，可以說發(fā)展白歷史同F(xiàn)公司是同步的，是集合了幾代汽車研發(fā)人員智慧所形成的，如今已經(jīng)是行業(yè)中比較成1F公司研發(fā)中心主要

44、擔(dān)負(fù)有商用車產(chǎn)品和乘用車產(chǎn)品及相關(guān)總成、零部件的自主研發(fā)工作，承擔(dān)部分國家和F公司關(guān)鍵技術(shù)開發(fā)任務(wù)。形成了從技術(shù)預(yù)研、車輛技術(shù)開發(fā)與試驗(yàn)、產(chǎn)品工程開發(fā)等完整的組織體系；產(chǎn)品開發(fā)和技術(shù)開發(fā)的能力比較完備。F公司研發(fā)中心現(xiàn)有部門23個(gè)，主要分為研發(fā)管理部門，研發(fā)業(yè)務(wù)部門，研發(fā)保障部門，負(fù)責(zé)F集團(tuán)的產(chǎn)品研發(fā)工作。F公司研發(fā)中心的文檔管理核心部門是研發(fā)管理控制部，下轄科室中主要負(fù)責(zé)文檔管理和制定的是文件科，管理企劃室，標(biāo)準(zhǔn)科，分別對(duì)應(yīng)產(chǎn)品圖紙文件管理，體系文件管理，標(biāo)準(zhǔn)文件的管理。3.2 F公司研發(fā)中心文檔管理的現(xiàn)狀F公司研發(fā)中心經(jīng)過六十多年的發(fā)展，積累了一套文檔的管理方法，進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，逐步完善

45、現(xiàn)代企業(yè)制度，按照GB/T19001,ISO/TS16949的質(zhì)量體系要求制定了各種類型文件的管理程序和辦法，初步形成了對(duì)體系文件、產(chǎn)品技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)文件等的控制和管理。3.2.1 體系文件的管理中心的體系文件主要包括管理文件、技術(shù)文件、行政文件、標(biāo)準(zhǔn)文件、記錄等，如圖3.1.質(zhì)量手冊主要指規(guī)定研發(fā)中心質(zhì)量管理體系的文件，即概要描述研發(fā)中心方針和目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)、業(yè)務(wù)程序（流程）和活動(dòng)過程之間關(guān)系的文件。程序文件指為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑，當(dāng)形成文件時(shí)，就是程序文件。管理辦法是指為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所作的內(nèi)容與要求，是程序文件的支持性文件，包括管理規(guī)定、管理細(xì)則等。技術(shù)規(guī)范主要

46、規(guī)定產(chǎn)品、過程或服務(wù)應(yīng)滿足的技術(shù)要求的文件，包括設(shè)計(jì)規(guī)范（方法）、試制規(guī)范（方法）、試驗(yàn)規(guī)范（方法）等，這些規(guī)范也可以形成標(biāo)準(zhǔn)，但是要經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)的管理程序。作業(yè)指導(dǎo)書闡明崗位具體圖和操作的指導(dǎo)性文件。記錄是在質(zhì)量體系活動(dòng)或過程中產(chǎn)生的原始憑證、記錄、模板、試驗(yàn)大綱、報(bào)告等用于闡明所取得的結(jié)果或提供完成后的的證據(jù)文件。為了確保體系文件的充分性與適宜性及各相關(guān)場所使用有效的文件，研發(fā)中心制定了有關(guān)體系文件的控制程序。主要是有關(guān)于研發(fā)中心文件的策劃、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、修訂及日常管理，見圖3.2.在職責(zé)上，研發(fā)中心的主任負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊，質(zhì)量方針等的制定和批準(zhǔn)。研發(fā)管理控制部管理企劃室主要負(fù)責(zé)體系文件

47、的策劃、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、指導(dǎo)、檢查、修訂及日常管理。其他各個(gè)部門負(fù)責(zé)本部門的體系文件的策劃、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、修訂、實(shí)施及日程管理。體系文件的策劃由管理企劃室根據(jù)中心質(zhì)量體系要求（年度工作綱要、組織機(jī)構(gòu)變化、標(biāo)準(zhǔn)變化、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變化等），策劃并組織編制中心級(jí)體系文件，編寫年度體系文件編寫計(jì)劃，并確定文件編號(hào)管理辦法、文件編寫模板，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織相關(guān)人員編寫。體系文件編制、審核、登記編號(hào)、批準(zhǔn)由體系文件由使用部門根據(jù)年度體系文件編寫計(jì)劃等文件編寫，填寫體系文件簽署單，使用部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)，在體系文件簽署單簽署審核意見，并確定會(huì)簽部門，會(huì)簽部門在體系文件簽署單簽署

48、意見，反饋給編制部門處理。中心級(jí)體系文件編號(hào)由管理企劃室統(tǒng)一按規(guī)則進(jìn)行。部門級(jí)體系文件及記錄由各部門授權(quán)專人按部門分類編號(hào)。為明確研發(fā)中心各種文檔的分類與編號(hào)規(guī)則，指導(dǎo)文檔的管理，研發(fā)中心除產(chǎn)品文件（圖紙、技術(shù)文件）、研發(fā)中心對(duì)外合同/協(xié)議、各類標(biāo)準(zhǔn)、中心級(jí)體系文件/程序文件、中心行政管理文件以及特殊業(yè)務(wù)范圍的文件以外的所有文檔都要進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。文檔分類采用業(yè)務(wù)模式與文件類別相結(jié)合的分類方法，盡量接近日常工作的習(xí)慣，便于檔案及信息系統(tǒng)的管理，如下表3.1.文檔的編號(hào)由四段組成，中間由“-”連接，具體為：第一段為文檔的類別（兩位）；第二段為科室代碼（兩位）；第三四段為年代碼（兩位）；第四段為文檔

49、序號(hào)（四位）。舉例如圖3.3所示，表示為D7科室在2015年提交的第一份報(bào)告類文檔。中心級(jí)的管理文件由管理企劃室打印一份紙質(zhì)文件及體系文件簽署單簽署意見,報(bào)請中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后將原件存檔部門級(jí)及專業(yè)級(jí)管理文件由各部部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，涉及其他部門的需相關(guān)部長會(huì)簽后，由歸口部門部長批準(zhǔn)。體系文件的發(fā)布與實(shí)施分兩級(jí)進(jìn)行，中心級(jí)體系文件批準(zhǔn)后，由管理企劃室在中心信息網(wǎng)“文檔管理”中按類別以電子文件的形式發(fā)布。部門及專業(yè)級(jí)體系文件批準(zhǔn)后，原文件由各部門及專業(yè)存檔。并在中心信息網(wǎng)“文檔管理”部門級(jí)體系文件中發(fā)布，由于技術(shù)保密要求可只發(fā)布目錄，文件的目錄報(bào)管理企劃室備案。集團(tuán)公司管理文件由管理企劃室按程序接

50、收，轉(zhuǎn)發(fā)中心網(wǎng)，并加蓋中心專用章，填寫文件發(fā)放登記臺(tái)賬、編號(hào)，并報(bào)請中心主管領(lǐng)導(dǎo)審批，公布后原稿存檔。體系文件以中心網(wǎng)發(fā)布的電子版本稿示為有效文件。部門查收文件后如果需要以紙介質(zhì)文件發(fā)放，兼職管理員要建立發(fā)文臺(tái)賬，編號(hào)發(fā)放，確保文件受控，且需要保證每個(gè)使用單位都能得到相應(yīng)的有效文件。文件發(fā)布后，由文件的歸口管理部門根據(jù)需要組織文件涉及到的部門進(jìn)行培訓(xùn)I,其培訓(xùn)方式由歸口管理部門自定，管理企劃室負(fù)責(zé)培訓(xùn)的監(jiān)督和配合工作。確保文件遵照執(zhí)行，文本管理清晰有序。體系文件的監(jiān)督、管理由管理企劃室按季對(duì)文件文本及其內(nèi)容執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并填寫流程檢查記錄，并匯總檢查情況報(bào)研發(fā)管理控制部季度考核。管理企劃室

51、及各部門對(duì)體系文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新作廢的體系文件，以確保中心信息網(wǎng)體系文件為有效版本。體系文件屬于中心的內(nèi)部資料，任何人沒有權(quán)力私自外借、外傳中心體系文件，如有需要，需要向管理企劃室提出申請，管理企劃室經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可外借、外傳。外來文件（包括與其管理工作有關(guān)的政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等）須由接收部門識(shí)別其適用性和重要性。確定傳閱、轉(zhuǎn)化內(nèi)部文件、作為資料保存、直接使用等。需使用的重要文件需報(bào)請中心領(lǐng)導(dǎo)批示，同時(shí)填寫發(fā)文登記表，向相關(guān)部門轉(zhuǎn)發(fā)；一般管理文件由分管部領(lǐng)導(dǎo)批示。向相關(guān)部門轉(zhuǎn)發(fā)或處理；各部門要定期檢查所執(zhí)行的國家及地方有關(guān)法律、法規(guī)性文件的有效性。體系文件的評(píng)審、修訂、作廢

52、（銷毀）過程是每年底管理企劃室組織中心體系小組對(duì)體系文件進(jìn)行一次評(píng)審，確定體系文件的適應(yīng)性，是否修訂、換版及作廢，維護(hù)其有效性。如由于組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品重大調(diào)整等因素導(dǎo)致體系發(fā)生變化時(shí)，增加評(píng)審次數(shù)。體系文件的修訂、換版，程序與新文件發(fā)布實(shí)施程序相同。體系文件作廢時(shí)，管理企劃室在中心信息網(wǎng)發(fā)布現(xiàn)行有效管理文件清單，及時(shí)替換作廢文件。如各部門以紙質(zhì)形式發(fā)放的文件作廢時(shí)，管理要人要按照登記臺(tái)賬編號(hào)的使用點(diǎn)追回作廢文件，及時(shí)銷毀。各部門為積累資料需要而保留的作廢文件，應(yīng)有“作廢保留”印跡。3.2.2 產(chǎn)品技術(shù)文件的管理研發(fā)中心的產(chǎn)品開發(fā)工作最主要的輸出文件就是產(chǎn)品有關(guān)的技術(shù)文件，包括各種圖樣、技術(shù)條件、

53、明細(xì)表、產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算書、試制試驗(yàn)報(bào)告以及其他產(chǎn)品設(shè)計(jì)輸出文件等，傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作主要都是通過紙制文件來完成的，但是目前的工作電子文件的應(yīng)用越來越廣泛，數(shù)量越來越龐大，且有專用的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，為了有效的管理紙制文件和電子文件，確保技術(shù)文件的完整、統(tǒng)一、準(zhǔn)確、清晰，對(duì)技術(shù)文件的編寫、審批、發(fā)放等活動(dòng)有總的編寫及審批原則，適用于所有文件，另外針對(duì)電子文件在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的管理還有專門的管理方法1）產(chǎn)品技術(shù)文件的編寫及審批的總原則：產(chǎn)品開發(fā)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)文件的設(shè)計(jì)/編寫；專業(yè)組長、主管設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)技術(shù)文件的校對(duì)；室主任、主任工程師進(jìn)行技術(shù)文件的審核；總布置相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)文件的審查（只適用于產(chǎn)品

54、圖樣和技術(shù)條件）；標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)文件的標(biāo)準(zhǔn)化審查（只適用于產(chǎn)品圖樣和技術(shù)條件）；非金屬材料類零件及總成的技術(shù)文件需經(jīng)非金屬材料專業(yè)人員進(jìn)行審查（只適用于產(chǎn)品圖樣和技術(shù)條件）；部門領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜疫M(jìn)行技術(shù)文件的批準(zhǔn)（試制圖樣和技術(shù)條件不須進(jìn)行批準(zhǔn)）。技術(shù)文件歸檔后的保密及管理工作按照相應(yīng)的檔案管理程序進(jìn)行。技術(shù)文件中的圖紙編號(hào)按照汽車零件總成編號(hào)規(guī)則、明細(xì)表編號(hào)按照產(chǎn)品明細(xì)表的格式表號(hào)與填寫規(guī)則2）產(chǎn)品技術(shù)文件在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的管理技術(shù)文件除了有傳統(tǒng)的紙制文件外，隨著業(yè)務(wù)的拓展也有大量的電子文件，在工作中，紙制文件逐漸退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是電子文件，為了能確保各種產(chǎn)品的協(xié)同設(shè)計(jì)的順利完成

55、，這些電子文件目前是統(tǒng)一納入到產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（簡稱PDM）中進(jìn)行管理，它們在數(shù)據(jù)格式和產(chǎn)品相關(guān)性上是有區(qū)別的，對(duì)他們的管理也是根據(jù)這些區(qū)別來進(jìn)行的這些電子版本的產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件專指由各種設(shè)計(jì)CAD軟件及辦公軟件所生成的設(shè)計(jì)模型數(shù)據(jù)、二維圖紙及技術(shù)條件，因此這些數(shù)據(jù)的格式都不相同，有些是原始格式數(shù)據(jù)（指各種CAD設(shè)計(jì)軟件及辦公軟件直接生成的專有格式的數(shù)據(jù)文件），還有一些是中性格式數(shù)據(jù)（指原始格式數(shù)據(jù)經(jīng)過其他軟件轉(zhuǎn)換過的、且無法用原始格式軟件進(jìn)行編輯的數(shù)據(jù)文件）。在PDM系統(tǒng)中除了數(shù)據(jù)的格式相同之外，不同的產(chǎn)品之間也是有關(guān)聯(lián)的，主要有指相關(guān)產(chǎn)品、封閉總成。相關(guān)產(chǎn)品：不同產(chǎn)品之間經(jīng)常發(fā)生零部件相互可借

56、用的情況（標(biāo)準(zhǔn)件除外），這樣的產(chǎn)品可認(rèn)為是相關(guān)產(chǎn)品，如：中重型車、客車、輕型車產(chǎn)品相關(guān)；輕型車、微型車產(chǎn)品相關(guān)；微型車、轎車產(chǎn)品相關(guān)；電動(dòng)客車、客車、中重型車產(chǎn)品相關(guān)；電動(dòng)轎車、轎車、微型車產(chǎn)品相關(guān)。封閉總成：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)完全封閉且同專業(yè)設(shè)計(jì)、其內(nèi)部零件與外部的其他零件沒有結(jié)構(gòu)上的關(guān)系，這樣的總成稱之為封閉總成。PDM系統(tǒng)中的產(chǎn)品技術(shù)文件主要有設(shè)計(jì)過程數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)，兩者分別存放在不同的位置，對(duì)不同的設(shè)計(jì)人員按照產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件的生命周期狀態(tài)不同賦予不同的管理和操縱權(quán)限，以達(dá)到協(xié)同設(shè)計(jì)和方便審批的目的在管理上，設(shè)計(jì)過程數(shù)據(jù)文件，按照項(xiàng)目要求，存放在相應(yīng)的存儲(chǔ)庫（按項(xiàng)目創(chuàng)立）中，用于各專業(yè)間的協(xié)同設(shè)

57、計(jì)；設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)文件，需從協(xié)同設(shè)計(jì)存儲(chǔ)庫中移動(dòng)到相應(yīng)的產(chǎn)品庫專業(yè)文件夾中，并執(zhí)行審批流程。在權(quán)限控制上，相同專業(yè)（不同部門）的設(shè)計(jì)工程師可以相互讀取查看在PDM系統(tǒng)中的全部處于設(shè)計(jì)完成、試制、前準(zhǔn)、生準(zhǔn)、生產(chǎn)狀態(tài)的相關(guān)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)文件的原始格式數(shù)據(jù)，用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)。不同專業(yè)的設(shè)計(jì)工程師及非設(shè)計(jì)專業(yè)（部門領(lǐng)導(dǎo)、試制、試驗(yàn)、驗(yàn)證、工藝、材料、成本）的工程師允許讀取查看PDM系統(tǒng)中處于試制、生準(zhǔn)、前準(zhǔn)、生產(chǎn)狀態(tài)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件的中性格式數(shù)據(jù)，用于工作。整車總布置專業(yè)設(shè)計(jì)工程師允許讀取查看相關(guān)產(chǎn)品的產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件的原始格式數(shù)據(jù)，用于產(chǎn)品設(shè)計(jì)。PDM系統(tǒng)中處于工作中、且在協(xié)同設(shè)計(jì)存儲(chǔ)庫中的產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件僅限于本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員設(shè)計(jì)工程師讀取查看原始格式數(shù)據(jù)，具體權(quán)限由存儲(chǔ)庫經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目要求確定。PDM系統(tǒng)中處于重新工作、審核狀態(tài)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件，僅限于本部門本專業(yè)的設(shè)計(jì)工程師讀取查看原始格式數(shù)據(jù)，審簽過程中的審簽者除外。整車總布置專業(yè)設(shè)計(jì)工程師對(duì)于原始格式數(shù)據(jù)的讀取一般僅限于與整車總布置設(shè)計(jì)、拆裝、校核的相關(guān)專業(yè)的零部件，而不涉及封閉總成（駕駛室總成除外）內(nèi)部的總成零件。產(chǎn)品規(guī)劃部門工程師按其所負(fù)責(zé)的產(chǎn)品，允許讀取相關(guān)產(chǎn)品的產(chǎn)品數(shù)據(jù)的原始格式數(shù)據(jù)，用于工作。其他部門的員工因工作需要可以通過系統(tǒng)中的借閱流程，查閱產(chǎn)品數(shù)據(jù)的原始格式數(shù)據(jù)，用于工作。3）產(chǎn)品技術(shù)文件的