1、Intelligent Test Fixtures &System BU 郵件系統(tǒng)使用培訓(xùn)v郵件系統(tǒng)的運(yùn)用v郵件系統(tǒng)禮儀v郵件系統(tǒng)設(shè)置電子郵件溝通的重要性v電子郵件(E-Mail)是一種最重要的職場溝通方式v電子郵件是企業(yè)文化的體現(xiàn)v企業(yè)用戶電子郵件的用途主要體現(xiàn)為 日常工作交流、傳遞公司的 產(chǎn)品與服務(wù)信息、獲取外界 信息和展示企業(yè)形象等 為何使用電子郵件？v特點(diǎn)條理化表達(dá)，強(qiáng)迫思考：口語表達(dá)對(duì)情境依賴程度高，內(nèi)容不夠明確，表達(dá)不夠有條理。明晰責(zé)任：當(dāng)面說或者在電話里講，對(duì)方左耳聽右耳 也許就忘了，許多事情因此無法澄清。v作用使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論， 以及達(dá)成的共

2、識(shí)一目了然能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng) 細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端需要發(fā)送郵件的情況v業(yè)務(wù)談判，事件處理v正式工作報(bào)告，日常請示v部門之間事務(wù)往來v備忘與確認(rèn)v信息發(fā)布（政策，通知）v知識(shí)推薦和問題討論v難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)發(fā)送、抄送與密送，發(fā)送、抄送與密送，回復(fù)與全部回復(fù)回復(fù)與全部回復(fù)reply，回復(fù)的信息只有發(fā)件人能看到。reply all全部回復(fù)，所有在發(fā)信人列表中的人都能看到回復(fù)。而BCC是秘送，即收信人是不知道

3、你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以回應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回mail。To的人是要受理這封郵件，理應(yīng)對(duì)郵件予以回應(yīng)。forward轉(zhuǎn)發(fā)將郵件內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，也可以在轉(zhuǎn)發(fā)中增加自己的注釋。郵件發(fā)送對(duì)象的選擇（1）v工作計(jì)劃的發(fā)送經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象，抄送直接上級(jí)、間接上級(jí)、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人為保持部門內(nèi)部計(jì)劃對(duì)外的一致性，部門內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理v項(xiàng)目通報(bào)類的郵件主送給項(xiàng)目小組成員抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí)、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)v尋求跨部門支持的郵件一

4、般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級(jí)抄送給他的直接上級(jí)同時(shí)抄送本部門的直接上級(jí)同時(shí)抄送本部門的直接上級(jí)這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持郵件發(fā)送對(duì)象的選擇（2）v小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能CC是指發(fā)送給收件人的同時(shí)，也讓其他一或多人收到該郵件，并且也讓收件人知道這種情況BCC與CC的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人（當(dāng)心接收方回復(fù)這封信?。?。建議只建議只BCC給自己，作為郵件發(fā)送成功給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗(yàn)的檢驗(yàn)。將CC人數(shù)降至最低人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和垃圾 v“全部答復(fù)”可能產(chǎn)

5、生一大堆不必要的郵件如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請問他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！郵件發(fā)送對(duì)象的選擇（3）v選擇郵件發(fā)送對(duì)象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通，避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級(jí)管理人員，特別是可以判斷高級(jí)管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論v你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定

6、結(jié)果的郵件隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息v郵件對(duì)不相干的人員就是垃圾v一般只有公司領(lǐng)導(dǎo)或職能部門才能向群體發(fā)送郵件提示和說明v溝通確認(rèn)和反饋對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方 引起關(guān)注；或請對(duì)方確認(rèn)收到Email如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對(duì)方 不重視，嘗試再次提醒v轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人v郵件長度郵件的閱讀時(shí)間不要超過10分鐘（個(gè)人建議500字以下）v回信時(shí)注意保持線索想回復(fù)對(duì)方的回復(fù)，就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)（“線索”）一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的

7、郵件郵件使用場景1v出差在外，需要向公司傳遞資料 問題：使用qq，需要雙方同時(shí)在線，使用離線 傳送不安全。 解決：將資料作為附件傳送，并在郵件正文中 進(jìn)行說明。郵件使用場景2v小組成員間分享與客戶溝通記錄 問題：小組人員分散，不容易聚在同一地點(diǎn)?？陬^表達(dá)，往往缺乏條理性，丟失重要細(xì)節(jié) 解決：將溝通記錄進(jìn)行整理，發(fā)送給小組的其 他成員。郵件使用場景3v布置任務(wù) 問題：面對(duì)面交流時(shí)雙方都說的很盡興，不但談了當(dāng)前的任務(wù)，還展望了未來美好的前景。分手后卻不能確定對(duì)方是否已經(jīng)記住了所有的要點(diǎn)。 解決：立刻將談話內(nèi)容進(jìn)行整理并 發(fā)送相關(guān)人員。如果上級(jí)沒有做， 作為下屬也要立刻按照自己的理解 整理，發(fā)送上級(jí)

8、并取得確認(rèn)。郵件使用場景4v公司發(fā)布關(guān)于下發(fā)執(zhí)行貸款損失準(zhǔn)備計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)的通知 問題：如果公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此通知有批示，如何處理？發(fā)布rtx不能保存，發(fā)布bbs不能立刻讓全體員工看到。 解決：通知用郵件發(fā)送，公司總經(jīng)理在郵件的基礎(chǔ)上全部回復(fù)，將自己的批示發(fā)送給全體員工郵件使用場景5v領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)需要頻繁與第三方聯(lián)系 問題：如果頻繁的事無巨細(xì)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，會(huì)耽誤領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間，如果不匯報(bào)不知道什么時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)會(huì)問，在任務(wù)的平臺(tái)期，會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)感覺自己沒有努力工作。 解決：與客戶溝通過程中，將關(guān)鍵的郵件cc給領(lǐng)導(dǎo)郵件使用場景6v領(lǐng)導(dǎo)讓兩個(gè)人共同完成一份文檔 問題：如果兩個(gè)人分別給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)還要合并，顯然不合適。如果交給

9、一個(gè)人合并，并發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)，是否有冒功之嫌？ 解決：由一個(gè)人將文檔作為附件發(fā)送 給領(lǐng)導(dǎo)，在郵件中說明是兩個(gè)人共同 完成的，同時(shí)，很重要的一點(diǎn)是要很重要的一點(diǎn)是要 CC給另一個(gè)人給另一個(gè)人。郵件使用場景7v一年前完成的一個(gè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目過程中與客戶進(jìn)行了多輪的磋商，現(xiàn)在有些過程及具體數(shù)據(jù)記不清了。問題：在討論過程中，雙方各執(zhí)一詞，由于時(shí)間比較長事件的進(jìn)展過程無法追溯 解決：如果在項(xiàng)目進(jìn)行的關(guān)鍵時(shí)間和 關(guān)鍵問題上都通過郵件進(jìn)行了交流， 此時(shí)可以通過調(diào)閱這些郵件對(duì)問題進(jìn) 行澄清。郵件使用場景Nv郵件系統(tǒng)的運(yùn)用v郵件系統(tǒng)禮儀v郵件系統(tǒng)設(shè)置郵件標(biāo)題郵件標(biāo)題不要空標(biāo)題不要空標(biāo)題1標(biāo)題要簡潔標(biāo)題要簡潔2標(biāo)題要真

10、實(shí)反映郵件的重要性標(biāo)題要真實(shí)反映郵件的重要性3一封信一個(gè)主題，不可大雜燴一封信一個(gè)主題，不可大雜燴4不要隨便用緊急標(biāo)示不要隨便用緊急標(biāo)示5標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字6稱呼語與問候稱呼語與問候1、 Email開頭最好要有問候語 。（1）郵件的開頭要稱呼收件人。 在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。（2）如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方 如“x經(jīng)理” （限中文）；如果不清楚職務(wù)， 則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱呼。（3）結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫“祝您順利”， “順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用 “此致敬禮”。1、Email正文要簡明扼

11、要，行文通暢；2、要用論述的語氣；3、復(fù)雜事件描述可用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之類的列表；4、一次郵件交待完整信息；5、盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用 拼寫檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài) 度的體現(xiàn)；6、合理提示重要信息；7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；8、正式郵件不要使用 :-) 等表情字符。正正 文文附附 件件1、如果郵件帶有附件，請?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的 內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè) 附件時(shí)；4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè) 文件；5

12、、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響使用；6、如果附件過大（不宜超過5MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小 文件分別發(fā)送。24回復(fù)的注意事項(xiàng)回復(fù)的注意事項(xiàng)1、 及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，應(yīng)即刻回復(fù)對(duì)方，因?yàn)檫@是對(duì)他人的尊重；理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)； 如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等”； 如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。 253. 回復(fù)一

13、般不少于10個(gè)字 對(duì)方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的?；貜?fù)的注意事項(xiàng)回復(fù)的注意事項(xiàng)4. 主動(dòng)控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，如：“望XXX指示為盼”或“請XXX補(bǔ)充意見”。對(duì)于不需要回復(fù)的郵件可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。v郵件系統(tǒng)的運(yùn)用v郵件系統(tǒng)禮儀v郵件系統(tǒng)設(shè)置郵件客戶端安裝v雷鳥郵件系統(tǒng)是全球范圍內(nèi)使用最多的免費(fèi)郵件客戶端，許多大型企業(yè)將雷鳥系統(tǒng)為官方郵件工具。雷鳥系統(tǒng)介面簡潔、綠色，免費(fèi)安裝。 這款軟件非常優(yōu)秀，后臺(tái)資源占用低，數(shù)據(jù)安全性高

14、。插件豐富，用戶選擇余地大。郵件客戶端安裝v下載安裝包和安裝手冊登錄論壇，通知公告，集團(tuán)郵件開通公告，或從IT部獲得安裝包v運(yùn)行安裝包v按照手冊配置v郵箱配置300M郵件空間100M網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)最大附件20M使用企業(yè)地址本v企業(yè)地址本企業(yè)地址本是系統(tǒng)預(yù)先配置好的郵件清單，包括企業(yè)中所有員工的地址本，也包括各個(gè)郵件組v企業(yè)地址本使用使用企業(yè)地址本可以方便的找到同事的聯(lián)系方式自動(dòng)回復(fù)v自動(dòng)回復(fù)的使用自動(dòng)回復(fù)通常在休假期間使用，如：您好： 我現(xiàn)在正在休假，此郵件為自動(dòng)回復(fù)，不能及時(shí)回復(fù)您的郵件深感抱歉。 我將于2011年10月7日返回，之前的工作可以與XXX(xxx的郵件地址)負(fù)責(zé)。如需緊急處理，請電話聯(lián)系此致 敬禮！& 為避免郵件始終處在自動(dòng)回復(fù)狀態(tài)，建議設(shè)置起止日期。Webmail1、WebMail是郵件的補(bǔ)充2、Webmail可以進(jìn)行用戶參數(shù)設(shè)定3、避免要在公共場合使用webmailhttp:/使用技巧v添加多個(gè)賬號(hào)v設(shè)置發(fā)件人名稱v自動(dòng)收取郵件v自動(dòng)回復(fù)v在地址欄中輸入中文名稱v使用標(biāo)簽標(biāo)記郵件的重要性v用主密碼保護(hù)自己的隱私v使用插件企業(yè)郵箱注意事項(xiàng)v只能使用本人的電子郵箱，不允許合用、轉(zhuǎn)借他人使用，不得將 I