1、秘書學(xué)名詞解釋G公務(wù)秘書 就是在國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有或集體企事業(yè)單位，以及官辦社團(tuán)中擔(dān)任秘書工作的公職人員。廣義的秘書 我們統(tǒng)稱為秘書人員，一般由四部分人組成：一是秘書，即由組織或人事部門正式任命的，具有某種職務(wù)的秘書人員，如秘書局局長(zhǎng)、處長(zhǎng)、科長(zhǎng)和科員等。二是秘書工作者，即雖無(wú)秘書職務(wù)，但實(shí)際上從事秘書工作，或秘書性工作的秘書人員。三是機(jī)要人員，即由保密工作部門和用人主管部門審批的，經(jīng)管國(guó)家和集體秘密事項(xiàng)的人員。四是秘書首長(zhǎng)，即擁有決策權(quán)、指揮權(quán)，又主管辦公廳（室）工作的負(fù)責(zé)人。廣義的秘書工作 是指秘書人員為完成輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的勞動(dòng)。管理職能 是管理人員在完成管理任

2、務(wù)的過(guò)程中所具有的職責(zé)與功能。H會(huì)議 是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情的行為過(guò)程。會(huì)議預(yù)案 是會(huì)議的籌備方案。在會(huì)議如開之前，必須周密、細(xì)致地制定會(huì)議預(yù)案，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)談是指雙方或多方就某些共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見。J機(jī)構(gòu) 是組織的組成部分一般為組織中的內(nèi)設(shè)單位。接待規(guī)格 就是對(duì)來(lái)賓的禮遇規(guī)格。L禮儀 是人們?cè)陂L(zhǎng)期的生活實(shí)踐中約定俗成的種種行為規(guī)范，它是社會(huì)文明的標(biāo)志，也是人際交往的準(zhǔn)則。M秘書活動(dòng) 就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)著進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為。秘書人員 泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領(lǐng)導(dǎo)著的個(gè)人秘書、秘書機(jī)構(gòu)中的集體秘書，以及為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的非專

3、職秘書人員。秘書方法 是秘書活動(dòng)得以運(yùn)行的媒介，亦指秘書人員在認(rèn)識(shí)、表達(dá)和處理各種事務(wù)時(shí)所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。秘書業(yè)務(wù) 是指秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)的專業(yè)工作。秘書技術(shù) 秘書人員用于處理事務(wù)的方法、手段和技能。它同秘書業(yè)務(wù)能力相比，具有更強(qiáng)的實(shí)踐性、靈活性和可操作性。秘書環(huán)境 是一個(gè)相當(dāng)寬泛的概念，它包括秘書活動(dòng)的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內(nèi)外部環(huán)境。其中以組織環(huán)境與秘書活動(dòng)的關(guān)系最密切、辦公室次之，其他再次之。秘書制度 主要是狹義的制度，即秘書工作制定和秘書管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。秘書機(jī)構(gòu)（廣義） 是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢

4、查等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機(jī)要、信息、調(diào)研、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù)部門。秘書職能 是秘書活動(dòng)的作畫、職責(zé)、作用和交通的統(tǒng)稱。秘書職業(yè) 是指具有秘書知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供綜合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)。Q慶典儀式 是慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會(huì)組織開展公共關(guān)系活動(dòng)的一種重要形式。企業(yè) 是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為滿足社會(huì)需要并獲得盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，自負(fù)盈虧，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。S商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭(zhēng)議，與爭(zhēng)端，以取得各自經(jīng)

5、濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動(dòng)。事務(wù)（廣義） 是指行政管理中除政務(wù)以外的，具體的，一般的日常公務(wù)活動(dòng)。如辦會(huì)、值班、接待、印信管理等。廣義的事務(wù)還包括機(jī)關(guān)后勤服務(wù)的內(nèi)容，如車輛、財(cái)務(wù)、房產(chǎn)、食堂、物品、環(huán)境等管理。私人秘書 指為私營(yíng)企業(yè)、民辦機(jī)構(gòu)、個(gè)人或家庭所雇傭，提供秘書性服務(wù)的社會(huì)職業(yè)人員。T談判議程 就是談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。X狹義領(lǐng)導(dǎo)意圖 是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)完成某項(xiàng)任務(wù)的意見、傾向和企圖。信訪工作 是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的經(jīng)常性的工作，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同人民群眾甕中捉鱉信息溝通的有效途徑，也是維護(hù)人民群眾的民主權(quán)利，為人民群眾排憂解難的重要手段。Z中樞機(jī)關(guān) 是在決策管理系統(tǒng)中起總

6、的主導(dǎo)作用的機(jī)關(guān)，在一級(jí)組織中能夠統(tǒng)攬一切。直接調(diào)查法 即由談判人員通過(guò)直接接觸來(lái)搜集有關(guān)情況。值班指在固定的時(shí)間、崗位和場(chǎng)所所從事的日常事務(wù)工作。選擇題A1.按會(huì)議的內(nèi)容劃分，會(huì)議可劃分為（A.綜合性會(huì)議 D.專題性會(huì)議） D2.黨政秘書工作的特點(diǎn)（A.政務(wù)性 B.從屬性） 3.黨政秘書工作的基本原則有（A.服從原則 C.參謀原則）H4.會(huì)議的功能（A.決策功能 C.協(xié)調(diào)功能） L5.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（A.領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的意見） 6.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)有（A.繁雜性 D.臨時(shí)性）7領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有（A.力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí) B.圍繞中心，突出重點(diǎn)）J8.接待工作的一般程序有（B.收集

7、來(lái)賓情況 C.擬定接待方案）9.接待工作的作用（A.代表作用 B.聯(lián)絡(luò)作用）10.交談的禮儀要求是（C.態(tài)度要真誠(chéng) D.傾聽要認(rèn)真）M11.秘書活動(dòng)：（D.輔助行為）12.秘書活動(dòng)的基本要素：（C.秘書人員和方法D.秘書環(huán)境和領(lǐng)導(dǎo)意圖）13.秘書活動(dòng)的本質(zhì)屬性：（A.輔助性）14.秘書活動(dòng)輔助性的特點(diǎn)：（A.輔助的全面D.輔助的非獨(dú)立性）15.秘書活動(dòng)的重要特征：（隨機(jī)性、潛隱性、文牘性、受動(dòng)性、事務(wù)性、秘密性、補(bǔ)償性）16.秘書活動(dòng)的受動(dòng)性：（B.以領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)為中心）17.秘書活動(dòng)的補(bǔ)償性：（A.知識(shí)與能力的補(bǔ)償 C.經(jīng)驗(yàn)與精力的補(bǔ)償）18.秘書人員：（C.秘書工作的專門人員） 19.秘書人員

8、：（C.秘書活動(dòng)的主體要素 D.秘書活動(dòng)的主導(dǎo)要素）20.秘書方法：（A.秘書活動(dòng)運(yùn)行的媒介） 21.秘書方法：（A.秘書活動(dòng)的中介要素 B.秘書活動(dòng)效率的保證）22.秘書環(huán)境：（B.秘書活動(dòng)的內(nèi)外部環(huán)境）23.秘書環(huán)境：（B.秘書活動(dòng)的組織保證C.秘書活動(dòng)的外在因素）24.秘書工作：（B.秘書活動(dòng)的客體要素C.秘書活動(dòng)的載體要素）25.領(lǐng)導(dǎo)意圖：（A.秘書活動(dòng)的潛在因素 D.秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度）26.秘書業(yè)務(wù)包括的內(nèi)容有：（A.文字工作 B.文書工作）27.秘書處理事務(wù)的特點(diǎn)是（C.重復(fù)性 D.智能性） 28.秘書值班的主要功能有（A.過(guò)濾 B.應(yīng)急） Q29.企業(yè)秘書工作的特點(diǎn)有（A.經(jīng)

9、營(yíng)性 C.時(shí)效性）S30.商務(wù)談判按談判的正規(guī)程度劃分，談判可分為（B.非正式談判 C.正式談判） 31.商務(wù)談判準(zhǔn)備階段中的主要秘書工作（A.廣泛收集資料 D.擬定談判方案）T32.談判方案的主要內(nèi)容有（B.談判主題和目標(biāo) C.談判議程） X 33.信訪工作的原則（A.調(diào)查研究、實(shí)事求是的原則 B.按政策、法規(guī)辦事的原則）34.信訪工作的要素（B.信訪人 D.信訪方式）35.信訪工作應(yīng)遵循的基本方針是（B.聯(lián)系群眾 C.廣開言路）簡(jiǎn)述題1.你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認(rèn)為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？答：個(gè)人認(rèn)為自己是膽汁質(zhì)和多血質(zhì)的混合體。完美的性格應(yīng)該具備開朗樂觀的精神，有敏捷的思維，遇事

10、細(xì)心，辦事穩(wěn)當(dāng)，有堅(jiān)持到底的勇氣和毅力，還有較高的自制力。要保持穩(wěn)定、樂觀、健康的心態(tài)，需要從以下方面著手：1、博覽群書，開闊胸襟。知識(shí)就是財(cái)富，知識(shí)就是力量，博覽群書能使用人豐富知識(shí)，開發(fā)智慧，拓寬視野，有豐富知識(shí)，有固定財(cái)產(chǎn)的人更容易具有穩(wěn)定的心態(tài)。2、培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對(duì)豐富個(gè)人生活，調(diào)節(jié)心理情緒是必不可少的，業(yè)余愛好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂觀情緒，還能促進(jìn)人際交往，廣交朋友，豐富感情生活。3、善于反省，自我調(diào)適。遇到困難、挫折時(shí)，要善于反省，冷靜、客觀地從自身尋找原因和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是怨天尤人。要從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。4、傾訴、宣泄

11、、調(diào)節(jié)情緒。如果自我調(diào)適難以奏效，就只能尋找外援了，可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對(duì)方的安慰和勸解。但應(yīng)該注意傾訴、宣泄的對(duì)象，必須是你的知己，是你真誠(chéng)的朋友，否則你透露的隱私可能成為對(duì)方有意或無(wú)意傷害你的利器。B2.保密工作的紀(jì)律。答：1.不該說(shuō)的機(jī)密，絕對(duì)不說(shuō)2.不該問(wèn)的機(jī)密，絕對(duì)不問(wèn)；3.不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；4.不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄； 5.不在非保密本上記錄機(jī)密；6.不在私人通信中涉及機(jī)密； 7.不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；8.不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料； 9.不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)； 10.不攜帶機(jī)密材料游

12、覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。D3.打電話的原則有哪些?答：1）清楚；2）簡(jiǎn)短；3）禮貌；4）保密。4.黨政秘書工作的特點(diǎn)有哪些?答：1）政務(wù)性；2）綜合性；3）從屬性。5.黨政秘書人員為什么必須政治可靠？答：所謂政治可靠，主要指黨政秘書人員要同黨和政府保持一致。做到幾個(gè)必須：1）必須在政治上可靠，同黨中央保持一致，要特別加強(qiáng)黨性鍛煉，要講政治；2）必須進(jìn)一步解決好世界觀、人生觀、價(jià)值觀問(wèn)題，保持政治思想的純潔性，強(qiáng)化黨和人民利益高于一切的觀念，密切聯(lián)系群眾，全心全意為人民服務(wù)；3）必須以高度的政治責(zé)任心和使命感，增強(qiáng)宏觀意識(shí)，強(qiáng)化大局觀念，站在全局的角度考慮和處理問(wèn)題，一切以有利于全局

13、工作為標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能使秘書工作始終保持堅(jiān)定正確的政治方向，在任何時(shí)候都經(jīng)得起考驗(yàn)。6.調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點(diǎn)。答：調(diào)查分為以下幾種類型：1、普遍調(diào)查。主要是對(duì)總體對(duì)象中每個(gè)具體的單位無(wú)一例外地進(jìn)行調(diào)查，用于生大的基本情況調(diào)查，普查得來(lái)的資料全面、客觀、精確，但缺乏生動(dòng)性、具體性。2、典型調(diào)查。就是從總體或不同類型的對(duì)象中選擇個(gè)別有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查，適用于經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查。因?yàn)樗膶?duì)象少，便于集中、深入地進(jìn)行調(diào)查，得來(lái)的材料生動(dòng)而具體，但是調(diào)查者是“選定”的，有人為的主觀因素，一旦選錯(cuò)了對(duì)象便可能前功盡棄。3.個(gè)案調(diào)查。就是對(duì)個(gè)別的對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，有明顯的針對(duì)性，但個(gè)案調(diào)查

14、又往往不局限于當(dāng)?shù)亍?dāng)事人本身，常常涉及歷史背景、社會(huì)環(huán)境及其他種種因素，因些調(diào)查時(shí)應(yīng)充分加以注意，不能就事論事。4、重點(diǎn)調(diào)查。就是對(duì)調(diào)查對(duì)象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，再將其結(jié)果推論至其他一般單位。它與典型調(diào)查的最大區(qū)別就在于：典型是人為選擇的，而重點(diǎn)是客觀存在的。5、抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進(jìn)行調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體?？梢哉f(shuō)它是典型調(diào)查與重點(diǎn)調(diào)查的放大，是普遍調(diào)查的縮小，介于兩者之間兼有兩者的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)使用最為普遍。調(diào)查的方法又分為以下幾種：1、觀察法。就是調(diào)查者對(duì)調(diào)查 對(duì)象（人、事、物、環(huán)境、場(chǎng)所等）的狀態(tài)、變化進(jìn)行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記

15、錄。觀察法側(cè)重于了解調(diào)查對(duì)象的外觀、形態(tài)、動(dòng)作或變化的特征及過(guò)程。2、訪問(wèn)法。比觀察法更進(jìn)一層，除了看之外還可以問(wèn)。通過(guò)與對(duì)象的交流、討論，了解更深層的內(nèi)容。想要取得預(yù)期的效果，調(diào)查者就要取得被訪問(wèn)斱信任和合作，其次是要掌握一定的策略和技巧。3、文獻(xiàn)法。是指調(diào)查者查閱有關(guān)的局面資料（包括報(bào)刊、文件、檔案以及照片、圖表、錄音、錄像，影片等），以獲取所需要的資料。此方法的優(yōu)點(diǎn)是資料豐富，時(shí)間、空間跨度大，可以上下幾千年，縱橫數(shù)萬(wàn)里，搜集觀察中受制約少，花費(fèi)也低。缺點(diǎn)是所獲得的信息總是滯后于現(xiàn)實(shí)，也往往缺乏生動(dòng)性、具體性。4、問(wèn)卷法。就是調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計(jì)成不同類型的題目并組合成書面問(wèn)卷，由

16、被調(diào)查者做書面答案。問(wèn)卷法又有兩種類型，一種是開放式問(wèn)卷，另一種是封閉式問(wèn)卷。開放式問(wèn)卷便于答卷人各抒已見，答案比較豐富、具體，既有共性，又有個(gè)性;缺點(diǎn)是無(wú)法用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，只能由人工閱卷。封閉式問(wèn)卷的優(yōu)點(diǎn)在于用數(shù)字或符號(hào)表示答案，便于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì);缺點(diǎn)是答案有限定，只有幾種大體類型，無(wú)法調(diào)查特殊及深層的情況。秘書人員作調(diào)查時(shí)，應(yīng)把調(diào)查目的、課題、項(xiàng)目和調(diào)查類型、調(diào)查方法結(jié)合起來(lái)，根據(jù)調(diào)查目的、課題、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍、對(duì)象以及項(xiàng)目等確定調(diào)查類型，再由調(diào)查類型選用調(diào)查方法。F7.輔助決策的過(guò)程。答：輔助決策的過(guò)程，也就是領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程，決策過(guò)程分四個(gè)階段：決策準(zhǔn)備階段、決策制定階段、決策審定階段、決策

17、執(zhí)行階段。G8.根據(jù)信訪條例，信訪工作有哪些基本程序?答：（1）信訪信訪人的信訪事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)向依法有權(quán)作出處理決定的有關(guān)行政機(jī)關(guān)或其上一級(jí)行政機(jī)關(guān)提出；2）受理各級(jí)行政機(jī)關(guān)在其職權(quán)范圍內(nèi)，受理信訪人提出的信訪事項(xiàng)；3）辦理各級(jí)行政機(jī)關(guān)根據(jù)職責(zé)權(quán)限和信訪事項(xiàng)性質(zhì)，按照一定方式辦理信訪事項(xiàng)。9.溝通信息的作用有哪些？答：秘書機(jī)構(gòu)的信息溝通，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策與管理，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，其主要作用有以下三個(gè)方面：1）先導(dǎo)作用2）樞紐作用3）協(xié)調(diào)作用10.公務(wù)秘書具有什么特點(diǎn)？答：公務(wù)秘書具有以下特點(diǎn)：a從所有制上看，公務(wù)秘書所在的組織一般為公有制單位，包括全民所有制和集體所有制單位；b從人事制度上看

18、，公務(wù)秘書的錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲和福利待遇等，均由國(guó)家統(tǒng)一管理；c從經(jīng)濟(jì)來(lái)源上看，公務(wù)秘書的勞動(dòng)報(bào)酬，一律由國(guó)家或集體支付。11.改進(jìn)會(huì)風(fēng)的途徑有哪些？答：a樹立正確的會(huì)議觀念，倡導(dǎo)務(wù)實(shí)精神和負(fù)責(zé)精神，開會(huì)本身從來(lái)就是手段而非目的，召開那些無(wú)效或成效不大的會(huì)議，只能造成不同形式和不同程度的浪費(fèi)。b建立健全會(huì)議的法規(guī)制度，破除形式主義，力戒官場(chǎng)習(xí)氣，注重會(huì)議成效，實(shí)現(xiàn)會(huì)議工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。c變革會(huì)議的方式和手段。從方式上可多采用現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、對(duì)話會(huì)、午餐會(huì)，以及限時(shí)發(fā)言開會(huì)、站著開會(huì)等方式；從手段上，可多借助廣播、電視、電話、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化通訊手段開會(huì)。H12.會(huì)議成立的基本條件和會(huì)

19、議的要素。答:現(xiàn)代意義上的會(huì)議成立的四個(gè)基本條件為：有組織；有領(lǐng)導(dǎo)；商議事情；集會(huì)。一個(gè)會(huì)議的構(gòu)成，包括以下要素；會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間（含開始時(shí)間和起止時(shí)間）；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議人員（會(huì)議出席人員、主持人員、秘書人員）；會(huì)議組織；會(huì)議主題等。J13.接待活動(dòng)的要素有哪些?答：一是來(lái)訪者，這是接待的對(duì)象。來(lái)訪者可能是一個(gè)代表團(tuán)，一個(gè)工作組，也可能是個(gè)別人，可能是內(nèi)賓，也可能是外賓。二是接待者，這是接待的主體，包括秘書人員、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他參與接待的工作人員。三是來(lái)訪意圖，這是來(lái)訪者期望達(dá)到的目的。四是接待方式，這是接待者根據(jù)來(lái)訪者情況而確定的接待規(guī)格、程序、方法等。14.交談禮儀要求有哪些?答：1）態(tài)度

20、要真誠(chéng)；2）表情要自然；3）語(yǔ)調(diào)要適中；4）體態(tài)要得當(dāng)；5）工作要認(rèn)真。15.接待工作應(yīng)遵循哪些原則？答 ：接待工作的原則有以下幾點(diǎn)：1、文明禮貌2、負(fù)責(zé)3、與人方便4、講求時(shí)效5、按制度辦事6、遵守紀(jì)律L16.良好的會(huì)議組織工作可以實(shí)現(xiàn)哪些功能?答:1）決策功能2）執(zhí)行功能3）溝通功能4）協(xié)調(diào)功能5）監(jiān)督功能。17.領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有哪些?答：領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)安排的原則有：a統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；b圍繞中心，突出重點(diǎn)；c力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)。18領(lǐng)導(dǎo)意圖的含義？秘書人員如何從不同的角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖？答：領(lǐng)導(dǎo)意圖就是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)某一問(wèn)題的意見、傾向和企圖，即領(lǐng)導(dǎo)工作的基本思想。正確接受和領(lǐng)

21、會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖是對(duì)秘書人員的基本要求，是秘書發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書工作效率和質(zhì)量的重要保證。從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是指：一要善于緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)意圖的要點(diǎn)與核心，把領(lǐng)導(dǎo)意圖同上級(jí)指示精神和下級(jí)實(shí)際情況進(jìn)行比較分析，做到上下一致，有理有據(jù)；二要善于以主要領(lǐng)導(dǎo)人的思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)人的意見，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。19.論文書管理的基本原則是什么？答：文書管理的基本原則是：(1)準(zhǔn)確無(wú)誤文書運(yùn)階段和每個(gè)環(huán)節(jié)，必須完全符合行文標(biāo)準(zhǔn)和行文制度，做到正確、規(guī)范、合乎實(shí)際。這是一種質(zhì)量要求。2）及時(shí)迅速文書在整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，必須視文書的緊急程度，急件急傳，急

22、件急辦，及時(shí)傳遞，及時(shí)處理，做到不積壓，不拖位，不扯皮，不推諉。這是一種效率要求。3）安全保密要求文書從形成到終止，必須嚴(yán)守保密紀(jì)律和保密制度，自覺維護(hù)黨和國(guó)家的安全與利益，以保證文書特別是秘密文件的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，做到該保的保住，不該保的公開。這是一種可靠性要求。4）集中統(tǒng)一文書管理在領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、人員和制度等方面，必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一編制和統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一由機(jī)關(guān)辦公部門和秘書機(jī)構(gòu)集中管理，做到上下一致，業(yè)務(wù)對(duì)口。這是一種管理組織的要求。5）黨政分開文書管理特別是行文，必須按照各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍辦事，禁止政府向黨組織發(fā)布指示性文件，做到黨要管黨，政要管政，黨政分開。這是一種政治上的要求。20

23、.良好的會(huì)議組織工作可以實(shí)現(xiàn)哪些功能?答：（1）決策功能。會(huì)議是廣開言路、集思廣益的重要渠道，通過(guò)會(huì)議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的有效手段。（2）執(zhí)行功能。通過(guò)會(huì)議，可以傳達(dá)上級(jí)的政策和指令，可以都署本組織的中心工作和重大行動(dòng)，可以責(zé)成所屬單位統(tǒng)一行動(dòng)步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問(wèn)題。因此，會(huì)議能起到行政手段的作用。（3）溝通功能。任何會(huì)議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過(guò)程。通過(guò)會(huì)議可以上傳下達(dá)，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會(huì)議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢(shì)。（4）協(xié)調(diào)功能。對(duì)于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談、對(duì)話、協(xié)商等會(huì)議形式往往會(huì)收到事半

24、功倍的良好協(xié)調(diào)效果。（5）監(jiān)督功能。決策的實(shí)施離不開檢查、督促，而監(jiān)督功能的實(shí)現(xiàn)往往離不開會(huì)議。各種匯報(bào)會(huì)、總結(jié)會(huì)、評(píng)比會(huì)等，都是實(shí)施監(jiān)督的有效形式。M21秘書的文書寫作活動(dòng)總體上看，有何重要特征？答：秘書的文書撰寫的本質(zhì)屬性表現(xiàn)為輔助性，即秘書人員為輔助領(lǐng)導(dǎo)者撰寫文書所采取的從屬性行為。受文書撰寫輔助性的制約，秘書的文書寫作活動(dòng)從總體上看，具有以下重要特征：a撰寫動(dòng)機(jī)的受命性；b腦力勞動(dòng)的群體性；c思維形式的抽象性；d表達(dá)方式的兼容性；e成文過(guò)程的程序性。22.秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)是由哪些方面組成的。答：（1）基礎(chǔ)知識(shí)。如社會(huì)科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)。（2）專業(yè)知識(shí)。即秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，如辦公室管理知識(shí)

25、、會(huì)務(wù)組織知識(shí)。（3）行業(yè)知識(shí)。秘書從業(yè)單位所在行業(yè)的相關(guān)知識(shí)。（4）相關(guān)知識(shí)。如法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)。23.秘書學(xué)的學(xué)科對(duì)象是什么？答:應(yīng)為秘書活動(dòng)，是因?yàn)樗軌蝮w現(xiàn)出學(xué)科對(duì)象的單一性特征，能夠掙脫經(jīng)驗(yàn)描述對(duì)秘書學(xué)建設(shè)的束縛，能夠避免秘書學(xué)內(nèi)容的蕪雜和隨意性，能夠?yàn)槊貢鴮W(xué)的體系建構(gòu)提供科學(xué)依據(jù)。24.秘書活動(dòng)的基本要素。答：1）秘書人員2）秘書工作3）秘書方法4）領(lǐng)導(dǎo)意圖5）秘書環(huán)境25.秘書活動(dòng)的本質(zhì)屬性是什么？為什么?答:本質(zhì)屬性是輔助性。一從秘書人員的地位看，秘書的從屬地們決定了秘書活動(dòng)的輔助性；二從秘書組織的性質(zhì)看，秘書部門是綜合辦事機(jī)構(gòu)中的全面輔助機(jī)構(gòu)；三是從秘書工作的作用看，秘書工作主要

26、是參謀、助手作用。26.秘書活動(dòng)的輔助性有什么特點(diǎn)？答:1)輔助的直接性即秘書活動(dòng)直接受命于并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，又直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)負(fù)責(zé)；2)輔助的全面性，即領(lǐng)導(dǎo)工作和工作的諸多方面，均在秘書輔助范圍之內(nèi)3)輔助的非獨(dú)立性，即秘書活動(dòng)必須以領(lǐng)導(dǎo)的授意或授權(quán)為前提，秘書無(wú)權(quán)獨(dú)立地處理重大問(wèn)題。27.秘書活動(dòng)的重要特征有哪些？答:文牘性；秘密性；事務(wù)性；受動(dòng)性；隨機(jī)性；補(bǔ)償性和潛隱性。28.秘書的層次是怎樣劃分的？答:1)組織級(jí)別上區(qū)分；2)從輔助功能上區(qū)分；3)從職位分類上區(qū)分。29.秘書有哪些方面的工作？答: 1）文字工作；2）文書工作；3）信息工作；4）協(xié)調(diào)工作；5）督查工作；6）信訪工作；7）議

27、案和提案工作；8）保密工作；9）會(huì)議工作；10）接待工作；11）隨從工作；12）值班工作；13）印信工作；14）通訊工作；15）其他工作。30.秘書工作的原則有哪些？答:準(zhǔn)確原則、及時(shí)原則、嚴(yán)謹(jǐn)原則、同步原則和保密原則。31.秘書隊(duì)伍的建設(shè)？答:建立一支秘書隊(duì)伍要從三個(gè)方面入手：1)保持相對(duì)穩(wěn)定，沒有一定數(shù)量的秘書人員和相對(duì)穩(wěn)定的秘書隊(duì)伍，日趨繁重的秘書工作就無(wú)法承擔(dān)，連續(xù)性很強(qiáng)的秘書業(yè)務(wù)就后續(xù)乏人。這是現(xiàn)實(shí)需要。2)提高綜合素質(zhì)，不僅要有知識(shí)、懂業(yè)務(wù)、會(huì)辦事，而且要講政治、顧大局、有理想。秘書要真正成為政治上可靠、思想上敏銳、工作上勤奮、作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)、學(xué)習(xí)上刻苦的優(yōu)秀分子。3)優(yōu)化隊(duì)伍建設(shè)結(jié)構(gòu)

28、，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，優(yōu)化智能結(jié)構(gòu)，優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)，還要優(yōu)化非智力因素。32.秘書協(xié)調(diào)工作的方法有哪些？答:秘書協(xié)調(diào)的方法分為基本的協(xié)調(diào)方法和具體的協(xié)調(diào)方法，基本的協(xié)調(diào)方法有四種：一是行政方法；二是經(jīng)濟(jì)方法；三是法律方法；四上疏導(dǎo)方法；除上述幾種基本方法外，還有一些具體的協(xié)調(diào)方法，如聯(lián)席會(huì)議法、聯(lián)合行文法、現(xiàn)場(chǎng)辦公法、非正式溝通法、感情投資法等等。33.秘書人員應(yīng)如何擬定接待方案？答:凡幾屬于重要的接待都應(yīng)擬定接待方案，接待方案是接待工作的依據(jù)和指南。合適的接待方案，來(lái)源于對(duì)來(lái)訪者情況的收集和處理，來(lái)源于對(duì)來(lái)訪者用意的正確分析和判斷。接待方案的主要內(nèi)容有：接待方針、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、接待經(jīng)

29、費(fèi)、生活安排等。接待方案擬出后，要呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)者審批，必要時(shí)，還要征詢來(lái)賓的意見。34.秘書在授權(quán)談判時(shí)如何把握自身的雙重角色？答：在授權(quán)談判中，秘書人員既是本次談判的組織者、負(fù)責(zé)者，又是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)授意的體現(xiàn)者、執(zhí)行者，不僅要組織管理好整個(gè)談判的全過(guò)程，而且要不斷、深入地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，使自己的思維和行為緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需要來(lái)進(jìn)行。這種雙重角色，要求授權(quán)談判中的秘書必須樹立這樣兩種意識(shí)：1輔助意識(shí)，既要認(rèn)識(shí)到自己始終是一名秘書，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的。2創(chuàng)造意識(shí)，既要在充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上，勇于進(jìn)取、大膽創(chuàng)新、敢于負(fù)責(zé)，在談判中發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。35.秘書人員接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)

30、來(lái)人的方法。答：1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，秘書人員可以參與接待工作。2）在本單位領(lǐng)導(dǎo)不在而上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)又要求秘書介紹情況或答復(fù)詢問(wèn)時(shí)，秘書人員一定要端正態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待，一絲不茍。3）對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)一般工作人員來(lái)訪，秘書人員也要一視同仁，熱情接待。36.秘書部門應(yīng)如何安排上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)本單位的視察活動(dòng)？答：在接到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)本單位視察的通知后，秘書機(jī)構(gòu)一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)者的姓名、職務(wù)、隨行人員的情況、到達(dá)本單位時(shí)間、視察內(nèi)容、停留時(shí)間等基本情況，及時(shí)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)者一般要召開有關(guān)部門參加的接待協(xié)調(diào)會(huì)，研究確定領(lǐng)導(dǎo)者視察的項(xiàng)目、時(shí)間、負(fù)責(zé)單位和人員等具體事宜。在此此基礎(chǔ)上，由秘書機(jī)構(gòu)綜合協(xié)調(diào)，制定領(lǐng)導(dǎo)者視察活

31、動(dòng)安排表，印發(fā)有關(guān)單位和人員，嚴(yán)格按計(jì)劃組織實(shí)施，不得發(fā)生半點(diǎn)差錯(cuò)。37.秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的商務(wù)旅行應(yīng)作好哪些工作？答：1）確定旅行日程和任務(wù)；2）擬定旅行計(jì)劃；3）訂票；4）準(zhǔn)備旅行物品。38.秘書的文書寫作活動(dòng)總體上看，具有以下重要特征：答：1）撰寫動(dòng)機(jī)的受命性（2）腦力勞動(dòng)的群體性（3）思維形式的抽象性（4）表達(dá)方式的兼容性（5）成文過(guò)程的程序性39.秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置為什么要遵循統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、效能、適應(yīng)等原則？答：秘書機(jī)構(gòu)作為機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，是一個(gè)完整統(tǒng)一的群體，因此其設(shè)置，首先必須堅(jiān)持統(tǒng)一的原則。遵循精簡(jiǎn)原則不僅可以節(jié)省開支，減少消耗，而且有利于工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，工效的提高，同時(shí)還能防止互相推諉，人

32、浮于事。效能原則是秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的重要原則,又是秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的重要目標(biāo)。遵循這一原則：（1）可以加快秘書機(jī)構(gòu)的運(yùn)行，提高秘書工作的效率；（2）可以增強(qiáng)秘書機(jī)構(gòu)的功能，提高秘書工作的質(zhì)量。秘書活動(dòng)的輔助性，決定了秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的適應(yīng)原則，遵循適應(yīng)原則，可以適合領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的需要。40.秘書人員如何正確接受和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖？答：要正確接受和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，就要：1）從把握領(lǐng)導(dǎo)工作的熱點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;2）從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;3）從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;4）從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖;5）從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。41.秘書機(jī)構(gòu)過(guò)濾作用的主要表現(xiàn)有哪些？答：1、

33、要善于區(qū)分事務(wù)的輕重緩急：對(duì)于重要和緊急的事務(wù)，凡是能夠處理的就自行處理，無(wú)權(quán)處理的要立即請(qǐng)示報(bào)告。 2、要分清政策性問(wèn)題與業(yè)務(wù)性問(wèn)題：凡是政策問(wèn)題，宜交領(lǐng)導(dǎo)者定奪；凡業(yè)務(wù)性問(wèn)題，宜轉(zhuǎn)職能部門處理。3、要學(xué)會(huì)擋駕：善于婉言推辭無(wú)須領(lǐng)導(dǎo)者親自處理的事宜。42.秘書機(jī)構(gòu)的作用有哪些？答：秘書機(jī)構(gòu)就其自身而言，大體上發(fā)揮著以下三種作用：一是組合作用；二是樞紐作用；三是過(guò)濾作用。43.秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項(xiàng)原則？答：設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)有三大原則：精簡(jiǎn)原則 縱向?qū)哟伪M量少 橫向幅度可適當(dāng)加大44.秘書人員怎樣進(jìn)行自我管理？答：秘書人員的自我管理包括工作管理、行為管理、時(shí)間管理、辦公環(huán)境管理四個(gè)方面。1、

34、 工作管理首先要有明確的工作計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)要求等;其次是區(qū)分輕重緩急，決定工作次序。有條理有理地去進(jìn)行。2、行為管理秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對(duì)象、不同的工作環(huán)境來(lái)采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞?。做事要干凈利落，?dòng)作準(zhǔn)確到位，穿著得體，談吐文雅，舉止落落大方。3、時(shí)間管理秘書應(yīng)科學(xué)地支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。還應(yīng)定期記錄自己在一定時(shí)間內(nèi)的工作時(shí)間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工作成果做必要的調(diào)整，以提高工作效率。4、辦公室環(huán)境管理秘書應(yīng)注意對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率

35、，更涉及秘書所在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的形象。45.秘書應(yīng)具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？答：秘書應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合。1、基礎(chǔ)知識(shí)：包括社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)。2、專業(yè)知識(shí)：公文和應(yīng)用文寫作知識(shí)，文書制作和文書處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)等。3、行業(yè)知識(shí)：具有所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)。4、相關(guān)知識(shí)：這一部分是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。46.秘書應(yīng)具有哪些能力？答：秘書人員應(yīng)具有以下能力：寫作能力 口頭表達(dá)能力 聽知能力 閱讀概括能力 社交活動(dòng)能力 協(xié)調(diào)能力 觀察分析能力 應(yīng)變能力 使用

36、先進(jìn)的辦公器械的能力 預(yù)測(cè)能力47.秘書應(yīng)具有哪些職業(yè)道德？答：秘書有以下五條職業(yè)道德1、忠于職守：大而言之是忠于國(guó)家的利益，人民的利益;小而言之要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。2、嚴(yán)守機(jī)密：要嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，不得泄露或出賣本單位和政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報(bào)。不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事。3、恪守信用：秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大，秘書人員為忠于職守必須在工作人際交往中恪守信用。4、文明禮貌：在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。5、廉潔奉公：秘書應(yīng)做到奉公守法、廉潔清白，不以權(quán)謀私，不接受賄賂。48.秘書的社會(huì)地位應(yīng)該是怎樣的？答：秘書作為一種職

37、業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級(jí)或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)。秘書的“先賦地位”具有明顯的“依附性”。因些有人認(rèn)為秘書是沒有獨(dú)立的社會(huì)地位的。但是如果秘書本人具有較高的德、才、學(xué)、識(shí)等，作出了成績(jī)，他仍然會(huì)獲得周圍人的尊重，也可說(shuō)是取得了較高的社會(huì)地位，而先賦地位較高的秘書，如果他的修養(yǎng)、道德、學(xué)識(shí)、能力與其地位相稱，那其社會(huì)地位即是真實(shí)的，穩(wěn)定的，甚至有繼續(xù)上升的可能，反之，則其地位即是虛假的，不穩(wěn)定的，隨時(shí)可能降低甚至失去。因此秘書人員既要承認(rèn)自己職業(yè)、職位的從屬性，又要擺脫社會(huì)地位的依附性，應(yīng)該更重視自己的后成地位。49.秘書如何才能扮演好自己的

38、角色？答：秘書是企劃“角色組”，在不同的場(chǎng)合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時(shí)間扮演多種角色。從秘書在行政組織中以及在領(lǐng)導(dǎo)身邊的地位和作用來(lái)說(shuō)，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。每個(gè)秘書人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識(shí)，自覺地、心甘情愿地當(dāng)好助手和配角。但是也有某些秘書人員擔(dān)任著某種領(lǐng)導(dǎo)職位，主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，他必須既要遵循整個(gè)組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，服從上緩期領(lǐng)導(dǎo)的指揮;又要充分地發(fā)揮主觀能動(dòng)性，規(guī)劃自己的職責(zé)范圍內(nèi)的工作，善于組織、指導(dǎo)自己的下屬去完成各自的任務(wù)。秘書不能因甘當(dāng)配角而事事被動(dòng)，而要在實(shí)踐中和領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)之下學(xué)會(huì)掌握分寸，什么情況下自己應(yīng)該是配角，

39、什么情況下自己可以是主角或代理主角。一個(gè)稱職的秘書必須具有基本的配角意識(shí)和有條件的主角意識(shí)，其關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向，不應(yīng)該追求表面的地位和榮譽(yù)，而應(yīng)以自己工作的實(shí)際價(jià)值和社會(huì)貢獻(xiàn)為滿足。只有這樣清醒、全面的認(rèn)識(shí)，秘書才能經(jīng)常保持心態(tài)平衡，找出工作中的優(yōu)勢(shì)和樂趣，更好的喜愛和從事秘書工作。50.秘書寫作有哪些原則和要求？答：秘書寫作必須堅(jiān)持遵循三大原則：1、符合方針、政策、法令、法規(guī)2、忠于機(jī)關(guān)制文意圖3、堅(jiān)持實(shí)事求是的精神秘書寫作的要求：1、信息量大，措施具體，指示性強(qiáng)2、內(nèi)容高度概括，語(yǔ)言表達(dá)實(shí)用、精確3、用材精要，語(yǔ)言深入淺出，主題富有個(gè)性4、講究文明禮貌，語(yǔ)言得體，多一點(diǎn)人情味51.面對(duì)

40、突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動(dòng)？答：處理突發(fā)事件的基本原則是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一指揮，分級(jí)、分部門負(fù)責(zé)。突發(fā)事件的處理工作包括兩個(gè)方面的含義：一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施;另一是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時(shí)需要做好各項(xiàng)預(yù)防、準(zhǔn)備性工作，設(shè)立自己的住處情報(bào)網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)。秘書處理突發(fā)事件的基本過(guò)程如下：1、有思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備。2、做好通訊準(zhǔn)備。3、問(wèn)清詳細(xì)情況。4、采取應(yīng)急措施。5、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí)匯報(bào)、請(qǐng)示。6、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理。如果屬于刑事案件，必須及時(shí)撥打110，并把事件移交司法、公安部

41、門處理。Q52.求職準(zhǔn)備包括哪些內(nèi)容？答：1）心理準(zhǔn)備樹立求職意識(shí)，強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)；2）實(shí)力準(zhǔn)備建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)廣泛的適應(yīng)能力；3）信息準(zhǔn)備研究招聘廣告、由親朋好友提供信息、利用人才交流市場(chǎng)。53.企業(yè)秘書應(yīng)該重點(diǎn)發(fā)現(xiàn)和處理的信息有？答：1）政策性信息2）科技性信息3）經(jīng)驗(yàn)性信息4）市場(chǎng)營(yíng)銷信息；54.企業(yè)秘書工作的特點(diǎn)？答：（1）經(jīng)營(yíng)性。經(jīng)營(yíng)是商品經(jīng)濟(jì)的特有范疇，也是企業(yè)秘書工作區(qū)別于黨政工作秘書工作的最主要的特點(diǎn)。企業(yè)秘書工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，所從事的辦文、辦會(huì)、辦事等各項(xiàng)工作，都是緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而進(jìn)行的，仍然是為了經(jīng)濟(jì)效益。（2）專業(yè)性。由于企業(yè)的所有制不同，企業(yè)規(guī)模大小不

42、同，隸屬關(guān)系不同，行業(yè)不同，決定了企業(yè)秘書工作的專業(yè)性特點(diǎn)。（3）時(shí)效性。企業(yè)要生存和發(fā)展，就必須適應(yīng)市場(chǎng)的變化，這就要求企業(yè)各方面的工作，包括企業(yè)秘書工作加快運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏，講求時(shí)效，提高辦事效率。企業(yè)秘書工作同其他秘書工作一樣，都是為了提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。而由于企業(yè)是以盈利為目標(biāo)的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)秘書趕走效率對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作效率有直接影響，同時(shí)也對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有很大影響。55.企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是什么？答：企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是：(1)企業(yè)秘書應(yīng)具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；(2)企業(yè)秘書必須適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；(3)企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則；(4)企業(yè)秘書必須具有信息處理能力；

43、(5)企業(yè)秘書必須提高公關(guān)本領(lǐng)。S56.收進(jìn)郵件的處理程序。答：（1）分類。（2）拆封。（3）登記。（4）分送。57.收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？答：收文辦理程序：1、簽收、拆封和登記2、分辦和傳閱3、擬辦和批辦4、承辦、催辦和注辦發(fā)文辦理程序：1.擬稿、審核與簽發(fā)2、繕印與校對(duì)3、用印、登記與封發(fā)58.商務(wù)談判的基本要素有哪些?答:（1）商務(wù)談判的主體：參與談判的當(dāng)事人，也就是買方與賣方或供方與求方。2）商務(wù)談判的客體：談判的內(nèi)容和議題。一般由雙方共同確定。3）商務(wù)談判的目的：通過(guò)與對(duì)方的交往、洽談，促使雙方采取行動(dòng)或作出某種承諾，以達(dá)到成交的目的。4）商務(wù)談判的結(jié)果：個(gè)完整的談判應(yīng)當(dāng)有結(jié)

44、果，或者是取得成功，達(dá)成一致，或者失敗和破裂。要盡量避免無(wú)結(jié)果的不完整的談判，不做無(wú)效勞動(dòng)，提高工作效能。59.商務(wù)談判的準(zhǔn)備階段中的秘書工作主要有哪些?答：1）廣泛搜集資料。（2）組織談判班子。（3）擬定談判方案。60.商務(wù)談判的特點(diǎn)有哪些？答：商務(wù)談判的特點(diǎn)有：a參加談判的自愿性談判各方的自愿參加，是商務(wù)談判活動(dòng)得以進(jìn)行的前提條件。b談判方法的靈活性商務(wù)談判是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，它既是一門具有某種規(guī)范的技術(shù)，又是一門能發(fā)揮主體能動(dòng)性的藝術(shù)，需要談判者根據(jù)瞬息萬(wàn)變的客觀條件，應(yīng)情應(yīng)景。c談判結(jié)果的互利性任何商務(wù)談判都是雙方謀取利益的活動(dòng)，而不只是其中的哪一方獲利，因此，談判應(yīng)努力尋求一個(gè)對(duì)雙方都

45、有利的結(jié)果。61.商務(wù)談判中對(duì)談判人員素質(zhì)的要求有哪些？答：對(duì)于談判人員，要有相應(yīng)的素質(zhì)要求，進(jìn)行嚴(yán)格的選擇。首先，在思想品德方面，要忠于職守、忠誠(chéng)可靠、廉潔奉公，這是前提條件。其次，在知識(shí)和能力方面，要具體較廣的知識(shí)面和較深厚的專業(yè)知識(shí)，有良好的傾聽、推理、判斷和語(yǔ)言表達(dá)能力，能有效地運(yùn)用所掌握的知識(shí)和資料。再次，在氣質(zhì)和性格方面，要沉著冷靜、堅(jiān)忍不拔、富有幽默感，注重禮節(jié)儀表，落落大方，風(fēng)度優(yōu)雅。62.涉外秘書工作有哪些特點(diǎn)?答：1）跨國(guó)性；2）商務(wù)性；3）單一性；4）雙語(yǔ)性；5）女性化。63.涉外秘書的文化修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容？答：1）了解中外思維方式、價(jià)值觀的差異；2）了解中外風(fēng)俗禮儀的不

46、同；3）掌握中外文化知識(shí)。64.私人秘書的特點(diǎn)。答：1）選擇的雙向性；2）工作的技能性；3）職能的綜合性；4）關(guān)系的雇傭性。65.私人秘書素質(zhì)的要求答：私人秘書工作的性質(zhì)和任務(wù)決定了私人秘書較之公務(wù)秘書不同的素質(zhì)要求。1）道德方面。忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠(chéng)，盡心、盡言、盡力，成為顧主事業(yè)的有效輔佐者。2）作風(fēng)方面。工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風(fēng)行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具有謙虛、豁達(dá)、寬容、合作的作風(fēng)和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅(jiān)韌和靈活應(yīng)變的工作作風(fēng)。3）知識(shí)方面。私人秘書工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要

47、求私人秘書的知識(shí)面要寬，要有“通才”的特質(zhì)。4）能力方面。私人秘書必須具備較強(qiáng)的運(yùn)用知識(shí)、解決問(wèn)題的能力。要有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，能在較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)不同的顧主、不同的業(yè)務(wù)和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書要有較強(qiáng)的表達(dá)能力；再者，私人秘書要有較強(qiáng)的辦事能力，能有效地建立和處理各種人際關(guān)系與公共關(guān)系，樹立良好的個(gè)人和組織形象。5）技能方面。私人秘書還要掌握操作各種辦公設(shè)備的技能。越來(lái)越多的顧主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。W66.我國(guó)秘書活動(dòng)產(chǎn)生的條件。答:必須具備以上兩個(gè)基本條件：一是社會(huì)管理組織的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件；二是文字和公文的出現(xiàn)是秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件。67.我國(guó)古代秘書活

48、動(dòng)的基本特點(diǎn)。答:1)秘書活動(dòng)歷史悠久。它作為一種輔助管理活動(dòng)，伴隨著行政管理活動(dòng)特別是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展而發(fā)展；2)秘書機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁。它基本上與國(guó)家機(jī)構(gòu)的演進(jìn)同步發(fā)展3)秘書人員選拔較嚴(yán)。，擔(dān)任秘書工作的要接受政治、文化、吏能、年齡、體貌等方面的考察，對(duì)秘書素質(zhì)有很高的要求。4)秘書制度比較完備。草創(chuàng)于先秦，確立于秦漢，發(fā)展于魏晉北朝，成熟于唐宋，完備于明清，它保證了統(tǒng)治階級(jí)國(guó)家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。X68.協(xié)助管理的原則有哪些？答:秘書人員要有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)管理意圖，必須遵循以下協(xié)助管理的原則：一是服從原則，服從領(lǐng)導(dǎo)者的管理意圖，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)者的管理思想和主張行

49、事；服從于領(lǐng)導(dǎo)者的管理目的，一切為了實(shí)現(xiàn)組織的共同目標(biāo)，要服從于管理者的管理效能，處處對(duì)管理效率與效益負(fù)責(zé)，還要服從職能部門管理工作的需要。二是溝通原則，在計(jì)劃工作中，要多提供預(yù)測(cè)信息，在指揮工作中，要多提供上級(jí)信息，在控制工作中，要多提供反饋信息；三是合作原則，作為管理者和被管理者之間的特殊管理人員，秘書擔(dān)負(fù)著承上啟下的特殊管理使命，需要有極強(qiáng)的合作意識(shí)和合作本領(lǐng)。69.信訪工作的任務(wù)是什么？答：1）受理本地區(qū)、本系統(tǒng)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的來(lái)信來(lái)訪問(wèn)題。2）定期綜合研究人民群眾來(lái)信來(lái)訪中反映的重要情況和問(wèn)題，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門和負(fù)責(zé)人反映，以作為決策的依據(jù)，并提出解決問(wèn)題的意見和建議。3）按照

50、分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理的原則，向有關(guān)地區(qū)、單位和部門交辦來(lái)信來(lái)訪的問(wèn)題，并負(fù)責(zé)督促檢查。對(duì)下級(jí)的處理信訪問(wèn)題的結(jié)案報(bào)告進(jìn)行審查。4）協(xié)助黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檢查本地區(qū)、本系統(tǒng)的信訪工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，并組織經(jīng)驗(yàn)交流，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推動(dòng)信訪工作的開展。70.信訪工作的原則有哪些?答：受理信訪工作，要遵循以下原則：1）調(diào)查研究、實(shí)事求是的原則；2）按政策、法規(guī)辦事的原則；3）思想疏導(dǎo)的原則；4）分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理的原則。5).及時(shí)、就地依法解決問(wèn)題的原則。Y71.印章的重要性及秘書部門對(duì)印章的管理。答：印章體現(xiàn)了一個(gè)單位的正式署名和法定地位，是組織對(duì)外和行使職權(quán)的憑證。做好印章管理工作，有著重要意義。屬

51、于秘書部門管理的印章一般有兩種：一種是單位的公章，即自單位成立之日起，由上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的機(jī)構(gòu)全稱公章；另一種是單位領(lǐng)導(dǎo)人因工作需要而刻制的個(gè)人簽名章或圖章。Z72.值班工作制度有哪些？答：（1）崗位責(zé)任制度；2）請(qǐng)示報(bào)告制度；3）交接班制度；4）保密制度。73.在會(huì)議的結(jié)束階段，秘書人員要做哪些工作？答：在會(huì)議的結(jié)束階段，秘書人員要做的工作有：A清理會(huì)議文件對(duì)會(huì)議文件及時(shí)回收、整理或立卷歸檔，確保文件的安全和保密。B離會(huì)與送別秘書要做好購(gòu)、送車船票，送與會(huì)者及時(shí)踏上歸程的工作。對(duì)于個(gè)別需要暫留的，則要幫助安排好食宿等事宜。C撰寫會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是通過(guò)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、組合和概括，準(zhǔn)確反映會(huì)議精神

52、和議定事項(xiàng)，以使與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行的公文，具有較強(qiáng)的規(guī)定性和約束力。D會(huì)議工作總結(jié)秘書班子要對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行及時(shí)、認(rèn)真地總結(jié)，以肯定成績(jī)，找出不組，利于做好以后的會(huì)議秘書工作?？偨Y(jié)的情況應(yīng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行匯報(bào)。情景題G1.公司準(zhǔn)備召開一次科技成果匯報(bào)會(huì)，參加會(huì)議的有各分公司主管科技工作的負(fù)責(zé)人以及科技人員，約30人，會(huì)期三天。請(qǐng)按制定會(huì)議方案的基本要求與方法，草擬一份會(huì)議方案。 答：(1)會(huì)場(chǎng)預(yù)約 根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。 (2)會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)備安裝調(diào)試 根據(jù)會(huì)議的具

53、體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。 (3)印刷材料的設(shè)計(jì)制作 根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會(huì)場(chǎng)或指定位置。 (4)參會(huì)者的接送 根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。 (5)參會(huì)者的餐飲 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場(chǎng)和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。 (6)參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排 根據(jù)參會(huì)人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專

54、門的旅游線路 (7)統(tǒng)籌安排安全、保衛(wèi)、消防、交通、供電、供冷、供暖等工作，確保萬(wàn)無(wú)一失2.國(guó)外某電子企業(yè)總經(jīng)理一行3人前來(lái)我國(guó)某企業(yè)參觀訪問(wèn)，從迎送規(guī)格方面考慮，李秘書在安排迎送工作時(shí)，將目前兩國(guó)間關(guān)系狀況和客人的背景資料以及接待要求交給接待組，隨后按以上資料和要求，接待組較好地完成了迎送工作。請(qǐng)答出李秘書所提供的資料和要求的內(nèi)容。 答：提供的資料內(nèi)容主要有以下方面：來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。例如，來(lái)訪人員的職務(wù)、性別、年齡、禮賓次序，來(lái)意，要求等情況，還應(yīng)注意國(guó)籍、飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)，還可向?qū)Ψ剿饕獊?lái)訪者的血型資料。對(duì)方抵離的日期和時(shí)間、交通工具和施

55、行路線。預(yù)訂食宿的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，宴請(qǐng)方式等，要讓來(lái)賓產(chǎn)生“賓至如歸”的感覺。還是日程活動(dòng)的安排，正式會(huì)議的日程表與參觀活動(dòng)的日程表等，另外還要準(zhǔn)備禮品，社品的選擇要突出紀(jì)念性，講究“禮輕情義重”，不宜贈(zèng)送過(guò)于貴重的禮物，否則有行賄受賄之嫌。還要體現(xiàn)民族和地方特色。最后要以歡迎來(lái)賓相應(yīng)規(guī)格及儀式歡送賓客，然后做書面小面，立卷存檔備查。M3.秘書正在接電話，正好有客人來(lái)訪，不巧總經(jīng)理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？答: 一般情況處理：看見客人來(lái)了，對(duì)電話里說(shuō)：“請(qǐng)稍等一下。”然后捂住話筒，問(wèn)客人貴姓、身份、有什么事，簡(jiǎn)單的就回答，需要時(shí)間處理的說(shuō)請(qǐng)坐下稍候，然后回到電話，

56、這時(shí)總經(jīng)理呼喚的話，如果電話已經(jīng)說(shuō)的差不多了，就在3分鐘內(nèi)結(jié)束電話，如果還沒有說(shuō)完，就請(qǐng)對(duì)方諒解，說(shuō)這時(shí)有訪客，稍后你再回電。然后和訪客打個(gè)招呼，去見總經(jīng)理，如果訪客就是找總經(jīng)理的，可以在見總經(jīng)理同時(shí)請(qǐng)示一下。 特殊情況處理：電話的對(duì)方很重要，訪客是熟悉的，可以不停止電話，對(duì)訪客做個(gè)坐下等待的手勢(shì)。然后總經(jīng)理呼喚了，暫停一下電話，跟總經(jīng)理解釋稍等片刻。 總之，處理原則是盡快結(jié)束電話，然后看總經(jīng)理和訪客誰(shuí)的事更緊急，訪客的事如果需要請(qǐng)示總經(jīng)理，剛好可以一塊辦。4.某報(bào)社記者在結(jié)束對(duì)你公司總經(jīng)理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（要求：告辭程序與要求）。 答：如客人提出告辭時(shí)，秘書人員

57、要等客人起身后再站起來(lái)相送，切忌沒等客人起身，自己先于客人起立相送，這是很不禮貌的。若客人提出告辭，秘書人員仍端坐辦公桌前，嘴里說(shuō)再見，而手中卻還忙著自己的事，甚至連眼神也沒有轉(zhuǎn)到客人身上，更是不禮貌的行為?！俺鲇?，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。因此，每次見面結(jié)束，都要以將再次見面的心情來(lái)恭送對(duì)方回去。通常當(dāng)客人起身告辭時(shí)，秘書人員應(yīng)馬上站起來(lái)，主動(dòng)為客人取下衣帽，幫他穿上，與客人握手告別，同時(shí)選擇最合適的言詞送別，如希望下次再來(lái)等禮貌用語(yǔ)。尤其對(duì)初次來(lái)訪的客人更應(yīng)熱情、周到、細(xì)致。當(dāng)客人帶有較多或較重的物品，送客時(shí)應(yīng)幫客人代提重物。與客人在門口、電梯口或汽車旁告別時(shí)，要與客人握手，目送客人上車或離開，要