1、公文處理注意事項講座 根據(jù)公司有關領導安排和一些部門要求，今天在這里和大家就公文處理的一些注意事項進行一個交流。為了能使我們的交流具有側重點和針對性，我對今年投資公司制作的150多份公文進行了一個回頭看，逐份進行了翻閱，對存在的問題進行了收集，結合鐵路公文處理辦法進行了梳理。按照公文處理的一般流程，現(xiàn)在分十個方面介紹如下，不妥之出請領導和同志們批評指證。 下面涉及的問題實際都是獨立存在的問題，每一個小題目都基本能說明一個問題。有些內容為了強調和從不同角度深入說明，會重復或交叉提及，請大家理解。 一、發(fā)文稿紙?zhí)顚?發(fā)文稿紙?zhí)顚懰坪鹾苁煜?，很簡單，但實際存在的問題不少，問題都是從發(fā)文稿紙?zhí)顚懖灰?guī)范

2、開始的。不少該填寫的欄目沒有填寫。發(fā)文部門核稿人和綜合部門核稿人主要是檢查各項內容是否正確，并不應承擔擬稿人剩余的工作。 二、公文格式主送機關。公文的主要受理機關。應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。正文。公文的主體，用來表述公文的內容。從發(fā)文稿紙開始書寫（包括打?。２荒軐懘隧摕o正文。成文日期。署領導簽發(fā)的日期。擬稿寫年月日時，日子可以空著。附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件一一列出，不能寫“附件1-3”，或“附件1-10”。抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關。應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。頁碼。公文頁數(shù)順序號。應當從發(fā)文稿紙開始

3、編頁碼，發(fā)文稿紙就是第一頁。文頭紙上文字語句與次頁文字語句要緊密銜接。打印稿件，文頭紙上要求填寫的欄目和所打印的內容要對齊，不要錯行，主送就主送，抄送就抄送。文件總份數(shù)如何計算：主送單位數(shù)、抄送單位數(shù)、存檔（1份）、辦文部門（1份）之和。 三、擬稿 題目如何構成：“四合一”：由發(fā)文單位、關于、事由和文種組成，也可不加發(fā)文單位。 正確使用文種（發(fā)文種類）。我們公司常用的文種是：通知、通報、函、請示和報告。 如何確定文種：正確確定文件種類的關鍵是：明確發(fā)文目的。 通知的使用：批轉下級機關的公文；轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布內部規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項；任

4、免人員。 通報的使用：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 函的使用：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。 請示的使用：請求上級機關指示、批準。報告的使用：向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。我公司只對“中國鐵路總公司”（以公章為準）發(fā)送請示或匯報，不包括總公司各部門。文稿中正文前不重復寫主送單位，主送、抄送單位填寫在指定位置。 四、修改 修改符號要規(guī)范，刪除，增加，移位等修改應按規(guī)定標示。五、公文核稿：分為發(fā)文部門核稿和綜合部門核稿。 一是發(fā)文部門核稿： 公文文稿送出本部門前，應當先由發(fā)文部門負責人進行審核。審核的重點是： 行文理由

5、是否充分，行文依據(jù)是否準確；內容是否完整、準確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；內容涉及的部門或者部門職責范圍內的工作事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見;文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。二是綜合部門核稿：按鐵路公文處理辦法執(zhí)行。綜合部門核稿與發(fā)文部門核稿的關系：各負其責，互不替代。發(fā)文稿紙上有兩欄，分清了責任。本部門核稿（審核訂正文稿）是綜合部門核稿的基礎，如果發(fā)文部門公文質量不高，綜合部門核稿就沒有辦法有效提高和保證文稿的質量。目前最突出的問題是無法在書面上做到整潔。 六、校對 校對有兩個階段：

6、 一是復制前校對，二是復制后校對。拿到綜合部門打印稿后，辦文部門再審查一遍，主要檢查成文后的頁碼是否連續(xù)，有沒有漏業(yè)、重頁，少頁；打印件文字與原稿是否一致；公章是否加蓋。 在這里，有的同志或許會問：蓋章是綜合部門職責，應當由綜合部門負責。這個說法沒有錯，但有責任不等于解決了所有問題；同樣道理，公文起草是執(zhí)筆人和擬稿部門的責任，但這個責任同樣需要各級領導審核檢查，才能減少和避免問題。公文處理就是這樣由執(zhí)筆人、承辦部門、綜合部門、會簽部門、有關領導分工負責、共同把關的工作過程。出現(xiàn)差錯有一定客觀原因，即使簡單重復性工作也平均出現(xiàn)萬分之六的錯誤，但是，可以通過層層把關來消滅錯誤，提高質量。 七、主件

7、附件關系處理 主要內容必須在正文中簡要表述清楚。但不少文件主要內容沒有在正文中體現(xiàn)，正文中沒有主要內容，內容不完整。 附件的定義：附件是對主件的補充說明，不能代替正文對主要內容的表述。假如沒有附件，主件也應當能獨立說明主要內容。主件為主，附件為次，如果主要內容不在主件里而在附件里，就是主次顛倒。比如：關于談判結果的函，卻沒有結果；既然說“詳見附件”，那對“粗見”概要的說明或敘述、介紹在哪里？ 如：談判小組按照采購文件規(guī)定，對報價文件進行了評審，形成了談判報告，提出了合同授予建議（詳見附件一），這樣的表述實際沒有主要內容。主要內容在附件里，正文中反而沒有。 評標報告問題。格式要規(guī)范，簽名要清楚并

8、注明時間。評標報告的內容我們不干涉，但對格式要按公文處理辦法去要求。 八、原件和復制件的關系 前邊我所說的七個問題，都屬于一個大的方面的問題：就是公文原件范圍內的問題。與原件相對應的的是：復制件。 什么是復制件？打印蓋章的文件。 原件與復制件的關系是： 原件是主件,打印件是復制件,原稿的重要程度高于復制件。 了解了這個關系，我們就會認識到，原來這原件“輩份”很高，原件是復制件的“長輩”，重要程度更高，原件不是辦完就不要了，也不是存起來再也沒有用了，而是原件永遠都對復制件起著規(guī)定、約束的作用。 確實是這樣，有些公文也不一定得有復制件，機關的有些公文經(jīng)領導簽發(fā)后，就已經(jīng)成為標準意義的公文，但根據(jù)需

9、要并不復制或印發(fā)，存檔備查，落實文件通過會議傳達進行。又比如簽報，在機關，簽報僅此一份，也不復制，并不能說它不是文件。所以說沒有復制件，不等于這個文件不是文件。 由此可見，原件確實比復制件重要，所以對原件的起草、審核、修改、管理就十分重要，我們一定要重視提高公文稿件的處理質量。既然認識到原件這么重要，就能更好地理解今天我們?yōu)榻裉旖涣鞯牡谝粋€問題是從發(fā)文稿紙的正確使用開始講起。原來，發(fā)文稿紙承載了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和權威性集中體現(xiàn)在發(fā)文稿紙上。發(fā)文稿紙?zhí)顚懖蝗虿粚懻?，實際是很“奇葩”的一種做法。 九、公文管理領導簽發(fā)的文件不得改動，確有必要改動的，必須列出充足理由，報請簽發(fā)

10、該文件的領導同意。部門承辦發(fā)出的文件，包括收到的文件，應當集中管理，有個發(fā)文本，有個收文本，各員工、各小組暫時不用的文件，及時交出統(tǒng)一管理；需要時借閱，用過歸還。十、其他問題今天我的發(fā)言，提出這些問題和建議，首先是從鐵路公文處理辦法出發(fā)的，按照鐵路公文處理辦法和公司有關領導的要求進行公文處理。同時，也實際上堅持一個方法：這個方法就是：分清“行、對、好”的標準。我們應當堅持的標準不能停留在也行、也對的水平上，而是應當要求自己向更好的標準努力。因為，如果只滿足“也行”、“也對”的程度，我們的公文處理工作質量就會越來越下降，而只有堅持“好”、“更好”的標準，我們的公文質量才能越來越高。如何追求更好這

11、個標準？一是嚴格要求自己，嚴肅認真地對待公文處理工作：我們可以對自己提個要求，文件拿出來，讓別人難以找到可以改動的地方。把字寫好，可以不是書法，但能體現(xiàn)認真。發(fā)文稿紙?zhí)顚懹械膶嵲诹什荩扛幕靵y。要把自己姓名寫工整，有的實在難以辨認。二是抽出時間系統(tǒng)地學習公文處理有關規(guī)定：學習鐵路公文處理辦法；學習鐵路公文格式；學習標點符號用法；學習國務院關于在公文和出版物上正確使用數(shù)字的規(guī)定。三是講究語法和修辭：語法就是就是把話說得對，修辭就是把話說得好。高質量的公文擬稿要語法和修辭相得益彰。四是注意文字表述的一些具體問題“貴單位”與“你單位”的用法確定和統(tǒng)一：對地方政府、總公司各部門用“貴部門”即可。對其他單位一般用“你單位”較好。凡簽名，請注明時間?！暗取弊郑挥迷诰淠??！暗?數(shù)字”時，等前不等后。等是“類”、“前列所有”的意思，注意體會，正確使用。加括號的情況和位置：一是屬于相同的句子成分，二是括號里的內容可以用所注解的內容替換。數(shù)字用法，按規(guī)定使用。連詞（和、與、及）的用法。助詞（的、得、地）的用法。校對時請注意我改動過的地方，體會為什么改；